Případová studie. SAM audit pomohl Nemocnici Sokolov zodpovědět otázky týkající se využívání softwaru na pronajatých počítačích

Transkript

1 Případová studie SAM audit pomohl Nemocnici Sokolov zodpovědět otázky týkající se využívání softwaru na pronajatých počítačích

2 Přehled Země: Česká republika Odvětví: Zdravotnictví Profil zákazníka: Společnost NEMOS GROUP provozuje nemocnice v Ostrově a Sokolově a síť ambulancí v Chebu, Sokolově, Vřesové, Karlových Varech, Ostrově a v Abertamech. Svým klientům poskytuje profesionální služby s ohledem na jejich zájmy a požadavky a trvale se snaží o zvyšování standardu poskytovaných služeb. Společnost NEMOS GROUP vyznává několik principů, mezi nimiž jsou zásady společensky odpovědné firmy. NEMOS GROUP a. s. Za Císařským mlýnem 1115/ Praha 7 Tel.: Nemocnice Sokolov je od počátku roku 2011 součástí skupiny NEMOS GROUP, která se specializuje na podnikání v oblasti zdravotní péče v západočeském regionu. NEMOS GROUP si sokolovskou nemocnici pronajala na 20 let od Karlovarského kraje. Jako nováček ve skupině dnes nemocnice prochází velkou obměnou. Za cíl si vedení nemocnice stanovilo neustálé zvyšování kvality poskytované zdravotní péče a rychlé přizpůsobení se měnícím se legislativním požadavkům a standardům kvality. Nový management Nemocnice Sokolov si chtěl také ověřit, zda mohou být součástí pronájmu movitého majetku i počítače obsahující OEM operační systémy a chtěl mít jistotu, že veškerý software využívá legálně. Řízením rozvojových projektů nemocnice byl pověřen nový finanční ředitel. Mezi prvními úkoly bylo získání přehledu o spravovaných IT prostředcích a majetku a následně společně se správcem připrava podkladů pro střednědobou IT strategii v rámci celé skupiny NEMOS GROUP. Softwarový audit - nový finanční ředitel si nebyl možností pronájmu softwaru jistý Nový finanční ředitel skupiny NEMOS GROUP se při přebírání svěřené agendy detailně zajímal o vše, co všechno spadá do jeho osobní odpovědnosti. V rámci správy a zajištění budoucího chodu IT se rozhodl ověřit, jak je třeba postupovat při pronájmu podniku s licencemi na software na pronajatých počítačích. V této otázce byl z hlediska právních zástupců pronajímatele i nájemce nejednotný výklad. Proto odpověď na položenou otázku, zda instalované OEM operační systémy na pronajatých počítačích si lze či nelze pronajmout, přenechal profesionálům.

3 Přehled Profil partnera: DNS je předním distributorem informačních technologií a IT projektů s přidanou hodnotou. Působí jako prostředník mezi výrobci technologií a sítí autorizovaných obchodních partnerů (resellerů), kteří dodávají IT řešení koncovému zákazníkovi. Jedná se o klasický 2stupňový nepřímý obchodní model. DNS a.s. je nejdůležitějším distributorem IT s přidanou hodnotou na českém trhu s nejširším portfoliem dodávaných technologií. Jednotlivé divize společnosti DNS se zaměřují na prodej produktů a služeb renomovaných IT firem. Touto činností se společnost firma zabývá od svého založení v roce DNS a. s. CITY EMPIRIA Na Strži 1702/ Praha 4 Web: dns@dns.cz S ohledem na nejednoznačný právní výklad celé situace se IT manažer obrátil přímo na společnost Microsoft. Ta mu doporučila provést softwarový audit a SAM (Software Asset Management) v souladu s normou ISO/IEC a pro tento účel využít služeb některého z certifikovaných partnerů. Nemocnice Sokolov si na základě získaných referencí zvolila společnost DNS. Licenční podmínky OEM verze Windows daly jasnou odpověď Celý projekt byl rozdělen do dvou fází - na softwarový a procesní audit. Cílem softwarového auditu bylo získat přehled o licencích na produkty společnosti Microsoft, které organizace vlastní. Současně měl auditor ověřit, zda jsou licence efektivně využívány a v organizaci optimálně rozmístěny. Vytvořený evidenční soupis licencí měl pak vedení organizace posloužit jako podklad pro plánování střednědobé strategie IT a finančního plánování rozvoje. Cílem auditu stávajících interních procesů bylo ověřit správnost jejich nastavení a poté případně optimalizovat existující interní směrnice, politiky či metodiku správy softwarových aktiv. V rámci softwarového auditu při kontrole nabývacích dokladů auditor zjistil, že Nemocnice Sokolov má veškerý nemovitý a movitý majetek v pronájmu, tzn. kompletní IT vybavení i s používaným softwarem. Auditor znalý legislativy a licenčních podmínek jednotlivých produktů označil stávající užívání softwaru jako právní nesoulad. Licenční podmínky k užívání OEM verze operačního systému Windows totiž explicitně stanovují, že tento typ licence není možné používat v rámci pronájmu. Z důvodu absence zkušeností s licenčními podmínkami u správce sítě, který za Nemocnici SOKOLOV IT vybavení nemocnice přebíral, došlo k pochybení na straně nájemce. Došlo však i k pochybení na straně pronajímatele. Ten licence Windows nainstalované v licenčním programu OEM na pronajatých počítačích v nemocnici neuvedl v soupisu věcí, které nelze pronajmout. Z důvodu selhání lidského faktoru tak vznikla situace, kdy Nemocnice Sokolov využívala na pronajatých počítačích OEM verze systému Windows, které neměla správně zakoupené ani licencované.

4 DNS ve spolupráci s Microsoftem nabídla efektivní řešení licencování Firma DNS ve spolupráci se společností Microsoft předložila dvě varianty řešení vzniklé situace. Tou první byl odkup pronajatých počítačů, včetně OEM licencí na operační systém Windows, což licenční podmínky umožňují. To bylo využito u menší části novějších počítačů. Druhou a efektivnější variantou byl nákup nových počítačů s OEM licencemi operačního systému Windows 8 do vlastnictví Nemocnice SOKOLOV. DNS ve spolupráci s Microsoftem firmě rovněž doporučila využití speciálního, zvýhodněného licenčního programu Get Genuine Windows Agreement. Ten je vhodný pro organizace, které zjistí, že nevědomky využívaly operační systém Windows bez odpovídajícího licenčního pokrytí. V rámci softwarového auditu v NEMOS SOKOLOV proběhla kontrola nejen operačních systémů, ale také u všech dostupných produktů. Na základě kontroly DNS doporučila řešit optimalizaci licenčního pokrytí všech produktů, včetně licencí na serverové produkty, a také přístup k nim. Ta bude realizována formou multilicenčního programu s možností kombinace nákupu přístupových licencí k nově zakoupeným serverům s operačním systémem Windows Server a nákupu desktopových licencí na operační systém Windows. Vše proběhne v rámci již zmíněného programu Get Genuine Windows Agreement. Nasazení správných procesů v budoucnu zabrání neúmyslnému či neoprávněnému užití licencí V rámci druhé fáze projektu proběhla kontrola stávajících procesů pomocí metodologie SOM (SAM Optimization Model). Ta ukázala, že procesy v nemocnici fungují na bázi tzv. zvykového práva, nikoliv však formou sepsaných metodik, politik či podrobnějších směrnic. Nemocnice se tak nyní nachází na základní úrovni většiny procesů, kdy je chráněna na nejnižší možné úrovni. Ta pouze identifikuje míru rizik, ale efektivně jim nezabraňuje ani je neminimalizuje. Tento stav byl způsoben relativní nezkušeností správců IT v této oblasti. Proto proběhla série školení, při nichž byly postaveny základy pro nové metodiky, politiky a směrnice. Ty budou v dalším období postupně zaváděny do praxe tak, aby nejpozději začátkem roku 2014 byla nemocnice plně chráněna alespoň na standardní procesní úrovni.

5 Přínosy Díky realizovanému projektu se Nemocnici Sokolov podařilo vytvořit přesnou evidenci softwaru a dále pracovat s relevantními poklady pro finanční a strategické plánování. Úspěšně byla vyřešena otázka správného licencování veškerého softwaru. Organizace také získala přístup k optimálnímu multilicenčnímu programu na produkty společnosti Microsoft, který jí v rámci postupné modernizace IT vybavení nemocnice zajistí výhodnější ceny pro všechny další produkty Microsoftu, které bude chtít v pronajaté nemocnici využít. Navíc díky procesnímu auditu bude organizace více chráněna před protiprávním jednáním, přenese odpovědnost na jednotlivé správce a uživatele a bude mnohem efektivněji řídit IT. Tím docílí omezení nákladů pouze na ty, které jsou potřebné pro požadované nabývání a provozování IT majetku. Hlavními přínosy celého projektu pro Nemocnici Sokolov jsou: Přesná evidence softwarových aktiv od společnosti Microsoft. Ověření stávajícího procesu evidence softwarových aktiv, včetně kompletace a doplnění všech nabývacích dokladů k softwaru a návrhy pro zlepšení. Detailní podklady pro plánování a řízení IT investic. Vyjasnění právního vztahu k pronajímanému softwaru a eliminace právních rizik souvisejících s nesprávným nasazením softwaru. Definice klíčových produktů z pohledu správy licencí. Identifikace úrovně stávajících procesů a doporučení pro kontinuální zlepšování. Zvýšení kvalifikace interních zaměstnanců zodpovědných za oblast SAM. Optimalizace využití multilicenčních programů. Zvýšení ochrany organizace.

6 Přehled řešení Země: ČR Odvětví: Zdravotnictví Profil zákazníka: Společnost NEMOS GROUP provozuje nemocnice v Ostrově a Sokolově a síť ambulancí v Chebu, Sokolově, Vřesové, Karlových Varech, Ostrově a v Abertamech. Svým klientům poskytuje profesionální služby s ohledem na jejich zájmy a požadavky a trvale se snaží o zvyšování standardu poskytovaných služeb. Společnost NEMOS GROUP vyznává několik principů, mezi nimiž jsou zásady společensky odpovědné firmy. Počet počítačů: 270 Výchozí stav: Společnost NEMOS GROUP začala provozovat nemocnici v Sokolově formou pronájmu části podniku od Karlovarské krajské nemocnice. Součástí pronájmu byl kompletní nemovitý i movitý majetek a zaměstnanci. Nový management nemocnice Sokolov si chtěl ověřit, zda mohou být součástí pronájmu movitého majetku i počítače s OEM operačními systémy a chtěl mít jistotu, že veškerý software využívá nemocnice legálně. Řešení: Společnost NEMOS GROUP se obrátila na firmu Microsoft, která jí doporučila spolupráci s certifikovaným partnerem pro oblast Software Asset Managementu. NEMOS GROUP se rozhodla pro společnost DNS, která následně v nemocnici provedla audit dle ISO/IEC Během něj zjistila, že operační systémy používané společností NEMOS SOKOLOV na pronajímaných počítačích v nemocnici Sokolov nemohou být dle licenčních podmínek součástí pronájmu. Nemocnice proto musí buď zakoupit vlastní licence na operační systémy, anebo počítače i s operačními systémy odkoupit. DNS také nabídla nemocnici optimální licenční program i možnost využití programu Get Genuine Windows Agreement. Ten je vhodný pro firmy, které nevědomě využívaly Windows v rozporu s licenčními podmínkami a chtějí jeho využívání ve své firmě legalizovat. Zároveň DNS přišla s optimálním licenčním programem pro nákup přístupových licencí k nově zakoupeným serverům s operačním systémem Windows Server. Hlavní přínosy řešení: Přesná evidence softwarových aktiv Microsoft. Ověření stávajícího procesu evidence softwarových aktiv, včetně kompletace a doplnění všech nabývacích dokladů k softwaru a návrhy pro zlepšení. Detailní podklady pro plánování a řízení IT investic. Vyjasnění právního vztahu k pronajímanému softwaru a eliminace právních rizik souvisejících s nesprávným nasazením softwaru. Definice klíčových produktů z pohledu správy licencí.

7 Identifikace úrovně stávajících procesů a doporučení pro soustavné zlepšování. Zvyšování kvalifikace interních zaměstnanců zodpovědných za oblast SAM. Optimalizace využívání multilicenčních programů. Zvýšení ochrany organizace. Profil partnera: DNS je předním distributorem informačních technologií a IT projektů s přidanou hodnotou, Působí jako prostředník mezi výrobci technologií a sítí autorizovaných obchodních partnerů (resellerů), kteří dodávají IT řešení koncovému zákazníkovi. Jedná se o klasický 2stupňový nepřímý obchodní model. DNS a.s. je nejdůležitějším distributorem IT s přidanou hodnotou na českém trhu s nejširším portfoliem dodávaných technologií. Jednotlivé divize společnosti DNS se zaměřují na prodej produktů a služeb renomovaných IT firem. Touto činností se firma zabývá od svého založení v roce Kontakty: NEMOS GROUP a. s. Za Císařským mlýnem 1115/ Praha 7 Tel.: Partner: DNS a. s. CITY EMPIRIA Na Strži 1702/ Praha 4 Tel.: dns@dns.cz