Město Broumov třída Masarykova 239, 550 01 Broumov SMĚRNICE RADY MĚSTA Název: Metodika ke spolupráci odboru SVZ s Centrem sociálních služeb Naděje Broumov a k provádění kontroly a hodnocení činností jím poskytovaných sociálních služeb Číslo dokumentu: SRM/23 Vydání č.: 01 Výtisk č.: 1 Účinnost od: 01.06.2016 Účinnost do: Doba neurčitá Zrušuje se: ---------------------- Zpracoval: Ing. Miloš Andrš Dne: 03.05.2016 Podpis: Přezkoumal: Ing. Eva Blažková, MPA Mgr. Václav Špůr Dne: 04.05.2016 04.05.2016 Podpis: Schválil/ platné od: Rada města Dne: 09.05.2016 Podpis: Razítko: Strana 1/7
Obsah: 1. Úvodní ustanovení... 3 1.1. Předmět dokumentu... 3 1.2. Použité zkratky... 3 2. Odpovědnost a kompetence OSVZ... 3 3. Typy sociálních služeb poskytovaných CSSNB... 4 4. Kontrolní činnost u všech typů služeb... 4 4.1. Kontroly vykazování počtu žadatelů o službu, uživatelů služeb a úkonů... 4 4.2. Kontroly zpracování a uchování dokumentů a písemností, souvisejících s realizací sociálních služeb... 5 4.3. Kontroly přímé činnosti sociálních služeb práce s klienty... 6 4.4. Mimořádná kontrola... 7 5. Závěrečná ustanovení... 7 6. Přílohy... 7 Strana 2/7
1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ 1.1. Předmět dokumentu Tato směrnice stanoví metodiku spolupráce mezi OSVZ MěÚ Broumov a příspěvkovou organizací města, Centrem sociálních služeb Naděje Broumov, v oblasti plánování, financování a koordinace sociálních služeb a současně i způsoby, pravidla a kompetence k provádění vnitřní kontroly realizace sociálních služeb CSSNB ze strany zřizovatele, města Broumova. 1.2. Použité zkratky město město Broumov MěÚ Městský úřad Broumov OSVZ odbor sociálních věcí a zdravotnictví CSSNB Centrum sociálních služeb Naděje Broumov CPR Centrum pro rodinu Broumov KHK Královéhradecký kraj KÚ Krajský úřad Královéhradeckého kraje MPSV Ministerstvo práce a sociálních věcí 2. ODPOVĚDNOST A KOMPETENCE OSVZ OSVZ je na základě VS/01 - Organizačního řádu MěÚ Broumov odpovědný za koordinační a kontrolní činnosti vůči příspěvkové organizaci města Broumova, Centru sociálních služeb Naděje Broumov. V rámci naplňování této povinnosti se OSVZ významně podílí na koordinaci jím poskytovaných sociálních služeb v souladu s 92 zákona 108/2006 Sb., o sociálních službách, v zájmu jejich efektivního využívání pro potřebné klienty z příslušných cílových skupin občanů Broumovska. Úzká součinnost OSVZ s vedením CSSNB je zajišťována i v oblasti plánování a rozvoje stávajících sociálních služeb, včetně zajištění podpory při vyjednávání odůvodněných a radou města schválených požadavků na změny v Síti sociálních služeb Královéhradeckého kraje, a tím i odpovídajícího finančního zajištění sociálních služeb CSSNB. Vedoucí OSVZ konzultuje společně s ředitelkou CSSNB a vedoucí odboru finančního a školství MěÚ veškeré zaslané návrhy KÚ na výši vyrovnávacích plateb z MPSV a KHK na finanční zajištění jednotlivých sociálních služeb poskytovaných CSSNB, včetně finanční spoluúčasti města Broumova i dalších spádových obcí. Na základě jejich stanoviska provádí vedoucí OSVZ odsouhlasení či připomínkování výše vyrovnávací Strana 3/7
platby na sociální služby CSSNB v rámci jednání Komise rady KHK pro plánování a financování sociálních služeb. OSVZ je zároveň odpovědný za provádění kontroly a hodnocení činnosti sociálních služeb z titulu zřizovatele služeb v zájmu jejich dostupnosti, dostatečné kapacity, efektivity i v zájmu řádného a odborného zajišťování potřeb uživatelů služeb v souladu se zákonem o sociálních službách i nastavenými standardy kvality jednotlivých služeb. 3. TYPY SOCIÁLNÍCH SLUŽEB POSKYTOVANÝCH CSSNB Domov pro seniory = ústavní sociální péče o seniory s potřebou 24 hodinové péče Pečovatelská služba = terénní služba pro seniory a zdravotně postižené občany se sníženou soběstačností závislostí na pomoci další osoby Centrum pro rodinu Broumov: Odborné sociální poradenství = odborné poradenství pro osoby v nepříznivé sociální či životní situaci Sociálně aktivizační služba pro rodiny s dětmi = aktivizace sociálně znevýhodněných rodin s dětmi 4. KONTROLNÍ ČINNOST U VŠECH TYPŮ SLUŽEB 4.1. Kontroly vykazování počtu žadatelů o službu, uživatelů služeb a úkonů Kontroly na místě: využívání databáze klientů způsob evidence a vykazování počtu uživatelů služeb (podpořených klientů), doby či rozsahu poskytování služby, vykazování a sledování počtu úkonů, kontaktů a intervencí, případně jejich rozsah apod. počty aktuálně uzavřených a ukončených Smluv o poskytnutí sociální služby (Záznamů o podpoření osoby v CPR) počty registrovaných žádostí o poskytnutí sociální služby, které byly zamítnuty nebo které dosud nemohly být z kapacitních důvodů schváleny vykazování monitorovacích indikátorů pro KÚ KHK u sociálních služeb financovaných z individuálního projektu KHK Zprávy o činnosti CSSNB: Strana 4/7
Vedle této kontroly na místě bude ředitelka CSSN Broumov pravidelně pololetně zasílat vedoucímu odboru SVZ (jeho zástupci) Zprávu o činnosti Centra sociálních služeb Naděje Broumov, a to vždy do konce měsíce července za předcházející 1. pololetí a do konce měsíce ledna za celý předcházející kalendářní rok. Zpráva bude obsahovat přehled informací a sledovaných údajů za předchozí pololetí resp. za ukončené roční období dle následujících specifik pro jednotlivé služby: a/ Domov pro seniory: aktuální počty uživatelů služby, jejich stupně závislosti (výše PnP), věková struktura, počty mužů a žen, obložnost lůžek, přehled počtů klientů z Broumova a z dalších obcí, přehled aktuálních žadatelů o službu (kteří splňují podmínky pro umístění a nebyli umístěni z důvodu naplněné kapacity zařízení), počty zamítnutých žádostí o službu (důvod), řešené stížnosti či mimořádné situace v uvedeném období, případné další aktuální informace (např. o vyjednávání či poskytnutí finanční spoluúčasti od obcí či rodin klientů, aktuální změny apod.). b/ Pečovatelská služba: aktuální počty uživatelů služby (muži/ženy), počty nově uzavřených a ukončených smluv v daném období, celkové měsíční úhrady od uživatelů služby, přehled počtů klientů z Broumova a z okolních obcí, počty úkonů (kontaktů) s klienty, naplnění kapacity služby počty neuspokojených žadatelů o službu z důvodu kapacity služby či z jiných důvodů zamítnuté žádosti o službu, řešené stížnosti či mimořádné situace v uvedeném období, případné další aktuální informace (např. o vyjednávání spolupráce s dalšími obcemi, aktuální změny v zajišťování služby apod.). c/ Odborné sociální poradenství: počet podpořených osob v daném období (muži/ženy), počty nových a ukončených smluv o poskytnutí služby, počty kontaktů a intervencí, rozsah poskytování služby, nejčastější okruhy poskytovaného poradenství, řešené stížnosti či mimořádné situace v uvedeném období, případné další aktuální informace (např. změny v zajišťování služby, jak dalece je služba kapacitně dostačující s ohledem na počty zájemců o službu, pozitivní výsledky služby apod.). d/ Sociálně aktivizační služba: počet podpořených osob v daném období - služba terénní x služba ambulantní (muži/ženy), počty nových a ukončených smluv o poskytnutí služby, počty kontaktů a intervencí, řešené stížnosti či mimořádné situace v uvedeném období, případné další aktuální informace (např. absolvované významnější aktivity, aktuální změny v zajišťování služby, pozitivní výsledky služby, spolupráce s dalšími subjekty apod.). V období, kdy je služba financována z individuálního projektu KHK, budou ke Zprávě přikládány i povinně sledované monitorovací indikátory, které byly v daném období předány KHK. 4.2. Kontroly zpracování a uchování dokumentů a písemností, souvisejících s realizací sociálních služeb způsob vyjednávání a uzavírání smlouvy o poskytnutí služby způsob vedení spisové dokumentace uživatelů služeb, jejich uzavírání a archivace Strana 5/7
metodiky poskytování sociálních služeb a jejich změny či aktualizace včetně vzorů dokumentů či formulářů využívaných v rámci poskytování sociálních služeb písemné zpracování standardů kvality sociálních služeb a jejich aktualizace záznamy a výstupy z pořádaných aktivit a mimořádných akcí (přihlášky, prezenční listiny, kronika, webové stránky apod.) Výše uvedené kontroly na místě budou prováděny nejméně 1x ročně, vždy za uplynulé (nekontrolované) období. Kontroly se budou vztahovat na všechny poskytované sociální služby a budou předem ohlášeny sjednány termíny. Provádění kontroly bude vždy za přítomnosti a spolupráce vedoucího či zastupujícího pracovníka dané sociální služby. Z výše uvedených kontrol (na místě) bude vždy zpracován Protokol o kontrole, kde budou specifikovány jednotlivé oblasti kontroly, u nichž bude současně zaznamenán výsledek kontroly. V případě zjištění nedostatků zde bude popsána i jejich specifikace a případná doporučení na jejich odstranění. 4.3. Kontroly přímé činnosti sociálních služeb práce s klienty Zahrnuje kontroly: dodržování stanovené provozní doby jednotlivých služeb naplňování garantované nabídky služby aktuální zajištění služby požadovaným počtem pracovníků dle rozpisu (plánu) služeb aktuální návštěvnost a vytíženost ambulantních služeb v CPR Broumov pohovory s uživateli služeb zjišťování názorů a zpětné vazby na činnost služby z pohledu klientů (s jejich souhlasem) Tyto kontroly budou prováděny průběžně, namátkově, bez předchozího ohlášení, v rámci provozní doby, deklarované pro poskytování dané sociální služby. Délka takovéto kontroly zpravidla nepřesáhne 60 minut. O provádění kontroly bude na místě předem informován vedoucí služby či jeho zástupce. Z tohoto typu kontroly bude vždy zpracován Protokol o kontrole přímé činnosti sociální služby, kde bude konkrétně specifikováno, na co byla namátková kontrola zaměřena. Současně zde budou zaznamenána veškerá zjištění z kontroly nebo informace, že nebyly shledány závažné nedostatky, případně že drobné nedostatky byly projednány na místě. U závažných nedostatků zde bude uvedena jejich specifikace a případná doporučení na jejich odstranění. Strana 6/7
4.4. Mimořádná kontrola Může být provedena výhradně na základě podnětu fyzických i právnických osob, v případě stížnosti na způsob zajišťování, kvalitu či provoz sociální služby nebo v případě nutnosti ověření mimořádných aktuálních skutečností. Kontrola bude opět předem ohlášena, přičemž bude zaměřena pouze na sociální službu, vůči jejíž činnosti byl vznesen podnět či stížnost. Provádění kontroly bude vždy za přítomnosti a spolupráce vedoucího dané sociální služby nebo zastupujícího pracovníka. Z tohoto typu kontroly bude vždy zpracován Protokol o mimořádné kontrole, kde bude zaznamenán důvod, předmět a výsledek mimořádné kontroly, v případě zjištění nedostatků i jejich specifikace a případná doporučení na jejich odstranění. 5. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Každý zpracovaný Protokol z kontroly dané sociální služby podepsaný kontrolujícím i kontrolovaným bude uložen na odboru SVZ a zároveň jej obdrží i ředitelka CSSNB a vedoucí příslušné služby, kteří zpracují vyjádření k případným nedostatkům, sporným záležitostem i k navrhovaným doporučením odboru SVZ na jejich odstranění dle protokolu. O výsledcích kontrol, vyplývajících z protokolů o kontrole i následných vyjádření za CSSNB bude nejméně 1x ročně informována rada města. K provádění uvedených kontrol je za odbor SVZ pověřen vedoucí odboru a jeho zástupce, kteří jsou z titulu své pozice úředníka sociálního pracovníka MěÚ Broumov vázáni povinností mlčenlivosti. Veškeré kontroly tak budou probíhat v souladu se Zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. 6. PŘÍLOHY Bez příloh. Strana 7/7