Výstup z projektu Zefektivnění procesu strategického plánování a řízení rozvoje města Uherské Hradiště, registrační číslo: CZ.1.04/4.1.01/53.00090 Procesní model strategického plánování města Uherské Hradiště Obsah: 1. Informace o projektu 2. Úvod ke strategickému plánování a procesnímu přístupu 3. Procesní model strategického plánování města Uherské Hradiště 4. Doporučení a závěry Příloha: Strategické mapy Zpracovatelé: za MEPCO, s.r.o. - Ing. Milan Půček, MBA, PhD. za Město Uherské Hradiště Ing. Miroslava Hrabalíková, RNDr. Jaroslav Bičan, Ing. Martin Ševčík, Mgr. Pavel Hubáček, Ing. arch. Aleš Holý Září 2010 Procesní model - strana 1
1. Informace o projektu Procesní model strategického plánování města Uherské Hradiště byl zpracován během měsíce září a října projektovým týmem (konzultanty MEPCO a pracovníky města) v rámci projektu Zefektivnění procesu strategického plánování a řízení rozvoje města Uherské Hradiště. Projekt je financován z Evropského sociálního fondu v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost v rámci aktivit podporující zavádění principů Smart Administration (Chytrá veřejná správa). Informace o projektu uvádí následující tabulka. Projekt: Zefektivnění procesu strategického plánování a řízení rozvoje města Uherské Hradiště Aktivita 01: Analýza procesu strategického plánování a zhodnocení současného stavu strategického plánování rozvoje města Popis aktivity: Aktivita umožní komplexně zanalyzovat celý proces strategického plánování ve městě a bude hledat optimální nastavení procesů s využitím tzv. procesního modelu. Ten bude digitalizován a bude případně kompatibilní s výstupy paralelně běžícího projektu Dílny kvality. Součástí analýzy bude zhodnocení kvality vazeb SPRM na jiné strategické dokumenty (územní plán, komunitní plán, MA21 apod). a míra jeho nadřazenosti či podřazenosti. Do dílčích aktivit bude intenzivně zapojen úzký projektový tým v rámci Městského úřadu města Uherské Hradiště, který bude podpořen externími odborníky a bude průběžně konzultovat výstupy aktivity s členy stávající strategické komise. Výstupy: procesní model strategického plánování dílčí zkvalitnění procesu prostřednictvím jeho částečné digitalizace a propojení na samosprávné procesy úřadu 4-5členná pracovní skupina odborníků z řad úředníků i zastupitelů, zodpovědná za kvalitu strategických dokumentů a jejich naplňování analýza provázanosti rozvojových dokumentů města popis návaznosti SPRM na členství města v jiných rozvojových iniciativách (MA21, BI apod.) Délka: 6 měsíců (červen listopad 2010) S rozpracovaným procesním modelem byli seznámeni tajemník úřadu, vedoucí odborů a pracovníci pověření strategickým plánováním na jednotlivých odborech na školení dne 5.10.2010. Procesní model - strana 2
2. Úvod ke strategickému plánování a procesnímu přístupu 2.1 Základní pojmy při strategickém plánování a rozvoji území V rámci zpracování procesního modelu pro město Uherské Hradiště se vycházelo z terminologie používané v rámci Smart Administration 1 (Chytré veřejné správy): Strategické plánování Strategické plánování je proces, ve kterém (1) se hodnotí současná situace území a možné vývojové trendy, (2) stanoví se cíle a indikátory rozvoje území, (3) vypracovává se strategie či plány k dosažení těchto cílů a indikátorů včetně finančních rámců, (4) stanovují se postupy pro monitorování výsledků (evaluace) a přijímání opatření. Územní plánování Územní plánování je stejně jako strategické plánování jedním ze strategických nástrojů pro správu a rozvoj daného území (státu, kraje, obce). Územní plánování je proces, jehož hlavním cílem (dle zákona o územním plánování a stavebním řádu č.183/2006 Sb.) je vytvářet předpoklady (1) pro udržitelný rozvoj území a (2) pro výstavbu. K prosazování cílů a úkolů územního plánování jsou určeny nástroje územního plánování, tedy zejména (a) územně plánovací podklady (územně analytické podklady, územní studie), (b) politika územního rozvoje, (c) územně plánovací dokumentace (zásady územního rozvoje kraje, územní plán obce, regulační plán), (d) územní rozhodnutí.. Rozvoj území Rozvoj území (respektující zásady udržitelného rozvoje) usiluje o vyvážený vztah podmínek (1) pro příznivé životní prostředí, (2) pro hospodářský rozvoj a (3) pro soudržnost společenství obyvatel území. Správa území Správa území je soubor činností a aktivit vykonávané v daném území státem, kraji či městy v přenesené i samostatné působnosti dle platné legislativy. Při správě mají být respektovány principy dobrého vládnutí (Good Governance) nebo chytré veřejné správy (Smart Administration). 1 viz publikace Chytrá veřejná správa, Ministerstvo pro místní rozvoj, Praha 2009 Procesní model - strana 3
2.2 Procesní přístup model města Procesní přístup znamená pohlížet na městský úřad (nebo na město) jako na systém vzájemně provázaných procesů. Tento pohled umožňuje najít kritická místa v rámci jednotlivých procesů, které snižují výkonnost, najít méně výkonné procesy a zlepšit odpovědnost pracovníků za jednotlivé části procesů. Základní princip procesního přístupu je uveden na následujícím obrázku. Model je současně propojen s tokem peněz ve veřejném sektoru (viz následující obrázek). Proces strategického plánování patří k řídícím procesům. Obr. č. 1: Procesní přístup model města Město nebo městský úřad Vize, strategie, plány Zpětná vazba Občané / zákazníci Daňoví poplatníci (občané, právnické, fyzické osoby) Požadavky Stát a jeho systém přerozdělování Legislativa a požadavky na Požadavky Hospodárnost Řídící procesy (řízení zdrojů, rozpočet, měření, odměňování...) Hlavní procesy (hodnototvorné nebo týkající se zákazníka / občana) Podpůrné procesy (ITC, nákup, ) Kompetence, zdroje, znalosti, partnerství Výstupy/ Výsledky procesů: - Kvalitní služba (případně produkt) - Změna kvality Účinnost Vliv (dopad) na: Spokojenost - zákazníků se službami - občanů s kvalitou života + jiné vlivy: -na rozvoj území, - na životní prostředí, -na společnost, Efektivnost VSTUP PROCESY ORGANIZACE VÝSTUP/VÝSLEDEK VLIV(DOPAD) Příležitosti pro měření (monitorování) a zlepšování Tok peněz od daňových poplatníků a zákazníků (přes stát či přímo) ke konkrétnímu poskytovateli veřejné služby Poskytnutá veřejná služba, výkon správy nebo změna kvality života od konkrétního poskytovatele (městský úřad, město) k zákazníku / občanovi Procesní model - strana 4
Konkrétní organizace veřejného sektoru (v našem případě - úřad, město) je zobrazena uprostřed modelu. Má své hlavní, řídící a podpůrné procesy. Má stanovenou vizi, strategie a plány. Má k dispozici zdroje, kompetence, znalosti, partnerství atd. Na vstupu jsou požadavky zákazníků/občanů, legislativy a státu a dalších zainteresovaných stran. Tyto požadavky zákazníků (například ve formě žádosti) se týkají jednotlivých veřejných služeb (např. vydání řidičského průkazu, rozhodnutí o stavební povolení atd.). Požadavky občanů se obvykle týkají kvality života opravené chodníky a místní komunikace, dostatek zeleně, bezpečná dětské hřiště, kvalitní svoz odpadu a odklízení sněhu atd. Na výstupu je poskytnutá veřejná služba (vydaný občanský průkaz, vydané stavební povolení atd.) nebo změna kvality života (vybudovaná investice, opravený chodník, ). To vše může mít vliv na spokojenost občanů, ekonomický růst, na společnost, na životní prostředí atd. Tok peněz jde od daňových poplatníků ke státu, který prostředky přerozděluje směrem k jednotlivým poskytovatelům veřejných služeb. Část peněz však může také jít přímo od zákazníků k poskytovateli v podobě různých poplatků. Poplatek však nezohledňuje celou cenu služby. Proti toku peněz jde tok hodnot poskytnuté služby nebo investice vedoucí ke změně kvality života. Rozdělení procesů: Procesy můžeme rozdělit na hlavní, řídící a podpůrné. Hlavní procesy jsou ty, které nesou přidanou hodnotu, nebo se přímo týkají zákazníků či občanů. U městských úřadů je možné rozdělit hlavní procesy na dvě skupiny na procesy přeneseného výkonu státní správy a na procesy výkonu samosprávy. Snahou radnic je, aby výsledky procesů byly co nejlepší. Bez získávání zpětné vazby od zákazníků/občanů však není zřejmé, zda výsledky jsou kladně či záporně vnímány zda jsou občané a zákazníci spokojeni. 2.3 Proces strategického plánování Proces strategického plánování 2 lze rozdělit na pět dílčích kroků: 1) Sběr požadavků a dat, analýza a vyhodnocení současné situace a omezujících podmínek (např. limity území, finanční limity atd.) a možných vývojových trendů (scénářů). Jde o fázi sběru požadavků a analýzy. Na vstupu tohoto kroku jsou požadavky, data, limity atd. Na výstupu je zpracovaná analytická část strategického plánu (obvykle včetně SWOT analýzy). 2 Vychází z procesního modelu strategického plánování Chytrá veřejná správa, Ministerstvo pro místní rozvoj, Praha 2009, str. 87 Procesní model - strana 5
2) Stanovení vize, priorit, cílů a jejich indikátorů, finančních rámců a ostatních zdrojů, stanovení termínů. Výstupem tohoto kroku je zpracovaná návrhová část strategického plánu včetně finančních rámců. 3) Vypracování plánů k dosažení vize, priorit a cílů, respektive dosažení stanovených indikátorů. Stanovení postupů pro měření a monitorování výsledků (evaluaci) a přijímání opatření. Výstupem je (akční nebo jiný) plán, obvykle střednědobý dokument. Výstupem je metodika měření a monitorování akčního plánu a indikátorů strategického plánu. 4) Sledování (měření a monitorování) plnění cílů, indikátorů a plánů. Přijímání opatření. Výstupem je dokument o plnění či neplnění cílů, indikátorů a plánu. Výstupem je návrh opatření. 5) Hledání konsenzu se všemi klíčovými hráči včetně veřejnosti ve všech fázích procesu strategického plánování (správně komunikovat s veřejností). Schematické zobrazení procesního modelu pomocí uvedených pěti dílčích kroků uvádí následující obrázek. Obr. č. 2: Schéma strategické plánování ve veřejném sektoru (procesní model) 1. Sběr, analýzy, hodnocení situace, omezení (limitů) a stanovení trendů Analytická část strategického plánu 4. Sledování (měření a monitorování) plnění cílů, indikátorů a plánů. Přijímání opatření Dokument o plnění/neplnění. Návrh opatření 5. Komunikovat a hledat konsensus se všemi klíčovými hráči 2. Stanovení vizí, cílů a jejich indikátorů, finančních rámců a termínů Návrhová část strategického plánu 3. Vypracování plánů k dosažení cílů a indikátorů Střednědobý akční plán Stanovení postupů pro měření a monitorování (evaluaci) a pro přijímání opatření Metodika měření a monitorování Procesní model - strana 6
3. Procesní model strategického plánování města Uherské Hradiště 3.1 Strategické plánování ve městě Uherské Hradiště Strategické plánování ve městě Uherské Hradiště spadá do kompetencí starosty města (ve volebním období 2006 až 2010) a odboru architektury, plánování a rozvoje. V roce 2007 byl zpracován Strategický plán rozvoje města Uherské Hradiště do roku 2020. Na následujícím obrázku je zobrazen vývoj strategického a územního plánování. Obr. č. 3: Schéma vývoje strategického a územního plánování v Uherském Hradišti Vývoj strategického plánování Vývoj územního plánování Program rozvoje města Schválen 1997 Program rozvoje města Uh. Hradiště Schválen 2004 Program rozvoje souměstí UH, St.Město a Kunovice Vzat na vědomí radou 2004 Územní plán Schválen 1992 Předchozí dokumenty Neplatné Dosud platné Strategický plán rozvoje města 2020 Schválen 2007 Integrovaný plán rozvoje města (IPRM) Schválen 2009 Územní plán města Schválen 2002 Stávající stav Aktualizace: Strategický plán rozvoje města 2020 Plán schválit 2011 Územní plán města Plán schválit 2011 Střednědobý plán 2014 Plán schválit 2011 Strategická mapa a soubor indikátorů dle BSC Plán schválit 2013 Řešíme v rámci projektu Zefektivnění procesu strategického plánování a řízení rozvoje města Uherské Hradiště Plánovaný stav Procesní model - strana 7
3.2 Hodnocení stávajícího stavu procesu strategického plánování v Uherském Hradišti Hodnocení jednotlivých kroků procesního modelu. Při hodnocení budeme vycházet z procesního modelu dle obrázku č.2, ke kterému je doplněno hodnocení pro Uherské Hradiště. Obr. č. 4: Hodnocení procesu strategické plánování města Uherské Hradiště 4. Sledování (měření a monitorování) plnění cílů, indikátorů a plánů. Přijímání opatření Dokument o plnění/neplnění. Návrh opatření Nesplněno 1. Sběr, analýzy, hodnocení situace, omezení (limitů) a stanovení trendů Analytická část strategického plánu 5. Komunikovat a hledat konsensus se všemi klíčovými hráči Splněno částečně 3. Vypracování plánů k dosažení cílů a indikátorů Střednědobý akční plán Stanovení postupů pro měření a monitorování (evaluaci) a pro přijímání opatření Metodika měření a monitorování Splněno, nicméně navrhujeme doplnění Nesplněno Splněno částečně není zpracovaný finanční rámec 2. Stanovení vizí, cílů a jejich indikátorů, finančních rámců a termínů Návrhová část strategického plánu Z hodnocení je patrné, že řada kroků procesního modelu nebyla ve městě Uherské Hradiště naplněna. Rekapitulaci uvádí tabulka v bodě 3.7 Návrh dalšího postupu. 3.3 Přehled strategických dokumentů, jejich návaznosti na strategický plán a návrh revize V rámci klíčové aktivity 1 (Analýza procesu strategického plánování a zhodnocení současného stavu strategického plánování rozvoje města) probíhá analýza provázanosti rozvojových dokumentů města. Procesní model - strana 8
3.4 Způsob zajištění částečné digitalizace Problematika implementace technické podpory pro sledování indikátorů a propojení na technologickou infrastrukturu úřadu je náplní klíčové aktivity 6. V rámci analýz jde jen o návrh dílčího řešení. Částečná digitalizace bude zajištěna těmito kroky: 1. Bude využit nástroj pro strategické plánování DataPlán, který je pro město Uherské Hradiště dostupný v rámci projektu Zdravé město. Informace o možnostech tohoto nástroje viz www.nszm.cz nebo http://dataplan.info/cz/home. Struktura strategického plánu již byla do tohoto nástroje zavedena. V další fázi bude vyhodnoceno, zda je pro město Uherské Hradiště vhodný. 2. Na stránkách města je odkaz strategický plán města (http://www.mestouh.cz/cms/obecne/strategie_rozvoje), kde jsou k dispozici všechny potřebné informace o strategickém plánování. 3. Pro vnitřní komunikaci v rámci úřadu bude vytvořena složka s přístupem všech zainteresovaných osob, kde budou k dispozici všechny podklady k projektu a ke strategickému plánování. 4. Budou vytvořeny procesní mapy důležitých procesů v rámci strategického plánování a. Změna / doplnění Akčního nebo strategického plánu b. Roční hodnocení Akčního plánu c. Otázky na Akční nebo strategický plán 3.5 Propojení na samosprávné procesy úřadu Propojení na samosprávné procesy úřadu je zabezpečeno těmito kroky: 1. Stanovení odpovědných osob v každém odboru za proces strategické plánování. 2. Proškolení vedoucích odborů a odpovědných pracovníků na odborech za proces strategického plánování (první školení proběhlo 5.10.), jejich seznámení s projektem, procesem strategického plánování a jejich úkoly. 3. Provedení analýzy všech koncepčních materiálů (viz bod ) a návrhu opatření z toho plynoucí. 4. Provedení analýzy vnitřních předpisů a zahrnutí procesu strategického plánování do těchto předpisů. Procesní model - strana 9
3.6 Návrh dalšího postupu Následující tabulka rekapituluje hodnocení a uvádí návrh dalšího postupu. Tabulka: Hodnocení procesu strategického plánování města Uherské Hradiště Krok Popis Hodnocení Další postup Krok 1 Město má zpracovanou analytickou část strategického plánu, která byla komunikována s veřejností. Byly zkoumány ostatní strategické dokumenty, ale nebylo provedeno zrušení neplatných. Splněno, nicméně navrhujeme doplnění 1.1 Zaktualizovat dle nových skutečností (územní plán). 1.2 Prověřit ostatní plány, neplatné zrušit. Krok 2 Město má zpracovaný strategický plán (návrhovou část), který ve fázi zpracování vize, priorit, cílů a jejich indikátorů komunikovalo s veřejností. Splněno částečně není zpracovaný finanční rámec. 2.1 Zaktualizovat dle nových skutečností. 2.2 Zpracovat finanční rámce. 2.3 Komunikovat s veřejností. 2.4 Rozhodnout o využití programu Národní sítě Zdravých měst DataPlán. Krok 3 Město nemá akční plán nebo podobný dokument. Město nemá stanoveny postupy hodnocení strategického a akčního plánu. Nesplněno 3.1 Zpracovat akční plán a komunikovat jej s veřejností 3.2 Zpracovat postupy hodnocení - využít metodu BSC a komunikovat s veřejností. Krok 4 Město nehodnotí plnění strategického ani akčního plánu (např. roční předkládání do zastupitelstva) Nesplněno 4.1 Předkládat zprávu o plnění do zastupitelstva a komunikovat ji s veřejností Krok 5 Komunikace s veřejností probíhala při zpracování analytické části plánu (krok 1) a návrhové části (krok 2). Nejsou stanoveny zásady pro komunikaci s veřejností. Splněno částečně nejsou naplněny kroky 2 a 3, nejsou zásady komunikace s veřejností. 5.1 Zpracovat metodiku komunikace s veřejností a komunikační manuál (ve formě brožury) 5.2 Dodržovat metodiku a hodnotit dodržování Procesní model - strana 10