SD Quick Book Rezervační systém prvotní navedení systému

---------------------------- SD Quick Book Rezervační systém prvotní navedení systému Úvodní slovo V tuto chvíli máte uzavřenou licenční smlouvu s užíváním celého systému a obdrželi jste přístupové údaje do administrační části. Administrační část je vlastně jedna velká kniha rezervací tak jak ji znáte v klasické papírové podobě. Je jen převedena do elektronické podoby s mnohonásobně efektivnějším využitím právě v oblasti elektronických přenosů a na internetu. Celý systém slouží k evidenci rezervací hostů na hotelu či penzionu s možností napojení se na další partnery a jejich webové stránky i v rámci marketingových a propagačních účelů. Není to tedy účetní systém. Hlavní předností je pak samotný online systém rezervací, který se umí připojit na nekonečné množství smluvních partnerů jak ve sféře cestovního ruchu (např. cestovní kanceláře nebo ubytovací portály), tak v ostatních sférách všude tam, kde si dohodnete spolupráci a kde budou Vaši partneři ochotni umístit Vaše ubytovací zařízení na své webové či jiné elektronické prezentace. V dobách globalizace je automatizovaný on-line bez nutnosti lidského zásahu skoro již nezbytností k tomu, aby dané ubytovací zařízení bylo schopno obstát v konkurenci i samotné životaschopnosti. Věříme, že SD Quick Book Rezervační systém Vám jednak ulehčí samotnou práci s evidencí ubytování na recepci a jednak dopomůže k lepší prosperitě podniku právě na základě možností on-linu rezervací pro Vaše klienty a on-line spoluprací s dalšími partnery. Než se ale spustí samotné užívání celého systému v rámci rezervací ubytování a jejich evidencí, je zapotřebí nejprve celý systém připravit dle aktuálního stavu ubytovacích jednotek (pokojů) a cen v daném zařízení, které bude tento recepční a rezervační systém využívat. Níže si Vám dovolujeme chronologicky popsat jednotlivé kroky při navádění dat tak, aby bylo poté možné používat celý systém k danému účelu. Jedná se o tyto kroky: - nastavení základních funkcí systému slouží hlavně k automatizovaným a on-line funkcím - nastavení e-mailových šablon slouží k on-line funkcím a další elektronické komunikaci s klienty - nastavení uživatelů slouží k nastavení uživatelů kteří pracují se systémem s různými pravomocemi - nastavení služeb slouží k nastavení základních fakultativních služeb (pozor!! Neplní funkci balíčků služeb ale jen dodatkových jako je např. polopenze, přistýlka či postýlka při celém pobytu) - nastavení typů pokojů (dvoulůžkový, třílůžkový, apartmán, atd.) slouží k určení typu ubytovací jednotky k prezentované informaci pro hosty - nastavení pokojů slouží k nastavení ubytovacích jednotek, jejich názvu, počtů a cen lůžek na pokojích 1

---------------------------- SD Quick Book Rezervační systém MANUÁL Určeno pro přístupová práva MANAGER OBSAH SD Quick Book Rezervační systém - Prvotní navedení systému 1. Přihlášení do systému 3 1.1 Prvotní nastavení 3 1.2 Nastavení základních funkcí systému 4 1.3 Nastavení e-mailových šablon 6 1.4 Nastavení uživatelů 7 1.5 Nastavení služeb 9 1.6 Nastavení typů pokojů 11 1.7 Nastavení pokojů 12 SD Quick Book Rezervační systém - Správa rezervací 19 2. Vložení rezervace 20 2.1 Vložení rezervace operátorem (recepčním) 20 2.2 Vložení rezervace on-line přímo klientem 27 3. Potvrzení rezervace 32 4. Storno rezervace 40 5. Editace rezervace 46 6. Odeslání e-mailu bez editace 53 7. Textové výpisy rezervací 58 8. Tiskové sestavy. 60 9. Funkce Quick Connect 63 2

---------------------------- SD Quick Book Rezervační systém Prvotní navedení systému 1. Přihlášení do systému Na základě podepsané licenční smlouvy jste obdrželi odkaz do administrační části Vašich rezervací i s přístupovými údaji. Doporučujeme si tento odkaz uložit do Vašich oblíbených položek, jelikož v rámci rezervací ho budete využívat neustále. Nemusíte tedy nic instalovat do Vašeho počítače, ale stačí se vždy připojit odkudkoliv ze zeměkoule, kde jste připojeni na internet a ihned můžete spravovat Vaše rezervace. Při otevření hlavní stránky se Vám zobrazí okno s tabulkou pro přihlášení - do kolonky uživatelské jméno napište Vaše uživatelské jméno - do kolonky heslo, napište heslo - dejte přihlásit - zobrazí se Vám okno hlavní plachty rezervací a hlavní nabídkové menu v horní části okna (v tuto chvíli však ještě zcela prázdné, jelikož nejsou nastavené žádné data) - heslo si můžete po přihlášení kdykoliv změnit v odkazu nastavení uživatelé upravit ( ) 1.1 Prvotní nastavení Pro správné fungování systému se musí nejprve nastavit výchozí data a informace. Je důležité tyto data nastavit správně a s velikou pečlivostí. Pokud by se takto nestalo, veškeré následné funkce systému by tím byly dotčeny a nebyla by záruka správné funkčnosti (hlavně v režimu on-line a cenových kalkulací). Veškeré níže uvedené návody budou odkazovat z hlavní stránky rezervací a hlavního nabídkového menu, které se zobrazí ihned po přihlášení do systému. 3

---------------------------- 1.2 Nastavení základních funkcí systému slouží hlavně k automatizovaným a on-line funkcím Nejprve je zapotřebí nastavit data v záložce systém. nastavení systém 4

---------------------------- zobrazí se nám následující položky (každá má již naveden vzorový text) které upravujeme editační ikonou upravit : - Název provozovatele napíšeme název našeho ubytovacího zařízení - E-mail provozovatele napíšeme e-mail, ze kterého budeme komunikovat veškeré záležitosti s klienty jak automatické, tak ruční - Text při plném obsazení napíšeme informační text, který se bude zobrazovat (v online i na recepci) v případě, že budou všechny pokoje obsazeny - Text před provedením rezervace napíšeme informační text, který se bude zobrazovat na samotném začátku rezervace v režimu klientského on-line (na začátku rezervační procedury v rezervačním formuláři) - Text po provedení rezervace napíšeme text, který se bude zobrazovat po provedené rezervaci v režimu klientského on-line - Stránky ubytovacího zařízení uvedeme webové stránky našeho ubytovacího zařízení ve správném formátu (slouží k automatizovanému nastavení při spolupráci s on-line smluvními partnery) - Minimální délka pobytu stanovíme minimální délku (počet nocí) po kterou se můžou hosté ubytovat. Takto nastavená délka pobytu je centrální pro všechny budoucí nastavené pokoje. V dalších krocích lze individuální nastavení minimální délky pobytu pro jednotlivé pokoje a nástupního dne přizpůsobit v nastavení pokojů viz. obsah (oddíl 1.7 na straně 9). - Zobrazit celkový přehled ve veřejné části nastavíme veřejně dostupný celkový přehled obsazených a volných pokojů - Bezpečnostní doba přihlášení uživatele nastavíme dobu, po kterou bude administrace rezervací aktivní bez nutnosti dalšího přihlášení. Po uplynutí natavené doby se systém sám automaticky odhlásí a pro přístup do administrace bude nutné nového přihlášení. 5

---------------------------- 1.3 Nastavení e-mailových šablon slouží k on-line funkcím a další elektronické komunikaci s klienty nastavení emaily zobrazí se nám tři základní šablony e-mailů (každá má již naveden vzorový text) které upravujeme editační ikonou upravit : - Vložení rezervace šablona se automaticky přiřazuje při vkládání nové rezervace nebo při jakékoliv editaci rezervace pro odeslání klientovi (je to jediná šablona, která se také automaticky generuje klientovi do e-mailu v případě, že si provede rezervaci sám na internetu) - Potvrzení rezervace šablona se vkládá automaticky při potvrzení rezervace - Storno rezervace šablona se vkládá automaticky v případě, že se rezervace stornuje Tlačítkem Vložit novou položku lze přidávat nekonečné množství dalších e-mailových šablon, které následně usnadňují komunikaci s hostem. S výjimkou prvních třech základních šablon lze nově vytvořené šablony kdykoliv vymazat ikonou. U třech prvních pevných šablon také nelze editovat jejich název. 6

---------------------------- 1.4 Nastavení uživatelů slouží k nastavení uživatelů kteří pracují se systémem s různými pravomocemi nastavení uživatelé zobrazí se nám seznam uživatelů s jejich jmény, login (uživatelské jméno), kontaktním e-mailem a informací zda je či není aktivní. U každého uživatele máme čtyři ikony úprav, které znamenají: - upravit (editovat) uživatele - podřízení (v případě využití služby podřízených dalších uživatelé v nižší linii uživatelů pro přiznávání a dělení se o případné provize za zprostředkování pobytu POZOR neslouží k úrovni oprávnění jednotlivých uživatelů) - výpis provizí v případě, že uživatel má navedeny zprostředkovatelské provize, lze klikem na tuto ikonu vygenerovat celkový výpis provizí za minulé období (nataveno měsíční období) - odstranit uživatele 7

---------------------------- Uživatelská práva jsou u úrovních - manager nejvyšší oprávnění s dostupností ke všem funkcím systému - recepční s výjimkou nastavení je oprávnění dostupné ke všem dalším funkcím systému - smluvní partner má oprávnění pouze k vkládání, editování a výpisům svých rezervací jak v režimu online, tak při přihlášení se do systému - ostatní personál má oprávnění pouze k náhledu celkového přehledu a k výpisům rezervací bez možnosti jakékoliv editace (určeno pro pokojské, kuchaře a další obslužný personál hotelů a penzionů) Jednotlivé úrovně je oprávněn nastavit pouze uživatel s úrovní manager. Pokud je více uživatelů s úrovní manager, s výjimkou vložení nového uživatele již pak není možnost editovat uživatele se stejnými přístupovými právy. Vkládání nebo editace uživatele Tlačítkem vložit novou položku lez přidat nového uživatele, ikonou lze pak editovat stávajícího uživatele Zobrazí se nám tabulka se jménem, příjmením, e-mailem, právy, login, heslem a provizí. Dále s check boxem aktivní/neaktivní uživatel. Tabulku můžeme dle potřeby editovat. Provedené úpravy je potřeba následně potvrdit tlačítkem uložit, případně se vrátit bez uložení o krok zpět. 8

---------------------------- 1.5 Nastavení služeb slouží k nastavení základních fakultativních služeb (pozor!! Neplní funkci balíčků služeb ale jen dodatkových jako je např. polopenze, přistýlka či postýlka při celém pobytu) nastavení služby zobrazí se nám seznam šesti základních dodatkových (fakultativních) služeb, které jsou provázány na výpisy stravování. Tyto využívají uživatelé s úrovní ostatní personál (např.:kuchaři) pro informaci kolik pokrmů je potřeba v určitý den připravit ikonou lze tyto služby editovat zobrazí se nám tabulka s: - pořadí zvolíme pořadí, ve kterém chceme, aby se služba zobrazovala při vkládáních či editaci rezervace - název služby u šesti pevných služeb nelze název editovat v případě potřeby změny názvu služby je potřeba kontaktovat administrátora na sd@sdresort.cz - výpočet ceny zvolíme jednu z nabízených možností dle toho, jak budeme chtít, aby se služba automaticky dopočítala k rezervacím - check box v ceně ubytování pouze pro službu, která je součástí kalkulace ubytování a uvádí se s nulovou cenou (např.:snídaně v ceně ubytování) - check box aktivní necháme zaškrtnutý, pokud si přejeme, aby byla služba nabízena. Pokud bude check box nevyplněn, služba se nebude nabízet. Po nastavení této části tabulky je nutné změny uložit, abychom mohli dále s tabulkou pracovat i ve spodní 9

---------------------------- části, kde se nám zobrazuje tlačítko vložit novou položku s tabulkou platností, ceny a dalších úprav. Tuto spodní část lze využívat pouze po prvotním uložení horní části tabulky a znovu-editování dané služby a slouží nám k určení platnosti (po jaký časový úsek bude služba nabízena). - tlačítkem vložit novou položku otevřeme další tabulku s platností služby - zvolíme začátek platnosti služby - zvolíme konec platnosti služby - zvolíme cenu služby - potvrdíme tlačítkem uložit Po uložení se vrátíme zpět do původní tabulky služby, potvrdíme znovu uložit a služba se nám finálně nastaví. U šesti pevných služeb se nám pak v základním přehledu zobrazují zeleně aktivní služby a oranžově neaktivní služby. Vkládání nové služby nebo editace služby Tlačítkem vložit novou položku přidáme novou službu, ikonou lze pak editovat stávající službu zobrazí se nám tabulka s: - pořadí zvolíme pořadí, ve kterém chceme, aby se služba zobrazovala při vkládáních či editaci rezervace - název služby zvolíme název - výpočet ceny zvolíme jednu z nabízených možností dle toho, jak budeme chtít, aby se služba automaticky dopočítala k rezervacím - check box v ceně ubytování pouze pro službu, která je součástí kalkulace ubytování a uvádí se s nulovou cenou (např.:snídaně v ceně ubytování) - check box aktivní vždy musíme zaškrtnout, jinak se služba nevytvoří (pokud službu při editaci deaktivujeme, služba se odstraní bez další možnosti aktivace a museli bychom vytvářet novou identickou službu) Po nastavení této části tabulky je nutné změny uložit abychom mohli dále s tabulkou pracovat i ve spodní části, kde se nám zobrazuje tlačítko vložit novou položku s tabulkou platností, ceny a dalších úprav. Tuto spodní část lze využívat pouze po prvotním uložení horní části tabulky a znovu-editování dané služby a slouží nám k určení platnosti (po jaký časový úsek bude služba nabízena). - tlačítkem vložit novou položku otevřeme další tabulku s platností služby - zvolíme začátek platnosti služby - zvolíme konec platnosti služby - zvolíme cenu služby - potvrdíme tlačítkem uložit Po uložení se vrátíme zpět do původní tabulky služby, potvrdíme znovu uložit a služba se nám finálně nastaví. Nové služby se nám zobrazí v základním přehledu služeb bez barevného zvýraznění, tak jako je tomu u základních služeb. Ikonou můžeme následně službu editovat, ikonou můžeme službu odstranit 10

---------------------------- 1.6 Nastavení typů pokojů (dvoulůžkový, třílůžkový, apartmán, atd.) slouží k určení typu ubytovací jednotky k prezentované informaci pro hosty Poznámka: Do typu pokojů uvádíme pouze jednotlivé typy pokojů v ubytovacím zařízení např.: dvoulůžkový se sprchou, třílůžkový s vanou nebo čtyřlůžkový s balkónem (nejsou to čísla nebo jednotlivé pokoje). Viz níže v nastavení pokojů bude pak ke každému jednotlivému pokoji přiřazen typ pokoje, který slouží jako informace pro on-line klienty, kteří si budou provádět rezervace na internetu nebo pro recepční jako informace k určitému pokoji. nastavení typy pokojů zobrazí se nám okno s tlačítkem vložit novou položku - kliknutím na tlačítko vložit novou položku se nám otevře tabulka s kolonkou pro typ pokoje - uvedeme typ pokoje - potvrdíme tlačítkem uložit - vložený typ pokoje se nám zobrazí v základní nabídce typu pokojů Ikonou můžeme následně typ pokoje editovat, ikonou můžeme typ pokoje odstranit 11

---------------------------- 1.7 Nastavení pokojů slouží k nastavení ubytovacích jednotek, jejich názvu, počtů a cen lůžek na pokojích nastavení pokoje 12

---------------------------- Tlačítkem vložit novou položku přidáme nový pokoj zobrazí se nám tabulka s: - pořadí napíšeme pořadí, ve kterém chceme, aby se pokoj zobrazoval v celkovém přehledu - název pokoje napíšeme číslo nebo název pokoje - typ pokoje zvolíme typ pokoje - počet lůžek napíšeme počet pevných lůžek na pokoji - počet přistýlek napíšeme počet přistýlek na pokoji (pokud pokoj přistýlkou disponuje nebo je možné přistýlku umístit v opačném případě ponecháme číslovku 0 13

---------------------------- Po nastavení této části tabulky je nutné změny uložit abychom mohli dále s tabulkou pracovat. Nově vložený pokoj se nám zobrazí v základním přehledu pokojů. Zde se zobrazuje ikona pro následnou editaci (a nastavení druhé části tabulky). Dále se zobrazí ikona pro kopírování a ikona, kterou můžeme pokoj odstranit 14

---------------------------- Po kliknutí na ikonu se vrátíme zpět do editační tabulky pokoje, kde se nám ve spodní části zobrazuje tlačítko vložit novou položku s tabulkou platností, ceny a dalších úprav. 15

---------------------------- POZOR!!! Tuto spodní část lze využívat pouze po prvotním uložení horní části tabulky a znovu-editování daného pokoje. Slouží nám k určení platnosti a ceny (po jaký časový úsek bude pokoj v nabídce aktivní). - tlačítkem vložit novou položku otevřeme další tabulku s platností služby - zvolíme začátek platnosti - zvolíme konec platnosti - zvolíme minimální délku pobytu (jen pokud požadujeme jinou délku, než jsme si nastavili v centrálním nastavení v záložce natavení systém minimální délka pobytu. Současně je potřeba mít na vědomí, že systém bude vždy využívat v rámci minimální délky přísnější kritérium nastavené minimální délky pobytů) - Zvolíme nástupní den (jen v případě, že vyžadujeme konkrétní nástupní den na pobyty jinak ponecháme původní nastavení aktivních všech dnů. Tato funkce se využívá v kombinaci s minimální délkou pobytů a nutností optimalizovat konkrétní nástupní den v rámci provozních podmínek ubytovatele) - zvolíme cenu pozor!!!, vždy vkládáme cenu za lůžko dle toho, kolik je obsazených lůžek v pokoji tedy dle vzoru kolik stojí celý pokoj v případě, že je obsazeno jedno lůžko, dvě lůžka, tři lůžka, atd. - potvrdíme tlačítkem uložit Po uložení se vrátíme zpět do předchozího kroku, kde se nám zobrazí nově vložená položka termínu platnosti a ceny pokoje. 16

---------------------------- U každé platnosti se nám zobrazují pracovní ikony editace, kopírování a storno. POZOR!!! Pro správnou funkčnost celého systému je nutností navedení dvou platností a cen u každého pokoje (důvodem jsou rozdílné sezonní ceny v návaznosti na korektní výpočet konečné ceny klientům hlavně v přechodném období mezi sezonami) Pozor!!!, pro další platnosti se doporučuje pro rychlejší navedení využít ikony kopírování již nastaveného termínu platnosti, kde se nám automaticky načte nastavení kopírovaného termínu bez nutnosti opětovného vyplňování všech údajů. Při funkci kopírování jen nutné jen upravit požadovaný termín platnosti, jinak se položka neuloží (ochrana před duplicitní platností stejného termínu). Dle výše uvedeného návodu můžeme nastavit potřebný počet sezon (platností termínu a cen jednotlivých pokojů) 17

---------------------------- Po uložení platností a cen se vrátíme zpět do editační tabulky pokoje, potvrdíme znovu uložit a pokoj se nám finálně nastaví. Nové nastavený pokoj se nám zobrazí v základním přehledu pokojů. Ikonou můžeme následně pokoj editovat, ikonou kopírovat a ikonou můžeme pokoj odstranit Zároveň se nám navedený pokoj zobrazí v základní přehledové tabulce (štaflích) dle platností termínu v nabídce hlavního menu rezervace. POZOR!!! Pro jednoduchost s nastavováním dalších pokojů se doporučuje využít ikony kopírování u již navedeného prvního pokoje. Dojde tak k efektu zdvojení pokoje, kdy již není potřeba soustavně u každého nového pokoje navádět všechny povinné údaje a nastavovat platnosti (případně ceny). Využitím funkce kopírování se dostanete přímo do editační tabulky nového pokoje s načtenými údaji kopírovaného pokoje. Pro nastavení nového pokoje tedy stačí jen upravit rozdílné údaje (číslo/název pokoje, případně typ pokoje, počet lůžek nebo provést korekci cen) Po výše uvedeném nastavení je systém připraven k běžnému používání pro vkládání, evidenci, editaci a další funkčnosti samotných rezervací ubytování. Pro odchod ze systému je nutné se odhlásit z hlavního menu odhlásit Zobrazí se okno s tabulkou přihlášení do systému. Pokud se neodhlásíte, bezpečnostní odhlášení Vás automaticky odhlásí po době nastavené v systémové části v SD Quick Book rezervační systém. 18

---------------------------- SD Quick Book Rezervační systém Správa rezervací Jakmile máme nastavený systém, jsme připraveni ke vkládání a editaci rezervací. Současně je systém připraven k veškerým on-line funkcím v návaznosti na rezervace na Vašich webových stránkách a dalších smluvních prodejců. K navedení rezervačního formuláře na Vaši webovou prezentaci prosím kontaktujte administrátora SD Quick Book rezervačního systému na sd@sdresort.cz Správa rezervací se dělí do následujících kroků a funkcí: - vložení rezervace - potvrzení rezervace - storno rezervace - editace rezervace - odeslání e-mailu bez editace - textové výpisy - tiskové sestavy 19

---------------------------- 2. Vložení rezervace Vložit rezervaci lze dvěmi způsoby, a to buď přímo v administraci operátorem (recepčním) nebo v režimu on-line přímo klientem (hostem) 2.1 Vložení rezervace operátorem (recepčním) probíhá v prostředí administrace SD Quick Book rezervační systém. Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled 20

---------------------------- V hlavní plachtě rezervací pro vložení nové rezervace klikneme na tlačítko vložit novou položku. Zobrazí se nám okno s rezervačním formulářem a možností volby, zda si přejeme rezervaci na jednom pokoji (tlačítko chci rezervovat jeden pokoj ) nebo rezervaci na více pokojích (tlačítko chci rezervovat více pokojů ). Rezervace probíhá v těchto krocích: - zadání termínu požadované rezervace v rezervačním formuláři kliknutím do pole termínu (datum příjezdu/datum odjezd) se zobrazí kalendář, kde můžeme vybrat a zvolit požadované datum - zadání počtu osob - klikem (rozbalením roletky) do pole počet dospělých a počet dětí zadáme počet osob v rezervaci (jen pokud je požadovaná rezervace na jednom pokoji) - vyhledání volných pokojů klikem na tlačítko najít volné pokoje - zobrazí se všechny volné pokoje odpovídající zadaným kritériím (u rezervace na jednom pokoji s výpočtem ceny dle počtu osob a tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích s výpočtem ceny za všechny pevná lůžka na pokoji s check boxem pro výběr vyhovujících pokojů) 21

---------------------------- - výběr pokoje u rezervace na jednom pokoji tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích zaškrtnutím check boxů u požadovaných pokojů a centrálním tlačítkem rezervovat vybrané pokoje. - vyplnění základních údajů o klientovi a volba fakultativních služeb (pokud jsou fakultativní služby navedeny) v tomto kroku vyplníme všechny povinné položky (jméno, příjmení, telefon, e- mail klienta označeny červeně) v poli klient. V případě, že klient již u nás pobýval v minulosti, lze ho vybrat přímo z adresáře, který skrývá ikona (klikem na tuto ikonu se nám otevře nové okno adresáře, kde do vyhledávacího pole napíšeme minimálně tři první znaky jména nebo kontaktu klienta možnost vyhledávání je pro zadané znaky v kontaktech nebo ve všech povinných položkách rezervací. Klikem na tlačítko hledej se nám zobrazí výsledky dle zadaných kriterií. Vybereme požadovanou položku a klikem na ikonu se nám automaticky doplní údaje do rezervačního formuláře. V případě, že si přejeme některé položky z adresáře odstranit, můžeme tak učinit klikem na ikonu ). Dále v poli termín rezervace se zobrazí vybraný termín, v poli služby máme možnost vybrat požadované služby (pokud jsou navedeny). V poli cena rezervace se promítá celková cena za aktuálně požadované ubytování a služby (s právy managera můžeme u ceny poskytovat procentuální slevy nebo vkládat vlastní cenu odlišnou od výpočtu automatické ceny). V poli poznámka může vepsat poznámku. Tlačítkem kontrola rezervace postoupíme do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 22

---------------------------- 23

---------------------------- - kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci. 24

---------------------------- - Odeslání e-mailu - po potvrzení rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o vložené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona s vložením rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou požadovanou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Vložená rezervace se nám zobrazí v celkovém přehledu rezervací v oranžové barvě ve statusu nepotvrzená. Rezervace bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, rezervace se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. 25

---------------------------- V průběhu rezervace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 26

---------------------------- 2.2 Vložení rezervace on-line přímo klientem probíhá v prostředí Vaši webové prezentace v odkazu rezervace, kde se zobrazuje okno s rezervačním formulářem a možností volby, zda si klient přeje rezervaci na jednom pokoji (tlačítko chci rezervovat jeden pokoj ) nebo rezervaci na více pokojích (tlačítko chci rezervovat více pokojů ). Rezervace probíhá v těchto krocích: - zadání termínu požadované rezervace v rezervačním formuláři kliknutím do pole termínu (datum příjezdu/datum odjezd) se zobrazí kalendář, kde můžeme vybrat a zvolit požadované datum - zadání počtu osob - klikem (rozbalením roletky) do pole počet dospělých a počet dětí zadáme počet osob v rezervaci (jen pokud je požadovaná rezervace na jednom pokoji) - vyhledání volných pokojů klikem na tlačítko najít volné pokoje - zobrazí se všechny volné pokoje odpovídající zadaným kritériím (u rezervace na jednom pokoji s výpočtem ceny dle počtu osob a tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích s výpočtem ceny za všechny pevná lůžka na pokoji s check boxem pro výběr vyhovujících pokojů) 27

---------------------------- - výběr pokoje u rezervace na jednom pokoji tlačítkem rezervovat, u rezervace na více pokojích zaškrtnutím check boxů u požadovaných pokojů a centrálním tlačítkem rezervovat vybrané pokoje. - vyplnění základních údajů o klientovi a volba fakultativních služeb (pokud jsou navedeny) v tomto kroku klient vyplní všechny povinné položky (jméno, příjmení, telefon, e-mail označeny červeně) v poli klient. V poli termín rezervace se mu zobrazí vybraný termín, v poli služby má pak možnost klikem vybrat požadované služby (pokud jsou navedeny). V poli cena rezervace se promítá celková cena za aktuálně požadované ubytování a služby. V poli poznámka může klient sdělit své další požadavky nebo přání. Tlačítkem kontrola rezervace postoupí klient do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 28

---------------------------- 29

---------------------------- - kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je vše při kontrole v pořádku, klient potvrdí závazně rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci (případně odeslat poptávku ) a přejde na poslední okno rezervace s poděkováním a informaci o provedené rezervaci. Následně je generován automaticky e-mail klientovi, kde obdrží podrobné informace ke své rezervaci. Provedená rezervace se nám okamžitě projeví v administraci v celkovém přehledu rezervací v oranžové barvě ve statusu nepotvrzená. 30

---------------------------- Pro další rezervaci může využít tlačítka najít další volné pokoje V průběhu rezervace může klient v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Pro zobrazení celkového přehledu aktuální obsazenosti lze využít v prvním kroku rezervace tlačítko celkový přehled rezervací (pokud je k dispozici). Klientovi se zobrazí celkový přehled, kde červené pole označují obsazené pokoje v daném termínu a křížek označuje volné pokoje v daném termínu. Kliknutím na křížek ve vybraném termínu se klient dostane zpět do rezervačního formuláře s předvoleným datem příjezdu, na který bylo v celkovém přehledu kliknuto. 31

---------------------------- 3. Potvrzení rezervace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled Potvrzení rezervace je další krok ve správě rezervací a využívá se v okamžiku, kdy nám klient závazně potvrdí svou rezervaci. U rekreačních zařízení to většinou bývá po úhradě zálohy, u business hotelů pak po závazném ústním potvrzení. Oba případy znamenají, že klient svou knihaci akceptuje a využije služeb ubytovacího zařízení. Jeho rezervace se potvrdí do statutu potvrzená a v celkovém přehledu se změní na barvu zelenou. Potvrzení rezervace může provést pouze operátor (recepční) v administračním prostředí. 32

---------------------------- Potvrzení rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 33

---------------------------- - zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony - potvrzení do statutu potvrzená rezervace - klikem na ikonu (potvrdit rezervaci) rezervaci potvrdíme 34

---------------------------- - zápis uhrazené zálohy - systém nám nabídne, zda budeme chtít do rezervace zapsat uhrazenou zálohu. V případě, že zálohu zapsat nepožadujeme, klikneme na ikonu a přeskočíme krok zápisu zálohy. V případě, že budeme požadovat zapsaní zálohy, klikneme na ikonu. Dostaneme se tak do editačního formuláře rezervace. 35

---------------------------- - editace rezervace se zápisem uhrazené zálohy - v editačním formuláři v poli cena rezervace zapište do kolonky záloha výši uhrazené zálohy (případně můžete editovat další údaje). Po dokončení editace klikem na tlačítko kontrola rezervace postoupíme do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 36

---------------------------- - kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci. 37

---------------------------- - odeslání e-mailu - po potvrzení rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o vložené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona s potvrzením rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Potvrzená rezervace se nám zobrazí v celkovém přehledu rezervací v zelené barvě ve statutu potvrzená. Rezervace bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, rezervace se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. 38

---------------------------- 4. Storno rezervace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled Storno rezervace se využívá v okamžiku, kdy nám klient zrušil provedenou rezervaci. Jeho rezervace se zrušením převede do statutu zrušená a v celkovém přehledu se nezobrazuje. Storno rezervace může provést pouze operátor (recepční) v administračním prostředí. 40

---------------------------- Zrušení rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 41

---------------------------- - zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony 42

---------------------------- - zrušení a zápis do statutu zrušená rezervace - klikem na ikonu (odstranit) rezervaci odstraníme. Systém se nás z bezpečnostních důvodů dotáže, zda opravdu chceme rezervaci zrušit. Klikem na tlačítko OK potvrdíme náš úmysl rezervaci zrušit 43

---------------------------- - odeslání e-mailu - po potvrzení storna rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o zrušené rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu. Automaticky se nám doplní šablona se stornem rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). Stornovaná rezervace se nám již v celkovém přehledu rezervací nezobrazuje. 44

---------------------------- V průběhu editace můžeme v každém kroku rezervace využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 45

---------------------------- 5. Editace rezervace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled Pokud je potřeba editovat rezervaci (dopisovat změny, cenové kalkulace či doplňkové požadavky hostů) bez nutnosti změnu statutu tak, jak jsme si popsali výše, můžeme rezervaci kdykoliv upravovat dle následujícího postupu. 46

---------------------------- Editace rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 47

---------------------------- - zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony - zobrazení editačního formuláře - klikem na ikonu se dostaneme do editačního formuláře rezervace kde, můžeme provádět změny. Po dokončení editace klikem na tlačítko kontrola rezervace postoupíme do dalšího kroku se sumářem všech údajů v rezervaci. 48

---------------------------- 49

---------------------------- - kontrola zadaných údajů zobrazí se sumář rezervace ke kontrole. - potvrzení rezervace pokud je při kontrole vše v pořádku, potvrdíme závazně provedené změny v rezervaci tlačítkem potvrdit rezervaci. 50

---------------------------- - odeslání e-mailu - po potvrzení změn rezervace se nás systém dotáže, zda budeme chtít odeslat informaci o změnách v rezervaci klientovi a nabídne nám možnost k odeslání. Klikem na ikonu tuto možnost ignorujeme a přejdeme přímo do celkového přehledu rezervací (hlavní plachty rezervací). Klikem na ikonu se dostaneme do šablony pro odeslání e-mailu s předvolenou šablonou vložení rezervace. Údaje v šabloně jsou editovatelné a v případě potřeby je můžeme libovolně upravovat. Pro zvolení jiné šablony rozbalíme roletku nad formulářem šablony a vybereme jinou šablonu. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání nakonec klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). 51

---------------------------- 6. Odeslání e-mailu bez editace Hlavní okno rezervací nebo z nabídkového menu rezervace přehled V případě, že potřebujeme s klientem (hostem) komunikovat elektronicky bez nutnosti úprav v jeho rezervaci, lze využít funkce přímého odeslání e-mailu. Výhodou funkce odesílání e-mailu (i při editacích) jsou předvolené textové šablony (není potřeba stále dokola psát stejný text hostům v čase) a automaticky připojený detail rezervace v mailu se základními informacemi o rezervaci pro klienta (hosta). V případě nutnosti lze kteroukoliv šablonu u konkrétní rezervace textově upravovat. Každý odeslaný e-mail v SD Quick Book rezervační systém z administrace i z rezervačního formuláře u webové prezentace je automaticky v kopii zasílán na e-mailovou adresu provozovatele (uvedenou v nastavení systém). Tato funkce slouží pro archivaci komunikace ve Vašem poštovním klientovi (Outlook Express, doménový poštovní klient (seznam.cz, gmail.com) a jiné). 53

---------------------------- Editace rezervace probíhá v těchto krocích: - zobrazení rychlého náhledu rezervace - v hlavní přehledu rezervací (hlavní plachtě rezervací) najedeme kurzorem na ikonu u příslušné rezervace. Zobrazí se nám tzv. rychlý náhled (využitelný i v dalších funkčnostech systému) se základními informacemi o rezervaci 54

---------------------------- - zobrazení podrobného detailu rezervace - následným klikem na ikonu se nám v pravé části obrazovky zobrazí detail rezervace (podrobný výpis rezervace). V horní i dolní části detailu se nám zobrazují funkční ikony 55

---------------------------- - zobrazení e-mailové šablony - klikem na ikonu se dostaneme přímo do e-mailové šablony dané rezervace (vždy se zobrazí základní šablona vložení rezervace ). 56

---------------------------- - odeslání e-mailu - vybereme požadovanou e-mailovou šablonu rozbalením roletky nad formulářem šablony. Kliknutím na ikonu ji potvrdíme a zvolená šablona se nám zobrazí v aktualizovaném okně. Pro odeslání klikneme na ikonu na konci šablony. E-mail se odešle a zobrazí se nám okno celkového přehledu rezervací (hlavní plachta rezervací). V průběhu odesílání e-mailu můžeme v každém kroku využít tlačítka zpět pro editaci již zadaných údajů. Tam, kde se tlačítko zpět nezobrazuje, můžeme využít hlavního nabídkového menu pro požadované zobrazení. 57

---------------------------- 7. Textové výpisy rezervací rezervace potvrzené/nepotvrzené/zrušené Textové výpisy slouží k řádkovému přehledu rezervací a jsou rozděleny do třech oddělení dle statutu rezervace, a to nepotvrzené, potvrzené a zrušené. Při najetí do příslušného oddělení (viz. cesta z hlavního menu rezervace potvrzené/nepotvrzené/zrušené ) se nám zobrazí datumové pole pro zvolení požadovaného termínu výpisu (výpis od do). Klikem do datumového pole se nám zobrazí kalendář, kde klikem na zvolené datum se termín doplní do příslušného pole. Ikonou potvrdíme výběr data a zobrazí se nám řádkový výpis všech rezervací příslušného statutu ve zvoleném termínu. Řádky rezervací bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, řádky se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. U každé rezervace máme vypsáno číslo rezervace, datum příjezdu, datum odjezdu, počet nocí, pokoj, jméno a úpravy. U úprav se nám zobrazují funkční ikony (potvrdit rezervaci jen u nepotvrzených a zrušených rezervací), (zobrazit detail rezervace) a (odeslat zprávu). Funkční ikony plní stejné funkce jako u rezervací v celkovém přehledu (hlavní plachtě rezervací). V řádkovém výpisu rezervací se nezobrazuji ikona a tudíž z výpisů nelze rezervace odstraňovat. V případě, že je potřeba obnovit již zrušenou rezervaci, která se nezobrazuje v celkovém přehledu (hlavní plachtě rezervací), lze tak učinit z řádkového výpisu zrušených rezervací klikem na funkční ikony nebo dle postupu jak je popsán v editaci rezervace od kroku zobrazení editačního formuláře 58

---------------------------- 59

---------------------------- 8. Tiskové sestavy Tiskové sestavy se dělí do dvou skupin, a to - provozní sestavy - tržby/provize Provozní sestavy slouží pro provozní účely ubytovacího zařízení, jako jsou výpisy ubytování (příjezdy, ubytovaní, odjezdy) nebo pro výpisy počtu stravy (snídaně, obědy, večeře) Tržby/provize slouží k řádkovému výpisu tržeb a provizí jednotlivých uživatelů (pokud jsou provize nastaveny) s možnosti filtrování určitého časového období Provozní sestavy tiskové sestavy provozní sestavy V základním okně provozních sestav se nám zobrazí roletky k filtrování dne, měsíce a roku. Dále okénka check boxů příjezdy, ubytovaní, odjezdy a počty stravy. Po zvolení požadovaného data a zaškrtnutí požadovaného check boxu potvrdíme výběr funkční ikonou. Následně se zobrazí denní výpis příslušných položek. V případě potřeby můžeme výpis vytisknout ikonou. Výpis lze generovat pouze denní a je určen k organizaci práce v ubytovacím provozu pro aktuální den. 60

---------------------------- Tržby/provize tiskové sestavy tržby/provize V základním okně tržeb/provizí se nám zobrazí roletka k filtrování výpisu dle uživatelů (základní volba je pro všechny rezervace). Dále se zobrazí kolonky data výpisu od/do. Po zvolení požadovaného uživatele a data potvrdíme výběr funkční ikonou. Následně se zobrazí řádkový výpis rezervací pro zvolené časové období. Každá rezervace poskytne informaci o datu příjezdu a odjezdu, jméno hosta (klienta), cenu rezervace, základ ceny pro výpočet provize a výši provize (pokud je provize přiznaná v nastavení uživatele). Řádky rezervací bez šrafování označují rezervace na jednom pokoji, řádky se šrafováním označují rezervace na více pokojích knihované na jedno jméno. Na konci tabulky jsou pak celkové součty za zvolené období výpisu tržeb. V případě potřeby můžeme výpis vytisknout ikonou. 61

---------------------------- 62

---------------------------- 9. Funkce Quick Connect Funkce Quick Connect je určena pro automatické propojení s jinými rezervačními systémy se kterými SD Quick Book spolupracuje. Funkci lze aktivovat pouze po dohodě s poskytovatelem licence rezervačního systému SD Quick Book. S touto funkcí lze efektivně marketingově zviditelnit Vaše ubytovací zařízení, kde se automaticky přenáší aktuální stav Vašich rezervací do nabídky ubytování spolupracujících portálů, aniž byste museli duplicitně fyzicky navádět rezervace do některého z portálových rezervačních systémů, se kterými spolupracujete výčet spolupracujících portálů viz níže. SD Quick Book vše řídí automaticky a jakákoliv změna rezervací jak na straně portálu kde máte umístěnu propagaci, tak ve Vašich rezervacích se projeví v on-line okamžitě. Z pohledu Vaši práce jsou dva režimy automatického přenosu rezervací, a to: a) když je rezervace provedena v SD Quick Book buď Vámi nebo v on-line přímo klientem b) když je rezervace provedena na některém z portálů kde máte prezentovánu Vaši propagaci ad a) Když je rezervace provedena v SD Quick Book (tedy ve Vašich rezervacích), vše se přenese automaticky a není potřeba zvláštních úkonů. ad b) Když je rezervace provedena na partnerském portále, projeví se tato ve Vaší plachtě rezervací modře. Duplicitně Vám bude z partnerského portálu zaslána informace na Váš e-mail o provedené rezervaci/poptávce. Takto označenou modrou rezervaci je nutné ještě odsouhlasit její přeeditací, doplněním případně chybějících iniciál a zaslání konečného potvrzení rezervace klientovi. Následná komunikace s klientem/hostem je vedena dle standardních pravidel každého ubytovacího zařízení. Seznam spolupracujících ubytovacích portálů: www.hotel.cz, www.penziony.cz, www.czecot.com, www.nadovcu.cz, www.hotel-ubytovani.com, www.atlasceska.cz, www.svetdovolene.cz, www.svetubytovani.cz, www.ubytovani-online.net, www.hotely.cz, www.awellness.cz, www.accommondation-online.eu 63

---------------------------- Poznámka Provize se obecně využívají v rámci marketingové propagace ubytovacího zařízení i jako motivační odměna pro uživatele, který zaknihování rezervace provedl (jak v administraci rezervací, tak v automatickém onlinu). Společnost SD Resort využívá provizí v SD Quick Book rezervačním systému hlavně v Affiliate 1 spolupracích s oborovými partnery, kterých je v aktuální chvíli více jak 1500 (touroperátoři, cestovní kanceláře, cestovní agentury i individuální prodejci). Navazují se spolupráce s ubytovacími portály, destinačními managementy i dalšími partnery v cestovním ruchu. Prioritou jsou dlouhodobé spolupráce s ubytovateli užívající SD Quick Book rezervační systém pro stabilní udržitelnost dobrého postavení ubytovacího zařízení na trhu cestovního ruchu. 1 Affiliate marketing (také nazýván partnerský marketing nebo provizní systém) je marketingový nástroj internetových firem, který funguje na provázanosti stránek prodejce služeb nebo produktů se stránkami, které službu či výrobek doporučují. Jde o systém založený na propagaci produktu firmy prostřednictvím stránek affiliate partnerů, kteří za to dostávají nějaký podíl (provizi) z prodeje. 64