Cestovní náhrady Organizační jednotky Junáka mohou dle svého uvážení proplatit prokázané náklady, které byly vynaloženy v souvislosti s výkonem funkce či úkolu pro Junáka. Výpočet cestovného a vyplňování cestovních příkazů je stále velmi problematickou oblastí a proto jí je třeba věnovat náležitou pozornost. Právní úprava V praktickém životě je možné se s cestovními náhradami setkat zejména v zaměstnání. Zde se pravidla řídí zákonem č. 119/1992 Sb., o proplácení cestovních náhrad. Tento zákon se však nevztahuje na činovníky a členy Junáka, pokud nejsou vůči Junáku v zaměstnaneckém či jiném obdobném poměru. Junák proto přijal vlastní předpis, který stanovuje pravidla pro organizační jednotky. Je jím Směrnice k proplácení cestovních náhrad. Obecná pravidla Junák a jeho OJ proplácí cestovní náhrady činovníkům ústředních orgánů, činovníkům rad a revizních komisí organizačních jednotek, činovníkům a členům Junáka zabezpečujícím akce Junáka, dalším činovníkům či osobám vyslaným na služební cestu v souvislosti s činností konanou ve prospěch Junáka nebo OJ. K proplácení cestovních náhrad je oprávněna ta jednotka Junáka, v níž činovník funkci vykonává nebo v jejíž prospěch je činnost vykonávána. Služební cestou není doprava účastníků mladších 18 let a jejich dospělého doprovodu spojená s účastí na akci. V praxi to znamená, že pokud jede družina se svými vedoucími na výlet, tak proplacení cestovného (součet hodnot jízdenek) bude provedeno běžným způsobem vyplatí se z pokladny na základě výdajového pokladního dokladu a jízdenky se přiloží. Není třeba postupovat podle směrnice a vypisovat cestovní příkaz, uzavírat smlouvu a podobně. To platí i pro cestovné vedoucích, kteří jsou doprovodem na tomto výletu. V případě použití osobního vozidla je cestovní příkaz nutné vyplnit vždy. Pokud je proplácena jízda adepta na čekatelský lesní kurz, kterému je 17 let, musí to být také na základě cestovního příkazu a uzavřené písemné smlouvy. V tomto případě se nejedná o proplácení cestovní náhrady na akci tak, jak je uvedeno výše. Směrnice k proplácení cestovních náhrad umožňuje proplacení cestovného prostředky hromadné dopravy (vlak, autobus, MHD); vlastním motorovým vozidlem. Jako součást cestovného lze proplatit místenky a příplatky pro vlaky vyšších tříd IC a EC; nutné vedlejší náklady související se služební cestou (parkovné, rezervační poplatky). Jako součást cestovného nelze proplatit při použití vlaku - jízdné I. třídou; náhrady za jízdy vozem taxislužby; stravné a kapesné; při služebních cestách v České republice nelze proplatit cestovní náhrady za cesty lůžkovým nebo lehátkovým vozem a cesty letadlem. Náhrady za ubytování se proplácejí podle pravidel schválených příslušnou radou. Náležitosti k proplacení cestovného K proplacení cestovní náhrady je nutné vždy mít a) řádně vyplněný cestovní příkaz; Strana 1 ze 7 stran
b) uzavřenou smlouvu o proplácení cestovních náhrad. Smlouva o proplácení cestovních náhrad musí být uzavřena s každou organizační jednotkou (či Junákem jako celkem), pro kterou je pracovní cesta vykonávána. Slouží k upravení právního vztahu mezi činovníkem a poskytovatelem cestovní náhrady, bez nějž by nebylo možno náhradu legálně vyplatit. Výše uvedené znamená, že jezdí-li vedoucí střediska na pracovní cesty pro středisko a zároveň pro okres, musí mít uzavřené dvě smlouvy a to jednu se střediskem a druhou s okresem. Další náležitosti nutné k proplacení vyplývají ze způsobu cestování. Byla-li k pracovní cestě použita hromadná doprava (autobus, vlak, MHD), pak se k cestovnímu příkazu přiloží jízdenky a náhrada je pak součtem prokázaného vynaloženého cestovného. Pokud bylo k pracovní cestě použito osobní vozidlo, pak je nutné dále přiložit kopii velkého technického průkazu od vozidla, podle kterého se zjistí průměrná spotřeba pohonných hmot; doklad o ceně pohonných hmot v období, kdy byla služební cesta uskutečněna. V praxi se kopie technického průkazu nedokládá ke každému cestovnímu příkazu. Pokud se užívá stále stejné vozidlo, pak stačí kopii přiložit jedenkrát ročně. Užívá-li činovník více vozidel, je třeba mít kopie technického průkazu od každého z nich. Tento činovník je povinen na cestovním příkazu uvádět vždy přesnou identifikaci vozidla (nejlépe SZP či typ vozidla) tak, aby bylo možné vždy jednoznačně vypočítat náhradu (tj. abychom věděli, které údaje z kterého technického průkazu použít k výpočtu náhrady). Dle směrnice cenu PHM stanoví doklad o nákupu PHM z doby před konáním služební cesty nebo nejpozději tři dny po jejím ukončení. Ve výjimečných případech, kdy nelze předložit doklad o nákupu pohonných hmot, lze jako náhradní výpočetní pomůcku použít sazby stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí na každý kalendářní rok pro rok 2006 jde o vyhlášku 496/2005 Sb. Pro prokázání výše cestovní náhrady se však doporučuje využívat vždy dokladu o ceně PHM způsobem uvedeným ve směrnici. Použití vyhlášky MPSV je výjimečnou záležitostí! Pro výpočet celkové náhrady musíme znát ještě dva údaje výši náhrady za opotřebení vozidla, kterou stanovuje rada OJ svým rozhodnutím a pohybuje se v rozmezí 0 3 Kč; počet ujetých km. Příklad rozhodnutí rady o výši náhrady: Rozhodnutí SRJ ze dne 12. 12. 2005 o výši náhrad za použití osobního vozidla: výše se stanovuje v souladu se Směrnicí k proplácení cestovních náhrad pro rok 2006 ve výši 2,- Kč za 1 km. V praxi se někdy stává, že organizační jednotka buď nedisponuje množstvím volných finančních prostředků a nebo činovník nemá zájem o proplacení celé výše náhrady. V tomto případě je možné sjednat poskytnutí cestovních náhrad za použití motorového vozidla ve výši ceny jízdného hromadného dopravního prostředku. Prakticky to znamená, že činovníkovi, který jel autem z Pardubic do Prahy a zpět je možné místo vypočtené náhrady (dle Směrnice) 1 000 Kč vyplatit pouze 160 Kč (tj. cenu jízdenky vlakem tam a zpět). Tuto krácenou náhradu je však také nutné doložit. Buď se k cestovnímu příkazu připojí kopie nějaké jízdenky, která dokládá cenu za předmětnou jízdu nebo stačí třeba vytisknout z internetového vyhledávače (www.idos.cz) cenu jízdenky. Vyplnění cestovního příkazu A) Nacionálie činovníka a bližší určení cesty Zde vyplňujeme identifikaci účetní jednotky (můžeme použít pro zjednodušení razítko OJ); příjmení, jméno, titul toho, kdo koná cestu; bydliště; Informace o konané cestě v tabulce: Strana 2 ze 7 stran
Počátek pracovní cesty Místo jednání Účel cesty Konec cesty Olomouc 10. 10. 2005 Brno Seminář pro vedoucí středisek Olomouc 11. 10. 2005 V tabulce není třeba vyplňovat čas odjezdu a příjezdu. Tento údaj je nutný ke spočítání doby trvání pracovní cesty, kterou uskutečnil zaměstnanec. Platí tedy zejména pro zaměstnance. Shoda počátku a konce pracovní cesty není nic výjimečného. Vždy, když cestovatel vyjíždí na pracovní cestu a třeb a v rámci téhož dne se vrací, není jiná možnost, jak tuto skutečnost zaznamenat. údaje o spolucestujících (používá se např. při hromadné jízdence pak stačí příkaz) určený dopravní prostředek - zaznamenáváme typ auta, SPZ, průměrnou spotřebu informace o poskytnuté záloze podpis činovníka oprávněného k povolení cesty vyplnit jeden cestovní Na každém cestovním příkazu musí být informace o typu vozidla (nejlépe i s SPZ), kterým byla cesta uskutečněna. Je to z důvodu, kdy jeden činovník používá více osobních vozidel a případná kontrola musí jednoznačně zjistit, zda byla řádně spočtena cestovní náhrada (tj. zda byla použita správná průměrná spotřeba PHM). Součástí cestovního příkazu musí být vždy podpisy schvalovatele pracovní cesty. Schvalovatelem je statutární orgán OJ a u služebních cest konaných v souvislosti s akcemi pak vedoucí akce. Rada příslušné OJ může schválit pravidla odlišná. Cestovní příkaz má být schválen PŘED započetím pracovní cesty a PO jejím skončení. První souhlas znamená, že daný činovník odsouhlasil její konání, druhý souhlas pak, že souhlasí s jejím výsledkem. Je tedy jasné, že pokud si nechá činovník schválit svou pracovní cestu před konáním cesty, má zajištěno, že dostane po jejím uskutečnění náhradu za prokázané cestovní náhrady. Pokud tak neučiní, může se stát, že při předložení vyúčtování mu vedoucí střediska sdělí, že náhradu nedostane, protože středisko nemá peníze. Schválení se vyznačuje podpisem na cestovním příkazu v předepsaných kolonkách. Z výše uvedeného tedy vyplývá, že na každém cestovním příkazu, který je předložen k proplacení, musí být dva podpisy schvalovatele. B ) Přehled vyúčtování pracovní cesty Náležitosti k vyplnění jsou uvedeny v následujícím příkladu. Přehled vyúčtování pracovní cest y Datum 10.10.2005 Olomouc 10.10.2005 Brno 11.10.2005 Brno 11.10.2005 Olomouc Odjezd - příjezd Hod. P oužitý prostředek Km Sazba náhrady Jízdné Celkem Upraveno AUV 80 4,75-380,00 AUV 80 4,75-380,00 CELKEM 760,00 ZÁLOHA 0,00 Doplatek Přeplatek 760,00 Do sloupce jízdné se zapisují nárokované výdaje za použití dopravního prostředku kromě osobních vozidel a motocyklů, které jsou prokázaným výdajem (nutné doložit jízdenkou). Do sloupce prostředek se zaznamenává Strana 3 ze 7 stran
druh dopravního prostředku. Ve sloupci sazba se zapisuje částku, která vyšla ve výpočtu jako náhrada na 1 km (pouze v případě použití os. vozidla). Do sloupce celkem se zapíše vždy částka po výpočtu, zpravidla zaokrouhlená na padesátníky. Sloupec upraveno slouží např. pro opravy chybných výpočtů. Pod přehledem vyúčtování je místo pro podpis účtovatele (tj. osoby, která vypisuje zadní stranu cestovního příkazu, nejčastěji však podepisuje ten, kdo žádá vyplacení náhrady) a datum. C) Vyplacení cestovní náhrady Některé cestovní příkazy je možné využít zároveň jako pokladní doklady, ať už pro výplatu zálohy nebo vlastních cestovních náhrad. Záleží na zvyklostech hospodáře, zda k cestovnímu příkazu vyplňuje zvláštní pokladní doklad či nikoliv. Výdajový příjmový pokladní doklad číslo 39/04 Účtovaná náhrada byla přezkoušena a upravena na Kč 760,00 Vyplacená záloha: 0,00 Kč D oplatek přeplatek: 760,00 Kč Slovy: Sedmsetšedesá tkorun== Novák Hájek 20/10 20/10 datum a podpis datum a podpis datum a podpis schválil upravil vyúčtování příjemce (totožnost) pokladníka Výpočet sazby náhrady na 1 km při použití vo zidla Výpočet se provádí předem stanoveným způsobem, který vychází z těchto nutných údajů a) průměrná spotřeba vozidla na 100 km; b) cena pohonné hmoty za 1 litr; c) částka náhrady za opotřebení; d) počet ujetých km. Průměrná spotřeba vozidla se zjistí z kopie technického průkazu vozidla, která musí být uložena pro případnou kontrolu. Zde jsou většinou uvedeny tři částky spotřeby při různých rychlostech. Údaje o průměrné spotřebě se mohou lišit v závislosti na typu a stáří vozidla. Příklad Rychlost Spotřeba PHM na 100 km 60 km/h 7,60 90 km/h 6,87 120 km/h 6,53 Výpočet průměrné spotřeby = 7,60 + 6,87 + 6,53 = 21. Celkový součet 21 / 3 (položky) = 7,00 litrů/100 km Cena pohonných hmot se určí z prvotního dokladu od nákupu PHM. K cestovnímu příkazu je tedy nutné doložit paragon od nákupu benzínu. Částka náhrady za opotřebení vozidla musí být stanovena rozhodnutím rady příslušné organizační jednotky. Počet ujetých kilometrů zjistíme dle údajů tachometru vozidla. Při výpočtu sazby postupujeme následovně a) průměrná spotřeba na 100 km děleno 100 = spotřeba na 1 km (v litrech); b) spotřeba na 1 km krát cena 1 litru benzínu = sazba náhrady za PHM na 1 km (v Kč); Strana 4 ze 7 stran
Příklad Junák svaz skautů a skautek ČR c) sazba náhrady za PHM na 1 km plus náhrada za opotřebení vozidla = celková sazba náhrady na 1 km (v Kč); d) celková sazba náhrady na 1 km krát počet ujetých km = celková náhrada za ujeté km (v Kč). Navažme na informace, které jsou napsány v jednotlivých částech cestovního příkazu (v ukázkách) a ukažme si prakticky postup výpočtu náhrady. Rekapitulace nutných údajů pro výpočet: průměrná spotřeba vozidla na 100 km 7,00 litrů cena pohonné hmoty za 1 litr 25 Kč částka náhrady za opotřebení 3,00 Kč počet ujetých km 160 km Výpočet celkové cestovní náhrady v příkladu: a) 7 : 100 = 0,07 b) 0,07 x 25 = 1,75 c) 1,75 + 3,00 = 4,75 d) 4,75 x 160 = 760,00 Kč V praxi bývá zvykem psát postup výpočtu v konkrétních číslech nad tabulku sumáře cest tak, aby případná kontrola revizní komise či hospodáře mohla být provedena rychleji a efektivněji. Vnitřní předpisy a formuláře zmíněné v tomto metodickém listu najdete spolu s dalšími materiály na webových stránkách Junáka ww w.skaut.cz/dokumenty nebo www.skaut.cz/hospodaření. Zpracoval: Recenze: Ing. Jan Stejskal Bořek Slunéčko Strana 5 ze 7 stran
Vzor vyplněného cestovního příkazu Strana 6 ze 7 stran
Vzor Smlouvy o proplácení cestovních náhrad Smlouva o proplácení cestovních náhrad Název: Junák - svaz skautů a skautek ČR, středisko Moravská Třebová Sídlo: Jiráskova 113, 571 01 Moravská Třebová Statutární orgán: Kamila Zajícová IČO: 123 456 78 (dále jen Junák) a Jméno a příjmení: Ing. Jan Panel Bydliště: Svitavská 32, 568 02 Svitavy Datum narození: 15. května 1980 se dohodli na této smlouvě dle 51 občanského zákoníku takto: I. Junák se zavazuje poskytnout druhé smluvní straně cestovní náhrady za uskutečněné služební cesty v souvislosti s činností konanou ve prospěch Junáka. II. Cestovné bude poskytováno na základě řádně vyplněného cestovního příkazu dle Směrnice k proplácení cestovních náhrad. III. Junák je oprávněn od této smlouvy odstoupit zjistí-li hrubé porušení smluvních podmínek ze strany výše uvedeného činovníka, zejména zjistí-li, že výše uvedený činovník provádí vyúčtování neoprávněně. Smlouva vstupuje v platnost dnem podpisu obou smluvních stran a uzavírá se na dobu nejdéle tří let. IV. V Moravské Třebové dne 1. 1. 2005 V Moravské Třebové dne 1. 1. 2005 Junák činovník Strana 7 ze 7 stran