Návrh V Y H L Á Š K A ze dne...2003, kterou se vydávají podrobnosti výkonu spisové služby Ministerstvo vnitra stanoví podle 84 k provedení 9 odst. 3 a 70 zákona č../2003 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen zákon ) 1 Úvodní ustanovení (1) Tato vyhláška stanoví podrobnosti výkonu spisové služby a postup při vyřazování písemností (skartaci) u původců, kterým zákon ukládá povinnost vykonávat spisovou službu (dále jen určený původce ). (1)(2) Účelem vyhlášky je a) zajištění jednotné, přehledné a efektivní manipulace s písemnostmi, b) podávání úplné a přesné evidence a přehledu o písemnostech, které vznikly z činnosti určeného původce nebo mu byly doručeny. (3) Spisovou službu vykonává u určeného původce a) spisovna, podatelna nebo výpravna, b) pověřený zaměstnanec určeného původce, anebo c) osoba sjednaná na základě smlouvy. (4) Kde se dále ve vyhlášce hovoří o spisovně, podatelně nebo výpravně, rozumí se jí i pověřený zaměstnanec určeného původce nebo osoba sjednaná na základě smlouvy, vykonávají-li u určeného původce spisovou službu a určený původce nemá spisovnu, podatelnu nebo výpravnu. 2 Výklad pojmů Pro účely této vyhlášky se rozumípodáním písemnost došlá původci nebo u něj vzniklá, návrhy učiněné ústně do podacího deníku nebo telegraficky a jiná sdělení včetně vlastního záznamu, který se stává předmětem jednání, b)a)spisem písemný dokument nebo soubor písemností vzniklých při jednání o jedné věci a označený stejným spisovým znakem, který je zpracován dle spisového řádu, b) spisovým znakem znak nebo kombinace znaků, které vyjadřují věcné zařazení písemností v souboru písemností jednoho určeného původce podle spisového a skartačního plánu, c) skartačním znakem písmeno označující způsob, jakým se s písemností naloží ve skartačním řízení, přičemž skartační znak A označuje písemnost navrženou za archiválii, skartační znak S označuje písemnost navrženou ke zničení a skartační znak V označuje písemnost, jejíž hodnota bude určena ve skartačním řízení, d) skartační lhůtou lhůta určená počtem let, po jejímž uplynutí může proběhnout skartační řízení, která se počítá od 1. ledna kalendářního roku následujícího po vyřízení písemností, skončení její platnosti nebo po ukončení záznamů v písemnosti, c)e)vyřízením spisu odeslání čistopisu, d)f)stejnopisem písemnosti kopie písemnosti s náležitostmi originálu, : Odrážky a číslování : Odrážky a číslování : Odrážky a číslování
e)g)podatelnou místo, v němž se přijímají písemnosti a podání a vede se podací deník, f)h)centrální podatelnou místo určené pro evidenci písemností a podání sloužící všem organizačním součástem určeného původce s výjimkou těch, které vedou vlastní evidenci, g)i)podacím deníkem základní evidenční pomůcka spisové služby, do níž jsou zapisovány v číselném a časovém pořadí písemnosti nebo podání a která má formu vázané knihy, jež je v záhlaví označena názvem úřadu určeného původce a rokem, v němž je používána, h)j)rejstříkem základní evidenční pomůcka, sloužící k vyhledávání záznamů v podacím deníku, i)k)doručovací knihou základní evidenční pomůcka, sloužící k potvrzování řádného převzetí doporučených zásilek, j)l)sběrným archem soupis všech písemností k téže problematice, který je veden pod jedním číslem jednacím, k)m)výpravnou místo, v němž se odesílané písemnosti vybavují všemi náležitostmi a kde se zařizuje jejich odeslání, l)n)centrální spisovnou zařízení sloužící všem organizačním součástem úřadu určeného původce k ukládání všech vyřízených spisů a jiných písemností do doby uplynutí jejich skartačních lhůt, m)o)archivní knihou evidenční pomůcka spisovny sloužící k zaznamenávání přírůstků do spisovny, která se vede na tištěných formulářích. 3 Příjem písemností (1) Písemnosti se přijímají v podatelně. Převezme-li písemnost jiná organizační součást určeného původce, zajistí neprodleně předání písemnosti do centrální podatelny k zaevidování. (2) Podání učiněná ústně do protokolu se bezodkladně zaevidují v podatelně. Stejným způsobem se postupuje při převzetí podání učiněného technickými prostředky nebo elektronickou poštou. (3) Pokud je na písemnosti v adrese uvedeno na prvním místě jméno osoby, opatří se písemnost podacím razítkem na obálce a předá se neotevřená. Jestliže takto doručená písemnost má úřední charakter, je adresát povinen zabezpečit její dodatečné zaevidování v podatelně; obdobně se postupuje, jestliže tak stanoví zvláštní právní předpis. (4) Obálka písemnosti se ponechává jako součást spisu vždy, jestliže a) není na samotné písemnosti datum nebo rozchází-li se výrazně datum písemnosti s datem v otisku podacího razítka, b) není písemnost podepsána, a to i v případě, že je uvedeno jméno i adresa podatele, c) datum na obálce písemnosti má význam z hlediska právního, d) je zásilka zasílána na doručenku, e) je podací razítko otištěno pouze na obálce, f) obsahuje zásilka stížnost, g) je adresa odesílatele pouze na obálce písemnosti. (5) Všechny došlé písemnosti se opatří v den, kdy byly původci doručeny, otiskem podacího razítka a předají se příslušné organizační součásti určeného původce. Telegramy, telefaxy a elektronicky přijímané písemnosti se evidují obdobně jako ostatní podání. (6) Otisk podacího razítka obsahuje název určeného původce. Do otisku podacího razítka se vyplňuje a) datum doručení, b) číslo jednací, c) počet listů, d) počet příloh, 2
e) číslo doporučené zásilky, f) označení zpracovatele. (7) Hromadná podání v téže věci se opatří v podatelně otiskem podacího razítka a datem doručení. Hromadná podání se shromažďují ve sběrném archu, který je označen původním jednacím číslem, pod nímž bylo hromadné podání vyžádáno. (8) Před zápisem nové písemnosti do podacího deníku se zjistí, zda již nebyla v téže záležitosti registrována jiná písemnost. Je-li tomu tak, připojí se dřívější písemnost k nové písemnosti a u otisku podacího razítka nové písemnosti se poznamená číslo jednací předchozí písemnosti. U čísla jednacího písemnosti, která se připojuje k nové písemnosti, se v podacím deníku poznamená číslo jednací nové písemnosti, s níž bude písemnost uložena. (9) Písemnost zaevidovaná v podacím deníku se zapíše i do příslušného rejstříku. Do rejstříku se zapisuje číslo jednací písemnosti. 4 Evidence písemností (1) Evidenci písemností vede centrální podatelna a centrální spisovna; v případě, že má určený původce odloučené pracoviště nebo je to účelné, pak vede evidenci písemností příslušná podatelna a příslušná spisovna. (2) Veškeré došlé nebo vzniklé písemnosti a podání se evidují v centrální podatelně nebo v příslušné podatelně. (3) Evidence písemností se vede manuálně za pomoci základních evidenčních pomůcek nebo za pomoci výpočetní techniky. (4) Zápisy do základních evidenčních pomůcek se provádějí čitelně trvalým způsobem. Chybné zápisy se opravují tak, aby byly čitelné i po přeškrtnutí. Oprava se opatří datem, jménem a příjmením a podpisem toho, kdo opravu provedl. (5) Centrální podatelna, popřípadě podatelny, předávají zaevidované písemnosti příslušným organizačním součástem určeného původce nebo osobě k tomu pověřené. Doporučené zásilky předávají pomocí doručovacích knih, v nichž se zaznamenávají čísla jednací doporučených zásilek. 5 Podací deník (1) Všechny písemnosti se zapisují po podacího deníku v chronologicko numerickém pořádku. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, jejich seznam a vysvětlivky jsou nedílnou součástí podacího deníku. (2) Podací deník obsahuje vždy tyto údaje a) číslo jednací, b) datum doručení písemnosti nebo datum přidělení čísla jednacího, c) označení odesílatele a jeho číslo jednací, d) datum vyhotovení písemnosti, e) počet listů písemnosti včetně příloh, f) stručný obsah písemnosti, g) kdy a komu byla písemnost přidělena k vyřízení, h) způsob vyřízení písemnosti, i) den odeslání písemnosti, 3
j) počet listů, případně příloh k uložení do spisovny, k) údaj o uložení vyjádřený spisovým znakem. (3) Je-li podací deník veden v elektronické podobě, určený původce jej po ukončení kalendářního roku vytiskne, sváže a opatří náležitostmi podle odstavce 2. na 6 Rejstříky (1) Rejstříky se vedou v podatelnách a zakládají se k příslušným podacím deníkům. Člení se a) rejstříky osob, b) rejstříky zeměpisné, c) rejstříky věcné. (2) Rejstřík osob je členěn abecedně podle příjmení fyzických osob nebo názvu právnických osob. Ke jménu se postupně připisují všechna čísla jednací. (3) Zeměpisný rejstřík je členěn abecedně podle názvu obcí, geografických názvů a názvů územně správních jednotek. (4) Věcný rejstřík je členěn abecedně nebo systematicky podle věcných hesel. Zapisují se do něho záležitosti převážně všeobecného charakteru, které nelze zařadit do rejstříku osob ani do rejstříku zeměpisného. (5) Rejstříky jsou vedeny ve vázaných knihách, ve formě kartoték nebo za pomoci výpočetní techniky v elektronické podobě. Jsou-li vedeny v elektronické podobě, určený původce je po ukončení kalendářního roku vytiskne a sváže. 7 Číslo jednací (1) Číslo jednací obsahuje vždy zkratku názvu určeného původce nebo zkratku organizační součásti určeného původce, pořadové číslo zápisu v podacím deníku a označení běžného kalendářního roku. (2) Písemnost a její vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedna věc. (3) Číselná řada v jednacím protokolu začíná vždy 1. ledna a končí 31. prosince téhož kalendářního roku. Pod posledním zápisem se v jednacím protokolu provede zápis o uzavření ke dni 31. prosince s uvedením posledního čísla jednacího, jména a příjmení a podpisem statutárního orgánu určeného původce nebo osoby, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena. 8 Rozdělování písemností (1) Rozdělování písemností provádějí centrální podatelna, výpravna a spisovna, které jsou společné pro všechny organizační součásti určeného původce nebo osoby k tomu pověřené a dále pověření zaměstnanci v jednotlivých organizačních součástech určeného původce. (2) Pokud má určený původce odloučená pracoviště nebo je to účelné, může pro zajištění manipulace s písemnostmi vytvořit ještě další podatelny, výpravny nebo spisovny. 9 4
Oběh písemností (1) Písemnosti zapsané do evidence převezme v příslušné organizační součásti určeného původce pověřený zaměstnanec a potvrdí jejich převzetí. (2) Písemnosti zaevidované v centrální podatelně nebo podatelně se předávají k vyřízení příslušné organizační součásti původce. Příjmení zpracovatele, popřípadě jeho značka, se poznamená do otisku podacího razítka. Po návratu vyřízeného spisu se zapíše příjmení zpracovatele a způsob vyřízení spisu do příslušného sloupce podacího deníku. Vyřízený spis s přílohami se předá do centrální spisovny k uložení. 10 Vyřizování písemností (1) Při vyřizování písemností se všechny písemnosti týkající se téže věci spojují ve spis. Spis může obsahovat více čísel jednacích. V takovém případě se spis po vyřízení písemností již nerozděluje, ale ukládá se pod číslem jednacím poslední písemnosti. Návaznost připojovaných písemností se vyznačuje na spisu vedle podacího razítka a v podacím deníku. (2) Odpovědi na došlé písemnosti se evidují, vyřizují a odesílají pod číslem jednacím došlých písemností. (3) Ve spisu se vždy ukládá stejnopis označený jako kopie. (4) Vyřídí-li zpracovatel písemnost ústně, učiní o tom záznam na písemnosti, případně připojí úřední záznam na zvláštním listu. (5) Po vyřízení se na spis připojí pokyn Založ a dále datum a podpis zpracovatele. Bere-li se písemnost na vědomí, napíše se pod otisk podacího razítka Vzato na vědomí- založ a připojí se podpis zpracovatele. (6) Vzniká-li písemnost z vlastní činnosti určeného původce, vyžádá si pro ni zpracovatel číslo jednací v podatelně a současně sdělí její výstižný obsah, který se zapíše do podacího deníku. Do příslušné rubriky podacího deníku se zapíše tato písemnost jako Vlastní. 11 Vyhotovování písemností (1) Původci používají v písemném styku papíry a obálky se záhlavím. (2) U čistopisu vyřízených písemností obsahujících více stran musí být jednotlivé strany očíslovány. (3) Každá příloha nebo vyjádření musí být označeno jako příloha, dále pořadovým číslem přílohy a číslem jednacím písemnosti, ke které náleží. (4) Písemnosti se označují spisovými znaky, skartačními znaky a lhůtami podle spisového a skartačního plánu. 12 Podepisování písemností a užívání razítek (1) Písemnosti původce podepisuje jeho statutární orgán. Způsob podepisování písemností vyplývá ze zvláštních právních předpisů, popřípadě z organizačního nebo podpisového řádu určený původce. Na písemnosti se uvede jméno, příjmení a funkce podepisujícího. (2) Pokud má určený původce několik razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se evidenčními čísly, která musí být na otisku razítka čitelná. 5
(3) Určený původce vede evidenci razítek, v níž se zaznamená otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí a podpis tohoto zaměstnance. 13 Odesílání písemností (1) Odesílání písemností zajišťuje výpravna, která může být spojena s podatelnou. (2) Písemnosti se odesílají a) obyčejnými nebo doporučenými zásilkami, b) zásilkami do vlastních rukou, c) kurýrní službou, d) telekomunikačními nebo jinými technickými prostředky. (3) Do vlastních rukou úřad odesílá rozhodnutí, u nichž je nutno ověřovat doručení, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Doručenka se po vrácení úřadu připojí k příslušnému spisu. 14 Ukládání písemností (1) Písemnosti se ukládají ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízenou písemnost pro úřední potřebu dále; tato skutečnost se poznamená v podacím deníku. (1) V podacím deníku se vyznačí, jak byla písemnost vyřízena a údaj o tom, kdy a komu byl čistopis zaslán. U písemnosti, která byla spoluvyřízena jiným spisem, se zaznamená v podacím deníku Spoluvyřízeno čj.. Současně se přezkoumá, zda je písemnost odevzdaná k uložení úplná, a uloží se podle spisového znaku. Při ukládání vyřízených písemností se dodržuje následující pořadí jejich částí a) písemnost s přílohami, b) vyjádření, záznamy, podklady, c) koncept nebo stejnopis vyřízení. (2) Části spisu se ukládají chronologicky od písemností nejstarších po poslední písemnost. (3) Ve spisovně se písemnosti ukládají podle spisového a skartačního plánu. (4) Při zapůjčení uloženého spisu se vyplní žádanka, která obsahuje spisový znak, číslo jednací, jméno a příjmení osoby, jíž je spis zapůjčen, datum výpůjčky a podpis vypůjčovatele; žádanka se založí na místo uloženého spisu. O vypůjčených spisech se vede evidence výpůjček. 15 Skartační řízení (1)Ve skartačním řízení se vyřazují písemnosti, které jsou pro činnost původců nadále nepotřebné. Dohled nad skartačním řízením provádějí archivy stanovené zákonem. (1) (2) Považují-li to za účelné, mohou ve skartačním řízení vyřazovat písemnosti i jiní původci. Na skartační řízení u nich dohlížejí archivy, které by byly jinak příslušné provádět výběr archiválií mimo skartační řízení. (1) Pro účely skartačního řízení sestavuje určený původce skartační komisi. K provedení skartačního řízení sestaví původce skartační komisi. Jejím ččlenem skartační komise je vždy 6
zaměstnanec, jehož místem výkonu zaměstnání je spisovna nebo správní archiv. (2) 4Písemnosti předkládá ke skartačnímu řízení spisovna nebo správní archiv. Písemnosti označené skartačními znaky A a V musí být předloženy ke skartačnímu řízení v písemné nebo tištěné formě, zajišťující jejich trvalé uchování. Písemnosti uchovávané v elektronické podobě lze považovat za archiválie pouze tehdy, jsou-li zapsány ve formátu časově nezávislém na prostředcích výpočetní techniky potřebných pro jejich následné čtení. Pokud tuto podmínku nelze zajistit, ukládají se tyto písemnosti v analogové podobě. (3) Písemnosti se skartačním znakem S mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě. Skartační návrh na vyřazení těchto písemností se předkládá v písemné formě. (4) Po uplynutí skartačních lhůt původce vypracuje sskartační návrh, který vypracovaný určený původcem obsahuje náležitosti stanovené zákonem. (5) 7V seznamech písemností podle odstavce 4 se uvedou zvlášť písemnosti se skartačním znakem A, S a V. (6) Po provedené archivní prohlídce sepíše skartační komise skartační protokol a příslušný arvhiv schválí seznam písemností navrhovaných k vyřazení a rozhodne o zničení písemností vyřazených ve skupině S. Skartační protokol obsahuje a) jména a funkce členů skartační komise, b) jméno a funkci archiváře provádějícího archivní prohlídku, c) datum provedení archivní prohlídky a její výsledek, d) podpisy všech členů skartační komise a archiváře. 16 (1) Na základě rozhodnutí o zničení písemností vyřazených ve skupině S zabezpečí určený původce jejich likvidaci tak, že tyto písemnosti po podepsání skartačního protokolu sám zničí nebo je předá ke zničení. (2) Při převozu písemností určených k likvidaci musí být zajištěn dohled ze strany určeného původce, jehož písemnosti se likvidují. (3) Písemnosti vybrané jako archiválie předá určený původce v dohodnutém termínu a dohodnutým způsobem příslušnému archivnímu úřadu dohlížejícímu na skartační řízení. (4) Skartační návrh a protokol o skartačním řízení podepsaný statutárním orgánem určeného původce, nebo jinou osobou oprávněnou za něj jednat, spolu s potvrzením příslušného archivu o převzetí archiválií, jsou uloženy u určeného původce. Kopii skartačního návrhu a protokolu o skartačním řízení si ponechá příslušný archiv. Skartační návrhy a skartační protokoly se nevyřazují. (5) Evidenční pomůcky se skartačním znakem A se odevzdávají do archivu až po vyřazení všech písemností v nich evidovaných. 17 Zvláštnosti výkonu spisové služby za pomoci výpočetní techniky Při výkonu spisové služby u určeného původce za pomoci výpočetní techniky a) musí být v evidenci písemností písemnosti jednoznačně identifikovány, a to pouze v elektronických systémech, které splňují standardy státního informačního systému, b) může příjem a evidence písemností probíhat na více místech u určeného původce současně při zachování jedné řady čísel jednacích, c) se provádějí zápisy do základních evidenčních pomůcek jen nepřepisovatelným záznamem, 7
d) se provádí tisk podacího deníku po uzavření kalendářního roku, zpravidla k 1. březnu následujícího kalendářního roku, e) nahrazuje databázová evidence pohybu písemností písemnou evidenci a proto musí být zabezpečen její tisk, f) jsou rejstříková hesla součástí databázové evidence písemností a rejstříky v nich sestavené se tisknou současně s podacím deníkem, g) se vyřízené písemnosti zapsané v digitální formě skartačními znaky A nebo V se před uložením do spisovny vytisknou a odevzdají k uložení v tištěné podobě, h) jsou přílohou spisového a skartačního řádu uživatelské příručky užitých programů nebo systémů. 18 Účinnost Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 20045. 8