Žádost o podporu projektu Project Friendly 2009 v rámci soutěže sekcí SPŘ za Sekci pro spolupráci se Skupinou mladých projektových manažerů při ACSA Vážené dámy, vážení pánové, dovolte nám, abychom vás oslovili s žádostí o podporu druhého ročníku odborné mezinárodní konference Project Friendly 2009, která se uskuteční ve dnech 10 13. září 2009 v Praze. Konference je určena pro mladé projektové manažery, studenty se zájmem o projektový management a odbornou veřejnost. Vzhledem k minulému ročníku Project Friendly 2008 a k vynikajícím ohlasům i zvyšujícímu se zájmu o projektový management vnímáme velkou zodpovědnost za svěřený projekt a chceme svou prací přispět k založení tradice studentské konference o projektovém managementu mezinárodního významu. Žádáme Vás o podporu tohoto projektu v maximální možné výši (tedy 30 000, Kč včetně DPH), protože si přejeme, aby konference byla finančně dostupná pro všechny studenty se zájmem o projektový management a důstojně reprezentovala organizace, které se podílí na šíření metod projektového řízení mezi akademickou obec. Účel projektu je šířit povědomí o YPMG (Skupina mladých projektových manažerů při Akademickém centru studentských aktivit) a projektovém managementu v ČR i v zahraničí zvýšením kvalifikace studentů v projektovém managementu. Projektové cíle byly stanoveny takto: 1. Uspořádání vícedenní mezinárodní konference 2. Zvýšení počtu zemí a účastníků oproti Project Friendly 2008 3. Zvýšení odborné úrovně oproti Project Friendly 2008 Popis projektu Konference se koná ve dnech 10. 13. září 2009 v Praze, kterou jsme jako místo konání vybrali na základě výsledků vícekriteriální analýzy. Na organizaci se aktivně podílí několik členů YPMG, někteří se zkušenostmi s organizací prvního a úspěšného ročníku Project Friendly 2008. Konference bude mít
bohatý odborný a taky průvodní program, v rámci kterého mimo jiné proběhne odborná exkurze v tunelu Blanka v Praze, jenž je jeden z největších momentálně realizovaných stavebních projektů v Evropě. Hlavním tématem konference bylo zvoleno Profesní rozvoj a osobnostní růst mladého projektového manažera (Professional development and personal growth of a young project manager). Cítíme, že toto téma nejlépe odpovídá na aktuální otázky mladých projektových manažerů, kteří v tomto směru cítí deficit jejich tradičního akademického vzdělání. V rámci tří půldenních přednáškových bloků vystoupí řada odborníků s letitými, ale i měsíčními zkušenostmi s prací v oblasti projektového řízení. Minulý ročník Project Friendly je konal v Brně ve dnech 11. 14. září 2008. Za podpory SPŘ a IPMA se v nově zrekonstruovaných prostorách centra VUT Starý pivovar setkalo pět národních skupin z Německa, Slovinska, Polska, Slovenska a Česka. Šestou zemi reprezentoval norský lektor Sven Arne Jessen, který odborně prováděl celým setkáním. V rámci programu byly představeny skupiny zúčastněných Young Crews ze Slovinska, Německa a Polska. Kromě české skupiny jsou všechny skupiny založeny přímo národními asociacemi IPMA. V řadě odborných přednášek z oblasti neziskového sektoru, či vědy a výzkumu vynikla prezentace IT specialistů, kteří se zabývali sdílením a efektivním využíváním informací v projektech. Z mnoha variant aktuálně využívaných systémů ukázali plně funkční varianty včetně názorných ukázek zadávání a monitoringu vykonané práce na určitém úkolu. Letos chceme oslovit ještě více mladých projektových manažerů nejen ze zemí zúčastněných v minulém ročníku, ale také z Rakouska, Itálie, Maďarska a dalších zemí. Navýšit chceme i počet domácích účastníků a zajistit tak perspektivu k možnostem mezinárodní spolupráce mezi mladými projektovými manažery. Vedoucím projektu Project Friendly byl zvolen Ing. Martin Lacina, který řídí tým lidí z řad členů YPMG. Další členové týmu jsou: Martin Pargač Bohumír Jaroš Dagmara Čeheľová Martin Maryška Radovan Igliar Luboš Lněnička Martin Pešl Lucie Šilerová Poslední čtyři jmenovaní se podíleli na organizaci a chodu konference Project Friendly 2008. Podrobnější informace o složení týmu najdete v identifikační listině, ke spolupráci byli přizvaní i členové Young Crew ze Slovinska. Identifikační listina, logický rámec, WBS a rozpočet projektu v optimální a minimální verzi jsou přílohou této žádosti.
Návaznost projektu na strategii SPŘ Projekt konference Project Friendly zásadně podporuje strategii SPŘ a hlavně Sekce pro spolupráci se Skupinou mladých projektových manažerů. Cíle sekce jsou: podpořit zájem studentů o certifikaci IPMA spolupracovat a pomáhat při zajišťování vzdělávacích kurzů pro studenty koordinovat společné konferenční a jiné propagační akce SPŘ a YPMG, které se týkají projektového řízení, a to včetně koordinace publikačních aktivit propojovat aktivity studentů a mladých lidí sdružených v YPMG s aktivitami hnutí International Young Crews působícího v rámci IPMA Šířením znalostí o projektovém řízení mezi studenty prostřednictvím konference, kde se dovědí mnoho nových informací, dostanou odkaz a pohled na praxi v oblasti projektového řízení, poroste nejen jejich zájem o projektový management samotný, ale také touha se uplatnit a tudíž se certifikovat jako projektový manažer. Mezinárodní konference je rovněž skvělá příležitost pro mladé projektové manažery k navázání kontaktů a získání informací od zahraničních členů Young Crews a rozšířit tak své snahy a aktivity v oblasti projektového řízení. Posledního ročníku Project Friendly se zúčastnilo 6 zemí, letos chceme tento počet ještě zvýšit a umocnit tak snahu YPMG a SPŘ o mezinárodní kooperaci mezi Young Crews zúčastněných zemí a YPMG. Dalším aspektem, kterým Project Friendly naplňuje strategii SPŘ je propagace a šíření povědomí jak o SPŘ a YPMG, tak o projektovém řízení mezi studenty a mladé projektové manažery. V neposlední řadě se jedná o vzdělávací akci, kde o nových postupech a technikách v oblasti projektového řízení, budou mluvit přední evropští odborníci a také mladí nadšenci z praxe, kteří mají k mladým perspektivním zájemcům o projektové řízení velmi blízko. Projekt konference Project Friendly 2009 naplňuje všechny body záměru SPŘ a Sekce pro spolupráci se Skupinou mladých projektových manažerů. Závěr Věříme, že druhý ročník konference Project Friendly bude nejméně stejně úspěšný jako první a založí tradici specializované konference pro začínající profesionály v oblasti projektového managementu. Podporou tohoto projektu umožníte mnoha začínajícím projektovým manažerům získat znalosti, které nejvíce potřebují. Děkujeme za zvážení naší žádosti a přejeme Vám příjemný den. Projektový tým Project Friendly 2009 Za Sekci pro spolupráci s YPMG podává: Mgr. Zuzana Nováková
Přílohy žádosti
Identifikační listina PF 09 Název konference: Project Friendly 2009 Účel: zvýšení kvalifikace studentů v PM šíření povědomí o YPMG a PM rozvoj mezinárodní spolupráce v PM Cíle: uspořádání vícedenní mezinárodní konference zvýšení počtu zemí a účastníků oproti PF08 zvýšení odborné úrovně oproti PF08 Zahájení projektu: 1. 1. 2009 Ukončení projektu: 1. 12. 2009 Délka trvání konference: čtvrtek neděle (10-13. 9. 2009) Jednací jazyk: angličtina, materiály v anglickém jazyce Místo: Praha Účastníci: členové YMPG členové SPŘ, SPPR a dalších zahraničních skupin, především Young Crews studenti vysokých škol v ČR zahraniční hosté: Slovinsko, Německo, Polsko, Slovensko, Maďarsko + v zájmu Itálie, Francie, Anglie, Dánsko, Norsko, Rakousko
Financování: Externí: fundraising firemní sponzoři, grant SGS Vnitřní: ACSA - 10.000,- (dle domluvy) ACSA materiální podpora SPŘ 30.000,- (15000) IPMA příspěvek na lektory (500 ) Propagace: koordinace s PR Místo: Happy Projects, Vídeň; SPPR, (SK); VŠ, kde se učí PM ještě před skončením semestru Dozor projektu: Zuzana Nováková, ACSA Projektový tým: Martin Lacina - koordinátor Martin Pargač Bohumír Jaroš Dagmara Čeheľová Luboš Lnenicka Martin Maryška Robert Furiel (pomoc na místě) Suport team: Lucie Šilerová, Martin Pešl, Radovan Igliar, Eduard Matuš (Členové support teamu organizovali PF08 a fungují jako poradci.) Southern Team (členové Young Crews Slovinsko): Sabina Cepon, Stefan Fartek, Uros Lencic Dobrovolní pomocníci na místě.
Tabulka milníků projektu: 1. Zahájení projektu 1.1.2009 2. Volba vedoucího projektu 8.3.2009 3. Vytvoření Log Frame 7.4.2009 4. Sestavení rozpočtu 10.5.2009 5. Dokončení webu 15.5.2009 6. Počátek registrace účastníků 1.6.2009 7. Zajištění prostor, ubytování 15.6.2009 8. Pokrytí odborného programu oslovenými specialisty 30.6.2009 9. Zajištění neodborného programu 30.6.2009 10. Vytvoření minutovníku 1.9.2009 11. Dodávka propagačních materiálů 3.9.2009 12. Zahájení konference 10.9.2009 13. Ukončení konference 13.9.2009 14. Závěrečná zpráva a prezentace výstupu konference a 15.10.2009 sborníku 15. Účetní uzavření 30.11.2009 16. Ukončení projektu 1.12.2009
LogFrame Project Friendly 2009 Popis Objektivně ověřitelné ukazatele Způsob ověření Předpoklady/rizika Účel Zvýšením kvalifikace studentů v PM šířit Rozšíření povědomí o PM a YPMG v ČR i zahraničí Seznam zaslaných žádosti o certifikaci IPMA XX Zájem lidí o členství v YPMG vzroste o 10% oproti roku Databáze zájemců o členství v YPMG povědomí o YPMG a PM v ČR i v zahraničí 2008 Projektové cíle 1. Uspořádání vícedenní mezinárodní konference Minimálně 4 denní konference Záznam z konference Nadšený tým lidí, zajištění finančních zdrojů 2. Zvýšení počtu zemí a účastníků oproti PF08 Účastníci z mininálně 6 zemí světa Prezenční listina účastníků Včasné informování o akci, propagace, Nedostatečné zkušenosti s pořádáním konference, neznalost jazyků 3. Zvýšení odborné úrovně oproti PF08 Minimálně 2 zahraniční přednášející Prezenční listina přednášejících Zajištění přednášejících Konkrétní výstupy 1.1 Zrealizovaná čtyřdenní mez. konference Naplněný program odbornými a volnočasovými Program konference Nadšení účastníků pro téma/nezájem účastníků aktivitami po celou dobu konference 1.2 Zrealizovaná odborná exkurze Zrealizovaná odborná exkurze minimálně na 1 pracovišti, Fotodokumentace Ochota externích subjektů spolupracovat kde se aplikuje PM 1.3 Publikovaný sborník Vypálený sborník na CD Účastníci dostanou sborník na CD po skončení Dodání materiálů přednášejícími/zpoždění konference 1.4 Uspořádaný výlet Zrealizovaný výlet s účastí minimálně 40% účastníků Fotodokumentace Zájem účastníků, špatné počasí 2.1 Registrovaní účastníci různorodí z hlediska Na konferenci budou přítomni účastníci z alespoň 6 zemí Prezenční listina účastníků Kontakty na potencionální účastníky z jiných zemí národností 3.1 Uspořádaný odborný dvoudenní program Odborný program z oblasti PM zajištěn min. 4 různými Prezenční listina přednášejících Dobrá odborná úroveň přednášejících odborníky, z toho 2 ze zahraničí 3.2 Zpracované vyhodnocení konference a zpětné Zpracovaná závěrečná zpráva z projektu Publikovaná zpráva na wiki Dodaný feedback od účastníků vazby Klíčové činnosti 1.1.1 Výběr místa konání Náklady Harmonogram Dohoda s ACSA 1.1.2 Výběr tématu Ochota sponzorů i v době fin.krize poskytnout dar 1.1.3 Komunikace s ACSA, podmínky, účetnictví Finanční prostředky na prezentující Sestavení rozpočtu 10. 5. 2009 Existence vhodného grantového schématu 1.1.4 Sestavení programu Fin.pr. na tisk a kopírování Dokončení webu 15. 5. 2009 Ochota odborníků z oblasti PM přispět k odbornému programu 1.1.5 Sestavení rozpočtu Fin.pr. na pronájem místností Počátek registrace účastníků 1. 6. 2009 Dostatek dobrovolníků pro pomoc na zahr.konferenci 1.1.6 Tvorba webových stránek Fin.pr. na ubytování a stravování Zajištění prostor, ubytování 15. 6. 2009 Zajištění podpory školy 1.1.7 Zpracování propagačních materiálů Fin.pr. na cestovní výdaje Pokrytí odborného programu oslovenými Rozpad realizačního teamu specialisty 30. 6. 2009 1.1.8 Zajištění financování granty, sponzoři Fin.pr. na sborník Zajištění neodborného programu 30. 6. 2009 1.1.9 Propagace a PR aktivity Vytvoření minutovníku 1. 9. 2009 1.1.10 Zajištění průvodního programu Zdroje Dodávka propagačních materiálů 3. 9. 2009 1.1.11 Registrace účastníků a komunikace s nimi Technické vybavení pro přednášení Zahájení konference 10. 9. 2009 1.1.13 Zajištění ubytování Realizační tým Ukončení konference 13. 9. 2009 1.1.14 Zajištění stravování Odborníci z oblasti projektového řízení Závěrečná zpráva a prezentace výstupu konference a sborníku 15. 10. 2009 1.1.15 Zajištění prostor Účetní uzavření 30. 11. 2009 1.1.16 Zajištění technického vybavení Ukončení projektu 1. 12. 09 1.1.17 Sestavení minutovníku 1.1.18 Trička a propagační předměty, tašky 1.1.19 Zajištění chodu konference 1.2.1 Domluvení exkurze 1.2.2 Logistika, doprava 1.3.1 Vytvoření sborníku 2.1.1 Pozvání účastníků 2.1.2 Zřízení mailové konference, kontakt list Předběžné podmínky 3.1.1 Oslovení přednášejících 3.2.1 Feedback získání dostatečného finančního obnosu pro zahájení projektu 3.2.2 Sepsání závěrečné zprávy 3.2.3 Zpráva pro sponzory, děkovný dopis 3.2.4 Zhodnocení projektu, oslava
Work Breakdown Structure Project Friendly 2009 PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE Sestavení týmu Sestavení identifikační listiny Studie příležitostí Log frame Zajistit komunikaci s ACSA Schválit ID listinu PROJEKTOVÉ FÁZE Vytvořit WBS Ohodnotit wbsku náklady Sestavit síťový diagram Multikriteriální analýza místa konání Zajistit komunikaci s ACSA Schválit granty Schválit sponzory Dohodnout práva na přístup na web Zajistit vedení účetnictví Posouzení našich návrhů Sestavení programu Zřízení webových stránek Zajisti správu webových stránek Zřídit důvěryhodný e mail Zřídit přihlašovací formulář Zajištění financování granty Zažádat o grant Sofia Brno "Zažádání o grant ""Mládež v akci""" Zažádání o grant Nadace Vodafone Zažádání o grant IGS Požádání o příspěvek SPŘ Požádání o příspěvek ACSA Pozvat přednášející Oslovit vybrané specialisty Dohlédnout na dodání materiálů od specialistů Pozvat účastníky Oslovit účastníky z minulého ročníku PF Oslovit Young Crews Oslovit YPMG členy Oslovit absolventy PM Distribuovat pozvánky na vysoké školy Prezentace v Helsinkách Zpracovat registrace účastníků Komunikovat s účastníky Zajistit odborný program Zajistit neodborný program
Zajistit ubytování Zajistit stravování Zajistit prostory konání Zajistit logistiku, mhd Objednat trička Zajistit propagační balíček Objednat tašku Objednat propisky Objednat psací bloky Vytvořit jmenovky účastníků Zajistit tisk materiálů Vytvoření sborníku Vyžádat si podklady k prezentaci Sestavit minutovník programu Sestavení seznamu rizik a návrhu na jejich snížení Zařídit emailovou konferenci, kontakt list REALIZACE KONFERENCE Příprava Shromáždění materiálů od sponzorů Shromáždění technického vybavení Zajištění technického vybavení Zajistit IT Zajistit podpůrné zařízení Zajištění chodu konference Vyzvednout účastníky konference Zajistit navigační tabulky Zajistit šatnu, odkládací místnost Zajistit registraci příchozích účastníků Vlastní program konference POPROJEKTOVÁ FÁZE Vytvořit feedback Sepsat závěrečnou zprávu Rozbor chyb poučení, doporučení pro další ročník Publikovat závěrečnou zprávu Poslat fotodokumentaci a děkovný dopis sponzorům Uspořádat afer party oficiální ukončení projektu
Rozpočet Project Friendly 2009 Rozpočet Project Friendly 2009 VÝDAJE ZDROJE cena počet celkem celkem optimum minimum Fáze před konferencí optimum minimum Účastnický poplatek 1000 40 000 Kč 40 000 Kč Cestovní výdaje organizátorů Účastníci platba za ubytování 21 600 Kč 21 600 Kč Schůzky v ČR 200 32 6 400 Kč 3 200 Kč Příspěvek katedry EMHV 3 000 Kč 0 Kč Cestovné Happy Project 517 4 2 068 Kč 2 068 Kč SPŘ 30 000 Kč 14 222 Kč Vložné na konference Přebytek z PF08 10 000 Kč 10 000 Kč Happy Project 83 2158 2 4 316 Kč 4 316 Kč Příspěvek IPMA na lektory 12 500 Kč 12 500 Kč Propagační materiály Firemní sponzor 25 000 Kč 0 Kč Tisk plakátu, A3 barevně 35 100 3 500 Kč 1 750 Kč Granty 133 993 Kč 0 Kč Tisk info. materiálů A4 bar 17 100 1 700 Kč 850 Kč (grant SGS, příspěvek školy, případně další granty) Tisk brožury pro sponzory 40 20 800 Kč 0 Konferenční trička 250 60 15 000 Kč 7 500 Kč Celkem 276 093 Kč 98 322 Kč Dárek pro účastníky 290 60 17 400 Kč 0 Webová adresa 1000 1 1 000 Kč 0 Konferenční tašky 40 60 2 400 Kč 0 Konferenční propisky 30 60 1 800 Kč 0 Poznámkové bloky 50 60 3 000 Kč 0 Vizitky 5 200 1 000 Kč 0 Vlastní náklady na konferenci Prostory POČET OSOB 60 Pronájem prostorů (MK sál 2 d 9250 2 18 500 Kč 0 Kč z toho účastníci 40 Technické vybavení lektoři 10 Ozvučení 2 kw 1800 2 3 600 Kč 0 organizátoři 10 Bezdrátový mikrofon 1500 2 3 000 Kč 0 Dataprojektor 3500 2 7 000 Kč 0 Promítací plátno elektrické (za 900 2 1 800 Kč 0 Spojovací materiál 300 2 600 Kč 0 Připojení WiFi 1300 2 2 600 Kč 0 Řečnický pult 300 2 600 Kč 0 Jmenovky, kanc.potřeby 10 60 600 Kč 0 Stravování Uvítací večeře 150 60 9 000 Kč 0 Oběd 1 80 60 4800 Kč 4 800 Kč Večeře 1 100 60 6 000 Kč 0 Oběd 2 80 60 4800 Kč 4 800 Kč Večeře 2 100 60 6 000 Kč 0 Občerstvení na konferenci 60 60 3 600 Kč 1 800 Kč International evening 50 60 3 000 Kč 0 Piknik 50 60 3 000 Kč 0 Kč Ostatní služby Průvodce Prahou 1000 1 1 000 Kč 1 000 Kč Vstupné kulturní památka 100 60 6 000 Kč 0 MHD 330 30 9 900 Kč 0 Kč Autobusová doprava 5000 1 5 000 Kč 0 Ubytování zahr. účastníci/noc 300 72 21 600 Kč 21 600 Kč pořadatelé 300 16 4 800 Kč 4 800 Kč Lektoři ubytování zahr.lektorů 2900 6 17 400 Kč 8 700 Kč letenky zahr.lektorů 5000 4 20 000 Kč 20 000 Kč kapesné 1350 10 13 500 Kč 0 Organizační tým Benzin automobil na místě 500 4 2 000 Kč 1 000 Kč Výdaje na MHD 330 7 2 310 Kč 0 Telefonní náklady 500 10 5 000 Kč 0 Fáze po konferenci Sborník DVD 20 60 1 200 Kč 1 200 Kč Poštovné a balné 40 60 2 400 Kč 0 Kč Rezerva 10% 25 099 Kč 8 938 Kč Celkem 276 093 Kč 98 322 Kč Datum: 25.5.2009