PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ PODSTATA, VÝZNAM A FUNKCE ÚČETNICTVÍ

Transkript

1 ÚVOD DO ÚČETNICTVÍ OBSAH KAPITOLY Podstata, význam a funkce účetnictví Účetní soustavy Účetní doklady, jejich význam, náležitosti, vyhotovování Ing. Lukáš Kučera SOŠ SE Velešín účetnictví je písemné zaznamenávání informací o hospodářských jevech podniku, a to v peněžních jednotkách v účetnictví se eviduje např.: nákup materiálu, zboží, strojů apod. prodej výrobků a zboží vznik pohledávek a závazků vůči dodavatelů, odběratelům, zaměstnancům, finančním orgánům apod. účetnictví musí poskytovat informace o: a) stavu a pohybu majetku a závazků podnikatel musí mít přehled o stavu peněžních prostředků, o tom, kolik Kč má dostat zaplaceno od odběratelů, a naopak, kolik Kč dluží dodavatelům atd. b) nákladech, výnosech a s tím souvisejícím zjištění výsledku hospodaření je nutné mít přehled o výši prostředků do podnikání vložených a o dosažených výsledcích podnikatelské činnosti Účetnictví plní tyto funkce: 1. Poskytuje informace o hospodaření firmy jsou to informace o dosažených výsledcích podnikatelské činnosti, tj. zda firma hospodaří se ziskem nebo se ztrátou 2. Může sloužit jako důkazní prostředek při vedení sporů účetní doklady nebo záznamy v účetních knihách 3. Poskytuje informace pro rozhodování a řízení podniku na základě minulých a současných údajů se může managament firmy rozhodovat o budoucích investicích, obchodech, rozšíření firmy apod. 4. Zjištění informací pro účely daňové jedná se o správné stanovení základu daně, a tím i daňové povinnosti účetní jednotky 5. Údaje v účetnictví umožňují kontrolu stavu majetku a hospodaření s ním tato kontrolní funkce je charakteristická zejména u akciových společností, kdy jsou tyto společnosti řízeny profesionálním týmem odborníků, odděluje výkonné řízení firmy od vlastnictví pro akcionáře se účetnictví stává důležitým prostředkem kontroly a obrany majetku svěřeného do správy profesionálnímu vedení 1

2 základním předpisem pro vedení účetnictví je zákon o účetnictví, kterým se řídí vedení účetních záznamů závazně pro všechny účetní jednotky stanovuje např. rozsah a způsob vedení účetnictví, náležitosti účetních dokladů, povinnost archivace účetních dokladů apod. povinností podle zákona o účetnictví je vést účetnictví úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně nahrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem ÚPLNOST = zaúčtování všech účetních případů týkajících se jednoho účetního období PRŮKAZNOST = všechny účetní zápisy a případy jsou doložitelné doklady SPRÁVNOST = jestliže nebyly porušeny povinnosti stanovené zákonem Další důležité informace pro vedení účetnictví: a) Za správnost účetnictví zodpovídá podnikatel b) Účetnictví se vede v české měně c) Právnické mají povinnost vést účetnictví ode dne svého vzniku d) Účetním obdobím se rozumí období, za které se účetnictví uzavírá a zjišťuje se hospodářský výsledek účetní jednotky (je to dvanáct po sobě jdoucích kalendářních měsíců buď je shodné s kalendářním rokem nebo se jedná o tzv. hospodářský rok) e) Povinnost vést jedno účetnictví za jednu účetní jednotku jako celek f) Účetnictví může být vedeno buď v ruce, nebo pomocí účetního softwaru účetnictví se lze vést dvojím způsobem: 1. DAŇOVÁ EVIDENCE (je upravena zákonem o dani z příjmu a musí jí vést osoby, které dosahují příjmů z podnikání a z jiné samostatně výdělečné činnosti - lékaři, živnostníci apod. a nejsou účetní jednotkou) 2. ÚČETNICTVÍ (je upraveno zákonem o účetnictví a vedou ho právnické osoby a fyzické osoby, které se staly účetními jednotkami fyzická osoba se stane účetní jednotkou zejména v těchto případech: A. Pokud její obrat za bezprostředně předcházející účetní období přesáhl 25 miliónů korun B. Pokud se dobrovolně rozhodla vést účetnictví C. Pokud je zapsána v obchodním rejstříku 2

3 daňová evidence slouží zejména ke zjištění správné výše základu daně z příjmu, zatímco účetnictví poskytuje mnohem komplexnější pohled na hospodaření firmy výsledek hospodaření se zjišťuje: a) v daňové evidenci jako rozdíl mezi příjmy a výdaji b) v účetnictví jako rozdíl mezi výnosy a náklady v účetnictví se rozeznávají dva typy: a) Účetnictví finanční b) Účetnictví manažerské Finanční účetnictví účetnictví finanční poskytuje ucelený soubor informací o aktivech a pasivech podniku, o jeho nákladech, výnosech a výsledku hospodaření zachycují se v něm vztahy podniku k vnějšímu okolí (odběratelům, dodavatelům, apod.) jedná se zejména o účetní výkazy, které se předkládají externím uživatelům Manažerské účetnictví tvoří soubor informací potřebných k efektivnímu řízení podniku složkami manažerského účetnictví jsou mimo jiné: vnitropodnikové účetnictví kalkulace rozpočetnictví (plán výkonů jednotlivých podnikových útvarů) ÚČETNÍ DOKLADY zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů tyto doklady musí obsahovat předepsané náležitosti účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace ÚČETNÍ DOKLADY ČLENĚNÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ A. PODLE DRUHU 1. Faktury vystavené vyúčtování odběrateli 2. Faktury přijaté vyúčtování od dodavatele 3. Příjmové pokladní doklady používají se u plateb za hotové (vypisuje se dvakrát) 4. Výdajové pokladní doklady 5. Bankovní výpisy informují účetní jednotku o pohybu peněz na bankovním účtu 6. Vnitřní účetní doklady příjemky, výdejky apod. 3

4 ÚČETNÍ DOKLADY B. PODLE POČTU OPERACÍ 1. Jednotlivé dokumentují jednu hospodářskou operaci 2. Sběrné shrnují více účetních dokladů, které zachycují stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu, aby mohly být zaúčtovány jednou položkou C. PODLE OBSAHU 1. Interní (vnitřní) příjemky, výdejky apod. 2. Externí (vnější) mají vztah k okolí podniku (faktury, výpis z běžného účtu apod.) Náležitosti účetních dokladů A. Označení účetního dokladu veškeré doklady musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách (např. VPD výdajový pokladní doklad) B. Popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků C. Peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství Náležitosti účetních dokladů D. Okamžik vyhotovení účetního dokladu E. Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu F. Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování 1. Osoba odpovědná za účetní případ stvrzuje obsah účetního případu, tj. zachycení skutečností, které jsou předmětem účetnictví, tj. podpis osoby odpovědné za účetní případ na účetním dokladu by měl garantovat věcnou správnost účetního případu 2. Osoba odpovědná za zaúčtování účetního případu přezkouší dokladu z hlediska formálního (náležitosti úč. dokladu) účetní doklady se mají vyhotovovat bez zbytečného odkladu, tedy ihned po zjištění skutečností, které se jimi ověřují údaje na účetním dokladu musí být zapsány prostředkem zaručujícím trvalost zápisu, aby byly po celou dobu archivace čitelné doklady, které nemají předepsaný obsah nebo nejsou správně vyplněny, nejsou považovány za průkazné po technické stránce mohou být doklady vyhotovovány na tiskárnách počítačů v souvislosti s daní z přidané hodnoty (DPH) se vystavují daňové doklady daňový doklad má zákonem o DPH předepsané náležitosti, které jsou obsahově širší než vyžadované náležitosti účetního dokladu PŘÍKLAD: Zákazníkovi jsme poskytli poradu k vedení účetnictví. Zákazník za ni má zaplatit v hotovosti 500,- Kč. Na tento příjem peněz do firemní pokladny vystavíme stvrzenku. Může to být jakýkoliv kus papíru, který bude mít určité náležitosti. 4

5 PŘÍKLAD: 1. Komu zaplatil stvrzenku označíme, nejlépe někde v záhlaví, jménem naší firmy (obvykle razítko) 2. Kdy zaplatil datum zaplacení dokladu 3. Kdo zaplatil pokud je zákazník podnikatel, obvykle uvede svou firmu 4. Kolik zaplatil částku v Kč (obvykle i slovy) 5. Za co zaplatil uvedeme o jakou službu se jednalo) Opravy na účetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví opravy účetních dokladů lze provádět tímto způsobem: A. k chybnému dokladu vystavíme nový opravný účetní doklad (tzv. dokladový způsob) B. vyznačíme opravu přímo na opravovaný doklad (bezdokladový způsob) Opravy na účetních dokladech Bezdokladový způsob opravování chybný údaj na účetním dokladu se slabě přeškrtne tak, aby i nadále zůstal čitelný nad původní údaj se uvede údaj správný k opravovanému údaji je nutné z hlediska průkaznosti připojit také poznámku o provedení opravy s podpisem pracovníka odpovědného za správnost opravovaného dokladu Opravy na účetních dokladech Dokladový způsob opravování na původním i na opravném účetním dokladu je nutné uvést vzájemné odkazy, tj. na opravném dokladu je nutné vyznačit číslo opravovaného dokladu a naopak složitější, nezvyklé opravy je třeba doplnit vysvětlujícím komentářem s uvedením důvodu opravy 1. Přezkoušení správnosti kontrola účetního dokladu z hlediska věcné a formální stránky věcná stránka = prověření správnosti údajů na účetním dokladu (vč. kontroly správnosti výpočtů na dokladu) formální stránka = ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu 5

6 2. Příprava k zaúčtování a) Třídění dokladů rozdělení dokladů podle určitého hlediska (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy apod.) b) Označování dokladů přidělení určité číselné řady c) Evidence zápis dokladů do pomocných účetních knih (knihy faktur, pokladní knihy) d) Určení účtovacího předpisu stanovení účtů a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován vč. uvedení peněžních částech 3. Zaúčtování dokladů účetní zápisy v účetních knihách 4. Úschova dokladů založení do pořadačů a šanonů archivace nejméně 5 let 6