Tieto Future Office. Přehled. Země: Česká republika. Odvětví: Samospráva

Transkript

1 Tieto Future Office Přehled Země: Česká republika Odvětví: Samospráva Profil zákazníka: Magistrát města Plzeň je orgánem města Plzně, který plní jeho úkoly v oblasti územní samosprávy i státní správy na město Plzeň přenesené. Do struktury města Plzně patří nejen úřady městských obvodů, ale i celá řada dalších organizací. Magistrát města Plzně Nám. Republiky Plzeň Tel Web: Město Plzeň potřebovalo vytvořit nové řešení pro sdílení dokumentů a informací na bázi Intranetu, které by umožňovalo flexibilní a jednoduché nasazení, snadnou obsluhu i konfiguraci a současně splnilo nároky na bezpečnost a spolehlivost. Jako výchozí platforma pro celé řešení byl uvažován Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS). Společnost Tieto představila zástupcům města Plzeň koncept Future Office flexibilní digitální pracoviště, který je založen na platformě MOSS a dalších komponentách Microsoft (MS Communication server atd.) Celý koncept byl ověřen nejprve pilotní instalací pro Správu informačních technologií města Plzeň. Po pilotní instalaci byly spuštěny následné roll-outy nejen pro magistrát samotný, ale i pro další organizace (např. Technický úřad magistrátu města Plzně). Implementace Future Office sjednotila správu informací v rámci Intranetu, digitální pracovní plocha navíc zabezpečuje personalizaci informací pro každého uživatele, tak, aby měl v každou chvíli k dispozici vše potřebné pro svoji práci v přehledné a uživatelsky přátelské podobě.

2 Situace Profil partnera Tieto je globálním poskytovatelem ICT služeb s vysokou přidanou hodnotu. Ve 30 zemích celého světa zaměstnává lidí, v ČR je to 1600 IT specialistů. Tieto je v ČR EPG partner společnosti Micrsoft. Tieto Anglické náb Plzeň Web: Michal Beránek Tel michal.beranek@tieto.com Vladimír Výborný Tel vladimir.vyborny@tieto.com Plzeň je čtvrtým největším městem v České republice. V západní části Čech zaujímá výrazné dominantní postavení jako silné průmyslové, obchodní, kulturní a správní centrum. Magistrát města Plzeň je orgánem města Plzně, který plní jeho úkoly v oblasti územní samosprávy i státní správy na město Plzeň přenesené. Do struktury města Plzně patří nejen úřady městských obvodů, ale i celá řada dalších organizací. ICT služby pro všechny organizace a složky města zajišťuje Správa informačních technologií města Plzně. V rámci města Plzně nebylo nasazeno jednotné řešení pro Intranet, které by umožňovalo jednoduchou a rychlou konfiguraci a které by podporovalo liniové i projektové řízení. Pro tyto účely byly používány různé nástroje, přičemž zde mohlo dojít i k duplikaci informací, charakteristicky např. uložení jednoho dokumentu na více místech současně v různých verzích. Kromě toho nebyly informace vždy seskupeny do logických celků, tak jak vyžaduje liniové i projektové řízení. V praxi tedy např. dokumenty ležely na více místech ve sdílené síti, doprovodné komentáře a diskuse k nim probíhaly pouze v mailu, chyběl nástroj pro skupinové sledování úkolů atd. Nelze říci, že by jednotlivé nástroje nefungovaly, ale možnost duplicity a také absence skupinových nástrojů, které by více podporovaly projektové i liniové řízení byly hlavním důvodem, proč se město Plzeň rozhodlo pro hledání nového řešení, které by informace sjednotilo a předalo uživateli názornou a uživatelsky přátelskou formou. Obchodní cíle Požadavky na funkcionalitu celého řešení bylo možné charakterizovat následovně: Vytvoření konfigurovatelné digitální pracovní plochy pracovníka Sjednocení ukládání informací Vytvoření typizovaných stránek typu odbor, projekt, obecná stránka, projektová nástěnka Vytvoření scénářů pro jednoduché zakládání nových stránek požadovaného typu (site wizards) Začlenění celého řešení do celkové IT infrastruktury plně v souladu s organizačními, bezpečnostními i technologickými požadavky Snadná rozšiřitelnost a uživatelská přívětivost Odstranění duplicitního ukládání dokumentů Usnadnění a zrychlení vyhledávání

3 Řešení Celý koncept Future Office je od počátku založen na technologiích společnosti Microsoft. Důvodem není jen těsná a stále se rozvíjející spolupráce společností Tieto a Microsoft, ale především fakt, že vhodné složení produktů Microsoft umožňuje vytvoření flexibilní platformy, která je schopná plnit nejrůznější požadavky zákazníků z různých oborů a která díky těsné integraci komponent umožňuje vždy složit potřebné moduly do funkčního a efektivního řešení. Zastoupení komponent Microsoft v konceptu Future Office je naznačeno na následujícím obrázku: Z pohledu projektu pro město Plzeň lze za stěžejní považovat především Microsoft Office SharePoint Server, na kterém je založena digitální pracovní plocha i veškeré typové stránky. Celé řešení vychází po funkční stránce z každodenní situace pracovníka, tj. na základě pracovní role je pro každého uživatele vytvořena a průběžně aktualizována základní stránka digitální pracovní plocha kde jsou přehlednou, a uživatelsky přívětivou formou, uživateli předloženy všechny aktuální potřebné informace dokumenty k vyřízení, seznam stránek relevantních stránek typu odbor, projekt včetně informace o aktualizacích, novinky, telefonní seznam, aktuální zpravodajské události (formou RSS kanálů) atd. Digitální pracovní plocha je rozdělena na část pevně definovaných komponent, které jsou společné pro všechny role (dokumenty, stránky, novinky atd.) a část, kterou si může každý uživatel individuálně přizpůsobit (např. si může zvolit zobrazení počasí, kurzů měn apod.) Veškeré zobrazování i zpracování informací se odehrává na základě stavebních prvků, ze kterých se skládají MOSS stránky, tzv. webparts.

4 Koncepce webparts umožňuje rychle a operativně vytvořit další stavební komponenty, které lze přiařadit do již hotového designu stránky aniž by tím byl nějak dotčen provoz aplikace nebo uživatelský komfort. Jedná se o jednu z mnoha výborných vlastností platformy MOSS díky které je možné budovat Intranetová řešení velice efektivně. Pro sdílení informací byly stanoveno vytvoření několika typových stránek, které budou reflektovat typické způsoby práce v rámci organizací města Plzeň. V zásadě se jedná o podporu dvojího charakteru práce, a to liniové (typická činnost zaměstnanců v rámci daného odboru) a projektové (projektové týmy mohou být sestaveny napříč odbory i organizacemi, tj. nejsou pevně spjaty s organizační strukturou). Pro oba charaktery práce byly připraveny typizované vzorové stránky a scénáře pro jejich vytváření. Velice významným aspektem nasazení Future Office je fakt, že k vytváření a udržování stránek není potřeba IT specialistů, tj. vybraní uživatelé mohou v rámci odboru resp. projektu zakládat nové stránky. Pokud si představíme příklad, kdy v praxi je potřeba založení stránky nového projektu, není toto spjato s potřebou programování nebo podobných IT specifických znalostí, naopak stránku na základě scénáře, který uživatele vede krok za krokem, vytvoří za několik minut projektová manažer, přičemž od tohoto okamžiku mjí všichni členové týmu k dispozici všechny potřebné nástroje pro svoji práci projektový plán, stavy projektu a jeho fází, sdílenou knihovnu dokumentů, zprávy a novinky atd. Přitom je maximálně využito názorné vizualizace tj. uživatel na první pohled vidí všechny informace přehledně a jednoduše. Velmi zajímavým aspektem nasazení celého řešení je rychlost implementace. Díky sadě předpřipravených konfigurovatelných komponent i díky vlastnostem MOSS, je možné řešení na bázi Future Office implementovat velmi rychle. V případě města Plzeň trvala pilotní část projektu včetně analytických prací 3 měsíce, následné roll-outy probíhaly resp. je plánováno, že budou probíhat v horizontech 1-3 měsíců. Technologické zázemí celého řešení je tvořeno MOSS farmou, která je znázorněna na následujícím schématu. Celé prostředí je provozováno na serverovém systému MS Windows Server 2008 a na databázové platformě MS SQL Server 2008.

5 Více informací ČESKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti nebo na telefonních číslech Informační linky , kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00. SLOVENSKÁ REPUBLIKA: Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft Slovakia naleznete na webových stránkách společnosti nebo na telefonních číslech Informační linky , kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00. Přínosy Nasazením řešení Future Office byl vytvořeno univerzální a flexibilní prostředí pro sdílení informací, založené na osvědčených technologických platformách společnosti Microsoft. Díky předpřipraveným scénářům a hierarchii nasazení, dochází po úspěšném pilotním nasazení na přelomu 2009/2010, k postupným plánovaným roll-outům pro další organizační složky. Hlavní přínosy celého řešení je možno přehledně charakterizovat následovně: Vytvoření konfigurovatelné digitální pracovní plochy pracovníka Lepší dostupnost důležitých informací pomocí profilování obsahu na základě rolí a pravidel Zvyšování kvality informací a lepší informační služby pro zaměstnance Dynamický pohled na informace na základě konkrétní situace uživatele Propojení informačních služeb Intranetu a podnikových procesů Společné prostředí pro projektovou i liniovou práci Sjednocení správy dokumentů Řešení Future Office poskytlo uživatelům na všech úrovních personalizované a uživatelsky přátelské prostředí Intranetu. Díky tomu mohou zvládat každodenní přísun informací i úkolů snáze a efektivněji. Ing. Josef Míka, vedoucí úseku rozvoje ICT Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami. Software a služby Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Microsoft SQL Server 2008 Microsoft Windows Server 2008