Jednoduchý postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku a správa registratúry v praxi podnikateľa

Jednoduchý postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku a správa registratúry v praxi podnikateľa

Copyright 2005 by Dashöfer Holding, Ltd. Všetky práva, predovšetkým autorské právo, licenčné právo a priemyselné ochranné práva sú vo výhradnom vlastníctve Dashöfer Holding, Ltd. a sú chránené autorským zákonom. Všetky práva sú vyhradené, najmä právo na kopírovanie, distribúciu a preklad. Žiadna časť nesmie byť akoukoľvek formou (tlačou, fotokópiou, elektronickým alebo iným spôsobom) bez predchádzajúceho písomného súhlasu vydavateľstva reprodukovaná alebo s použitím elektronických off-line systémov ukladaná do pamäti, spracovaná či šírená. Informácie obsiahnuté v tomto diele boli spracované na základe najlepších poznatkov v okamihu zverejnenia, z dôvodu nejednotných právnych výkladov a neucelených výsledkov vo výskume a jurisdikcii dielo nezaručuje absolútnu bezchybnosť. Redakčná uzávierka: 31. mája 2005 Vydáva Verlag Dashöfer, vydavateľstvo, s. r. o. Baštová 4, P. O. BOX 323, Bratislava, 814 99 tel.: 02/54 43 34 70, fax: 02/54 43 34 85, Zodpovedná redaktorka: Ing. Renáta Matějková e-mail: renata.matejkova@dashofer.sk Autorka: Mgr. Monika Oravská e-mail: monika.oravska@dashofer.sk Sadzba: Xpression, s. r. o., Bratislava

Obsah str. 3 Obsah I. Ktorého podnikateľa sa vypracovanie registratúrneho poriadku a správa registratúry týka?................................... 4 II. Aké povinnosti má podnikateľ pri správe registratúry?.................. 6 III. Čo treba zhodnotiť pred vypracovaním registratúrneho poriadku?..... 8 IV. Štruktúra registratúrneho poriadku.................................... 9 V. Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku..................... 11 VI. Postup pri vypracovaní registratúrneho plánu........................ 27 VII. Grafické prehľadné zobrazenie správy registratúry podnikateľa v praxi................................................... 40 VIII. Zákon o archívoch a registratúrach................................... 41 IX. Vyhláška k zákonu o archívoch a registratúrach....................... 68 X. Zoznam archívov..................................................... 91 www.dashofer.sk Copyright 2005 by Dashöfer Holding, Ltd. jún 2005

Ktorého podnikateľa sa vypracovanie registratúrneho poriadku a správa registratúry týka? str. 4 I. Ktorého podnikateľa sa vypracovanie registratúrneho poriadku a správa registratúry týka? Povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a zabezpečiť správu registratúry má pôvodca registratúry. Pôvodcom registratúry je každá právnická osoba a fyzická osoba z činnosti ktorej vzniká registratúra. 1. Povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a zabezpečiť správu registratúry sa teda týka každého podnikateľa, čiže: a) každej obchodnej spoločnosti, b) každého živnostníka, c) každej osoby, ktorá podniká na základe iného než živnostenského oprávnenia (napr. advokát, notár, exekútor, autorizovaný architekt, daňový poradca, lekár, ). (V nasledujúcom texte len podnikateľ ) 2. Podmienkou vzniku tejto povinnosti podnikateľa je, aby z jeho činnosti vznikala registratúra. Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných podnikateľom, čiže akýchkoľvek záznamov, či už v písomnej alebo elektronickej forme. Ide najmä o: doručené a odoslané zásielky, účtovné záznamy, obchodné zmluvy, výpisy z obchodného registra, daňové registrácie, záznamy pre sociálne a zdravotné poistenie, mzdové listy, osobné spisy zamestnancov atď. Keďže vo veľkej miere ide o záznamy, ktoré musí evidovať každý podnikateľ, z uvedeného vyplýva, že každý podnikateľ je pôvodcom registratúry a vzťahuje sa naň povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a zabezpečiť správu registratúry. Upozornenie: Podľa platnej právnej úpravy má povinnosť vypracovať a predložiť na schválenie registratúrny poriadok každá právnická osoba a fyzická osoba. Podľa metodického pokynu MV SR samostatne podnikajúca fyzická osoba živnostník, nemusí predkladať svoj registratúrny poriadok na schválenie, ak pri jeho tvorbe postupovala podľa metodického návodu vypracovaného MV SR. Ak sa však živnostník od neho výrazne odkloní, musí si ho nechať schváliť. Metodický pokyn a vzor registratúrneho poriadku nájdete na www.civil.gov.sk.

Ktorého podnikateľa sa vypracovanie registratúrneho poriadku a správa registratúry týka? str. 5 Ďalšie informácie o vypracovaní registratúrneho poriadku a správe registratúry vychádzajú z platnej právnej úpravy a zo všetkých dostupných informácií určených tak pre právnické, ako aj pre fyzické osoby, preto podľa nich môžu postupovať aj právnické aj fyzické osoby. Odporúčanie: Napriek vyššie uvedenej informácií odporúčame aj fyzickým osobám predložiť svoj registratúrny poriadok na schválenie príslušnému archívu. Dôvodom je, že túto povinnosť im stále ukladá platná právna úprava (napriek metodickému pokynu MV SR) a tiež budú mať úplnú istotu, že po schválení príslušným archívom sú ich registratúrne poriadky vecne správne.

Aké povinnosti má podnikateľ pri správe registratúry? str. 6 II. Aké povinnosti má podnikateľ pri správe registratúry? Správa registratúry podnikateľa zahŕňa evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Podnikateľ môže zveriť správu registratúry inej na to oprávnenej osobe. Pri správe registratúry je podnikateľ povinný: 1. vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán a predložiť ho na posúdenie a schválenie ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou (zoznam archívov nájdete v kapitole X), 2. zabezpečovať správu registratúry (grafické prehľadné zobrazenie správy registratúry podnikateľa v praxi nájdete v kapitole VII), 3. zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu; ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, papier musí spĺňať požiadavky technickej normy, 4. zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie, 5. umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie, 6. umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry, 7. vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva, 8. označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami obmedzený prístup a uvedením času trvania obmedzenia, 9. oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, 10. odovzdať bezodkladne registratúru právnemu zástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu: odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou usporiadané podľa jeho pokynov, uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu miesto, kde sú uložené. Podnikateľovi hrozí pokuta: a) 1 000 000 Sk, ak: zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania, b) 500 000 Sk, ak: neumožní výkon štátneho odborného dozoru, c) 100 000 Sk, ak: nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie, nezabezpečí správu registratúry, nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu, umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany, neodovzdá registratúru právnemu nástupcovi,

Aké povinnosti má podnikateľ pri správe registratúry? str. 7 nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo ministerstvo, d) 50 000 Sk, ak: neoznámi zmenu svojho názvu alebo zmenu miesta uloženia registratúry.

Čo treba zhodnotiť pred vypracovaním registratúrneho poriadku? str. 8 III. Čo treba zhodnotiť pred vypracovaním registratúrneho poriadku? 1. Predovšetkým si treba uvedomiť, že registratúrny poriadok je nevyhnutný nie len pre plnenie ďalšej z mnohých povinností podnikateľa voči štátu, ale predovšetkým by mal slúžiť potrebám podnikateľa pri jeho obchodnej, hospodárskej a personálnej činnosti. Registratúrny poriadok by mal byť vypracovaný tak, aby podnikateľovi umožnil: prehľadné evidovanie, tvorbu, ukladanie záznamov, ktoré podnikateľ potrebuje, efektívnu ochranu záznamov pred požiarom, vodou a inými degradačnými činiteľmi, jednoduchý prístup k týmto záznamom, vyradenie záznamov, ktoré už podnikateľ nepotrebuje. 2. Súčasne si treba uvedomiť, že každý podnikateľ, pokiaľ ide o predmet a rozsah podnikateľskej činnosti, počet zamestnancov, organizačnú štruktúru, technické a priestorové vybavenie atď, sa odlišuje od iných podnikateľov. Niektorí podnikatelia vytvárajú registratúrne záznamy vo väčšom, iní v menšom rozsahu. Registratúrny poriadok každého podnikateľa by mal byť jedinečný, čo najviac prispôsobený potrebám jeho činnosti. 3. Pred vypracovaním registratúrneho poriadku by si mal podnikateľ urobiť podrobný prieskum a zhodnotiť: svoje možnosti čo najjednoduchšieho zabezpečenia správy registratúrnych záznamov po stránke personálnej, technickej a priestorovej, ktoré záznamy potrebuje alebo musí evidovať a ukladať podľa osobitných právnych predpisov, po akú dobu, ktorý záznam potrebuje alebo musí evidovať a ukladať podľa osobitných právnych predpisov, aký spôsob evidovania a ukladania registratúrnych záznamov by bol pre neho najprijateľnejší (automatizovaný, neautomatizovaný). 4. Pri vypracovaní registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu podľa informácií uvedených v nasledujúcich kapitolách by mal každý podnikateľ postupovať nasledovne: zvážiť, aký systém správy registratúry u neho funguje, resp. aký si chce vytvoriť tak, aby čo najviac zodpovedal jeho podmienkam a potrebám, podľa toho si vytvoriť vlastnú štruktúru registratúrneho poriadku (štruktúru registratúrneho poriadku nájdete v kapitole IV), v súlade s vytvorenou štruktúrou registratúrneho poriadku vypracovať svoj registratúrny poriadok, čiže použiť len články a body, ktoré sa ho pri správe registratúry budú týkať, v súlade druhom záznamov podnikateľa a typov dokumentov, ktoré podnikateľ prijíma a eviduje vypracovať registratúrny plán (postup pri vypracovaní registratúrneho plánu nájdete v kapitole VI). Upozornenie: Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu a zabezpečenie správy registratúry načrtnutý v ďalšom texte by mal podnikateľovi slúžiť ako návod a inšpirácia pri vypracovaní svojho vlastného registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu a pri zabezpečení vlastnej správy registratúry. Až po schválení registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu príslušným archívom si môže byť podnikateľ istý, že jeho registratúrny poriadok a registratúrny plán je vecne správny a zabezpečenie správy registratúry efektívne.

Štruktúra registratúrneho poriadku str. 9 IV. Štruktúra registratúrneho poriadku Názov podnikateľa: Názov internej smernice: Poradové číslo smernice: Vypracoval: Schválil: Dátum vyhotovenia internej smernice: Za správnosť smernice zodpovedá: Za dodržiavanie smernice zodpovedá: Platnosť internej smernice: Prílohy: Registratúrny poriadok a registratúrny plán 1. časť: Úvodné ustanovenia a základné pojmy čl. 1 Úvodné ustanovenia čl. 2 Základné pojmy 2. časť: Zásielky čl. 3 Prijímanie zásielok čl. 4 Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov 3. časť: Evidencia záznamov v denníku čl. 5 Denník čl. 6 Evidovanie záznamov čl. 7 Prideľovanie čísla spisu čl. 8 Obeh záznamov 4. časť: Vybavovanie spisov čl. 9 Vybavovanie spisov čl. 10 Tvorba záznamu čl. 11 Používanie pečiatok čl. 12 Podpisovanie a rozmnožovanie záznamov čl. 13 Odosielanie zásielok 5. časť: Ukladanie spisov a záznamov čl. 14 Registratúrny plán čl. 15 Registratúra organizačného útvaru čl. 16 Registratúrne stredisko 6. časť: Využívanie registratúry čl. 17 Využívanie čl. 18 Nazeranie do spisov čl. 19 Vypožičiavanie spisov čl. 20 Vydávanie výpisov a odpisov

Štruktúra registratúrneho poriadku str. 10 7. časť: Vyraďovanie spisov čl. 21 Zásady vyraďovania a vyraďovanie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov čl. 22 Znak hodnoty čl. 23 Lehota uloženia čl. 24 Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov čl. 25 Návrh na vyradenie spisov čl. 26 Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty Upozornenie: Uvedená štruktúra je určená pre podnikateľov s rozsiahlou tvorbou registratúrnych záznamov. Podnikatelia s menším rozsahom tvorby registratúrnych záznamov vynechajú články a body, resp. si ich prispôsobia tak, aby čo najviac zodpovedali ich podmienkam a potrebám. Pre každého podnikateľa platí, že až registratúrny poriadok schválený príslušným archívom je vecne správny.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 11 V. Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku PRVÁ ČASŤ Úvodné ustanovenia a základné pojmy Čl. 1 Úvodné ustanovenia (1) Uviesť, kto (názov podnikateľa) tento registratúrny poriadok vydáva a na aké účely. Účelom je riadne zabezpečenie správy registratúry podnikateľom samotným alebo prostredníctvom jeho organizačných útvarov. Treba uviesť, čo u podnikateľa zahŕňa správu registratúry. Čo zahŕňa správa registratúry nájdete v kapitole II. (2) Označiť zamestnanca (jeho funkciu), ktorého podnikateľ ustanovil na vykonávanie správy registratúry a jeho povinnosti pri výkone správy registratúry. Takýto zamestnanec musí mať aspoň úplné stredné vzdelanie a jeho povinnosťou je hlavne dbať, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam. (3) Uviesť, ktoré organizačné útvary podnikateľa zabezpečujú správu registratúry, vrátene označenia funkcie zamestnancov, ktorí správu registratúry zabezpečujú v rámci týchto organizačných útvarov. (podateľňa, poverený zamestnanec, registratúrne stredisko a iné organizačné útvary podnikateľa) (4) Postup podnikateľa pri poškodení, zničení alebo strate záznamov. Podnikateľ je povinný zabezpečiť správu registratúry tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate záznamov. Ak však k tomu dôjde, treba určiť postup nahradenia takého záznamu. Napr., ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví sa zápisnica o výsledku šetrenia a o možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia záznamu alebo spisu, prípadne iné opatrenia, podpisuje vedúci zamestnanec príslušného organizačného útvaru. (5) Uviesť povinnosť zamestnanca pri skončení pracovného pomeru odovzdať nevybavené spisy, resp. postup tohto odovzdania. (6) Uviesť, že evidenciu a manipuláciu s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi utajované skutočnosti, evidenciu sťažností, evidenciu a manipuláciu s účtovnými záznamami a agendou ľudských zdrojov upravuje osobitný predpis. Tým sa vylučuje pôsobnosť tohto registratúrneho poriadku na evidenciu a manipuláciu so záznamami, ktorých evidenciu a manipuláciu upravuje osobitný predpis. (7) Uviesť, že dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane špecializovaných druhov záznamov podnikateľa vykonáva štátny archív. (8) Uviesť, že záznamy sa vedú a evidujú v štátnom jazyku.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 12 Čl. 2 Základné pojmy (1) Správa registratúry je ( 2 ods. 13 zákona o archívoch a registratúrach) Treba uviesť aj povinnosti podnikateľa pri správe registratúry, viď. kapitola II. (2) Registratúrny záznam je informácia, ktorú podnikateľ zaevidoval v registratúrnom denníku. ( 2 ods. 15 zákona o archívoch a registratúrach) (3) Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a podnikateľ ich zaevidoval v registratúrnom denníku. (4) Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami. (5) Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti podnikateľa doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre. (6) Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov a uložení a vyradení spisov. (7) Podanie je každý podnet, ktorý podnikateľ prijal na úradné vybavenie. (8) Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania. (9) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia. (10) Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupiny spisov. Taktiež je potrebné uviesť, z čoho sa registratúrna značka podnikateľa skladá. (11) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy podnikateľa do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia. (12) Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi. (13) Uviesť, kto je správcom registratúry u podnikateľa a aké sú jeho povinnosti. Napr. zamestnanec podnikateľa, ktorý metodicky usmerňuje zamestnancov podnikateľa na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry u podnikateľa, vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania. Podnikateľ môže uviesť vymedzenie ďalších pojmov, ktoré potrebuje mať pre svoje potreby presne zadefinované.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 13 DRUHÁ ČASŤ Zásielky Čl. 3 Prijímanie zásielok (1) Uviesť postup pri prijímaní zásielok podnikateľa. Kto prijíma zásielky? (podateľňa alebo oprávnený zamestnanec). Označovanie zásielok, telegramov, telefaxov alebo elektronických záznamov prezenčnou pečiatkou. Ako sa prijímajú a označujú ústne podania. Odovzdanie záznamov na zaevidovanie v registratúrnom denníku. Vzor prezenčnej pečiatky neuvádza sa v registratúrnom poriadku Názov podnikateľa Dátum Podacie číslo: Číslo spisu: Prílohy/listy: Vybavuje: (2) Povinnosti podateľne alebo oprávneného zamestnanca pri prijímaní zásielok. Skontrolovať správnosť adresy, počet zásielok na súpiske pošty, neporušenosť obalov zásielok. Postup pri vybavení omylom doručených zásielok. Zapisovanie zásielok do doručovacieho zošita a ich odovzdanie na zaevidovanie v denníku. Čl. 4 Triedenie zásielok a odovzdávanie záznamov (1) Uviesť, ako sa triedia zásielky u podnikateľa. Napr. na otvorené a zaevidované v denníku; odovzdané adresátom neotvorené; noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač (2) Postup pri otvorení zásielok. Označenie otvorených zásielok prezenčnou pečiatkou. Čo obsahuje prezenčná pečiatka? Prezenčná pečiatka by mala obsahovať názov podnikateľa, dátum prijatia, evidenčné číslo, číslo spisu, prílohy zásielky, kto vybavuje. (3) Uviesť zásielky, ktoré podateľňa alebo oprávnený zamestnanec neotvára, ale označuje ich a postupuje priamo príjemcovi. Postup pri ich označovaní a postúpení. Zásielka sa označuje na obálke odtlačkom prezenčnej pečiatky s dátumom označenia. Postupuje sa priamo podnikateľovi alebo príslušnému organizačnému útvaru podnikateľa, ktorý s nimi manipuluje v súlade s registratúrnym poriadkom. Môže ísť o zásielky obsahujúce utajované skutočnosti, zásielky adresované organizačnému útvaru zabezpečujúcemu agendu ľudských zdrojov, zásielky označené heslom verejného obstarávania a pod.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 14 (4) Postup pri odovzdaní súkromných zásielok zamestnancom podnikateľa. Ako sa tieto zásielky označujú a postupujú adresátovi? Ako sa tieto zásielky odlišujú od ostatných zásielok? Za súkromnú zásielku sa zvyčajne považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta pred názvom podnikateľa; táto sa označí iba dátumom doručenia na obálke a adresátovi sa odovzdá neotvorená. Zásielky adresované podnikateľovi s označením do rúk určenej osoby sa za súkromné nepovažujú a otvárajú sa. Podnikateľ si môže ustanoviť rôzne výnimky. (5) Uviesť, ktoré záznamy sa odtlačkom pečiatky neoznačujú. Napr. noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu. (6) Postup pri označovaní a odovzdávaní zásielok, ktoré obsahujú ceniny. Podateľňa takúto zásielku označený okrem prezenčnej pečiatky aj odtlačkom peňažný spis a vyznačí sa v nej druh, hodnota a počet cenín; tieto údaje sa zaevidujú v denníku a zásielka sa odovzdá podnikateľom určenému zamestnancovi alebo organizačnému útvaru., (7) Postup pri prijímaní a odovzdávaní zásielok účtovnej povahy. Napr., že zásielky účtovnej povahy sa po prijatí a označení odtlačkom prezenčnej pečiatky pridelia príslušnému organizačnému útvaru podnikateľa. (8) Vymenovať všetky prípady, v ktorých obálky ostávajú trvalo pripojené k doručeným záznamom. Napr. ak záznam nie je datovaný; adresa odosielateľa je uvedená len na obálke; doručenie zásielky má právny význam; ide o sťažnosť, oznámenie alebo podnet, (9) Uviesť lehotu, počas ktorej sa zásielky uchovávajú. Obyčajné a doporučené zásielky môžu mať rozdielnu lehotu. Treba uviesť, že po uplynutí stanovenej lehoty sa zásielky vyraďujú bez vyraďovacieho konania. TRETIA ČASŤ Evidencia záznamov v denníku Čl. 5 Denník (1) Uviesť, kto vedie u podnikateľa centrálny denník a či sa vedú aj denníky jednotlivých organizačných útvarov podnikateľa. Zvyčajne poverený zamestnanec vedie centrálny denník podnikateľa (2) Uviesť, čo sa v denníku eviduje. Záznamy pochádzajúce z činnosti podnikateľa, t. j. doručené na vybavenie, ich vybavenie a tiež záznamy vzniknuté z vlastného podnetu podnikateľa. (3) Denník sa vedie tak, aby priebežne poskytoval úplné a presné, časovo a vecne aktuálne údaje o evidovaných registratúrnych záznamoch.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 15 (4) Postup pri otváraní denníka. Pre každý kalendárny rok sa otvára nový denník, ktorý sa označí názvom podnikateľa a rokom. Denník organizačného útvaru podnikateľa sa označí aj názvom príslušného organizačného útvaru podnikateľa. (5) Označenie číselného radu v denníku. Číselný rad v denníku sa začína vždy prvým pracovným dňom kalendárneho roka číslom jeden a končí posledným pracovným dňom kalendárneho roka. (6) Postup pri uzatváraní denníka. Denník sa každoročne uzatvára v posledný pracovný deň kalendárneho roka zápisom Uzatvorené dňa, pripojí sa dátum, odtlačok pečiatky a podpis vedúceho zamestnanca príslušného organizačného útvaru. (7) Postup pri vypĺňaní údajov a oprave chýb v denníku. V denníku sa zapisujú všetky údaje podľa predtlače. Chybné zápisy sa škrtnú takým spôsobom, aby zostali čitateľné. Čl. 6 Evidovanie záznamov (1) Uviesť, ktoré záznamy sa v denníku neevidujú. Napr. odkazom na čl. 4 bod 5 registratúrneho poriadku. (2) Uviesť, v akom poradí sa záznamy evidujú. Napr. v poradí, v akom vznikli alebo v akom boli doručené. (3) Postup evidovania a odovzdávania súrnych záznamov. Stačí uviesť, že súrne záznamy sa evidujú a odovzdávajú na vybavenie bezodkladne, pokiaľ podnikateľ nevyžaduje aj presný postup na takéto evidovanie a odovzdávanie. (4) Postup pri evidovaní a odovzdávaní telefaxov a elektronických záznamov. Z telefaxov a elektronických záznamov sa vyhotovia alebo vytlačia kópie. (5) Postup jednotlivých organizačných útvarov podnikateľa v prípade, ak im bol odovzdaný záznam, ktorý nepatrí do pôsobnosti podnikateľa. Napr. uviesť, že ak sa po otvorení zásielky a zaevidovaní záznamu v denníku zistí, že vybavenie nepatrí do pôsobnosti podnikateľa, odstúpi ho so sprievodným listom miestne a vecne príslušnému orgánu alebo podnikateľovi. Odosielateľa o tom informuje zaslaním kópie sprievodného listu. (6) Postup zamestnanca, ak zistí po otvorení súkromnej zásielky, že ide o úradný záznam. Ak zamestnanec po otvorení súkromnej zásielky zistí, že záznam má úradný charakter, vráti ho na zaevidovanie v denníku. (7) Postup podnikateľa, resp. príslušného organizačného útvaru pri evidovaní a manipulovaní s cudzojazyčnými záznamami. Postup pri zabezpečení prekladu; ďalšia manipulácia záznamu s prekladom; určenie lehoty na vybavenie, ktorá by mala začať plynúť až po doručení prekladu atď.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 16 (8) Uviesť, ako a či sa v denníku eviduje aj obeh registratúrnych záznamov medzi organizačnými útvarmi. (9) Uviesť použitie zberného hárku. Prostredníctvom zberného hárku sa evidujú periodické správy alebo iné záznamy rovnakého druhu a charakteru viažuce sa k jednej veci alebo záznamy, o ktorých podnikateľ vedie zvláštnu evidenciu atď. (10) Uviesť, či podnikateľ používa v denníku skratky alebo špeciálne značky. V tomto prípade je potrebné uviesť, že zoznam skratiek alebo značiek s vysvetlením ich významu je neoddeliteľnou súčasťou denníka. (11) Uviesť, že záznamy sa nesmú odovzdať príslušnému organizačnému útvaru bez zaevidovania v denníku, resp. uviesť výnimky. Čl. 7 Prideľovanie čísla spisu (1) Vymenovať záznamy, ktorým sa prideľuje registratúrne číslo. Napr. záznamy, ktoré patria do pôsobnosti podnikateľa; záznamy obsahujúce informácie dôležité pre činnosť podnikateľa; záznamy vzniknuté z vlastného podnetu podnikateľa; záznamy adresované podnikateľovi, ale nepatriace do jeho pôsobnosti; korešpondencia medzi jednotlivými útvarmi; atď. (2) Uviesť, z čoho pozostáva podacie číslo (poradové číslo v denníku). Napr. označenie organizačného útvaru a roku a pod. (3) Postup pri číslovaní viacerých podaní v tej istej veci. Číslo prvého podania vo veci základným číslom, ktoré sa uvedie na spise a všetky ostatné podania v tej istej veci majú svoje vlastné čísla, ktoré sa tiež uvádzajú na spisovom obale a súhrn všetkých záznamov pochádzajúcich z vybavenia jednej veci tvoria jeden spis. (4) Postup pri vybavovaní záznamov v jednom spise. Záznamy sa vybavujú pod posledným najvyšším číslom a po vybavení sa ukladajú pod základným číslom v rámci registratúrnej značky v príručnej registratúre organizačného útvaru. (5) Postup, ak nasledujúci rok príde záznam k už existujúcemu spisu v tej istej veci. Číslo tohto záznamu sa stane číslom základným pre celý spis a záznam dostáva nový spisový obal. Spis z predchádzajúceho roku sa k nemu pripojí i so spisovým obalom a v rubrike denníka predchádzajúce číslo sa vyznačí posledné podacie číslo z predchádzajúceho roka. (6) Spis sa ukladá do registratúry roku, v ktorom mu bolo pridelené posledné podacie číslo. (7) Postup pri vyhľadávaní spisov evidovaných v denníku a uložených v registratúre organizačného útvaru. Pre jednoduché vyhľadávanie spisov poverený zamestnanec útvaru vedie menný register, v ktorom sa uvádza k priezviskám fyzických osôb alebo k názvom právnických osôb číslo spisu. Ak

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 17 je v tej istej veci zúčastnených viacero osôb, musia sa čísla spisov vyznačiť pri priezvisku alebo názve každej z nich. Vzor menného registru neuvádza sa v registratúrnom poriadku Meno (názov) vec Číslo (8) Uviesť prípadné ďalšie registre alebo evidencie údajov, ktoré podnikateľ vedie, vrátane postupu a spôsobu ich evidovania v registratúrnom denníku. Čl. 8 Obeh záznamov (1) Postup pri odovzdávaní v denníku zaevidovaných záznamov na ich ďalšie spracovanie. Napr. po vykonaní zápisov v denníku sa registratúrne záznamy odovzdajú podľa pokynov vedúceho organizačného útvaru spracovateľom. (2) Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal. ŠTVRTÁ ČASŤ Vybavovanie spisov (1) Uviesť lehoty vybavovania spisov. Spisy sa vybavujú v lehotách ustanovených všeobecnými právnymi predpismi napr. správnym poriadkom alebo v lehotách určených podnikateľom. Určená lehota sa vyznačuje na spisovom obale i v denníku. (2) Postup, ak vec nemožno vybaviť v ustanovenej alebo určenej lehote. O tejto skutočnosti je potrebné informovať odosielateľa s uvedením dôvodov, pre ktoré nebola jeho vec vybavená včas. (3) Vymedziť povinnosti spracovateľa spisu. Predovšetkým zodpovednosť spracovateľa za vecnú a jazykovú správnosť, ako aj formálnu stránku vybavenia spisu; zabezpečiť potrebnú súčinnosť iných organizačných útvarov podnikateľa atď. (4) Postup spracovateľa pri vybavovaní spisu. Najmä prideliť spisu registratúrnu značku; znak hodnoty a lehotu uloženia; vyznačiť spôsob jeho vybavenia; dať pokyny na odoslanie vybavenia; určiť ďalší pohyb spisu; označiť spisy, ku ktorým chce obmedziť prístup a uviesť čas trvania obmedzenia a pod.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 18 (5) Spôsob vybavenia spisu. Spracovateľ môže vybaviť spis spôsobom, že vec vezme na vedomie a pod označenie Na vedomie vzal uvedie dátum a svoj podpis. Ak vybaví vec ústne, urobí o tom záznam s údajmi o čase, výsledku a s kým bola vec vybavená. Spracovateľ môže vybaviť spis aj písomne a doklad o odoslaní vybavenia pripojí k spisu. Koncept písomného vybavenia uloží do spisu. (6) Postup pri vyznačovaní vybavenia spisu v denníku. V denníku sa vyznačia údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu, až potom sa uloží v registratúre organizačného útvaru. Vybavený spis sa označuje symbolom a/a (ad acta). Z uvedeného vyplýva, že spracovateľ môže mať u seba len nevybavené spisy. (7) Postup pri nazeraní do vybavovaného spisu. Čl. 10 Tvorba záznamu (1) Postup spracovateľa pri tvorbe záznamu. Na koncepte vybavenia spracovateľ vyznačí všetky nevyhnutné pokyny pre zamestnanca povereného správou registratúry, napr. presnú adresu adresáta, číslo spisu, číslo podania, stručné označenie veci; naliehavosť a spôsob odoslania záznamu; počet výtlačkov, ktoré majú byť vyhotovené; rozdeľovník adresátov, ktorým má byť vyhotovenie zaslané; jednotlivé odoslania, ak sú rozdielne pre jednotlivých adresátov; ďalšie pokyny atď. (2) Povinnosti spracovateľa pri opise obsahu registratúrneho záznamu. Spracovateľ zodpovedá za opis obsahu registratúrneho záznamu, ktorý musí byť jednoznačný a stručný, predovšetkým venuje pozornosť opisu obsahu prvého registratúrneho záznamu spisu označeného znakom hodnoty A. (3) Spôsob vyhotovenia registratúrneho záznamu. Registratúrny záznam sa vyhotovuje na papieri s predtlačeným názvom a identifikačnými údajmi podnikateľa. Originál a prvá kópia registratúrneho záznamu označeného v registratúrnom pláne znakom hodnoty A sa vyhotovuje na trvanlivom kancelárskom papieri písacou látkou, ktorá zaručí trvanlivosť textu. Adresy a obálky sa píšu súčasne pri vybavovaní registratúrneho záznamu. Čl. 11 Používanie pečiatok (1) Uviesť, akú pečiatku používa podnikateľ a akou farbou ju odtláča. Napr. Organizácia používa podlhovastú (nápisovú) pečiatku, ktorú odtláča modrou farbou. Ak podnikateľ používa niekoľko pečiatok toho istého typu s rovnakým textom, rozlišujú sa číslom, ktoré musí byť v odtlačku pečiatky čitateľné. (2) Obsah evidencie pečiatok podnikateľa. Napr. Evidencia obsahuje odtlačok pečiatky s uvedením mena, priezviska a funkcie osoby, ktorá ju prevzala a používa.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 19 Čl. 12 Podpisovanie a rozmnožovanie záznamov (1) Uviesť, kto záznamy podpisuje. Zvyčajne podpisuje záznamy vedúci organizačného útvaru alebo jeho zástupca v rámci pôsobnosti organizačného útvaru. Z podpisového práva vyplýva aj zodpovednosť za vecnú a formálnu správnosť podpísaného záznamu. Rozsah oprávnenia podpisovať záznamy by mal upravovať podpisový poriadok organizácie, na ktorý na tomto mieste treba odkázať. (2) Na záznam sa umiestňuje spravidla jeden podpis. Ak musia byť na zázname dva podpisy, podpis zamestnanca s vyšším funkčným zaradením sa umiestňuje vľavo. (3) Meno a priezvisko, ako aj funkčné zaradenie podpisujúceho sa vytlačia. Ak záznam v neprítomnosti podpisujúceho podpisuje jeho zástupca, pripojí pred svoj podpis skratku v z. (v zastúpení). (4) Postup pri rozmnožovaní záznamov. Ak podnikateľ odovzdáva záznamy na rozmnoženie, mal by uviesť, kto podpíše čistopis alebo koncept vlastnou rukou (v. r.). Pod ukončeným textom sa v ľavom rohu uvádza doložka Za správnosť vyhotovenia a meno, priezvisko a podpis zamestnanca zodpovedného za správnosť prepísania schváleného konceptu. Čl. 13 Odosielanie zásielok (1) Spôsob odosielania zásielok. Zásielky sa môžu odosielať obyčajnou poštou, doporučene, na návratku, kuriérnymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami. Registratúrne záznamy určené na odoslanie poštou sa odovzdávajú v zalepených obálkach s uvedením čísla spisu do podateľne. (2) Postup podateľne pred odosielaním zásielok. Podateľňa roztriedi zásielky podľa spôsobu odoslania, zásielky adresátom, s ktorými je pravidelný poštový styk združuje do spoločnej obálky atď. (3) Uviesť, ktoré zásielky sa zapisujú do doručovacích hárkov. Napr. doporučené zásielky, zásielky na návratku, súrne zásielky, v ktorých pošta potvrdzuje prevzatie na prepravu. Obyčajné zásielky sa zvyčajne do zoznamov nezapisujú. (4) Uviesť, ktoré záznamy sa odosielajú doporučene na návratku s označením do vlastných rúk. Zvyčajne sú to záznamy s dokladmi, ktoré organizácia vracia, ako aj predvolania na rokovania a iné záznamy, pri ktorých treba zabezpečiť preukázateľnosť doručenia. (5) Postup pri evidencii návratiek. Podpísané návratky podateľňa zaeviduje, čiže zaznamená dátum doručenia, návratku odovzdá príslušnému organizačnému útvaru na založenie do spisu a zaznačenie informácie o stave vybavenia.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 20 (6) Postup pri zásielke vrátenej poštou ako nedoručiteľnej. Spracovateľ porovná správnosť údajov na obálke s údajmi adresáta, odstráni chybu, ak ju spôsobil. Vrátenie a prípadné opätovné odoslanie zásielky sa zaeviduje v denníku. PIATA ČASŤ Ukladanie spisov a záznamov Čl. 14 Registratúrny plán (1) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov. Člení sa na registratúru do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia. (2) Uviesť podrobné usporiadanie registratúrneho plánu. (3) Uviesť, kto u podnikateľa registratúrny plán pripravuje. Napr. správca registratúry, príslušný organizačný útvar a pod. Postup pri vypracovaní registratúrneho plánu nájdete v kapitole VI. Čl. 15 Registratúra organizačného útvaru (1) Postup pri manipulácii so spismi organizačného útvaru podnikateľa. Registratúru organizačného útvaru podnikateľa tvoria spisy. Vybavené a uzatvorené spisy sa v aktuálnom kalendárnom roku ukladajú na jednom mieste na organizačnom útvare, kde ostávajú uložené jeden kalendárny rok nasledujúci po roku vybavenia. Treba uviesť, kto je oprávnený s týmito spismi manipulovať. Zvyčajne je to poverený zamestnanec, ktorý zodpovedá za ich bezpečné uloženie, úschovu a ochranu. (2) Uviesť za čo zodpovedá vedúci organizačného útvaru. Vedúci organizačného útvaru dbá o správu registratúry organizačného útvaru v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku; jej správou môže poveriť zamestnanca organizačného útvaru. (3) Spôsob ukladania spisov. Spisy sa ukladajú podľa ročníkov a podľa registratúrneho plánu v samostatných obaloch pre každú registratúrnu značku; v obale sú uložené podľa číselného poradia s najvyšším číslom navrchu. (4) Postup pri ukladaní spisov. Spracovateľ pred odovzdaním spisu vyradí z neho nadbytočné vyhotovenia a pomocné poznámky; koncepty ponechá v spise. Poverený zamestnanec pred uložením spisu skontroluje úplnosť údajov na spisovom obale. Spis, ktorý nie je označený registratúrnou značkou, predpí-

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 21 saným znakom hodnoty (ak je v registratúrnom pláne stanovený) a lehotou uloženia, neprevezme. (5) Uviesť spôsob označovania spisov. Spisové dosky, obaly sa označujú štítkom, ktorý obsahuje: názov podnikateľa, názov organizačného útvaru, názov druhu agendy priradenej k registratúrnej značke, registratúrnou značkou, znakom hodnoty, lehotou uloženia, číslami a rokom spisov. Vzor štítku s identifikačnými údajmi neuvádza sa v registratúrnom poriadku Názov podnikateľa Vec: Registratúrna značka: Znak hodnoty a lehota uloženia: Ročník spisov: Čísla spisov (rozsah od do) (6) Postup pri vypožičiavaní spisov. Vypožičiavanie spisov sa potvrdzuje podpisom na výpožičnom lístku, ktorý obsahuje: registratúrnu značku a číslo spisu, počet listov a príloh spisu; kto a kedy si spis vypožičal s uvedením jeho podpisu; kto a kedy spis opäť založil s uvedením podpisu. (7) Postup pri odovzdávaní spisov registratúrnemu stredisku. Vybavené a uzatvorené spisy sa po roku úschovy v príslušnej registratúre odovzdávajú do registratúrneho strediska na základe odovzdávacieho zoznamu vyhotoveného vo dvoch exemplároch. Spisy sa odovzdávajú úplné, riadne označené a usporiadané podľa registratúrnych značiek; neodovzdané spisy sa vyznačia v odovzdávacom zozname znakom 0 na pravom okraji pri príslušnom čísle spisu. Registratúrne stredisko neprevezme spisy bez odovzdávacieho protokolu. (8) Obsah odovzdávacieho zoznamu. Odovzdávací protokol obsahuje názov organizácie, názov organizačného útvaru, dátum odovzdania, registratúrnu značku, čísla spisov, rok, znak hodnoty, lehotu uloženia, podpis zamestnanca odovzdávajúceho organizačného útvaru a podpis správcu registratratúry. Čl. 16 Registratúrne stredisko (1) Pôsobnosť registratúrneho strediska. Registratúrne stredisko organizuje a zabezpečuje v určených termínoch preberanie spisov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 22 (2) Uviesť ďalšiu pôsobnosť registratúrneho strediska. Registratúrne stredisko ďalej umožňuje oprávneným osobám nazeranie do spisov, ako aj ich vypožičiavanie a vydávanie výpisov a odpisov i nich a pod. (3) Spôsob ukladania spisov v registratúrnom stredisku. Spisy sa ukladajú podľa organizačných útvarov, v nich podľa ročníkov a podľa registratúrnych značiek so zachovaním číselného poradia v rámci registratúrnej značky. (4) Spôsob vedenia evidencie registratúrneho strediska. Registratúrne stredisko vedie evidenciu prevzatých spisov rozčlenených na základe preberacích protokolov, podľa registratúrnych značiek. V zozname pri každej položke vyznačí jej presné uloženie v registratúrnom stredisku (miestnosť, regál a jeho časť, polica, ukladacia jednotka). (5) Podnikateľ dôsledne dbá o také umiestnenie a materiálno-technické vybavenie registratúrneho strediska, aby spĺňalo podmienky pre všestrannú ochranu registratúry. Podmienky všestrannej ochrany registratúry nájdete v 17 25 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. uvedenej v kapitole IX. (6) Uviesť zodpovednosť správcu registratúry. Registratúrne stredisko riadi a za jeho činnosť zodpovedá správca registratúry. Správca registratúry ďalej metodicky usmerňuje a kontroluje dodržiavanie ustanovení registratúrneho poriadku pri správe registratúr organizačných útvarov, zabezpečuje školenia zamestnancov k registratúrnemu poriadku a registratúrnemu plánu. Pripravuje vyraďovanie spisov z registratúrneho strediska, vrátane vyraďovania špeciálnych druhov registratúrnych záznamov. Správca registratúry organizácie pripravuje registratúrny poriadok a registratúrny plán. (7) Špeciálne druhy registratúrnych záznamov sa ukladajú oddelene, a to na organizačných útvaroch, z ktorých činnosti vznikli. ŠIESTA ČASŤ Využívanie registratúry Čl. 17 Využívanie (1) Uviesť, kto a akým spôsobom využíva registratúru. Registratúru podnikateľa môžu využívať jej zamestnanci pri plnení svojich pracovných úloh, ako aj pri poskytovaní informácií verejnosti, atď. Registratúra sa využíva nazeraním, vypožičiavaním, ako aj vydávaním odpisov (kópií) a výpisov zo spisov. (2) Uviesť, že využívanie registratúry sa uskutočňuje v súlade so zákonom o ochrane osobných údajov. (3) Registratúru možno využívať len za podmienok vylučujúcich poškodenie, zničenie alebo stratu registratúrneho záznamu alebo spisu.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 23 Čl. 18 Nazeranie do spisov (1) Postup pri nazeraní do spisov. Podnikateľ si môže ustanoviť, že zamestnanci podnikateľa môžu nazerať do spisov uložených v príručnej registratúre podnikateľa alebo v registratúrnom stredisku v rozsahu potrebnom na plnenie ich pracovných úloh v prítomnosti povereného zamestnanca organizačného útvaru alebo správcu registratúry a to, zamestnanci organizačného útvaru môžu nazerať do spisov organizačného útvaru bez osobitného povolenia, zamestnanci podnikateľa môžu nazerať do spisov iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru. (2) Podnikateľ umožní na základe písomného poverenia nazeranie do svojich spisov právnickým osobám, ktoré do nich potrebujú nazrieť v súvislosti s plnením svojich úloh. (3) Podnikateľ môže povoliť nazretie do spisov na základe písomnej žiadosti aj iným osobám, ak sa ich týkajú a pokiaľ preukážu odôvodnenosť svojej požiadavky. Čl. 19 Vypožičiavanie spisov (1) Spôsob vypožičiavania spisov zamestnancami podnikateľa. Zamestnanci podnikateľa si vypožičiavajú spisy uložené v registratúrnom stredisku napr. tak, že zamestnanci organizačného útvaru si vypožičiavajú spisy organizačného útvaru bez osobitného povolenia a zamestnanci podnikateľa si vypožičiavajú spisy iných organizačných útvarov so súhlasom vedúceho príslušného organizačného útvaru. (2) Použitie výpožičného lístku. Zamestnanec podnikateľa potvrdí prevzatie vypožičaného spisu podpisom na výpožičnom lístku. Výpožičný lístok by mal obsahovať: registratúrnu značku, číslo spisu, počet jeho listov a príloh, kto žiadal o vypožičanie spisu a podpis potvrdzujúci prevzatie spisu, kto a kedy spis vybral a založil. Výpožičný lístok sa vyplňuje v dvoch vyhotoveniach a pre každý spis osobitne. Správca registratúry vloží výpožičný lístok do času jeho vrátenia na miesto vypožičaného spisu. Vzor výpožičného lístku neuvádza sa v registratúrnom poriadku Registratúrna značka: Vybral: (kto, kedy) Žiadateľ: Číslo spisu: Založil: (kto, kedy) Podpis potvrdzujúci prevzatie: Počet príloh a listov (3) Postup vypožičania spisu inému podnikateľovi alebo orgánu. Treba uviesť, kto je vypožičanie spisu mimo zamestnancov podnikateľa oprávnený povoliť (označením funkcie oprávneného). V takom prípade sa vyhotoví reverz v dvoch exemplároch, v ktorom sa uvedie číslo spisu, vec, počet listov, počet a druh príloh, identifikačné údaje o žiadateľovi a dôvod vypožičania.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 24 (4) Uviesť lehotu vypožičania a postup pri vrátení spisu. Spisy sa spravidla požičiavajú na 15 dní, ak osobitný predpis neustanovuje inak. Správca registratúry kontroluje dodržiavanie výpožičnej lehoty; v odôvodnených prípadoch môže so súhlasom oprávnenej osoby (uviesť funkciu oprávneného). Po vrátení spisu odovzdá kópiu výpožičného lístka alebo reverzu tomu, kto spis vrátil. O vypožičaní a vrátení spisov vedie evidenciu. Čl. 20 Vydávanie výpisov a odpisov Postup pri vydávaní výpisov a odpisov. Odpis (kópiu) alebo výpis zo spisu možno vyhotoviť v rozsahu oprávnených nárokov žiadateľa, a to len na základe písomnej žiadosti. SIEDMA ČASŤ Vyraďovanie spisov Proces hodnotenia a vyraďovania spisov (registratúrnych záznamov) je zákonom presne vymedzený, preto neodporúčame odchýlky od nasledujúcich ustanovení. (Vzory tlačív potrebných na vyradenie nájdete v prílohe vyhlášky k zákonu o archívoch a registratúrach v kapitole č. IX.) Čl. 21 Zásady hodnotenia a vyraďovania spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov (1) Hodnotenie a vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňujú registratúrne záznamy (spisy), ktorým uplynula lehota uloženia a posudzuje sa ich dokumentárna hodnota. (2) Predmetom vyraďovania sú všetky spisy, ktoré nie sú potrebné na ďalšiu činnosť podnikateľa a ktorým uplynuli ich lehoty uloženia. (3) Vyraďovanie spisov zahŕňa posúdenie a rozhodnutie, že: a) spis má trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený do trvalej archívnej starostlivosti archívu b) spis nemá trvalú dokumentárnu hodnotu, a preto po uplynutí lehoty uloženia a po vyradení z registratúry je určený na zničenie. (4) Ustanovenia tohto poriadku sa vzťahujú aj na hodnotenie a vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov s odchýlkami podľa osobitných predpisov. Ide napr. o záznamy obsahujúce utajované skutočnosti. (5) Vyraďovanie špeciálnych druhov registratúrnych záznamov sa pripravuje oddelene na organizačných útvaroch, z ktorých činností vznikli a ktoré ich spravujú. Vyraďovanie registratúrnych záznamov podnikateľa obsahujúce utajované skutočnosti pripravuje organizačný útvar podnikateľa (uviesť presný a úplný názov s odkazom na príslušné ustanovenie registratúrneho poriadku); vyraďovanie účtovných registratúrnych záznamov organizácie pripravuje

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 25 organizačný útvar podnikateľa (uviesť presný a úplný názov s odkazom na príslušné ustanovenie registratúrneho poriadku). Čl. 22 Znak hodnoty (1) Znakom hodnoty A sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu podľa kritérií hodnotenia (obsah, pôvodca, obdobie vzniku, jedinečnosť vyhotovenia, hodnovernosť a nosič záznamu). Spisy označené znakom hodnoty A sú určené na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu. (2) Znak hodnoty A sa vzťahuje iba na jedno vyhotovenie registratúrneho záznamu. Pri registratúrnych záznamoch je to u príjemcu prvopis podania a u pôvodcu rovnopis odoslaného registratúrneho záznamu. Všetky ostatné vyhotovenia, t. j. duplikáty a multiplikáty, ktoré pôvodca rozšíril, sa všeobecne považujú za registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a môžu sa navrhnúť na vyradenie, ak už nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť podnikateľa. (3) Znak hodnoty A je záväzný spravidla len pre spisy, ktorých pôvodcom je podnikateľ. Výnimku tvoria významné záznamy cudzieho pôvodcu výrazne sa týkajúce činnosti podnikateľa. Čl. 23 Lehota uloženia (1) Lehotu uloženia spisov stanovuje registratúrny plán podnikateľa. (2) Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých podnikateľ potrebuje registratúrny záznam pre svoju činnosť. Určuje, po koľkých rokoch od svojho uzatvorenia sa spis stane predmetom vyraďovania. Vyjadruje ju arabská číslica. Lehota začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený. Do jej uplynutia musí zostať spis uložený v registratúrnom stredisku v pôvodnom registratúrnom usporiadaní. (3) Lehota uloženia sa môže v odôvodnených prípadoch po prerokovaní s archívom predĺžiť. Lehota uloženia sa nesmie skrátiť. Čl. 24 Postup pri vyraďovaní spisov a špeciálnych druhov záznamov (1) Podnikateľ predkladá návrhy na vyradenie a vyraďuje spisy a špeciálne druhy registratúrnych záznamov v pravidelných intervaloch dohodnutých s archívom; tieto nesmú byť dlhšie ako päť rokov. Ak nedôjde k dohode, lehotu určí archív. (2) Uviesť funkciu vedúceho zamestnanca, ktorý dôsledne dbá, aby podnikateľ zabezpečil pravidelné a plánovité vyraďovanie spisov v súlade s ustanoveniami registratúrneho poriadku. (3) Vyraďovanie spisov, ktorým uplynuli predpísané lehoty, sa pripravuje v registratúrnom stredisku.

Postup pri vypracovaní registratúrneho poriadku str. 26 (4) Vyraďovanie spisov sa uskutočňuje v súlade s registratúrnym plánom platným v čase vzniku spisu. (5) Správca registratúry zabezpečí vyhotovenie zoznamu spisov určených na vyradenie z registratúrneho strediska a to osobitne pre vecné skupiny spisov so znakom hodnoty A a osobitne pre vecné skupiny spisov bez znaku hodnoty A. Takto členený zoznam je usporiadaný do ročníkov a vecných skupín podľa registratúrneho plánu podnikateľa s uvedením množstva vyradených spisov vyjadreného v ukladacích jednotkách (spisové dosky, balík, archívna škatuľa). Čl. 25 Návrh na vyradenie spisov (1) Správca registratúry pripraví v dvoch vyhotoveniach návrh na vyradenie spisov. Návrh schválený uviesť funkciu vedúceho zamestnanca podnikateľa zaeviduje správca registratúry v denníku. Originál sa spolu s prílohami odovzdá archívu; kópie si ponechá registratúrne stredisko. (2) Spisy uvedené v návrhu zostanú uložené v registratúrnom stredisku tak, aby pri odbornej archívnej prehliadke mohli byť pohotovo predložené zamestnancom archívu. Čísla položiek spisov označených znakom hodnoty A a spisov bez znaku hodnoty A vyraďovacieho zoznamu sa vyznačia aj na príslušnej ukladacej jednotke. (3) Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti podnikateľovi na doplnenie alebo na prepracovanie. Vykoná odbornú archívnu prehliadku, posúdi dokumentárnu hodnotu spisov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví ktoré spisy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré spisy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. (4) Zničenie spisov sa uskutočňuje na náklady spoločnosti. Čl. 26 Preberanie spisov posúdených ako archívne dokumenty (1) Vyradenie spisov sa vyznačí v evidencii registratúrneho strediska. (2) Podnikateľ zabezpečí všestrannú ochranu spisov, ktoré boli posúdené ako archívne dokumenty do času, kým ich archív prevezme do trvalej archívnej starostlivosti. Tieto spisy sa ukladajú v registratúrnom stredisku oddelene od ostatných spisov. (3) Archív preberá do trvalej archívnej starostlivosti ucelené súbory archívnych dokumentov alebo ich ucelené časti uložené v označených archívnych škatuliach protokolárne, v dohodnutej lehote. Dokladom o prevzatí archívnych dokumentov je dvojmo vyhotovený preberací protokol. Vyhotovuje ho archív na základe odovzdávacieho zoznamu spisov A vyhotoveného podnikateľom; jeho originál mu odovzdá. Odovzdanie archívnych dokumentov do archívu sa uskutočňuje na náklady podnikateľa. (4) Evidenčné pomôcky sa odovzdávajú do archívu až po vyradení v nich zaevidovaných spisov.

Postup pri vypracovaní registratúrneho plánu str. 27 VI. Postup pri vypracovaní registratúrneho plánu Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán, preto ho treba vypracovať a predložiť na schválenie príslušnému archívu spolu s registratúrnym poriadkom. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické ukladanie spisov (záznamov). Člení registratúru do vecných skupín a určuje spisom (záznamom) registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia. Registratúrnu značku si určuje podnikateľ sám, podľa toho ako má vecne zoradené záznamy a dokumenty, ktoré prijíma, alebo produkuje. Pred vypracovaním registratúrneho plánu je preto potrebná dôsledná analýza týchto záznamov a dokumentov. Napríklad AA valné zhromaždenie 01. rokovací poriadok 02. zápisnice z rokovaní aj s prílohami 03. zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti 04. zoznamy akcionárov AB predstavenstvo a dozorná rada 01. rokovacie poriadky 02. zápisnice z rokovaní predstavenstva a jeho orgánov aj s prílohami atď. Znak hodnoty sa neurčuje pri všetkých záznamoch alebo spisoch. Znakom hodnoty A sa označuje registratúrny záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu podľa kritérií hodnotenia záznamu (obsah záznamu, význam pôvodcu záznamu, obdobie vzniku záznamu, jedinečnosť vyhotovenia záznamu, hodnovernosť záznamu a vlastnosti nosiča záznamu). Trvalú dokumentárnu hodnotu má najmä registratúrny záznam, ktorý obsahuje: a) informáciu o vzniku podnikateľa, jeho organizačných zmenách a zániku, (napr. stanovy spoločnosti, notárske zápisnice o založení spoločnosti, zakladateľská listina alebo zmluva, rozhodnutia zakladateľa, dekréty o zriadení, delimitácii, zlúčení, rozdelení, zrušení a likvidácii spoločnosti atď.) b) informáciu o činnosti podnikateľa, jeho ľudských zdrojoch, majetkovoprávnych a finančných pomeroch najmä výročná správa a rozbor činnosti, (napr. zmluvy, delimitačné výmery, dohody o prevode správy majetku a vlastníckeho práva, nákup, predaj a vyradenie budov, stavieb, pozemkov a veľkých investícií atď.) c) návrh všeobecne záväzného právneho predpisu vypracovaného podnikateľom, (napr. návrh organizačného, rokovacieho a iných poriadkov, štatúty, normy atď.) d) zápisnicu z rokovaní orgánov podnikateľa a ich rozhodnutia, (napr. rozhodnutia podnikateľa, rozhodnutia vedenia spoločnosti, zápisnica z rokovania predstavenstva a dozornej rady atď.) e) interný akt riadenia podnikateľa, (napr. príkaz, smernica, obežník, pokyn, nariadenie).