VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R.O.

Transkript

1 VYSOKÁ ŠKOLA HOTELOVÁ V PRAZE 8, SPOL. S R.O. Anna Varlamova MICE akce v hotelových zařízeních Prahy: možnosti a perspektivy Bakalářská práce 2014

2 MICE akce v hotelových zařízeních Prahy: možnosti a perspektivy Bakalářská práce Anna Varlamova Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. Katedra Gastronomie, hotelnictví a turismus Studijní obor: Hotelnictví Vedoucí bakalářské práce: Mgr. Liubov Ryashko, CSc Datum odevzdání bakalářské práce: Datum obhajoby bakalářské práce: annetvarlamova@gmail.com Praha 2014

3 Bachelor s Dissertation MICE events in Prague Hotel Facilities: opportunities and prospects Anna Varlamova The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd. Department of Gastronomy, Hotel Management and Torism Major: Hospitality Management Thesis Advisor: Mgr. Liubov Ryashko, CSc Date of Submission: Date of Thesis Defense: annetvarlamova@gmail.com Prague 2014th

4 ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ P r o h l a š u j i, že jsem bakalářskou práci na téma MICE akce v hotelových zařízeních Prahy: možnosti a perspektivy zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použila, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souladu s 47b zákona č. 552/2005 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním své bakalářské práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r. o. V Praze dne Anna Varlamova

5 Chtěla bych poděkovat své vedoucí bakalářské práce Mgr. Liubov Ryashkové, Csc. za odborné vedení práce a cenné rady, které mi pomohly tuto práci zkompletovat.

6 ABSTRAKT VARLAMOVA, Anna. MICE akce v hotelových zařízeních Prahy: možnosti a perspektivy. [Bakalářská práce] Vysoká škola hotelová. Praha: stran. Bakalářská práce se zabývá problematikou MICE akcí v hotelových zařízeních Prahy a jejích současným stávem. Teoretická část práce se zaměruje na znalosti v oblasti MICE a kongresového cestovního ruchu. Analytická část práce se věnuje výzkumu hotelových zařízení Prahy s možnosti organizace a provedení MICE akcí. Návrhová část se zabývá vlastnímí názory na zlepšení situaci, tykající se hotelových zařízení. Výsledkem bakalářské práce je vlastní zhodnocení celého procesu. Klíčová slova: akce, hotel, incentivní, kongres, MICE cestovní ruch, veletrh.

7 ABSTRACT VARLAMOVA, Anna. MICE events in Prague Hotel Facilities. [Bachelor s Dissertation], The Institute of Hospitality Management in Prague 8, Ltd.: the 2014th. 50 pages. The bachelor thesis is concerned with MICE events in hotels Prague and its current status. The theoretical part focuses on the knowledges of the MICE and congress tourism. The analytical part of the work is devoted to the research facilities of the hotels in Prague with the organization of MICE events. Proposal part of work deals with views on improving the situation regarding the hotel's facilities. The result of bachelor ś thesis is an evaluation of the entire process. Key word: congress, events, hotel, incentive, MICE tourism, trade fair.

8 OBSAH ÚVOD... 8 TEORETICKÁ ČÁST 1 MICE CESTOVNÍ RUCH Teoretické vymezení MICE cestovního ruchu Definice forem cestovního ruchu MICE Kongresový cestovní ruch Podmínky pro cestovní ruch Produkty kongresového cestovního ruchu Funkce kongresového cestovního ruchu Trh kongresového cestovního ruchu Incentivní cestovní ruch Charakteristika akcí incentivního cestovního ruchu Podmínky pro incentivní cestovní ruch Veletržní cestovní ruch MICE CESTOVNÍ RUCH V PRAZE MICE AKCE A HOTELOVÁ ZAŘÍZENÍ Vybavenost hotelu pro MICE akce Organizace MICE akcí v hotelech ANALYTICKÁ ČÁST Umístění hotelu Kongresové místnosti Ubytovací kapacita Webové stránky Poskytnutí připojení k internetu Plán kongresových místností Technické vybavení kongresových místností Catering Manažer konferencí POPTÁVKA PO MICE AKCÍCH Poptávka po MICE akcích Nabídka doprovodných služeb a programů 41 6 NÁVRHOVÁ ČÁST.45 7 ZÁVĚR..47 SEZNAM POUŽITÝCH ZDROJŮ...48

9 ÚVOD V současné době je MICE jedním z nejrychleji rostoucích odvětví cestovního ruchu a ekonomiky. Kongresový průmysl, incentivní akce, veletrhy a výstavy jsou základním nástrojem podpory podnikatelské činnosti, růstu průmyslového produkce, rozvoje služeb, vzniku spolupráce mezi hospodářskými subjekty a vytvoření silných vazeb mezi nimi, posílení regionální a mezinárodní spolupráce. MICE cestovní ruch vytváří co nejpříznivější podmínky pro osobní výměnu informací, zkušeností a praktických dovedností a stává se účinným nástrojem k přilákání investorů, posouzení skutečné situace na trhu a zavadění inovativních technologií. Cílem této práce je zjistit možnosti a perspektivy MICE akcí v hotelových zařízeních Prahy. Prostřednictvím analýzy oficiálních webových stránek, katalogů s nabídkami služeb bude získán úplný přehled možností hotelů a posouzena úroveň jejich připravenosti na pořádání MICE akcí a jejich další perspektivy v tomto odvětví cestovního ruchu. Při psaní dané bakalářské práce byla použita odborná literatura jak českých, tak zahraničních autorů. Teoretická část vychází především z knihy Kongresový cestovní ruch slovenského autora Jána Oriešky, která poskytla nezbytné základní informace o daném segmentu cestovního ruchu. Ján Orieška se profesionálně věnuje rozvoji kongresového a incentivního cestovního ruchu a seznamuje studenty s technikou kongresových služeb. Z českých pramenů byly dále využity informace z knih Jarmily Indrové a kol. Cestovní ruch, Jitky Vysekalové a kol. Veletrhy a výstavy, Jaromíra Beránka a Pavla Kotka Řízení hotelového provozu a rovněž z knihy Josefa Zelenky a Martiny Páskové Výkladový slovník cestovního ruchu. Ze zahraniční literatury byly zpracovány informace z knih ruských a anglických autorů: Olgy V. Alekseevové Event Tourism and Event Management, Olgy Arkhipové Kongresové a veletržní činnosti: studie, Jurije Sarapkina Business Travel and MICE Industry, N. I. Kabushkina Management turismu, Donalda Getze Event management and event tourism, O. Thomase, B. Hermse a P. Loose Reference model-based event management. Pro potřeby této práce bylo nutné sledovat aktuální zprávy z odborných časopisů a elektronických databází v oblasti cestovního ruchu, jako například: COT Business, časopis pro profesionály v cestovním ruchu, Gorokhov R. Prémiové výlety, plán cesty, časopis pro manažery, ale také internetové zdroje: Event Marketing v 8

10 cestovním ruchu, Event Marketing MICE pro střední management (MMR), Výroční zprávy PCB apod. Rychlé stárnutí zdrojů informací a větší objem teoretických znalostí v porovnání s praktickými zkušenostmi jsou jedním z největších problémů pro napsání práce v daném oboru. Z tohoto důvodu pokládám svoji práce v současné době za velmi aktuální a přínosnou.. 9

11 TEORETICKÁ ČÁST 1 MICE CESTOVNÍ RUCH 1.1 Teoretické vymezení MICE cestovního ruchu Pojem MICE se objevuje v mezinárodní praxi cestovního ruchu přibližně od konce 80. let minulého století pro soubor akcí a událostí. MICE je zkratkou anglických slov: Meetings, Incentive Travel, Conventions and Exhibitions, což by se dalo přeložit jako trh služebních a podnikových cest, jež zahrnují rovněž obchodní schůzky, podnikové zájezdy za odměnu, podnikové motivační a studijní zájezdy, kongresy, konference a výstavy. (Zelenka a Pásková, 2012, s. 203) V praxi je možné se setkat s termínem MICE v souvislosti s termínem Meeting Industry, tedy kongresový průmysl, jenž se zabývá již výše zmíněnými činnostmi: pořádáním kongresů, konferencí, a seminářů, organizováním veletrhů a výstav. Mezinárodní organizace IAOPCO 1 dělí kongresový průmysl do čtyř segmentů: Corpоrate firemní konference; Incentive iniciativy; Assоtiation asociace, Exibitions/Fairs výstavy/veletrhy. Pro danou oblast se rovněž používá termínu KIT, tedy kongresový a incentivní cestovní ruch, a KICR, kongresový a incentivní cestovní ruch. V odborné literatuře je také možné se setkat s termíny meetcentives a cоncentives, které de facto vyjadřují současný trend v propojování pracovních a motivačních cest. (Kongresový a incentivní cestovní ruch, s. 31) Podle světové organizace cestovního ruchu WTO se MICE cestovní ruch skládá z kongresového, incentivního a veletržního cestovního ruchu a zařazuje se do oblasti cestovního ruchu. Cestovní ruch je možné charakterizovat jako činnost osoby cestující na přechodnou dobu do místa mimo její běžné bydliště, a to na dobu kratší než je stanovena, přičemž platí pro mezinárodní cestovní ruch doba jednoho roku a pro domácí cestovní ruch období šestí měsíců, s tím, že hlavní účel její cesty je jiný než 1 Аssotiation of Professional Congress Organizers. Pozn. autorky. 10

12 vykonávání výdělečné činnosti v navštíveném místě, nebo výdělečná činnost není v navštíveném místě založena na trvalém či přechodném pracovním poměru. Dále je třeba připomenout, že navzdory celosvětové krizi v roce 2008 a důsledků z ní plynoucích je přesto MICE cestovní ruch jedním z vysoce ziskových a nejrychleji rostoucích odvětví cestovního ruchu Definice forem cestovního ruchu MICE Zelenka a Pásková (2012, s. 74) uvádějí, že: cestovní ruch se dělí na formy a druhy. Zatímco pro formu je klíčovým kritériem motivace návštěvníka, tak pro druh je klíčovým aspektem jevový průběh a způsob realizace v závislosti na geografických, společenských a jiných podmínkách Kongresový cestovní ruch Tento druh cestovního ruchu je nejdynamičtějším segmentem trhu služebních cest na světě, neboť stále roste zájem o sympozia, konference, setkání, semináře, výstavy a veletrhy. Podnikatelé a vědci se účastní specializovaných, diskusních či profesních fór, na nichž se mohou nejen setkat s kolegy z jiných regionů, ale také si zde mohou vyměnit zkušenosti a nejnovější informace ze svého oboru, dále je to místo vhodné k jednání a uzavírání nových kontraktů, neboť žádná ze stran nemá výhodu domácího prostředí, a v neposlední řadě je možné připojit se ke kulturnímu programu, jejž připraví pořadatelé. Česká centrála cestovního ruchu ve své publikaci MICE Handbook (online, cit ) uvádí, že kongresový cestovní ruch je jednou z nevýnosnějších forem cestovního ruchu, a to především z toho důvodu, že průměrná útrata účastníka kongresu, konference či výstavy je zhruba třikrát vyšší než útrata obvyklého turisty, který navštěvuje konkrétní destinace především s cílem odpočinku, relaxace, poznávání apod. Kongresový cestovní ruch však klade na organizátory mnohem větší nároky, neboť účastníky jsou vyžadovány služby na prvotřídní úrovni. Je také nezbytné, aby byla vytvořena harmonická spolupráce s celým regionem, v němž se tyto akce pořádají. V České republice je kongresový cestovní ruch realizován především v tradičních kulturních, ekonomických a politických centrech země, tedy v Praze, Brně, Ostravě, Karlových Varech, Liberci či Plzni. Avšak je možné říci, že 11

13 v České republice není ještě celá kapacita pro kongresový cestovní ruch využita. Tento segment je často vázán na lázeňství, wellness programy a relaxaci, která má v ČR dlouhou tradici. A právě v tomto lze spatřovat nevyužitý potenciál. V souvislosti s tím, že mnohé firmy snižují finanční náklady na MICE, lze hovořit o snižování počtu pracovníků vysílaných na kongresy a podobné akce. Ovšem pro tuzemské organizátory kongresů by to mohlo znamenat možnost využít i menších komplexů, z nichž by se mohla stát kongresová centra, samozřejmě jen pod podmínkou vysokých investic do infrastruktury těchto regionů. Kongresový cestovní ruch má několik specifik, neboť pořádání kongresů a ostatních akcí vyžaduje vysokou úroveň a komplexnost služeb, rovněž jsou kladeny vysoké nároky na organizační a technické zabezpečení. Pořádání MICE akcí má jednak vliv na rozvoj destinace, jednak je výhodné pro poskytovatele ubytovacích služeb, protože díky pořádání velkých akcí tohoto typu dochází k maximálnímu využití kapacit i v mimosezóně. Z toho důvodu je nezbytné sledovat aktuální trendy MICE cestovního ruchu, aby společnost organizující MICE akce konkurenceschopná Podmínky pro kongresový cestovní ruch Podle České centrály cestovního ruchu (online, cit ) existují tři základní podmínky, které musí určité místo 2 splňovat, aby se mohlo stát kongresovou destinací: atraktivita místa. Místo musí být turisticky atraktivní; dostatečná ubytovací kapacita a dostatečné podmínky pro pořádání kongresů; dopravní dostupnost od mezinárodního letiště. Image města Pozitivní image města je jedním ze základních předpokladů pro rozvoj kongresového cestovního ruchu. Image zemí a měst představuje základní faktor při rozhodování o místě konání kongresu. Celkový obraz města je ovlivněn celou řadou politických, ekonomických, kulturních a společenských faktoru. Z dlouhodobého 2 Může se jednat jak o město, tak o určitý region, přímořské letovisko apod. Pozn. autorky. 12

14 hlediska k nim patří politická stabilita, ekonomická vyspělost, historické a kulturní tradice, zkušenosti s pořádáním významných akcí a působení marketingových a PR aktivit. Kongresová města Z hlediska pořádání kongresů hrají pro image destinace významnou roli města, v nichž se tyto akce realizují. Taková města lze rozdělit do skupin podle nejrůznějších kritérií, avšak tradičně se v odborné literatuře objevuje následující dělení do tří skupin: 1. Města první volby jsou vhodná pro konání velkých kongresu, neboť: mají možnost ubytování účastníků ve 2-3 tis. vhodných pokojích třídy 4* a 5*; disponují mezinárodním letištěm se snadným spojením do světových center; mají jedno nebo více velkých kongresových center; nabízejí přírodní turistické atraktivity v okolí, tzn. v dojezdové vzdálenosti přibližně dvou hodin od místa pořádání kongresu; nabízejí odpovídající počet stravovacích a zábavních zařízení se širokou škálou nabízených služeb; nabízejí kompletní doprovodné služby na špičkové úrovni. 2. Města druhé volby jsou vhodná pro pořádání kongresů střední velikosti, jelikož: mají možnost ubytovat účastníky v 1-1,5 tis. vhodných pokojích ve třídě 4* a 5*; dojezd do mezinárodního letiště je přibližně dvě hodiny; disponují odpovídajícím kongresovým centrem; nabízejí přírodní zajímavosti, kulturní památky a turistické atraktivity v blízkém okolí; nabízejí široký výběr stravovacích a zábavních zařízení; nabízejí doprovodné služby na špičkové úrovni; tato města zpravidla nabízejí přátelštější a intimnější atmosféru a zároveň je jejich výhodou nižší cenová relace. Kongresy bývají dominantní akcí ve městě. 3. Města třetí volby jsou vhodná pro pořádání menších a středních kongresů, protože: mají možnost ubytování účastníků v vhodných pokojích ve třídě 4* a 5*; dojezd do mezinárodního letiště je více než 2 hodiny; 13

15 mají k dispozici kongresové centrum Produkty kongresového cestovního ruchu V kongresovém cestovním ruchu je třeba mít na paměti, že existuje několik produktů tohoto odvětví, které jsou přesně terminologicky vymezeny a nedají se proto zaměňovat. Podle definice Zelenky a Páskové (2012, s. 156) je: kongres formální setkání zpravidla většího množství lidí určitého odborného zaměření, jehož obsahem jsou přednášky, formální a neformální diskuse, konzultace. K základním specifikům kongresu patří: minimální počet účastníků 300; přítomnost zahraničních účastníků v podílu minimálně 40%; minimální doba konání 3 dny, minimální počet účastnických států 5. Výsledky kongresu mají teoretický, vědecký, politický nebo společenský význam. Dalším produktem tohoto segmentu cestovního ruchu je konference, která je podle Zelenky a Páskové (tamtéž, s. 155) charakterizována jako: formální setkání zpravidla většího množství lidí určitého odborného zaměření, jehož obsahem jsou přednášky, formální a neformální diskuse a konzultace. Konference jsou zpravidla doprovázeny také nejrůznějšími akcemi tematicky propojenými s obsahem konference. Tyto akce, jako jsou například výlety do okolí, kulturní a společenské programy, se zpravidla odehrávají mimo hlavní místo konání konference. Za další produkt je považováno sympozium. Podle Oriešky (2003, s. 82) se jedná o setkání specialistů jednoho oboru, často s mezinárodní účastí, na němž se projednává jedno odborné téma, po němž následuje diskuse. Následujícím produktem je kolokvium, což je shromáždění odborníků, kteří diskutují o určité problematice. Posledním typem produktu je seminář, který lze definovat jako: formu kolektivního odborného studia, jehož podstatou je spojení přednášky s diskusí a dotazy posluchačů. (Orieška, 2003, s. 80) 14

16 Funkce kongresového cestovního ruchu Orieška (2003, s. 80) ve své knize uvádí, že: Kongresový cestovní ruch plní více funkcí jak ve vztahu k jednotlivci, tak ke společnosti. Tyto funkce dále rozděluje do čtyř skupin na: vědecko-informační funkce; kulturně-poznávací funkce; ekonomická funkce; faktor regionálního rozvoje. Vědecko-informační funkce. Jejím cílem je umožnit, aby se jednotliví účastníci kongresu, tedy odborníci z různých vědeckých, technických a společenských oblastí seznámili. Dále poskytuje možnost zprostředkovat si navzájem poznatky a zkušenosti, získávat nové, aktuální informace, navazovat pracovní kontakty, rozšiřovat vědeckou a odbornou spolupráci. Kulturně-poznávací funkce. Kongresový cestovní ruch také umožňuje poznávat navštívené místo, region i zemi konání kongresové akce. Při svém pobytu se mohou účastníci seznámit s kulturními a historickými památkami, zvyky a tradicemi. Rovněž je jim nabízena účast na nejrůznějších společensko-kulturních akcích, jako jsou kupříkladu koncerty, divadelní, operní či baletní představení, dále též na společenských událostech z oblasti gastronomie, sportu apod. Ekonomická funkce. Úzce souvisí s finančními výnosy z podnikatelské činnosti, jež se zaměřuje na organizování kongresových akcí, které jsou ekonomicky výhodné, neboť v porovnání s ostatními odvětvími cestovního ruchu přinášejí na jednoho klienta mnohem větší příjmy. Dále bylo zjištěno, že finanční prostředky, které v průběhu celé kongresové akce vydá jeden klient, jsou zhruba jednou tak vysoké než výdaje obvyklých turistů. Jako důvod se uvádí fakt, že poměrnou část výdajů hradí za účastníky jejich zaměstnavatel. Tito zákazníci si proto mohou objednat ubytovací, stravovací i doplňující služby v cenové relaci vyššího standardu, mohou navštěvovat nejatraktivnější zařízení cestovního ruchu, či se účastnit nabízených doprovodných akcí. Faktor regionálního rozvoje. Jak již bylo výše uvedeno, kongresový ruch je ekonomicky zajímavý nejen pro společnost, která kongres pořádá, ale i pro ostatní složky cestovního ruchu a jiné segmenty veřejného a soukromého sektoru, jako například jsou 15

17 region, město, obec, společnosti poskytující ubytování, stravování, firmy zajišťující dopravní služby, společnosti zprostředkovatelské, společenské, zábavní a sportovní instituce, reklamní agentury aj. Z toho vyplývá, že kongresový cestovní ruch může být vnímán jako jeden z nástrojů ekonomické politiky daného regionu, neboť zajišťuje mnoho pracovních míst dokonce i pro velmi specializované profese, jako je například tlumočník, překladatel, průvodce, PR manažery atd. Rovněž se díky tomuto segmentu cestovního ruchu buduje pozitivní image místa, v němž se kongres koná Trh kongresového cestovního ruchu Podle Oriešky (2003, s ) je možné trh kongresového cestovního ruchu charakterizovat jako soubor navzájem propojených vztahů mezi kupujícími a prodávajícími. V roli kupujících zde vystupují buď sami účastníci kongresu, nebo jejich zaměstnavatelé, v roli prodávajících vystupují společnosti, jež nabízejí komplexní či částečné služby kongresového cestovního ruchu, popřípadě zboží s tím spojené. Mezi kongresové akce rovněž patří doprovodné programy před kongresem a v jeho průběhu zaměřené především na efektivní využití volného času v místě konání. Kongresové služby je možné rozdělit do dvou skupin: služby pro objednavatele a služby pro účastníky. Ke kongresovým službám určeným účastníkům kongresům náleží služby přepravní (transfery z / na letiště, doprava v místě konání kongresu i přeprava na doprovodné akce), ubytovací, stravovací, služby kombinovaného zákaznického servisu (recepce, informační služba, vrátní, portýři, nosiči apod.), služby pořadatelské (průvodce, směnárna, hostesky, prodej zboží spojeného s tematikou kongresu, výstavy, exkurze, kulturní, sportovní a gastronomické akce apod.). Službami pro objednavatele akcí se má na mysli například vyhotovení rozpočtu, zajištění bezpečnosti v průběhu kongresu, služby PR oddělení, služby tlumočnické a překladatelské, zajištění přítomnosti zástupců médií atd. Jelikož se hovoří o trhu kongresového cestovního ruchu, je možné také vymezit dvě strany z hlediska poptávky a nabídky. Na straně poptávky se nacházejí účastníci kongresů, čili kongresoví turisté, to znamená ti, kteří jsou spotřebiteli kongresových služeb. Orieško (2003, s. 85) hovoří o tom, že na základě různých statistik si účastníci hradí pouze 10% výdajů ze svého, zbytek za ně hradí zaměstnavatel. Na straně poptávky rovněž stojí 16

18 iniciátoři kongresových akcí, z nichž se později stávají objednatelé komplexních kongresových služeb, nebo různé asociace, firmy, společnosti či jiné subjekty. Na straně nabídky stojí pořadatelé kongresových akcí, což mohou být podniky, instituce a společnosti, které hledají pro své produkty odbyt Incentivní cestovní ruch V knize Kongresový cestovní ruch Orieška uvádí, že se termín incentiva je odvozen z latinského incendere, což znamená zapálit, podnítit, nadchnout. V oblasti cestovního ruchu se používá již od 60. let minulého století, avšak všechny mechanismy jeho fungování se ustálily přibližně o dvacet let později. Jedná se o nemateriální formu stimulace podnikatelských procesů. I proto se pro tuto oblast cestovního ruchu se strategickým významem pro vztah mezi společností a jejími zaměstnanci používá označení motivační, nebo stimulační cestovní ruch. Jedná se o takové odvětví cestovního ruchu, které v konečném výsledku motivuje pracovníky k vyšším výkonům v zaměstnání, podporuje dobré vztahy na pracovišti a posiluje vztah zaměstnanců k firmě. Nejlepších výsledků se dosahuje při vhodné kombinaci cílů a různých typů incentivních akcí. Podmínkou správně vytvořeného motivačního programu je jeho zásadní rozdíl od standardního turistického zájezdu s obvyklou sadou výlety a dovolená, přičemž celá struktura musí být podřízena cílům zákazníka. Incentivní program je nejlepším způsobem jak stimulovat zaměstnance, je zdrojem motivace, díky níž má každý možnost dosahovat větších úspěchů. Lze vytvořit program, který by přispěl k úspěchu celého týmu a upevnil jeho soudržnost. Program budování týmu - team-building - nebude efektivní, pokud nebude konečnou fází systematického a promyšleného řízení personální práce v dané společnosti. Také je třeba, aby pořádající firma získala od zadavatele nezbytné informace o jednotlivých členech týmu, aby nedošlo k tomu, že někteří účastníci se budou cítit nekomfortně. Podle Zelenky a Páskové (2012, s. 149) je nejčastější formou incentivního cestovního ruchu zájezd zaměstnanců, který dostanou jako odměnu, nebo v souvislosti s posilováním vztahu: pracovník - pracovní skupina - společnost. Ovšem incentivní cestovní ruch může mít také náplň vzdělávací (přednášky, semináře, manažerské hry aj.). V České republice se o incentivním cestovním ruchu začalo hovořit poměrně 17

19 pozdě, až v 90. letech, tedy v době, kdy zde začaly působit zahraniční společnosti, pro něž byly výše popsané akce již zcela běžné Charakteristika akcí incentivního cestovního ruchu Jak již bylo řečeno, jedná se o poměrně novou formu cestovního ruchu, ale stejně jako každá jiná má svá specifika. Pro toto odvětví je typické, že se pořádají akce pouze pro uzavřenou skupinu účastníků, kteří vyžadují vysokou úroveň komplexních služeb. Společnosti, které organizují incentivní akce, jako je například team-building, musejí přípravě věnovat velkou pozornost, neustále hledat nové, originální a nadstandardní prvky, jež by mohly být do programu včleněny. Každá akce musí být individuálně připravena podle přání zákazníka a musí s ním být také konzultována. Incentivní cestovní ruch je velmi ziskový, neboť zákazník očekává vyšší standard služeb, za který je ochoten platit. Výběr zaměření je nezbytnou podmínkou pro úspěšnost celé akce. Základními faktory, které je třeba vzít v potaz, je počet účastníků, jejich věk, pohlaví, délka akce, sezónní specifika, módní trendy, priority společnosti objednavatele, osobní požadavky účastníků a pochopitelně rozpočet. Některé firmy dávají přednost zahraničním destinacím, jiné preferují tuzemské pobyty. Firmy využívají různé typy motivačních zájezdů, aby odměnily své pracovníky nebo obchodní partnery. V závislosti na cílech je možné rozdělit incentivní akce do tří skupin: programy za odměnu; motivační programy; programy na posílení týmu (team-building). Incentivní cestovní ruch umožňuje lidem, aby se zaměřili jak na cíle stanovené společností, tak na to, jak mohou dosáhnout těchto cílů. Incentivní akce pomáhají společnostem řešit následující úkoly: rozšířit okruh potenciálních zákazníků a partnerů, posílit obchodní vztahy; zvýšení prodeje produktů; zvýšení loajality zaměstnanců k firmě. Velmi důležité jsou také psychologické aspekty účastníků incentivního cestovního ruchu, neboť je veřejně oceněn jejich pracovní úspěch. Účast na těchto 18

20 akcích znamená svým způsobem společenskou prestiž, ale mimo jiné jde také o poznávání nových destinací, v nichž jsou zajištěny kvalitní služby Podmínky pro incentivní cestovní ruch Incentivní cestovní ruch musí splňovat několik podmínek, aby mohl být realizován. Jedná se o podmínky, které jsou však téměř shodné s podmínkami kongresového cestovního ruchu, jako je například image destinace, materiálně-technická základna a doprava. Incentivní akce jsou založeny na volnočasových aktivitách, a proto se dává přednost destinacím s dobrou pověstí a tradicí v cestovním ruchu a hotelnictví. V těchto destinacích by se měly nacházet přírodní a kulturní památky a společenské, sportovní a kulturní instituce. Do místa konání se účastníci nejčastěji dopravují smluvními autobusy, jen menší část dává přednost dopravě vlastní. Nejčastěji jsou incentivní akce pořádány v hotelech třídy tři a čtyři hvězdičky, v některých případech jsou využívány i hotely vyšší třídy. K tomu dochází především u akcí s účastí zahraničních spolupracovníků či obchodních partnerů, akcí pořádaných pro střední a vyšší management. Ubytovací kapacity nižší třídy jsou využívány především při incestních akcí, které mají posilovat a budovat vztahy na pracovišti, a proto se odehrávají ve specifickém prostředí, jako jsou například hory, sportovní areály apod. Incentivní akce nejsou tak náročné co se týká konferenčních a jednacích prostor jako například kongresový cestovní ruch, ale přesto by měly hotely, které usilují o incentivní klientelu, mít k dispozici sál nebo alespoň salonek určený ke společenskému setkávání pro 50 až 100 osob a samozřejmě s odpovídajícím technickým vybavením, jako jsou audiovizuální přístroje. V poslední době se začíná projevovat trend, kdy se propojují motivační a pracovní pobyty (například školení, jednání, vzdělávání), proto firmy vyžadují konferenční zázemí vyšší úrovně. V MICE handbook (online, cit ) je uvedeno, že: stravovací služby se od těch kongresových výrazněji neliší, nicméně jedním ze způsobu, jak poskytnout účastníkům incentivní cesty pocit odměny a výlučnosti, je uspořádání výjimečného kulinářského zážitku. 19

21 1. 4 Veletržní cestovní ruch Podobně jako tradiční kongresové akce i výstavy a veletrhy (expozitions) jsou určeny k výměně poznatků a výsledků kreativního myšlení. Jejich těžištěm je však prezentace nejmodernějších výrobků, technologií, know-how apod. Pořádání těchto akcí bylo ovlivněno především vědeckotechnický rozvoj, ačkoliv je možné říci, že prezentování výrobků v uzavřených prostorech je tak staré, jako je starý obchod. Výstavy a veletrhy se zpravidla konají v interiéru nebo exteriéru výstavních a veletržních areálů a komplexů. Výstavní a veletržní akce se podle Orieška (2004, s. 128) rozlišují především na základě své formy: Výstava. Je charakterizována jako komplexní propagační akce, na níž jsou předváděny materiální i nemateriální produkty firem. Jejím cílem je informovat o produktech, většinou se nejedná o komerční prezentaci, jako spíše o společenskou akci, který má vzdělávací charakter. Ovšem některé výstavy mohou být komerční, na nich je potom prezentace spojena i s prodejem. Veletrh. Je rozsáhlejší než výstava, může být jak prodejní, tak pouze informativní. Jedná se o obchodní akci s účastí zahraničních zástupců, na níž dochází k uzavírání obchodů, navazování nových obchodních vztahů a spolupráce. Workshop. Jedná se o intenzívní vzdělávací akci, na níž si odborníci i laici z konkrétního oboru mohou vyměňovat své praktické zkušenosti a dovednosti. Workshopy mohou být také součástí veletrhů a firmy na nich mohou specifickou formou nabízet své produkty. V takovém případě se ho společnosti účastní, aby navázaly obchodní kontakty a uzavíraly. Vysekalová, Hrubalová a Girgašová (2004, s. 67) ve své knize nabízejí rozlišení výstavy a veletrhů podle hlediska geografického na lokální, které jsou podle nich určeny pro: vystavovatele a návštěvníky z dané lokality například z jednoho města. Dále na regionální, které zahrnují nejen místo pořádání, ale i jeho nejbližší okolí. Jako třetí typ uvádějí regionální, jehož dosah zahrnuje kromě místa konání i jeho blízké okolí v dojezdové vzdálenosti cca km. Následující typ byl nazván národní a zahrnuje v sobě takové výstavy a veletrhy, na nichž jsou vystavovatelé, respektive návštěvníci z několika zemí či kontinentů. Mezinárodní 20

22 veletrhy a výstavy musejí splňovat následující požadavky: minimálně 20% vystavované plochy pronajímají zahraniční účastníci, nebo se veletrhu účastní 20% zahraničních vystavovatelů, nebo veletrh musí být navštíven minimálně 4% zahraničních návštěvníků. 21

23 2 MICE CESTOVNÍ RUCH V PRAZE Praha je hlavním městem České republiky. Jedná se o atraktivní kulturní, historické, politické centrum země, která leží ve střední Evropě. Praha je městem nejen s bohatými dějinami, ale také se zajímavou současností, která v sobě odráží trendy v nejmodernějších technologiích. V Praze se nacházejí sídla politických, ekonomických, společenských, kulturních a vzdělávacích institucí České republiky. Cílem představitelů hlavního města Prahy je představit Českou republiku jako atraktivní destinaci s možností kombinace akcí kongresového cestovního ruchu s rozsáhlou nabídkou incentivních programů. Praha splňuje podmínky, které vyhovují nárokům MICE cestovního ruchu při pořádání jednotlivých akcí na území města, a to především z hlediska strategické polohy v srdci Evropy, díky níž je dostupná prakticky z celého světa. Praha má velmi dobře řešenou dopravní infrastrukturu, což je pro účastníky MICE akcí velmi důležitá. Z většiny evropských velkoměst je možné do Prahy doletět do tří hodin. Na letišti Václava Havla Praha sídlí celkem 51 leteckých společností, jež nabízejí svým klientům lety do 111 cílových míst ve 42 zemích celého světa. Navíc má Česká republika vybudovanou síť dálničních cest, jež vedou do všech sousedních zemí a prakticky všechny vedou přes hlavní město. Rovněž je na území státu rozsáhlá železniční síť, spojující ČR s celou Evropou. V současnosti Praha náleží k nevíce navštěvovaným městům nejen v Evropě, ale na celém světě. Nejnavštěvovanější turistický portál Tripadvisor uvedl (online, cit ), že Praha obsadila 5. místo z hlediska návštěvnosti světových populárních destinací. Orieška (2004, s. 87) uvádí, že během několika posledních let se značně zvýšila kvalita nabízených služeb, a také činnost společností, které organizují kongresové akce, dále služby dopravců, ubytovacích zařízení, dodavatelů atd. Orieška dále uvádí (tamtéž), že velkými změnami prošly i výstavní a veletržní akce, jejichž úroveň ( ) odpovídá stavu jednotlivých oborů a postavení firem na trhu. V Praze se nachází dva velké výstavní areály, a to Výstaviště Praha v Holešovicích či Pražský veletržní areál v Letňanech. MICE cestovní ruch má pro ekonomiku Prahy a České republiky nezanedbatelný význam. Pořádání MICE akcí přináší vysoké zisky, které se významně podílejí na tvorbě HDP. Díky rozvoji cestovního ruchu se rozvíjejí i sekundární odvětví, jako je například stavebnictví, bankovnictví, zdravotnictví či školství. Je možné říci, že je to proces oboustranný, neboť na základě zlepšování infrastruktury města a růstu ubytovacích 22

24 kapacit, bohatší nabídky v oblasti gastronomie, promyšleného systému dopravy v rámci města, nabídky doprovodných a volnočasových aktivit a zvyšování profesionality pracovních kádrů roste poptávka po pořádání kongresů a veletrhů na území Prahy. Další nespornou výhodu lze rovněž spatřovat v cenové relaci nabízených služeb, která se stále pohybuje na nižší úrovni než v západoevropských metropolích. Jak již bylo uvedeno v první kapitole této práce, účastníkům kongresového a incentivního cestovního ruchu je pobyt na kongresu nebo konferenci hrazen většinou zaměstnavatelem, proto tento typ turistů utrácí v místě konání MICE akcí mnohem více finančních prostředků než běžný turista. Organizace MICE akcií pro Prahu představuje rozvoj v rámci domácího a příjezdového cestovního ruchu s možností navázání na jiné formy cestovního ruchu. Neposledním přínosem MICE cestovního ruchu je propagace image destinace. Účastníci akcí popisují Prahu jako bezpečné město s politickou stabilitou a nízkým stupněm kriminality. Oceňují také čistotu města a ulic, krásnou přírodu, velké množství historických památek koncentrovaných na poměrně malém území, konání významných sportovních a kulturních akcí, rozsah a flexibilitu nabízených služeb a viditelný zájem ČR o podporu MICE cestovního ruchu. Český statistický úřad 3 je ústředním orgánem státní správy České republiky. Byl zřízen dne 8. ledna 1969 zákonem č. 2/1969 Sb., o zřízení ministerstev a jiných ústředních orgánů státní správy. Od roku 2007 ČSÚ zavedl na základě požadavků z praxe sledování MICE, tedy nejrychleji se rozvíjející části cestovního ruchu. ČSÚ sbírá data od hromadných ubytovacích zařízení. Poslední zpráva (online, cit ) ukázala, že pražská kongresová turistika zaznamenala v loňském roce citelný pokles. Tento stav je pravděpodobně způsoben tím, že v posledních letech společnosti v souvislosti s pokračující ekonomickou recesí vynakládají stále méně finančních prostředků na podobné akce. Počet akcí pořádaných v Praze se v posledních letech každoročně zvyšoval. Podle údajů ČSÚ se v roce 2013 v Praze: konalo se 3427 akcí, tedy o 20% (837) akcí méně než v roce 2012, což představuje nejnižší údaj za posledních 5 let; úbytek počtu delegátů, snížení о 18,2% z v roce 2012 na v roce Dále jen ČSÚ. Pozn. autorky. 23

25 I další statistiky, jako například ta provedená společností Prague Convention Bureau. potvrzují klesající tendenci poli pražské kongresové turistiky. Prague Convention Bureau 4 je nezisková organizace založená v roce 2008, která spolupracuje s Pražskou informační službou, Magistrátem hlavního města Prahy, Českou centrálou cestovního ruchu (CzechTourism) a Asociací hotelů a restaurací České republiky. Podle údajů PCB v Praze v roce 2013: konalo se celkem 1837 akcí, tedy o 179 méně než v roce 2012; nejvytíženějším obdobím byl měsíc duben, Praha v té době hostila 633 akcí; nejméně akcí se konalo v srpnu, pouhých 35; nejčastěji se konaly akce s účastí (31,7%) osob, dále akce s účastí (23,5%) osob a akcí s účastí (22,2%) osob; stejně jako v roce 2012 si udržely prvenství korporátní konference/setkání s celkovým počtem 989 akcí; počet jiných akcí činil 393; incentivních setkání proběhlo 366; asociačních konferencí a kongresů se konalo 70; výstav a veletrhů se pořádalo 19; narůst byl zaznamenán ve všech kategoriích akcí kromě incentivních setkání, tam došlo k citelnému meziročnímu poklesu o 25,3%; Česká republika je nejvýznamnější zemí podle původu organizátora, českých pořadatelů bylo 68,2%. I nadále se projevuje trend zkracování délky akcí, neboť průměrná délka akcí v roce 2012 poklesla z původních 2,06 dne na rovné 2 dny. Jednodenní akce se konaly v 53,6% případů, zbytek tvoří akce vícedenní. Podle studie poradenské firmy PricewaterhouseCoopers uveřejněné na webových stánkách společnosti (online, cit ) byla situace na pražském hotelovém trhu poměrně dobrá. Ze studie vyplývá, že v roce 2013 dosahovala obsazenost hotelů vyšších hodnot než v roce 2012, neboť vzrostla jak obsazenost pokojů (o 0,5%), tak i příjmy za pokoj (celkem о 1,4%). Tyto údaje odpovídají statistice ČSÚ, podle níž také došlo k nárůstu příjezdů, a to především zahraničních návštěvníků. Vyšší obsazenost potvrzují tři čtvrtiny manažerů pětihvězdičkových hotelů a nadpoloviční většina čtyřhvězdičkových 4 Dále jen PCB. Pozn. autorky. 24

26 hotelů. Podle statistiky PWC dosahuje růst tržeb na pokoj mezi 2,3 až 4,4 procenty. Z údajů vyplývá, že ČR má stále nejnižší ceny ve srovnání s ostatními evropskými metropolemi. Pozitivní vliv sehrála pro ubytovací zařízení, které prodávají své služby především zahraničním turistům a publikují své ceny v eurech, jistě devalvace české koruny, ke které došlo intervencí ČNB, a oslabení jejího kurzu vůči euru. Z druhé strany se tato skutečnost může promítnout do zvýšení cen gastronomických provozů kvůli nákupu surovin ze zahraničí. Kladně se toto ekonomické opatření promítne v předpokládaném zvýšení návštěvnosti České republiky, neboť pobyt zde bude pro klienty ze zemí používajících euro levnější. Pro kongresový cestovní ruch by to mohlo znamenat zlepšení a růst, neboť podle údajů zveřejněných v časopise COT Business v březnu 2014 byla Praha byla oceněna jako nejlepší kongresová destinace v regionu. Slovinský časopis Kongres, jenž se zaměřuje na oblast kongresové turistiky střední a jihovýchodní Evropy, jí totiž udělil cenu Meeting Star v kategorii kongresových destinací za rok Praha v minulém roce získala nejvyšší počet bodů, celkem 4,64 a umístila se na prvním místě před Dubrovníkem a Budapeští. (COT Business, , str. 32) 25

27 3 MICE AKCE A HOTELOVÁ ZAŘÍZENÍ Z hlediska MICE cestovního ruchu je důležité, aby pro organizaci jeho akcí bylo zajištěno v první řadě vhodné kongresové zařízení, jež bude splňovat veškeré nároky na materiálně-technické vybavení. K takovýmto zařízením patří především hotely s vhodnými jednacími prostory, které bývají obvykle označovány jako seminární (s použitím náhradních prostorů) nebo kongresové hotely (v nichž se nachází kongresový sál). Hotely pro takový účel bývají vybudovány zpravidla v místech s dobrou dostupností všemi dopravními prostředky: individuální automobilovou dopravou, autobusovou, železniční i leteckou dopravou. Samozřejmostí je krátká dojezdová doba k hlavním dopravním uzlům, jako je mezinárodní letiště či nádraží, a rovněž blízkost místní městské hromadné dopravy. Seminární, respektive kongresové hotely musejí zajistit nejen kvalitu, ale i kvantitu ubytovacích míst pro účastníky pořádaných akcí. Při mezinárodních kongresových akcích se téměř jedna třetina účastníků ubytovává v hotelích nejvyšší třídy, polovina hostů v hotelích vyšších a středních tříd. (Orieška, s. 87) Pro většinu mezinárodních akcí připravují hotely dvoulůžkové pokoje, neboť účastníci kongresů mají s sebou většinou doprovod. Na druhém místě jsou požadované jednolůžkové pokoje. Hotel je zodpovědný za to, že zajistí požadovanou ubytovací kapacitu, pokud dojde k tomu, že počet požadovaných jednolůžkových pokojů bude vyšší, než je hotel schopen nabídnout, musejí být účastníkům nabídnuty dvoulůžkové pokoje za takovou cenu jako jednolůžkový, nebo musejí být zajištěny i jiné hotely stejné kategorie v místě pořádání akcí. Někdy jsou však pořádány kongresy pro mladé vědecké pracovníky, kteří však požadují ubytování v hotelech nižší třídy nebo dokonce na studentských ubytovnách, v takovém případě je pořádající společnost povinna zajistit volné ubytovací kapacity podle přání účastníků. 3.1 Vybavenost hotelu pro MICE akce Vybavenost hotelu hraje jednu ze zásadních rolí v kongresovém cestovním ruchu, neboť je de facto podmínkou samého konání akce. Mezi součásti kongresové vybavenosti se standardně považuje kongresový nebo konferenční sál s odpovídajícím technickým vybavením. Jednacími prostory MICE akcí se má na mysli jednací místností, zázemí 26

28 jednacích místností, společenské nebo výstavní prostory. Je nezbytné, aby jednací místnosti byly upraveny podle přání klientů, týká se to především rozmístění stolů a křesel. Nábytek by měl být v první řadě ergonomicky tvarovaný, pohodlný a splňovat bezpečnostní požadavky, ale také by se nemělo zapomínat na estetickou stránku, a proto by měl být nábytek barevně sjednocen s celkovým vzhledem jednací místnosti a měl by odpovídat vzhledově úrovni konané akce. Z každého místa v interiéru musí mít účastník volný výhled na jeviště bez jakýchkoli rušivých elementů. Kongresové hotely by proto měly mít ve své nabídce pro MICE akce katalog s jednotlivými variantami nábytku, návrhy rozmístění stolového a sedacího nábytku a projekty uspořádání jednací místnosti včetně výzdoby. Z hlediska technických parametrů musí jednací místnosti splňovat tyto požadavky: musejí být zvukotěsné, mít vynikající akustiku, ozvučení, osvětlení a klimatizací. Každý kongresový hotel by měl sledovat nejnovější trendy na poli současné komunikační techniky a průběžné svá zařízení modernizovat. K základnímu vybavení potom patří: akustické zařízení: mikrofony (konferenční drátové i bezdrátové, klopové, náhlavní, stojany k mikrofonům); zesilovače (jsou užívány, pokud se očekává větší diskuze); reproduktory; mixážní pult; tlumočnická kabina; šeptáková souprava; sluchátka (pro tlumočníky i pro posluchače); zvukový systém (k prezentaci nahrávek). vizuální zařízení: projektor video; otočná projekční hlava; projektor s vizualizérem; plazmové obrazovky; LCD monitory; plátna (pro přední i zadní projekci); interaktivní zařízení; nahrávání (mp3, kamera); 27

29 videotechnika (videopřehrávač, střihový pult, DVD přehrávač, blu ray přehrávač). interaktivní tabule. osvětlení a klimatizace: žaluzie (nejlépe dálkově ovládané); regulace osvětlení (intenzita, zářivost); klimatizace (s možností dálkové regulace). prezentační technika: kopírka (digitální, laserová); fax; osobní počítače (stacionární, notebooky, tablety); bezdrátové připojení k internetu (wi-fi, WLAN); laserové ukazovátko; diktafon (pro záznam zvuku); megafon Informační tabule (k publikování informací); flipchart (plastová, magnetická, nástěnná, závěsná nebo stojanová tabule). Velký důraz je také kladen na společenské prostory, neboť jsou nezbytné pro relaxaci účastníků MICE akcí. Jedná se o takové prostory, jako je foyer, které je určeno pro odpočinek v rámci pauz či přestávek. Účastníci se zde mohou občerstvit, komunikovat mezi sebou či se věnovat přípravě na své vystoupení. Dalšími nezbytnými prostory pro odpočinek jsou lobby bary, denní a noční bary, kavárny, terasy apod. Stravování účastníků MICE akcí zajišťuje ve většině případů hotelová restaurace či salonek, popřípadě je možné využít luxusní restaurace v místě konání kongresových akcí. 28

30 3.2 Organizace MICE akcí v hotelech Orieška (2004, s. 88) se domnívá, že: předpokladem spokojenosti účastníků akce je zabezpečení zajímavého odborného programu akce a přiměřeného standardu všech služeb. Organizování akcí proto vyžaduje dlouhodobou přípravu a plánování a zároveň dostatek zkušeností a profesionální přístup. Je možné říci, že organizování akcí se řídí určitými standardními pravidly. Například podle O. Arkipove (2010, s. 14) zahrnuje program jednodenní konference obvykle následující kroky: 1. registrace účastníků; 2. plenární zasedání, představení předsedy, představení předsednictva, zahajovací projev přivítáním předsedy; 3. vystoupení hlavního referentu; 4. přestávka (coffee break); 5. workshopy a přednášky na konferenci; 6. porada pracovních skupin, prezentace; 7. prezentace praktických dovedností a umění; 8. specializované prezentace; 9. přestávka na oběd; 10. uskutečnění vzdělávacích programů; 11. závěrečné plenární zasedání, závěrečné shrnutí konference, závěr konference; 12. kulturní program. Organizací a provedením kongresových nebo MICE akcí v hotelech se zabývá realizační skupina, ředitel hotelu, vedoucí a pracovníci oddělení prodeje nebo zaměstnanec, který pracuje na pozici manažera konferencí a je zodpovědný za základní etapy přípravy všech výše uvedených akcí v konkrétním hotelu. K jeho povinnostem patří: 1. V případě, že ubytování pro účastníky akce je rezervováno, musí prostudovat veškerou korespondenci od objednavatele akce, aby měl jasnou představu o jeho požadavcích na samotnou akci, hotel a obsluhu. Manažer dále musí určit nejen zvláštní nároky, které daná akce vyvolá, ale také definovat všechny skutečnosti, které nemůže hotel zajistit. I nadále musí pečlivě sledovat nové zprávy a informace od objednavatele. 29

31 2. Manažer konferencí se musí s objednavatelem zkontaktovat, osobně, enbo elektronicky, představit se mu a udržovat s ním přímý kontakt. 3. Na základě údajů uváděných v elektronické poště, dopisech či sdělovaných prostřednictvím telefonu či skypu musí manažer vyřešit tři hlavní otázky: rezervaci, program akcí a ceníku nabízených služeb. 4. Podrobnosti programu by měly být potvrzeny během osobních setkání organizátorů. V ideálním případě by se takové setkání mělo provádět minimálně čtyři měsíce před samotným konáním události. Na tomto setkání by měl manažer projednat se svými partnery každou jednotlivou složku a bod programu akce. 5. Přibližně měsíc před konáním akce by mělo proběhnout setkání se všemi vedoucími oddělení, která zajišťují služby na danou akci. Měly by se řešit otázky termínu příjezdu jednotlivých skupin účastníků, rozvrhu akce a jejího harmonogramu. Dále by měl být vypracován seznam s uvedením všech podrobností o poskytovaných službách. Takový plán je důležitým dokladem procesu organizace akce a poskytuje pracovníkům hotelu možnost podrobného seznámení se s programu akce. 6. Dva až tři dny před zahájením MICE akce by se mělo uskutečnit tzv. předkongresové setkání, na němž by se opět měli sejít vedoucí všech hotelových oddělení. Za přítomnosti pořadatelů dané akce by měly být prodiskutovány veškeré detaily týkající se poskytovaných služeb. Tato společná schůzka umožní každému, aby se seznámil s konečnou verzí programu akce, což vede ke správnému pochopení povinností jednotlivých oddělení, za jejichž splnění nesou odpovědnost. 7. V průběhu všech akcí v rámci kongresu či konference musí být manažer vždy k dispozici, jak pro zaměstnance hotelu, tak pro organizátory. Jeho povinností v neposlední řadě je poslední kontrola jednacích místností, společenských prostor, ubytovacích jednotek, restaurací a dalších míst spojených s pořádáním akce. Měl by se osobně přesvědčit, že vše, co bylo objednáno, je připravené, v pořádku a bez sebemenších vad. Poté, co akce skončí, by mělo proběhnout tzv. pokongresové setkání určené pro všechny, kteří se na organizování a realizaci akce podíleli. Účastníci setkání posoudí a zhodnotí, jakým způsobem fungovalo to, co bylo připraveno, a jak se osvědčil obsluhující personál. V případě, že vše proběhlo bez problémů a podle plánu, je možné stanovit si 30

32 nové cíle a pracovat na dalších projektech. (Sarapkin, 2008, s , Getz, 2005) Vzhledem k tomu, že na trhu MICE akcí existuje skutečně velká konkurence, musí se hotely snažit získat co nejvíce zakázek, a proto musí nabízet jen prvotřídní a kvalitní služby na vysoké úrovni. Ze zkušeností vyplývá, že žádná reklama nezajistí hotelu takovou reklamu, jako jeho bezchybné fungování během konání MICE akcí. Hotely mohou investovat do reklamy velké finanční prostředky, ale výsledkem bude jen přilákání skupinových rezervací. Mnohem vyšší efektivity však dosáhne, pokud budou klienti spokojeni s konáním MICE akcí, pokud budou splněna jejich očekávání a vyplněny všechny jejich požadavky. Cílem každého hotelu by mělo být vybudovat si silnou skupinu stálých hostů, kteří zajistí naplnění jeho kapacit. Z druhé strany je třeba si uvědomovat, že každé pochybení při pořádání MICE akcí je velmi finančně nákladné, neboť neúspěch vyhodnocují zákazníci jako nesplnění závazků ze strany hotelu, a proto takový hotel ztrácí svou důvěryhodnost a může počítat s tím, že klienti se příště obrátí na konkurenční hotel. (Thomas, Hermes a Loos, 2008) 31

33 4 ANALYTICKÁ ČÁST Zpracování této části bakalářské práce bylo provedeno na základě provedené analýzy 52 hotelů, které se nacházejí na území hlavního města Prahy a které umožňují provádění MICE akcí. Především byly prozkoumány MICE nabídky hotelů na jejich oficiálních webových stránkách, čímž bylo ověřeno, jak jsou dané hotely dostupné pro zahraniční klienty, kteří nemají možnost osobně hotel navštívit. Kongresové hotely byly vybrány na základě seznamu společnosti Prague Convention Bureau, Euro Agentury, což je největší česká hotelová a gastronomická společnost a zároveň incomingová agentura, a také osobní zkušenosti autorky s hotely, konferenčními a seminárními prostory v Praze. Vybrané hotely byly vloženy do tabulky a byly rozděleny podle kategorií na pětihvězdičkové, čtyřhvězdičkové a tříhvězdičkové. Také byla provedena analýza různých typů hotelů, jako jsou například business hotely, kongresové hotely, boutique hotely, design hotely, botely, penziony, apartmány a rezidence. Kromě kategorie hotelů byla do tabulky zahrnuta i kritéria, podle nichž byly zapisovány skutečnosti nezbytné pro organizaci MICE akcí. Nejdříve bylo nutné zjistit, zda se hotel nachází v Praze, jestli jsou v něm konferenční místnosti, kolik pokojů je v daném ubytovacím zařízení k dispozici, dále bylo potřebné najít odkaz na oficiální webové stránky hotelu a začít vyhledávat všechny následující body. Kritéria hotelu pro MICE akce: městská část Prahy, ve které se nachází hotel; počet kongresových místností; počet pokojů; existence webových stránek; poskytnutí bezplatného připojení k Wi-Fi nebo WLAN; existence popisů kongresových sálů; popis technického vybavení sálů; catering; popis nabízených služeb; ceny menu; kontakty na manažera konferencí nebo na odpovědnou osobu; 32