Uživatelské prostředí MS Office 2007 Obsah kapitoly Poznámka Studijní cíle Doba potřebná ke studiu Pojmy k zapamatování Úvod V této kapitole se naučíte pracovat s novým uživatelským prostředím MS Office 2007 (tzv. Office Fluent), zejména s: tlačítkem Office panelem Rychlý přístup pásem karet Dále popíšeme kontextové karty, dialogová okna, místní nabídky, plovoucí panely nástrojů a další ovládací prvky tohoto uživatelského prostředí. Naučíte se rovněž provést základní obecná nastavení aplikace a seznámíte se s využíváním nápovědy k hledání řešení problémů, s nimiž se při práci s aplikacemi MS Office 2007 setkáte. Popis uživatelského prostředí bude popsán na příkladu MS Word 2007, v ostatních základních aplikacích (MS Excel, MS PowerPoint, MS Access) je pracovní prostředí analogické. Výjimku tvoří MS Outlook 2007, kde byly ponechány některé starší uživatelské nástroje, jako např. menu. seznámit se s novým uživatelským prostředím MS Office 2007 naučit se provést základní obecná nastavení aplikace naučit se využívat nápovědy k nalezení řešení vám neznámých problémů K přečtení základního textu vám postačí cca 60 min., doporučuji ale další čas věnovat i praktickému vyzkoušení práce s novým uživatelským prostředím. uživatelské prostředí Office Fluent tlačítko Office panel Rychlý přístup pás karet (Ribbon) kontextová karta plovoucí panel nástrojů místní nabídka dialogové okno podokno úloh živý náhled galerie prvků Nová verze MS Office 2007 se od předchozí verze 2003 podstatně liší, pokud jde o uživatelské rozhraní (nové uživatelské rozhraní se nazývá Office Fluent). Ovládací prvky jednotlivých aplikací jsou po formální stránce shodné (liší se samozřejmě, co se týče obsahu), popíšeme je proto na příkladu nejpoužívanější aplikace MS Word 2007. Na prvním pohled zjistíte, že v nových aplikacích chybí tradiční řádek nabídek (menu), který je nahrazen tzv. pásem karet (Ribbonem).
Výkladová část Po spuštění aplikace MS Word 2007 (a podobně je tomu u jiných aplikací z balíku MS Office 2007) uvidíte takovéto okno: 1 Na obrázku jsou zvýrazněny 3 základní ovládací prvky: tlačítko Office panel Rychlý přístup pás karet (Ribbon) Pokud najedete myší na některý aktivní ovládací prvek, objeví se u něho rychlá bublinová nápověda. Tlačítko Office Tlačítko Office Tlačítko Office nahrazuje v podstatě položku menu Soubor, tj. naleznete pod ním základní příkazy pro práci se soubory: otevření nového souboru otevření souboru uloženého na disku uložení souboru tisk souboru a další
Součástí menu pod tlačítkem Office je rovněž tlačítko Možnosti aplikace Word, o němž pojednáme později viz níže Panel Rychlý přístup Panel Rychlý přístup Napravo od tlačítka Office na úrovni titulkového pruhu naleznete panel Rychlý přístup, který obsahuje nejčastěji používané příkazy (např. Tisk, Otevřít, Uložit, Zpět). Na levé straně tohoto panelu naleznete malé tlačítko se šipkou, kterým se rozvine menu pro úpravu tohoto panelu. Vyzkoušejte si Zkuste si na panel Rychlý přístup přidat a zase odebrat další tlačítka návod najdete na tomto videu. Pás karet Pás karet Zcela novým ovládacím prvkem v nových Office 2007 je tzv. pás karet (občas se setkáte i s původním anglickým označením Ribbon, což v doslovném překladu znamená stužka nebo páska). Karty jsou v podstatě kombinací dvou ovládacích prvků z předchozích verzí: menu a panelů nástrojů. Jednotlivá tlačítka (a další ovládací prvky jako např. rozbalovací seznamy) na kartách jsou uspořádány do skupin (např. Schránka, Pís-
mo. Odstavec atp.). V pravém dolním rohu u většiny skupin příkazů naleznete malou šipku tzv. spouštěč dialogového okna viz obrázek. Kliknutím na tuto šipku se otevře příslušné dialogové okno (např. pro formátování písma, odstavce atp.) Dialogové okno Poznámka V některých případech se namísto dialogového okna otevře podokno úloh (např. pokud kliknete na šipku ve skupině Styly) Nejdůležitější příkazy najdete vždy na kartě Domů, která je k dispozici ve všech aplikacích, některé další karty (např. Vložení, Zobrazení) naleznete rovněž ve všech aplikacích, jiné karty jsou specifické pro tu kterou aplikaci (např. karta Korespondence pro MS Word, karta Vzorce pro MS Excel apod.) Vyzkoušejte si Pás karet můžete skrýt nebo zpět zobrazit. Jednotlivé příkazy na kartách můžete aktivovat nejen myší, ale i pomocí klávesnice návod najdete na tomto videu. Kontextové karty Kontextové karty Kromě karet, které jsou stále zobrazeny, se na pásu karet občas zobrazují tzv. kontextové karty, které se vztahují k určitému vybranému objektu v dokumentu (např. obrázku, tabulce, záhlaví a zápatí apod.).
Záložky těchto karet jsou barevně odlišeny viz obrázek: Místní nabídky a plovoucí panely nástrojů Místní nabídky a plovoucí panely nástrojů Ve starších verzích MS Office jste jistě byli zvyklí pracovat s místními (kontextovými) nabídkami, které se aktivují kliknutím pravým tlačítkem myši nad určitým objektem a příkazy v zobrazené kontextové nabídce se pak k tomuto objektu vztahují (najdete zde nejčastěji používané příkazy pro práci s daným objektem, např. označeným textem, obrázkem, tabulkou apod.). Tento nástroj zůstal k dispozici i ve verzi MS Office 2007, navíc se zde však ještě setkáme s tzv. plovoucími panely nástrojů s tlačítky pro rychlou práci s vybraným objektem. Plovoucí panely se někdy zobrazují spolu s místní nabídkou po kliknutí pravým tlačítkem myši. Poloprůhledný plovoucí panel nástrojů se objeví rovněž po označení textu. Galerie Galerie Pro rychlé vložení některých prvků v dokumentu (např. záhlaví a zápatí, vodoznaku, titulní stránky, textových polí apod.) jsou ve Wordu 2007 připraveny tzv. galerie (někdy nazývané galerie stavebních prvků). Tyto galerie si můžete rozšířit i o vlastní vytvořené prvky. Odkaz Pro bližší seznámení s galeriemi stavebních prvků si projděte tento online minikurz
Na tomto obrázku vidíte příklad galerie záhlaví Živý náhled Živý náhled Tato zcela nová funkce ve verzi Office 2007 ukazuje náhled příslušné volby (např. z výše popsané galerie nebo z pásu karet, dialogového okna apod.) přímo v dokumentu. Pokud např. označíte část textu v dokumentu a najedete na kartu Domů, skupinu Písmo a zvolíte určitou velikost písma, typ písma, barvu nebo v galerii stylů zvolíte určitý předdefinovaný styl, objeví se nové formátování přímo v dokumentu (označený text se změní podle vaší volby). Volbu pak natrvalo přijmete kliknutím na ni, event. tlačítkem OK v dialogovém okně. Pokud volbu nepotvrdíte, nic se nestane, můžete zkusit jinou variantu nebo najet kurzorem myši zpátky do okna dokumentu a nic se nezmění. Rozšiřující text Práce s nápovědou Práce s nápovědou Chcete-li rychle najít řešení nějakého problému v některé aplikaci a nechcete listovat objemnými knihami? Zkuste nápovědu. Nápověda se v aplikacích MS Office 2007 zobrazuje v samostatném okně po kliknutí na tlačítko s otazníkem na pravé straně pásu karet nebo po zmáčknutí klávesy F1 Nápověda funguje jak online ve spojení se serverem Office Online, tak offline pouze s využitím souborů nápovědy uložených na vašem počítači. Režim nápovědy je volen automaticky podle toho, zda je či není váš počítač připojen k internetu. Ruční přepnutí lze provést pomocí menu, které se objeví po kliknutí na informační okénko na spodním okraji okna nápovědy. S oknem nápovědy se pracuje obdobně jako ve webovém prohlížeči, můžete využívat četné hypertextové odkazy, fulltextové vyhledávání apod.
Tlačítko nápovědy Plovoucí okno nápovědy Přepínání online/offline nápovědy Odkaz Zajímavou možností nápovědy je flashová aplikace, která vám umožní nalézt umístění příkazů ze starších verzí MS Office 2003 v novém uživatelském prostředí MS Office 2007 např. pro Word tuto aplikaci naleznete na této adrese (event. se k této aplikaci lze doklikat rovněž z okna nápovědy funguje jak pro MS Word, tak i pro MS Excel a MS PowerPoint). Další možností jsou tzv. mapovací sešity, které naleznete pro jednotlivé aplikace zde: MS Word MS Excel MS PowerPoint Obecné nastavení aplikace Obecné nastavení aplikace Možnosti práce s určitou aplikací MS Office můžete ovlivnit nastavením obecných možností dané aplikace např. zobrazení určitých prvků, funkci kontroly pravopisu, automatické ukládání atp. Tato nastavení lze provést v dialogovém okně Možnosti aplikace, které se zobrazí kliknutím na příslušné tlačítko, přístupné z nabídky tlačítka MS Office (Konkrétní nastavení jednotlivých voleb je samozřejmě závislé na typu aplikace)
Vyzkoušejte si Podívejte se na toto video a vyzkoušejte si některá obecná nastavení v aplikaci MS Word Nastavení zobrazení Nastavení zobrazení Ve všech základních aplikacích MS Office 2007 můžete nastavit zobrazení dokumentu, spreadsheetu, prezentace apod. Můžete k tomu využít malé přepínače, které naleznete na pravé straně stavového řádku na následujícím obrázku je příklad pro aplikaci MS Word 2007, podobné přepínače, i když s některými jinými volbami, naleznete i v jiných aplikacích MS Office 2007. Jednotlivé režimy zobrazení můžete nastavovat pomocí přepínacích tlačítek (např. režim rozložení při tisku, režim čtení na celé obrazovce, režim osnovy aj.), pomocí táhla s uvedenými procenty můžete zvětšovat/zmenšovat zobrazení uvnitř aplikačního okna. Pokročilejší možnosti nastavení zobrazení umožňuje karta Zobrazení, kterou naleznete rovněž ve všech aplikacích na obrázku je příklad této karty pro MS Word. Vyzkoušejte si Zkuste si, jak lze upravit zobrazení v aplikacích MS Word a MS Excel návod najdete na tomto videu.
Nový formát souborů Nový formát souborů v MS Office 2007 Nový formát souborů aplikace Word je založen na nových formátech Office Open XML (XML je zkratka pro Extensible Markup Language). Nemusíte rozumět jazyku XML; vše probíhá na pozadí. Stačí, když si zapamatujete, že nový formát založený na jazyce XML: Pomáhá lépe zabezpečit dokumenty oddělením souborů obsahujících skripty nebo makra, umožňuje snáze identifikovat a blokovat nežádoucí kódy a makra. Pomáhá zmenšit velikost souborů dokumentů. Pomáhá, aby byly dokumenty méně náchylné k poškození. V následující tabulce je přehled nových formátů používaných v aplikaci MS Word 2007. Obdobné typy formátů naleznete rovněž v ostatních aplikacích MS Office 2007. Spolupráce s uživateli, kteří nemají aplikaci MS Word 2007 Režim kompatibility Poznámka V aplikaci Word 2007 můžete otevírat soubory vytvořené v dřívějších verzích, a to od aplikace Word 95 až po Word 2007. Při ukládání souboru, který byl původně vytvořen v předchozí verzi, se v dialogovém okně Uložit jako automaticky nastaví formát předchozí verze (DOC). Pokud soubor uložíte jako dřívější verzi a některé funkce verze 2007 nejsou s touto verzí kompatibilní, nástroj Kontrola kompatibility vás na tuto skutečnost upozorní a případné nové funkce nebudou fungovat. Při otevření souboru aplikace Word vytvořeného v předchozí verzi nebo uložení souboru vytvořeného ve verzi 2007 jako předchozí verze se automaticky spustí režim kompatibility. Staré soubory zůstanou starými, dokud se nerozhodnete to změnit. Pokud otevřete soubor vytvořený v dřívější verzi, pak při uložení tohoto souboru a při práci s ním bude automatické nastavení v dialogovém okně Uložit jako takové, že soubor bude uložen ve formátu původní verze. Chcete-li soubor uložit ve formátu Office 2007, musíte změnit nastavení v dialogovém okně Uložit jako (pole Typ souboru ) Zapnutí režimu kompatibility Nástroj Kontrola kompatibility se spustí automaticky. Můžete jej také spustit ručně v případě, že chcete zjistit, zda budou některé funkce v dokumentu nekompatibilní s předchozí verzí. Klepněte na tlačítko Microsoft Office, přejděte na položku Připravit a pak klepněte
na příkaz Spustit kontrolu kompatibility. Zrušení režimu kompatibility Režim kompatibility můžete zrušit pomocí příkazu Převést, který naleznete pod tlačítkem Office. Otevření nového formátu ve starší verzi Odkaz Dokumenty vytvořené ve verzi MS Office 2007 lze otevřít ve starší verzi MS Office 2003 pomocí tzv. převaděče, který je nutno dodatečně nainstalovat. Některé prvky dokumentu však mohou být přeformátovány a rozložení dokumentu se může změnit (s využitím nástrojů verze 2003). Převaděče lze stáhnout např. z tohoto webu. Uložení souboru ve starém formátu Soubor vytvořený ve verzi 2007 lze uložit ve starším formátu pomocí příkazu Uložit jako pod tlačítkem Office. Shrnutí Nové uživatelské prostředí MS Office 2007 obsahuje základní 3 prvky:
tlačítko Office panel Rychlý přístup pás karet a některé další ovládací prvky, z nichž některé znáte i z prostředí MS Office 2003. Novinkou ve verzi 2007 jsou rovněž galerie stavebních prvků a funkce živého náhledu. Soubory všech aplikací se ve verzi 2007 ukládají v nových formátech, ne plně kompatibilních se staršími verzemi. Kontrolní otázky a úkoly Studijní literatura Odkazy Zkuste si zodpovědět tyto kontrolní otázky: 1. Čím se liší uživatelské prostředí MS Office 2007 od předchozích verzí? 2. Kde v nové verzi MS Office 2007 naleznete příkazy pro otevření a uložení souboru a pro tisk? 3. Jak se zobrazí kontextové karty např. pro formátování obrázku? 4. Jak se dostanete k dialogovému oknu obecného nastavení aplikace? 5. Co je to režim kompatibility a jak jej lze vypnout nebo zapnout? 1. Nováková A., Nulíček V.: Aplikační software 1, 2. Eupress 2008 (skripta). ISBN: 978-80-7408-010-4 2. Pecinovský J.: Word 2007 podrobný průvodce. Grada 2007. ISBN: 978-80-247-1959-7 3. Bříza V.: Excel 2007 podrobný průvodce. Grada 2007. ISBN: 978-80-247-1965-8 Další informace k probrané problematice můžete získat např. v tomto online školení na webu Office Online.