Tento projekt je spolufinancován Evropskou unií z Evropského fondu pro regionální rozvoj. Operační program: IOP Integrovaný operační program Prioritní osa: 2 Zavádění ICT v územní veřejné správě Oblast podpory: 2.1 Zavádění ICT v územní veřejné správě Cíl podpory: Konvergence Výzva k podání nabídky na realizaci veřejné zakázky na služby dle zákona č.137/2006 Sb. O veřejných zakázkách CPV : 63117240 Spisové služby v rámci PROJEKTU Technologické centrum ORP Kladno a elektronické spisové služby v území VEŘEJNÝ ZADAVATEL Statutární město Kladno A. Identifikační údaje zadavatele Název: Statutární město Kladno Sídlo: nám. Starosty Pavla 44, 272 52 Kladno IČ: 00234516 Zastoupené: Ing. Danem Jiránkem, primátorem města Ve věcech smluvních: Ing. Vojtěch Munzar, náměstek primátora Kontaktní osoba zadavatele: Ing. Simona Rákosová, 602 743 734, simona.rakosova@mestokladno.cz
B. Název a popis předmětu zakázky Část 1. Předmětem této veřejné zakázky je upgrade stávající spisové služby Statutárního města Kladna EZOP na neomezenou licenci a plnou kompatibilitu s Informačním systémem datových schránek (dále také ISDS) a pořízení a implementace centrální hostované spisové služby pro příspěvkové organizace Statutárního města Kladna, obce základního typu a jejich zřizované organizace a obce s pověřeným obecním úřadem a jejich zřizované organizace. Celkový počet obcí a organizací požadujících tuto Část: 1 obec s rozšířenou působností 25 zřizovaných organizací ORP 11 obcí I. stupně zákl. typu 1 obec I. stupně s matrikou Část 2. Předmětem této veřejné zakázky je pořízení elektronické spisové služby pro obce základního typu a jejich zřizované organizace a obce s pověřeným obecním úřadem a jejich zřizované organizace ve správním obvodu obce s rozšířenou působností Kladno (dále také ORP) včetně implementace s plnou kompatibilitou s informačním systémem MUNIS a s ISDS. Počet obcí ve struktuře dle výzvy požadujících tuto Část: 6 obcí I. stupně zákl. typu 3 obce I. stupně s matrikou 1 obec II. stupně se stavebním úřadem a matrikou Část 3. Předmětem této veřejné zakázky je pořízení elektronické spisové služby pro obce základního typu a jejich zřizované organizace a obce s pověřeným obecním úřadem a jejich zřizované organizace ve správním obvodu ORP Kladno včetně implementace s plnou kompatibilitou s informačním systémem KEO - X a s ISDS. Počet obcí ve struktuře dle výzvy požadujících tuto Část: 4 obcí I. stupně zákl. typu 3 obce I. stupně s matrikou Součástí předmětu veřejné zakázky je poskytnutí licence zadavateli na jakékoliv v současnosti známé využití díla, včetně možnosti zadavatele udělit práva k využití díla příspěvkovým organizacím Statutárního města Kladna, obcím základního typu na území ORP Kladno a jejich zřizovaným organizacím a obcím s pověřeným obecním úřadem na území ORP Kladno a jejich zřizovaným organizacím. Uchazeč může podat nabídku pouze na část plnění označenou jako Část 1. nebo na část označenou jako Část 2. nebo na část označenou jako Část 3. nebo může podat nabídku na všechny části, nebo podá nabídku, v níž bude obsažena libovolná kombinace jednotlivých Částí. Nabídka na každou Část bude hodnocena samostatně, a to i u uchazečů, kteří podají nabídku na jednu nebo více Částí. Součástí předmětu veřejné zakázky je i pětiletý support pro každou z Částí 1-3. 2
Dílo musí mít tyto náležitosti: Obecné: poptávané elektronické spisové služby musí splňovat požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, nabídka a řešení plně vyhovující výzvě č. 06 v rámci Integrovaného operačního programu, možnost zadavatele udělit práva všem organizacím zřizovaným Statutárním městem Kladnem k využití díla (platí jen pro Část 1.), možnost zadavatele udělit práva všem výše vyčísleným obcím základního typu a jejich příspěvkovým organizacím a obcím s pověřeným obecním úřadem a jejich příspěvkovým organizacím k využití díla. Technické pro Část 1. : kompatibilita s IS Statutárního města Kladna, plnohodnotná podpora komunikace s ISDS, podpora vzdáleného volání zobrazení písemností přes URL a jedinečný identifikátor, podpora vzdáleného volání jednotlivých příloh přes URL a jedinečný identifikátor, možnost integrace s DMS, možnost integrace s ekonomickými systémy, otevřené komunikační rozhraní pro externí systémy (ideálně na principu webových služeb), síťová architektura klient-server, možnost administrace uživatelského prostředí (nastavení práv) na organizační jednotky a uživatele, možnost administrace typového spisového a skartačního řádu, podpora uploadu příloh o velikosti min. 10MB, řešení el. podatelny, el. spisovny a el. výpravny, podpora práce s el. podpisem (kvalifikovaným cert.) a kvalifikovanou značkou, uložení elektronického podpisu a elektronické značky přímo do dokumentu ve formátu PDF/A, možnost uživatelského výběru uložení elektronického podpisu: do databáze, do windows certification storage a na tokenu, při zpracování v terminálovém prostředí Citrix, možnost uživatelského nastavení seznamů dle způsobu a obsahu práce, možnost odeslání elektronických dokumentů mailem rovnou ze spisové služby bez nutnosti dalšího přeukládání, práce s čárovým kódem na doručené dokumenty a na vypravované dokumenty, využití čtečky čárového kódu, nastavení jednoduchého workflow pro podepisování elektronických dokumentů na úřadu, možnost využití tlustého i tenkého klienta, možnost označování elektronických dokumentů časovým razítkem, důvěryhodný archiv s hlídáním platnosti časových razítek, 3
oddělitelnost archivu dokumentů od databáze, podpora plnohodnotné historizace a logování přístupů, řešení nebo zpřístupnění registru autorizované konverze CzechPOINT@office. Zvláštní požadavky pro hostované řešení: využití tenkého klienta bez nutnosti jakékoliv instalace komponent pro aplikaci, možnost v případě nutnosti v budoucnosti plynule přejít na tlustého klienta, konverze dokumentů do PDF/A přímo ve spisové službě, detailní nastavení přístupových oprávnění na skupiny uživatelů či na uživatele, podpora čárových kódů pro tisk i čtečky čárových kódů, možný přístup přes http nebo SSL, možnost odeslání elektronických dokumentů mailem rovnou ze spisové služby bez nutnosti dalšího přeukládání. Technické pro Část 2 : úplná kompatibilita s informačním systémem MUNIS, plnohodnotná podpora komunikace s ISDS, otevřené komunikační rozhraní pro externí systémy, možnost administrace uživatelského prostředí, podpora logického oddělení jednotlivých organizací v databázi i samostatných databází pro jednotlivé organizace (princip co organizace to jedna databáze) možnost administrace typového spisového a skartačního řádu, podpora uploadu příloh o velikosti min. 10MB, řešení el. podatelny, el. spisovny a el. výpravny, podpora práce s el. podpisem (kvalifikovaným certifikátem), oddělitelnost archivu dokumentů od databáze, podpora plnohodnotné historizace a logování přístupů, možnost uživatelských změn (např. sestavy), řešení nebo zpřístupnění registru autorizované konverze CzechPOINT@office, ukládání dokumentů do negarantovaného datového úložiště v technologickém centru na ORP Kladno, dle zákona 300/2008 Sb. o egovernment, řešení elektronické spisové služby pro obcí zřizované organizace. Technické pro Část 3 : úplná kompatibilita s informačním systémem KEO-X, plnohodnotná podpora komunikace s ISDS, otevřené komunikační rozhraní pro externí systémy, možnost administrace uživatelského prostředí, podpora logického oddělení jednotlivých organizací v databázi i samostatných databází pro jednotlivé organizace (princip co organizace to jedna databáze), možnost administrace typového spisového a skartačního řádu, podpora uploadu příloh o velikosti min. 10MB, řešení el. podatelny, el. spisovny a el. výpravny, podpora práce s el. podpisem (kvalifikovaným cert.), oddělitelnost archivu dokumentů od databáze, podpora plnohodnotné historizace a logování přístupů, 4
možnost uživatelských změn (např. sestavy), řešení nebo zpřístupnění registru autorizované konverze CzechPOINT@office ukládání dokumentů do negarantovaného datového úložiště v technologickém centru na ORP Kladno, dle zákona 300/2008 Sb. o egovernment, řešení elektronické spisové služby pro obcí zřizované organizace. Organizační Implementace a proškolení do 29.10.2010. Uchazeč doloží schopnost zajistit úplnou kompatibilitu s požadovaným informačním systémem po celou dobu udržitelnosti projektu (tj. do 31.5.2016) čestným prohlášením, že má smluvně zajištěnu: a) spolupráci s dodavatelem příslušného informačního systému, nebo b) potřebnou dokumentaci a zpřístupnění datových struktur, nebo c) subdodávku potřebných komponent. Toto čestné prohlášení budou součástí nabídky uchazeče. C. Předpokládaná hodnota zakázky bez DPH Celková předpokládaná cena veřejné zakázky (Část 1. 3.) je 1,5 mil. Kč bez DPH. Maximální cena na jednotlivou licenci, bude nabídnuta dle následujícího mechanismu: obec s rozšířenou působností až do výše 1.176.000,-Kč, obec II. stupně s matrikou a stavebním úřadem ve správním obvodu žadatele až do výše 70.500,- Kč, obec I. stupně s matrikou ve správním obvodu žadatele až do výše 41.000,- Kč, obec I. stupně základního typu ve správním obvodu žadatele až do výše 22.000,- Kč. D. Lhůta a místo pro podání nabídky Nabídky mohou uchazeči doručit osobně nebo doporučeně poštou na adresu: Magistrát města Kladna, nám. Starosty Pavla 44, 272 52 Kladno, na podatelnu v zapečetěné obálce s označením VEŘEJNÁ ZAKÁZKA - Spisové služby v rámci PROJEKTU Technologické centrum ORP Kladno a elektronické spisové služby v území NEOTVÍRAT v termínu do 31.8.2010 do 12 hodin. Za okamžik převzetí nabídky zadavatelem je považováno převzetí nabídky podatelnou zadavatele. E. Požadavky na prokázání splnění kvalifikace Kvalifikaci splní dodavatel, který prokáže splnění: 1) Základních kvalifikačních předpokladů dle 53 zákona č. 137/2006 Sb. Dodavatel prokazuje splnění základních kvalifikačních předpokladů předložením: a) výpisu z evidence Rejstříku trestů [odst. 1 písm. a) a b)], b) potvrzení příslušného finančního úřadu a ve vztahu ke spotřební dani čestné prohlášení podepsané osobou oprávněnou jednat jménem/za dodavatele, v němž dodavatel čestně prohlásí splnění tohoto požadavku [odst. 1 písm. f)], 5
c) potvrzení správy sociálního zabezpečení podle 22, písm. d) zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů [odst. 1 písm. h)], d) čestného prohlášení dodavatele podepsané osobou oprávněnou jednat za dodavatele, v němž dodavatel čestně prohlásí splnění tohoto požadavku [odst. 1 písm. c) až e) a g) a i)]. Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku nesmějí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. 2) Profesních kvalifikačních předpokladů dle 54 zákona č. 137/2006 Sb. 3) Technické kvalifikační předpoklady v rozsahu podle 56, odst. 2. písm. a) zákona předložením prostého seznamu nejméně tří obdobných zakázek, s uvedením kontaktních osob objednatelů. Doklady prokazující splnění kvalifikace předkládá uchazeč v originále či úředně ověřené kopii či úředně ověřeného výpisu ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů. F. Hodnotící kritéria a metoda jejich hodnocení Základním kritériem hodnocení je stanovena ekonomická výhodnost nabídky, která bude pro jednotlivé Části posuzována samostatně. 1) Nabídková cena bez DPH za pořízení váha 75% 2) Nabídková cena bez DPH za pětiletý support s omezením na max. 75 % (za pět let) nabídkové ceny za pořízení váha 25% Nabídky budou hodnoceny standardně poměrem (nejnižší nabídka/hodnocená nabídka)*100. Popis hodnotících kriterií Nabídková cena bez DPH za Část 1., 2. nebo 3. tj. jednorázová cena za pořízení všech licencí v dané komoditě. Nabídková cena bez DPH za roční support za Část 1., 2. nebo 3. - tj. jednorázová cena za 5 let technické podpory pro všechny licence v dané komoditě a maintenance licencí na 5 let tato částka není součástí pořizovací ceny a nebude placena ORP Kladno při pořízení předmětu plnění této veřejné zakázky. Nabídka na každou z Částí 1. 3. bude hodnocena samostatně. Body za jednotlivé Části se nesčítají. 6
ZADÁVACÍ DOKUMENTACE G. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky Návrh smlouvy: Uchazeč je povinen předložit v nabídce návrh smlouvy. Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče podepsán statutárním orgánem nebo osobou příslušně zmocněnou. Originál nebo úředně ověřená kopie zmocnění musí být v takovém případě součástí nabídky uchazeče. Předložení nepodepsaného textu smlouvy není předložením návrhu této smlouvy. Nabídka uchazeče se tak stává neúplnou a zadavatel vyloučí takového uchazeče z další účasti na veřejné zakázce. Uchazečem předložený návrh smlouvy musí po obsahové i formální stránce bezvýhradně odpovídat veškerým požadavkům uvedeným v zadávacích podmínkách. H. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny Uchazeč předloží nabídkovou cenu jako celkovou (tj. za všechny Části, pro které podává nabídku celkem) v této struktuře: Cena díla bez DPH. Sazba DPH. Celková cena díla včetně DPH. V případě, že uchazeč není plátcem DPH, předloží nabídkovou cenu v této struktuře: Celková cena díla včetně poznámky o tom, že uchazeč není plátcem DPH. Nabídková cena ve výše uvedeném členění bude uvedena na krycím listu nabídky. Nabídková cena bude uvedena v CZK. Dále uchazeč předloží nabídkovou cenu pro každou část plnění označenou jako Část 1. - Část 3. zvlášť v této struktuře: Cena díla bez DPH. Sazba DPH. Celková cena díla včetně DPH. V případě, že uchazeč není plátcem DPH, předloží nabídkovou cenu v této struktuře: Celková cena díla včetně poznámky o tom, že uchazeč není plátcem DPH. Nabídková cena ve výše uvedeném členění bude uvedena na krycím listu nabídky. Nabídková cena bude uvedena v CZK. Nabídková cena musí obsahovat ocenění všech položek nutných k řádnému splnění předmětu veřejné zakázky. Součástí sjednané ceny jsou tedy veškeré práce a dodávky, poplatky a jiné náklady nezbytné pro řádnou a úplnou realizaci díla. Cena uvedená v nabídce bude považována za definitivní a nepřekročitelnou. Cena předmětu zakázky bude splatná na základě faktury dodavatele, po předání předmětu zakázky a podpisu předávacího protokolu oběma stranami. Zadavatel neposkytuje finanční zálohy. Faktura jako daňový a účetní doklad bude obsahovat náležitosti dle obchodních zvyklostí a obecně závazných právních předpisů a bude podkladem pro zaplacení služby. Faktura bude obsahovat číslo smlouvy a bude označena číslem projektu CZ.1.06/2.1.00/06.06517 a její přílohou bude kopie předávacího protokolu potvrzeného pověřenou osobou zadavatele. 7
Pokud faktura nebude vystavena v souladu s platebními podmínkami nebo nebude splňovat požadované náležitosti, je zadavatel oprávněn ji dodavateli vrátit; vrácením pozbývá faktura splatnosti. Splatnost faktury bude minimálně 30 dnů od jejího doručení zadavateli. I. Cena za pětiletý support Součástí nabídky bude nabídková cena bez DPH za pětiletý support za Část - tj. jednorázová cena za 5 let technické podpory pro všechny licence v dané Části tato částka není součástí pořizovací ceny a nebude placena ORP Kladno při pořízení předmětu plnění této veřejné zakázky. J. Doba a místo plnění zakázky Předpokládaný termín zahájení plnění: září 2010 Předpokládaný termín ukončení plnění: listopad 2010 Místo plnění : Obec s rozšířenou působností Kladno a její správní obvod. K. Další práva a podmínky vyhrazené zadavatelem Zadavatel vylučuje možnost podání variantních nabídek. Dodavatel je podle ustanovení 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů. Dodavatel je povinen archivovat originální vyhotovení smlouvy včetně jejích dodatků, originály účetních dokladů a dalších dokladů vztahujících se k realizaci předmětu této smlouvy po dobu 10 let od zániku této smlouvy, minimálně však do roku 2021. Po tuto dobu je zhotovitel povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektů provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním této smlouvy. Dodavatel je povinen všechny písemné zprávy, písemné výstupy a prezentace opatřit vizuální identitou projektů dle Pravidel pro provádění informačních a propagačních opatření (viz příloha č. 4 Příručky pro žadatele a příjemce). Zhotovitel prohlašuje, že ke dni nabytí účinnosti této smlouvy je s těmito pravidly seznámen. V případě, že v průběhu plnění této smlouvy dojde ke změně těchto pravidel, je zadavatel povinen o této skutečnosti zhotovitele bezodkladně informovat. Dodavatel se zavazuje, že veškeré originální účetní doklady vztahující se k plnění této zakázky budou obsahovat informaci, že se jedná o projekt IOP a budou označeny číslem projektu CZ.1.06/2.1.00/06.06517. L. Pokyny pro zpracování nabídky Nabídka bude předložena ve dvou originálech a jedné kopii v písemné formě, v českém jazyce. Nabídka nebude obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. Nabídka bude podána na adrese pro podání nabídek uvedené zadavatelem v oznámení zadávacího řízení v uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky, na které musí být uvedena adresa, na níž je možné nabídku podle 71 odst. 6) zákona vrátit. 8
Všechny listy nabídky budou řádně očíslovány vzestupnou číselnou řadou a nabídka bude zajištěna proti neoprávněné manipulaci. Nabídka bude seřazena do těchto oddílů: Krycí list nabídky. Obsah nabídky. Prokázání kvalifikace. Cenová nabídka. Cena za pětiletý support. Technická specifikace řešení. Popis zajištění kompatibility s informačními systémy Čestné prohlášení uchazeče o schopnosti zajistit úplnou kompatibilitu s vybraným IS (dle bodu B výzvy). Závazný harmonogram prací. Seznam referencí obdobných projektů. Návrh smlouvy o dílo podepsaný statutárním zástupcem dodavatele M. Místo a doba konání otevírání obálek Otevírání obálek je neveřejné. N. Informace o výsledku výběrového řízení Uchazeči budou o výsledku výběrového řízení informováni písemně. O. Další podmínky zadavatele Nabídky, které nesplní podmínky této výzvy, budou z hodnocení vyřazeny. Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnutí všech nabídek, právo změnit nebo zrušit soutěž a právo možnosti neuzavření smlouvy s žádným z uchazečů. V případě podání nabídky, která obsahuje více Částí, si zadavatel vyhrazuje právo podepsat smlouvu pouze na vybrané Části, popřípadě vybranou Část, nikoliv na nabídku jako celek. Žádný z uchazečů nemá ani ve výše uvedených případech nárok na náhradu nákladů spojených s vypracováním a podáním nabídky. Datum: 9.8.2010 Za zadavatele Ing. Dan Jiránek primátor Statutárního města Kladna 9