Průvodce podání Ţádosti o platbu

Průvodce podání Ţádosti o platbu 1. Ţádost o platbu 1.1 Vyplnění a podání Ţádosti o platbu dotace Dříve neţ začnete připravovat Ţádost o platbu (dále jen ŢoPl), kontaktujte svého účetního a aktivně ho zapojte do přípravy ŢoPl. Doporučujeme faktury a výpisy z běţného účtu průběţně sbírat, párovat a vytvářet jejich kopie. Ţádost o platbu lze podat aţ po ukončení etapy/projektu, tzn. platby jsou prováděny zpětně za jiţ vynaloţené prostředky doloţené odpovídajícími doklady. Za kaţdou etapu je třeba podat samostatnou ŢoPl. V případě, ţe Rozhodnutí o poskytnutí dotace je vydáno aţ po skutečném ukončení etapy, je ŢoPl podávána aţ po vydání Rozhodnutí. Termín pro podání ŢoPl je nejpozději 6 měsíců od plánovaného data ukončení projektu, nebo od data vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace (datum uvedené na Rozhodnutí), dle toho, která skutečnost nastane později. Po uplynutí této lhůty je Řídící orgán oprávněn ŢoPl zamítnout. ETAPIZACE V PROGRAMU MARKETING, INOVACE - PROJEKT NA OCHRANU PRÁV PRŮMYSLOVÉHO VLASTNICTVÍ A PORADENSTVÍ NENÍ POVOLENA! V TĚCHTO PROGRAMECH SE VŢDY PODÁVÁ ŢOPL ZA CELÝ PROJEKT. Co je třeba udělat před podáním Ţádosti o platbu? Před tím, neţ podáte Ţádost o platbu, je třeba mít schválena všechna výběrová řízení za danou etapu/projekt, to znamená ve stavu Ověřen řádný postup ve VŘ a v aplikaci eaccount uvedenou vazbu na VŘ. Před podáním Ţádosti o platbu musí být podány zprávy z monitoringu projektu, a to průběţná pololetní zpráva; průběţná etapová zpráva, případně závěrečná zpráva (pokud se jedná o jednoetapový projekt, případně jde-li o závěrečnou etapu). Před odesláním ŢoPl je třeba, aby byly vloţeny/poslány všechny příslušné listinné přílohy. Kde najdete formulář k vyplnění Ţádosti o platbu? ŢoPl najdete na svém účtu v aplikaci eaccount v záloţce Ţádosti o platbu. Zde ji vyplníte, vygenerujete, podepíšete a odešlete elektronicky. Při zpracování a při problémech s importem můţete vyuţít pomoci regionální kanceláře osobně, telefonicky nebo e-mailem (seznam RK CI naleznete na stránce http://www.czechinvest.org/regionalni-kancelare ) nebo se můţete obrátit na informační linku agentury. Jak vyplnit formulář ŢoPl? Ţádost o platbu je elektronický formulář, který se v aplikaci eaccount zobrazí po rozkliku záloţky Ţádost o platbu v horní liště Seznam projektů. Záloţka Ţádost o platbu bude aktivní aţ po vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace, do té doby ji nebude moţné otevřít. Doporučujeme vyplňovat Ţádost o platbu průběţně v období realizace etapy, předejdete tak moţnosti nedodrţení termínu pro podání ŢoPl. Po otevření formuláře máte moţnost vyplňovat poţadované údaje na jednotlivých záloţkách ŢoPl. Při vyplňování doporučujeme průběţné ukládání tlačítkem Uloţit. Pro bliţší informace k jednotlivým polím máte k dispozici kontextovou nápovědu označenou tlačítkem Nápověda (Nápověda ). V případě, ţe si budete přát zkontrolovat správnost vloţených dat, vyuţívejte v průběhu vyplňování tlačítko v záloţce Prohlášení Ověřit data před odesláním ŢoPl. U chybně vyplněných údajů se zobrazí informace o chybě s uvedením místa chyby a sdělením, jak by 1

daná informace měla správně vypadat. V případě, ţe nebude Ţádost o platbu elektronicky podepisovat osoba oprávněná jednat za společnost dle obchodního rejstříku, je nutné spolu s přílohami k Ţádosti o platbu dodat originál Plné moci s úředně ověřenými podpisy opravňující k podpisu Ţádosti o platbu. Zaokrouhlování v ŢoPl Do formuláře se nevyplňují částky, které jsou uvedeny v haléřích. Pokud je taková částka uvedená např. na faktuře nebo výpisu z účtu, je třeba částku zaokrouhlit na celé koruny dolů a do ţádosti o platbu uvést tuto zaokrouhlenou částku. Toto pravidlo se netýká zahraničních faktur, které mohou být uvedeny i s desetinnými místy. ČÍSLOVÁNÍ PŘÍLOH Jak číslovat přílohy ŢoPl v eaccount? V případě účetních dokladů číslujte přílohy dle pořadového čísla v Přehledu účetních dokladů (záloţka Účetní doklady ). K číslování dochází automaticky v rámci aplikace eaccount. Odstraněním účetního dokladu nedojde k přečíslování účetních dokladů s vyšším pořadovým číslem. U úhradových dokladů číslujte přílohy podle pořadí v jakém jednotlivé úhradové doklady vkládáte do aplikace eaccount. U kaţdé přílohy (účetní doklady; úhradové doklady, přílohy ŢoPl ) je třeba označit příznak Identifikace vazebního objektu (podzáloţka II.d Přílohy ), který označuje příslušnou vazbu přílohy k danému účetnímu nebo úhradovému dokladu, případně k ţádosti o platbu. Jak číslovat a uspořádat listinné přílohy ŢoPl? Listinné přílohy ŢoPl číslujte do pravého horního rohu, kam zapište odpovídající identifikační označení představující vazbu dané přílohy k účetnímu dokladu, úhradovému dokladu, případně k ţádosti o platbu (UC#; UHR#; ŢOPL) viz Identifikace vazebního objektu (podzáloţka II.d Přílohy ). Z důvodu rychlejší administrace Vaší ŢoPl doporučujeme, abyste přílohy řadili následujícím způsobem: 1) Přílohy, které se přímo netýkají konkrétního účetního dokladu, zařaďte na začátek (dokumenty označené identifikačním znakem ŢoPl) 2) Ke kaţdému účetnímu dokladu přiřaďte příslušnou kopii účetního dokladu a dokladu o úhradě, za tyto dokumenty dále zařaďte příslušnou objednávku, smlouvu, dodací list, předávací protokol, protokol o zařazení do dlouhodobého majetku, případně další dokumenty týkající se konkrétního účetního dokladu (tzn. fakturu č.1 označte UC1, k tomu přiloţte úhradový doklad k faktuře č.1 s označením UHR1, dále přiloţte dodací list s označemím UC1 a kartu majetku, taktéţ s označením UC1 atd. Takto pokračujte po jednotlivých účetních dokladech (UC2, UHR2 atd.) 3) Poté přiloţte další dokumenty vztahující se k projektu (např. fotodokumentace povinné publicity,aj.) Pokud přílohy seřadíte podle pořadového čísla bez jakékoliv návaznosti, administrace ŢoPl se tak zbytečně prodluţuje. 2

Vyplnění ŢoPl v aplikaci eaccount Hlavní záloţky ŢoPl I. obecné informace o příjemci II. účetní doklady III. úhrady IV. úhradové doklady V. rozpočet VI. financování VII. přílohy VIII. dokumentace IX. prohlášení X. nástěnka V ŢoPl vyplňujete údaje pouze v záloţkách Obecné, Účetní doklady, Financování a Přílohy. V záloţce Obecné uveďte informace o příjemci, bankovním spojení a termínu realizace. Do záloţky Účetní doklady zapište veškeré účetní doklady týkající se projektu, pokud výše způsobilých výdajů uplatňovaných v dokladu není rovna nule. Přílohy k účetním dokladům přikládejte v záloţkách Účetní doklady, Úhradové doklady nebo Přílohy. Záloţky Úhrady a Úhradové doklady slouţí k zobrazení přehledu úhrad a úhradových dokladů, které jiţ byly zadány v záloţce Účetní doklady. Na záloţce Rozpočet je uveden rozpočet projektu a etapy. Záloţka Financování obsahuje informace týkající se financování projektu a skutečného financování za etapu včetně dotace z veřejných prostředků OPPI poţadované k proplacení. Zde doplňte všechny údaje pro veřejné a soukromé spolufinancování způsobilých výdajů. Záloţka Dokumentace slouţí k vygenerování a elektronickému podepsání dokumentu ŢoPl a záloţka Prohlášení k jejímu odeslání (před odesláním je nezbytné zaškrtnout souhlas se všemi prohlášeními). V této záloţce je také moţné ověřit správnost zadaných dat. Komunikace s pracovníky agentury v případě zjištění nesrovnalostí probíhá prostřednictvím záloţky Nástěnka Ţádosti o platbu (to je však moţné aţ po vyplnění a odeslání ţádosti o platbu Agentuře). Stejně postupují i ţadatelé u programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH, kteří však po elektronickém odeslání ţádosti o platbu a zaslání (příp. osobním doručení) listinných příloh na Podatelnu MPO v budově Na Františku komunikují prostřednictvím záloţky Nástěnka Ţádosti o platbu s pracovníky MPO. ZADÁNÍ OBECNÝCH INFORMACÍ Záloţka I. Obecné informace o příjemci První záloţkou, která se vám v aplikaci eaccount zobrazí, jsou Obecné informace o příjemci. Zde zadejte informace týkající se Kontaktní osoby, Bankovního spojení a Termínu realizace. Bez správného vyplnění a uloţení informací není moţné pokračovat ve vyplňování ostatních záloţek ŢoPl. Na stránce je nutné vyplnit všechna pole označená " * ". Existuje-li ţádost o platbu předcházející etapy, tak je záloţka Obecné předvyplněná informacemi z této ŢoPl, avšak údaje jsou dále upravitelné a lze je měnit. 3

Úvodní stránka ŢoPl obecné informace o příjemci Nástěnka projektu Hlavní záloţky ŢoPl Zpřístupněná poloţka Ţádost o platbu Kontextová nápověda Nástěnka Ţádosti o platbu První oddíl tvoří informace o kontaktní osobě. Tyto informace slouţí pro případnou komunikaci mezi příjemcem dotace a Agenturou/MPO. Ve druhém oddíle se zadávají informace ohledně bankovního spojení. Název banky se vybírá z nabízeného seznamu. Do Předčíslí a Čísla účtu se uvádí číslo účtu ţadatele, na který bude poskytnuta dotace. Pole Peněţní ústav obsahuje název pobočky, ve které je zřízen výše uvedený účet. Ve třetí části jsou informace týkající se termínů realizace. Termín realizace obsahuje data zahájení a ukončení etapy/projektu dvojího typu. Plánované datum zahájení a ukončení etapy/projektu jsou data přenesená automaticky z Plné ţádosti. Skutečné datum zahájení a ukončení vychází ze skutečných dat realizace projektu. V případě dodávek zařízení se za datum vzniku výdajů povaţuje datum uzavření smlouvy, resp. vystavení objednávky, resp. datum uskutečnění zdanitelného plnění podle toho, který z aktů nastal dříve. Pokud se jedná o plnění jiného druhu neţ stavební práce nebo dodávky zařízení, povaţuje se za datum vzniku způsobilých výdajů datum uskutečnění zdanitelného plnění. Za datum vzniku výdajů se u stavebních prací (Nařízení Komise 1628/2006 čl. 2, bod j)) povaţuje zahájení prací doloţené prvním záznamem ve stavebním deníku, popř. jiným záznamem o stavbě, datum uzavření smlouvy, vystavení objednávky nebo datum uskutečnění zdanitelného plnění, podle toho, který z aktů nastal dříve. 4

Skutečné datum ukončení etapy/projektu - datum ukončení realizace etapy/projektu je definováno jako datum úhrady posledního dokladu, který se vztahuje k dané etapě/projektu, případně jako datum vydání kolaudačního souhlasu či uvedení dlouhodobého majetku do uţívání, případně uskutečnění posledního zdanitelného plnění nebo od 1. 4. 2011 také nově datum skutečného splnění cílové hodnoty závazného ukazatele/ukazatelů. Specifická úprava platí pro účast na zahraničních veletrzích a výstavách v programu Marketing. Jednotlivé moţnosti ukončení projektu dle podepsaných Podmínek poskytnutí dotace najdete v příloze č. 4 Ukončení projektu dílu III Pokynů pro ţadatele. Je třeba, aby účetní doklady byly v souladu se skutečnými daty realizace projektu. Tzn. ţe datum uskutečnění posledního zdanitelného plnění nesmí být pozdější neţ skutečné datum ukončení realizace etapy/projektu a stejně tak datum vystavení faktury nesmí být dřívější neţ datum přijatelnosti projektu. Závěrečná část této záloţky je soustředěna na evidenci jiné veřejné podpory: a) na shodné způsobilé výdaje projektu - zde zaškrtněte přepínač, pokud byla čerpána jiná veřejná podpora na shodné výdaje projektu, a poté vyplňte název poskytovatele podpory a výši jiné veřejné podpory b) na shodné způsobilé výdaje projektu v reţimu de minimis - zde zaškrtněte přepínač, pokud byla čerpána jiná veřejná podpora na shodné výdaje projektu v reţimu de minimis, a poté vyplňte název poskytovatele podpory v reţimu de minimis a výši jiné veřejné podpory v reţimu de minimis. Záloţka II. Účetní doklady Po zadání obecných informací se přesuňte do záloţky Účetní doklady. Zde se zapisují veškeré účetní doklady a doklady o úhradě týkající se projektu. Vyplněné účetní doklady se zobrazují v tabulce Přehled účetních dokladů ŢoPl. Přehled účetních dokladů ŢoPl Přidání nového účetního dokladu Úprava účetního dokladu Zobrazení čísla výběrového řízení svázaného s účetním dokladem Na této záloţce lze přidávat nové účetní doklady (tlačítko ), odstraňovat (tlačítko ) a upravovat prostřednictvím odkazu ve sloupci VS (variabilní symbol). Odstraněním účetního dokladu dojde také k odstranění všech souvisejících úhrad účetního dokladu, rozpočtových poloţek účetního dokladu, příloh účetního dokladu a přiřazených příloh účetního dokladu (úhradové doklady vloţené při zápisu úhrady účetního dokladu naopak zůstávají a v případě, ţe k nim není přiřazena ţádná úhrada, je třeba je odstranit v záloţce Úhradové doklady ). Odstraněním účetního dokladu nedojde k přečíslování účetních dokladů s vyšším pořadovým číslem. 5

Podzáloţky Účetního dokladu Po přidání nového účetního dokladu se nejprve zobrazí podzáloţka II.a Detail účetního dokladu. Po vyplnění všech povinných údajů označených * je zapotřebí vyplnit úhradu tohoto dokladu v podzáloţce II.b Úhrady účetního dokladu (pokud se nejedná o cestovné, mzdy nebo zádrţné), zařadit jej do příslušné rozpočtové poloţky v podzáloţce II.c Rozpočtové poloţky a přiloţit odpovídající přílohu v podzáloţce II.d Přílohy. Přílohy k účetnímu dokladu lze také zakládat v hlavní záloţce Přílohy nebo záloţce Úhradové doklady (pokud se jedná o přílohu úhradového dokladu). podzáloţka II.a Detail účetního dokladu podzáloţka II.b Úhrady účetního dokladu podzáloţka II.c Rozpočtové poloţky podzáloţka II.d Přílohy Příklad Pro lepší názornost celého postupu zápisu účetního dokladu bude vše ukázáno na příkladě zahraniční faktury vystavené na 50.000 a také hrazené z eurového účtu. Způsobilé výdaje budou tvořit pouze 30.000. Nejdříve klikněte na tlačítko slouţící pro přidání nového účetního dokladu. Poté se zobrazí Detail účetního dokladu. Vzorová zahraniční faktura je vedena pod variabilním symbolem Z3464802 a jejím předmětem plnění je dávkovací stroj. Na této zahraniční faktuře není vyčísleno DPH, a proto se jako datum zdanitelného plnění uvede datum vystavení 15. 11. 2007. Smlouva k nákupu stroje byla podepsána 20. 10. 2007. V měně účetního dokladu se z nabízeného seznamu zvolí EUR a do celkové ceny účetního dokladu se zapíše částka 50 000,-. Nyní předpokládejme, ţe dávkovací stroj je pouze jednou z poloţek faktury a představuje hodnotu 30.000,-. Zbylých 20.000 tvoří poloţky, které se k projektu nevztahují, a jedná se tedy o nezpůsobilé výdaje. Protoţe byla faktura hrazena z eurového účtu, je nutné přepočíst hodnotu dávkovacího stroje kurzem dne úhrady dle ČNB. Úhrada proběhla 12. 12. 2007 při kurzu 26.040 Kč/EUR. Způsobilé výdaje tedy tvoří 781 200,- Kč. Částka způsobilých výdajů se automaticky zobrazí v detailu účetního dokladu aţ po jejím vyplnění v podzáloţce Rozpočtové poloţky. Vzhledem k tomu, ţe se způsobilé výdaje přepočítávají ručně, uvede se celý postup výpočtu v poznámce. Po uloţení se právě zapsaná faktura zobrazí v Přehledu účetních dokladů pod pořadovým číslem 9 (v ţádosti o platbu jiţ bylo zapsáno 8 účetních dokladů). 6

VLOŢENÍ NOVÉHO ÚČETNÍHO DOKLADU podzáloţka II.a Detail účetního dokladu Datum podpisu smlouvy/objednávky Datum zdanitelného plnění Měna účetního dokladu Způsobilé výdaje v Kč (zobrazí se aţ po vyplnění záloţky Rozpočtové poloţky) Celková cena účetního dokladu V poli Předmět plnění musí být pořizované poloţky v souladu s poloţkami v Podnikatelském záměru. Pokud není pořizovaná poloţka na seznamu v Podnikatelském záměru a nemáte schválenou ţádost o změnu v projektu 9, není taková poloţka způsobilým výdajem (dále jen ZV). Datum zdanitelného plnění musí být pozdější nebo rovno datu přijatelnosti (datum schválení registrační ţádosti Agenturou). V poli Dodavatel musí název dodavatele odpovídat názvu společnosti na faktuře. Datum podpisu smlouvy/objednávky musí být pozdější nebo stejné jako je "Datum způsobilosti výdajů" a zároveň musí být dřívější nebo stejné datum zdanitelného plnění účetního dokladu. Datum podpisu smlouvy/objednávky povinně vyplňte v případě, kdy se jedná o stavební práce nebo dodávky zařízení a za předpokladu, ţe smlouva/objednávka existuje (číslo smlouvy/ objednávky je uvedeno na faktuře). Při zadávání data podpisu objednávky/smlouvy pouţijte následující postup: a) v případě, ţe existuje pouze objednávka, zapište datum vystavení objednávky. b) existuje-li pouze smlouva, zapište datum podpisu smlouvy c) pokud existuje objednávka i smlouva, zapište takové datum, které nastalo nejdříve V případě, ţe je datum podpisu smlouvy/objednávky před datem přijatelnosti projektu (datum schválení Registrační ţádosti), je takový účetní doklad nezpůsobilý a do ŢoPl jej vůbec nezařazujte. Neexistuje-li ani smlouva ani objednávka, nezapisujte ţádné datum. V poli Měna účetního dokladu vyberte měnu dokladu z předem dané nabídky. Není-li měna úhrady v seznamu, kontaktujte přes projektovou nástěnku projektového manaţera s ţádostí o její vloţení. Je-li 9 V případě, že v průběhu realizace projektu dospějete k názoru, že Vámi původně plánované a v Podnikatelském záměru uvedené způsobilé výdaje je nezbytné změnit, pak je nutné požádat svého projektového manažera o změnu projektu. Tato žádost je následně schvalována Řídícím orgánem OPPI. Upozorňujeme, že žádost o změnu projektu musí být podána dříve, než k vlastní změně při realizaci projektu reálně dojde. 7

u účetního dokladu evidována alespoň jedna úhrada účetního dokladu, tak je měna účetního dokladu jiţ neupravitelná. Do pole Celková cena účetního dokladu vyplňte celkovou cenu účetního dokladu v měně účetního dokladu. Částka v poli Celkem uhrazeno (v Kč) musí být větší nebo rovna Způsobilým výdajům (v Kč). Pokud se nejedná o Cestovné, mzdy, zádrţné, vyplní se Celkem uhrazená cena (v Kč) automaticky po vyplnění úhrad/úhrady příslušného účetního dokladu. (Pokud je zatrţen přepínač Cestovné, mzdy, zádrţné lze do tohoto pole hodnoty vyplňovat.) V poli Způsobilé výdaje (v Kč) se automaticky zobrazí výše způsobilých výdajů účetního dokladu v Kč bez DPH, zapsaná v podzáloţce Rozpočtové poloţky. V případě úhrad v cizí měně se pro přepočet pouţije kurz ČNB ke dni úhrady. DPH není způsobilým výdajem v případě, ţe lze uplatnit nárok na její odpočet dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Pokud faktura obsahuje více poloţek a podle podnikatelského záměru je v rámci projektu ZV pouze jedna poloţka, pak všechny další poloţky započítejte do kolonky Nezpůsobilé výdaje (v Kč). Do pole Nezpůsobilé výdaje (v Kč) dále vyplňte DPH v případě, ţe lze uplatnit nárok na její odpočet dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Zápis vybraných účetních dokladů Cestovné, mzdy, zádrţné V případě, ţe se jedná o cestovné, mzdy, zádrţné, zaškrtněte vţdy příznak Cestovné, mzdy, zádrţné. Při zatrţeném přepínači nelze k účetnímu dokladu přidat úhradu účetního dokladu v podzáloţce Úhrady účetního dokladu. U cestovného a mzdových nákladů se úhrady nedokládají. U faktury se zádrţným je třeba fyzicky přiloţit úhradový doklad se zaplacenou částkou faktury bez ceny zádrţného a také jej zapsat v eaccount jako přílohu tohoto účetního dokladu (vazební objekt bude shodný s číslem účetního dokladu, v Typu přílohy však zvolte Kopie úhradového dokladu). Úhrada se vyplňuje pouze do pole Celkem uhrazeno v Kč. Je-li u účetního dokladu evidována alespoň jedna úhrada účetního dokladu, tak jiţ nelze měnit nastavení tohoto přepínače. Poznámka účetního dokladu musí být povinně vyplněná, pokud je zapnutý přepínač "Cestovné, mzdy, zádrţné" a je vybraná cizí měna účetního dokladu. Do tohoto pole uveďte postup výpočtu Celkem uhrazeno ceny (v Kč). a) mzdy (pokud jsou v dané výzvě podporovány) - pokud se jedná o mzdy, vyplňte v polích Celková cena účetního dokladu, Celkem uhrazeno v Kč a Způsobilé výdaje příslušnou výši těchto nákladů. Variabilní symbol lze zapisovat např. následujícím způsobem M05/07; M05-09/07 (= mzdy květen 2007, mzdy květen aţ září 2007), datum zdanitelného plnění je v případě mezd poslední den v měsíci, dodavatelem je příjemce. V podzáloţce II.d Přílohy zvolte jako Typ přílohy Kopie účetního dokladu. b) cestovné (pokud je v dané výzvě podporováno) - pokud se jedná o cestovné, vyplňte v polích Celková cena účetního dokladu, Celkem uhrazeno v Kč a Způsobilé výdaje příslušnou výši těchto nákladů. Variabilní symbol lze zapisovat např. následujícím způsobem C05/07; C05-09/07 (= cestovné květen 2007, cestovné květen aţ září 2007), datum zdanitelného plnění je v případě cestovného datum ukončení sluţební cesty, dodavatelem je příjemce. V podzáloţce II.d Přílohy zvolte jako Typ přílohy Kopie účetního dokladu. c) zádrţné - zádrţné v cizí měně - pokud se jedná o zádrţné v cizí měně, uveďte do pole Celkem uhrazeno (v Kč) skutečně uhrazenou částku přepočtenou na Kč. Do poznámky uveďte způsob výpočtu. 8

- zádrţné v Kč - pokud se jedná o zádrţné v Kč, je zapotřebí do pole Celkem uhrazeno (v Kč) uvést částku i se zádrţným (tzn. pole Celkem uhrazeno v Kč a Celková cena účetního dokladu se budou rovnat). Celkem uhrazená cena (v Kč) musí být vyšší nebo rovna způsobilým výdajům v Kč. Podzáloţka II. a Detail účetního dokladu - přepínač cestovného, mezd a zádrţného Upravitelné pole Celkem uhrazeno v Kč Přepínač cestovného, mezd, zádrţného Poznámka pokud se jedná o účetní doklad v cizí měně a je zaškrtnut přepínač cestovného, mezd a zádrţného, jedná se o povinný údaj Dobropis Dobropis nelze do ţádosti o platbu zapsat samostatně, vţdy musí být zapsán u konkrétní faktury. a) pořadí Faktura úhrada dobropis - dobropis bude zohledněn pouze v poli Způsobilé výdaje (způsobilé výdaje budou o dobropis poníţeny). V poli Celková cena účetního dokladu a Celkem uhrazeno v Kč zůstane původní hodnota účetního dokladu. Slovo dobropis uveďte v poznámce. V podzáloţce Úhrady účetního dokladu bude uvedena skutečná úhrada, tj. úhrada celé původní faktury, bez ohledu na dobropis. b) pořadí Faktura dobropis - úhrada, - dobropis bude zohledněn v poli Celková cena účetního dokladu, Celkem uhrazeno (v Kč) a Způsobilé výdaje (původní hodnoty účetního dokladu budou o dobropis poníţeny). V poznámce bude uvedeno, ţe se jedná o dobropis.v Úhradách účetního dokladu bude vyplněna pouze skutečná úhrada (částka dobropisu zde nebude zahrnuta). Pro dobropis zaloţte také přílohu. V podzáloţce Přílohy u Typu přílohy vyberte ze seznamu Kopie účetního dokladu nebo Ostatní. Do Názvu uveďte dobropis a blíţe ho specifikujte v Popisu přílohy. Vyúčtovací (konečná) faktura Pokud má vyúčtovací faktura kladnou hodnotu, zapisuje se do eaccount jako běţná faktura. V případě, ţe vyúčtovací faktura zní na 0,- Kč, tak se do eaccount nezapisuje, ale je nezbytné ji přiloţit v papírové formě k příslušné zálohové faktuře a zapsat ji jako přílohu tohoto účetního dokladu. Zahraniční faktura Celková cena zahraniční faktury můţe být uvedena i s desetinným místy. V poli Měna účetního dokladu je zapotřebí vybrat příslušnou měnu. Není-li daná měna v seznamu, kontaktujte přes projektovou nástěnku projektového manaţera s ţádostí o její vloţení. a) v případě, ţe je zahraniční faktura hrazena v cizí měně, tak se v poli Způsobilé výdaje zobrazí částka cizí měny přepočtená kurzem ČNB ke dni úhrady, b) pokud je hrazena v Kč, tak se zde zobrazí částka z dokladu o úhradě. 9

podzáloţka II.a Detail účetního dokladu vazba účetního dokladu na VŘ Výběr vazby účetního dokladu na výběrové řízení Při zaloţení účetního dokladu v ŢoPl povinně uveďte informaci, zda je nebo není daný účetní doklad nutné přiřazovat k některému výběrovému řízení projektu. V případě, ţe označíte indikátor Účetní doklad má vazbu na výběrové řízení, coţ znamená, ţe je příslušný účetní doklad vztaţen k některému výběrovému řízení projektu, systém Vám umoţní volbu z výběrových řízení projektu (Pořadové číslo a název přiřazeného výběrového řízení), které jsou ve stavu Ověřen řádný postup ve VŘ. V případě, ţe označíte indikátor Účetní doklad nemá vazbu na výběrové řízení, nevybíráte pořadové číslo výběrového řízení projektu (v přehledu zobrazen x ). Indikátor Účetní doklad nemá vazbu na výběrové řízení přiřazeno systémem (zpětně) přiřazuje systém automaticky u jiţ předaných Ţádostí o platbu u účetních dokladů zpracovaných v minulosti, ţadatel nemá moţnost tuto variantu zvolit. 10

VLOŢENÍ NOVÉHO ÚHRADOVÉHO DOKLADU Podzáloţka II.b Úhrady účetního dokladu Z podzáloţky Detail účetního dokladu můţete pokračovat ve vyplnění jeho úhrady v podzáloţce Úhrady účetního dokladu. Zapsaná úhrada se objeví v tabulce Přehled úhrad účetního dokladu ŢoPl a také pak v hlavní záloţce Úhrady. Pokud je účetní doklad hrazen více úhradami, pouţijte pro zapsání dalších úhrad tlačítko Přidání nové úhrady účetního dokladu ( ). V poli Do úhrad zbývá zapsat se zobrazuje rozdíl Celkové ceny účetního dokladu a jiţ zapsaných úhrad (v měně účetního dokladu). Přidání nové úhrady Částka, která zbývá zapsat do úhrad (v měně účetního dokladu) Příklad V případě úhrady vzorové faktury znějící na 50.000,- se opět nejdříve pouţije tlačítko pro přidání nové úhrady. Po té se zobrazí Detail úhrady účetního dokladu, kde se uvádějí podrobnější informace o úhradě. Na detailu úhrady účetního dokladu jiţ budou předvyplněny informace o variabilním symbolu a měně účetního dokladu. Pořadové číslo úhrady přiřadí systém automaticky po uloţení úhrady účetního dokladu. Do pole Pořadové číslo úhradového dokladu uveďte číslo úhradového dokladu zapsané v pravém horním rohu na listinné příloze. Číslo 90 znamená, ţe před ním existuje jiţ 89 dokladů o úhradě (výpisů z účtů, příjmových pokladních dokladů apod.). K jednomu úhradovému dokladu se můţe vztahovat více účetních dokladů. Datum úhrady vzorové zahraniční faktury je 12. 12. 2007. V poli Měna úhrady se vybere měna z dané nabídky v tomto případě EUR. (Není-li měna úhrady v seznamu, kontaktujte přes projektovou nástěnku projektového manaţera s ţádostí o její vloţení). Po zadání data úhrady a měny úhrady se automaticky zobrazí kurz měny 26,040 Kč/EUR. (Není-li pro den úhrady zadaný kurz ČNB, tak kontaktujte přes projektovou nástěnku projektového manaţera s ţádostí o jeho vloţení). Je-li faktura vystavená v cizí měně a úhrada probíhá v jiné měně, je zapotřebí vyplnit pole Uhrazená částka v měně účetního dokladu. Po uloţení se právě zapsaná úhrada zobrazí v tabulce Přehled úhrad účetního dokladu ŢoPl a také v hlavní záloţce Úhrady. 11

Detail podzáloţky II.b Úhrady účetního dokladu Automaticky vloţené pořadové číslo úhrady Pořadové číslo dokladu odpovídající posloupnosti zadávaných úhradových dokladů Částka, která zbývá uhradit Kurz úhrady dle kurzovního lístku ČNB Měna úhrady Datum úhrady Částka úhrady Vyplňuje se v případě úhrady v jiné měně neţ je účetní doklad Do pole Pořadové číslo úhradového dokladu vyplňte číslo odpovídající pořadí, v jakém vkládáte úhradový doklad do eaccountu. V případě, ţe v podzáloţce Úhrady účetního dokladu bude vyplněno Pořadové číslo úhradového dokladu, které ještě nebylo zadáno, zobrazí se Detail úhradového dokladu ŢoPl. Zde je nutné vyplnit Číslo úhradového dokladu, které vychází z účetnictví nebo interního číslování (např. VBU12/2007) a způsob úhrady (bezhotovostně, v hotovosti). Pořadové číslo úhradového dokladu ŢoPl se přenáší z úhrady účetního dokladu. Po uloţení se zapsaný úhradový doklad automaticky zobrazí v hlavní záloţce Úhradové doklady. Číslo úhradového dokladu z účetnictví nebo interního číslování Způsob úhrady podzáloţka II.c Rozpočtové poloţky Po vyplnění podzáloţky Úhrady účetního dokladu se přesuňte do podzáloţky Rozpočtové poloţky. Zde se způsobilé výdaje (dále jen ZV) vyplněné v podzáloţce Detail účetního dokladu přiřazují k odpovídající rozpočtové poloţce. Pole "Do rozpočtu účetního dokladu zbývá zapsat (v Kč)" obsahuje částku, kterou zbývá zapsat do rozpočtu účetního dokladu (rozdíl výše způsobilých výdajů účetního dokladu v Kč a sumy zapsaných částek rozpočtových poloţek účetního dokladu). Po zapsání se ZV rozpočtové poloţky načítají do hlavní záloţky Rozpočet. 12

Částka, která zbývá do rozpočtu zapsat Nová rozpočtová poloţka Suma způsobilých výdajů rozpočtových poloţek účetního dokladu (v Kč) musí být rovna nebo menší neţ Celková cena účetního dokladu (v Kč). Pomocí tlačítka pro přidání nové rozpočtové poloţky ( ) se otevře detail rozpočtové poloţky účetního dokladu. Zde vyberete z nabídky pouze Kód a název rozpočtové poloţky a vyplníte Výši způsobilých výdajů. V Kódu a názvu rozpočtové poloţky je nabídka plánovaných nenulových rozpočtových poloţek projektu z Podmínek, které dosud nebyly pouţity u účetního dokladu. Předpokladem pro výběr určité rozpočtové poloţky v ŢoPl je skutečnost, ţe tuto rozpočtovou poloţku máte také ve schváleném rozpočtu Plné ţádosti a v Podmínkách poskytnutí dotace. Do jaké rozpočtové poloţky máte zařadit pořizovaný majetek, rozhoduje to, jak o této poloţce budete účtovat ve svém účetnictví. Skutečná výše ZV vybrané rozpočtové poloţky za projekt by neměla přesahovat výši poloţky v Podmínkách o více jak 20%. Suma ZV všech rozpočtových poloţek jednoho účetního dokladu musí být rovna částce ZV daného účetního dokladu. Předvyplněné pole Míra podpory (v %) procentuelně vyjadřuje maximální výši podpory pro danou rozpočtovou poloţku. Výše poloţky v Podmínkách (v Kč) obsahuje výši poloţky v Podmínkách za projekt v Kč. Vyčerpaná suma (v Kč) je součet částek ZV rozpočtové poloţky ze všech aktuálních verzí ŢoPl. Způsobilé výdaje rozpočtové poloţky překračující schválenou částku (v Kč) obsahují částku překračující ZV rozpočtové poloţky projektu v Podmínkách. Zadané nadlimitní způsobilé výdaje nemusí být účinné pro základ výpočtu dotace. Příklad Po kliknutí na tlačítko pro přidání nové rozpočtové poloţky se zobrazí Detail rozpočtové poloţky účetního dokladu. Na tomto detailu vyberte z nabízeného seznamu Kód a název rozpočtové poloţky a zapište výši způsobilých výdajů rozpočtové poloţky (v Kč). V případě vzorové zahraniční faktury se jedná o rozpočtovou poloţku č. 3. Ostatní stroje a zařízení a výše způsobilých výdajů činí 781.200,- Kč. Tato částka se pak automaticky propíše i do detailu účetního dokladu. Míra podpory této poloţky z Podmínek je 55%. V Podmínkách bylo vyčleněno na tuto rozpočtovou poloţku 2 406 000,- Kč a zatím bylo vyčerpáno 1 657 999,- Kč. 13

Detail rozpočtové poloţky účetního dokladu Kód a název rozpočtové poloţky Výše způsobilých výdajů (v Kč) VLOŢENÍ PŘÍLOHY podzáloţka II.d Přílohy Poslední podzáloţkou Účetních dokladů jsou Přílohy, kde se uvádějí přílohy vztahující se přímo k danému účetnímu dokladu. Přílohy k účetnímu dokladu lze zadávat také v hlavní záloţce Úhradové doklady (pokud se jedná o přílohu úhradového dokladu) nebo v hlavní záloţce Přílohy. K účetnímu dokladu je nutné přiloţit kopii účetního dokladu, kopii objednávky, kopii kupní smlouvy a další doklady např. kopii kolaudačního souhlasu, kopii dodacího listu nebo protokolu o převzetí apod. Povinnou přílohou k účetnímu dokladu je Kopie účetního dokladu (např. faktura, paragon) a nejedná-li se o mzdy a cestovné je nutno přiloţit také Kopii úhradového dokladu (např. kopie výpisu z bankovního účtu, příjmový pokladní doklad dodavatele). V případě, ţe kopie výpisu z bankovního účtu neobsahuje přesnou identifikaci ţadatele a nejedná se o účet, na který bude připsána dotace, je třeba přiloţit také kopii smlouvy o bankovním účtu. Přidání nové přílohy Přidání přílohy kopie účetního dokladu Přílohy k účetnímu dokladu je moţné zadávat v podzáloţce II.d. Přílohy účetního dokladu, případně v hlavní záloţce Přílohy. Zde nejdříve klikněte na tlačítko pro přidání nové přílohy ( ). V poli Identifikace vazebního objektu vyberte ze seznamu zkratku: ŢoPl v případě přílohy vztahující se obecně k Ţádosti o platbu; UC# v případě přílohy vztahující se ke konkrétnímu účetnímu dokladu a UHR# pokud se příloha vztahuje ke konkrétnímu úhradovému dokladu. Toto identifikační označení uveďte do pravého horního rohu kaţdé listinné přílohy. Více k číslování a uspořádání listinných příloh naleznete na straně 41 v části ČÍSLOVÁNÍ PŘÍLOH. V Detailu přílohy zvolte z informativního seznamu typ přílohy účetního dokladu. V případě vzorové zahraniční faktury je to Kopie účetního dokladu. Dále vyplňte Název přílohy a Počet listů. Bliţší specifikaci lze zapsat do Popisu přílohy. Do pole Datum odeslání uveďte předpokládané datum odeslání přílohy nebo osobního předání příloh na centrálu Agentury CI nebo v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH na Podatelnu MPO v budově Na Františku. Datum doručení bude doplněno pracovníkem agentury. Právě zaloţená příloha se automaticky zobrazí v tabulce Příloh účetního dokladu i v hlavní záloţce Přílohy. 14

Detail podzáloţky II.d Přílohy Identifikační označení uvedené v pravém horním rohu listinné přílohy Typ přílohy Počet listů přílohy musí být kladné číslo Datum odeslání přílohy ŢoPl nesmí být dřívější, neţ skutečné datum ukončení etapy Přidání přílohy kopie úhradového dokladu Přílohu úhradového dokladu můţete přidat buď v hlavních záloţkách Úhradové doklady, - Přílohy nebo přímo v podzáloţce II. d Přílohy účetního dokladu. V podzáloţce II. d Přílohy účetního dokladu nejdříve přidejte novou přílohu. V jejím detailu zvolte u typu přílohy Kopii úhradového dokladu. Dále vyplňte pole Název, Popis přílohy, Počet listů a Datum odeslání. V Identifikaci vazebního objektu je však navíc nutné změnit předem definovaný účetní doklad (UC#) na poţadovaný úhradový doklad (UHR#). To však při prvotním vyplňování údajů není moţné. Po uloţení všech údajů se tedy vraťte zpět na Tabulku příloh a opět rozklikněte právě vytvořenou poloţku. Nyní bude moţné Identifikaci vazebního objektu změnit na poţadovaný úhradový doklad. Takto zaloţená příloha se automaticky přesune z detailu účetního dokladu do záloţek Úhradové doklady a Přílohy. Změna identifikace vazebního objektu z UC# na UHR# Přidání přílohy úhradového dokladu v detailu účetního dokladu 15

Záloţka III. Úhrady Po rozkliknutí záloţky Úhrady se ukáţe Přehled úhrad účetních dokladů. Tyto úhrady byly zadány jiţ v podzáloţce II.b Úhrady účetního dokladu. Po kliknutí na pořadové číslo se zobrazí detail jiţ vloţené úhrady účetního dokladu ŢoPl. Záloţka IV. Úhradové doklady Po rozkliknutí záloţky Úhradové doklady se ukáţe Přehled úhradových dokladů ŢoPl. Tyto doklady byly vloţeny jiţ v podzáloţce II.b Úhrady účetního dokladu. 16

Po kliknutí na pořadové číslo příslušného úhradového dokladu ŢoPl se zobrazí detail úhradového dokladu. Zde je moţné přidat přílohu úhradového dokladu (tu lze přidat i v podzáloţce II.d Přílohy účetního dokladu nebo v hlavní záloţce Přílohy ). Jedná se např. o výpis z bankovního účtu, paragon, zápočet, příjmový pokladní doklad. Detail úhradového dokladu ŢoPl Přidání nové přílohy Přidání přílohy úhradového dokladu Pro přidání přílohy úhradového dokladu klikněte na tlačítko přidání nové přílohy ( ). Po zobrazení Detailu přílohy vyberte u Typu přílohy z nabízeného seznamu poloţku Kopie úhradového dokladu a doplňte zbývající údaje. Do pole Datum odeslání uveďte předpokládané datum odeslání přílohy nebo osobního předání příloh na centrálu Agentury CI nebo v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH na Podatelnu MPO v budově Na Františku. Datum doručení bude doplněno pracovníkem agentury, v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH pracovníkem MPO. Právě zaloţená příloha se automaticky zobrazí i v hlavní záloţce Přílohy. Kopie úhradového dokladu 17

Záloţka V. Rozpočet Na této záloţce je uveden rozpočet projektu a etapy. Tento rozpočet slouţí pouze k nahlíţení a nelze zde nic měnit. Údaje do Rozpočtu se načítají z podzáloţky II. c Rozpočet. Rozpočet je rozdělen do dvou tabulek. První tabulka slouţí jako přehled rozpočtových poloţek ŢoPl a zobrazují se zde všechny rozpočtové poloţky, které byly zadány k jednotlivým účetním dokladům za všechny etapy projektu. Druhá tabulka je zaměřena na údaje týkající se Poţadované dotace za projekt a za etapu dle Podmínek. Údaje zobrazené na této záloţce informují také o výši dotace poţadované k proplacení. Ta je stanovena jako niţší z částek Celkem kalkulovaná dotace za ŢoPl (suma částek Kalkulované dotace za ŢoPl za jednotlivé rozpočtové poloţky) a Poţadovaná dotace z Podmínek za etapu/projekt. Kalkulovaná dotace za ŢoPl je přitom vypočtena jako součin Míry podpory (v %) a ZV dané rozpočtové poloţky. Částka dotace poţadovaná k proplacení je potom uvedena na záloţce Financování jako Poţadovaná dotace z veřejných prostředků OPPI. Vyčerpaná suma v (Kč) obsahuje součet způsobilých výdajů rozpočtové poloţky ze všech platných verzí ŢoPl projektu. Způsobilé výdaje (v Kč) jsou součtem rozpočtových poloţek všech účetních dokladů dané ŢoPl. V případě, ţe byla v Rozhodnutí a Podmínkách přiznána podpora v rámci de minimis, tak není moţné čerpat více neţ 100% součtu rozpočtových poloţek v reţimu de minimis. Příklad Vzorová zahraniční faktura patřila do rozpočtové poloţky s kódem 3. Ostatní stroje a zařízení. Tato rozpočtová poloţka obsahuje v Podmínkách částku 2.406.000,- Kč. Míra podpory činí 55%. V rámci rozpočtové poloţky bylo jiţ vyčerpáno 909.839,-. Vzhledem k tomu, ţe se jedná o jednoetapový projekt, odpovídají této částce i způsobilé výdaje. Kalkulovanou dotaci pak představuje 55% ze způsobilých výdajů tzn. 500.411,- Kč. V rámci této rozpočtové poloţky můţe být ještě vyčerpáno 1.496.161,- Kč. Při překročení rozpočtové poloţky o 20 % by to bylo 1.977.361,- Kč. Nad tuto částku by jiţ došlo ke krácení způsobilých výdajů. 18

Záloţka VI. Financování Na této záloţce jsou zobrazeny informace týkající se financování projektu a skutečného financování za etapu (v Kč). Zde vyplňte všechny údaje pro veřejné spolufinancování ZV a soukromé spolufinancování ZV ve sloupci Skutečně za etapu (v Kč). Součet poţadované dotace, veřejného spolufinancování a soukromého spolufinancování se musí rovnat Celkovým způsobilým výdajům Struktura veřejného spolufinancování můţe být odlišná od struktury v Plné ţádosti V záloţce Financování se musí Celkové způsobilé výdaje rovnat součtu poţadované dotace z veřejných prostředků OPPI, veřejného a soukromého spolufinancování. Pokud budou způsobilé výdaje za etapu niţší, neţ plánované v Podmínkách je nutné opravit částku/y v kolonkách spolufinancování, tak aby se součet poţadované dotace z veřejných prostředků OPPI, veřejného a soukromého spolufinancování rovnal 100 %. Zobrazená struktura Veřejného spolufinancování ZV můţe být odlišná od struktury v Plné ţádosti. V takovém případě uveďte hodnoty dle financování ŢoPl. Záloţka VII. Přílohy V záloţce Přílohy se zobrazuje seznam příloh ŢoPl, který obsahuje přílohy vloţené prostřednictvím této záloţky a zároveň přílohy účetních a úhradových dokladů vloţené v podzáloţce II. d Přílohy a záloţce IV. Úhradové doklady. Seznam příloh ŢoPl lze zobrazit se všemi přílohami, anebo pouze nedoručené přílohy ŢoPl a účetních dokladů. Filtr nedoručené přílohy zobrazí seznam příloh, které nemají vyplněné Datum doručení. Přepínat se mezi těmito přehledy lze pomocí přepínačů nad tabulkou. Datum doručení zapisuje pracovník Agentury, v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH pracovník MPO. Přes kliknutí na pořadové číslo se zobrazí Detail přílohy. Přepínač příloh Přidání nové přílohy 19

Vloţení přílohy Přidání nové přílohy se provede prostřednictvím tlačítka ( ), které zobrazí prázdný detail přílohy. Po zobrazení Detailu přílohy vyberte v Identifikaci vazebního objektu zkratku: a) UC.. v případě přílohy vztahující se ke konkrétnímu účetnímu dokladu, b) UHR.. v případě přílohy vztahující se ke konkrétnímu úhradovému dokladu. c) ŢoPl v případě přílohy vztahující se obecně k Ţádosti o platbu (např. smlouva o bankovním účtu). Poté vyberte Typ přílohy z informativního seznamu a doplňte Název, Popis přílohy, Počet listů a předpokládané datum odeslání přílohy. Do pole Datum odeslání uveďte předpokládané datum odeslání přílohy nebo osobního předání příloh na centrálu Agentury CI nebo v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH na Podatelnu MPO v budově Na Františku. Datum doručení bude doplněno pracovníkem agentury, v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH pracovníkem MPO. Přidání přílohy Kopie účetního dokladu Nejprve pouţijte tlačítko pro přidání nové přílohy ( ). Poté vyberte v Identifikaci vazebního objektu číslo účetního dokladu UC#. V níţe uvedeném příkladě vzorové zahraniční faktury je to číslo UC9. V Typu přílohy zvolte z nabízeného seznamu Kopie účetního dokladu. Přílohu účetního dokladu lze také přidat jiţ v podzáloţce II.d Přílohy. Přidání přílohy úhradového dokladu Nejprve pouţijte tlačítko pro přidání nové přílohy ( ). Poté vyberte v Identifikaci vazebního objektu číslo úhradového dokladu UHR#. V níţe uvedeném příkladě vzorové zahraniční faktury je to číslo UHR90. V Typu přílohy zvolte z nabízeného seznamu Kopie úhradového dokladu a doplňte zbývající údaje. Přílohu úhradového dokladu lze také přidat v podzáloţce II.d Přílohy nebo v záloţce Úhradové doklady. 20

Pozn.: Kaţdý účetní doklad musí být doloţen přílohou Kopie účetního dokladu a kaţdý úhradový doklad musí být doloţen přílohou Kopie úhradové dokladu. Další povinné přílohy (např. kopie objednávek, kolaudační souhlas, výpis z katastru nemovitostí aj.) naleznete v Pokynech pro ţadatele zvláštní část, které dále upravují specifikace jednotlivých programů podpory. Záloţka VIII. Dokumentace K úspěšnému odeslání Ţádosti o platbu je nutné za kaţdou etapu přiloţit nascanovanou Kopii smlouvy o zřízení bankovního účtu v záloţce Dokumentace. Bez vloţení této elektronické přílohy nepůjde Ţádost o platbu odeslat! Detail vloţení Kopie smlouvy o zřízení bankovního účtu Název dokumentu je povinný údaj Odkaz na umístění elektronické verze Smlouvy o zřízení bankovního účtu 21

Tato záloţka také slouţí k vygenerování a elektronickému podepsání dokumentu Ţádosti o platbu oprávněnou osobou. Pokud je dokument podepsán jinou osobou, je třeba do seznamu příloh vloţit Plnou moc. Práce s dokumentem je přístupná po kliknutí na příslušnou ikonu (, ) nebo odkaz v tabulce se seznamem dokumentů. Dokument ŢoPl vygenerujte aţ po odstranění všech nepropustných chyb a po odsouhlasení prohlášení v záloţce Prohlášení. Generování ŢoPl Detail dokumentace Ţádosti o platbu Název dokumentu je povinný údaj Záloţka IX. Prohlášení Tato záloţka obsahuje seznam prohlášení a závazků, ke kterým se musíte v rámci Ţádosti o platbu souhrnně pravdivě vyjádřit a všechna prohlášení potvrdit. Potvrzení se provede zaškrtnutím pole Souhlasím se všemi prohlášeními. Dále se zde nachází tlačítko pro ověření formální správnosti vyplněných údajů Ověřit data před odesláním ŢoPl. Ověření dat lze provádět jiţ v průběhu vyplňování ţádosti. V případě nesprávnosti dat se zobrazí chybové hlášení. Chyby jsou děleny na "Nepropustné" a "Propustné". Nepropustné chyby vám nedovolí Ţádost o platbu odeslat. Propustné chyby nebrání odeslání Ţádosti o platbu, avšak představují faktické zdrţení Ţádosti o platbu a jejich odstranění můţe být vyţadováno po dokončení kontroly ŢoPl agenturou nebo u programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH pracovníky MPO. Veškeré chyby lze vytisknout pomocí tlačítka Tisk chyb v ŢoPl. Posledními důleţitými tlačítky na této záloţce jsou tlačítka pro odeslání ŢoPl Odeslat ŢoPl a odstoupení od ŢoPl Odstoupit. Odeslání ŢoPl v aplikaci eaccount 1. Po vyplnění jednotlivých záloţek zaškrtněte v poslední záloţce Prohlášení políčko Souhlas se všemi prohlášeními. 22

2. Poté proveďte celkovou kontrolu údajů ŢoPl pomocí tlačítka Ověřit data před odesláním ŢoPl. 3. V případě, ţe bude vše v pořádku, přejděte na záloţku Dokumentace. Zde vygenerujte dokument ŢoPl. 4. K dokumentu ŢoPl připojte elektronický podpis oprávněné osoby. Pokud je ŢoPl podepsána jinou osobou neţ je uvedena v OR, je zapotřebí doloţit plnou moc. 5. Poté přejděte opět do záloţky Prohlášení, kde stiskněte tlačítko Odeslání ŢoPl. Na obrazovce se objeví hlášení o úspěšném odeslání ŢoPl. 23

Odeslání Ţádosti o platbu v záloţce Prohlášení kroky 1, 2, 5 1. Zaškrtnutí Souhlasu se všemi prohlášeními Odstoupení od ŢoPl Tisk chyb v ŢoPl 2. Ověření dat před odesláním ŢoPl 5. Odeslání ŢoPl Odeslání Ţádosti o platbu v záloţce Dokumentace kroky 3, 4 3. Vytvoření dokumentu ŢoPl 4. Podepsání elektronickým certifikátem Detail podpisu dokumentu Podpis dokumentu Okamţikem odeslání ŢoPl a doručení všech listinných příloh na centrálu CI, v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH na Podatelnu MPO v budově Na Františku, je zahájen proces autorizace ŢoPl. V tomto procesu nemáte moţnost ţádost jakkoliv upravovat, pouze do ní nahlíţet. V případě zjištění chyb a nedostatků během tohoto procesu je příjemce kontaktován 24

prostřednictvím záloţky Nástěnka. Na odstranění nedostatků je stanovena 3 měsíční lhůta od první výzvy k doplnění. Běh lhůty se ţadateli sčítá,lhůta se zastavuje po předání ŢoPl na Agenturu, v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH po předání na Podatelnu MPO v budově Na Františku. 1.1.1 Odstoupení od Ţádosti o platbu Na záloţce Prohlášení lze také od Ţádosti o platbu odstoupit kliknutím na tlačítko Odstoupit. Poté bude zobrazeno pole pro zapsání Důvodu odstoupení od ŢoPl (povinná poloţka). Po zadání důvodu odstoupení od ŢoPl klikněte na tlačítko Potvrdit odstoupení. Zobrazí se dotaz, zda opravdu chcete od ŢoPl odstoupit a pokud budete souhlasit, dojde k odstoupení. Důvod odstoupení je povinný údaj Potvrzení odstoupení X. Nástěnka ţádosti o platbu Nástěnka ŢoPl slouţí ke komunikaci mezi ţadatelem a pověřeným pracovníkem Agentury/MPO (program ROZVOJ a ICT v PODNICÍCH) v případě zjištění nesprávných údajů v ŢoPl (např. se můţe jednat o podání dodatečného vysvětlení, odstranění nedostatků nebo podání nové verze). Uţivatelské akce s nástěnkou ŢoPl jsou z tohoto důvodu dostupné teprve aţ po vyplnění a odeslání ţádosti o platbu Agentuře, v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH na Podatelnu MPO v budově Na Františku. Ţadatel je o vloţení nové zprávy na nástěnku informován e-mailem. Pomocí následujících voleb máte moţnost filtrovat zprávy na nástěnce: Nepřečtené zprávy - zobrazí pouze zprávy, které nemají nastavený příznak Přečteno Přečtené zprávy - zobrazí pouze zprávy s nastaveným příznakem Přečteno Všechny zprávy - zobrazí všechny zprávy, bez ohledu na příznak Přečteno Zprávu na nástěnku lze odeslat aţ po vyplnění povinných polí Typ zprávy a Text zprávy pomocí tlačítka Odeslat zprávu PM. Zprávu označíte za přečtenou / nepřečtenou pomocí zaškrtávacího tlačítka Přečteno v posledním sloupci seznamu zpráv Nástěnky. Pozn.: Nástěnka ţádosti o platbu je odlišná od Nástěnky projektu. 25

1.1.2 Dokládání listinných příloh ŢoPl V případě dokládání listinných příloh ŢoPl doporučujeme kříţovou kontrolu těchto příloh s přílohami vloţenými do aplikace eaccount. Kam doručit listinné přílohy ŢoPl? K ŢoPl je zapotřebí doloţit přílohy v listinné podobě (specifikace příloh je uvedena ve formuláři ŢoPl). Seřazené a očíslované listinné přílohy ŢoPl (řazení probíhá z časového hlediska v pořadí účetní doklad a jeho úhrada) doručte v 1 kopii na centrálu Agentury CI (Adresa: Divize Strukturálních fondů, Štěpánská 15, 120 00 Praha 2) nebo v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH na Podatelnu MPO v budově Na Františku (Adresa: MPO, Odbor implementace strukturálních fondů, Na Františku 32, 110 15 Praha 1). Pro snadnější vyřízení prosím na obálce uvádějte název programu a číslo projektu, kterého se dokumentace týká. Pokud jsou listinné přílohy doručeny osobně, odpovědný pracovník Agentury CI/MPO potvrdí převzetí příloh.. Předávací protokol pak můţe na vyţádání předat jako potvrzení o doručení příjemcem. V případě, ţe jsou přílohy zasílány doporučeně poštou, bude předávací protokol na vyţádání zaslán zpět ţadateli. Datum doručení bude zaznamenáno do aplikace eaccount. Teprve po doručení všech listinných příloh na centrálu Agentury CI nebo v případě programu ROZVOJ a ICT V PODNICÍCH na Podatelnu MPO v budově Na Františku, je ţádost povaţována za podanou a začíná běţet proces autorizace ŢoPl. Poţadované listinné přílohy: Kopie účetních dokladů a dokladů o úhradě (viz Pravidla pro dokládání), kopie kupních smluv a kopie smluv o dílo, kopie objednávek, kopie dodacích listů; Relevantní doklady o splnění ZV dle Podmínek poskytnutí dotace u závěrečné etapy; Specifické přílohy Ţádosti o platbu pro jednotlivé programy, které jsou vyţadovány spolu s Ţádostí o platbu, naleznete ve zvláštní části Pokynů pro ţadatele. 1.2 Obecné informace k odeslání ŢoPl Plná moc K ŢoPl musí být přiloţena plná moc, pokud ji elektronicky podepisuje jiná osoba, neţ je uvedena v OR. Z textu musí vyplývat, ţe plná moc opravňuje zmocněnce k podepsání a odeslání ŢoPl. Plnou moc je třeba úředně/notářsky ověřit, nascanovat, vloţit do Seznamu dokumentů a opatřit kvalifikovaným elektronickým podpisem zmocněnce (nebo statutárním zástupcem společnosti). Účetní doklady do 10.000,- Kč Kontrola účetních dokladů do výše 10.000,- Kč včetně DPH za jednotlivý účetní doklad, po podání ŢoPl, bude provedena při kontrole na místě. Na nutnost předloţení originálů vybraných účetních dokladů budete upozorněni Oznámením o konání kontroly a výzvy k poskytnutí dokumentace. Ţadatel je povinen zapsat účetní doklady do 10.000 Kč do aplikace eaccount v záloţkách Účetního dokladu. V Detailu účetního dokladu je zapotřebí podrobně rozepsat předmět plnění a informaci, zda se jedná o 26

zálohovou nebo vyúčtovanou fakturu. Příloha účetního dokladu ani příloha úhradového dokladu se nezakládá. Pokud jsou způsobilé výdaje niţší neţ stanovený limit, ale celková hodnota faktury jej přesahuje (např. faktura je vystavena na 11.000,- Kč, ale způsobilé výdaje tvoří pouze 5.000, Kč), je nutné připojit doklad i v listinné podobě. Vyúčtovací faktura splňující následující pravidlo je účetním dokladem nad 10 000 Kč: doplatek na vyúčtovací faktuře do výše 10 000 Kč a celkové plnění nad 10 000Kč. Na základě stanoviska ministra financí se bude provádět kontrola 15 % vzorku účetních dokladů do výše 10.000,- Kč včetně DPH za jednotlivý účetní doklad u všech podaných ŢoPl podaných od 1. 1. 2010 do 14. 1. 2010. Od 15. 1. 2010 bude ţadatel prostřednictvím Oznámení o konání kontroly na místě upozorněn na předkládání pouze originálů 15 % vzorku účetních dokladů do výše 10.000,- Kč. Tento vzorek se od 1. 5. 2010 ţadateli rovněţ zvýrazní v eaccount na přehledu účetních dokladů. Rozpočet Odchylky od plánovaného rozpočtu lze tolerovat do výše 20 % u jednotlivé poloţky rozpočtu, aniţ byste museli ţádat o změnu Podmínek. Poloţkou se rozumí poloţka nebo skupina poloţek dle rozpočtu označená dvoumístným znakem (např. 1.1), pokud není dále stanoveno jinak ve zvláštní úpravě pro daný program. Zvláštní úprava dle jednotlivých programů můţe stanovit, ţe u vybraných poloţek rozpočtu takové přesuny nejsou moţné. Při překročení plánované hodnoty poloţky o více neţ 20 % poloţky je třeba ţádat o změnu Podmínek (bez schválené změny Podmínek se jedná o nezpůsobilý výdaj). DPH Příjemce dotace, který je plátcem DPH, má nárok na odpočet DPH na vstupu podle zákona o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. U plátců DPH není tato daň způsobilým výdajem ani v případě, ţe si plátce DPH neuplatní nárok na odpočet daně na vstupu. V případě, ţe příjemce dotace je povinen krátit odpočet DPH na vstupu podle 72 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (je zde upraven postup pro případy, kdy na náklady nelze uplatnit nárok na odpočet DPH), je způsobilým výdajem část DPH na vstupu, která byla koeficientem zkrácena. Pro příjemce dotace, který není plátcem DPH a nemá tedy nárok na odpočet DPH, je DPH způsobilým výdajem v plné výši. Pokud je na zahraniční faktuře vyčísleno DPH, nejedná se o způsobilý výdaj (existuje moţnost nároku na vrácení DPH). 27