CEITEC Středoevropský technologický institut IČ: 00216224 Žerotínovo nám. 9, 601 77 Brno www.ceitec.cz info@ceitec.cz

CEITEC Středoevropský technologický institut IČ: 00216224 Žerotínovo nám. 9, 601 77 Brno www.ceitec.cz info@ceitec.cz

CEITEC Přehled aktivit spojených s příchodem zahraničních vědců 1. Vědci v rámci EU... 2 2. Vědci mimo EU... 4 3. Slovníček pojmů... 9 Kontaktní osoba na CEITEC: PhDr. Sylvie Pospíšilová projektová manažerka Welcome Services sylvie.pospisilova@ceitec.cz 549 49 7721 www.ceitec.eu Kontaktní osoby na EURAXESS: Mgr. Hana Hušková euraxess@ssc.cas.cz 221 402 563 www.euraxess.cz Mgr. Martina Šatinská martina.satinska@jcmm.cz 724 803 394 www.jcmm.cz Cílem dokumentu je poskytnout rámcové informace na téma zaměstnávaní zahraničních vědeckých pracovníků. Dokument má strukturu check-listu aktivit, které je nutné realizovat před a po příjezdu výzkumníka. V dokumentu najdete také odkazy na formuláře, dokumenty a potřebné kontakty. V případě příchodu zahraničního pracovníka nás prosím kontaktujte. Slovníček pojmů najdete na konci tohoto dokumentu. Vzory formulářů a dalších dokumentů jsou k dispozici v Informačním systému CEITEC PORTAL zde 1. Poděkování Za cenné rady při tvorbě tohoto manuálu bychom rádi poděkovali našim kolegům a spolupracovníkům: Viktória Bodnárová, Martina Šatinská, Marcela Černá, Alena Oherová, Petra Zavadilová, Miloslava Šíblová, Hana Oherová, Zdeňka Biskupová, Filip Šebej Jednotlivé kroky při příchodu zahraničního pracovníka jsou popsány v následující struktuře: Pracovník z EU / Pracovník mimo EU Krátkodobý pobyt (do 90 dní) / Dlouhodobý pobyt (nad 90 dní) Před příjezdem / Po příjezdu / Před odjezdem Formální / Neformální požadavky 1 Přístup na PORTAL mají zaměstnanci CEITEC. V případě potíží s přihlášením kontaktujte Miroslavu Zbrankovou, administrátorku IS CEITEC na e-mail miroslava.zbrankova@ceitec.cz. 1

1. Vědci v rámci zemí EU Občané EU/EHP a Švýcarska mají v ČR stejný právní status jako rezidenti. Rozlišování na dlouhodobý a krátkodobý pobyt, jako v případě občanů třetích zemí, není nutné. Není zapotřebí obstarávat jakékoli povolení k pobytu či pracovní povolení. Z hlediska čistě praktického je však vhodné rozlišovat pobyty krátkodobé, kdy se uzavírá pouze DPP či DPČ, a pobyty dlouhodobé, kdy se uzavírá pracovní smlouva. Před příjezdem Určení daňové rezidence, platba sociálního a zdravotního pojištění V případě, že pracovník bude pracovat pouze v ČR, stane se daňovým rezidentem ČR. Odděleně od určení daňové rezidence je potřeba určit stát, ve kterém bude pracovník odvádět také platby na sociální a zdravotní pojištění. V případě, že pracovník bude vykonávat závislou práci nebo podnikání také v jiné zemi, než v ČR, je potřeba stanovit, kde bude daňovým rezidentem a kde bude platit sociální a zdravotní pojištění. Cestovní pojištění Ostatní není povinné, ale doporučené pro období od příjezdu do ČR po datum nástupu do zaměstnání osobní / rodinné záležitosti (pomoc rodinným příslušníkům) vydefinování oblastí, se kterými bude zahraniční pracovník chtít osobní asistenci Po příjezdu Zahraniční pracovník z EU by měl po příjezdu do ČR provést tyto kroky: ohlášení pobytu na cizinecké policii do 30 kalendářních dnů (v případě pobytu delšího než 30 dnů, pokud tak neučiní ubytovatel 2 ) na adrese: Cizinecká policie Brno - oddělení pobytových agend Brno adresa: Cejl 62b, 602 00 Brno telefon: 974 628 131; fax: 974 628 140 zřízení Evidenčního čísla pojištěnce na MSSZ 3 (nutná osobní návštěva, zastoupení je možné pouze s originálem cestovního dokladu) (neplatí pro DPP s odměnou do 10 000 Kč za měsíc) založení běžného bankovního účtu (neplatí pro DPP, DPČ) ostatní: zajištění ubytování, pomoc rodinným příslušníkům (škola, zaměstnání), integrační aktivity, aj. 2 Bohužel ubytovatelé často svoji povinnost nahlásit pobyt cizince opomíjejí. Proto doporučujeme, aby tuto povinnost splnil přímo zahraniční pracovník. Je možné domluvit konkrétní termín a osobní doprovod (vč. překladu) pracovnice EURAXESS Brno Martiny Šatinské. 3 Pokud již pracovník EČP (nebo RČ) má (např. z minulého působení v ČR), poté se jej tato povinnost již netýká. 2

Povinnosti zaměstnavatele po příjezdu zahraničního pracovníka: oznámit příslušnému úřadu práce skutečnost, že výzkumného pracovníka zaměstnává přihlásit výzkumného pracovníka na příslušné správě sociálního zabezpečení zaregistrovat výzkumného pracovníka ve zdravotní pojišťovně informovat finanční úřad formou výkazu (odevzdává se 1x ročně a souvisí s potřebou okopírování cestovního dokladu zahraničního pracovníka) Před odjezdem uzavření běžného bankovního účtu předání informace zaměstnavateli, na jaký účet v zahraničí má být poslána poslední platba/vyúčtování potvrzení o pojištění potvrzení o účasti v penzijním systému případné vrácení přeplatku daně kontakt s novou hostitelskou zemí vypořádání všech závazků a řádné ukončení ubytování 3

2. Vědci mimo země EU Na rozdíl od pracovníků z EU zde (u pracovníků ze zemí mimo EU) musíme rozlišovat krátkodobý (do 90 dnů) a dlouhodobý pobyt (nad 90 dnů). 2.1 Krátkodobý pobyt (do 90 dnů) Před příjezdem KRÁTKODOBÉ VĚDECKÉ VÍZUM (Schengenské vízum) Žádost se předkládá osobně na zastupitelském úřadu ČR v zahraničí 4. Co je třeba pro žádost o krátkodobé vědecké vízum? 5 formulář žádosti (tzv. černo-bílá žádost) cestovní doklad (pas) fotografie žadatele (2x) doklad uvádějící účel cesty (např. zvací dopis s krátkým popisem vědecké činnosti a datem zahájení a ukončení, doložení dokladu o pracovně-právním vztahu s hostitelskou institucí, aj.) doklad o ubytování nebo důkaz dostatečných prostředků na ubytování (např. doklad o ubytování na koleji) 6 doklad prokazující existenci dostatečných finančních prostředků jak na obživu na dobu předpokládaného pobytu, tak na návrat do země původu nebo bydliště nebo na průjezd do třetí země (např. kopie mezinárodní kreditní karty, doklad o pracovní či jiné smlouvě obsahující informaci o příjmu pracovníka) informace, která umožní posoudit záměr opustit území ČR/schengenského prostoru před skončením platnosti víza (např. rezervace jízdenky/letenky, doklad o finančních prostředcích, doklad o zaměstnání, doklad o vlastnictví nemovitosti, doklad prokazující rodinné nebo pracovní vazby atd.) doklad o cestovním zdravotním pojištění 7 poplatek za podání žádosti 4 Pokud v zemi původu není Zastupitelský úřad ČR, žádost se podá v nejbližší zemi se Zastupitelským úřadem ČR, který má konzulární sekci. 5 Vzory dokumentů jsou na sdílených CEITEC dokumentech. 6 Doklad o ubytování obvykle vystavují koleje, menzy; vědec si po příjezdu do Brna najde ubytování podle svých požadavků. 7 Cestovní zdravotní pojištění do dne nástupu do zaměstnání, poté se již uplatňuje režim zaměstnance. Cestovní zdravotní pojištění je možné sjednat u komerčních pojišťoven (cestovní pojištění s platností všech zemí Schengenu), může být sjednané u pojišťovny v zemi původu/v zemi podání žádosti, ale poté musí být úředně přeložen do češtiny. 4

Po příjezdu Zahraniční pracovník by měl po příjezdu do ČR provést tyto kroky: ohlášení pobytu na policii do 3 pracovních dnů (pokud tak neučiní ubytovatel 8 ) na adrese: Cizinecká policie Brno - oddělení pobytových agend Brno adresa: Cejl 62b, 602 00 Brno telefon: 974 628 131; fax: 974 628 140 zřízení Evidenčního čísla pojištěnce na MSSZ 9 (nutná osobní návštěva, zastoupení je možné pouze s originálem cestovního dokladu) (neplatí pro DPP s odměnou do 10 000 Kč za měsíc) Povinnosti zaměstnavatele po příjezdu zahraničního pracovníka: písemně oznámit příslušnému úřadu práce skutečnost, že výzkumného pracovníka zaměstnává přihlásit výzkumného pracovníka na příslušné správě sociálního zabezpečení zaregistrovat výzkumného pracovníka ve zdravotní pojišťovně informovat finanční úřad formou výkazu (odevzdává se 1x ročně a souvisí s potřebou okopírování cestovního dokladu zahraničního pracovníka) Před odjezdem uzavření běžného bankovního účtu předání informace zaměstnavateli, na jaký účet v zahraničí má být poslána poslední platba/vyúčtování potvrzení o pojištění potvrzení o účasti v penzijním systému případné vrácení přeplatku daně kontakt s novou hostitelskou zemí vypořádání všech závazků a řádné ukončení ubytování 8 Bohužel ubytovatelé často svoji povinnost nahlásit pobyt cizince opomíjejí. Z tohoto důvodu doporučujeme, aby tuto povinnost splnil přímo zahraniční pracovník. Je možné domluvit konkrétní termín a osobní doprovod (vč. překladu) pracovnice EURAXESS Brno Martiny Šatinské. 9 Pokud již pracovník EČP (nebo RČ) má (např. z minulého působení v ČR), poté se jej tato povinnost již netýká. 5

2.2 Dlouhodobý pobyt (nad 90 dnů) Před příjezdem VĚDECKÝ POBYT (žádost o povolení k dlouhodobému pobytu za účelem vědeckého výzkumu) Žádost se podává na zastupitelském úřadě ČR v zemi původu výzkumníka nebo v zemi dlouhodobého pobytu 10, lhůta pro rozhodnutí o žádosti je 60 dnů ode dne podání žádosti. Co je třeba pro žádost o vědecký pobyt? 11 Všechny dokumenty musí být vyplněny v češtině, nebo oficiálně přeloženy do češtiny. Oficiální překlady je většinou možné zajistit přímo na ambasádě. Dohoda o hostování (originál vystavený výzkumnou organizací) dohoda o hostování nenahrazuje pracovní smlouvu, ta se uzavírá vedle ní! Písemný závazek organizace (originál; povinná příloha k Dohodě o hostování), že uhradí případné náklady spojené s pobytem výzkumného pracovníka na území po skončení platnosti oprávnění k pobytu na území, včetně nákladů spojených s jeho vycestováním z území, pokud tyto náklady vznikly do 6 měsíců ode dne skončení platnosti dohody o hostování a byly hrazeny z veřejných prostředků Cestovní zdravotní pojištění do dne nástupu do zaměstnání 12 Výpis z rejstříku trestů ze země původu (vč. úředního překladu do češtiny) Výpis z rejstříku trestů ze zemí, ve kterých pracovník pobýval déle než 6 měsíců v posledních 3 letech (vč. úředního překladu do češtiny) Cestovní doklad (pas) Fotografie žadatele (2x) Vyplněná ZELENÁ žádost 13 (originál k vyzvednutí na ambasádě, Cizinecké policii a Odboru azylové a migrační politiky Ministerstva vnitra ČR 14 ) Poplatek za podání žádosti Výjimečně: Lékařská zpráva, že zahraniční pracovník netrpí závažnou nemocí; o předložení lékařské zprávy může zastupitelský úřad ČR požádat pouze v případě důvodného podezření, že závažnou nemocí daná osoba trpí Určení daňové rezidence, platba sociálního a zdravotního pojištění V případě, že pracovník bude pracovat pouze v ČR, stane se daňovým rezidentem ČR. 10 Pokud v zemi původu není Zastupitelský úřad ČR, žádost se podá v nejbližší zemi se Zastupitelským úřadem ČR, který má konzulární sekci. 11 Vzory dokumentů jsou na sdílených CEITEC dokumentech. 12 Cestovní zdravotní pojištění do dne nástupu do zaměstnání, poté se již uplatňuje režim zaměstnance. Cestovní zdravotní pojištění je možné sjednat u komerčních pojišťoven (cestovní pojištění s platností všech zemí Schengenu), může být sjednané u pojišťovny v zemi původu/v zemi podání žádosti, ale poté musí být úředně přeložen do češtiny. 13 Žádost o povolení k dlouhodobému pobytu za účelem vědeckého výzkumu. 14 Dále: OAMP MV. 6

Odděleně od určení daňové rezidence je potřeba určit stát, ve kterém bude pracovník odvádět také platby na sociální a zdravotní pojištění. V případě, že pracovník bude vykonávat závislou práci nebo podnikání také v jiné zemi, než v ČR, je potřeba stanovit, kde bude daňovým rezidentem a kde bude platit sociální a zdravotní pojištění. Ostatní Po příjezdu osobní / rodinné záležitosti (pomoc rodinným příslušníkům) vydefinování oblastí, se kterými bude zahraniční pracovník chtít osobní asistenci založení běžného bankovního účtu zajištění Dokladu o ubytování 15, který se předkládá při registraci na OAMP MV ohlášení pobytu a sejmutí biometrických identifikátorů na policii do 3 pracovních dnů: Odbor azylové a migrační politiky adresa: Hněvkovského 30/65, 617 00 Brno telefon: 543 213 313, 974 620 830-1 vyzvednutí kartičky dlouhodobého pobytu 16 na téže adrese (v rámci následujících cca 2-3 týdnů) zřízení Evidenčního čísla pojištěnce na MSSZ 17 (nutná osobní návštěva, zastoupení je možné pouze s originálem cestovního dokladu) (neplatí pro DPP s odměnou do 10 000 Kč za měsíc) ostatní: zajištění ubytování, pomoc rodinným příslušníkům (škola, zaměstnání), integrační aktivity aj. Povinnosti zaměstnavatele po příjezdu zahraničního pracovníka: písemně oznámit příslušnému úřadu práce skutečnost, že výzkumného pracovníka zaměstnává přihlásit výzkumného pracovníka na příslušné správě sociálního zabezpečení zaregistrovat výzkumného pracovníka ve zdravotní pojišťovně informovat finanční úřad formou výkazu (odevzdává se 1x ročně a souvisí s potřebou okopírování cestovního dokladu zahraničního pracovníka) 15 Doklad o ubytování obvykle vystavují koleje, menzy; vědec si po příjezdu do Brna najde ubytování podle svých požadavků. 16 Platnost vstupního víza je 60 dní, během této doby je nutné zvládnout proces vyzvednutí dlouhodobého pobytu, vč. sejmutí biometrických identifikátorů. 17 Pokud již pracovník EČP (nebo RČ) má (např. z minulého působení v ČR), poté se jej tato povinnost již netýká. 7

Před odjezdem uzavření běžného bankovního účtu předání informace zaměstnavateli, na jaký účet v zahraničí má být poslána poslední platba/vyúčtování potvrzení o pojištění potvrzení o účasti v penzijním systému případné vrácení přeplatku daně kontakt s novou hostitelskou zemí vypořádání všech závazků a řádné ukončení ubytování 8

3. Slovníček pojmů Termín CZ Term EN Vysvětlení cizinec foreigner fyzická osoba, která není státním občanem České republiky, občanem EU/EHP a Švýcarska, ani jeho rodinným příslušníkem černo-bílá žádost black-and-white application žádost o udělení schengenského víza (pro případy pobytů do 90 dní) dlouhodobý pobyt long term stay pobyt na území ČR nad 90 dní dohoda o hostování EHP EURAXESS hosting agreement EEA EURAXESS dohoda uzavřená mezi hostitelskou organizací (zaměstnavatel) a zahraničním pracovníkem, nenahrazuje pracovní smlouvu, jedná se o doklad, který je nutné doložit k žádosti o vědecký pobyt Evropský hospodářský prostor (EU + Island, Lichtenštejnsko, Norsko) EURAXESS je centrum, které poskytuje pomoc zahraničním vědeckým pracovníkům (jak v případě příchodu do ČR, tak v případě odchodu do zahraničí), více na www.euraxess.cz krátkodobý pobyt short term stay pobyt na území ČR do 90 dní modrá karta písemný závazek organizace blue card written commitment of the organization dlouhodobý pobyt za účelem výkonu zaměstnání vyžadující vysokou kvalifikaci, která opravňuje cizince k pobytu a zároveň výkonu zaměstnání, tj. cizinec nepotřebuje zvlášť pracovní povolení písemný závazek hostitelské organizace (zaměstnavatele), že uhradí případné náklady spojené s pobytem výzkumného pracovníka na území ČR po skončení platnosti oprávnění k pobytu, a to včetně nákladů spojených s jeho vycestováním z území ČR, pokud tyto náklady vznikly do 6 měsíců od dne skončení platnosti dohody o hostování a byly hrazeny z veřejných prostředků třetí země third country země, které nepatří do EU/EHP + Švýcarska vědecký pobyt zákon o pobytu cizinců na území ČR zelená karta zelená žádost scientific permit act on stay of foreigners on the territory of the CR green card green application povolení k dlouhodobému pobytu za účelem vědeckého výzkumu, o nějž se žádá tzv. zelenou žádostí Zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů povolení k dlouhodobému pobytu za účelem zaměstnání na území ČR ve zvláštních případech žádost o povolení k dlouhodobému pobytu, která se používá při žádosti o vědecký pobyt 9