DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON OBĚ str. 1 V souladu s ustanovením zákona o účetnictví se v podmínkách účetní jednotky vymezují konkrétní pojmy, které jsou spojeny s oběhem účetních dokladů, jejich odsouhlasením věcným a formálním. Nedílnou součástí je stanovení jednotlivých kompetencí a povinností včetně tzv. podpisového řádu. Dále připomínáme základní účetní pojmy, se kterými se setkáme při sledování oběhu účetních dokladů. Ve stejnojmenném hesle účetní záznam rozebíráme tuto účetní kategorii. Účetním záznamem se rozumí každý záznam, který upravuje způsob vedení účetnictví či předmět účetnictví, a to bez ohledu na skutečnost, zda je v podobě písemné nebo ve formě technického záznamu. Účetním dokladem je každý účetní záznam, který se týká předmětu účetnictví; to znamená, že je nositelem účetního případu. Každý účetní zápis provedený v účetních knihách musí být podložen účetním dokladem. Žádný účetní zápis nesmí být proveden mimo účetní knihy. Účetní doklady mohou mít formu písemnou či podobu technického záznamu. Podpisový řád Účetní záznam Účetní doklad
OBĚ str. 2 DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON! Podpisový záznam! Osoba oprávněná Osoba odpovědná Účetní záznam nemusí být účetním dokladem. Tímto typem účetního záznamu se rozumí účetní záznamy, které upravují způsob vedení účetnictví. Jedná se především o vnitropodnikové normy a směrnice upravující způsob vedení účetnictví, účtový rozvrh, plán účetních odpisů, inventurní soupisy, metodické pokyny a informace. Tyto účetní záznamy se v rámci účetní jednotky vedou výhradně v písemné podobě. Podpisovým záznamem se rozumí podpis osoby, jež je povinna v souladu s podpisovým řádem připojit svůj podpisový záznam na účetní záznam. Podpisové záznamy mohou existovat ve dvou podobách, a to: vlastnoruční podpis v případě účetních záznamů v písemné podobě, identifikační záznam či kód v případě účetních záznamů v technické podobě. Vlastnoruční podpis nelze nahradit parafou, šifrou, zkratkou či podpisovým razítkem. Nedoplnění vlastnoručního podpisu na účetní záznam vedený v písemné podobě a jeho nahrazení některou z výše uvedených forem znamená, že podpisový záznam není uveden. Osobou oprávněnou se rozumí osoba, v jejíž kompetenci je danou účetní operaci či způsob vedení účetnictví nařídit a schválit. Jedná se tedy o vrcholnou odpovědnost za daný účetní případ, který je nesen účetním záznamem. Osobou odpovědnou se rozumí osoba, jež odpovídá za věcný obsah a věcnou správnost daného účetního případu či účetního záznamu. Tato osoba garantuje svým podpisovým záznamem, že věcný obsah účetního případu či účetního záznamu odpovídá skutečnosti a je věcně správný.
DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON OBĚ str. 3 Osobou povinnou se rozumí osoba, která je povinna daný účetní případ provést či podle účetního záznamu upravujícího způsob vedení účetnictví postupovat. Osoba povinná tedy odpovídá svým podpisovým záznamem za provedení dané účetní operace v intencích schválených osobou oprávněnou a osobou odpovědnou. Odpovědnost osoby povinné je tedy omezena pouze na případy, kdy se odchýlí od postupu schváleného osobou oprávněnou a osobou odpovědnou. Jedná se o odpovědnost: za obsah účetního případu, zaúčtování účetního případu, provedení účetního zápisu, formální přezkoušení účetního dokladu, za ověření přípustnosti. Touto osobou se rozumí osoba, jež odpovídá za správnost účetního případu neseného daným účetním dokladem, tudíž se vztahuje pouze k účetním záznamům charakteru účetních dokladů. Ve většině případů se jedná současně i o osobu odpovědnou. Osobou odpovědnou za zaúčtování účetního případu se rozumí osoba, která rozhodla o způsobu zaúčtování daného účetního případu, tedy za stanovení souvztažností. Osobou odpovědnou za provedení účetního zápisu se rozumí osoba, která je odpovědná za vlastní provedení účetního zápisu. Odpovědnost této osoby je omezena pouze na správné provedení účetního zápisu, jenž byl stanoven osobou odpovědnou za zaúčtování účetního případu. Osoba povinná Osoba odpovědná Obsah účetního případu Zaúčtování účetního případu Provedení účetního zápisu
OBĚ str. 4 DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON! Formální přezkoušení účetního dokladu Ověření přípustnosti Vnitřní pravidla podpisového řádu Podpisové záznamy v případě účetních dokladů V případě nesprávné souvztažnosti nese odpovědnost osoba odpovědná za zaúčtování daného účetního případu, nikoliv osoba, jež provedla účetní zápis, pokud se nejedná o totožnou osobu. Osobou odpovědnou za formální přezkoušení účetního dokladu je osoba, která odpovídá za to, že zaúčtovaný účetní doklad má veškeré potřebné náležitosti a byly doplněny podpisové záznamy osob podle podpisového řádu. Osobou odpovědnou za ověření přípustnosti se rozumí osoba, jež je odpovědná za skutečnost, že daná účetní operace je v souladu s platnými právními předpisy a slučitelná s vnitřními předpisy účetní jednotky. Na výše uvedené pak přímo navazují pravidla podpisového řádu. Účetní záznamy, které nejsou současně i účetním dokladem a jimiž se upravuje způsob vedení účetnictví, musí být vždy doplněny třemi podpisovými záznamy, a to: osoby oprávněné, osoby odpovědné, osoby povinné. V případě těchto účetních záznamů nelze slučovat podpisové záznamy. To znamená, že ke každému účetnímu záznamu musí být povinně připojeny tři rozdílné podpisové záznamy vyjadřující samostatnou odpovědnost osoby oprávněné, osoby odpovědné a osoby povinné. Vzhledem k tomu, že účetní doklady jsou samozřejmě účetními záznamy, musí být automaticky doplněny podpisovými záznamy v souladu s úpravou platnou pro účetní záznamy. Poněvadž zákon o účetnictví sta-
DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON OBĚ str. 5 novuje povinnost doplnit účetní doklady podpisovými záznamy, jež jdou nad rámec obecné úpravy stanovené pro účetní záznamy, vymezuje se pro účetní doklady následující povinnost doplnění podpisových oprávnění podpisovým záznamem osoby: oprávněné, odpovědné, povinné, odpovědné za zaúčtování účetního případu, odpovědné za provedení účetního zápisu, odpovědné za formální přezkoušení účetních dokladů, odpovědné za ověření přípustnosti účetní operace. S ohledem na četnost podpisových záznamů a charakter účetních dokladů se stanovuje možnost v případech stanovených podpisovým řádem slučovat následující podpisové záznamy: osoby oprávněné s podpisovým záznamem osoby odpovědné, osoby odpovědné s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetních případů, osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu s podpisovým záznamem osoby za provedení účetního zápisu, osoby odpovědné s podpisovým záznamem osoby odpovědné za ověření přípustnosti, osoby povinné s podpisovým záznamem osoby odpovědné za provedení účetního zápisu, osoby odpovědné za provedení účetního zápisu s podpisovým záznamem osoby odpovědné za formální přezkoušení účetních dokladů. Na základě výše uvedeného principu slučování podpisových záznamů však lze sloučit do jednoho podpisového záznamu nejvýše tři povinné podpisové zá-
OBĚ str. 6 DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON Přezkušování účetních dokladů z hlediska přípustnosti Zastupitelnost znamy, a to za předpokladu, že každý účetní doklad musí být doplněn nejméně dvěma různými podpisovými záznamy, přičemž jedním z těchto podpisových záznamů musí být vždy podpisový záznam osoby oprávněné. Podpisový záznam osoby odpovědné za přezkoušení účetních dokladů z hlediska přípustnosti se doplňuje na účetní doklad pouze v případě, kdy tuto povinnost stanovuje podpisový řád. Podpisový záznam osoby odpovědné lze považovat současně za podpisový záznam osoby odpovědné za ověření přípustnosti pouze v případě, kdy ověření přípustnosti nařizuje podpisový řád a současně se slučuje podpisový záznam osoby odpovědné a osoby odpovědné za přezkoušení přípustnosti. V případě, kdy z důvodu nepřítomnosti některé z osob povinných, je nutné připojit jiný podpisový záznam na účetní záznam či účetní doklad, se stanovuje obecný princip zastupitelnosti pro podpisový řád. V zásadě se postupuje následujícím způsobem. V případě nutnosti nahradit podpisový záznam osobou zastupující, musí se vždy jednat o osobu, jež je přímým nadřízeným osoby, jejíž podpisový záznam nahrazuje svým podpisovým záznamem. Výjimku tvoří případ podpisového záznamu statutárního orgánu, jehož podpisový záznam může ve vyjmenovaných případech nahradit podpisový záznam statutárního zástupce. Podpisové záznamy zastupujících osob musí být rovněž součástí podpisových vzorů.
DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON OBĚ str. 7 Vzhledem k tomu, že i účetní záznamy (včetně účetních dokladů) vedené a existující pouze v podobě technických záznamů musí být doplněny podpisovými záznamy, přičemž i tyto podpisové záznamy mohou existovat pouze v technické formě, považuje se za naplnění povinnosti doplnění podpisových záznamů přístupová identifikace k softwarovým produktům. Osobou oprávněnou, odpovědnou i povinnou se v tomto případě rozumí osoba, jež disponuje přístupovým oprávněním či přístupovým klíčem, který umožňuje či stanovuje provedení automatizované operace. V případě, kdy dojde ke změně podpisových oprávnění, a to ať již z důvodů kompetenčních změn či změny v osobě připojující podpisový záznam, je povinností ve lhůtě... dní promítnout tyto změny v příslušných přílohách podpisového řádu v podobě doplňku podpisového řádu. Odpovědnost za provedení a promítnutí těchto změn v podpisovém řádu má pracovník věcně odpovědný za vydání podpisových řádů. MÛÏeme na závûr uvést pfiíklad na podpisová oprávnûní u úãetních záznamû, které upravují zpûsob vedení úãetnictví. Podpisové záznamy u technických záznamů Změny podpisových oprávnění
OBĚ str. 8 DAŇOVÝ A ÚČETNÍ LEXIKON Úãetní záznam Druh Vnitropodniková smûrnice ã. * Charakter Název Pfiíkaz fieditele Plán úãetních odpisû Vydává Ekonomick úsek Odborn garant Ekonomick odbor Norma upravuje Stanovení úãetních odpisû dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku pro rok 2005 Text * Osoba oprávnûná editel organizace Osoba odpovûdná Finanãní fieditel Osoba povinná Datum Pracovníci odboru majetkoprávního Podpis Dokumenty Vnitropodnikových dokumentů tohoto typu je samozřejmě nekonečné množství (viz též heslo Směrnice). Na závěr nezbývá nic jiného než doporučit všem účetním jednotkám, aby průběžně aktualizovaly vnitropodnikové směrnice, směrnici oběh účetních dokladů a podpisové vzory. Musí být jednoznačně identifikována odpovědnost a pravomoce jednotlivých pracovníků. Ing. Jaroslav Trávníček