Case Study Wine Food Market: Google Apps při povodních příjemně překvapil Kterých témat se case study týká? Jan Maryško ICT Specialista Wine Food Market Změna firemní kultury Vysoké nároky na funkcionalitu Úspora firemních nákladů
1 Kdo je Wine Food Market 2 Situace před migrací Wine Food Market je značka, pod kterou v Praze naleznete tři prodejny italských vín a delikates, italskou pekárnu a restauraci s denní nabídkou italské kuchyně. Firma ve svých prodejnách nabízí široký výběr italských vín, sýrů, salámů, těstovin, olivových olejů, nakládané zeleniny a dalších italských regionálních specialit. Zaměřuje se zejména na neprůmyslově vyráběné zboží, které dováží od malých výrobců a které není dostupné v běžných obchodních sítích. Po otevření malé prodejny v Průhonicích v roce 2008 zahájily o dva roky později provoz prodejny na Smíchově, ve které se v současné době provozuje také pekárna a tržnice s nabídkou čerstvých ryb, ovoce a zeleniny, italské rosticcerie a cukrárny. Další specializovaný obchod pod touto značkou najdete i v Dejvicích. Firma klade velký důraz na autentičnost a vysokou kvalitu nabízených potravin, aktivně podporuje rozvoj kvalitní gastronomie a je významným propagátorem italské kuchyně v České republice. Gastronomické centrum na Smíchově, které sídlí v nápaditě zrekonstruovaném brownfieldu bývalých stájí radlické mlékárny, má podmanivou atmosféru pravé Itálie. Atraktivní vzhled starého industriálního prostoru společně s vysokou kvalitou servisu přispěl k tomu, že společnost hned dvakrát za sebou získala ocenění Prodejna roku. Wine Food Market je firma s rodinnou atmosférou, která přiváží do České republiky ty nejlepší italské delikatesy a vína. Google Apps nám v tom úspěšně pomáhá. Jako součást holdingu bylo řešení kooperace roztříštěné dle potřeb jednotlivých firem. V zásadě bylo závislé na Exchange serveru, sdílení dokumentů v rámci souborových systémů nebo přeposílání mailem. Antivirová a antispamová ochrana byla řešena individuálně na koncových stanicích a sdílení složek na vyžádání u administrátora domény. S přihlédnutím na personální vytížení pro korektní udržitelnost takového systému by byly náklady na provoz 4x vyšší oproti Google Apps. Doposud provozovaný model byl bez náboru dalšího pracovníka neudržitelný a vzhledem k faktu, že nás čekaly i investice do nové serverové infrastruktury, bylo ze strany vedení požadováno koncepční a dlouhodobě udržitelné řešení. S Google Apps jsem měl pozitivní zkušenosti při nasazení v menších firmách a věděl jsem, že z pohledu stability je to spolehlivé řešení. Po analýze využitelnosti pro potřeby našich firem bylo zřejmé, že v Google Apps je potenciál pro řešení naší situace. Záleželo už jen na vedení společnosti, pro jakou variantu uvolní investici. Po předložení všech podkladů, včetně porovnání s konkurencí, bylo řešení Google Apps jasnou volbou.
3 Uživatelé 4 Migrace, výhody a práce s Google Apps Ve společnosti pracuje celkem 75 zaměstnanců včetně externích pracovníků a 40 z nich aktivně používá Google Apps. Někteří pracovníci jsou při práci s daty pouze pasivními uživateli již vytvořených struktur. Většina zaměstnanců na pozicích středního a vyššího managementu však datové zdroje vytváří, kultivuje, distribuuje a reflektuje. Cca 20 zaměstnanců vyžaduje svá a firemní data dostupná odkudkoli z firmy nebo terénu (ČR i zahraničí). Migrace všech dat začala měsíc před plným spuštěním Google Apps. Po jejich úspěšné migraci došlo k jednotnému přechodu na Google řešení během jednoho dne. Proškolení uživatelů realizovala firma svépomocí. Google Apps přineslo společnosti Wine Food Market transparentnější spolupráci a škálovatelnost. Výraznou pomocí bylo zavedení sdílených souborů, kalendářů či okamžitá možnost řešit akutní komunikaci pomocí chatu. Navíc díky velmi jednoduchému, ale zato chytrému uživatelskému prostředí nepotřebují uživatelé odbornou asistenci ICT specialisty. Mou hlavní pracovní náplní ve společnosti Wine Food Market měla být správa informačního systému a systémová integrace. To bylo z počátku vzhledem ke stavu infrastruktury a serverů téměř nemyslitelné. Mohu potvrdit, že Google Apps je pro mě cesta, jak se konečně věnovat naplno své práci. Postupem času se ve firmě zbavujeme přebytečného softwaru, který plně nahrazuje synergie aplikací Google. Jediné, co bych v rámci migrace nyní po daných zkušenostech udělal jinak, je úvodní školení pracovníků. Nyní bych to nechal na Netmailu, protože se ukázalo, že zajištění z interních zdrojů bylo časově velmi náročné a cena nabídnutého školení tak byla překročena několikrát. Co naopak čas šetří, je možnost integrace interních procesů přímo do Google Apps. Momentálně jsme úspěšně nasadili export finanční analýzy, začali jsme využívat Google Cloud Print a testujeme možnosti přenosu správy firemních procesů.
5 Zabezpečení firemních dat Co se týče kapacit úložišť, jsme najednou v úplně v jiném světě. Posledním přesunutým úložištěm byl prostor pro marketingové oddělení. Během 5 min od schválení navýšení rozpočtu byl prostor aktivní a data se tam mohla začít synchronizovat. S nulovými dalšími náklady. Úspora nepřímých nákladů je jednou z nejvýznamnějších výhod. Například jen na přenesení výstupů z finanční analýzy jsme ušetřili minimálně 20 tis. přímých nákladů na licence. Velice příjemnou a užitečnou drobností bylo, že se zaměstnanci naučili používat Kalendáře Google také jako systém rezervace prostor, techniky a stolů v restauraci. Vyřešila se tím zbytečná nedorozumění při rezervacích z více míst. Sdílené disky řeší i další řadu aktuálních potřeb, jakými jsou například formuláře na registraci velikosti obuvi, zápisy z porady, výkazy projektů pro nadřízené, podklady k inventurám prostě věci, které se často kupí na jednoho zaměstnance, kterému nyní odpadá starost o správnost konečné verze, revizi upravených dat a dostupnost z nějakého konkrétního daného místa. Osobně vnímám bezpečnost Google Apps jako velmi flexibilní a účinnou. V případě odchodu zaměstnance účet Google jednoduše uzavřu a zruším mu session. A nejde jen o to, co všechno je možné, ale zároveň i jak je to možné realizovat. Zašifruji obsah telefonu i tabletu a při jejich ztrátě nechám data vzdáleně vymazat. Zaměstnanci Wine Food Marketu mohou používat svá soukromá mobilní zařízení s vynucenými politikami. Nezáleží jakou platformu lidé používají, všem totiž Google Apps fungují. Pro firmu a zaměstnance přechod na Google Apps znamenal zjednodušení, mobilitu, jednotné prostředí a transparentnější spolupráci napříč celou firmou. S Google Apps skončila starost se zálohováním uživatelských dat. Vím, že všechna pracovní data zaměstnanců na jejich pracovních stanicích jsou automaticky zálohována a v bezpečí. Kdy to firma využila v praxi? Např. při povodních v červnu 2013.
6 O firmě Netmail 7 Jistota s Google Apps Kompletní implementaci zajišťovala společnost Netmail, která má letité zkušenosti s integrací cloudového řešení do firem. Zároveň poskytuje komplexní servis od technické implementace, Po migraci na Google Apps firmu čeká náročná zkouška. Červen 2013. Na Prahu se žene change managementu, migrace dat, zážitkového školení uživatelů až po vývoj hladina Vltavy představuje hrozbu pro všechny lodě kotvící na vltavském nábřeží. Na aplikací na míru zákazníkovi či navázání Google Apps na stávající aplikace, které jedné z lodí, které jsou z příkazu protipovodňového štábu odstřihnuty od elektrického firma používá. Netmail již uskutečnil několik stovek implementací a tým certifikovaných specialistů poskytuje podporu tisícům uživatelů. velká voda. Déšť neustává a vltavská kaskáda se velmi rychle plní. Povodí řek stoupá a proudu a přemístěny od břehu, je i centrální kancelář společnosti Wine Food Market. Firma, která má na lodi umístěn kompletně celý backup office (včetně účtárny, marketingu a nákupního oddělení) tak zůstává několik dní bez přístupu k většině počítačů a na nich uložených nezbytných dat. Přestože přístup na loď byl zaměstnancům umožněn až Společnost Netmail s.r.o. je autorizovaný Enterprise partner společnosti Google po několika dnech, už pár hodin po zásahu vodou byl běžný firemní počítačový provoz pro implementaci a podporu řešení Google Apps a patří mezi 12 Premium SMB téměř plynulý. Díky Google Apps a automatickému zálohování v cloudu totiž firma partnerů v Evropě, přičemž v ČR je jedinou firmou, která získala tento status. nepřišla o žádná důležitá data. Situaci nekomplikoval ani fakt, že administrátor byl tou dobou v zahraničí na dovolené. Vše, co zaměstnanci potřebovali, bylo přihlašovací jméno a heslo a to naštěstí velká voda neodnesla. Ztráta dat by znamenala vysoké náklady na jejich obnovu, ale hlavně paralyzování běžného chodu firmy. Povodně byly pro firmu velkou zkouškou, ale nakonec se ukázalo, že i díky Google Apps tuto zkoušku ustála u odběratelů se ctí a bez ztráty dobrého jména.