Případová studie.

Transkript

1 Případová studie Centrum podpory projektů VUT v Brně vsadilo na řešení na platformě Microsoft, to nabídlo řešitelům projektů i univerzitě zcela nové možnosti

2 Přehled Země: Česká republika Odvětví: Školství Profil zákazníka: Centrum podpory projektů VUT v Brně poskytuje profesionální pomoc při získávání dotací a je oporou řešitelům ze všech fakult a součástí VUT v Brně při zpracování žádostí a samotné realizaci projektu a je zdrojem aktuálních informací o dotačních příležitostech a novinkách v této oblasti. Centrum podpory projektů VUT v Brně Kounicova 966/67a Brno Web: Centrum podpory projektů VUT v Brně vzniklo v březnu 2009 s cílem podporovat řešitele grantových i dalších projektů ze všech fakult a součástí VUT v Brně. V roce 2012 začalo hledat řešení, které by nabídlo řešitelům jednotlivých projektů profesionální nástroje pro projektový management a zároveň by vedení VUT v Brně poskytlo efektivní nástroj pro získání přehledu o probíhajících projektech, jejich udržitelnosti i o finančním plnění v rámci jednotlivých fází projektů. Centrum podpory projektů coby pomocná ruka pro výzkum, vývoj a vzdělávání na VUT Centrum podpory projektů VUT v Brně bylo zřízeno s cílem poskytovat fakultám a součástem VUT v Brně informační, metodickou, ekonomickou a právní podporu pro dotované projekty. Centrum také začalo postupně vzdělávat řešitele projektů a jejich týmy v oblasti řízení projektů a dosáhlo i jejich certifikace podle IPMA, CIMA a dalších metodik. Logickým vyústěním přípravy lidských zdrojů se tak postupně stala paralelní snaha o to najít platformu pro podporu správy projektového portfolia VUT v Brně v souladu s metodikou IPMA, na kterou byli řešitelé projektů i jejich týmy proškoleni. Centrum podpory projektů tak spolu s dalšími organizačními složkami VUT v Brně, které více méně souvisí s projekty - ekonomické oddělení, správní oddělení, útvar kontroly a interního auditu, útvar vnějších vztahů, útvar transferu technologií, útvar studijních záležitostí, útvar kvality, zaměstnanecký odbor, centrum výpočetních a informačních služeb připravilo detailní specifikaci funkcí, které by takový systém měl poskytovat. Kromě samotného projektového řízení dostal nový systém za úkol také pokrýt dohled nad důležitými termíny pro odevzdávání monitorovacích zpráv, na které je navázáno obvykle i finanční plnění či případný vznik finančních sankcí, i dohled nad čerpáním finančních prostředků, aby bylo co možná nejlépe zamezeno tzv. nezpůsobilým výdajům tedy výdajům, které z dané dotace nelze

3 Přehled uplatnit a škola je pak musí hradit ze svých vlastních prostředků. Systém pro podporu projektů měl být také dostatečně otevřený, aby ho bylo možné snadno propojit s dalšími systémy, které univerzita již využívala zejména s ERP systémem SAP a centrálním informačním systémem VUT. Profil partnera: AutoCont CZ je českou soukromou společností, která v oblasti dodávek zboží, služeb a řešení na poli informačních a komunikačních technologií úspěšně působí od roku K rychlému rozvoji v prvních deseti letech přispěla výroba vlastní značky osobních počítačů a systematické budování rozsáhlé obchodní a servisní sítě. V druhém desetiletí své existence se AutoCont CZ zaměřil na poskytování komplexních IT řešení a služeb pro firemní klientelu a státní správu, čímž se postupně propracoval mezi nejvýznamnější společnosti v oblasti rozsáhlých a složitých ICT projektů. Systematické a dlouhodobé budování odborných schopností, pečlivé sledování potřeb zákazníků a v neposlední řadě i promyšlená vnitřní organizace firmy to vše přispělo k tomu, že je AutoCont CZ v současné době největším a nejvýznamnější českým dodavatelem informačních a komunikačních technologií. AutoCont CZ a. s. Hornopolní 3322/ Ostrava Tel.: Web: Řešení AutoContu na platformě Microsoft nabídlo vše potřebné za nejlepší cenu Výběr požadovaného řešení probíhal klasicky formou veřejné zakázky a výběrového řízení. Do toho se přihlásilo několik uchazečů s různými platformami. Vítězně z něj vyšla nakonec společnost AutoCont, která navrhla své řešení na kombinaci produktů Microsoft SharePoint 2013 a Microsoft Project Server Toto řešení plně vyhovělo zadaným kritériím i požadavkům IPMA a navíc bylo dostatečně otevřené, flexibilní a snadno upravitelné na míru. Součástí dodávky bylo pokrytí kompletního životního cyklu projektu, včetně analýzy, návrhu řešení, jeho implementace, vývoje, testování, školení i podpory uživatelů. V rámci implementace byla také provedena řada sofistikovaných úprav platformy SharePoint, vývoj vlastních rozšíření a integrace SharePointu s externími systémy. Nedílnou součástí byla také unikátní integrace autentizačního mechanismu SharePointu s databází uživatelů informačního systému VUT a specifickým řízením bezpečnosti pomocí SAML. Celý systém pak byl nasazen v novém virtuálním prostředí s dostatečnou výkonovou kapacitou, což zajišťuje nejen zajištění vysoké dostupnosti systému, ale i možnost jeho škálování v souladu s plánovaným růstem počtu uživatelů. Vybrané části systému jsou navíc dostupné i pro další subjekty a univerzity v rámci projektu Grant Office Network Czech Republic. Podpora řešitelů je nyní efektivnější Celé portálové řešení je dostupné pro všechny pracovníky i studenty VUT v Brně, proto je architektura systému vybudována pro tisíce uživatelů. Centrální systém pro řízení projektů na platformě Microsoft Project Server 2013 byl v úvodní fázi nasazen pro více než 60 uživatelů, přičemž další uživatelé z fakult a součástí se k centrálnímu systému postupně přidávají. Řešitelé v novém systému mohou efektivně řídit všechny rozsáhlejší projekty přesně dle metodiky IPMA, přičemž systém počítá i s řízením mezifakultních a celoškolských projektů. Jakmile řešitel vytvoří nový projekt, je automaticky vygenerován i projektový web na SharePointu, na kterém jsou k dispozici všechny související dokumenty, včetně

4 detailní správy uživatelských oprávnění v závislosti na roli daného uživatele v daném projektu i organizačním schématu fakulty a univerzity. Řešitelé také mají k dispozici na jednom místě všechny relevantní informace z nejrůznějších zdrojů (ze systému SAP, z auditů, atd.). Ty jsou přístupné nejen pro řešitele a jejich týmy, ale také pro administrativní podporu projektů na fakultách a dalších součástech, vedení fakult a součástí i pro vedení univerzity. Řešitelé mají také neustále přístup ke všem aktuálním relevantním informacím ke svému projektu (pracovníci administrativní podpory fakult k informacím za fakultu, vedení VUT za celou univerzitu), včetně informací o čerpání finančních prostředků, nezpůsobilých výdajích i podkladech pro monitorovací zprávy, veřejné zakázky, audity apod. Dříve přitom řadu těchto informací museli žádat na příslušných útvarech, což celý proces prodlužovalo a komplikovalo. Centrum podpory projektů VUT v Brně má navíc i přehled o termínech souvisejících s plněním daného projektu a může tak v předstihu informovat řešitele o nutnosti dodat potřebné dokumenty, finanční výkazy a výstupy potřebné ke splnění podmínek a získání příslušných dotačních prostředků. Díky tomu je minimalizováno riziko vzniku sankcí či nutnost vracet dotační prostředky kvůli formálním nedostatkům. VUT v Brně může efektivněji reagovat na otevřené dotační a grantové výzvy Samotné Centrum podpory projektů VUT v Brně nový systém také efektivně využívá k informování a hledání vhodných řešitelů pro jednotlivé aktuálně otevřené programy a výzvy. CPP může vyhledávat řešitele nejen na základě jejich pracovního zařazení a oborové specializace, ale také třeba na základě stávajících či uzavřených projektů, kterých se účastnili. Stejně tak funguje celý proces i obráceně kdy řešitel může CPP oslovit se svým projektovým záměrem, aby mu vyhledalo vhodný program umožňující získat pro něj finanční podporu z externích zdrojů. Pro správu a řízení kontaktů je proto využíván Microsoft Dynamics CRM, který je dále provázán i s dalšími součástmi celého řešení. Vedení školy také může u programů, o které se v rámci VUT v Brně uchází více řešitelů, vybírat ty řešitele, u kterých ví, že úspěšně řešili či řeší jiné projekty a že mají tudíž vyšší pravděpodobnost úspěšného plnění i u dalších nových projektů. Součástí nasazeného řešení je navíc i speciální aplikace pro sdílení unikátního vybavení laboratoří VUT v Brně a portál pro řízení inovací, který podporuje diskuse a rozvoj inovačních záměrů, které postupně mohou přerůst v záměry projektové.

5 Další informace Více informací o produktech a službách společnosti Microsoft s.r.o. naleznete na webových stránkách společnosti nebo na telefonních číslech Informační linky , kde Vám jsou naši operátoři k dispozici každý pracovní den od 8:00 do 20:00. Systém poskytl důležité manažerské reporty Systém pro podporu projektů přinesl na VUT v Brně řadu důležitých vylepšení i pro vedení univerzity. To má teď k dispozici přehled o všech projektech a jejich aktuálním stavu, a to včetně všech finančních údajů a ukazatelů. Manažerské reporty také umožňují sladění projektů se strategickým plánem VUT v Brně i efektivnější řízení cashflow, zejména v kontextu efektivnější kontroly nezpůsobilých výdajů či případných hrozících sankcí za neplnění formálních náležitostí projektů. Celé řešení je také připraveno na budoucí provázání stavu univerzitních projektů na klíčové ukazatele určující strategii VUT v Brně. Elektronizace agend také umožnila zjednodušení a zrychlení všech postupů při řízení prací. Jednotná správa projektů odbourala duplicitní činnosti pracovníků Centra podpory projektů a do řešení byla inteligentně zakomponována i rozšíření, která řídicím pracovníkům zjednodušují kontrolu nad zpracovávanými úkoly a stavem jejich plnění. Logo Microsoft je registrovanou obchodní známkou společnosti Microsoft Corp. ve Spojených státech a/nebo v dalších zemích. Zmíněná jména ostatních společností a produktů mohou být rovněž ochrannými známkami.