Případová studie Skupina Metrostav díky SoftwareONE úspěšně prošla změnou multilicenčního programu, migrací na nové produkty i optimalizací procesů v oblasti nakládání se software dle ISO 19770-1 www.softwareone.cz
Přehled Země: Česká republika Odvětví: Služby Profil zákazníka: Metrostav je dlouhodobě finančně silnou a stabilní univerzální stavební společností se schopností získávat a řídit velké a složité projekty na domácím trhu i v zahraničí. Mezi klíčové příležitosti patří výstavba, rekonstrukce a opravy silnic, mostů, tunelů, projekty pro velké průmyslové firmy a veřejné investory. Velmi významnou příležitostí pro společnost je sektor energetiky. Současně společnost usiluje o dosažení významného tržního postavení v segmentu menších zakázek na regionální úrovni v jednotlivých krajích. Metrostav a. s. Koželužská 2246 180 00 Praha 8 Tel.: +420 266 709 110 Web: www.metrostav.cz E-mail: info@metrostav.cz Skupina Metrostav hledala počátkem roku 2013 specializovaného partnera, který by jí pomohl s migrací na nový multilicenční program a přechodem na novou řadu serverových produktů společnosti Microsoft. Podmínkou také bylo provést kontrolu a optimalizaci procesů v oblasti nakládání se software dle normy ISO 19770-1 pro Software Asset Management. Implementační partner musel nabídnout něco navíc Skupina Metrostav pro splnění vytyčených úkolů hledala certifikovaného partnera společnosti Microsoft pro oblast Software Asset Managementu (SAM). Vypsala proto výběrové řízení na provedení auditu dle normy ISO 19770-1 (SAM) i na partnera pro dlouhodobou spolupráci v oblasti SAM a dodávek software od společnosti Microsoft. Ty se měly týkat vedle samotné společnosti Metrostav i dceřiných společností Subterra, Metrostav SK, Doprastav, METROS a DSH-Dopravní stavby. Součástí dodávky měly být i konzultační služby v oblasti specifické problematiky licencí pro vývojáře v programu MSDN a postupné migrace serverových produktů společnosti Microsoft z platformy Windows Server 2008 na novou platformu Windows Server 2012. Z výběrového řízení nakonec vzešla jako vítěz společnost SoftwareONE. Ta totiž kromě atraktivní ceny a samotné dodávky licencí na software dokázala nabídnout i širokou škálu proaktivních konzultačních služeb v oblasti licencování. Požadované informace pro SAM pomohl získat System Center Configurations Manager V první fázi celého projektu si SoftwareONE od skupiny Metrostav vyžádala informace o všech nainstalovaných programech na serverech i koncových stanicích, nabývací doklady na software a také podrobné informace o aktuální hardwarové konfiguraci jednotlivých
Přehled Profil partnera: SoftwareONE AG je švýcarským specialistou na licencování, který podporuje firmy a organizace v jejich komplexních softwarových požadavcích a při implementaci řešení pro Software Asset Management. SoftwareONE spravuje více než 2 500 softwarových smlv pro zákazníky po celém světě a je mezinárodně aktivní coby Large Account Reseller (LAR) pro softwarové produkty od předních světových výrobců software. Firma kromě Švýcarska působí i v USA, Asii, Latinské Americe a Evropě. SoftwareONE Czech Republic s.r.o. Želetavská 1448/7 140 00 Praha 4 Tel.: +420 241 405 297 Web: www.softwareone.cz E-mail: info.cz@softwareone.com serverů (z důvodu závislosti licencování na počtu instalovaných procesorů, jejich jader, atd.). K tomu skupina Metrostav využila Microsoft System Center Configuration Manager, který používá k automatizované správě koncových stanic a serverového prostředí. Následně stačilo pouze provést export údajů o uživatelích z domény Microsoft Active Directory a zpřístupnit společnosti SoftwareONE na firemním SharePointu všechny nabývací doklady. Konzultace a proaktivní přístup byly nejdůležitější Nedílnou součástí dodávky služeb v oblasti Software Asset Managementu byly také konzultační služby. SoftwareONE nejprve pomohla skupině Metrostav zorientovat se v komplexních licenčních podmínkách vývojářských nástrojů a programu MSDN a následně také v licenčních podmínkách nové generace serverových produktů od společnosti Microsoft. Skupina Metrostav totiž chtěla například zpřístupnit firemní SharePoint nově migrovaný na verzi 2013 také externím uživatelům, což verze 2013 umožňuje, ale potřebovala poradit v oblasti pokrytí externích uživatelů z pohledu licencí na Windows Server a SQL Server. Konzultace se SoftwareONE tak probíhaly postupně během několika schůzek, kdy měli zástupci skupiny Metrostav možnost nejprve vysvětlit své záměry v oblasti rozvoje IT a následně získat informace o tom, co by to znamenalo z pohledu licencování a jak nejefektivnější by šlo daný záměr licenčně pokrýt. Optimalizace využití licencí pro externí uživatele napříč jednotlivými firmami pomohla skupině Metrostav ušetřit Důležitou součástí celého procesu SAM byla také analýza a následná optimalizace licenčního pokrytí externích uživatelů. Ti pocházejí od desítek dodavatelů, kteří přistupují jak k SharePointu, který je mimo jiné využíván pro ukládání a evidenci veškeré stavební dokumentace, tak například k firemnímu poštovnímu serveru Exchange. Na základě detailní analýzy jednotlivých externích uživatelských účtů, jejich spárování s konkrétními dodavateli jednotlivých dceřiných společností a analýze jejich skutečných uživatelských potřeb se přitom podařilo snížit celkový počet externích uživatelů na polovinu. Došlo také k vyhodnocení optimálního licenčního pokrytí externích
uživatelů z pohledu přístupových licencí na Windows Server a zároveň se podařilo ušetřit uživatelské licence na Exchange Server. Migrace na nový multilicenční program byla úspěšně dokončena Velice důležitým úkolem pro SoftwareONE bylo také pomoci skupině Metrostav s dokončením migrace z multilicenčního programu, který využívala do konce roku 2012, a nalezení aktuálně nejvýhodnějších licenčních programů pro nákup serverových i desktopových produktů od společnosti Microsoft. Díky tomu se podařilo například získat výhodnou cenu na nákup velkého množství licencí kancelářského balíku Microsoft Office 2013, což skupině Metrostav umožnilo nasadit novou verzi Office 2013 ve větším měřítku, než původně předpokládala. Detailní analýza serverových licencí také ukázala, že hned u několika serverů s operačním systémem Windows Server 2008 Enterprise, bude možné s plánovaným přechodem na Windows Server 2012 využít levnější verzi Standard. S optimalizací procesů pomohl i SharePoint Poslední fází úvodního projektu byla optimalizace procesů v oblasti nakládání se software především pak v oblasti žádostí o instalace nových aplikací na koncové stanice a řízení životního cyklu jednotlivých uživatelů. Skupina Metrostav už měla v této oblasti významnou část procesů nastavenou dle požadavků ISO 19770-1. Na základě konzultací se společností SoftwareONE však došlo k optimalizaci většiny těchto procesů a nově také k nastavení jednotného schvalovacího workflow. To bylo navíc z původní papírové formy přesunuto na plně elektronické řízení workflow s automatickým delegováním schvalovacích kompetencí v případě nepřítomnosti schvalovatele. Skupina Metrostav pro něj využila nově naimplementovaný SharePoint 2013. SoftwareONE bude poskytovat licenční poradenství při plánování rozvoje IT Skupina Metrostav se rozhodla se SoftwareONE navázat dlouhodobou spolupráci. SoftwareONE jí tak bude po dobu několika let dodávat veškerý software od společnosti Microsoft a zároveň jí bude poskytovat licenční poradenství při plánování
Další informace Více informací o produktech a službách společnosti SoftwareONE naleznete na webových stránkách společnosti www.softwareone.cz. rozvoje IT a migracích na nové verze produktů společnosti Microsoft. V rámci vzájemné spolupráce bude SoftwareONE také provádět pravidelné softwarové kontroly. V průběhu roku 2014 pak ve spolupráci se SoftwareONE proběhne po 12 měsících celková revize prostředí a SAM procesů i vyhodnocení výsledků optimalizace procesů v oblasti SAM i celkové efektivity provedených optimalizací a změn.