Spuštění aplikace PowerPoint

Spuštění aplikace PowerPoint Pro tvorbu prezentací existuje mnoho zajímavých aplikací. Nejrozšířenější, nejpoužívanější a pro naše účely plně postačující aplikací je Microsoft PowerPoint, který je součástí balíku Microsoft Office. Aplikaci PowerPoint spustíme: V prostředí Windows z nabídky Do políčka hledání zadáme Powerpoint Z plochy - poklepáním na ikonu Uživatelské prostředí aplikace MS PowerPoint 2007 Abychom dále mohli snadněji a jednoznačně popisovat jednotlivé kroky či postupy v prostředí programu MS PowerPoint, je třeba zavést určité názvosloví. Tlačítko office Titulní lišta Panel Rychlý přístup Pruh karet Panely nástrojů Ikony Zavřít program Snímek Pravítka Posuvník Objekt snímku Pracovní plocha snímku Místo pro poznámky Pruh snímků Stavový řádek Předchozí snímek Následující snímek Měřítko zobrazení Chceme-li práci s PowerPointem ukončit, stačí kliknout na červený křížek v pravém horním rohu okna Upozornění Před ukončením práce vždy uložte svá data. Pokud tak neučiníte, PowerPoint Vám uložení dat sám nabídne. Pokud nabídku k uložení dat odmítnete, Vaše data budou ztracena! 4

Ukládání dat Svou práci nejrychleji uložíte kliknutím na ikonu z panelu Rychlý přístup (v levém horním rohu okna - hned vedle tlačítka office). Pokud se jedná o první uložení, dosud nepojmenované prezentace, PowerPoint Vám nabídne dialog Uložit jako, pomocí nějž ukládáme prezentaci pod jiným jménem, tedy volíme název, typ a umístění souboru. Volbu uložit jako můžeme sami vyvolat kdykoliv přes tlačítko office následujícím způsobem: Co znamená která volba, si můžete přečíst na obrázku a je to velmi podobné, jako u ukládání v ostatních aplikacích balíku MS Office. Za zdůraznění stojí zejména volby: aplikace PowerPoint uloží soubor v nejnovějším formátu se všemi podporovanými funkcemi, které PowerPoint 2007 nabízí. Takto uložený soubor bude mít příponu *.pptx Uživatelé straších verzí aplikace PowerPoint tento soubor nebudou moci přečíst (pokud nemají dodatečně nainstalován převaděč, který umožní pracovat s formátem *.pptx i na starších verzích PowerPointu zdarma ke stažení na webu Microsoftu) Předváděcí aplikace PowerPoint uloží prezentaci jako malý program, který prezentaci přehraje na každém PC, bez ohledu na to, jestli na něm je, či není nainstalován PowerPoint. Je to velice užitečný formát, zejména v případě, když si nejste jistí, zda příjemce prezentace má PowerPoint, nebo PowerPoint má, ale neumí s ním pracovat PDF nebo XPS umožňuje uložit prezentaci ve formátu PDF, kdy jednotlivé snímky jsou zobrazeny, jako jednotlivé stránky dokumentu PDF. Velmi vhodné, zejména tam, kde veřejně vystavujete prezentaci. Standardně je PowerPoint nastaven tak, aby prezentace ukládal do Vaší složky Dokumenty, ve formátu aplikace PowerPoint, tedy *.pptx. Chceme-li prezentaci uložit pod jiným jménem a zvolit také jiné umístění či jiný formát souboru, klikneme na Uložit jako a v takto vyvolaném dialogu můžeme měnit zejména tato nastavení: 5

Změna cílové složky Změna názvu souboru Změna autora Změna typu souboru Provedeme všechna požadovaná nastavení, tak aby se soubor jmenoval, jak chceme, byl takového typu, který požadujeme, uložil se do správné složky apod. Soubor uložíme kliknutím na Změna výchozího nastavení Pokud bychom častěji používali jiné, než standardní nastavení PowerPointu, tedy ukládání do složky Dokumenty ve formátu *.pptx a podobně, můžeme PowerPointu nastavit své vlastní Výchozí nastavení. PowerPoint si tak bude pamatovat, že vždy (pokud dialogem Uložit jako neřekneme jinak) chceme ukládat soubory jako *.rtf do úplně jiné složky, autor prezentace má být XY apod. Tyto změny výchozího nastavení se provádí v dialogu Možnosti aplikace PowerPoint schovaném pod tlačítkem office. 6

V tomto dialogu lze měnit výchozí nastavení PowerPointu. Jednotlivá nastavení jsou rozdělena do sekcí Oblíbené, Kontrola pravopisu a mluvnice, Uložit, Oblíbené a další. Pod těmito tématy najdeme požadovaná nastavení, která můžeme změnit dle našich přání. Jmenovitě je popisovat nebudeme, byly podrobně popsány v předchozích modulech (zejména modul 3 a modul 4). Nápověda Samozřejmě, že i aplikace PowerPoint má, stejně jak ostatní aplikace balíku Office, k dispozici Nápovědu. Spustíme ji stiskem klávesy F1 na klávesnici (standardní ve většině programů), nebo přímo kliknutím na ikonku v pravé horní části uživatelského prostředí. Objeví se dialogové okno, kterému vévodí pole pro zadání hledaného výrazu. Jak je vidět z obrázku, v našem případě jsme do vyhledávacího pole zadali výraz snímek a nechali vyhledat vše, co jen najde. Nápověda zobrazí témata, která s hledaným výrazem (=se snímkem) souvisí, včetně prvních pár slov na hledané téma. Pak už stačí si jen vybrat (=kliknout) z nalezených témat (psány modře) a nechat si poradit. 7

Základy práce Aplikace PowerPoint se ovládá velmi intuitivně, naprosto stejným způsobem, jako většina programů z balíku Office. Proto práce s ním velmi připomíná práci s MS Word. Jak je vidět z uživatelského prostředí, většinu ovládacích prvků již znáte z Wordu či Excelu, jen místo s listy dokumentu pracujete se snímky prezentace. Pochopit základy práce s PowerPointem tak pro Vás bude velmi snadné. Odlišnost oproti Wordu jsou jen ve věcech týkajících se určení tohoto speciálního dokumentu prezentace. Proto prezentace mají velmi rády (=mnohem raději než Word) různé objekty jako je text, odrážkované seznamy, obrázky, grafy, animace a kreslené objekty vůbec. Pojďme si tedy ukázat, jak snadno se tyto objekty do snímků našich prezentací vkládají. Vkládání snímků a jejich rozložení Snímek je základní pracovní prostor pro prezentaci. Otevřeme-li novou prezentaci, nabídne se nám nová prázdná prezentace o jednom snímku. Další snímek, můžeme přidat kliknutím na ikonu Nový snímek z nabídky Snímky na kartě Domů. Na každém snímku jsou připravena místa, kam můžeme jednoduše (= kliknutím) začít vkládat nadpis, text, seznam, obrázek apod. Na výběr máme spoustu přednastavených variant vizuálního vzhledu. Těmto variantám se výstižně říká Rozložení snímku. Můžeme si tedy vybrat, jak budou jednotlivé objekty na snímku rozloženy. 8

Nejpoužívanější Rozložení snímku je nám nabídnuto hned při vkládání nového snímku pomocí ikony Nový snímek, kdy kliknutím na spodní část této ikony rozbalíme i seznam s nejpoužívanějšími rozloženími. Vybereme si, které rozložení se bude nejvíce hodit pro naše účely a klikneme na něj myší. Vtvoří se nový snímek s vybraným rozložením. Toto rozložení pak můžeme na snímku měnit, stejným způsobem, jako měníme třeba velikost obrázku v jakémkoli jiném programu z balíku office pomocí rohů či úchopových bodů. V našem případě jsme rozložení levého obsahu uchopili za pravý dolní roh a měníme tím jeho výšku zespodu i šířku zprava. Kurzor myši se změnil na tlustý černý křížek a plná šedá čára ukazuje, jakou velikost by objekt měl, kdybychom úchopový bod pustili právě nyní. Pokud chceme zvolit rozložení snímku na jiné předdefinované rozložení klikneme na z nabídky Snímky na kartě Domů. Pokud chceme rozložení upravit, můžeme použít zobrazení Předloha snímků z panelu nástrojů Zobrazení prezentací na kartě Zobrazení a zde jej upravit. 9

Vkládání obsahu Obsahem prezentace může být: Text Tabulka Graf Nakreslená grafika SmartArt Obrázek (např. fotka ze souboru) Klipart Video Vložení obsahu je přitom velmi jednoduché. V podstatě jej vybíráme pouhým kliknutím do okna obsahu prezentace: Klepnutím myší do tohoto prostoru začneme vkládat text Klepnutím sem vložíme graf Klepnutím sem vložíme tabulku Klepnutím sem vložíme kresbu SmartArt Klepnutím sem vložíme obrázek ze souboru Klepnutím sem vložíme video Klepnutím sem vložíme Klipart Vkládání textu Text vkládáme přímým kliknutím na nápis Klepnutím vložíte text. Standardně je nabídnuto formátování pomocí odrážek, což nám většinou vyhovuje prezentace není o literárním vyřádění se, ale o sdělení nejdůležitějších bodů či tezí, k čemuž jsou odrážky naprosto ideální. Pokud však nabízené formátování chceme změnit, máme k dispozici všechny standardní formátovací funkce sady Office, jako třeba u aplikace MS Word. Najdeme je v panelech nástrojů Písmo a Odstavec na kartě Domů. 10

Můžeme tak text plně formátovat. Panel Písmo je určen pro formátování, tedy změnu vlastností písma (velikost, tloušťka, řez, barva apod.). Pokud bychom si z ukázaných ikon nevybrali, můžeme spustit Formát písma kliknutím na tlačítko Ve Formátu písma můžeme mnohem podrobněji a detailněji nastavovat vlastnosti písma. Vše bylo podrobně probráno v Modulu 3 Textový editor. Pokud si nevzpomínáte, vyzkoušejte si jednotlivá nastavení - nic to nestrojí, nemůžete si ublížit, pouze se poučit Panel Odstavec je, jak již logika názvu napovídá, určen ke změně vlastností odstavce, který vkládáním textu vytváříme. Ikonky jsou zde také stejné, jako např. v MS Word, ale přibyly tu také některé nové: Směr textu Zarovnání textu Převést na obrázek SmartArt 11

Vkládání tabulky Tabulku vložíme pomocí kliknutí na obrázek Spustí se průvodce, pomocí kterého můžeme snadno vložit tabulku. Jednoduše se nás zeptá, jak má tabulka vypadat: Zadáme počet řádků a počet sloupců. Stisknutím tlačítka se do snímku vloží tabulka. Vloženou tabulku můžeme upravit pomocí nástrojů, které se nám otevřely v podobě karty Návrh. V panelu Styly tabulky můžeme využít přednastavených barevných schémat, nebo sami určit barvy a ohraničení buněk tabulky. V panelu Možnosti stylů tabulek volíme možnosti, které zajišťují jiné podbarvení záhlaví tabulky, buněk s výsledky, střídání odstínů barev na jednotlivých řádcích apod. Můžeme také měnit velikost tabulky tažením za úchopové body (na obrázku jsou tyto body zvýrazněny tečkami v rámu tabulky). Tabulku nemusíme vždy vytvářet přímo v PowerPointu. Máme-li vytvořenu tabulku v jiném dokumentu, nebo třeba sešitu MS Excel, můžeme ji v Excelu označit a překopírovat (Klávesy CTRL+C) do PowerPointového snímku (klávesy CTRL+V). Sem bude vložena přesně tak jak, jsme ji v Excelu vytvořili. 12

Vkládání grafu Graf je možno vložit více způsoby. Asi nejčastější způsob vložení grafu do prezentace je prosté překopírování vybraného grafu z Excelu (známé kouzlo CRTL+C a CTRL+V). PowerPoint nám však umožňuje kliknutím na ikonku v obsahovém poli spustit průvodce grafem, díky němuž si můžeme vytvořit úplně nový graf. V prvním kroku zvolíme, jaký typ grafu chceme vytvořit Stisknutím tlačítka se nám v prostředí MS Excel otevře datový list vytvářeného grafu. Zde zadáme hodnoty, které bude graf interpretovat. Uděláme to tak, že si pomocí úchytu v pravém dolním rohu datové oblasti nastavíme počet kategorií a řad. Jejich názvy přepíšeme a také přepíšeme hodnoty. 13

Námi upravená data pro nový graf mohou pak vypadat třeba takto: Budeme tedy vkládat data reprezentující denní spotřebu nápojů dle jednotlivých osob. Jakmile máme data vyplněna, stačí okno datového listu zavřít červeným křížkem v pravém horním rohu okna. Na snímku prezentace se mezitím co budeme vkládat data, bude postupně tvořit graf, který teď po zavření datového listu zůstane jako objekt v prezentaci. Graf můžeme samozřejmě ještě dále upravovat. Opět můžeme využít úchopných bodů pro změnu rozměrů celého objektu grafu, nebo můžeme graf upravit pomocí panelu nástrojů z karty Návrh. 14

Kreslení informační grafiky SmartArt Informační grafikou rozumíme různé grafické provedení informací, kterými můžeme zpestřit prezentaci. Jedná se zejména o grafické provedení seznamů, znázornění procesů, organizačních diagramů apod. Grafický objekt SmartArt přidáme do obsahu prezentace kliknutím na ikonku Spustí se průvodce, kde vybereme, jaký tvar chceme vytvrořit Grafika je zde rozdělena tematicky dle toho, zda potřebujeme znázornit nějaký proces či hierarchii, nebo zda chceme jen vytvořit nějakou hezčí podobu seznamu apod. Vybereme si SmartArt, který nejlépe vystihuje myšlenku či proces, který potřebujeme znázornit a stiskneme tlačítko 15

SmartArt se nakreslí do místa vymezeného původním rámečkem pro obsah prezentace. K tomu se zobrazí okno, kde máme zadat text, který je vložen do grafického návrhu. Jak je vidět z předchozího obrázku, proces je navržen se třemi položkami (obdélníky). Chci-li přidat čtvrtou položku, stačí přidat čtvrtý řádek (čtvrtý text) do okna pro text grafického návrhu. Zadávání těchto položek ukončíme kliknutím na křížek v okně textů grafického návrhu. Kdybychom toto okno chtěli znovu aktivovat a upravit tím text SmartArtu, stačí kliknout na ikonku šipek v rámu SmartArtu Samotný nakreslený SmartArt můžeme pochopitelně dále upravovat. Zejména můžeme měnit velikost objektu (za úchopové body), nebo využít panely nástrojů na kartě Návrh. Po změně velikosti, přidání další položky a troše hraní s barvami a návrhy může výsledek vypadat třeba takto: 16

Vkládání obrázku ze souboru Vložení obrázku ze souboru se provádí naprosto stejně, jako v jiných aplikacích balíku office. V prezentacích možná o to jednodušeji, že dialog pro vložení obrázku nemusíme hledat v panelech nástrojů, ale stačí v poli obsahu prezentace kliknout na ikonku Po kliknutí na tuto ikonku se nám otevře dialogové okno, většinou nabízející obrázky uložené ve Vašich uživatelských dokumentech. Vybereme obrázek a klikneme na tlačítko. Obrázek se vloží do snímku prezentace. Obrázek můžeme dále upravovat. Velikost upravíme pomocí úchopových bodů, pomocí nástrojů z karty Formát můžeme mimo jiné upravit třeba jas a kontrast, přidat obrázku rámeček, či obrázek oříznout tak, aby z něj zbyla jen ta část, která nás zajímá. 17

Vložení Klipartu Kliparty jsou malé, jednoduché obrázky. Jsou součástí balíku Office a jejich využitím můžete vylepšit nejen svoji prezentaci (lze je bez problémů vkládat i do ostatních programů balíku Office). Jejich podoba je však více zkratkovitá, neskrývají svůj kreslený původ. Průvodce pro vložení Klipartu spustíme kliknutím v okně obsahu prezentace na ikonku V pravé části pracovního okna programu PowerPoint se nám spustí průvodce pro vyhledání a vložení Klipartu. Zde můžeme pomocí klíčového slova spustit vyhledávání nejvhodnějšího Klipartu. Průvodce prohledá galerii Klipartů v našem počítači, a pokud jsme připojeni k internetu, hledá i tam. Výsledek hledání pak ukáže v náhledovém okně. 18

Pak už stačí si jen vybrat Klipart, který nám nejvíce vyhovuje. Klikneme na něj, aby se označil. Na pravé straně tohoto označení se objeví šipka. Klikneme na ni a zvolíme, co s Klipartem chceme provést v našem případě zvolíme volbu Vložit. Vložený Klipart se pak chová naprosto stejně, jako obrázek a tak i jeho další úpravy jsou stejné, jako s obrázkem. Můžeme pomocí úchopových bodů měnit jeho velikost, pomocí nástrojů z karty Formát můžeme upravit jeho vzhled, velikost, barevnost či styl. 19

Vkládání videa Video vložíme do prezentace prakticky stejně jako obrázek ze souboru. V okně obsahu prezentace klikneme na ikonu Objeví se dialogové okno s obsahem našeho počítače, ve kterém nalezneme videosoubor, který chceme do prezentace vložit. Vybereme soubor obsahující požadované video a stiskneme tlačítko. Video se vloží do prezentace. Ihned po vložení se nás počítač zeptá, jakým způsobem se má video při prezentaci spouštět. Automaticky jakmile zobrazíme snímek s videem, video začne být přehráváno Po klepnutí aby se video spustilo, musím na něj klepnout myší Zvolíme tedy jednu z možností. Video je na snímku prezentace zatím zobrazeno jako statický obraz. Je však možné nastavit mu řadu vlastností. K tomu slouží panely nástrojů na kartě Možnosti Filmových nástrojů. Pomocí těchto nástrojů můžeme video přehrát, můžeme nastavit Hlasitost přehrávání, opakování přehrávání, můžeme změnit spouštění (automaticky či po klepnutí) nebo také můžeme změnit velikost zobrazovací plochy pro přehrání videa. To lze realizovat buď pomocí panelu nástrojů, nebo klasicky jako každý jiný objekt vložený do aplikace z balíku Office pomocí úchopových bodů. 20

Kreslení a manipulace s objekty Pokud nám přednastavené možnosti a objekty aplikace PowerPoint nestačí, můžeme si sami namalovat jednoduché malůvky, dle vlastního vkusu. Využít k tomu můžeme přednastavené tvary, nebo si cokoli namalovat složením ze základních objektů (čára, obdélník, elipsa apod.). Koneckonců můžeme kombinovat vše dohromady, dokud nebudeme s výsledkem spokojeni. Tyto tvary vložíme pomocí ikony Tvary z panelu nástrojů Ilustrace na kartě Vložit. Vybereme požadovaný tvar. Kurzor myši se nám změní na křížek. Tam kde na snímku klikneme, se začne kreslit požadovaný tvar. Taháme kurzorem myši, dokud tvar nevypadá tak jak chceme. Pak pustíme tlačítko myši. Objekt se vloží a my jej pomocí úchopových bodů můžeme upravit: Modré úchopové body slouží ke změně velikosti celého objektu. Zelený úchopový bod slouží k natočení celého objektu. Žluté úchopové body slouží je změně proporcí zvoleného tvaru (špičatější šipka, tlustší tělo apod.) 21

Tvar už umíme nakreslit, umíme jej modifikovat do potřebných rozměrů, ještě je třeba ukázat si, jak si pohrajeme s jeho barevností. Všimněte si, že tvar je nakreslen pomocí obvodových čar a mezi nimi je výplň. Jsou v něm tedy použity dvě barvy barva čáry a barva výplně. Obě můžeme změnit pomocí formátu objektu. Stačí na objekt kliknout pravým tlačítkem myši a zvolit Formát tvaru. Ve Formátu tvaru můžeme nastavit barvu výplně, barvu čáry, prostorový efekt apod. Když tyto nástroje vhodně použijeme, může se z modro-modré šipky (viz vrchní obrázek) stát třeba toto: Výchozí tvar Upravený výsledek Vložení textu do objektu Do objektů jde vkládat text. Stačí na objekt kliknout, tak abychom viděli úchopové body a rovnou začít psát. Text se napíše do objektu. Zadávání textu ukončíme kliknutím myši někam mimo objekt. Odstranění objektu Pokud si do prezentace vložíme cokoli, co se pak ukáže, že by tam být nemělo, není problém to odstranit. Stačí jakýkoli objekt označit, tak abychom viděli úchopové body a na klávesnici stisknout klávesu Delete. Druhý způsob je pomocí kontextové nabídky na objekt klikneme pravým tlačítkem myši a zvolíme Vyjmout. 22