Generální finanční ředitelství Lazarská 15/7, 117 22 Praha 1 Sekce ekonomiky Odbor veřejných zakázek a právních služeb Č. j.: 61621/14/7300-40175-050225 Vyřizuje: Bc. Jana Šrámková Tel.: 29685 4416 E-mail: jana.sramkova@fs.mfcr.cz 3. Dodatečná informace k zadávacím podmínkám dle 49 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZVZ ) Veřejná zakázka v otevřeném nadlimitním řízení: Dodávka personálního informačního systému pro Generální finanční ředitelství Zadavatel: Česká republika Generální finanční ředitelství, Lazarská 15/7, 11722 Praha 1 Zadavatel obdržel dne 24. 11. a 26. 11. 2014 žádosti o dodatečné informace k předmětné veřejné zakázce. Zadavatel v souladu s 49 ZVZ poskytuje dodatečné informace v tomto znění: Dotaz č. 1 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE obsahuje v článku 2.1.1 informaci, že "Dodaný personální informační systém musí splňovat všechny požadavky, které jsou uvedeny v Příloze č. 1 ZD." Vyplývající otázky: Musí nabízený personální informační systém splňovat všechny požadavky již v den podání nabídky, případně prezentace (souvislost s článkem 14.15)? Co nastane, pokud nebude obsahovat byť jedinou vlastnost? V případě, že nabízený systém nebude obsahovat některou vlastnost bude nabídka vyřazena. V bodě 11.1 přílohy č.1 Specifikace zakázky je uvedeno, že požadavky na customizaci musí dodavatel splnit až v termínu dle zadávací dokumentace. Dotaz č. 2 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE uvádí v článku 7.1.2.12., že Nabídka bude obsahovat uživatelskou dokumentaci popisující požadavky veřejné zakázky a čestné prohlášení o splnění specifikace zakázky (viz. Příloha č. 8 této ZD). Skutečně má být uživatelská dokumentace předmětem nabídky, obsahuje-li tisíce stran? Skutečně má být uživatelská dokumentace součástí nabídky, pokud je zřejmé, že některé funkcionality budou teprve dopracovány (viz otázka první)? Zadavatel nepožaduje vytištěnou uživatelskou dokumentaci, postačuje dodání v elektronické podobě (např. CD). Zadavatel chápe, že ke dni podání nabídky nebude dokumentace obsahovat funkcionality, které budou dopracovány (požadavky na customizaci).
Dotaz č. 3 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE uvádí v článku 14.15., že "Pokud nebudou předvedeny požadované funkcionality, bude to považováno za nesplnění předmětu veřejné zakázky a daný uchazeč bude vyřazen." V rámci zadávací dokumentace jsou požadovány specifické customizace a také připravenost na novelu zákona č. 218/2002 Sb. Z uvedeného vyplývá, že prezentující dodavatel musí předvést i tyto funkcionality neboť jsou požadovány v rámci ZD. Bude tedy vyřazen uchazeč, který nebude mít v době prezentace připraveny požadované customizace? Nebude, v bodě 11.1 přílohy č. 1 Specifikace zakázky je uvedeno, že požadavky na customizaci musí dodavatel splnit až v termínu dle zadávací dokumentace. Dotaz č. 4 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE obsahuje v článku 2.1.1 informaci, že "Dodaný personální informační systém musí být připraven k implementaci připravované novely zákona č. 218/2002 Sb." Vyplývající otázky: Má být připraven v době dodání, v době akceptace nebo již v době podání nabídky? Pokud má být připraven v době dodání, co nastane, pokud novela zákona nebude schválena? Zadavatel požaduje, aby byl systém připraven k implementaci novely zákona č. 218/2002 Sb. již v době podání nabídky. Samotnou implementaci zadavatel požaduje nejpozději s platností novely zákona č. 218/2002 Sb. V případě neschválení novely zákona č. 218/2002 Sb. nebude funkcionalita plynoucí z tohoto zákona požadována. Dotaz č. 5 (citace uchazeče): V rámci druhé fáze implementace má být dodána "Dokumentace nastavení systému (AK - soulad s cílovým konceptem, dokumentace nastavení systému bez gramatických chyb, v odpovídající grafické a stylistické úpravě, vypracována v českém jazyce, poskytnuta i v elektronické podobě). Vyplývající otázky: Má vytvářet Dokumentaci nastavení systému Dodavatel, je-li základním požadavkem VŘ, aby bylo nastavení proveditelné objednatelem? Ano. Jaká je odpovídající grafická a stylistická úprava? Grafická a stylistická úprava má vycházet z normy ČSN 01 6910 s přihlédnutím k individuálním grafickým a stylistickým úpravám dodavatele. Dotaz č. 6 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE obsahuje v článku 2.1.1 informaci, že "Analýza požadavků a technické připravenosti, zpracování cílového konceptu: - dokončení nejpozději do 15" Vyplývající otázky: Dle našeho názoru a dlouholetých zkušeností s implementací mzdového a personálního informačního systému je 15 dnů na zpracování kvalitního cílového konceptu velice málo, vezmeme-li v úvahu, že uživatelů je 200 na několika geograficky různých pracovištích. V takovém případě pouze sběr informací zabere 15 dnů. Po té už ale nezbývá prostor pro zpracování závěrů a návrh řešení.
Může zadavatel zvážit změnu v délce doby pro zpracování kvalitní analýzy a cílového konceptu? Zadavatel trvá na délce doby 1. etapy. Dle zadavatele je určený čas dostatečný pro přípravu analýzy požadavků a technické připravenosti a zpracování cílového konceptu. Jaké požadavky jsou kladeny na testovací scénáře? Testovací scénáře budou podkladem pro ověření správné funkce programu a požadovaných vlastností PIS. Dotaz č. 7 (citace uchazeče): V rámci druhé fáze implementace má být dodána "Zpráva o výsledku testování personálního informačního systému dodavatelem (vývojové prostředí)." Co je tím myšleno? Dodavatel vyvíjí a testuje PIS nepřetržitě i pro další společnosti a organizace. Testování probíhá několikrát denně. Jaký je požadovaný výstup a ze kterého dne? Zpráva o výsledku testování personálního informačního systému dodavatelem bude podkladem pro ověření správné funkce programu a požadovaných vlastností PIS. Výstup je požadován před dokončením etapy č. 2, tj. nejpozději 30. 9. 2015. Dotaz č. 8 (citace uchazeče): V rámci druhé fáze implementace mají být dodány "Uživatelské manuály (AK - soulad s cílovým konceptem, uživatelské manuály bez gramatických chyb, v odpovídající grafické a stylistické úpravě, vypracovány v českém jazyce, poskytnuty i v elektronické podobě). Uživatelské manuály k nabízenému PIS jsou pouze v elektronické podobě dostupné v on-line příručce a není možné je jednoduše transformovat do tištěné podoby. Je nutné manuály dodávat v tištěné podobě vezmeme-li v úvahu, že již druhý den budou zastaralé? Může vzít zadavatel v úvahu možnost dodání pouze elektronické dokumentace? Zadavatel nepožaduje vytištěné uživatelské manuály, postačuje dodání v elektronické podobě (např. CD). Dotaz č. 9 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE předpokládá školení 200 uživatelů teprve až v lednu 2016. Přičemž ostrý běh má být nejpozději od 4. 3. 2016 (možná 11. 3. 2016 - není zřejmé). Vyplývající otázky: Co bude řešeno od doby instalace (9. měsíc 2015) do doby zkušebního provozu (březen 2016), nebudou-li uživatelé proškoleni? Zadavatel požaduje proškolení klíčových uživatelů a správců aplikace již ve 2. etapě. V rámci 3. etapy se budou proškolení uživatelé účastnit testování. Ve 4. etapě pak budou proškoleni zbývající uživatelé, kteří se neúčastnili testování. Bral zadavatel v úvahu nutnost zpracování platů v novém systému vždy od kvartálových nápočtů? Zadavatel tuto skutečnost bere v úvahu.
Jak termíny uvedených etap korespondují s harmonogramem uvedeným v čl. 3.1.3, kde je uvedeno ostré zpracování mezd nejpozději k 8. 2. 2016? Zadavatel požaduje ostré zpracování lednových mezd nejpozději k 8. 2. 2016 v rámci 4. etapy, která bude probíhat v termínu od 1. 2. 2016 nejpozději do 4. 3. 2016. Dotaz č. 10 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE obsahuje v článku 2.1.2 informaci, že "Servisní podpora a hot-line zahrnuje školení uživatelů." Současně se zde uvádí, že "Servisní podpora a hot-line zahrnuje Dodávka prací a služeb dle požadavků zadavatele." Přičemž na tyto práce je stanoven měsíční limit 50 hodin a to po dobu 36 měsíců, přičemž hodiny prací jsou přenositelné mezi měsíci. Z toho jednoznačně vyplývá balík služeb v rozsahu 1.800 hodin služeb. Podle dostupných ceníků dodavatelů PIS se jedná o částku 1.500.000,- až 2.000.000,- Kč, které mají být započteny do celkového balíku nabídnutého řešení. Je to takto pochopeno správně? Ano. Dotaz č. 11 (citace uchazeče): Dokument ZADÁVACÍ DOKUMENTACE uvádí, že místem plnění je sídlo GFŘ? Budou všechny aktivity implementace probíhat na tomto místě nebo se předpokládá školení uživatelů i v jiných lokalitách? Implementace bude probíhat pouze v sídle GFŘ. Školení koncových uživatelů v rámci 4. etapy může proběhnout i v jiných lokalitách než v sídle GFŘ. Dotaz č. 12 (citace uchazeče): Rozpis nabídkové ceny obsahuje pouze sumu za implementaci, ale neřeší rozsah implementačních dnů. Může zadavatel upřesnit, ve které části nabídky má být uveden počet implementačních dnů a jejich obsah? Zadavatel nepožaduje upřesnění počtu implementačních dnů a jejich obsah. Zadavatel požaduje uvedení ceny za implementaci personálního informačního systému. Dotaz č. 13 (citace uchazeče): V článku 6. 9. smlouvy se uvádí, že "V případě, že se objednateli s ohledem na financování ze státního rozpočtu nepodaří v důsledku budoucích změn nebo opatření zajistit finanční prostředky na realizaci díla, má objednatel právo jednostranně odstoupit od Smlouvy, a to bez nároku na náhradu škody nebo ušlého zisku pro kteroukoliv smluvní stranu." Toto ustanovení není časově ohraničeno. Je proto možné vyvodit, že zadavatel tuto skutečnost zjistí těsně před dokončením díla. Na zhotovitele pak budou přeneseny náklady na všechny do té doby uskutečněné služby. S ohledem na tuto skutečnost navrhujeme uvedené ustanovení časově ohraničit například podpisem smlouvy. Tento smluvní vztah se řídí zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění. Odstoupení od smlouvy je upraveno v ustanoveních 2001 a násl. Tyto ustanovení
říkají, že od smlouvy lze odstoupit z důvodů uvedených v zákoně a z důvodů sjednaných smlouvou. Čl. 6.9. návrhu smlouvy je smluvně sjednaný důvod pro odstoupení od smlouvy. Časové ohraničení tohoto důvodu pro odstoupení od smlouvy zadavatel nepřipouští. Uchazečem navrhovaný příklad ohraničení podpisem smlouvy je nesmyslný, neboť nelze odstoupit od smlouvy, pokud ta nebyla zatím uzavřena. V případě, že by zadavatel tohoto důvodu pro odstoupení od smlouvy využil, neznamená, že na zhotovitele budou přeneseny náklady za již uskutečněné služby, neboť ustanovení 2004 odst. 2 a 3 říká, že Plnil-li dlužník zčásti, může věřitel od smlouvy odstoupit jen ohledně nesplněného zbytku plnění. Nemá-li však částečné plnění pro věřitele význam, může věřitel od smlouvy odstoupit ohledně celého plnění. Zavazuj-li smlouva dlužníka k nepřetržité či opakované činnosti nebo k postupnému dílčímu plnění, může věřitel od smlouvy odstoupit jen s účinky do budoucna. Z uvedeného plyne, že věřitel (zadavatel) uhradí zhotoviteli náklady, které vynaložil do doby účinnosti odstoupení od smlouvy. Dotaz č. 14 (citace uchazeče): Pokud bude dílo dodáno pozdě, pak vyplývá ze zadání, že pokuta za den činní cca 30.000,- Kč. Zadavatel vypočítává pokutu z celkové částky nabídky. Ta ale obsahuje nejen licence a implementaci ale také technickou podporu na několik let dopředu a současně i cenu za Dodávku prací a služeb dle požadavků zadavatele obsaženou v rámci technické podpory. Může zadavatel zvážit změnu výpočtu pokuty tak, aby odpovídala pouze ceně díla (dodávka licencí a služeb implementace) a nikoliv i služeb technické podpory nebo dokonce ceny služeb nad rámec podpory? V opačném případě je totiž dodavatel pokutován za něco, co ještě nemohlo nastat. Zadavatel trvá na výpočtu smluvní pokuty z celkové ceny díla, protože nezná poměry u jednotlivých dodavatelů mezi cenou za dodávku licencí personálního informačního systému, cenou za implementaci personálního informačního systému a cenou za servisní podporu, hot-line a dodávku prací a služeb dle požadavků objednatele za 36 měsíců. Výše smluvní pokuty není v rozporu s právním řádem České republiky, není ani vyšší než připouští judikatura Nejvyššího soudu České republiky. Dotaz č. 15 (citace uchazeče): V článku 12. 2. smlouvy se uvádí, že "Za nedodržení časových parametrů při poskytování servisu je zhotovitel povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu 35.000,-... atd). Může zadavatel zvážit výši této denní pokuty za předpokladu, že denní cena za technickou podporu je cca 3.300 Kč,-? Zadavatel trvá na výši smluvních pokut. Dotaz č. 16 (citace uchazeče): V rámci článku 14.15 ZD zadavatel specifikuje průběh předvedení funkcionalit navrženého řešení v rozsahu Přílohy č. 1. v reálném prostředí vycházející z významné dodávky uchazeče uvedené v nabídce. Formulace tohoto požadavku je nejasná. Požadavek v bodu 14.15 ZD je formulován tak, že bezplatné předvedení funkcionalit navrženého řešení v rozsahu Přílohy č. 1 ZD má na jedné straně vycházet z uvedené významné dodávky v nabídce uchazeče, a to v reálném prostředí. Tomu lze rozumět tak, že se předvedení musí udělat na systému jiného stávajícího zákazníka ( v reálném prostředí významné dodávky uvedené v nabídce ). Vzhledem k odlišným předmětům činnosti i organizace práce, nelze spravedlivě požadovat plný soulad funkcionalit předváděného řešení v reálném prostředí jiného zákazníka odpovídajícího významné dodávce s přílohou č. 1 ZD. Kromě toho jiný zákazník, u kterého
byla realizována významná zakázka, velmi pravděpodobně nebude ochoten ani oprávněn udělit souhlas s použitím jeho systému pro předvedení a to především s ohledem na ochranu osobních údajů zaměstnanců i dalších technických omezení. Z výše uvedených důvodů předpokládáme, že uchazeč předvede stávající funkcionalitu nad vzorkem fiktivních dat a popíše případné implementační úpravy aplikace, které bude realizovat, tak aby splnil všechny požadavky zadavatele. Je tento postup pro zadavatele přípustný nebo může zadavatel upřesnit způsob předvedení funkcionalit nabízeného řešení? Zadavatel předpokládá předvedení funkcionalit nad vzorkem fiktivních dat a to v reálném prostředí a v rozsahu Přílohy č.1 ZD. Zadavatel zároveň nepředpokládá, že budou předvedeny požadované customizace, které mají být splněny v termínu uvedeném v ZD. V souladu s ustanovením 49 odst. 3 ZVZ zadavatel odesílá tyto dodatečné informace všem uchazečům, kteří požádali o zadávací dokumentaci nebo kterým byla zadávací dokumentace poskytnuta a dále bude dodatečná informace vyvěšena na profilu zadavatele https://gfr.ezak.cz/ a na internetových stránkách Finanční správy. Mgr. Anna Bednářová ředitelka Odboru veřejných zakázek a právních služeb