Interní akty řízení využívané v praxi interními auditory MV JUDr. Renata Dvořáková odbor interního auditu a supervize
E T I C K Ý K O D E X ÚČEL A PRINCIPY ETICKÉHO KODEXU Etický kodex ( EK ) je nezbytný a důležitý pro profesi interního auditu, neboť ta je založena na důvěře, která je vkládána do jejího objektivního zjišťování o řízení rizik, kontrolách a správě organizace. Cílem EK interních auditorů MV je zdokonalení etické kultury v profesi interního auditora. EK dává interním auditorům návod, jak postupovat při poskytování auditorských služeb. EK přesahuje rámec definice interního auditu a zahrnuje dvě významné části: základní zásady (principy), které jsou důležité pro profesi a praxi interního auditu; pravidla jednání, která popisují normy pro chování, které se od interního auditora očekává. 2
E T I C K Ý K O D E X ZÁKLADNÍ ZÁSADY (PRINCIPY) Integrita (jednotnost). Integrita interních auditorů s organizací zabezpečuje důvěru v jejich profesionální úsudek. Objektivita, tj. předvádění vysoké odborné úrovně při sběru, hodnocení a sdělování informací o činnostech či procesech, které auditoři auditují. Formulace vlastních názorů bez ovlivňování svými vlastními zájmy či zájmy jiných osob. Důvěrnost. Interní auditoři respektují hodnotu a vlastnictví informací, které získávají, a nevyužívají jich bez předběžné autorizace, pokud je k tomu nezavazuje zákon či profesionální povinnost. Kompetentnost. Interní auditoři aplikují potřebné znalosti, schopnosti a zkušenosti pro výkon funkce interního auditu. 3
E T I C K Ý K O D E X PRAVIDLA JEDNÁNÍ Vykonávat svoji práci čestně, svědomitě a odpovědně. Dodržovat zákony a poskytovat informace, které jsou vyžadovány ze zákona nebo profesí. Nezúčastňovat se žádných aktivit nebo vztahů, které mohou narušovat nebo mohou být chápány jako narušení jejich objektivního úsudku. Nepoužívat získané informace pro osobní prospěch a ani způsobem, který by byl v rozporu se zákonem nebo na újmu zákonných a etických cílů organizace. Poskytovat pouze takové služby, ke kterým jsou oprávněni. Nepřetržitě zdokonalovat svou odbornost a kvalitu svých služeb. 4
E T I C K Ý K O D E X PRAVIDLA CHOVÁNÍ Jednat korektně a příjemně. Nepronášet osobní názory. Jednat diskrétně. Objektivně ověřovat informace, hledat důkazy. Poslouchat, nechat mluvit ostatní. Pečlivě plánovat práci, připravovat a používat příručky, pracovat uspořádaně, metodicky a systematicky. Zachovávat nezávislost, nenechat se ovlivnit prostředím, v němž se pohybuji, zůstat objektivním. Být solidní v plnění závazků a daného slova, dochvilný na schůzkách, respektovat časový program auditovaných osob, jejich zvyky a zvyklosti. Dbát na svůj vzhled, vybranost oblékání, osobní hygienu. Nezhoršovat situace, nediskutovat, je-li třeba pouze nesouhlasit. 5
Předmět úpravy - čl. 1 Zajišťování interního auditu - čl. 2 Základní pojmy - čl. 3 Typy interního auditu - čl. 4 podle obsahového hlediska na audit finanční, systému, výkonu, následný a jinak zaměřený, s přihlédnutím k plánování auditů na audity plánované a operativní, které se vykonávají na vyžádání ministra vnitra mimo roční plán. 6
Práva interních auditorů - čl. 6 pohybovat se v objektech dislokace auditované osoby, požadovat vytvoření podmínek nezbytných pro přípravu a výkon auditu, seznamovat se se skutečnostmi vztahujícími se k předmětu auditu, požadovat předložení dokladů, pořízení kopií ve stanovených lhůtách, zajišťovat a přebírat doklady a vzorky pouze v odůvodněných případech, požadovat pravdivé a úplné informace, vysvětlení a stanoviska, používat telekomunikační, kopírovací nebo jiná technická zařízení, používat pro dokumentaci záznamovou techniku, připravit a vykonat interní audit, předkládat doporučení k nápravě zjištěných nedostatků. 7
Povinnosti interních auditorů - čl. 7 prokázat se zmocněním k výkonu auditu, poučit zaměstnance auditované osoby (AO) o jejich právu odepřít poskytnutí informace, vysvětlení nebo stanoviska, respektovat práva a právem chráněné zájmy zaměstnanců AO, zjistit skutečný stav předmětu auditu, doložit zjištěné skutečnosti důkazy, vydat potvrzení o zajištění a převzetí dokladů a vzorků, zpracovat auditorskou zprávu, zachovávat mlčenlivost o všech zjištěných skutečnostech. Povinnosti vedoucího auditorského týmu oznámit vedoucímu AO: - zahájení předběžného šetření, - zahájení výkonu auditu, - nesplnění povinností AO, informovat v případě hrozící škody AO a požadovat přijetí opatření k zamezení jejího vzniku, projednat auditorskou zprávu s vedoucím zaměstnancem AO. 8
Vyloučení interního auditora z interního auditu - čl. 8 Z důvodu jeho podjatosti. Povinnost auditované osoby a interního auditora oznámit řediteli odboru skutečnosti, které mohou být důvodem k vyloučení auditora z auditu. O vyloučení vydá ředitel odboru písemné rozhodnutí, proti kterému nelze podat odvolání ani jiný opravný prostředek. Do rozhodnutí o vyloučení auditora z auditu může tento vykonávat pouze činnosti, které nesnesou odkladu. 9
Práva a povinnosti zaměstnanců AO - čl. 9 Zaměstnanci AO jsou oprávněni: seznámit se s programem auditu, odepřít poskytnutí informace, vysvětlení nebo stanoviska. Vedoucí zaměstnanec AO je oprávněn: žádat o oddálení zahájení výkonu auditu s odůvodněním, podat stanovisko k auditorské zprávě. Zaměstnanci AO jsou povinni: vytvořit interním auditorům podmínky pro vykonání předběžného šetření a pro výkon auditu. Vedoucí zaměstnanec AO je povinen: postupovat podle právních předpisů, je-li mu při výkonu IA předána písemná Informace o porušení právního předpisu, interního aktu řízení nebo organizační normy, seznámit se s obsahem auditorské zprávy a převzít její výtisk, při zjištění škody učinit kroky nezbytné k určení zaměstnance odpovědného za způsobenou škodu a k prokázání jeho zavinění, podat ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o opatřeních, která budou na základě vykonaného interního auditu přijata, a termínech jejich realizace. 10
Práva a povinnosti přizvaných specialistů - čl. 10 Plánovaní interního auditu - čl. 11 Příprava interního auditu - čl. 12 Získávání informací předběžným šetřením u auditované osoby. Na základě předběžného šetření auditoři: a) shromáždí materiály, b) předběžně vyhodnotí hlavní rizika spojená s auditovanou činností, c) definují cíle připravovaného auditu, d) zpracují návrh: vybraných operací, jejichž správnost je nutno vyhodnotit, auditních postupů, organizačního zajištění, kritérií pro hodnocení předmětu auditu. O předběžném šetření si vedou auditoři denní záznamy. Na základě výsledků předběžného šetření vypracuje vedoucí auditorského týmu program auditu. 11
Výkon interního auditu - čl. 13 Důkazy - čl. 14 Auditorská zpráva - čl. 15 Obsah auditorské zprávy: úvod, zjištění, důkazy, doporučení, způsob zajištění konzultační činnosti k realizaci doporučení, závěry. Předání zprávy ke stanovisku vedoucímu zaměstnanci AO s určením lhůty. Stanovisko musí být písemné a musí být ve stanovené lhůtě předáno vedoucímu auditorského týmu. Projednání zprávy s vedoucím zaměstnancem AO s dohodnutím lhůty pro podání písemné zprávy o přijatých opatřeních k odstranění zjištěných nesrovnalostí. Podepsání a převzetí zprávy. 12
Realizace výsledků interního auditu - čl. 16 Předání auditorské zprávy a stanoviska vedoucího zaměstnance auditované osoby ke stanovisku, případně k přijetí opatření k doporučením, náměstkům ministra vnitra nebo policejnímu prezidentovi, kteří řídí auditované osoby nebo jsou odpovědni za řízení a kontrolu auditované činnosti. Ti mají právo se ke zprávě do 10 pracovních dnů od převzetí písemně vyjádřit nebo požádat ředitele odboru o osobní projednání. Pokud není jejich stanovisko ve stanovené lhůtě předáno řediteli odboru do vlastních rukou nebo předáno k odeslání podle spisového řádu, je toto považováno za souhlas s obsahem zprávy. Předání podepsané zprávy včetně připomínek od náměstků MV nebo policejního prezidenta formou referátníku ministrovi vnitra. Zmocnění k výkonu interního auditu - čl. 18 Pověření k výkonu jednotlivého interního auditu - čl. 19 13
N á v r h Pokynu ministra vnitra k realizaci úkolů spojených se zavedením softwaru pro podporu interního auditu Zřízení a zavedení v resortu Ministerstva vnitra softwaru interní audit s cílem získávání a zpracovávání ucelených informací elektronickou cestou, a to pro zjednodušení komunikace související s výkonem interního auditu. Správu přístupových práv k softwaru interní audit vykonává IAS. Pravidla pro provoz softwaru interní audit a jejich distribuci realizuje IAS. Úkoly stanovené: náměstkům ministra vnitra, generálnímu řediteli HZS, policejnímu prezidentovi a vrchním ředitelům sekcí, ředitelům útvarů ministerstva a policie, řediteli IAS, správcům počítačových programů odpovědným za provoz výpočetní techniky u koncového uživatele pracujícího v softwaru interního auditu. 14