KONTROLNÍ ŘÁD MĚSTA MORAVSKÝ BEROUN Podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů Obsah směrnice: 1) Obecná část 2) Vnitřní kontrolní systém 3) Řídící kontrola 4) Veřejnosprávní kontrola 5) Interní audit 6) Společná a závěrečná ustanovení Platnost kontrolního řádu od: 01.02.2009 V Moravském Berouně dne 12.12.2008. I. Obecná část Finanční kontrola, vykonávaná podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o finanční kontrole) a prováděcí vyhlášky č. 416/2004 Sb., je součástí řízení, které zabezpečuje hospodaření s veřejnými prostředky. Kontrola je zaměřena především na hospodárnost, efektivnost a účelnost jejich použití. 1) Působnost a postavení obce v systému finanční kontroly Působnost a postavení obce v systému finanční kontroly vychází ze zákona o finanční kontrole. Podle tohoto zákona Město Moravský Beroun (dále jen město ) je: Orgánem veřejné správy Současně je účetní jednotkou podle 1, odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o účetnictví). Kontrolovanou osobou Hospodaří s veřejnými prostředky a je financována z veřejné finanční podpory. (Poznámka: Kontrolovat město může krajský úřad, finanční úřad a finanční ředitelství, ministerstva, nejvyšší kontrolní úřad a další instituce podle příslušných zákonů.) Kontrolním orgánem Podle zákona o finanční kontrole je město povinno vykonávat vnitřní finanční kontrolu v rámci svých řídících a kontrolních pravomocí a veřejnosprávní kontrolu žadatelů nebo příjemců veřejné finanční podpory, kterou jim poskytuje. Dále podle zákona o finanční kontrole kontroluje hospodaření s veřejnoprávními prostředky u zřizovaných příspěvkových organizací. Podle odst. 5, 27, zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech ÚSC, ve znění pozdějších předpisů (dále jen rozpočtová pravidla ÚSC), město provádí celkovou kontrolu hospodaření zřizované PO. 2) Vymezení pojmů Veřejné prostředky jsou veřejné finance (příjmy a výdaje), věci, majetková práva a jiné hodnoty města. 1
Veřejná finanční podpora jsou dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci a další prostředky nebo záruky poskytnuté ze státního rozpočtu nebo z rozpočtu ÚSC nebo z rozpočtu státních fondů. Příjemci veřejné podpory je město jako příjemce dotací a přechodných výpomocí ze státního rozpočtu nebo z kraje, jím zřizovaná organizační složka, financovaná obcí, příspěvková organizace jako příjemce neinvestičních a investičních příspěvků na činnost od města, občanská sdružení, neziskové organizace a další subjekty, kterým město poskytlo veřejnou finanční podporu. Příspěvkové organizace Města jsou: a) Základní škola Moravský Beroun, okres Olomouc, Opavská 131, Moravský Beroun, IČ 60802693 b) Mateřská škola Moravský Beroun, náměstí 9.května 595, Moravský Beroun, IČ 63024586 dále Město podporuje sportovní, zájmová a další sdružení v souladu s Pravidly o poskytování příspěvků z rozpočtu města. Správností finanční a majetkové operace (dále jen operace ) je její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností. Hospodárností je takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, Efektivností je takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků. Účelností je takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Veřejnosprávní kontrolou se rozumí kontrola prováděná u podřízených příspěvkových organizací, u jiných příjemců (právnické nebo fyzické osoby) veřejné podpory z rozpočtu města nebo u žadatelů o tuto podporu. Řídící kontrolou se rozumí kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími odborů v rámci své řídící působnosti vymezené v příslušných organizačních normách při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací. Kontrolní metodou se rozumí použitá metoda nebo její vhodná kombinace s jinými metodami vymezenými v 6, odst. 1) zákona o finanční kontrole a v 3 až 9 prováděcí vyhlášky 416/2004 Sb., (dále jen vyhláška ) při provádění kontrolní činnosti. Kontrolní metoda slouží k zajištění objektivnosti a úplnosti informací o tom, zda kontrolované osoby naplňují požadavky, na které je kontrola zaměřena. Kontrolním postupem se rozumí systematicky uspořádané úkony, kterými se na základě zvolených kontrolních metod shromažďují, třídí, vyhodnocují a dokumentují informace k naplnění účelu finanční kontroly. II. Vnitřní kontrolní systém Vedoucí orgánu veřejné správy (starosta) je povinen v rámci finanční kontroly zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který v sobě zahrnuje řídící kontrolu a funkci interního auditu. Řídící kontrola je třífázový systém tvořený předběžnou, průběžnou a následnou kontrolou příslušných operací. Řídící kontrola je zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci v rámci pracovní náplně jako součást vnitřního řízení. Řídící finanční kontrolu provádí: příkazce operace správce rozpočtu a hlavní účetní. 2
Nejvyšším kontrolním článkem v systému vnitřní a vnější kontroly je starosta a tajemník MěÚ, případně pověřený člen RM, kteří odpovídají za zajištění podmínek pro výkon kontrolní činnosti na MěÚ. Vedoucí odborů a oddělení vykonávají kontrolu pracovní agendy a pracovní kázně podřízených pracovníků jako nedílnou součást své řídící práce. Zajišťují rovněž kontrolu plnění mandátních a jiných smluv uzavřených městem s právnickými nebo fyzickými osobami na činnosti přímo související s agendou odboru či oddělení. Vedoucí finančního odboru dále vykonává řídící kontrolu ve smyslu zákona o finanční kontrole. V oblasti přenesené působnosti je kontrola prováděna v rozsahu stanoveném zvláštními předpisy (např. zákonem č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, zákonem č. 337/1992 Sb. o správě daní a poplatků, aj.). V oblasti samostatné působnosti je kontrola prováděna na jednotlivých útvarech v rozsahu stanoveném Organizačním řádem MěÚ, případně dalšími interními předpisy. Řídící akty Městského úřadu Moravský Beroun ( dále jen MěÚ ) Soustavu organizačních norem tvoří : a) Organizační řád, který představuje základní organizační normu komplexního charakteru a vytváří základ pro další navazující organizační normy MěÚ. Vydává tajemník a schvaluje RM b) Pracovní řád, který vymezuje pracovněprávní vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci, zejména za účelem vnitřního pořádku, řádné organizace práce a upevnění pracovní kázně v rámci MěÚ. Vydává jej tajemník. c) Spisový a skartační řád, který zabezpečuje řádný výkon spisové, skartační a archivační služby v podmínkách MěÚ. Vydává jej tajemník. d) Podpisový řád, který vymezuje kompetence jednotlivých odpovědných osob MěÚ při podepisování písemností. Vydává jej tajemník. e) Směrnice o účetnictví včetně oběhu účetních dokladů upravuje oddělení pravomocí a odpovědnosti při přípravě, schvalování, provádění a kontrole finančních a hospodářských operací. V těchto vnitřních předpisech a v pracovních náplních je vymezen rozsah pravomocí a odpovědností jednotlivých zaměstnanců města, volených a jmenovaných orgánů obce při nakládání s veřejnými prostředky. Kontrolní činnost je činnost : a) kontrolního výboru zastupitelstva města, b) finančního výboru zastupitelstva města, d) odboru finančního, e) kontrolní činnost nezávislého externího subjektu Kontrola je zaměřena na hospodaření s finančními a hmotnými prostředky města a organizací zřízených městem, kontrola plnění povinností vyplývajících z obecně platných vyhlášek města a nařízení města, kontrola vyřizování petic, stížností a podnětů občanů a kontrola plnění úkolů daných usneseními zastupitelstva města a rady města. - Kontrolní orgány se nezabývají pracovně právními vztahy, kontrolou v rámci vztahů nadřízenosti a podřízenosti a kontrolou činnosti na úseku přenesené působnosti obce (výkon státní správy). Starosta : Zajistí, aby o všech operacích a provedených kontrolách byl proveden průkazný záznam a vedena příslušná dokumentace. 3
Zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků a přijme veškerá potřebná opatření k jejich ochraně. Povinnosti odpovědných zaměstnanců a pracovníků města Zodpovídají za zajištění a plnění úkolů na úseku kontrolní činnosti v souladu s platnými zákonnými předpisy a vnitřními směrnicemi města a kontrolním řádem. Jsou povinni podávat starostovi a orgánům města včasné a spolehlivé informace o závažných nedostatcích zjištěných v rámci kontrolní činnosti s návrhy na opatření k jejich odstranění. Postavení a úloha finančního výboru Finanční výbor je kromě kontrolních úkolů vyplývajících z 119 zákona č.128/2000 Sb., o obcích, ve znění dalších předpisů (dále jen zákon o obcích), zároveň na základě příslušného usnesení zastupitelstva města pověřen provádět následné vnitřní finanční kontroly a následné veřejnoprávní kontroly na místě. Postavení a úloha kontrolního výboru Kontrolní výbor je, kromě kontrolních úkolů vyplývajících z 119 zákona o obcích, zároveň na základě příslušného usnesení zastupitelstva města, specializovaným a funkčně nezávislým útvarem obce, který přezkoumává a vyhodnocuje účinnost vnitřního kontrolního systému obce. III. Řídící kontrola v souvislosti s finančními a hospodářskými operacemi K zajištění předběžné kontroly plánovaných a připravovaných finančních a hospodářských operací a průběžné a následné kontroly jejich realizace je připojen program kontrol, postupy kontrol a dispoziční oprávnění k jednotlivým kontrolám při finančních a hospodářských operacích. Dispoziční oprávnění k předběžné řídící kontrole (příloha č.1), kde jednotlivé funkce a fáze znamenají: Předběžná řídící kontrola před zahájením finanční nebo hospodářské operace (před vznikem závazku právní část kontroly) Rozhodnutí o přípravě finanční nebo hospodářské výdajové operace, které provádí příkazce operace, musí předcházet předběžná kontrola z hlediska přípustnosti a rozpočtového krytí. Tato kontrola je prováděna ve fázi rozhodování o zahájení důležitých investičních i neinvestičních záměrů města, uzavírání hospodářských smluv a objednávek nebo tvorbě vnitřních předpisů a rozhodnutí, které ovlivňují výši výdajů města. Přípustnost operace znamená, že navrhovaná operace je v souladu s platnými zákony a dalšími právními předpisy usneseními orgánů města a vnitřními směrnicemi města a odpovídá kritériím hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Tuto kontrolu provádí příkazce operace, to je osoba odpovědná za schvalování finančních a hospodářských operací. Příkazce operace odpovídá za to, že budou plněny všechny zákonné procesní úkony a platné předpisy spojené s příslušnými finančními a hospodářskými operacemi města při dodržení kritérií maximální hospodárnosti. 4
Starosta stanovuje kritéria pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy (dle zákona č. 320/2001 4, odst.2) takto: a) Vždy posoudit, zda nelze potřebné zajistit ze stávajícího majetku. b) Vždy posoudit, zda nelze potřebné zajistit pořízením použitého majetku. c) V případě dodávek zboží a služeb postupovat v souladu se Směrnicí o veřejných zakázkách d) Využívat množstevních slev. e) Využívat dodání služeb nebo zboží bez zprostředkovatelů. f) Nesjednávat nestandardní nebo jednostranně výhodné podmínky. g) Nesjednávat úkony, které by významně ohrozily majetkovou podstatu organizace. h) Neuskutečňovat výdaje, které nesouvisejí s činností organizace. i) Odpracované hodiny, veškerá fyzická plnění budou odsouhlaseny odběratelem. j) Minimalizovat rizika. Kontrolu rozpočtového krytí finanční operace provádí pracovník určený jako správce rozpočtu. Správce rozpočtu potvrzuje, že předpokládaný výdaj připravované operace je nebo bude kryt finančními prostředky v rámci schváleného nebo upraveného rozpočtu, mimořádnou dotací, z vlastních výnosů hospodářské činnosti nebo z vlastních fondů. Souhlas správce rozpočtu musí být zajištěn u všech uzavíraných smluv, které mají dopad na finanční hospodaření města (smlouvy s dodavateli, objednávky, kupní a prodejní smlouvy, nájemní smlouvy a jejich změny, smlouvy o poskytnutí dotací ze státního rozpočtu apod.). Bez zajištění rozpočtového krytí by neměl být závazek uzavírán. Svůj souhlas pracovník písemně potvrdí na návrhu uzavíraných smluv nebo písemné objednávce. Je li známa předem výše závazku a podmínky plnění, jsou tyto výdaje realizovány v režimu individuálního příslibu. Tento režim jednoznačně určuje výši, složení výdajů i časový průběh plnění. Veškeré odchylky od tohoto plnění musí být řešeny změnou rozpočtu, závazných ukazatelů nebo smluv. Individuálním příslibem mohou být řešeny: výdaje s dotačními tituly (ze státního rozpočtu, státních fondů, národního fondu, krajského úřadu, účelové dary) mimořádné investiční nebo neinvestiční akce města poskytnutí přechodných výpomocí nebo půjček další výdaje doporučené orgány města a závěrů z případných vnitřních a vnějších kontrol zvlášť v případě finančních obtíží města jednorázový výdaj s významnou hodnotou Opakující se a běžné výdaje mohou být realizovány formou limitovaného příslibu na určité období maximálně jednoho rozpočtového roku. Podle charakteru výdaje bude limitovaný příslib stanoven na ORJ, ODD PAR - seskupení položek nebo přímo na ODDPAR a položku. Rozsah výdajů, které budou realizovány v režimu limitovaného příslibu, bude stanoven při rozpisu schváleného rozpočtu a doplňován při rozpočtových změnách. U obou limitů může správce rozpočtu stanovit doplňující podmínky, které musí být při financování dodrženy. 5
Předběžná kontrola finanční nebo hospodářské operace po vzniku závazku (finanční část kontroly) Vlastní realizace finanční nebo hospodářské operace nastává z rozhodnutí příkazce operace po provedení předcházejících kontrol. Podobně jako prvotní rozhodnutí o provedení hospodářské nebo finanční operace je tato fáze rozhodující z hlediska kontroly hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti operace. Příkazce operace provádí kontrolu sám nebo může stanovit, kdo provádí dozor nad průběhem vlastní realizace finanční nebo hospodářské operace. Stanoví to ve vnitřních předpisech, pracovních náplních nebo příkazem (např. stavební dozor, kontrolu převzetí materiálu a služeb, kontrolu cestovních příkazů, kontrolu tvorby cen za vlastní výrobky nebo služby apod.) Realizace končí vystavením příslušného dokladu o výši výdaje. Na základě vystaveného dokladu dochází k následné kontrole věcné a početní správnosti předkládaných údajů. Kontrolu věcné a početní správnosti provádí pracovník odpovědný za dozor při realizaci finanční nebo hospodářské operace nebo jiný pověřený pracovník. Pracovník ověřuje, zda údaje na vystaveném dokladu odpovídají věcně provedené finanční nebo hospodářské operaci (objednávce, převzaté dodávce materiálu, majetku, prací a služeb a pod.). Ověřuje úplnost podkladů (dodací listy, rozpisy práce), zda konečná cena odpovídá smluvní ceně dle smlouvy, maximální ceně dle objednávky nebo případně ceně regulované. Teprve, projde-li vystavený účetní doklad těmito kontrolami, schválí příkazce operace proplacení výdaje. Ještě před vlastní úhradou nebo zaúčtováním provede hlavní účetní formální kontrolu náležitostí účetních dokladů k příslušné operaci. Tato kontrola znamená komplexní prověření předložených dokladů, jejich náležitostí podle 11 zákona č. 563/2001 Sb., o účetnictví, ověření provedení příslušných kontrol dle směrnice o finanční kontrole, oběhu účetních dokladů a zda jsou provedeny v souladu s dispozičním oprávněním. Pro stanovení pracovníků odpovědných za jednotlivé fáze vnitřní předběžné kontroly platí dle 26, zákona o finanční kontrole následující zásady: Nelze sloučit funkci příkazce operace s funkcí hlavního rozpočtáře a hlavního účetního Zjistí-li osoba uvedené v dispozičním oprávnění jako správce rozpočtu nebo hlavní účetní, že finanční nebo hospodářská operace byla provedena bez předběžné řídící kontroly a nesplňuje podmínky pro uskutečnění výdaje, informuje ihned vedoucího orgánu veřejné správy (starostu), který rozhodne zároveň jako příkazce operace společně se správcem rozpočtu o úhradě vzniklého závazku. Průběžná a následná kontrola finančních a hospodářských operací Při následné vnitřní kontrole kontrolní orgán města prověřuje: a) zda byly dodrženy stanovené podmínky a postupy při uskutečňování, vypořádání a vyúčtování schválených operací b) zda při změnách ekonomických, právních, provozních a jiných podmínek dochází k přizpůsobení uskutečňovaných operací 6
c) zda jsou prováděny včas a přesně zápisy o uskutečňovaných operacích v zavedených evidencích a automatizovaných informačních systémech a tyto údaje slouží pro včasné a správné zpracování stanovených finančních, účetních a jiných výkazů, hlášení a zpráv d) zda údaje v účetních výkazech, výsledek hospodaření a zdroje odpovídají finančním prostředkům na účtech, majetku včetně pohledávek a závazkům organizace e) zda je s majetkem nakládáno v souladu se zákonem o obcích, zda je řádně vedena věcná a účetní evidence majetku, zda je majetek zařazován a vyřazován dle platných předpisů a vnitřní směrnice města Starosta města pro zabezpečení průběžných a následných kontrol je zpracován roční plán kontrol finančních a hospodářských operací včetně termínů a odpovědných osob. (Příloha č.2) Následný plán kontrol musí obsahovat kontrolu plnění opatření z vnějších kontrol města. Součástí těchto kontrol je kontrola evidence a upotřebitelnosti majetku, prováděná v rámci inventarizace majetku dle 29-30 zákona o účetnictví. IV. Působnost a úkoly na úseku veřejnosprávní kontroly Město provádí veřejnoprávní kontrolu v případě hospodaření s veřejnými prostředky. a) u svých příspěvkových organizací b) u žadatelů o veřejnou finanční podporu nebo u příjemců veřejné finanční podpory, která je těmto poskytována. Předběžnou veřejnosprávní kontrolu před poskytnutím veřejných prostředků zajišťuje příkazce operace na základě podkladů předaných žadatelem. Průběžnou a následnou veřejnosprávní kontrolu u PO a žadatelů o veřejné prostředky zajišťuje účetní ve spolupráci s finančním výborem. Kontrolu lze zajistit i pomocí přizvané osoby dle 16 zákona č. 320/2001 Sb., V rámci veřejnoprávní kontroly prověřuje město přiměřenost a účinnost systému vnitřního řízení a kontroly u příspěvkových organizací zřizovaných obcí. Veřejnoprávní kontrola zřizovaných příspěvkových organizací nahrazuje funkci interního auditu v těchto organizacích. Provádění veřejnosprávních kontrol na místě se řídí příslušnými ustanoveními zákona o finanční kontrole. Kontrolní postupy upravují 22 27 prováděcí vyhlášky č. 416/ 2004 Sb., k zákonu o finanční kontrole. V. Interní audit Interní audit je nezávislé a objektivní přezkoumání a vyhodnocování operací a vnitřního kontrolního systému města a plní úkoly dle 28 zákona o finanční kontrole. 7
Interní audit zahrnuje zejména: finanční audit ověření údajů v účetnictví a finančních výkazech audit systémů prověřuje a hodnotí fungování systémů např. systém zajištění příjmů města od vzniku pohledávky až po její vymožení, systém zajišťování investiční výstavby s účastí státního rozpočtu od projektu, přes výběrové řízení až po vlastní realizaci apod. audit výkonu zkoumá hospodárnost, efektivnost a účelnost operací Interní audit obce je v obci je nahrazen kontrolou zajišťovanou kontrolním a finančním výborem na základě pověření. Plán kontrol vychází mimo jiné ze zjištění z přezkoumání hospodaření obce krajským úřadem (auditorem) a závěrů dalších vnitřních a vnějších kontrol obce. Starosta města zodpovídá: 1) za zpracování ročního a střednědobého plánu následných vnitřních kontrol, které budou zároveň sledovat úkoly vnitřního auditu 2) podávání zpráv v předepsaných termínech a rozsahu dle předtisku pro vypracování roční zprávy 22 zákona o finanční kontrole, která zahrnuje údaje a informace o výsledcích finanční kontroly v obci a jí zřízených příspěvkových organizací. VI. Závěrečná ustanovení Tento řád je vydáván na základě odst. (5), 18 prováděcí vyhlášky MF k zákonu o finanční kontrole č.416/2004 Sb., Na provedení veřejnoprávních kontrol nebo vnitřního auditu města se může podílet přizvaná osoba, která má k dané problematice potřebné odborné znalosti. Přizvaná osoba bude kontrolu provádět dle pověření starostou města na základě živnostenského oprávnění nebo na základě dohody o práci mimo pracovní poměr. KŘ zasahuje do některých vnitřních organizačních směrnic (zejména Organizační řád, Směrnice pro vedení účetnictví, Podpisový řád). Pokud jsou některá ustanovení tohoto KŘ v rozporu s ustanovením jiných organizačních směrnic, platí úprava stanovená v tomto KŘ. Nedílnou součástí směrnice je: Příloha č. 1. Dispoziční oprávnění k jednotlivým kontrolám při finančních a hospodářských operacích. Příloha č. 2 2.1. Postup pro zajištění předběžné finanční kontroly 2.2. Tiskopis Doklad o provedení předběžné řídící kontroly před schválením závazku nebo uplatněním nároku 2.3. Program řídících kontrol 2.4. Manuál řídících kontrol 2.5. Program veřejnosprávních kontrol 2.6. Manuál veřejnosprávních kontrol Ing. Tomáš Feranec, v.r. starosta města 8
K O N T R O L N Í Ř Á D Města Moravský Beroun Subjekt: Město Moravský Beroun IČ: 00296244 Adresa: náměstí 9.května 4 793 05 Moravský Beroun Počet obyvatel k 1.1.2008: 3306 Zpracovatel Bc. Barbora Novotná, tajemnice MěÚ, Miroslava Škařupová, vedoucí FO 12.12.2008 Datum Schvalovatel RM č. usnesení 39.2 písm.f) 06.01.2009 Účinnost Dnem účinnosti tohoto Kontrolní řádu se ruší Kontrolní řád ze dne 09.05.2007, ve znění změn a doplňků. ( usnesení RM 10.2. písm. c) 01.02.2009 9