Město Městský úřad Česká Třebová SPISOVÝ ŘÁD Městského úřadu Česká Třebová vydaný v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů V zájmu jednotné organizace a způsobu zajištění spisové služby Městského úřadu v České Třebové je vydáván tento spisový řád, který vychází ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, a upravuje ji na podmínky městského úřadu. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Účelem spisového řádu je zajistit, aby spisová služba na městském úřadu byla vedena jednotně, racionálně a přispívala k pružnějšímu a kvalitnějšímu zabezpečování výkonu státní správy a samosprávy, aby zabezpečovala potřebnou evidenci o dokumentech, které byly městskému úřadu doručeny nebo které vznikly z jeho činnosti a správnou manipulaci s nimi, včetně ukládání dokumentů. Spisovou službou se rozumí zajišťování odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, vznik, evidenci, rozdělování, oběh vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, označování, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Dokumentem se rozumí každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové nebo digitální, který vznikl z činnosti původce. Elektronická evidence dokumentů je zajišťována prostřednictvím systému Spisová a archivní služba (dále jen SAS), který řeší pohyb a stav dokumentů na městském úřadu. Systém SAS zachycuje, které dokumenty spisový uzel převzal k vyřízení nebo vznikly z jeho činnosti, kdo je vyřizoval, jakým způsobem byly vyřízeny, odeslány, vypraveny a pod jakým spisovým znakem jsou uloženy. Manipulaci s dokumenty provádějí podatelna a spisovna, které jsou společné pro celý úřad a dále pověření zaměstnanci jednotlivých odborů, útvaru vnitřního auditu, oddělení kanceláře tajemníka, včetně uvolněných členů rady a tajemníka městského úřadu. 1
Spisovou manipulaci provádějí pracovnice podatelny, pověření zaměstnanci jednotlivých odborů a odpovědné osoby za spisovnu. Za spisovou manipulaci jsou odpovědní tajemník městského úřadu, kancelář tajemníka, útvar vnitřního auditu, uvolnění členové rady, vedoucí jednotlivých odborů a jednotliví pracovníci pověření vyřizováním konkrétních dokumentů. PŘÍJEM DOKUMENTŮ Článek 2 1. Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (dále jen podatelna). Příjem datových zpráv se řídí zvláštním právním předpisem 1). 2. Za doručený dokument se považuje také dokument přijatý mimo podatelnu nebo dokument vzniklý z podání učiněného jinak než písemně (např. ústně faxem nebo e-mailem), pokud byl zaevidován. Evidence se provede bezodkladně po přijetí nebo vzniku takového dokumentu prostřednictvím systému spisové služby SAS. 3. Dokumenty označené stupněm utajení se předávají neotevřené, opatřené podacím razítkem na obálce. Přejímá je osoba určená pro styk s utajovanými skutečnostmi na příslušný stupeň utajení. Podatelna postupuje v souladu se Spisovým řádem pro práci s utajovanými dokumenty, vydaným tajemníkem městského úřadu. Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede pověřená osoba. Účetní dokumentace je vedena a evidována v souladu s ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 4. Dokument, případně obálku dokumentu opatří podatelna v den doručení otiskem podacího razítka. Dokumenty eviduje v podacím deníku (systému SAS) a vyplní část otisku podacího razítka datum, část čísla jednacího (pořadové číslo, rok), počet příloh a číslo doporučené zásilky. Zbývající část čísla jednacího (odbor, vyřizujícího pracovníka, typ dokumentu) vyplní pracovník spisového uzlu. Po zaevidování předá podatelna dokument k vyřízení. Pokud je dokument doručen v digitální podobě na podatelnu, opatří se identifikátorem elektronické podatelny 2) a předá se k vyřízení. Vyřizující pracovník zajistí vytištění dokumentu, opatří jej podacím razítkem, zajistí jeho zaevidování do podacího deníku (systému SAS) a přidělení čísla jednacího. Dokumenty přijaté e-mailem adresované na jméno s úředním obsahem musí být bezpodmínečně vytištěny a předány k zaevidování do podatelny. Rozhodnutí o evidenci takového dokumentu je tedy plně na zaměstnanci (majiteli e-mailové adresy), který je zodpovědný za jeho předání. Evidují se následující e-mailové dokumenty: a) dokumenty, které iniciují vznik spisu, b) dokumenty, které patří do již vzniklého spisu, c) dokumenty, které nepatří do skupiny a) a b), ale jejichž obsah souvisí s agendami uvedenými ve spisovém plánu, d) dokumenty obsahující závažná sdělení (např. změna termínu schůzky nebo porady). 5. Podací razítko obsahuje vždy: a) název úřadu, b) datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení (hodina, minuta, sekunda), c) číslo jednací, d) počet listů, 2
e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů. Podací razítko se otiskne na dokument v pravém horním rohu, popř. na jiném volném místě dokumentu. Pokud by došlo k narušení nebo znehodnocení dokumentu, otiskne se podací razítko na samostatný list, který se k dokumentu připojí. Propojování čísel jednacích neprovádí pracovnice podatelny, ale je zajišťováno pouze prostřednictvím složky přímo v systému SAS. 6. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení fyzické osoby, předá se adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistíli adresát po otevření zásilky, která mu byla takto doručena, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování a dále postupuje podle spisového a skartačního řádu úřadu. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobným způsobem. 7. Hromadná podání v téže věci (např. hlášení, zprávy) se opatří v podatelně otiskem podacího razítka a datem doručení. Evidují se ve sběrném archu pro hromadná podání, který je označen jednacím číslem, pod nímž bylo hromadné podání vyžádáno. Sběrný arch vyplní zpracovatel, který jej také připojí ke spisu ( příloha č. 7 ). 8. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást: a) je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována do vlastních rukou na dodejku, b) je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena, c) je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele, d) není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se výrazně datum uvedený na dokumentu s datem poštovního razítka, e) není-li dokument podepsán, a to i v případě, je-li uvedeno jméno i adresa podatele, f) má-li datum na obálce podání význam z hlediska právního, např. pro dodržení lhůt k vyřízení, g) u zásilek zasílaných doporučeně a na dodejku, h) je-li podací razítko otištěno pouze na obálce, i) u stížností a petic. V ostatních případech podatelna obálky uschová po dobu tří měsíců a po uplynutí této doby obálky vyřadí bez skartačního řízení. 9. Podatelna roztřídí došlé dokumenty podle jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie (spisových uzlů) a zapíše je do systému SAS (příloha č. 1). Následně pracovnice podatelny vytiskne doručenky odborů - předávací archy (příloha č. 2) a zajistí jejich předání včetně konkrétních dokumentů. 10. Číslem jednacím nejsou opatřovány dokumenty evidované podle zvláštních předpisů, např. faktury došlé od dodavatelů, výkazy zřízených příspěvkových organizací, případně další dokumenty, které eviduje nebo přijímá odbor finanční podle zákona č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a k němu vydaných prováděcích předpisů a vnitřních Pravidel pro zpracování účetnictví, evidenci majetku a zásob a inventarizaci majetku a závazků. Tyto dokumenty jsou na podatelně označeny pouze podacím razítkem s vyznačením data doručení a předány na odbor finanční. 3
Samostatné evidenci podléhají rovněž zápisy z jednání zastupitelstva a rady města, smlouvy, vnitřní směrnice, řády a pokyny tajemníka. 11. V systému SAS nejsou dále evidovány: brožury, ceníky, cenové nabídky, cestovní příkazy, cestovní účty, časopisy, datové zprávy neúřední povahy, dodací listy, doručovací knihy, dovolenky, hlášení o nemocnosti (neschopenky), knihy, kopie (jsou-li zachovány originály, nejsou-li součástí nebo přílohou originálu dokumentu, nejsou-li kopiemi zhotovenými z elektronického originálu tzv. převod do papírové formy), kulturní programy, nabídkové letáky, noviny, oběžníky, osobní karty, podpory při ošetřování dítěte, poštovní knihy, pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení), propagační a reklamní písemnosti (doručené), propustky k lékaři, Sbírka zákonů, soukromé dokumenty, věstníky, vstupenky, výkazy pomocné, žádanky. 12. Zásilky doručené pro občany, kteří mají evidenčně hlášený pobyt na adrese ohlašovny evidence obyvatel Městského úřadu Česká Třebová, jsou zaevidovány v knize Poštovní zásilky pro občany trvale hlášené na ohlašovně evidence obyvatel Městského úřadu Česká Třebová, a po té jsou uloženy u stálé služby městské policie, kde jsou k vyzvednutí proti podpisu adresáta. EVIDENCE DOKUMENTŮ Článek 3 1. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti úřadu v písemné i elektronické podobě podléhají evidenci v systému spisové služby SAS. 2. Spisovou evidenci úřadu vede společná podatelna a společná spisovna. 3. Spisová evidence je vedena pomocí výpočetní techniky. 4. Základními evidenčními pomůckami jsou podací deníky a rejstříky vedené v elektronické podobě. 5. Všechna podání doručená úřadu a dokumenty vzniklé z jeho činnosti se zapisují do podacího deníku v chronologickém pořadí podle doručení podatelně nebo vzniku dokumentu. Vysvětlivky uváděných zkratek jsou uvedeny v přehledu, který je přílohou tištěného podacího deníku. 6. Dokumenty, na které se vztahují zvláštní předpisy, se evidují samostatně. 7. Podací deník má po vytištění podobu vázané knihy, která se v záhlaví označuje přesným názvem úřadu, rokem, v němž byla používána a počtem číslovaných stran. O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti určeného původce, datum jeho vzniku. U datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně, c) identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako vlastní, d) číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo svazků, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, e) stručný obsah dokumentu, f) přidělení k vyřízení, g) způsob vyřízení, h) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo svazků, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, 4
i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, j) záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku, vždy k 1.3. roku následujícího, tzn., že bude zajištěn tisk podacího deníku za celý městský úřad. Do této doby zajistí informatici úřadu data před ztrátou a nežádoucí změnou. Podací deník v tištěné a vázané podobě obsahuje rovněž vysvětlení všech používaných zkratek. Podací deník je též uložen na nosiči v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. 8. Číselná řada v podacím deníku začíná vždy dnem 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí 31.prosince. Konec stránky se opatří zápisem Ukončeno dne 31.12. číslem jednacím a jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. 9. Číslo jednací dokumentu tvoří číslo dokumentu zapsané v podacím deníku, lomené letopočtem běžícího kalendářního roku, spisovou zkratkou vyřizujícího odboru, zkratkou vyřizujícího pracovníka, typem dokumentu a číselnou řadou v rámci odboru případně oddělení. Podání a jeho vyřízení se eviduje pod týmž číslem jednacím. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem (příloha č. 7). Sběrný arch se vede k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní dokumenty evidované ve sběrném archu mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce Vyřízeno se do podacího deníku zapíše Sběrný arch. Příklady čísel jednacích: Číslo jednací, které přiděluje podatelna 23586/2004 Číslo jednací s přidělenou zkratkou odboru, vyřizujícího pracovníka a číselnou řadou odboru 23586/2004/KAT/VPA/156 Číslo jednací s přidělenou zkratkou odboru, vyřizujícího pracovníka, typem dokumentu a jeho číselnou řadou 23587/2004/KAT/VPA/ZAI/21 10. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Na nový dokument se též uvede číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího čísla jednacího poznamená číslo jednací nového dokumentu. Spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. 11. Soubor spisových znaků, skartačních znaků a skartačních lhůt přiřazených jednotlivým druhům dokumentů tvoří spisový a skartační plán. 12. Podatelna předává zaevidované dokumenty k vyřízení odborům a oddělením. 13. V podatelně se vedou rejstříky, které se zakládají pro časové období jednoho kalendářního roku. K rejstříkovému heslu se postupně připisují všechna příslušná čísla jednací s jejich ukládacím znakem. 14. Rejstříky (adresáře) jsou vedeny v systému SAS, a to v podobě rejstříku osob, který se člení podle příjmení fyzických osob nebo názvu právnických osob (rejstřík jmenný) a rejstřík věcný, který je členěn dle ukládacích znaků. Za průběžnou tvorbu rejstříků a jejich kontrolu odpovídá pověřený pracovník oddělení informatiky a podatelna. 5
15. Tisk rejstříku se provádí po uzavření kalendářního roku, a to vždy k 1.3. roku následujícího. Do této doby zajistí pracovníci oddělení informatiky data před ztrátou a nežádoucí změnou. Rejstříky v tištěné a vázané podobě obsahují rovněž vysvětlení všech používaných zkratek. Rejstříky se vedou též v digitální podobě s možností tisku. ROZDĚLOVÁNÍ, PŘEBÍRÁNÍ A OBĚH DOKUMENTŮ Článek 4 1. Došlá pošta je zpracována podatelnou do 11.30 hodin. V době od 11.30 hodin je pošta k dispozici uvolněným členům zastupitelstva města a tajemníkovi MěÚ. Pošta společně s doručenkami odborů předávacími archy (příloha č. 2) je následně pracovnicí sekretariátu předána vedoucím jednotlivých odborů, oddělení, útvaru vnitřního auditu a veliteli městské policie nebo jimi pověřenému pracovníkovi. Faktury jsou předány ihned po zpracování pošty podatelnou pověřenému pracovníkovi odboru finančního. 2. Podání došlá v dopoledních hodinách je povinna podatelna po evidenčním zpracování předat ještě týž den. Podání došlá v odpoledních hodinách podatelna zaeviduje a označí datem doručení a předá je nejpozději v dopoledních hodinách následujícího pracovního dne. 3. Pověřený pracovník odboru, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie převzatou poštu roztřídí, zkontroluje zda souhlasí počet příloh u dokumentů, zapíše do podacího deníku vedeného v systému SAS vyřizujícího pracovníka a případné další chybějící údaje (příloha č. 1) a do otisku podacího razítka doplní k části automaticky přiděleného čísla jednacího zbývající část čísla jednacího (zkratku odboru, zpracovatele, typ dokumentu a číselnou řadu v rámci odboru) s výjimkou dokumentů, které se číslem jednacím neoznačují. Případné závady v počtu příloh vyjasní zpracovatel s odesílatelem po předchozím ověření v podatelně. 4. Převzetí dokumentů potvrdí pověřený pracovník spisového uzlu podepsáním doručenky odboru - předávacího archu (příloha č. 2) a vrátí jej na podatelnu, kde se tyto archy zakládají. Za přejímání dokumentů a vedení části podacího deníku v systému SAS odpovídá vedoucí odboru nebo jím pověřený pracovník spisového uzlu. 5. V případě, že daný dokument odboru nepřísluší, uvede pracovník do poznámky důvod odmítnutí a vrací jej prostřednictvím systému (včetně fyzického předání) zpět na podatelnu. VYŘIZOVÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 5 1. Dokument zpracuje určený zpracovatel, který vyřízený dokument v systému SAS odepíše včetně způsobu vyřízení a fyzicky dokument předá k odeslání do podatelny. 2. Po vyřízení se na dokument připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který jej vyřídil. Bere-li se dokument na vědomí, uvede se o tom pod podacím razítkem záznam a pokyn k založení. 6
3. Veškeré dokumenty týkající se téže věci (např. podání, záznamy, protokoly, posudky, stanoviska, dobrozdání, stejnopis vyřízení, rozhodnutí ve správním řízení) se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku. Spis obsahující více čísel jednacích se po vyřízení záležitosti již nerozděluje, ale ukládá pod nejvyšším číslem jednacím, tj. číslem jednacím nejmladšího dokumentu. Nejstarší dokument je uložen ve spodní části spisu a nejmladší nahoře. Spisy lze též dělit podle druhu jednotlivých agend. Označují se dle potřeby rovněž předmětovým či jiným heslem spisovou značkou. Každý spis musí obsahovat sběrný arch, tj. soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. 4. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Písemné vyhotovení vyřízení dokumentu může být v digitální podobě na technických nosičích dat. Tyto jsou součástí spisu. 5. Odpověď na došlý dokument se vyřizuje, eviduje a odesílá pod stejným číslem jednacím, které bylo přiděleno došlému dokumentu. Dokument po vyřízení zpracovatel označuje spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, popřípadě rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, buď v příslušné rubrice otištěného podacího razítka na dokumentu nebo na první straně kopie vyřizovaného dokumentu. Označení provádí zpracovatel dle Vzorového spisového a skartačního plánu pro obce s rozšířenou působností (Archivní správa MV ČR, č. j. AS-1046/2-2005 ze dne 23. června 2005). Zpracovatel zároveň zabezpečí vyznačení v evidenční kartě příslušného dokumentu. Pokud jsou dokumenty vyřizovány telefonicky nebo osobně, učiní se o tom na dokumentu a v podacím deníku vedeným v systému SAS příslušný záznam (příloha č. 3). 6. Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně, učiní o tom záznam na dokumentu, případně připojí úřední záznam na zvláštním listu. 7. Dokumenty vzniklé na jednotlivých odborech, kanceláři tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policii (tzv. vlastní spisy), jsou zapisovány a evidovány v systému SAS a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty. Vzniká-li dokument z vlastního podnětu úřadu, přidělí zpracovatel číslo jednací ze systému SAS a provede zápis do podacího deníku (příloha č. 4). Veškeré objednávky musí být opatřeny číslem jednacím přiděleným prostřednictvím systému SAS. Vzniklé dokumenty obsahující utajované skutečnosti jsou zapisovány a evidovány pověřenou osobou odděleně od systému SAS, v souladu se Spisovým řádem pro práci s utajovanými dokumenty. Dokumenty související s činností bezpečnostní rady se zapisují a evidují také samostatně a ukládají se odděleně od ostatních dokumentů dle nařízení vlády č. 462/2000 Sb. Stejným způsobem se postupuje i v případě dokumentů souvisejících s činností krizového štábu. Vnitřní dokumenty vzniklé na základě platných finančních předpisů (např. platební poukazy, příkazy k předpisu pohledávek do účetnictví, zařazovací a vyřazovací protokoly k majetku, zápisy z inventarizací, podklady pro svědečné, podklady pro vymáháni pokut finančním odborem, apod.) se v systému SAS neevidují. 8. Každá příloha musí být označena číslem jednacím dokumentu, k němuž náleží (např. K č.j., Příloha č. k č. j. ). 7
9. Dokumenty vedené v systému SAS a postupované k přímému vyřízení nebo vyjádření jinému odboru, se nepředávají přes podatelnu, ale přímo prostřednictvím tohoto systému. Pověřený pracovník vytiskne doručenku postupované pošty - předávací arch (příloha č. 2), který přejímající pracovník potvrdí podpisem. Doručenku postupované pošty si založí předávající pracovník. 10. Spisové znaky označují jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. 11. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Spis se označí skartačním znakem dokumentu, kterým byl vyřízen. 12. Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S. VYHOTOVOVÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 6 1. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak A, vyhotovuje určený původce na trvanlivém papíru (nekyselém) určeném pro dokumenty. 2. Dokumenty vzniklé z úřední činnosti se označují záhlavím s jeho názvem a sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Takto lze označovat i obálky dokumentů. 3. Vyhotovovaný dokument musí mít číslovány jednotlivé strany tak, aby bylo na první pohled zřejmé, kolik stran text obsahuje celkem (např. 3/7). 4. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou a) datum, b) počet listů dokumentu (viz bod 3.), c) počet listů příloh, nebo počet svazků, v nelistinné podobě počet a druh, d) jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. Datem se rozumí den podpisu dokumentu. ÚPRAVA, PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ A UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK Článek 7 1. Městský úřad používá dopisní papíry se záhlavím (vzory jsou samostatnou přílohou a nedílnou součástí spisového řádu). Název sídla úřadu se uvádí v prvním pádě. Označení dokumentů orgánů obcí se řídí zvláštními právními předpisy (3). Záhlaví na obálkách je pořizováno na podatelně prostřednictvím zařízení frankovacího stroje při odesílání dokumentu. 2. Vedoucí odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu, velitel městské policie nebo jimi pověření pracovníci podepisují všechna vyřízení mimo těch, které mohou podepisovat všichni pracovníci odboru. Na dokumentu musí být vždy uvedeno 8
jméno, příjmení a funkce podepisujícího. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis (4). 3. Pro užívání úředních razítek se státním znakem, jeho vyobrazení a tvar platí zvláštní právní předpis (5). Razítka a pečetě se státním znakem se používají tehdy, jedná-li se o rozhodnutí orgánu nebo ověření důležité skutečnosti a oprávnění. 4. Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují pořadovými čísly, která musí být v otisku razítka čitelná. Pověřený pracovník vede evidenci úředních razítek obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. 5. Zhotovování nových razítek a pečetí je možné pouze se souhlasem tajemníka městského úřadu. 6. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: a) ztráty jeho platnosti, b) jeho fyzické ztráty, c) jeho opotřebení. 7. Vedoucí jednotlivých odborů MěÚ, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a velitel městské policie odpovídají za správné používání a bezpečné ukládání razítek. Všechna razítka s označením městského úřadu nebo města a dopisní papíry s předtištěným záhlavím musí být při opuštění pracoviště uzamčeny ve skříni nebo ve stole. 8. Ztrátu úředního razítka je třeba neprodleně oznámit pověřenému pracovníkovi kanceláře tajemníka, který ztrátu oznámí odboru pro místní správu Ministerstva vnitra ČR. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 8 1. Odesílání dokumentů zajišťuje výpravna, která je součástí podatelny (dále jen podatelna). 2. Vypravované dokumenty se evidují obdobným způsobem v systému SAS a konkrétní zásilka se pracovnici podatelny předává s vytištěnou doručenkou odeslané pošty odboru - předávacím archem (příloha č. 2), jehož převzetí potvrdí tato pracovnice podpisem a vrátí zpět vypravovateli zásilky, který ji založí. 3. Vypravované dokumenty a jiné poštovní zásilky jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie se předávají podatelně do 14.00 hodin k dalšímu zpracování. Obálky lze opatřit poznámkou nebo nálepkou např. Doporučeně, Do vlastních rukou, Druhý pokus, Uložit jen 3 dny (v souladu se zákonem č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů). 4. Doporučené zásilky, spěšné a balíkové zásilky se zapisují do poštovní podací knihy, ve které pošta potvrzuje jejich převzetí k přepravě. 5. Všechna písemná rozhodnutí dle zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, jsou zasílána doporučeně na návratku - DODEJKU s označením do vlastních rukou adresátovi. Vrácené podepsané dodejky se připevní k průpisu písemností, jejichž originál byl doručen adresátovi (v souladu se zákonem č. 29/2000 Sb., o poštovních službách a 9
o změně některých zákonů, je označení DORUČENKA nahrazeno termínem DODEJKA) a současně vrácení dodejky do systému SAS vyznačí zpracovatel a fyzicky ji připojí k dokumentu. 6. Dokumenty jsou odesílány: a) poštou obyčejnou, doporučenou nebo na dodejku či do vlastních rukou, b) kurýrní službou, c) telekomunikačními prostředky (faxem, telegramem), d) elektronicky. 7. Do vlastních rukou se odesílají rozhodnutí, u nichž je nutno ověřovat doručení, nebo tak stanoví zvláštní právní předpis (6). Doklad o doručení se připojí k dokumentu. 8. Pro zasílání matričních a jiných dokladů do ciziny platí zvláštní právní předpis (7). 9. Dokumenty vzniklé podle platných finančních předpisů (např. odesílané faktury, finanční a účetní výkazy) nemají přiděleno číslo jednací a jsou evidovány ve zvláštní evidenci vedené odborem finančním. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ Článek 9 1. Zaměstnanec vyřizující dokument přidělí tomuto dokumentu spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu podle spisového a skartačního plánu úřadu v systému SAS. Spisový znak vyznačí též do podacího razítka. Zkontroluje, zda dokument obsahuje všechny náležitosti shora uvedené. 2. Veškeré dokumenty jsou po vyřízení ukládány na jednotlivých odborech, oddělení kanceláři tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policii v pořadačích nebo jiných obalech v příruční registratuře. Tyto pořadače a obaly musí být řádně označeny: a) názvem odboru, b) názvem druhu dokumentu, c) spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou. 3. Postup při ukládání vyřízených dokumentů do spisovny upravuje skartační řád. Ukládání dokumentů v digitální podobě se řídí zvláštním právním předpisem (8). 4. Veškeré dokumenty jsou po vyřízení ukládány do konce kalendářního roku na příslušném odboru, pokud není dohodnuta s pověřeným pracovníkem kanceláře tajemníka lhůta delší. Ukládání vyřízených dokumentů do spisovny se provádí během měsíce března následujícího roku. Pracovníci pověření na jednotlivých odborech přípravou dokumentů k uložení do spisovny jsou povinni uspořádat písemný materiál tak, aby byl úplný, přehledně uspořádaný a řádně označený. K řádnému označení spisů slouží příloha Vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností (Archivní správa MV ČR, č. j. AS-1046/2-2005 ze dne 23. června 2005). Ze spisů se vyřadí přebytečná vyhotovení a poznámky. Maximální rozměry ukládaných dokumentů (pokud se nejedná o dokumenty velikosti A3) činí 26 x 32 x 7,5 cm (velikost šanonu). Zpracování a ukládání do spisovny dokumentů vyhotovených na odboru finančním zajišťuje pověřená pracovnice odboru finančního. V příloze č. 6 je uveden vzor předávacího protokolu k uložení dokumentů do spisovny. Předávací protokol je rovněž předáván v elektronické podobě. 5. Pracovník pověřený vedením spisovny vede o uložených dokumentech evidenci v archivní knize. Nezodpovídá však za správnost předaného roztříděného materiálu 10
jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie, pouze přezkoumá, zda souhlasí označení na ukládaném dokumentu s předávacím protokolem a zajistí uložení do spisovny. 6. Spisovna slouží k ukládání vyřízených dokumentů celého úřadu. Dokumenty se ukládají v samostatných fasciklech (pořadačích, kartonech) označených názvem úřadu, názvem odboru, druhem dokumentu, spisovým znakem, skartačním znakem, skartační lhůtou včetně časového období vzniku dokumentu. Každý ukládaný spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí a má podobu tzv. sběrného archu (příloha č. 6). Pro snadnou orientaci ve spisovně je důležité přehledné označení očíslování jednotlivých evidenčních jednotek (úložních jednotek, tj. šanonů, kartonů, balíků, pořadačů) v souladu se záznamy předávacích protokolů nebo archivní knihy. 7. Pověřený pracovník odboru finančního vede a ukládá veškerou účetní dokumentaci odděleně ve vlastní spisovně. Spisovna je vedena podle stejných zásad jako spisovna pro ukládání ostatních vyřízených dokumentů úřadu. 8. Pověření pracovníci stavebního úřadu (odboru výstavby) ukládají vyřízené dokumenty včetně dokumentace do vlastní spisovny. Ve spisovně je uložena dokumentace dle čísel popisných a evidenčních pro všechna katastrální území a dále územní rozhodnutí řazená dle jednotlivých let. O veškeré zapůjčené dokumentaci je vedena zvláštní evidence. Pokud o předložení dokumentace žádá jiný pracovník, než pracovník stavebního úřadu, je povinen vyplnit výpůjční lístek (příloha č. 8). 9. Skartačními znaky a lhůtami je stanovena doba, po kterou dokumenty zůstávají po vyřízení uloženy na městském úřadu. Z hlediska skartační lhůty musí být dokumenty označeny lhůtou odpočítávanou od nejmladšího dokumentu spisu nebo spisového znaku. Při určování skartačního znaku spisu se vychází ze zásady: obsahuje-li spis dokument skupiny A (se skartačním znakem A) je tento skartační znak nadřazen dokumentům se skartačními znaky V a S. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu. 10. O zapůjčených dokumentech vede pracovník pověřený vedením spisovny zvláštní evidenci. Pokud zaměstnanec žádá o předložení dokumentu, je povinen vyplnit ve spisovně výpůjční lístek (příloha č. 8). 11. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše Ztráta a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena, se uvede do poznámky. Protokol (kopie) se zařadí rovněž na místo ztraceného dokumentu. 12. Dokument v digitální podobě se skartačním znaky A a V vzniklý z vlastní činnosti musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud tuto podmínku nelze zabezpečit, zajistí zpracovatel převedení takových dokumentů do analogové formy odpovídající době jejich vyřízení a opatří je náležitostmi originálu, a to nejpozději před jejich zařazením do skartačního řízení; obdobně postupuje při vyřizování dokumentů přijatých v digitální podobě včetně potvrzení o platnosti elektronického podpisu v době přijetí dokumentu. 13. Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku, a to vždy k 1.3. roku následujícího. Do té doby zajistí pracovníci oddělní informatiky data před ztrátou a nežádoucí změnou. Vytištěný, svázaný a zkratkami identifikovaný podací deník je protokolárně předán k uložení do spisovny. Stejné podmínky platí pro podací deníky jednotlivých odborů a rejstříky. 11
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 10 1. Jednotlivé odbory, oddělení kanceláře tajemníka, útvar vnitřního auditu a městská policie mají přiděleny následující spisové značky: Kancelář tajemníka Odbor rozvoje města a investic Útvar vnitřního auditu Odbor školství, kultury a tělovýchovy Odbor finanční Odbor životního prostředí Odbor majetku města Odbor právní Odbor výstavby Odbor sociálních věcí a zdravotnictví Odbor obecní živnostenský úřad Odbor dopravy a silničního hospodářství Městská policie KAT RMI UVA SKT FIN ZPR MAJ PRA VYS SOC ZIV DOP MP 2. Kancelář tajemníka MěÚ zabezpečuje školení o spisové manipulaci. Provádí pravidelné kontroly spisové manipulace u jednotlivých odborů, oddělení kanceláře tajemníka, útvaru vnitřního auditu a městské policie, nejméně 2x ročně. 3. Pověřený pracovník kanceláře tajemníka, oddělení vnitřní správy, odpovídá za řádný chod spisové manipulace u vlastního městského úřadu. 4. Za evidenci a ukládání dokumentů vzniklých dle platných finančních předpisů odpovídá odbor finanční. Jejich přijímání, vyhotovování, rozdělování, evidence, oběh, vyřizování a ukládání se řídí platnými Pravidly pro zpracování účetnictví, evidenci majetku a zásob a inventarizaci majetku a závazků. 5. Za řádné a včasné vyřizování dokumentů a za spisovou manipulaci v jednotlivých odborech odpovídají příslušní vedoucí zaměstnanci. 6. Manipulaci v podatelně zajišťuje oddělení vnitřní správy. Za řádný chod odpovídá tajemník městského úřadu. 7. Tento spisový řád je vydáván v souladu zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, s účinností od 1.1.2006. Nedílnou součástí je také uživatelská příručka systému SAS, včetně vysvětlivek, pojmů a definic, vzorový spisový a skartační plán pro obce s rozšířenou působností (Archivní správa MV ČR, č. j. AS-1046/2-2005 ze dne 23. června 2005). 8. Spisový řád ze dne 1.3.2004 pozbývá účinnosti dnem 31.12.2005. 9. V případě, že se v systému spisové služby SAS vyskytuje pojem písemnost, má se za to, že se jedná o pojem dokument. Bc. Věra Pirklová tajemnice MěÚ 12
(1) Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (2) 2 odst. 4, písm. b) Vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (3) zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů (4) 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů (5) zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů (6) zákon č. 500/2004 Sb., správní řád (7) 3 Vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách Příloha č. 1 - Příjem externí pošty Příloha č. 2 - Seznam došlé pošty Příloha č. 3 - Evidenční karta dokumentu (odpověď s přiděleným č.j.) Příloha č. 4 - Evidenční karta dokumentu (nový dokument k odeslání) Příloha č. 5 - Vzor předávacích protokolů k uložení dokumentů do spisovny Příloha č. 6 - Vzor sběrného archu pro spis Příloha č. 7 - Vzor sběrného archu pro hromadná podání Příloha č. 8 - Vzor výpůjčního lístku ze spisovny Příloha č. 9 - Vysvětlivky pojmů 13
Příjem externí pošty podatelnou Příloha č. 1 (kliknout na Předat útvaru ) 14
15
Seznam došlé pošty Doručenka útvaru Příloha č. 2 16
Evidenční karta dokumentu (odpověď s přiděleným č.j.) Příloha č. 3 (kliknout na Odpovědět ) 17
18
Příloha č. 4 Zaevidování dokumentu vzniklého na odboru 19
Vzor předávacích protokolů k uložení dokumentů do spisovny Příloha č. 5 Městský úřad Česká Třebová Odbor.. Datum předání. Předávací protokol k uložení dokumentů do spisovny MěÚ č. Skupina A Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Období vzniku Skartační znak / lhůta Množství Předávací protokol k uložení dokumentů do spisovny MěÚ č. Skupina V Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Období vzniku Skartační znak / lhůta Množství Předávací protokol k uložení dokumentů do spisovny MěÚ č. Skupina S Pořadové číslo Spisový znak Druh dokumentu Období vzniku Skartační znak / lhůta Množství Předávající: Přejímající: 20
Příloha č. 6 Vzor sběrného archu ke spisu (složce) (lze vytisknout přímo ze systému SAS) Sběrný arch ke spisu.. Věc: Číslo jednací Došlo dne Věc Odesílatel Poznámka 21
Příloha č. 7 Vzor sběrného archu pro hromadná podání Sběrný arch k č.j. Věc: Pořad. číslo Došlo dne Odesílatel Č.j. odesílatele Počet listů Počet příloh Poznámka 22
Příloha č. 8 Vzor výpůjčního lístku ze spisovny Jméno odbor oddělení POTVRZUJI PŘEVZETÍ VYPŮJČENÉHO DOKUMENTU Č.j... Odbor oddělení. Věc.. Počet listů. Datum, podpis Písemnost vrácena dne: Bližší identifikace místa spisovny, ze kterého byl dokument zapůjčen: Lokace: Spis č. Karton č. Šanon č. Balik č. 23
Příloha č. 9 Vysvětlivky pojmů Do vysvětlivek pojmů jsou zařazeny pojmy z oblasti spisové služby, které se běžně používají. Elektronická pošta - způsob předávání dokumentů v elektronické podobě prostřednictvím počítačové sítě. Koncept - návrh textu dokumentu nebo návrh vyřízení, z něhož je po schválení vydavatelem sestaven originál (čistopis). Dokument - písemné, grafické, fotografické, audiovizuální a elektronické dokumenty a jiné materiály (kartotéky, fotografie, filmy, mikrofiše, zvukové a obrazové záznamy a jiné nosiče informací s daty), které do úřadu docházejí, nebo vznikají z jeho činnosti. Podací deník - základní evidenční pomůcka spisové služby, do něhož jsou zapisována v číselném a časovém pořádku podání. Podání - dokument došlý úřadu nebo v něm vzniklá, návrhy učiněné ústně do protokolu nebo telegraficky a jiná sdělení včetně vlastního úředního záznamu, který se stává předmětem úředního jednání. Podatelna - místo, v němž se evidují podání. Příruční spisovna - zřizována pro jednotlivé odbory úřadu a slouží k ukládání spisů vzniklých nebo došlých v běžném roce. Sběrný arch (sběrač) - soubor hromadných odpovědí na dotazníky, výzvy, který je veden pod jedním číslem jednacím nebo ukládacím znakem. Skartační plán - seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Skartační řád - předpis upravující postup při vyřazování písemností ve skartačním řízení. Spis - písemný dokument nebo soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání o jedné věci a označený stejným spisovým znakem. Spisovna - zařízení úřadu, sloužící k ukládání všech vyřízených dokumentů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. Vedle společné spisovny mohou být v úřadu zřízeny spisovny další (účetní aj.). Ty se však musí řídit stejnými zásadami jako spisovna společná. Skartační řízení v nich probíhá samostatně, tzn. že nemusí probíhat ve shodném termínu se skartačním řízením probíhajícím ve spisovně společné. Spisový plán - schéma pro označování a ukládání vyhotovených a vyřízených dokumentů. Spisový řád - předpis pro vedení spisové služby a stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty. 24
Stejnopis - kopie dokumentu s náležitostmi originálu. Výpravna - místo (zpravidla součást podatelny), v němž se odesílané dokumenty vybavují všemi náležitostmi a které zařizuje jejich odeslání. Vyřazení dokumentu - čistopis odesílaný straně na základě jejího podání. 25