Zadávací dokumentace Výzva k podání nabídky na plnění veřejné zakázky malého rozsahu 1. Název veřejné zakázky Název veřejné zakázky PR služby pro Zahraniční zastoupení 1. stupně ČCCR CzechTourism v Německu Evidenční číslo VZ VZ 2015/340/31 Druh zadávacího řízení Veřejná zakázka malého rozsahu 2. Identifikační údaje zadavatele Obchodní firma nebo název / obchodní firma nebo jméno a příjmení: Sídlo / místo podnikání / místo trvalého pobytu (příp. doručovací adresa): IČ: 49 27 76 00 Osoba oprávněná jednat za zadavatele: Kontaktní osoba: Telefon, e-mail: Česká centrála cestovního ruchu CzechTourism Vinohradská 46, 120 41 Praha 2 Monika Palatková, generální ředitelka ČCCR CzechTourism Lenka Špačková +420 221 580 452, spackova@czechtourism.cz 3. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná hodnota veřejné zakázky: 12.000 EUR (bez DPH), 330.000,- Kč bez DPH Vzhledem k tomu, že předpokládaná cena plnění veřejné zakázky je do 1 mil. Kč bez DPH, jedná se o veřejnou zakázku malého rozsahu ve smyslu ustanovení 12 odst. 3 Zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen ZVZ ), a tato veřejná zakázka tak v souladu s ustanovením 18 odst. 5 ZVZ není zadávána v zadávacím řízení dle ZVZ. Zadavatel zakázky je subjekt se sídlem v České republice, od zahraničních společností tak může akceptovat pouze faktury bez DPH. Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci předmětné veřejné zakázky v žádném případě nepřesáhne částku předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Nabídka s vyšší nabídkovou cenou bude vyřazena a uchazeč vyloučen ze zadávacího řízení.
4. Vymezení předmětu veřejné zakázky Předmětem této veřejné zakázky jsou PR služby pro Zahraniční zastoupení 1. stupně ČCCR CzechTourism v Německu se sídlem v Berlíně (dále jen ZZ Německo ), a to na období od podpisu smlouvy do 31. 12. 2015 4.1 Bližší specifikace předmětu zakázky Zadavatel požaduje, aby uchazeč na základě marketingového plánu ZZ Německo zajistil na území Německa následující PR služby: přípravu plánu mediálních aktivit na období podpisu smlouvy až do 31.12.2015 vydání 8 tiskových zpráv a následný monitoring. Závazným požadavkem Zadavatele je publikování jedné tiskové zprávy na minimálně 90 PR portálech distribuce pozvánek pro novináře na akce pořádané ZZ Berlín (prezentace cestovního ruchu, tiskové konference nebo workshopy) spolupráci při organizaci 5 skupinových presstripů v rozsahu: akvizice novinářů, zajištění jejich servisu ve smyslu posílání fotografií, reakce na jimi kladené otázky, apod. zajištění alespoň 4 mediálních kooperací na bázi poskytnutí pobytových cen Zadavatelem pro výherce soutěží pořádaných redakcemi vybraných médií výslednou hodnotu AVE monitorovaných výstupů dosahující alespoň 100.000.000 CZK (3.636.363,- EUR) komunikaci s novináři na území Německa 8 konzultačních schůzek v místě fungování zahraničního zastoupení v SRN (Berlín) či telefonických konferenčních hovorů zástupců Objednatele i Zhotovitele Další případné návrhy aktivit Zadavatel ponechává na invenci uchazečů s tím, že budou dodrženy jeho výše uvedené požadavky. Marketingový plán ZZ Německo tvoří Přílohu č. 4 této výzvy. Zadavatel požaduje, aby vybraný uchazeč jednou měsíčně vypracoval a předložil průběžnou zprávu o plnění PR služeb a dosažených výsledcích. Předání průběžné zprávy Zadavateli bude podmínkou pro fakturaci provedených služeb ze strany vybraného uchazeče. Veškeré aktivity vybraného uchazeče budou podléhat schvalování ze strany Zadavatele. Předpokládané plnění zakázky: Uchazeč započne s plněním zakázky bez zbytečného odkladu po uzavření smlouvy na plnění zakázky. Předpokládaný termín plnění zakázky: od podpisu smlouvy do 31. 12. 2015 Místem plnění zakázky je území Německa. S vybraným uchazečem bude uzavřena smlouva, která upravuje bližší podmínky realizace veřejné zakázky. Závazný vzor smlouvy o dílo této veřejné zakázky tvoří Přílohu č. 1 této výzvy. 2/6
5. Obchodní podmínky Obchodní podmínky Zadavatele jsou stanoveny v závazném návrhu smlouvy na plnění zakázky, který tvoří přílohu č. 1 této výzvy. Uchazeč je povinen ve své nabídce předložit vzor smlouvy, který bude zcela odpovídat Zadavatelem stanovenému závaznému vzoru smlouvy. Uchazeč je oprávněn doplnit do vzoru smlouvy pouze údaje, které jsou ve vzoru smlouvy označeny symbolem [ ] jako nedoplněné. Vzor smlouvy bude datován a podepsán osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem uchazeče. 6. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídkové ceny Zadavatel stanovuje, že maximální celková výše nabídkové ceny za realizaci celé zakázky v žádném případě nepřesáhne 12.000 EUR bez DPH. Celková nabídková cena bude uvedena v EUR (euro). Uchazeč v nabídce předloží prohlášení, ve kterém uvede celkovou nabídkovou cenu za splnění zakázky. Toto prohlášení o nabídkové ceně bude datováno a podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem uchazeče. 7. Požadavek na prokázání kvalifikace Požadavek na prokázání kvalifikace 7.1 Základní kvalifikační předpoklady Uchazeč předloží podepsané čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů ve smyslu 53 ZVZ. Toto čestné prohlášení je Přílohou č. 2 této výzvy. 7.2 Profesní kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje, aby uchazeč za účelem prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů k plnění zakázky ve smyslu ustanovení 54 zákona předložil: a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, v prosté kopii ne starší, v okamžiku podání nabídky, 3 měsíců, dále b) doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci a to v prosté kopii. V případě, že uchazečem je zahraniční společnost, Zadavatel požaduje předložit platné doklady upravující podnikání subjektů v zemi její působnosti, které by odpovídaly českým ekvivalentům uvedeným v bodě 7.2, písm. a) a b). 7.3 Technické kvalifikační předpoklady ve smyslu 56 ZVZ K prokázání tohoto kvalifikačního předpokladu Zadavatel požaduje, aby uchazeč doložil seznam alespoň 3 služeb v oblasti PR turistické destinace za poslední 3 roky na území SRN, přičemž finanční hodnota vyjádřena v eurech činila alespoň 10.000 (slovy: desettisíc EUR) bez DPH pro každou z těchto služeb. Popis zakázky bude obsahovat: - identifikační údaje objednatele / zaměstnavatele 3/6
- období realizace zakázky, - stručný popis zakázky, - kontakty objednatele pro ověření reference, - popřípadě také finančně vyjádřenou hodnotu takovéto zakázky. Uchazeč prokáže tento kvalifikační předpoklad předložením čestného prohlášení, jehož předloha tvoří Přílohu č. 3 této výzvy. Doklady prokazující splnění kvalifikačních předpokladů musí být závazně opatřeny překladem do českého jazyka. 8. Způsob hodnocení nabídek Základním hodnotícím kritériem pro zadání zakázky je ekonomická výhodnost nabídky. Nabídky budou hodnoceny podle následujících dílčích hodnotících kritérií: Dílčí kriterium Váha 1. Nabídková cena 60% 2. Kvalita navržené realizace PR služeb 40% Za účelem hodnocení nabídek v kritériu Nabídková cena Uchazeč zpracuje nabídkovou cenu způsobem uvedeným v bodě 6 této výzvy. Hodnocena bude celková nabídková cena za splnění celého předmětu zakázky bez DPH. Nejvhodnější nabídka bude vzhledem k tomuto kritériu nabídka s nejnižší cenou. Bodová hodnota nabídky v dílčím kritériu Nabídková cena bude tedy propočtena dle následujícího vzorce: Hodnota nejvhodnější nabídky 100 * * váha (0,6) Hodnota hodnocené nabídky Za účelem hodnocení nabídek v kritériu Kvalita navržené realizace PR služeb zpracuje uchazeč návrh realizace PR služeb včetně návrhu témat a harmonogramu jejich rozesílání. V rámci tohoto kritéria bude hodnocena především kvalita a kreativita návrhu realizace PR služeb v souvislosti s marketingovým plánem ZZ Německo a jeho dosavadní propagací, efektivita oslovení cílové skupiny, zvolená média, originalita řešení ve vztahu k zadání. Návrh realizace PR služeb pro ZZ Německo se stane nedílnou součástí smlouvy k plnění veřejné zakázky jako její příloha č. 1. Hodnocení nabídek v tomto kritériu proběhne tak, že hodnotící komise sestaví pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné. Bude užito stupnice 0 100, přičemž nejvhodnější nabídce bude přiděleno 100 bodů a každé následující nabídce se přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění kritéria ve vztahu k předmětu plnění této veřejné zakázky. Takto získané bodové ohodnocení se následně propočte váhou příslušného kritéria (*0,4), čímž se získá výsledná bodová hodnota přidělená jednotlivým nabídkám v tomto kritériu. 4/6
8.1 Celkové hodnocení nabídek Na základě součtu výsledných bodových hodnot přidělených nabídkám v jednotlivých dílčích kritériích bude sestaveno pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek, a to tak, že jako nejúspěšnější bude stanovena nabídka, která dosáhne nejvyšší celkové hodnoty. 9. Požadavky na obsah nabídek Uchazeč předloží: a) Nabídkovou cenu zpracovanou způsobem uvedeným v bodě 6 této výzvy; b) Doklady k prokázání splnění kvalifikace dle bodu 7 této výzvy; c) Návrh smlouvy ve třech originálech dle článku 5 této výzvy, přičemž jeden z originálů bude pevně svázán s nabídkou a 2 originály budou volně přiloženy k nabídce, aby mohly být v případě vybraného uchazeče využity k podpisu Zadavatele; d) Návrh realizace PR služeb na propagaci České republiky na trhu Německo, včetně návrhu témat a harmonogramu rozesílání. Všechny dokumenty, jako prohlášení o nabídkové ceně, vzor smlouvy a čestné prohlášení, budou datovány a podepsány osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče, případně bude doložena ověřená plná moc osoby zmocněné k jednání jménem uchazeče. 10. Lhůta pro podání nabídek Uchazeč je povinen předložit zadavateli svoji nabídku na plnění zakázky, zpracovanou v souladu s touto výzvou, nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, tj. do 27. 4. 2015 do 10 hodin. Uchazeč je vázán podanou nabídkou po dobu 60 dnů ode dne uveřejnění této výzvy. 11. Podmínky pro předložení nabídky Nabídku na plnění zakázky je uchazeč povinen doručit zadavateli v listinné podobě a na CD nosiči nejpozději do konce lhůty pro podávání nabídek této výzvy, a to na adresu: Česká centrála cestovního ruchu - CzechTourism, Vinohradská 46, 120 41 Praha 2, k rukám Lence Špačkové. Nabídka bude doručena v zalepené obálce opatřené názvem, adresou a IČ uchazeče a sdělením: NEOTVÍRAT veřejná zakázka malého rozsahu PR služby pro Zahraniční zastoupení 1. stupně ČCCR CzechTourism v Německu 5/6 Zadavatel stanoví, že jazykem řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu je český jazyk, případně jazyk německý. Nabídku, včetně všech dokladů k prokázání kvalifikace, je uchazeč povinen předložit v českém jazyce nebo německém jazyce, přičemž doklady prokazující kvalifikační předpoklady musí být opatřeny překladem do českého jazyka.
12. Další práva zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo: a) na zrušení řízení k zadání veřejné zakázky malého rozsahu až do uzavření smlouvy, a to i bez uvedení důvodu, b) dodatečně upřesnit nebo změnit zadávací podmínky, c) před rozhodnutím o výběru nejvhodnější nabídky ověřit skutečnosti deklarované uchazečem v nabídce, d) umožnit uchazeči do konce lhůty pro podávání nabídek stáhnutí podané nabídky, e) nehradit náklady na účast v zadávacím řízení, nevracet uchazečům nabídky, f) požadovat při jednání s vybraným uchazečem o uzavření smlouvy provedení úprav ve smlouvě oproti návrhu smlouvy, který vybraný uchazeč předložil ve své nabídce, přičemž takto provedené úpravy nesmějí svým obsahem být v jakémkoliv rozporu s podmínkami stanovenými v této výzvě. 13. Přílohy: 1. Příloha č. 1: Závazný vzor smlouvy 2. Příloha č. 2: Čestné prohlášení o základních kvalifikačních předpokladech 3. Příloha č. 3: Čestné prohlášení o technických kvalifikačních předpokladech 4. Příloha č. 4: Marketingový plán ZZ Německo V Praze dne 15. 4. 2015 Monika Palatková Generální ředitelka ČCCR - CzechTourism 6/6