Case Study Google Apps nám usnadnily práci, a tak se můžeme kávě věnovat s větším klidem a rozvahou Kterých témat se case study týká? Daniel Kolský majitel společnosti Mamacoffee Změna firemní kultury Vysoké nároky na funkcionalitu Úspora firemních nákladů
1 Kdo je mamacoffee 2 Struktura firmy Mamacoffee byla založena v roce 2008. Je první českou pražírnou a prodejcem zrnkové fair trade kávy. Firma zpočátku svého podnikání provozovala jednoduchý e-shop, ale během pěti let vybudovala vlastní pražírny a síť šesti kaváren, vlastní pekárnu a čokoládovnu. I přes to, že společnost provozuje více poboček, tak nemá hlavní centrálu. Pro zaměstnance to znamená pracovat z více míst, cestovat za klientem či zákazníkem a být vzájemně v kontaktu. Ve firmě pracuje celkem šedesát zaměstnanců. Dvacet z nich se podílí na řízení firmy, ti ostatní pracují v kavárnách. Přibližně osmdesát procent personálu jsou vysokoškoláci. Genderově mají větší zástup ženy, věkový průměr se pohybuje kolem 24 let. Obchodní oddělení se dělí na dvě skupiny. První se věnuje nákupu kávy a čajů, druhá nabízí produkty Mamacoffee a zároveň školí personál v ostatních kavárnách, aby měl neustále přehled o produktech, které nabízí. Vznikli jsme jako parta kamarádů, která neměla žádné zkušenosti s byznysem. Přirozeně jsme začali používat Google jako platformu, která fungovala na každém zařízení a hlavně všude.
3 Proč Google Apps Na úplném počátku zaměstnanci používali soukromé účty Gmail. Když se firma začala pomalu rozrůstat, potřebovala se začít prezentovat profesionálně. Majitel tedy zřídil e-mailový server na své doméně u hostingového provozovatele, ten však nesplnil jejich očekávání. Velmi často se stávalo, že hosting nefungoval a důležité zprávy se ztrácely ve velkém množství spamu. Pokud člověk chtěl pracovat, musel používat svůj soukromý účet Google. Výhodou bylo, že když jsme byli bez internetového připojení, mohli jsme díky aplikacím Google pro off-line použití pracovat dále. Diskuse o změně celé infrastruktury trvala dlouho, ale rozhodnutí pro Google Apps bylo okamžité. Google Apps jsme vybrali i kvůli tomu, že pro nás uživatelské prostředí působilo přívětivě a cena je oproti konkurenci přijatelná. Nechali jsme prostor pro argumenty, ale žádná námitka nepadla. Vedení společnosti potřebovalo spojit funkčnost Gmailu a vlastnosti firemního e-mailu. Proto se vrátili k osobním účtům Google. Zaměstnanci si nastavili přesměrování všech pracovních e-mailů na svůj soukromý Gmail a zároveň z něj mohli posílat zprávy jménem Mamacoffee. Firma ale narazila na několik problémů. Bývalí zaměstnanci mohli i nadále odesílat e-maily jménem firmy. Později ještě způsobovaly obtíže i dokumenty rozházené po soukromých účtech. Ukázalo se, že spojení soukromých účtů Google s firemními e-maily není řešením pro byznys.
Google Apps umožňuje velmi rychlý přesun informací, což je pro firmu důležité. Příkladem je profil pražení kávy. Společnost nejprve koupí zelenou kávu. Tu následně modifikuje, upraží a před tím, než ji připraví zákazníkovi, tak ji skladuje. Celý proces, od nákupu kávy až po její přípravu, je pečlivě zapisován do Dokumentů Google. V případě zákazníkovy negativní reakce je snadné dohledat, proč mu káva nevyhovovala. Zda byla chybně modifikována, za jaké teploty a tlaku byla pražena či v jakých podmínkách skladována. V současné době vedení společnosti pracuje na zapojení komunikace s cílovým zákazníkem. Mamacoffee také spolupracuje i se zahraničními klienty a sdílí s nimi dokumenty profilu pražení. 4 Práce a výhody s Google Apps Nové obchodní oddělení znatelně zrychlilo vnitřní procesy ve firmě. Velký podíl na tom má také intuitivní prostředí Google Apps. Jsou zde i další příklady využití aplikací Google. Prostřednictvím sdíleného Kalendáře Google management vymezuje obchodnímu oddělení časové bloky, v kterých si ostatní kavárny objednaly od Mamacoffee školení svého personálu. Tento kalendář je nastavený na free/busy, takže pokud klient chce využít služeb Mamacoffee, objedná si ji v ten správný čas. Výborné je, že do jediného kalendáře může dvacet a více lidí najednou. Nedokážu si představit jiný způsob, jak se dohodnout na čase s klientem. Kalendář Google přinesl značné zjednodušení. Máme všichni přehled, který kolega půjde ke klientovi, a zbytečně se nebombardujeme e-maily. Vše je jednoduše v kalendáři. Firma využívá pro komunikaci s veřejností a interní komunikací Skupiny Google. Na jednom místě se jim shromažďují dotazy, komentáře, připomínky atd. Všichni zaměstnanci Mamacoffee tak mohou odpovídat na jakýkoliv příspěvek. Dnes lidé z obchodního oddělení chodí s tablety a rovnou zapisují data do dokumentů Google na Disku. Zároveň personál všech šesti kaváren sdílí data s centrální kanceláří, kde se všechna data zpracovávají a vyřizují se objednávky či administrace. Potřebujeme mít lidi na place, aby se věnovali zákazníkům. Smyslem obchodu není sedět v kanceláři a psát do tabulek. Řešení Google Apps nám pomáhá být stále v kontaktu, mít všechny důležité dokumenty a data pod jednou střechou a pracovat efektivně.
5 O firmě Netmail Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, která má letité zkušenosti s integrací cloudového řešení do firem. Zároveň poskytuje komplexní servis od technické implementace, change managementu, migrace dat, zážitkového školení uživatelů až po vývoj aplikací na míru zákazníkovi či navázání Google Apps na stávající aplikace, které firma používá. Netmail již uskutečnil několik stovek implementací a tým certifikovaných specialistů nyní poskytuje podporu tisícům uživatelů. Společnost Netmail s.r.o. je autorizovaný Enterprise partner společnosti Google pro implementaci a podporu řešení Google Apps a patří mezi 12 Premium SMB partnerů v Evropě, přičemž v ČR je jedinou firmou, která získala tento status.