Příloha č. 1 výzvy k podání nabídek Projektová kancelář Kraje Vysočina CRM systém řízení projektů PK Vysočina, o organizaci Základní údaje: Projektová kancelář Kraje Vysočina, příspěvková organizace (PK Vysočina) Jihlava, 58601, Jihlava, Žižkova 1872/89 www.pkvysocina.cz Popis činnosti PK Vysočina poskytuje služby v oblasti řízení dotačních projektů (strukturální a investiční fondy EU), a to zejména pro Kraj Vysočina a jím zřízené příspěvkové organizace (zákazníci klienti). V rámci poskytovaných služeb PK Vysočina především: vytipovává možnosti externího financování, provádí konzultační činnost při přípravě, realizaci a udržitelnosti projektu, vytváří projektovou fiši, včetně finančního a ekonomického hodnocení, harmonogramu projektu na základě podkladů poskytnutých klientem, zpracovává a kontroluje projektovou žádost, připravuje a kompletuje dokumentaci pro rozhodnutí o poskytnutí dotace, připravuje a aktualizuje údaje v informačním systému poskytovatele dotace, provádí supervizi dokumentace projektu, provádí podporu při zadávání veřejných zakázek (supervize, administrace), spolupracuje s partnery projektu a kontrolními orgány, zajišťuje provádění změn projektu, zpracovává monitorovací zprávy projektu pro poskytovatele dotace a žádosti o platbu, sleduje naplňování monitorovacích indikátorů, zajišťuje publicitu projektu, zajišťuje ukončení financování (dokladování vyúčtování), sleduje zajišťování v době udržitelnosti projektu, Zřizovací listina PK Vysočina je dostupná na webu www.pkvysocina.cz. CRM systém pro účely PK Vysočina PK Vysočina hodlá využívat CRM systém pro řízení zakázek, tj. projektů svých klientů - zákazníků. CRM systém má umožnit PK Vysočina shromažďovat, analyzovat, plánovat a aktivně využívat při své činnosti informace o svých zákaznících a jejich projektech ve všech jeho fázích, a to rovněž v návaznosti na plánování a analýzu informací o zaměstnancích (projektové týmy). Vedle toho PK Vysočina očekává využití CRM systému rovněž ve vztahu k finančnímu řízení projektů, řízení objednávek a fakturace a sledování nákladů zakázek. Základní popis systému Systém je určen pro řízení projektů (zakázek), obsahuje adresář kontaktů (zákazníci, dodavatelé a jejich kontaktní osoby), umožňuje vytvářet cenové nabídky ze vzorových kalkulací, úkoluje pracovníky, eviduje provedené práce a
náklady (cesty) a dává přehled o průběhu práce na projektu. Systém vytváří daňové (faktury) i nedaňové doklady (dodací listy), přiřazuje platby k fakturám a ukazuje zisk na projektech. Systém obsahuje také evidenci docházky včetně plánování dovolené. Systém je dostupný ze sítě internet bez nutnosti instalovat zvláštní programy (cloud řešení), stačí webový prohlížeč a je použitelný také z mobilních zařízení (telefon, tablet, ). Uživatelé systému mají přístupová práva rozdělená do skupin (správce, projektový manažer, poradce, ). Popis jednotlivých částí systému: Adresář Adresář slouží k tvorbě a správě kontaktů na zákazníky, dodavatele, partnery (dle definovaného typu kontaktu skupiny). Záznamy v adresáři jsou rozděleny na: a. Kontakty hlavní záznam s údaji o zákazníkovi, dodavateli atd. b. Adresy jednotlivé adresy kontaktu (poštovní adresa, pobočka,...) c. Kontaktní osoby osoby kontaktu (ředitel, vedoucí, technik,...) vč. kompletních kontaktních údajů osoby Kontakt obsahuje: název název kontaktu včetně právní formy, většinou jde o obchodní název podle obchodního rejstříku (OR) ulice ulice sídla společnosti č. p. číslo popisné sídla společnosti město obec sídla společnosti psč poštovní směrovací číslo sídla společnosti stát země sídla společnosti IČ identifikační číslo podle OR DIČ daňové identifikační číslo k platbě DPH web url adresa internetové prezentace skupina výběr z nabídky (zákazník / dodavatel / partner /...) působnost výběr z nabídky (lokální / národní ) obor výběr z nabídky (veřejná správa / zdravotnictví / školství /...) obchodník výběr z nabídky (uživatelé ve skupině) ceny individuální nastavení cen práce a cestovních nákladů pro cenové nabídky status výběr z nabídky (aktivní / VIP / standard / zrušený / neperspektivní / extra /...) poznámka interní poznámka ke kontaktu Adresa obsahuje: název název adresy ulice a č. p. město a PSČ stát Každý kontakt může obsahovat neomezený počet kontaktních osob a adres (sídlo, pobočka, dodací adresa). Každá kontaktní osoba může být přiřazena k více kontaktům. Uživatel (pracovník) Slouží k tvorbě a správě uživatelů systému (pracovníků). Záznam uživatele obsahuje: jméno a příjmení login a heslo pro přihlašování do systému e-mail a mobil
pracovní dobu definici pracovní doby v jednotlivých dnech týdne (slouží pro plánování práce) pracovní fond počet pracovních hodin v měsíci (slouží pro plánování práce v měsíci) skupina zařazení do skupin práv pracovní náklady definice mzdových nákladů, nemzdových nákladů a režie Cenová nabídka Slouží k tvorbě a správě cenových nabídek pro zákazníky. Záznam cenové nabídky obsahuje: název nabídky číslo nabídky pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit zadání textový popis zadání status rozpracovaná / odeslaná / schválená / zrušená platnost nabídky datum od do textový popis text do nabídky položky nabídky definici jednotlivých částí (řádků) nabídky Cenová nabídka se skládá z jednotlivých položek (příprava projektu / zpracování / cestovní náklady / ). Položka cenové nabídky obsahuje: název položky např. příprava projektu typ práce / cesta / počet jednotek kusy / hodiny / km / jednotková cena základní cena je dána typem práce a cesty nebo definicí individuální ceny z Adresáře prodejní cena součin jednotky a jednotkové ceny sleva možnost definice slevy v % celková cena po uplatnění slevy Vytvořenou cenovou nabídku lze exportovat do PDF a odeslat e-mailem zákazníkovi ve formátu PDF. Systém eviduje odeslané cenové nabídky. Cenové nabídky lze kopírovat a duplikovat. Přijatá objednávka Slouží k tvorbě a správě přijatých objednávek. Záznam přijaté objednávky obsahuje: název objednávky číslo objednávky pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit číslo objednávky odběratele status nová / přijatá / vyřízená / zrušená datum vystavení položky objednávky název, jednotka, jednotková cena, celková cena Položka objednávky má stejnou strukturu jako nabídka. Přijatá objednávka má vazbu na cenovou nabídku, ze které vznikla.
Projekt zakázka Slouží k tvorbě a správě zakázek, umožňuje komplexní pohled na realizovaný projekt (cena, náklady, plán realizace, provedené práce, ). V případě tvorby víceleté zakázky se tvoří roční zakázky a spojují se do projektu. Záznam zakázky obsahuje: název zakázky číslo zakázky pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit popis textový popis termíny realizace plán realizace zakázky (datum, pracovník, typ práce) status rozpracovaná / hotová / zastavená / zrušená kalkulace přehled kalkulací objednávky přehled objednávek práce přehled provedených prací cestovní náklady přehled cest vydané faktury přehled vydaných faktur soubory přehled připojených souborů Práce Slouží k evidenci provedených prací uživateli systému (pracovníky). Záznam práce obsahuje: název práce druh práce příprava / poradenství / popis podrobnější popis provedené práce datum provádění práce čas provedené práce Záznam práce má vazbu na zakázku, ve které vytváří náklady. Kniha cest Slouží k evidenci služebních cest uživatelů systému (pracovníků). Záznam cesty obsahuje: název cesty počátek a konec cesty adresy z adresáře čas zahájení a konce cesty datum a čas vzdálenost počet kilometrů čas na cestě uživatel Záznam cesty má vazbu na zakázku, ve které vytváří náklady. Cena za km se definuje v nastavení knihy cest. Schůzka Slouží k plánování a evidenci schůzek uživatelů systému (pracovníků). Záznam schůzky obsahuje: název schůzky popis schůzky místo konání schůzky adresa z adresáře čas zahájení a konce schůzky datum a čas pozvané osoby výběr z adresáře
zápis textový zápis ze schůzky Záznam schůzky má vazbu na zakázku, které se týká. Požadavek/úkol Slouží k tvorbě požadavků na uživatele systému. Požadavky tvoří systém úkolování spolupracovníků. Požadavek obsahuje: název popis textové zadání odpovědnou osobu výběr uživatele systému, kterému je požadavek určen požadovaný termín realizace datum a čas Požadavek má vazbu na zakázku a zákazníka. Docházka Slouží k evidenci docházky uživatelů systému (pracovníků). Záznam docházky obsahuje: typ záznamu příchod, služební cesta, přestávka, odchod čas provedení záznamu místo provedení záznamu IP připojení k internetu, kde byl záznam proveden uživatele Vydané faktury Slouží k tvorbě vydaných faktur. Záznam faktury vydané obsahuje: číslo faktury pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit typ faktury faktura CZ, faktury EU, zálohová faktura, status rozpracovaná / vystavená / odeslaná / po splatnosti / uhrazená datum vystavení, splatnosti, zdanitelného plnění položky faktury název, jednotka, jednotková cena, celková cena. Položka faktury má stejnou strukturu jako objednávka. Po vystavení faktury se automaticky vytváří PDF, které lze odeslat přímo odběrateli (zákazníkovi) e-mailem. Podle přiřazených plateb lze automaticky kontrolovat úhrady a odesílat upozornění na faktury po splatnosti. Vystavené faktury lze exportovat do účetního systému. Požadovaný postup práce na zakázce 1. Tvorba nového zákazníka v Adresář. Vyplnění povinných údajů (název, obchodník) + založení kontaktní osoby. 2. Požadavek na nabídku je přiřazen zodpovědné osobě včetně požadovaného data odeslání nabídky. 3. Z požadavku je založena Nabídka, která má zodpovědnou osobu a status Rozpracovaná. Nabídku lze vytvořit importem již existující (vzorové) nabídky. Hotová nabídka se odesílá zákazníkovi a získává status Odeslaná. 4. Schválení nabídky probíhá jejím objednáním (vytvořením objednávky). Objednávku může vytvořit zákazník online schválením kalkulace. Z nové objednávky se zakládá Zakázka (osoba, priorita, čas dokončení). 5. Plánování realizace Zakázky se provádí přiřazením pracovníků (uživatelů) a termínů realizace jednotlivým položkám Objednávky (viz samostatný odstavec plánování). Pracovníci sledují plán a provedené práce zapisují (název, typ, čas). Zapisují se také provedené Cesty a Schůzky. Mohou se zadávat dílčí Požadavky. 6. K zakázce lze vytvářet doklady (faktury, přijaté platby, zálohové faktury, opravné faktury, ) V případě tvorby víceleté zakázky se tvoří roční zakázky a spojují se do projektu.
Plánování realizace zakázky Základem pro plánování je Nabídka a její Objednávka, která obsahuje jednotlivé položky s definicí časové náročnosti nebo počet služebních Cest. Při založení Zakázky z přijaté Objednávky lze k položkám Objednávky přidávat termíny realizace. Vybírá se pracovník, doba realizace (datum) a počet hodin pro realizaci. V případě, že na položce Objednávky pracuje více pracovníků, zadává se více termínů, pro každého pracovníka zvlášť. Systém kontroluje, zda není překročena doba v nabídce. U pracovníků se kontroluje jejich vytíženost (dovolená a měsíční hodinový fond, případně denní pracovní doba). Vyhodnocení zakázky Základem pro hodnocení je Nabídka a její Objednávka, která obsahuje jednotlivé položky s definicí časové náročnosti nebo počtem služebních Cest a celkové ceny zakázky. V průběhu realizace zakázky každá zapsaná práce vytváří náklad (součin času a pracovních nákladů uživatele). Každá zapsaná služební Cesta vytváří náklad (součin kilometrů a ceny v knize cest). Porovnáním součtu vystavených Faktur a celkových nákladů získá zákazník informaci o zisku ze zakázky. Přehledy Výkon v čase podle času dokončení zakázky lze zobrazit tržby, náklady a zisk zakázek. Plánované tržby a zisk podle přijatých objednávek a plánu dokončení lze sledovat příjmy v období. Vytíženost pracovníků podle termínů realizace zakázky v porovnání s časovým fondem a plánovanou dovolenou lze sledovat vytíženost pracovníků. Oprávnění náhledu Systém umožňuje, aby zadavatel definoval právo vstoupit do systému třetí osobě (tj. jiné osobě než uživateli ) pro náhled a nastavení práv této osobě ve formě omezení či povolení pro jednotlivé části systému. Tyto osoby nebudou oprávněny provádět zásahy v systému pouze náhled pro čtení. Zadavatel hodlá využít tuto možnost zejména ve vztahu k zaměstnancům zřizovatele, Kraje Vysočina. Případné licenční poplatky za takové ad hoc náhledy do systému je dodavatel povinen zohlednit v licenčních poplatcích za uživatele, tj. nebudou samostatně sledovány a dodatečně zpoplatněny. Licence délka trvání smluvního vztahu 4 roky, předpoklad 16 uživatelů. Data Systém umožňuje export, migraci dat PK Vysočina ve strukturovaném formátu umožňujícím využití dat v jiném software. Provoz Vstupní školení nových uživatelů, provoz systému, aktualizace, dohled a podpora systému po dobu trvání smlouvy. Reakční doba dodavatele na požadavek bude činit 48 hodin pro odstraňování chyb systému (nefunkčnost nebo omezení funkcí), resp. 10 pracovních dnů v ostatních případech.