Microsoft. Word. Hromadná korespondence. Mgr. Jan Veverka Střední odborná škola sociální Evangelická akademie

Transkript

1 Microsoft Word Hromadná korespondence Mgr. Jan Veverka Střední odborná škola sociální Evangelická akademie

2 Hromadná korespondence Funkce hromadná korespondence umožňuje vytvoření malé databáze (tabulky) která obsahuje např. jména, adresy, oslovení apod. a z této tabulky se jednotlivá pole vkládají automaticky do vytvořeného dokumentu (hotová stránka se tiskne opakovaně každý tisk s jedním záznamem v tabulce - např. jméno) hromadná korespondence se používá zejména při tvorbě dopisu adresovaného různým příjemcům, poštovních obálek, pozvánek apod. (nemusí tedy nutně sloužit pouze k tisku obálek či dopisů) -2-

3 Hromadná korespondence základem pro tuto funkci je vytvoření dokumentu, který bude jednotlivá pole z tabulky využívat (klasický dokument, ve kterém se ponechá místo na umístění položek z databáze (obdélník pro adresu apod.) A tak si vytvoříme ve Wordu pozvánku na očkování. Bude kromě textu obsahovat i klipart. V horní části záměrně vynecháme prázdné místo, aby se zde mohla vypisovat adresa -3-

4 Vzor místo pro vložení políček z tabulky adres -4-

5 Průvodce hromadnou korespondencí při vytváření tabulky s adresami dojde k vytvoření externího souboru (umístěného v dokumentech v adresáři Zdroje dat) a tento soubor se prováže s vytvořeným dokumentem tvorba souboru a provázání s provede na kartě Korespondence>Spustit hromadnou korespondenci celý postup je možné vyřešit pomocí tlačítek v panelech nebo pomocí podrobného průvodce -5-

6 Průvodce hromadnou korespondencí v prvním kroku je třeba zvolit, jaký typ dokumentu bude používán (u obálek např. lze nastavit typovou obálku a její adresy odesílatele i příjemce, u dopisu pole s oslovením apod.) výběr typu ovlivní možnosti nastavení v dalších krocích (štítky velikosti štítků, obálky typ obálek nebo rozměry apod.) po výběru kliknout na příkaz Další -6-

7 Průvodce hromadnou korespondencí Použít aktuální dokument: do hotového a otevřeného dokumentu se vloží jednotlivá pole z tabulky s adresami Začít ze šablony: na základě šablony se vytvoří nový soubor do kterého se pole z tabulky s adresami vloží Začít z existujícího dokumentu: otevře se již hotový dokument (neotevřený) a do něho se vloží adresy >Další -7-

8 Průvodce hromadnou korespondencí pokud uživatel používá adresář aplikace Outlook, je možné příjemce vybrat z něj (v kontaktech Outlooku musí být vyplněné adresy) vytvořit novou strukturu i obsah tabulky s adresami (po výběru kliknout na Další, nebo na příkaz Vytvořit) v případě že je seznam již vytvořený nalistuje se pomocí tlačítka Procházet (většinou v dokumentech > adresáři Zdroje dat) >Další -8-

9 Vytvoření nového seznamu s adresami pokud je vyhovující skladba nabízených polí, je možné postupně tato pole vyplnit po vyplnění jednoho záznamu se další začne vyplňovat tlačítkem Nová položka Jeden celý záznam se odstraní: Odstranit položku PRO VYTVOŘENÍ VLASTNÍ STRUKTURY s použije tlačítko Vlastní -9-

10 Vytvoření vlastní struktury adres Názvy polí lze přidat (vlastní) Názvy lze odstranit Názvy lze přejmenovat pořadí položek lze určit tlačítky Nahoru a Dolů pro potřeby naší práce je třeba tato struktura -10-

11 Zadání adres nová adresa vymazat adresu -11-

12 Průvodce hromadnou korespondencí po ukončení zápisu adres > tlačítko OK tabulku (databázi) se zapsanými daty je třeba uložit pod vhodným názvem (standardně se používá adresář Zdroje dat v Dokumentech) soubor má databázovou příponu *.mdb (lze otevřít také v MS Access po uložení se zobrazí struktura a obsah vlastního souboru -12-

13 Propojení databáze a dokumentu záznamy lze dodatečně změnit výběrem souboru a tlačítkem Upravit záznamy které se vloží do dokumentu jsou označené zatržítkem vytváření nového seznamu příjemců se ukončí OK dojde k návratu na krok Výběr příjemce tam se tentokrát nechá zvoleno Použít existující seznam -13-

14 Propojení databáze a dokumentu - vytvoření dopisu pole se vkládají tam kde je kurzor v této chvíli je možné upravit rozložení i podobu celého dokumentu a hlavně se do něj vloží jednotlivé údaje z vytvořeného seznamu ve standardních dopisech je možné použít předdefinovaný Blok adresy (jeho rozložení nelze měnit a vychází z původních polí tabulky nikoliv uživatelem navržených) v dopisech využívající uživatelem navrhnutá pole adresy se zvolí Další položky -14-

15 Vložení polí do dokumentu pokud uživatel vytvořil vlastní položky v databázi příjemců, je třeba vybrat Vložit: databázová pole výběrem položky a stisknutím tlačítka Vložit se do dokumentu vloží pole z databáze zobrazení vložených databázových polí přímo v dokumentu lze změnit formát písma, velikost apod. položky je možno rozdělit na více řádků na příslušném místě klávesou ENTER -15-

16 -16-

17 Zobrazení s adresami po nadefinování jednotlivých polí kliknout tlačítko další dojde ke zobrazení konkrétních adres posun mezi jednotlivými adresami se provede pomocí šípek v podokně úloh po dokončení lze dokument vytisknout (vytiskne se tolikrát, kolik bylo zvoleno adres k vložení) po uložení je soubor provázán s databázovým zdrojem adres. Při novém otevření se zobrazí výzva zda-li se má provést spuštění příkazu SQL (databázový příkaz) je třeba zvolit ANO -17-

18 Náměty obálky vyrozumění o přijetí pozvánky na oslavu, sraz třídy (Přezdívka, Jméno, Adresa apod.) diplomy -18-

19 Konec prezentace -19-