Zápis z jednání hodnotící komise pro posouzení a hodnocení nabídek přijatých v rámci zakázky malého rozsahu ve smyslu 6 v návaznosti na 18 odst. 5 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění (dále jen zákon) Dodávka kancelářských potřeb I. JEDNÁNÍ HODNOTÍCÍ KOMISE a) Jednání komise pro posouzení a hodnocení nabídek Údaje o složení výběrové komise: Dne 18. února 2015 od 10:00 hod. se v sídle zadavatele, statutárního města Liberec, na adrese: nám. Dr. E. Beneše 1, 460 59 Liberec, konalo jednání hodnotící komise pro posouzení a hodnocení nabídek. Komise jmenovaná zadavatelem se sešla ve složení: 1. Ing. Jindřich Fadrhonc tajemník MML 2. Bc. Petr Vydra specialista oddělení provozu a správy budov 3. Jaroslav Anděl vedoucí oddělení provozu a správy budov 4. Ivana Hummelová referent oddělení provozu a správy budov Komise se tak sešla v usnášeníschopném počtu 4 osob. Všichni zúčastnění podepsali prezenční listinu a čestné prohlášení o své nepodjatosti a přistoupili k jednání. b) Přehled vyzvaných dodavatelů a přijatých nabídek Zadavatel písemně vyzval k podání nabídky a prokázání kvalifikace následující dodavatele: č. Oslovený uchazeč IČ 1. PAPERA s.r.o. 25945653 2. BÜROPROFI s.r.o. 62502034 3. ACTIVA, s.r.o. 48111198 4. LIPA velkoobchod papírem, s.r.o. 28750063 5. OFFICE DEPOT, s.r.o. 64942503 6. PAPE kancelářské potřeby, s.r.o. 26378523 Do konce termínu pro podání nabídek byly zadavateli doručeny nabídky těchto uchazečů: č. Uchazeč IČ 1. LIPA VELKOOBCHOD PAPÍREM s.r.o. 28750063 2. AVÍZO s.r.o. 25181700 3. Z + M Partner, spol. s r.o. 26843935 4. FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. 25910027 5. PAPERA s.r.o. 25945653 6. PC Contact s.r.o. 47784288 c) Přehled nabídek, které komise převzala od zadavatele k posouzení Komise pro posouzení a hodnocení nabídek se nejdříve seznámila s protokolem o otevírání obálek. Komise pro otevírání obálek během svého jednání zjistila, že všechny nabídky, které byly zadavateli doručeny do konce termínu pro podání nabídek, jsou vyhotoveny v českém jazyce a návrhy smluv jsou podepsány oprávněnými osobami, tudíž jsou v pořádku. 1 / 6
Hodnotící komise tedy převzala od zadavatele k posouzení nabídky 6 uchazečů, a to: Uchazeč Sídlo IČ LIPA VELKOOBCHOD PAPÍREM s.r.o. 2 / 6 v Kč bez DPH Barvířská 51/7b, 460 07 Liberec 28750063 349.685,40 AVÍZO s.r.o. Bezdrevská 769, 373 44 Zliv 25181700 477.182,80 Z + M Partner, spol. s r.o. FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. PAPERA s.r.o. PC Contact s.r.o. Valchařská 3261/17, 702 00 Ostrava, Moravská Ostrava Svazarmovská 309, 738 01 Frýdek-Místek Hálkova 2217/13, 568 02 Svitavy Vrchlického 1005/57, 46014 Liberec 14 d) Nabídky doručené po uplynutí lhůty pro podání nabídek 26843935 418.760,- 25910027 460.471,60 25945653 312.672,20 47784288 344.561,30 Po skončení lhůty pro podání nabídek nebyla zadavateli doručena žádná další nabídka. e) Jednání komise pro posouzení a hodnocení nabídek Komise posuzovala nabídky z hlediska obsahového splnění podmínek zadání a ověření souladu postupu uchazeče se zásadami ochrany hospodářské soutěže. Komise zkoumala, zda uchazeči prokázali kvalifikační předpoklady a splnili i další podmínky vyhlášené zadavatelem v zadání zakázky. Komise při posouzení nabídek zjistila následující: Posouzení splnění kvalifikačních předpokladů Hodnotící komise konstatovala, že uchazeč LIPA VELKOOBCHOD PAPÍREM s.r.o. předložil vedle čestného prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů i úředně ověřený výpis z obchodního rejstříku (z 14.1.2015), úředně ověřený výpis z veřejné části Živnostenského rejstříku a dále seznam významných obdobných zakázek vč. 4 kopií osvědčení. Hodnotící komise konstatovala, že seznam není ve struktuře, kterou zadavatel požadoval, nicméně chybějící údaje lze vyčíst z předložených osvědčení, tudíž předložené doklady lze akceptovat. Uchazeč prokázal splnění kvalifikačních předpokladů v plném rozsahu. Uchazeč AVÍZO s.r.o. předložil mimo čestného prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů i kopii úředně ověřeného výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů (z 4.2.2015) a dále seznam významných obdobných zakázek vč. 3 kopií osvědčení. Hodnotící komise zjistila v seznamu překlep v popisu rozsahu zakázky v Kč bez DPH, kdy uchazeč v seznamu uvedl rozsah zakázky v Kč bez DPH 2013/2012/2011, nicméně z doby realizace i předloženého osvědčení jednoznačně vyplývá, že uvedený rozsah zakázky se vztahuje k letům 2012-2014. Hodnotící komise se shodla, že uchazeč prokázal splnění kvalifikačních předpokladů v plném rozsahu. Uchazeč Z + M Partner, spol. s r.o. předložil kopii úředně ověřeného výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů (z 21.1.2015), čímž prokázal splnění základních a profesních předpokladů stanovených zadavatelem v zadávací dokumentaci. Technické kvalifikační předpoklady prokázal uchazeč prostřednictvím subdodavatele, společnosti BÜROPROFI s. r. o., která předložila seznam významných obdobných zakázek vč. 3 osvědčení a dále veškeré dokumenty od subdodavatele, které zadavatel požadoval doložit v případě, že uchazeč bude prokazovat splnění určité části kvalifikace subdodavatelem. Hodnotící komise konstatovala, že seznam není ve struktuře, kterou zadavatel
požadoval, nicméně chybějící údaje lze vyčíst z předložených osvědčení, tudíž předložené doklady lze akceptovat. Uchazeč prokázal splnění kvalifikačních předpokladů v plném rozsahu. Společnost FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. předložila kromě čestného prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů i úředně ověřený výpis z obchodního rejstříku (z 3.2.2015), úředně ověřený výpis z veřejné části Živnostenského rejstříku a dále seznam významných obdobných zakázek vč. 3 kopií osvědčení. Hodnotící komise při posuzování zjistila nedostatek v seznamu zakázek, kdy uchazeč v seznamu uvedl referenci od Mlékárny Kunín, a. s., přičemž doložil osvědčení od Statutárního města Ostrava. Dále hodnotící komise konstatovala, že u první referenční zakázky v seznamu je uvedena odlišná cena za realizaci dodávek než v předloženém osvědčení, nicméně obě uvedené ceny převyšují hodnotu požadovanou zadavatelem. Vzhledem ke skutečnosti, že v nabídce bylo předloženo čestné prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů, uchazeč prokázal splnění kvalifikačních předpokladů v plném rozsahu. Uchazeč PAPERA s. r. o. předložil kromě čestného prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů i kopii výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů (z 27.1.2015) a dále seznam významných obdobných zakázek vč. 3 kopií osvědčení. Hodnotící komise konstatovala, že seznam není ve struktuře, kterou zadavatel požadoval, nicméně chybějící údaje lze vyčíst z předložených osvědčení, tudíž předložené doklady lze akceptovat. Uchazeč prokázal splnění kvalifikačních předpokladů v plném rozsahu. Společnost PC Contact s.r.o. předložila kromě čestného prohlášení o splnění kvalifikačních předpokladů i kopii úředně ověřeného výpisu z obchodního rejstříku (z 7.1.2015) a kopii úředně ověřeného výpisu z veřejné části Živnostenského rejstříku. Uchazeč prokázal splnění kvalifikačních předpokladů v plném rozsahu. Posouzení splnění zadávacích podmínek Komise při posuzování výší nabídkových cen konstatovala, že všichni uchazeči se se svou nabídkovou cenou vešli do předpokládané hodnoty předmětu zakázky. Komise neshledala žádnou z cen mimořádně nízkou. Hodnotící komise při posouzení nabídky AVÍZO s.r.o. nalezla formální nedostatek v návrhu smlouvy, kde uchazeč v článku IV. Součinnost kupujícího a prodávajícího doplnil kontaktní osobu ve věcech objednání za kupujícího nikoliv za prodávajícího. Vzhledem ke skutečnosti, že jde pouze o formální nedostatek, hodnotící komise se shodla, že toto poznamená pouze do zápisu a návrh smlouvy akceptovala. Dále komise shledala nejasnosti týkající se způsobu nacenění jednotlivých položek v příloze č. 6 zadávací dokumentace - Tabulka jednotlivých položek kancelářských potřeb vzorový koš. Při provádění kontrolních výpočtů, tj. násobení spotřeby v jednotkách/ 1 rok a ceny v Kč bez DPH za jednotku, hodnotící komise zjistila drobné odlišnosti oproti cenám celkem v Kč bez DPH u všech položek uvedených v seznamu, vyjma položek č. 34, 58-60 a 71-73. Uchazeč ve své nabídce nedoložil seznam subdodavatelů, popř. čestné prohlášení o realizaci předmětu vlastními silami. Hodnotící komise se shodla, že uchazeče vyzve k doplnění seznamu subdodavatelů / čestného prohlášení a k odstranění nejasnosti týkající se výpočtu nabídkové ceny. U společnosti Z + M Partner, spol. s r.o. hodnotící komise shledala obdobnou nejasnost týkající se způsobu výpočtu nabídkové ceny jako u uchazeče AVÍZO s.r.o., a to u položky č. 28 Tabulky jednotlivých položek kancelářských potřeb vzorový koš. Hodnotící komise se shodla, že uchazeče Z + M Partner, spol. s r.o. vyzve k odstranění nejasnosti. 3 / 6
Uchazeč FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. ve své nabídce nepředložil seznam subdodavatelů, ani čestné prohlášení o realizace předmětu zakázky vlastními silami. Hodnotící komise se shodla, že uchazeče vyzve k doplnění seznam subdodavatelů, popř. čestné prohlášení. Hodnotící komise při posuzování nabídky zjistila překlep v čestném prohlášení uchazeče, kde prohlašuje, že je zaměstnavatelem zaměstnávajícím více než 50% zaměstnanců se zdravotním pojištěním namísto postižením. Vzhledem k tomu, že zadavatel takového prohlášení v zadávacích podmínkách nepožadoval, hodnotící komise se shodla, že uvedené zanese pouze do zápisu. Uchazeč prokázal splnění zaměstnání více než 50% zaměstnanců se zdravotním postižením zadavatelem požadovaným dokladem, a to předložením potvrzení příslušné krajské pobočky Úřadu práce. Zbylé nabídky byly z hlediska zadávacích podmínek v pořádku. Komise se zároveň dohodla, že lhůta pro doložení dokladů bude stanovena do 25. 2. 2015 do 10:00 hodin. S tímto závěrem hodnotící komise ukončila své jednání a ke svému druhému jednání se sejde dne 25. 2. 2015 v 15:20 hodin v kanceláři č. 209, na adrese nám. Dr. E. Beneše 1, 460 59 Liberec, v 2. patře budovy radnice. a) Údaje o složení komise II. JEDNÁNÍ HODNOTÍCÍ KOMISE Dne 25. února 2015 od 15:20 hod. se v sídle zadavatele, statutárního města Liberec, na adrese: nám. Dr. E. Beneše 1, 460 59 Liberec, konalo II. jednání hodnotící komise pro posouzení a hodnocení nabídek. Komise se sešla ve složení: 1. Tomáš Kysela náměstek primátora 2. Ing. Jindřich Fadrhonc tajemník MML 3. Bc. Petr Vydra specialista oddělení provozu a správy budov 4. Jaroslav Anděl vedoucí oddělení provozu a správy budov 5. Ivana Hummelová referent oddělení provozu a správy budov Komise se tak sešla v usnášeníschopném počtu 5 osob. Všichni zúčastnění před jednáním komise podepsali prezenční listinu, pan náměstek i čestné prohlášení o své nepodjatosti, a přistoupili k jednání. b) Posouzení dokladu předloženého na základě výzvy Hodnotící komise posoudila v řádné lhůtě doručené dokumenty předložené vyzvanými uchazeči. Společnost FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. na základě zaslané výzvy doručila dne 19.2.2015 zadavateli čestné prohlášení o realizaci předmětu zakázky vlastními silami. Nabídka tudíž byla v pořádku. Uchazeč Z + M Partner, spol. s r. o. dne 23.2.2015 předložil požadované vysvětlení postupu výpočtu a rozdílu násobku spotřeby v jednotkách/ 1 rok a ceny v Kč bez DPH za jednotku oproti ceně celkem v Kč bez DPH. Rozdílnost byla způsobena tím, že zadavatelem předložená tabulka v programu Excel pro výpočet nabídkové ceny Tabulka jednotlivých položek kancelářských potřeb vzorový koš zobrazuje číselné hodnoty zaokrouhlené na dvě desetinná místa, přičemž uchazeč počítal s číselnou hodnotou o třech desetinných místech. Hodnotící komise akceptovala toto zdůvodnění, nabídka uchazeče je tudíž v pořádku. 4 / 6
Dne 25.2.2015 v 9:30 uchazeč AVÍZO s. r. o. doručil na základě výzvy, prostřednictvím zaměstnance společnosti Office Depot s. r. o., zdůvodnění postupu výpočtu v tabulce Tabulka jednotlivých položek kancelářských potřeb vzorový koš. Odlišnost hodnot byla způsobena tím, že program Excel počítal s osm desetinnými místy, kdežto při tisku se zobrazovaly pouze dvě desetinná místa. Uchazeč předložil i cenovou nabídku s hodnotami vypočítanými z částek zaokrouhlených na dvě desetinná místa, ale toto hodnotící komise neakceptovala, jelikož výzvou k odstranění nejasností nelze upravovat nabídku jako takovou a nabídková cena nesmí být měněna. Dále uchazeč předložil čestné prohlášení o realizaci předmětu vlastními silami. Hodnotící komise se shodla, že nabídka uchazeče byla v pořádku. c) Seznam nabídek, které komise navrhla k vyloučení (nehodnocení) Komise nenavrhla k vyloučení žádnou nabídku. d) Stručný popis způsobu hodnocení a výsledek hodnocení Po posouzení nabídek hodnotící komise hodnotila šest nabídek, a to nabídky uchazečů: Uchazeč Sídlo IČ LIPA VELKOOBCHOD PAPÍREM s.r.o. v Kč bez DPH Barvířská 51/7b, 460 07 Liberec 28750063 349.685,40 AVÍZO s.r.o. Bezdrevská 769, 373 44 Zliv 25181700 477.182,80 Z + M Partner, spol. s r.o. FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. PAPERA s.r.o. PC Contact s.r.o. Valchařská 3261/17, 702 00 Ostrava, Moravská Ostrava Svazarmovská 309, 738 01 Frýdek-Místek Hálkova 2217/13, 568 02 Svitavy Vrchlického 1005/57, 460 14 Liberec 14 26843935 418.760,- 25910027 460.471,60 25945653 312.672,20 47784288 344.561,30 Vzhledem ke skutečnosti, že zadavatel v zadávacích podmínkách, kapitole X. Způsob hodnocení nabídek, připustil možnost snížení nabídkové ceny o 15 % pro účely hodnocení u uchazečů, kteří zaměstnávají osoby se zdravotním postižením a předloží o této skutečnosti potvrzení místně příslušné krajské pobočky Úřadu práce, snížila hodnotící komise nabídkové ceny pro účely hodnocení 4 uchazečů splňujících uvedenou podmínku, a to uchazečů LIPA VELKOOBCHOD PAPÍREM s.r.o., AVÍZO s.r.o., Z + M Partner, spol. s r.o. a FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. Hodnocení nabídek bylo prováděno podle jediného kritéria výše nabídkové ceny bez DPH. Nabídky byly komisí seřazeny dle výše nabídkových cen postupně tak, že na prvním místě se umístila nabídka uchazeče s nejnižší nabídkovou cenou pro účely hodnocení. Členové komise se jednoznačně shodli na tom, že podepíší jednu hlasovací tabulku. 5 / 6
e) Výsledek hodnocení nabídek Podle výsledku hodnocení sestavila komise konečné pořadí následovně: Uchazeč IČ v Kč bez DPH v Kč bez DPH pro účely hodnocení Konečné pořadí LIPA VELKOOBCHOD PAPÍREM s.r.o. 28750063 349.685,40 297.232,59 1. PAPERA s.r.o. 25945653 312.672,20 312.672,20 2. PC Contact s.r.o. 47784288 344.561,30 344.561,30 3. Z + M Partner, spol. s r.o. 26843935 418.760,- 355.946,- 4. FRANKOSPOL OFFICE s.r.o. 25910027 460.471,60 391.400,86 5. AVÍZO s.r.o. 25181700 477.182,80 405.605,38 6. f) Doporučení hodnotící komise Hodnotící komise na základě výše uvedeného doporučuje zadavateli jako nejvhodnější nabídku nabídku uchazeče LIPA VELKOOBCHOD PAPÍREM s.r.o. s nabídkovou cenou 349.685,40,- Kč bez DPH za celý předmět plnění zakázky. S tímto závěrem komise ukončila své jednání. Přílohou tohoto zápisu jsou hodnotící tabulky, které posuzují nabídky jednotlivých uchazečů z hlediska prokázání splnění zadávacích podmínek a splnění kvalifikace. V Liberci dne 25.2.2015 Zapsala: Ing. Alena Bláhová, referent veřejných zakázek Podpisy členů hodnotící komise: Člen Podpis Tomáš Kysela (II. jednání) Ing. Jindřich Fadrhonc Jaroslav Anděl Bc. Petr Vydra Ivana Hummelová 6 / 6