JAK NAPSAT ANGLICKÝ EMAIL email se liší od běžného dopisu mají však také mnoho společného: emailová komunikace: méně formální než dopis - neformální (informal) - neutrální (neutral) - formální (formal) emaily se dají rozdělit do třech kategorií: Neformální email: zde mohou používat hovorové výrazy a zkratky vhodné pro poslání: kamarádovi, kolegovi, kterého velmi dobře znáte email bude velice stručný nebude se v něm řešit styl, uhlazenost Neutrální email: není ani příliš formální, ani neformální styl je věcný vhodné pro poslání: kolegovi, kterého dobře neznáte, nadřízenému, obchodnímu partnerovi, se kterým již spolupracujete Formální email: je nejtěžší, jelikož je zde zapotřebí používat obraty, které se nepoužívají v běžném hovoru, a studenti je nemohou znát většinou ani z knih, filmů nebo seriálů email budete posílat: obchodním partnerům, které chcete získat pro spolupráci nebo zasílat oficiální stížnost Zavináč: jak tento znak přečíst, ale je to velice jednoduché: zavináč = at Můžete vám pomoci tento obrázek: 1
Představte si znak zavináče, který je vlastně písmeno a, kolem kterého je 'obtočeno' písmeno t. Čtení emailové adresy: se čtením emailové adresy nejvíce souvisí schopnost hláskování v emailové adrese jsou další důležité znaky: zavináč = at podtržítko = underscore pomlčka = hyphen / dash Hyphen je krátká pomlčka (uprostřed slova), dash je dlouhá (mezi slovy nebo větami). Setkat se můžete s oběma. lomítko = slash zpětné lomítko = backslash tečka = dot Jak přečíst anglickou tečku: dot = tečka v emailové adrese nebo adrese webových stránek point = desetinná tečka V angličtině nemají desetinnou čárku, ale desetinnou tečku: 1 234,56 česky 1,234.56 anglicky (čárka se pak v angličtině používá pro rozdělení tisíců a stovek) 2
full stop = tečka na konci věty BrE period = tečka na konci věty AmE Záhlaví emailu: email a dopis se liší u dopisu píšete adresu odesilatele i příjemce hlavička emailu je vždy stejná, a pokud používáte anglický editor, setkáte se s těmito výrazy: from = od to = pro cc (carbon copy) = kopie carbon paper = 'kopírák' bcc (blind carbon copy) = skrytá kopie subject = předmět reply = odpovědět reply to all = odpovědět všem forward = přeposlat Subject (předmět zprávy): předmět zprávy (subject) musíte vždy vyplnit pochopitelně jasný a stručný pokud máte referenční číslo, číslo objednávky nebo nabídky, je vhodné je napsat přímo sem Oslovení: při volbě oslovení je důležitý styl dopisu, jedná-li se o formální, neutrální nebo neformální email Formální oslovení: oslovení je spíše obecně věcí dopisů jako takových, než pouze email - znáte-li jméno příjemce emailu, pak napíšete: Dear Mr Jackson 3
Dear Mr. Jackson Dear Ms Wong Dear Ms. Wong Pozn.: tečka se píše převážně v americké angličtině Ms použijeme tehdy, když nevíme, zda-li je příjemce paní = Mrs nebo slečna = Miss Obecně je dobré držet se pouze tohoto oslovení. - neznáte-li však jméno dotyčné osoby, musíte použít univerzální oslovení: Dear Sir or Madam Dear Sir/Madam To whom it may concern = K rukám osoby, které se to týká Toto oslovení se používá hlavně tehdy, pokud víte, že dopis bude příjemce předávat dál. Pokud například posíláte dopis do firmy na podatelnu a nevíte, na jaké oddělení ani které osobě. Na podatelně rozhodnou, komu dopis předat. V opačném případě však raději používejte Dear Sir/Madam. Toto oslovení použijete také tehdy, pokud například píšete svému zaměstnanci hodnocení nebo reference a nevíte vlastně, komu tento dopis předá. Interpunkční znaménko za oslovením: V amerických dopisech se často používá dvojtečka: Dear Mr Jackson: Dear Ms Wong: Pozn.: Dvojtečka je považována za mnohem formálnější, než čárka. V britských dopisech se často používá čárka: Dear Mr Jackson, Dear Ms Wong, Pozn.: Pokud napíšete za oslovením čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu. Dear Mr Jackson Dear Ms Wong Znaménko můžete také vynechat: 4
Neutrální oslovení: až lehce neformální je oslovení jménem, za kterým je většinou čárka můžete ji však vynechat: Dear Paul, Dear Susan Neformální oslovení: v neformálním emailu oslovujete příjemce velice přátelsky např.: Hi nebo Hello můžete (ale nemusíte) napsat čárku: Hi Paul, Hi Paul Hello Susan, Hello Susan první věta těla dopisu by měla začínat: první slovo velkým písmenem. Tělo emailu: do emailu napíšete to nejdůležitější základní rozdíly mezi formálním a neformálním emailem: Formální email: - nestažené tvary (you're you are) - delší věty - knižnější výrazy - používání delších tvarů slov (TV television) Neformální (neutrální) email: - stažené tvary (you're) - krátké věty - internetové zkratky - emotikony - používání zkrácených tvarů (TV) 5
Rozdíly mezi formální a neformální angličtinou: je důležité znát míru formálnosti pokud si nejste jisti, raději používejte formálnější výrazy několik příkladů slovíček, která se používají spíše ve formálním nebo v neformálním emailu (nebo dopisu): neformální thanks I'm sorry can you get give buy more a lot of lots of because of maybe but because also so formální thank you I would like to apologize could you receive provide (pozor na záludný slovosled) purchase further a number of a great deal of due to perhaps however since, as (viz. příčinné věty) in addition therefore několik příkladových vět: formální angličtina je zvýrazněna modře Please get in touch with me if you want to know more. Please do not hesitate to contact me if you need further details. (Prosím neváhejte mne kontaktovat, pokud budete potřebovat další detaily.) I'm sorry for any problems that I've caused you. I would like to apologize for any inconvenience I may have caused you. (Rád bych se omluvil za nepříjemnosti, které jsem mohl způsobit.) I would like to apologize for any inconvenience you may have suffered. (Rád bych se omluvil za nepříjemnosti, kterými jste musel projít.) 6
apologize (v) = omluvit se, apology (n) = omluva If you need more information... Should you need further information... ( Pokud byste měl potřebovat... (o inverzi si přečtěte samostatný článek)) Thanks for your email about... Thank you for your email regarding... (Děkuji za váš email ohledně...) Could you please... I would be grateful if you could... (Byl bych vděčný, kdybyste mohl...) We sent your order on... Your order was dispatched on... (Vaše objednávka byla odeslána...) I'm sorry to tell you... I regret to inform you that... (S lítostí vám musím oznámit...) I'm happy to tell you... I am pleased to inform you that... (Jsem potěšen, že vám mohu oznámit, že...) I'm writing to let you know... I am writing to draw your attention to... (Píši, abych poukázal (přitáhl vaši pozornost) na... (nezapomeňte, že DRAW neznamená pouze kreslit)) Thanks for letting me know. Thank you for bringing the matter to my attention. (Děkuji, že jste mně na tu záležitost upozornil. (přinesl tu záležitost k mé pozornosti)) Sorry, I won't make it to the meeting. I am afraid I will not be able to make it to the meeting. (Obávám se, že nestihnu dorazit na to jednání. MAKE IT= stihnout někam dorazit) I can say that... I can assure you that... (Mohu vás ujistit, že...) Can you...? I was wondering if you could... (Zajímalo by mě, jestli byste mohl...) 7
Would you be so kind and...? (Byl byste tak laskav a...?) Would you be so kind as to...? (Byl byste tak laskav a...? Pozor na spojení 'as to' za touto vazbou.) Don't forget... I would like to remind you... (Rád bych vám připomněl...) I'm sorry for... Please accept my sincere apologies for... (Prosím přijměte mou upřímnou omluvu za...(většinou se používá množné číslo)) apologize (v) = omluvit se, apology (n) = omluva Thanks for letting us... Thank you for giving us the opportunity to... (Děkujeme, že jste nám dali příležitost k...) See you on Friday. I look forward to seeing you on Friday. (Těším se na naše páteční shledání.) I want an immediate refund. I insist on an immediate refund. (Trvám na okamžitém vrácení peněz.) I'd be happy if you could... I would appreciate it if you could... (Ocenil bych, kdybyste mohl... (pozor na slůvko IT, které nesmí chybět)) We will talk about it with... We will discuss the matter with... (Prodiskutujeme tu záležitost s...) I'll find more about it and get back to you ASAP. I will look into the matter and get back to you as soon as I can. (Prošetřím tu věc a ozvu se vám, jakmile budu moci.) It's a big problem for us. The situation is causing us considerable inconvenience. (Situace nám způsobuje značné nepříjemnosti.) 8
Please take care of that ASAP. Pozor! 'take care about ' je špatně I hope you will deal with this matter promptly. (Doufám, že tu záležitost urychleně vyřídíte.) You can order our goods... Our goods may be ordered.. ( Naše zboží může být objednáno...) Thanks a lot. Thank you very much. I really appreciate it. (Děkuji mnohokrát. Velice si tohoé vážím.) The date is not suitable for me. The date is rather inconvenient. (To datum se mi spíše nehodí.) I don't think that... I find it hard to believe that... (Přijde mi těžké uvěřit, že...) Do you know...? Would you happen to know...? (Neznal byste náhodou...?) Do you have...? Do you happen to have...? (Nemáte náhodou...?) Odstavce (paragraphs): se v emailech neodsazují pro větší přehled se: mezi každým odstavcem vynechá jeden volný řádek v obchodních dopisech se odstavce odsazovat mohou mezi odstavci vynechat řádek text je pak mnohempřehlednější. Pozn.: Odsazovat odstavce se řekne indent paragraphs 9
Závěr emailu: pod hlavní část dopisu nezapomeňte napsat závěrečný odstavec i zde se rozlišuje formální a neformální zakončení v neformálním emailu je však tato část velice volná si zmíníme jen příklady formální: I would appreciate it if you could reply as soon as possible. (Ocenil bych, pokud odpovíte co nejdříve. Pozor na IT, které zde nesmí chybět.) I await your prompt reply with great interest. (Očekávám vaši rychlou odpověď s velkým zájmem.) Thank you for your prompt reply. (Děkuji za rychlou odpověď.) I would be grateful for your response as soon as possible. (Byl bych vděčný za vaši odpověď co nejdříve.) I would be very pleased to meet with you and discuss the matter in further details. (Byl bych velmi potěšen, kdybychom se mohli setkat a více prodiskutovat tu záležitost.) Should you require any additional information, do not hesitate to contact me. (Budete-li potřebovat další informace, neváhejte mne kontaktovat.) Please contact me at your earliest convenience. (Prosím kontaktujte mne co nejdříve. (jak vám to bude nejdříve vyhovovat)) I will be happy to hear from you in the near future. (Budu šťastěn, pokud se brzy ozvete. (pokud se ozvete v brzké budoucnosti)) I hope to hear from you in the foreseeable future. (Doufám, že se ozvete v dohledné budoucnosti.) Please feel free to contact me if you have any questions or concerns. (Kontaktujte mne, pokud budete mít jakékoli dotazy nebo nejasnosti. CONCERN = starost, obava, nejasnost) 10
I look forward to your prompt reply. (Těším se na vaši rychlou odpověď.) I look forward to meeting you. (Těším se na naše setkání.) I look forward to hearing from you. (Těším se, až se ozvete.) Pozor! Po vazbě LOOK FORWARD TO je GERUNDIUM, nikoli infinitiv: I look forward to meet you. I look forward to meeting you. 'TO' je zde totiž předložka, nikoli částice infinitivu! Závěrečný pozdrav: I zde je důležité rozlišovat formální, neformální a neutrální angličtinu. Pravidla jsou následující: Yours sincerely BrE Yours sincerely / Sincerely AmE Yours faithfully BrE Yours sincerely / Sincerely AmE Formální pozdrav: - znáte-li jméno adresáta (Dear Ms Wong): - neznáte-li jméno adresáta (Dear Sir/Madam): Neutrální pozdrav: nebo méně formální pozdravy jsou např: Best regards Kind regards Kindest regards Regards 11
Best wishes Neformální pozdrav: může být prakticky cokoli, např: Yours See you soon Love Take care Pozn.: Ať píšete formální či neformální email, pokud jde o interpunkční znaménko za závěrečným oslovením, platí většinou následující pravidlo: Pokud jste napsali za oslovením v úvodu dopisu čárku, měla by se objevit i za závěrečným pozdravem. Pokud zde čárku nenapíšete, nebudete ji psát ani na konci emailu. Je to však obecné pravidlo, které se často 'porušuje'. Přílohy: Pokud přikládáte v emailu přílohu, je dobré na tento fakt upozornit a zde se nám opět mohou hodit některá ustálená spojení: Please find attached my CV. I have attached a Word document. The file is attached. Please find the file attached (to this email). Please take a look at the attached document. You will find the file attached to this email. Please find attached a copy of our company presentation. The spreadsheet, which you will find attached (to this email), is... See the attached file. (Viz přiložený soubor.) 12
See the attachment. (Viz příloha.) viz: Poslední dva příklady začínají slovesem SEE znamená také české 'viz'. see below = viz níže see above = viz výše Pozn.: Ve formálnější angličtině je vhodnější použít vazby jako 'as mentioned above', 'as noted below' apod. see the attached file = viz přiložený soubor see the attachment = viz příloha Pozn.: Ve formální angličtině se můžete setkat s anglickým slůvkem viz, což však znamená 'jmenovitě'. Zkratky: většinou jde o emaily neformáln ASAP = as soon as possible (co nejdříve) nejznámější: FYI = for your information (pro vaši informaci) BTW = by the way (mimochodem) PLS = please (prosím) e.g. = for example (například (exempli gratia)) 13
i.e. = that is (to znamená, jinými slovy (idest)) etc. = et cetera (a tak dále (můžete také říct 'and so on')) nepoužívá se ve formálním textu Pozn.: Pokud v textu uvidíte e.g. nebo i.e., nehláskujte je uvidíte-li v textu e.g., čtěte jednoduše for example. etc. se však může přečíst 'et cetera' zkratka' se řekne abbreviation Odpověď v nepřítomnosti: několik příkladových emailů, které nechat rozesílat v automatické odpovědi v případě nepřítomnosti: Thank you for your email. I am out of the office until Friday, 11th May, 2011 and your email will not be forwarded. Should the matter be important, please contact James Morgan (james.morgan@abc.com) in my absence. Thank you for understanding. Kindest regards Thank you very much for your email. I am out of office from Monday 1st August to Friday 5th August. I will have limited access to my e-mail during this period. In my absence, please feel free to contact James Morgan on +44 765 569 2598 or email james.morgan@abc.com. Thank you for your understanding. Best regards Thank you for your email. I am out of the office from 29th September to 3rd October and unable to respond at this time. I will review your message following my return on 4th October. If you need immediate assistance, contact James Morgan (james.morgan@abc.com). Thank you for your understanding. Best regards 14