Život projektu v aplikaci eaccount Workshop Konference Open Days 2008 Evropské příležitosti regionu 3.10.2008
Obsah 1. Elektronický podpis 2. Založení Master účtu 3. Registrační žádost 4. Plná žádost 5. Monitoring OPPI 6. Žádost o platbu
eaccount využití ICT systém pro elektronické podávání žádosti o dotaci žadatel má on-line přístup k žádosti formuláře pro žadatele na jednom místě po celou dobu realizace projektu sledování lhůt pro žadatele, kontextové nápovědy -- uživatelsky příjemnější a rychlejší systém přechod k elektronické administraci úbytek papírování
Proces administrace Fáze procesu: Registrační žádost (RŽ) Hodnocení formální + přijatelnosti (vč. ekonomického) Plná žádost (PŽ) Hodnocení projektu Podmínky, přílohy Rozhodnutí o poskytnutí dotace Žádost o platbu a kontroly na místě Monitoring projektu Základní principy: - využití internetové aplikace eaccount - elektronizace dokumentů (RŽ, PŽ, ŽOPL, většina příloh a zpráv ) - elektronická komunikace mezi žadatelem a agenturou (PM) - podání žádosti o dotaci ve 2 stupních (RŽ, PŽ)
1. Elektronický podpis
Elektronický podpis - jediný způsob, jak důvěryhodně podepsat elektronický dokument - podmínkou vlastnictví kvalifikovaného elektronického certifikátu - podepisuje statutární zástupce v souladu s OR - platnost 12 měsíců - získání elektronického podpisu: www.czechinvest.org
Elektronický podpis Kde si lze opatřit kvalifikovaný certifikát? První certifikační autorita, a. s. Česká pošta, s. p. eidentity, a. s. Co musím pro získání certifikátu udělat? vyplnit a odeslat objednávku (většinou elektronicky) vygenerovat soukromý a veřejný klíč (dle pokynů na webu) navštívit kontaktní pracoviště poskytovatele (ověření identity) Jak dlouho trvá získání certifikátu? maximálně několik dní
2. Založení Master účtu
Master účet Založení Master účtu (7 kroků) - slouží pro vstup do aplikace eaccount - první krok v procesu zpracování žádosti o dotaci - v rámci správy účtu možnost zřizovat uživatelské účty pro disponování projektem * zakládání nového projektu * čtení informací * editace informací - po založení master účtu je nutno vyčkat na schválení (5 pracovních dnů) - Nejčastější chyba: * není nainstalována Java 1.6.0 * není povoleno spustit Java aplikaci NUTNÉ!!!
3. Registrační žádost
Podání Registrační žádosti Registrační žádost (RŽ) elektronický formulář dostupný v eaccount Základní údaje o žadateli a o projektu (název projektu, CZ-NACE projektu, odhadované náklady na projekt NELZE navyšovat v PŽ!) Požadované přílohy RŽ FV (elektronický formulář) pro výpočet ratingu + specifické přílohy dle konkrétního programu Odeslaná RŽ prostřednictvím eaccount s připojeným elektronickým podpisem žadatele přidělení evidenčního čísla projektu hodnocení přijatelnosti žadatele a projektu ekonomické hodnocení (rating / scoring)
Hodnocení RŽ Požadavky na žadatele Činnost subjektu dle CZ-NACE programu Podnikatelská historie Status MSP (některé programy připouští velké podniky) Přijatelná právní forma Požadavky na projekt Shoda cíle projektu s podporovanými aktivitami Místo realizace (podporovaný region) CZ NACE projektu Činnost mimo ANNEX I Splnění ratingu
Hodnocení RŽ Rating a hodnocení ESS žadatel vyplňuje formuláře FV v aplikaci eaccount žadatel dokládá finanční výkazy (scan rozvaha a výsledovka) za 2 období 7 známek: A, B+, B, B-, C+, C, C- (poslední 2 znamenají nepřijatelnost žadatele) žadatel se dozví pouze ANO nebo NE, nikoliv stupeň platnost ratingu 1 rok hodnocení Ekonomicky spjatých subjektů sledují se negativní ekonomické jevy v podnikatelských subjektech spojených s žadatelem podmínka Ratingu i ESS musí být splněna současně!
Přihlašovací okno www.czechinvest.org/eaccount
Vyplnění finančního výkazu
Informace o předběžné přijatelnosti - do 10 dnů od podání registrační žádosti - datum pro vznik způsobilých výdajů - před tímto datem nelze projekt začít realizovat, tj. * podepisovat smlouvy * zadávat objednávky * platit zálohy * platit faktury * zahájit stavební práce
4. Plná žádost
Podání Plné žádosti Plná žádost (PŽ) elektronický formulář dostupný v eaccount podává se do lhůty od 1 měsíce do 1 roku Požadované přílohy PŽ Studie proveditelnosti/podnikatelský záměr Finanční realizovatelnost projektu (FRP) + specifické přílohy dle konkrétního programu (stavební povolení, nájemní smlouvy) Výpočet Finanční Realizovatelnosti Projektu (FRP) žadatel vyplní formulář FRP v aplikaci 602xml Filler hodnocení 3 ukazatelů: Cash-flow projektu, VVP, udržitelnost 3 možnosti: vyhovuje, vyhovuje s výhradou, nevyhovuje
Plná žádost (Harmonogram projektu)
Hodnocení projektů (dle kategorizace) malé bez EH a HK seznam ne-/doporučených projektů schválení ze strany OISF max.do 2 měsíců od podání PŽ Projekty: střední hodnocení projektu EH a PM projednání v zjednodušené HK schválení ze strany OISF do 3,5 měsíce od podání PŽ velké hodnocení projektu EH a PM Výjimky při hodnocení projektů v rámci kategorie projednání v standardní HK schválení ze strany OISF do 3,5 měsíce od podání PŽ způsob hodnocení pro konkrétní program specifikován v Pokynech pro žadatele
Podpis Podmínek Schválený projekt Zaslání Podmínek žadateli - na MPO (OISF) - elektronicky přes eaccount; písemně včetně výzvy k podpisu, paraf. PM Podepsání Podmínek žadatelem -4 kopie Podmínek -ověřený podpis žadatele na každé kopii Zaslání podepsaných podmínek na CI Vydání Rozhodnutí -v tištěné podobě na agenturu -na MPO
Zamítnutí projektu Finální zamítnutí projektu na SSF Dopis o zamítnutí žádosti o poskytnutí dotace Žadatel je informován: a) elektronicky přes eaccount b) písemně doporučený dopis podepsaný GŘ CI
Žádost o změnu Podmínek Návrh na změnu Podmínek se podává elektronicky prostřednictvím eaccount PM posuzuje typ změny Informativní změna PM bere na vědomí Změna vyžadující změnu Podmínek žadatel podá žádost o změnu Podmínek PM vypracuje stanovisko ke změně změnu Podmínek musí schválit OISF Informativní změny: změna sídla, změna kontaktní osoby, změna adresy pro doručování Změny vyžadující změnu Podmínek: posun začátku a ukončení projektu, změny v rozpočtu projektu, změny hodnoty závazného ukazatele,
5. Monitoring OPPI
Kalendář Monitorovacích zpráv
Monitoring OPPI -- zprávy jsou podávány elektronicky prostřednictvím eaccountu -- v různých typech zpráv se vyplňují různé údaje -- datum ukončení projektu je pevně stanoveno a nelze jej měnit bez souhlasu poskytovatele -- zprávy jsou podávány i zpětně po podpisu Rozhodnutí (spuštění modulu monitoring) od data zahájení projektu -- podání monitorovacích zpráv se váže k datu ukončení projektu, nikoliv k proplacení
Přehled zpráv z realizace Typ zprávy Údaje Datum podání Průběžná Čtvrtletní K 31. 3., 30. 6., 30. 9., 31. 12. 5. 4., 5. 7., 5. 10. a 5.1. Etapová Za etapu Na konci etapy, nejdéle spolu se ŽOPL (6 měsíců po ukončení projektu) Závěrečná Za celý projekt Na konci projektu, nejdéle spolu se ŽOPL (6 měsíců po ukončení projektu) Doplňující K 31.12. Monitorovací K 31. 12. 5.1. následujícího roku po roce, kdy bylo plánováno ukončení projektu 5.1. druhého následujícího roku, kdy bylo plánováno ukončení projektu a to po období tří let (EKO-energie čtyř let)
Průběžná čtvrtletní zpráva -- podávána vždy za celé čtvrtletí od data zahájení projektu do ukončení projektu -- 1.,2. a 3. čtvrtletní zpráva obsahuje následující údaje: Identifikace Údaje o aktuální etapě Příjmy a výdaje -- 4. čtvrtletní zpráva obsahuje následující údaje: Identifikace Údaje o aktuální etapě Výdaje a příjmy Monitorovací ukazatele - jsou vyplňovány ve zprávě podávané vždy 5.1., a to nejdříve za rok zahájení projektu
Průběžná etapová zpráva -- podávána spolu s ŽOPL za etapu -- žadateli se zpráva v eaccountu zpřístupní měsíc před plánovaným ukončením etapy -- termín pro podání průběžné etapové zprávy je 6 měsíců po ukončení etapy projektu -- obsahuje následující údaje: Identifikace Údaje o aktuální etapě Výdaje a příjmy (výdaje se zadávají ve čtvrtletí, kdy je faktura uhrazena)
Závěrečná zpráva -- podávána spolu s Žádostí o platbu (nejdéle 6 měsíců po ukončení projektu) -- obsahuje následující údaje: Identifikace Údaje o aktuální etapě Výdaje a příjmy Závěrečné vyhodnocení projektu Hodnota závazného ukazatele
Doplňující zpráva -- obsahuje údaje: Identifikace Monitorovací ukazatele -- zpráva se podává k 5.1. následujícího roku po ukončení realizace projektu -- monitorovací ukazatele se sledují za rok předcházející ukončení projektu -- zpráva se nepodává v případě, že rok zahájení je totožný s rokem ukončení projektu
Monitorovací zpráva -- podávána k 5.1. druhého roku následujícího po ukončení projektu -- obsahuje údaje: Identifikace Závazné ukazatele Monitorovací ukazatele (v 1. monitorovací zprávě jsou vyplňovány za rok ukončení projektu) -- žadatel předkládá celkem 3 monitorovací zprávy (v programu EKOenergie 4 monitorovací zprávy)
Příklad monitoring OPPI Projekt bez etap Zahájení projektu 1. 4. 2007 Ukončení projektu 10.10. 2008 Podpis Rozhodnutí 14. 8. 2007 PČZ I. 14.9.2007 (k 30.6. 2007) II. 5.10.2007 (k 30.9. 2007) III. 5.1.2008 (k 31.12.2007) neobsahuje monitorovací ukazatele IV. 5.4.2008 (k 31.3. 2008) V. 5.7.2008 (k 30.6.2008) VI. 5.10.2008 (k 30.9.2008) ZZ s ŽoPl (např. 10.12.2008) DZ 5.1.2009 (monitorovací ukazatele k 31.12.2007) MZ 5.1.2010 (údaje k 31.12.2008) 5.1.2011 (údaje k 31.12.2009) 5.1.2012 (údaje k 31.12.2010) 5.1.2013 (údaje k 31.12.2011)
Změnové řízení, prodloužení termínu -- změnové řízení -- lze zahájit pouze pokud byla zpráva už schválena -- na žádost žadatele (o změnové řízení již schválené zprávy lze zažádat prostřednictvím e-accountu) -- prodloužení termínu pro podání zprávy -- termín pro podání zprávy lze prodloužit max. 2x -- o prodloužení termínu pro podání zprávy se žádá prostřednictvím e- Accountu -- lhůta prodloužení je max. 10 dní
Přílohy zpráv z realizace -- Povinné přílohy: -- Rozvaha -- Výkaz zisků a ztrát -- Daňové přiznání -- Příloha k dani z příjmu dle zák. č. 337/1992 Sb. -- Finanční výkazy v elektronické verzi dle podkladů v e-accountu -- Nepovinná příloha zpráva auditora -- Přílohy jsou podávány se zprávami, které obsahují část monitorovací ukazatele -- Přílohy lze vkládat elektronicky prostřednictvím e-accountu (omezená velikost!!!) nebo je lze předkládat v papírové podobě
6. Žádost o platbu
Žádost o platbu (žopl) -- žopl se vyplňuje a odesílá prostřednictvím systému eaccount -- žadatel získá potvrzení o úspěšném odeslání žopl (informaci obdrží na nástěnku) -- záložka žopl je přístupná pouze u projektu, které jsou ve stavu Rozhodnutí podepsáno a pouze u etap, které již byly ukončeny -- žopl je nutné podat maximálně do 6 měsíců od plánovaného data ukončení projektu/etapy -- datum podání žopl = datum doručení všech povinných příloh žoplu na agenturu CI
Úloha Regionální kanceláře -- žadatel doručí na RK vyplněný, vytištěný formulář žopl + přílohy (přílohy vždy v tištěné formě) -- RK provádí kontrolu, zda jsou fyzicky doloženy všechny přílohy uvedené v eaccountu -- žopl je možné poslat přes systém bez všech povinných příloh -- v případě zjištěných nedostatků v žoplu žádá centrála o doplnění a opravu žopl v systému a dodání chybějících příloh -- doporučujeme konzultaci žopl na RK před odesláním žopl v systému eaccount.
Povinnost žadatele X Možné sankce Povinnost: 1. Podat žopl do 6 měsíců od plánovaného data ukončení 2. Odstranit veškeré nedostatky v žopl do 3 měsíců od doručení první výzvy poskytovatele k jejich odstranění Možné sankce: Krácení nebo zamítnutí celé žádosti o platbu V případě, že není možné splnit z důvodu nefunkčnosti systému eaccount, žadatel žádá projektového manažera přes nástěnku o zaslání potvrzení s odůvodněním nedostatku (žadatel potvrzení předkládá kontrolám)
Formulář žádost o platbu
Harmonogram projektu Skutečné datum zahájení projektu: (nutný písemný doklad) - Rozhodnutí žadatele o realizaci projektu - Podpis první smlouvy, objednávky - Datum zdanitelného plnění první faktury spadající do projektu - a jiné významné události, klíčové pro projekt Skutečné datum ukončení projektu: - Úhrada poslední faktury spadajícího do projektu - Nabytí právní moci kolaudační rozhodnutí - Datum ukončení služební cesty - Poslední den v měsíci, ke kterému jsou nárokovány mzdy Podléhá změně Podmínek! - Zahájení projektu dříve oproti datu v Podmínkách - Zahájení projektu dříve o více než 4 měsíce oproti datu v Podmínkách Nepodléhá změně Podmínek! - Zahájení projektu o méně než 4 měsíce oproti datu v Podmínkách Podléhá změně Podmínek! -Pozdější ukončení projektu oproti datu v Podmínkách Nepodléhá změně Podmínek! -Dřívější ukončení projektu oproti datu v podmínkách
Záložka: Účetní doklady Účetní doklad Úhrady účetního dokladu Číslo úhradového dokladu číslo, pod kterým evidujete tento doklad ve svém účetnictví Rozpočtové položky podle schválených podmínek. Možné rozpočtovou položku přečerpat o 20% či nedočerpat Přílohy - doporučujeme vyplňovat na závěr po doplnění všech faktur
Další záložky Na základě vyplnění záložky účetní doklady se data propíší do záložek: -- Úhrady -- Úhradové doklady -- Rozpočet Na těchto záložkách má žadatel ucelený přehled všech projektových položek v jednotlivých oblastech (přehled všech úhrad, úhradových dokladů, rozpočtových položek).
Záložka: Financování Projekt financován z vlastních prostředků + úvěry od bank Žadatel vyplňuje kolonku soukromé financování způsobilých výdajů Soukromé financování ZV + dotace = celkové způsobilé výdaje
Záložka: Přílohy -- na této záložce je možné doplnit všechny přílohy, které bude žadatel přikládat k žádosti o platbu -- přílohy se předkládají na RK v listinné formě (nelze elektronicky) -- doporučujeme uvést: datum odeslání = dodání příloh na RK -- žádost o platbu systém dovolí poslat i bez povinných příloh
Záložka: Dokumentace -- vygenerovat žopl (ze šablony) + podepsat -- v případě provádění změn v žopl po navrácení z CzechInvestu, je nutné vždy žopl znovu vygenerovat, podepsat a zneplatnit původní. -- před odesláním nutné zaškrtnout na záložce Prohlášení SOUHLAS
Na co si dát pozor! Výběrové řízení: Zadavatel do 14 dnů po vyhodnocení nabídek vloží Závěrečnou zprávu z výběrového řízení do aplikace e-account. Závaznost příloh k podmínkám: 1) Do okamžiku podpisu podmínek - aplikace aktuálně platných metodik v rozhodném okamžiku realizace (např. zahájení realizace VŘ) 2) Po podpisu podmínek - dodržování konkrétních verzí metodik, které jsou specifikovány číslem jednacím v podmínkách (bez ohledu na dostupnost aktuálnějších verzí)
Na co si dát pozor!
Kontakty Ing. Michálková Soňa Ing. Matýsková Lenka Mgr. Dominik Pavel Fišnarová Šárka Tel.: 595 198 480 4 Mail: ostrava@czechinvest.org www.czechinvest.org Regionální kancelář pro Moravskoslezský kraj Nádražní 923/118 702 00 Ostrava
Děkuji za pozornost Agentura pro podporu podnikání a investic CzechInvest je příspěvkovou organizací Ministerstva průmyslu a obchodu ČR. Copyright, CzechInvest 2006. Všechna práva vyhrazena