VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R.O.

VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R.O. Simona Doleželová Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech v Praze Bakalářská práce 2014

Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech v Praze Bakalářská práce Simona Doleželová Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. katedra Marketingu a mediálních komunikací Studijní obor: Hotelnictví Vedoucí bakalářské práce: Mgr. Liubov Ryashko, Ph.D. Datum odevzdání bakalářské práce: 2014 04-24 Datum obhajoby bakalářské práce: Email: dolezelova.5@seznam.cz Praha 2014

Bachelor s Dissertation Analysis of Convention Hall Offer in Prague hotels Simona Doleželová The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Department of Marketing and Media Communication Major: Hotel Management Thesis Advisor: Mgr. Liubov Ryashko, Ph.D. Date of Submission: 2014 04-24 Date of Thesis Defense: Email: dolezelova.5@seznam.cz Prague 2014

Čestné prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech v Praze zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použila, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souladu s 47b zákona č. 552/2005 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním své bakalářské práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r. o. Simona Doleželová V Praze dne 24. 04. 2014

Ráda bych tímto chtěla poděkovat své vedoucí Mgr. Liubovi Ryashkové, Ph.D. za odborné vedení mé práce, za doporučení a poskytnuté rady. Dále bych chtěla poděkovat všem 5 ***** hotelům za spolupráci a za poskytnutí informací, které jsem využila ve své bakalářské práci.

Abstrakt DOLEŽELOVÁ, Simona. Analýza nabídky kongresových sálů v hotelech v Praze. [Bakalářská práce ] Vysoká škola hotelová. Praha: 2014. Počet stran 63. Ve své závěrečné práci jsem se zaměřila na srovnání kongresových sálů v 5 ***** hotelech v hlavním městě, v Praze. Hlavním cílem této práce je zjistit počet a kapacitu kongresových sálů u těchto hotelů. Bakalářská práce je rozdělena do čtyř částí. V první části se věnuji všeobecným teoretickým informacím o kongresovém cestovním ruchu. Ve druhé části byla provedena analýza kongresových sálů v 5 ***** hotelech v Praze. Dále pak ve třetí části jsem na základě rozhovorů s manažery jednotlivých hotelů uvedla doporučení pro hotely, které nenabízejí kongresové sály. V závěru je pak uveden výsledek výzkumu a vlastní pohled na mnou zkoumu problematiku. Klíčová slova: hotel, konference, kongres, kongresový cestovní ruch, Prague Convention Bureau

Abstract DOLEŽELOVÁ, Simona. The Analysis of Convention Hall Offer in Prague hotels. [Bachelor s Dissertation] The Institute of Hospitality. Prague: 2014. No. of Pages 63. In my Bachelor thesis I focused on the comparison of congress halls at 5 ***** hotels in the capital city, Prague. The main objective of this thesis is to determine the number and capacity of congress halls at these hotels. My Bachelor thesis is divided into four parts. In the first part I focused on general theoretical information on convention tourism. In the second part, I made analysis of congress halls at 5 ***** hotels in Prague. Furthermore, in the third part, based on interviews with managers of various hotels, I introduced recommendations for hotels offering conference rooms. At the end, there is shown the result and my own view of the research. Keywords: conference, congress tourism, convention, hotel, Prague Convention Bureau

OBSAH Úvod... 10 I. Teoretická část... 12 1. Kongresový cestovní ruch... 14 1.1 Počátky kongresového cestovního ruchu... 14 1.2 Definice a základní informace... 14 1.3 Klasifikace kongresových akcí... 15 1.3.1 Tradiční akce... 16 1.3.2 Výstavní a veletržní akce... 19 1.4 Charakteristika kongresových zařízení... 20 1.4.1 Kongresové hotely... 21 1.4.2 Specializovaná kongresová zařízení... 21 1.4.3 Netradiční kongresová zařízení... 22 1.5 Typy (Uspořádání) kongresových sálů... 22 1.6 Vybavení kongresových sálů... 23 1.7 Kongresové organizace... 25 1.7.1 Kongresové organizace v České republice... 25 II. Analytická část... 27 2.1 Statistiky kongresového cestovního ruchu z posledních let... 28 2.2 Porovnání Prahy v letech 2011 a 2012... 35 2.3 Analýza kongresových sálů... 40 III. Návrhová část... 54 IV. Závěr... 58

Seznam ilustrací, tabulek a grafů Tabulka 1 Top 20 kongresových měst světa dle počtu akcí v letech 2008 2012 Tabulka 2 Vývoj počtu akcí účastníků v letech 2009 2013 v České republice Tabulka 3 Rozdělení měst dle významu v kongresové turistice Tabulka 4 Počet kongresových akcí v jednotlivých čtvrtletích v letech 2011 a 2012 Tabulka 5 Počet kongresových akcí podle měsíců v letech 2011 a 2012 Tabulka 6 Místo konání kongresových akcí v letech 2011 a 2012 Tabulka 7 Počet akcí dle jejich délky Tabulka 8 Poskytují hotely kongresové služby: / ne Tabulka 9 Počet a celková kapacita sálů v 5 ***** hotelech v Praze Tabulka 10 Poloha mnou zkoumaných 5 ***** hotelů Graf 1 Graf 2 Graf 3 Graf 4 Graf 5 Graf 6 Konferenční centra v České republice dle jejich kapacity Předmět setkání 2008 2012 v České republice Nabídka kongresových služeb 5 ***** hotelů v Praze Počet kongresových sálů v 5 ***** hotelech v Praze Celková kapacita kongresových sálů v 5 ***** hotelech v Praze Poloha 5 ***** hotelů nabízející kongresové služby v Praze

Úvod Tato bakalářská práce se zabývá porovnáním kongresových sálů ve vybraných hotelech v Praze. Hotelů, které nabízejí kongresové sály je opravdu mnoho, proto jsem se zaměřila na všechny 5 ***** hotely, které na svých internetových stránkách uvádí Český statistický úřad. Na tyto hotely jsem se zaměřila z důvodu toho, že se jedná o nejluxusnější hotely v Praze vůbec, dále také kvůli tomu, že v těchto hotelech musí být veškeré služby na nejlepší úrovni. Důvodem výběru mé bakalářské práce byl zájem o kongresovou turistiku. V minulosti jsem pracovala v kongresovém hotelu ve Varšavě a tak mě zajímalo, jak jsou na tom pražské hotely, zdali nabízejí dostatečný počet sálů a jaká je kapacita těchto sálů. Praha patří mezi nejzajímavější turistickou destinaci z celé České republiky. Důvodů, proč se kongresové akce konají převážně v Praze je několik: například historie města, mnoho významných památek, velmi dobrá dopravní dostupnost, dostatečná kapacita v ubytovacích zařízeních a mnoho dalších. Cílem práce je zanalyzovat nabídku kongresových sálů z hlediska jejich existence, tzn., zdali každý mnou zkoumaný 5 ***** hotel nabízí kongresové služby, dále potom z hlediska jejich počtu a celkové kapacity a v neposlední řadě také z hlediska jejich polohy. Jelikož se ve své bakalářské práci zabývám 5 ***** hotely, tak předpokládám, že všechny mnou zkoumané hotely mají kongresové sály. V první části bakalářské práce jsem se zaměřila na teoretické informace o kongresovém cestovním ruchu, dále potom na představení organizací, které podporují a propagují kongresový cestovní ruch v České republice. Ve druhé části jsem nejdříve uvedla obecné statistiky týkající se kongresového cestovního ruchu, následně poté jsem na základě informací vytvořila statistické srovnání kongresového cestovního ruchu v Praze v letech 2011 a 2012. Následně poté jsem uvedla názvy všech 5 ***** hotelů, které na svých 10

stránkách uvádí Český statistický úřad. Názvy hotelů jsem pro větší přehlednost seřadila abecedně. Poté, jsem na základě informací získaných z internetových stánek, zanalyzovala nabídku kongresových služeb z hlediska jejich existence, tzn., zdali každý mnou zkoumaný 5 ***** hotel nabízí kongresové služby, dále potom z hlediska jejich počtu, kapacity a polohy. V třetí části jsem na základě analýzy a rozhovorů s manažery jednotlivých hotelů, vytvořila konkrétní návrhy a doporučení pro mnou zkoumané 5 ***** hotely, které nenabízejí kongresové sály. V závěru jsem zhodnotila du problematiku kongresových sálů a poté jsem uvedla výsledek průzkumu a vlastní názor. Informace jsem čerpala převážně z knihy od Jana Oriešky (Kongresový cestovní ruch), ve které je velké množství informací, které jsem využila v teoretické části, dále z časopisů COT business, díky kterým jsem získala užitečné informace pro teoretickou i analytickou část bakalářské práce, dále jsem čerpala z dalších knih zabývající se kongresovým cestovním ruchem a v neposlední řadě jsem využívala nejrůznější internetové zdroje. 11

I. Teoretická část V teoretické části nejdříve uvedu stručně základní informace o počátcích kongresového cestovního ruchu, následně poté definici kongresového cestovního ruchu a základní informace. Dále pak uvedu dělení kongresových akcí, charakterizuji jednotlivá kongresová zařízení, uvedu typy kongresových sálů a v neposlední řadě také informace o tom, jak jsou kongresové sály vybavené. V této části také stručně představím kongresové organizace, které působí v České republice. Informace pro teoretickou část jsem čerpala z různých knih. Nejvíce jsem čerpala z knihy Jana Oriešky, která se jmenuje kongresový cestovní ruch. V této knize je uvedena celá řada užitečných informací od historie kongresového cestovního ruchu, definice, druhy kongresových akcí, přes vybavení jednotlivých jednacích sálů, až po informace týkající se organizování kongresových akcí. V knize je také uvedena celá řada úkolů k zamyšlení. Tato kniha byla napsána autorem v roce 2003, tzn., že je celkem zastaralá. I přes to si myslím, že celá řada informací jako jsou například definice, termíny, rozdělení kongresových akcí a další informace uvedené v knize, se od té doby nezměnily a v budoucnosti se ani nezmění. Dále jsem čerpala z nejrůznějších dalších knih, které se téměř vždy zabývaly obecně cestovním ruchem a v nich byla vždy kapitola nebo kapitoly věnované právě kongresovému cestovnímu ruchu. Pro svou bakalářskou práci jsem čerpala informace z odborných časopisů COT Business, v nichž jsou aktuální informace o kongresové Praze, nejrůznější statistiky z posledních let, srovnání kongresové situace v Praze, ale také v celé České republice. V těchto časopisech se objevují velmi často názory odborníků na kongresové akce a celá řada dalších informací. Informace jsem čerpala také z Českého statistického úřadu, neboť tyto informace se dají považovat za spolehlivé a také aktuální. Dále jsem ve své bakalářské práci využívala oficiální internetové stránky jednotlivých hotelů, kde jsem našla celou řadu užitečných informací. Některé webové stránky hotelů 12

jsou velice pěkné a přehledné, naopak některé mi přijdou chaotické, tzn., že se v nich těžko hledají informace. Zdroje, které jsem používala, ve své bakalářské práci, mohu považovat za aktuální i neaktuální. Mezi ty aktuální bych rozhodně zařadila internetové stránky Českého statistického úřadu, dále pak oficiální internetové stránky všech mnou zkoumaných 5 ***** hotelů a také i aktuální čísla časopisů COT Business. Naopak mezi ty ne úplně aktuální zdroje bych zařadila knihy, z nichž některé byly vydány již před 10 lety a od té doby nebyly samotným autorem zaktualizovány. Mnoho informací však z těchto knih je dáno, neboť definice, druhy kongresových akcí apod. jsou stále stejné. Před tím než jsem tuto bakalářskou práci vůbec začala psát, jsem se pokoušela najít v knihách rozdíl mezi kongresovým a konferenčním sálem. Bohužel nikde jsem definici kongresové sálu a definici konferenčního sálu nenašla. I přes to, že je tento rozdíl z praktického hlediska zřejmý a logický, lze považovat všechny sály v hotelech jak za kongresové, tak za konferenční. Většina lidí ví, že kongresy jsou oproti konferenci většího rozsahu, mají větší formálnost, z hlediska organizování zaberou více času apod. Jinak všeobecně tedy mohu říci, že jsem v knihách našla velmi užitečné informace, které jsem použila ve své bakalářské práci, která se zabývá analýzou nabídky kongresových sálů v hotelech v Praze. 13

1. Kongresový cestovní ruch 1.1 Počátky kongresového cestovního ruchu Počátky kongresového cestovního ruchu můžeme datovat do 13. století. Již od této doby se v některých městech konaly výroční trhy, které můžeme považovat za předchůdce dnešních výstav a veletrhů. Větší rozvoj kongresového cestovního ruchu můžeme pozorovat až v 17. a 18. století. Jako příklad mohu uvést rok 1681, ve kterém se v Římě konal mezinárodní kongres lékařů. Další velkou událostí, která proběhla v letech 1814 1815 byl Vídeňský kongres, který se zabýval problémy uspořádání států v Evropě po pádu císaře Napoleona. Velký rozvoj kongresového cestovního ruchu nastává až po 2. světové válce, kdy se pomalu začíná rozvíjet spolupráce v různých společenských oblastech a vrstvách (Indrová a kol., 2007, s. 95). 1.2 Definice a základní informace Hlavním předmětem kongresového cestovního ruchu je organizování kongresů, konferencí, sympozií, seminářů, výstav a veletrhů (Orieška, 2003, s. 7). Kongresový cestovní ruch je taková forma cestovního ruchu, jejíž účastníci jsou motivováni zájmem setkat se s odborníky z teorie a/nebo praxe za účelem výměny vědeckých nebo odborných poznatků a zkušeností (Orieška, 2010, s. 310). Kongresový cestovní ruch (resp. MICE mezinárodně používaná zkratka) je ekonomicky efektivní a prestižní záležitostí. O kongresovou turistiku na špičkové úrovni je mezi vyspělými státy a světovými městy velký zájem (Drobná, Morávková, 2004, s. 124). Často používaná zkratka MICE (Meeting, incentive, conference/congress/convention & exhibition) označuje trh služebních a podnikových cest (obchodní schůzky motivační a studijní zájezdy, kongresy, konference, výstavy) (Kolektiv autorů, 2006, str. 6). 14

Kongresový cestovní ruch se od ostatních druhů cestovního ruchu odlišuje zejména tím, že se koncentruje zpravidla do velkých měst. Většina kongresových akcí se uskutečňuje v sezonních obdobích (Orieška, 2003, s. 7). Nejoblíbenějšími měsíci pro pořádání mezinárodních setkání jsou květen, červen, září, říjen, listopad, ve kterých se koná 60% z celkového počtu kongresů. Průměrná délka shromáždění jsou 4 dny (Drobná, Morávková, 2004, s. 124). Pro kongresový cestovní ruch jsou typické především: vysoká úroveň a komplexnost služeb, odborný charakter akcí, vysoké nároky na organizační a technické zabezpečení, výrazně nadprůměrné výdaje na jednoho účastníka, odlišná sezónnost, (Kolektiv autorů, 2006, s. 6). Vymezení pojmu kongres Pojem kongres vznikl z latinského slova congressus, které znamená setkání, respektive společenský styk nebo kontakt (Orieška, 2003, s. 28). Jde o setkávání určitých skupin lidí, kteří přicestují na dané místo s nějakým cílem. V minulosti se slovem kongres označovali akce, které byly na mezinárodní úrovni. V současné době se označení kongres používá pro veškeré akce kongresového cestovního ruchu. Každá kongresová akce slouží k výměně informací, zkušeností z různých oblastí, k rozvíjení vědecké a společenské spolupráce na daném problému a v neposlední řadě také k navázání nových kontaktů (Orieška, 2003, s. 28). 1.3 Klasifikace kongresových akcí Akce kongresového cestovního ruchu můžeme dělit podle několika kriterií: a) tradiční kongresové akce těchto kongresových akcí se zpravidla účastní lidé, kteří mají podobné zájmy. Jejich cílem je vyslechnout referáty, projevy odborníků nebo se jen účastnit diskuse, vzájemné výměny názorů či zkušeností. Lidé se snaží navrhnout určitá 15

řešení daného problému. Mezi tradiční kongresové akce patří kongresy, konference, sympozia a semináře. b) akce spojené s vystavováním různých exponátů (výrobků) nebo s prezentací různých výrobků, služeb, produktů a dalších. Patří sem zejména veletrhy, výstavy, workshopy (hromadná pracovní setkání) (Orieška, 2003, s. 29). 1.3.1 Tradiční akce Pro tradiční akce kongresového cestovního ruchu je typický předem připravený program spojený s cílem jednání na určitém místě, kde mají účastníci zajištěny požadované služby. Jednání mají určitou dobu trvání a pobyt v cílovém místě je aspoň o jeden den delší (jedno přenocování navíc) (Orieška, 2003, s. 30). Tradiční kongresové akce se rozlišují podle: počtu účastníků, délky trvání, formy, tematického zaměření, struktury účastníků, významu jednání účastníků a jeho závěrů, možnosti účasti na akci, způsobu organizace, (Orieška, 2003, s. 30). Co se týče počtu účastníků akce, jde o velmi důležité kritérium. Právě podle počtu účastníků rozlišujeme malé, středně velké a velké kongresové akce. Malé akce jsou zpravidla s maximálně 100 účastníky, středně velké s 200 účastníky a velké akce jsou s více než 200 účastníky. Tuto klasifikace nemůžeme považovat za přesnou a neměnnou. Pro mezinárodní kongresové akce se používá jiné členění (Orieška, 2003, s. 31). Délka (doba) trvání akce je tedy další kritérium, podle kterého dělíme tradiční kongresové akce. Průměrně každá kongresová akce trvá 4 dny. Z průzkumů vyplývá, že čím více je účastníků na dané akci, tím déle tato akce trvá. Některé akce, jejichž doba trvání je 1-2 se 16

mohou označovat výrazem zasedání nikoliv kongres. Samotný proces plánování akce, trvá mnohem déle, než samotná akce (Orieška, 2003, s. 31). Dále můžeme tradiční kongresové akce rozdělit podle toho, o jaký typ akce se jedná: kongres je formální akce mezinárodního významu, která je zaměřená na výměnu výsledků lidského poznání z různých oblastí (například politických, vědeckých, ). Počet účastníků bývá zpravidla více než tři sta. Kongres můžeme také označit jako sjezd odborníků z různých oblastí. Tento typ akce bývá často obohacen doprovodným programem, který bývá určen jak pro samostatné účastníky akce, tak i pro jejich rodinné příslušníky (Orieška, 2003, s. 32). Kritéria pro zařazení do mezinárodních statistik pro kategorii mezinárodní kongres jsou: minimální doba konání 3 dny, - minimální počet 300 účastníků, - minimálně 40% účastníků ze zahraničí, - minimálně 5 účastnických států, (Francová, 2003, s. 39). konference jedná se o poradu nebo větší schůzi. Této akce se účastní osoby, které mají určité odborné zaměření. Obsahem konference jsou nejčastěji přednášky, dále potom formální a neformální diskuse, příspěvky jednotlivých účastníků na dané téma, prezentace a další. V USA se konference označuje termínem mítink. V porovnání s kongresem je konference akce menšího rozsahu, významu a je méně formální. Tak jako kongres, bývá konference často obohacena doprovodným programem. Jde převážně o pravidelné akce, které se konají opakovaně, jednou či vícekrát do roka (Zelenka, Pásková, 2012, s. 275). elektronická konference neboli e-konference je zvláštní forma konference, která bývá uspořádána na dálku pomocí různých komunikačních kanálů (internet) (Drobná, Morávková, 2004, s. 125). sympozium konference vědeckého charakteru. Během jednání zpravidla dochází k výměně nápadů, názorů, zkušeností a k přednesu několika referátů k daným 17

tématům z různých úhlů pohledu. Počet účastníků nebývá vyšší než tři sta osob (Orieška, 2003. s. 32). seminář kurz nebo školení. Hlavním tématem bývá především vzdělávání. Jedná se o spojení přednášek s dotazy a diskusí jednotlivých účastníků a posluchačů. Během seminářů se všichni účastníci postupně seznamují s danými, aktuálními problémy, které jsou předmětem daného semináře (Kolektiv autorů, 2006, s. 7). kolokvium rozhovor o určitém problému mezi posluchači a vedoucím diskuse. Rozhovor má svůj postup. Vedoucí diskuse naznačí problematiku, účastníci vyjadřují své postoje, souhlasné nebo kritické, kladou otázky; vedoucí problém rozvede, vysvětlí ho v jeho vztazích a souvislostech (Orieška 2003, s. 33). Tradiční kongresové akce můžeme rozlišovat také podle toho, na jaké téma je daná akce zaměřená. O tom, jaké téma bude mít daná kongresová akce, rozhodují její organizátoři nebo iniciátoři. Organizovat akci mohou také různá sdružení, která mají podobné zájmy. V kongresovém cestovním ruchu převažují sdružení obchodní, profesní a vědecká. Dále pak náboženská, vzdělávací, charitativní a další. obchodní a profesní sdružení mají společný cíl a tím je dosažení zisku. Termín konání dané kongresové akce mají stvený předem. Spolupracují i s odborníky z jiných oblastí. zdravotnické a vědecké společnosti svolávají kongresové akce s velkým předstihem. Program dané akce má přesně du strukturu, kterou účastníci akce musí dodržovat. náboženské organizace pořádají setkání určená jak pro profesionály, tak i pro laiky. Pro tato setkání je charakteristický velký počet účastníků, zejména těch laických, jejichž počet může často dosáhnout i několika tisíc. vzdělávací společnosti sdružují převážně pedagogy. Kongresové akce si plánují hlavně v období prázdnin, kdy pedagogové mají volno (Orieška, 2003, s. 34). 18

Dále můžeme tradiční kongresové akce rozdělovat na základě struktura účastníků akce a to na národní a mezinárodní. Za mezinárodní kongresy považujeme akci, které se účastní zástupci nejméně tří národů. V ostatních případech se jedná o kongresové akce se zahraniční účastí (Orieška, 2003, s. 35). Význam, jednání a jeho závěr jsou dalšími kritérii, podle kterých můžeme tradiční kongresové akce rozčlenit na akce místního, regionálního, národního, mezinárodního a světového charakteru (Orieška, 2003, s. 35). Dalším, velmi důležitým kritériem pro rozdělení tradičních kongresových akcí je také to, zdali je daná akce přístupná veřejnosti či nikoliv. Na základě možnosti účastnit se kongresové akce je dělíme na otevřené a uzavřené. Zatímco otevřené akce jsou přístupné i veřejnosti, tak uzavřené akce jsou určeny jen omezenému počtu účastníků (Orieška, 2003, s. 35). Na základě způsobu organizace můžeme kongresové akce rozlišit na akce tradiční, které se konají v hotelových zařízeních anebo specializované, které se konají v kongresových centrech a palácích. Dále existují tzv. pohyblivé neboli putovní akce, které jsou organizované na námořních lodích nebo i v letadlech. Novou formou jsou masové kongresové akce s dálkovým přenosem informací telekongresy (video congressus) a telekonference (video conference). Jde o akce náročné na spojovací techniku a přenosy pomocí televize a videosystémů, neboť na hlavní kongresový sál jsou zvukově a vizuálně napojeny další sály ve vzdálených místech (Orieška, 2003, s. 35-36). Jedná se o nový trend, který představuje především úsporu času a dalších výdajů spojených především s cestováním. 1.3.2 Výstavní a veletržní akce Podobně jako tradiční kongresové akce i výstavy a veletrhy (expositions) jsou určeny k výměně poznatků a výsledků kreativního myšlení. Jejich těžištěm je však prezentace nejmodernějších výrobků, technologií, know how apod. (Orieška, 2003, s. 36). 19

Tyto akce se zpravidla konají pravidelně na určitém místě a mají jednoznačně stvený cíl dopředu. Zpravidla trvají od tří do pěti dnů, první dva dny bývají pouze pro odbornou veřejnost. Bývají obohaceny velmi často přednáškami, animačními programy a tiskovými konferencemi. výstava je rozsáhlá propagační akce, která slouží k předvedení a vystavení různých exponátů. Tato akce má kulturní, vzdělávací a společenský charakter. Délka akce je zpravidla 2 roky a často bývá doprovázena doprovodnými akcemi. veletrh je rozsahem prezentace výrobků či exponátů větší než výstava a často bývá doprovázen prodejem exponátů. Jde o obchodní výstavní akci, která bývá většinou s mezinárodní účastí. Během veletrhu mohou být navazovány obchodní kontakty a uzavírány smlouvy. workshop je setkání podnikatelských subjektů, které si vyměňují své poznatky a zkušenosti a mají možnost získat také praktické dovednosti (Orieška, 2003, s. 37). 1.4 Charakteristika kongresových zařízení Pro organizování kongresových akcí je důležitá existence specifických materiálně technických podmínek, které umožňují jednání, ubytování, stravování a efektivní využití volného času účastníků kongresových akcí (Orieška, 2003, s. 43). Kongresová zařízení můžeme rozdělit na tři základní typy: hotely, specializovaná zařízení a budovy, některé druhy dopravních prostředků (Orieška, 2003, s. 43). V následujících odstavcích stručně představím jednotlivá místa, kde se kongresové akce mohou konat. 20

1.4.1 Kongresové hotely Kongresové hotely poskytují organizátorovi kongresové akce nejenom stravovací a ubytovací služby, ale i celkové kongresové vybavení. Každý kongresový hotel nabízí několik kongresových nebo konferenčních sálů, které musí být technicky vybavené (videotechnikou, ozvučením, kopírovacím zařízením, internetem, a dalšími). Každý kongresový hotel by měl nabízet celou řadu doplňkových služeb, díky kterým se hosté budou cítit lépe. Mezi doplňkové služby můžeme zařadit prodej novin, časopisů, suvenýrů, kadeřnické služby, bazén, fitness centrum, saunu, tenisové kurty a další. Hotel by měl mít i dostatečnou kapacitu parkovacích míst pro osobní auta, ať už v podzemních garážích nebo před hotelem (Orieška, 2003, s. 43 44). Hotel, který nemá kongresový sál a na organizování kongresových akcí používá náhradní prostory (např. salonky), se označuje jako seminární hotel. V seminárním hotelu se pořádají menší kongresové akce (obvykle do 30 účastníků) (Orieška, 2003, s. 44). 1.4.2 Specializovaná kongresová zařízení Mezi specializovaná kongresová centra patří především kongresová centra, kulturně společenská centra a kongresové paláce. Tato zařízení jsou zpravidla ve vlastnictví měst, a pokud jsou plně využívána, tak přinášejí městu zisk. Měla by být budována na místech tak, aby byla dobře dostupná osobními automobily a zároveň aby měla dobrou dopravní dostupnost na letiště a hlavní nádraží. V blízkosti těchto kongresových zařízení se vyskytují hotely, které disponují dostatečně velkou ubytovací kapacitou a poskytují požadovu kvalitu ubytování. Pro řadu mezinárodních kongresových akcí je typický vysoký počet doprovázejících osob, které tímto zvyšují poptávku v ubytovacích zařízeních. V některých případech mohou být akce konané také na stadionech nebo ve sportovních halách. Tyto zařízení jednoznačně poskytují méně komfortu a kvalitních služeb než nabízejí hotely a specializovaná kongresová zařízení (Orieška, 2003, s. 44 45). 21

1.4.3 Netradiční kongresová zařízení Mezi netradiční kongresová zařízení můžeme zařadit například dopravní prostředky, především námořní lodě. Tyto lodě nabízejí jak ubytovací a stravovací služby, tak i doplňkový program, který může probíhat na lodi i na souši. Letadla se pro konání kongresových akcí zatím moc nevyužívají (Orieška, 2003, s. 45). 1.5 Typy (Uspořádání) kongresových sálů Vzhledem k tomu, že existují různé typy kongresových akcí, kterých se účastní vždy různý počet osob, tak je nutné jim přizpůsobit interiér kongresového sálu. Interiér musí být bez překážek, tzn., uspořádaný tak, aby účastníkům akce nic nebránilo ve výhledu na jeviště, případně na řečnický pult. Celý interiér by měl být sladěný i barevně (Orieška, 2003, s. 46). Rozlišujeme 4 základní typy konferenčních sálů: Theatre style, Classroom style, Cabaret style, U shape style Theatre style Styl, který můžeme označit také jako Theatre arrangement neboli v českém překladu to znamená divadelní uspořádání. Sedadla jsou uspořádána v řadách před hlavním jevištěm nebo předsednickým stolem tak, aby všichni posluchači viděli přímo na daného přednášejícího. V případě, že v dané místnosti nejsou stoly, bylo by dobré, kdyby každé sedadlo mělo výklopnou desku, která by sloužila především k psaní poznámek. Tento typ uspořádání je vhodný pro konání středně velkých a velkých kongresových akcí (Drobná, Morávková, 2004, s. 126). 22

Classroom style Jedná se o uspořádání stolů a sedadel jako je ve školní třídě. Toto uspořádání se velmi často označuje jako school arrangement. Účastníci mají před sebou stůl, kde si mohou zapisovat důležité poznámky, dotazy, připomínky apod. (Orieška, 2003, s. 49). Cabaret style Pro tento styl je typické, že účastníci kongresové akce sedí u jednotlivých stolů, ve kterých mohou během akce diskutovat o daném tématu či problému. Na stoly, které jsou nejčastěji kulatého tvaru, se během akce servíruje jídlo a pití. Velkou nevýhodou tohoto uspořádání je to, že někteří účastníci akce sedí zády k podiu a proto se často musí otáčet na přednášejícího nebo řečníka. U shape style V tomto stylu jsou stoly a židle uspořádány do tvaru písmene U. Tento styl se nejčastěji používá při školeních, prezentací určitého výrobku či produktu a školeních. Na této akci je vždy možnost vést na dané téma nebo problém diskusi (Drobná, Morávková, 2010, s. 126). 1.6 Vybavení kongresových sálů Každý kongresový sál a každá konferenční místnost by měli být zvukotěsné, měli by mít výbornou akustiku, osvětlení, ozvučení a v neposlední řadě také klimatizace. Akustika a ozvučení Při každé kongresové akci je velmi důležité, aby byly zachovány optimální akustické podmínky, tzn., aby srozumitelnost řečníka byla výborná. V případě špatné srozumitelnosti projevu automaticky klesá zájem o pozornost účastníků akce. Patří sem především mikrofony a reproduktory. Existují různé druhy mikrofonů. Mezi ty nejpoužívanější patří například mikroporty, které jsou bezdrátové a umožňují pohyb řečníka po jevišti. Dále pak kongresové mikrofony, které jsou zasazeny ve stojanech a v neposlední řadě také klopové mikrofony, které mají řečníci připnuté na saku nebo košili (Orieška, 2003, s. 50 52). 23

Překladatelská zařízení Tato zařízení jsou velice důležitá při konání mezinárodních kongresových akcí, kterých se účastní lidé z celého světa a kteří mluví různými jazyky. V takovém případě jsou velmi důležité překladatelské kabiny, sluchátka a mikrofony (Orieška, 2003, s. 52 53). Osvětlení a klimatizace Osvětlení je společně s klimatizací také velmi důležité pro konání akce. Světla mohou být buď zabudovaná, nebo mobilní. Je důležité, aby bylo ovladatelné ze sálu účastníky, kteří si tak sami mohou regulovat různou intenzitu osvětlení jednotlivých částí jednací místnosti. Zároveň by zde měla být možnost, zatemnit místnost během dne, když svítí do místnosti slunce a to nejlépe elektricky ovladatelnými žaluziemi. Klimatizace je také velmi důležitá pro udržení čistého vzduchu v sálu. Někdy se může stát, že venku je teplo, ale žaluzie musí být stáhnuté kvůli promítání diaprojektorem a tak klimatizace zajistí v sálu optimální teplotu vzduchu (Orieška, 2003, s. 53). Prezentační a kancelářská technika Pravděpodobně nejdůležitější vybavení kongresového sálu. Patří sem různé zvukové systémy, projektory, videopřehrávače, počítače, monitory, televizní přijímače, velkoplošné obrazovky, lasery, světelná technika a další zařízení, která napomáhají ke správnému fungování sálu. Velmi důležitý je také flip chart, který může být buď magnetický, nebo nástěnný, ale nejčastěji se používá ve formě papírového bloku. Dále pak plátno, které se v kombinaci používá s dataprojektorem, který umožňuje projekci na plátno z nejrůznějších zdrojů, například z notebooku, počítače, DVD a CD přehrávače a z dalších. V každém sálu by měl být plně funkční vysokorychlostní internet. Dále by v sále měla být kopírovací zařízení, různé laminátory a řezačky, případně také skartovače s ručním nebo automatickým ovládáním a v neposlední řadě také odpadkové koše (Orieška, 2003, s. 54 59). 24