Cesta k zavedení managementu společenské odpovědnosti, aneb jak na to praxe Krajského úřadu Jihomoravského kraje 1. ročník konference: Společenská odpovědnost v organizacích veřejné správy, 19. 11. 2013, Brno Ing. Jarmila Beránková, Ph.D., pověřená řízením útvaru řízení kvality
Obsah 1. Proč společensky odpovědný Krajský úřad Jihomoravského kraje 2. Veřejná deklarace společenské odpovědnosti - rozhodnutí o certifikaci 3. Přehled požadavků co bylo nutné prokázat? 4. Dobrá praxe: od myšlenky k certifikátu 5. Workshopy 6. Doporučení 7. Závěr 1. ročník konference Společenská odpovědnost v organizacích veřejné správy 2
Proč společenská odpovědnost KrÚ JMK je organizací veřejné správy z podstaty své existence společensky odpovědná organizace : tj. KrÚ JMK jako orgán JMK se podílí na péči o všestranný rozvoj území JMK a o zajištění potřeb občanů JMK, při výkonu své činnosti chrání veřejný zájem; společensky odpovědné aktivity jsou KrÚ JMK realizovány, jsou součástí strategických dokumentů a záměrů - koncepčně však takto prezentovány ani navzájem slaďovány nejsou, byť jednotlivé činnosti jsou KrÚ JMK rozvíjeny. Vedení KrÚ JMK si je vědomo této příležitosti pro zlepšení CSR je součástí cíle koncepčního dokumentu Strategie KrÚ JMK (cíl I) 3
Velké písmeno v závorce např. (A): Políčko podbarvené zeleně: Políčko podbarvené oranžově: představuje kód strategického cíle (viz tabulka strategických cílů), s nímž dané políčko ve strategické mapě souvisí představuje strategický cíl představuje další přínosy plynoucí z naplňování strategie 4
Koncept CSR v podmínkách KrÚ JMK = Dobrovolný závazek k integrování sociálních, ekonomických a environmentálních hledisek do každodenních operací organizace a interakcí (vzájemného ovlivňování) s tzv. zainteresovanými stranami. Zainteresované strany: občané (veřejnost), obce a jejich orgány, příspěvkové organizace Jihomoravského kraje (dále jen JMK ), zaměstnanci JMK zařazení do KrÚ JMK, volené orgány JMK, ostatní orgány, organizace státní správy a jejich příspěvkové organizace, neziskové organizace, profesní organizace, podnikatelské subjekty, vysoké školy a univerzity, média a další. 5
Veřejná deklarace CSR prostřednictvím certifikace Společensky odpovědné chování možno prokázat normou ISO: ČSN ISO 26000 Pokyny pro oblast společenské odpovědnosti ČSN EN ISO 010391 Systém managementu společenské odpovědnosti organizací účinná od 1.11.2013 KrÚ JMK auditován a certifikován dle Národního programu posuzování shody systému managementu CSR Rozhodnutí o certifikaci: duben 2013 Termín certifikace: říjen a listopad 2013 Zajišťoval: útvar řízení kvality (ÚŘK), tým pro CSR (v rámci projektu Zvyšování kvality lidských zdrojů formou vzdělávání v orgánech Jihomoravského kraje ), pod vedením sektorové manažerky, externí konzultant Nutná spolupráce všech odborů/útvarů napříč KrÚ JMK 6
Dobrá praxe: postup od úmyslu k certifikátu 2013 2010 Úmysl hlouběji se zabývat CSR příprava projektové žádosti Projektu 4/2013 Rozhodnutí vedení KrÚ JMK o certifikaci CSR 3/2013-10/2013 Workshopy týmu pro implementaci CSR Tvorba zásadních výstupů Projektu a dokumentů k certifikaci 30.10.2013 Certifikační audit CSR (1. stupeň) 11.11. a 12.11.2013 Certifikační audit CSR (2. stupeň) 2011 11/2012 2/2013 Proškolení vedoucích zaměstnanců (40), vybraných referentů (9) a členů budoucího týmu pro implementaci CSR (15) 5/2013 Oficiální jmenování pracovního týmu pro implementaci CSR 8/2013 Schválení Politiky CSR 10/2013 Jmenování koordinátorů CSR Vytvoření interního předpisu k CSR Schválení výstupů Projektu a dokumentů k certifikaci Provedení 1.interního auditu CSR 2012 7
Co bylo nutné prokázat a dokumentovat? (1) Odpovědnost managementu Angažovanost a aktivita managementu Politika/strategie CSR Plánování (cíle, programyprojekty) Požadavky právních předpisů a jiné požadavky Mezinárodní standardy Představitel managementu pro CSR Zainteresované strany - organizace musí: Identifikovat interní a externí zainteresované strany Znát jejich zájmy, brát je v úvahu, respektovat je a reagovat na ně Brát v úvahu schopnosti ZS zapojit se do činnosti organizace Zvažovat pohled ZS na řízení organizace Informace o ZS dokumentovat a udržovat v aktuálním stavu 8
Co bylo nutné prokázat a dokumentovat? (2) Aspekty v ekonomické oblasti organizace se musí zabývat těmito oblastmi: Etika Nákup Ekonomická výkonnost Plánování a realizace investic Přímé ekonomické vlivy na komunitu Nepřímé ekonomické vlivy na komunitu Poplatky a sankce Vztahy k zákazníkům, dodavatelům (stanovené požadavky) Aspekty v environmentální oblasti organizace musí: Identifikovat: Stávající činnosti Plánování nových činností Operativně řídit provoz ve vztahu k ochraně ŽP Analyzovat environmentální rizika Plánovat a přijímat environmentální programy a projekty Sdělovat svoje postupy a požadavky dodavatelům a subdodavatelům Musí řídit provoz z ohledem na vznik odpadů, interní spotřebu surovin a energií, vzniku rušivých elementů např. hluku, vibrací atd. 9
Co bylo nutné prokázat a dokumentovat? (3) Aspekty v sociální oblasti organizace se musí zabývat oblastmi: Lidská práva zamezení diskriminace Zaměstnávání a přiměřená práce rovné příležitosti Podpora komunity být součástí komunity a podporovat její rozvoj Ochrana spotřebitele kupř. zamezení nekalých praktik Management zdrojů: Kompetence, proškolení a vědomí závažnosti organizace musí zabezpečit, aby osoby, které pro ni pracují, byly způsobilé (vzdělávání záznamy), zkušené a eticky vyspělé. Musí respektovat politiku CSR organizace. Musí si být vědomy své odpovědnosti a možných následků porušení pravidel a předpisů. Finanční zdroje organizace musí zajistit finanční zdroje pro fungování systému CSR 10
Co bylo nutné prokázat a dokumentovat? (4) Komunikace: Interní komunikace (dialog se zaměstnanci) organizace musí zajistit interní komunikaci mezi různými úrovněmi a funkcemi v organizaci Externí komunikace je povinností organizace pravidelně sdělovat (reportovat) svoje výsledky v oblasti CSR veřejnosti. Ty musí zahrnovat: Politiku a hodnoty v oblasti CSR Významné aktivity Cíle a programy Měření, analýza a zlepšování organizace musí: Vytvářet, implementovat a udržovat záznamy o měření, monitorování a analyzování: Spokojenost významných zainteresovaných stran Plnění cílů, ukazatelů výkonnosti a efektivnosti systému CSR v souladu s legislativou Interní audity: Provádět v pravidelných termínech Poskytovat informace o funkčnosti systému CSR 11
Workshopy = setkávání týmu pro implementaci CSR celkem 15 členů Pod vedením manažerky kvality a externího konzultanta Náplň workshopů: Shromáždění a zpracování podkladů pro zmapování stávajících činností Výsledky sumarizovány v dokumentu Mapa CSR aktivit Příprava návrhu: Politiky CSR, Zprávy o stavu CSR, Zprávy o společenské odpovědnosti Krajského úřadu Jihomoravského kraje Připomínkování: interní směrnice k CSR V současné době jmenováno celkem 17 koordinátorů CSR. 12
Politika CSR KrÚ JMK 13
Významná témata 14
Ukázka z Mapy CSR aktivit 15
Doporučení Zamyšlení: máme důvod být společensky odpovědní? Zní-li odpověď ANO pak doporučujeme: Zainteresování zaměstnanců motivace, vysvětlení, komunikace Výběr lidí, kteří se budou podílet na agendě CSR optimálně 5-15 členů (dle velikosti organizace) Proškolení týmu výběr vhodného konzultanta, externího poradce, školitele Vytyčení zainteresovaných stran a jejich požadavků Stanovení vize a směrů CSR nejlépe provázat s dlouhodobými záměry organizace velká pravděpodobnost, že budou principy CSR již zakomponované do všech aktivit a činností Zmapování CSR aktivit návrh nových, vylepšení stávajících Definice indikátorů pro měření a hodnocení CSR aktivit včetně jejich vyhodnocení Zapracování konceptu CSR do interních předpisů, příp. strategických dokumentů, dodavatelskoodběratelských vztahů atd. Vytvoření akčního plánu pro oblast CSR Publicita CSR vlastních aktivit zpráva pro veřejnost Každý rok: přezkoumání, vyhodnocení CSR aktivit, prohlubování a rozšiřování činností CSR Případně certifikace 16
Podpora CSR Anketa společenské odpovědnosti: V r. 2012 byl JMK veřejností nominován do Ankety společenské odpovědnosti Institutu pro společenskou odpovědnost - 8. místo v kategorii organizací veřejné správy Účast v Anketě společenské odpovědnosti Institutu pro společenskou odpovědnost v roce 2013 možno hlasovat od 21.5.2013 do 31. 12. 2013 (http://www.institutso.com/hlasovani-v-ankete.html) Konference k tématu společenské odpovědnosti: Ve spolupráci s partnerem firmou Qualiform, a. s. JMK (resp. KrÚ JMK) Cílová skupina: obce JMK, odborná veřejnost, případně PO JMK a další zájemci Vedení KrÚ JMK je připraveno konferenci k tématu CSR pořádat i v dalších letech a vytvořit z ní tradici 17
Děkuji vám za pozornost Ing. Jarmila Beránková, Ph.D. manažerka kvality pověřena zastupováním vedoucí útvaru řízení kvality Krajský úřad Jihomoravského kraje, Žerotínovo nám. 3/5, Brno berankova.jarmila@kr-jihomoravsky.cz