2.27.1 VP o preukázaní nákladov na pohonné látky Názov účtovnej jednotky (adresa, IČO) Názov vnútropodnikovej smernice Prílohy Číslo smernice Rozsah platnosti Za správnosť smernice zodpovedá Za dodržiavanie smernice zodpovedá Platnosť smernice pre obdobie Schválil Preukázanie nákladov na pohonné látky Poznámka: Potreba vypracovania vnútropodnikových smerníc nevyplýva zo žiadneho právneho predpisu, je však nevyhnutná z dôvodu zabezpečenia a fungovania vnútorného kontrolného systému v účtovnej jednotke. Slúži na prideľovanie zodpovednosti za jednotlivé oblasti majetku a zdrojov krytia, sprehľadnenie systémov tokov majetku v podniku, dokonalé zabezpečenie verného a pravdivého zobrazenia predmetu účtovníctva a v neposlednom rade si ich v súčasnosti pri daňových kontrolách a auditoch pýtajú zamestnanci daňových úradov a audítori na to, aby sa oboznámili s fungovaním uvedených činností v účtovnej jednotke Článok I Účel smernice Účelom smernice je usmerniť výpočet spotreby pohonných látok z dôvodu správneho výpočtu dane z príjmov právnických osôb v spoločnosti. Článok II Výpočet daňovo uznateľnej spotreby pohonných látok Do daňových výdavkov môže spoločnosť zahrnúť len výdavky na spotrebované pohonné látky v cenách platných v čase ich nákupu a prepočítaných normou spotreby, ktorá je uvedená v technickom preukaze motorového vozidla, alebo v inom preukázateľnom doklade. V prípade, že v technickom preukaze motorového vozidla nie je uvedená norma spotreby, majiteľ motorového vozidla alebo spoločnosťou poverená osoba takéto osvedčenie o norme spotreby zabezpečí, a to u autorizovanej organizácie s povolením Ministerstva dopravy, pôst a telekomunikácií takýto doklad vydať. Doklad vydaný autorizovanou organizáciou sa na účely Zákona o daniach z príjmu považuje za iný preukázateľný doklad.
Ak vozidlo nemá v technickom preukaze uvedenú normu spotreby pohonných látok a spotrebu nie je možné zistiť ani z dokladu vydaného autorizovanou organizáciou, bude spoločnosť pri výpočte normovanej spotreby vychádzať zo Slovenskej technickej normy spotreby pohonných látok pre nákladné automobily a autobusy. Pri pracovných strojoch sa pri výpočte normovanej spotreby pohonných látok vychádza zo základnej normy motohodín a normy kúrenia, ktoré sú uvedené v návode na obsluhu stroja od výrobcu. Článok III Úprava normovanej spotreby pohonných látok Normovanú spotrebu je možné zvýšiť, a to na základe písomného súhlasu vedúceho referenta dopravy a výlučne len v prípadoch použitia motorového vozidla počas zimných mesiacov alebo z dôvodu použitia prípojného vozidla (prívesu), alebo z dôvodu jazdy v prevažne zlých terénnych podmienkach. V prípade strojov a mechanizmov, pri ktorých nie je možné zistiť normovanú spotrebu pohonných látok podľa postupov určených v smernici, sa skutočná spotreba bude považovať aj za normovanú spotrebu. Článok IV Zisťovanie skutočnej spotreby pohonných látok Spoločnosťou určení zamestnanci zodpovedajú za zistenie zostatkovej hodnoty pohonných látok v palivovej nádrži motorového vozidla vždy k poslednému dňu kalendárneho mesiaca a po ukončení všetkých jázd. Zostatkový objem pohonných látok sa zisťuje presnou metódou, a to ako rozdiel medzi celkovým objemom palivovej nádrže uvedeným v technickom preukaze motorového vozidla a objemom pohonných látok, ktoré boli následne do motorového vozidla natankované vždy na úroveň celkového objemu palivovej nádrže. Skutočná spotreba pohonných látok za stanovený kalendárny mesiac sa vypočíta ako súčet počiatočného zostatku a mesačného objemu nákupov, ktoré sú znížené o hodnotu zostatkových pohonných hmôt v palivovej nádrži. Ak zistená skutočná spotreba pohonných látok je vyššia ako daňovo uznateľná spotreba, ide o nadspotrebu pohonných látok. Článok V Účtovanie spotreby pohonných látok Spotreba pohonných látok vykazovaná za každý kalendárny mesiac osobitne s v podmienkach spoločnosti bude deliť na normovanú spotrebu (účet 501XX spotreba pohonných látok) a nadspotrebu pohonných látok (účet 501YYY nadspotreba pohonných látok). Na účet 501XX sa účtuje spotreba pohonných látok maximálne do výšky normovanej spotreby. Ak skutočná spotreba bude menšia ako normovaná spotreba pohonných látok, na
predmetný účet sa zaúčtuje skutočná spotreba pohonných látok a na účet 501YY sa účtovať nebude. V danej problematike sa bude uplatňovať vzťah kedy súčet zúčtovania účtov 501XX a 501YY bude predstavovať hodnotu skutočne vynaložených nákladov (výdavkov) na spotrebu pohonných látok. Zamestnanec spoločnosti s oprávnením používať motorové vozidlo je povinný viesť evidenciu jázd spolu s výkazmi o vykonaní jázd, a to prehľadným a zrozumiteľným spôsobom so všetkými náležitosťami. Evidencia jázd je súčasťou účtovníctva spoločnosti a tvorí neoddeliteľnú časť účtovných záznamov. Článok VI Povinnosti zamestnancov Referent dopravy je zamestnanec spoločnosti, ktorý je poverený správou motorových vozidiel za spoločnosť alebo jej organizačnú zložku. Referent dopravy je povinný: a. spracovať podklady na rozúčtovanie odjazdených kilometrov za kalendárny mesiac a poskytnúť všetky potrebné informácie a doklady ekonómovi účtovníkovi na zaúčtovanie, b. skontrolovať výpočet normovanej a skutočnej spotreby po vecnej stránke, schvaľovať tieto výpočty a overovať ich správnosť, c. zabezpečiť archiváciu evidencií jázd, žiadaniek na prepravu a výkazov vykonaných jázd osobitne, a to v členení na jazdy súkromných účelov a služobných účelov, d. skontrolovať vykázanie ocenenia stavu pohonných látok v nádrži vždy k poslednému dňu kalendárneho mesiaca, e. na doklade o vykonaní jazdy, pri ktorej bolo predmetom obstaranie zásob alebo iných druhov aktív, je potrebné presne určiť účel vykonania pracovnej cesty: i. pracovná cesta vykonaná za účelom obstarania zásob, dlhodobého majetku, ktorý sa bude používať v rámci obstarávania, dlhodobého hmotného alebo nehmotného majetku spoločnosti, ii. pracovná cesta vykonaná za účelom obstarania zásob, ktorý sa bude používať v rámci bežnej činnosti spoločnosti, iii. pracovná cesta vykonaná za účelom odbytu výrobkov alebo tovarov pre odberateľov spoločnosti. 3. Vedúci referent dopravy je ďalej povinný: a. viesť centrálny register technických preukazov a iných dokladov, ktoré preukazujú normovanú spotrebu motorových vozidiel, b. vydávať vždy k 1.1. 20XX a k 31.12 20XX oznámenie o normovanej spotrebnej jednotlivých motorových vozidiel, ktoré v zdaňovacom období spoločnosť bude používať, alebo používala,
c. priebežne počas kalendárneho roka usmerňovať referentov dopravy v súvislosti s údajmi potrebnými pre správne stanovenie normovanej spotreby, d. zaznamenávať spotrebu pohonných látok za každé jednotlivé vozidlo a súhrnne ich spracovávať za zdaňovacie obdobie, e. vyhotovený prehľad o ročnej spotrebe poskytovať v písomnej a v elektronickej forme pre útvary zaoberajúcimi sa so správou daní a učtární, f. rokovať so správcom dane najneskôr k 31.1. 20XX s cieľom preukázať opodstatnenosť prirážok, o ktoré sa zvyšuje normovaná spotreba a požadovať povolenie používať takto určené normy pre výpočet daňovo uznanej spotreby formou spísania zápisnice, g. v tejto súvislosti pri zmenách podmienok je vedúci povinný aktualizovať percentá normovanej spotreby pohonných látok. Článok VII Oceňovanie pohonných látok Na ocenenie zásob pohonných látok sa používa metóda ocenenia zásob na báze váženého aritmetického priemeru. V prípade čerpania pohonných látok v zahraničí (nákup v cudzej mene) sa jednotková cena pohonných látok prepočíta kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenskou v deň predchádzajúci dňu vzniku účtovného prípadu, t. j. nákupu pohonných látok. Ocenenie skutočnej spotreby pohonných látok, ktoré je možné uznať ako daňový náklad, sa vypočíta podľa cien pohonných látok platných v čase ich nákupu, skutočného počtu odjazdených kilometrov a podľa normy spotreby pohonných látok v merných jednotkách, ktoré vyplávajú z ustanovení smernice. Rozdiely, ktoré vyplývajú zo skutočného spotrebovaného množstva pohonných látok v merných jednotkách alebo z nesprávnych postupov, je potrebné považovať toto množstvo za nadspotrebu. Pri prepočte spotreby pohonných látok z dôvodu jázd mimo katastrálneho územia, pod ktoré spoločnosť spadá, sa počet odjazdených kilometrov stanoví na základe údajov o cestných vzdialenostiach v kilometroch v rámci SR, medzi mestami SR a v zahraničí. Pri vyhotovovaní podkladov a účtovných záznamov sa výpočty zaokrúhľujú na dve desatinné miesta pričom sa všetky hodnoty udávajú bez dane z pridanej hodnoty, ak je spoločnosť platiteľom DPH. Ak spoločnosť platiteľom dane z pridanej hodnoty nie je sa výpočty udávajú spolu s touto daňou. Článok VIII Prechodné a záverečné ustanovenia Podľa vnútropodnikovej smernice sa postupuje prvýkrát pri účtovaní od roku 20XX a pri výpočte daňovej povinnosti za rok 20XX. Vnútropodniková smernica nadobúda účinnosť dňom jej vydania.
Dňom nadobudnutia smernice sa rušia všetky vnútropodnikové predpisy, akty alebo vyhlášky, ktoré upravovali problematiku nákupu, spotreby a zúčtovania pohonných látok.