Microsoft Office. Word hromadná korespondence

Transkript

1 Microsoft Office Word hromadná korespondence Karel Dvořák 2011

2 Hromadná korespondence Hromadná korespondence je způsob, jak určitý jeden dokument propojit s tabulkou obsahující více záznamů. Tímto propojením se vytvoří sada dokumentů nebo stránek, které obsahují výchozí dokument naplněný na určitých místech údaji z oné tabulky. Typickým příkladem použití hromadné korespondence je přijímací řízení na školách. 2

3 Hromadná korespondence Hromadná korespondence funguje tak, že máme dopis se stejnými informacemi pro všechny (jedná se vlastně o šablonu) a do něj vkládáme z databáze údaje pro každého uchazeče jiné (jméno, adresa, datum narození ad.). 3

4 Hromadná korespondence Práce s hromadnou korespondencí se vždy skládá ze čtyř základních kroků: Příprava výchozího dokumentu štítku či stránky se štítky; obálky; dopisu. Přiložení databáze s údaji stačí tabulka se záhlavím. Úprava dokumentu nastavení položek z databáze, výběrových podmínek, seřazení záznamů. Sloučení na tisk nebo do nového dokumentu. 4

5 Hromadná korespondence Hromadnou korespondenci je možné spustit v závislosti na tom, jak máme připravené podklady. Je možné činnost přerušit a vypracovat jiný krok, vrátit se zpět, provádět úpravy a opravy dat. 5

6 Hromadná korespondence Jestliže vytváříme hromadnou korespondenci od začátku, je vhodné využít průvodce. Na kartě Korespondence otevřeme nabídku Spustit hromadnou korespondenci Výběr typu hromadné korespondence Průvodce hromadnou korespondencí 6

7 Průvodce hromadnou korespondencí Když nevyužijeme Průvodce hromadnou korespondencí, vytváříme jednotlivé části samostatně. Průvodce pomáhá vytvořit dokument v logickém sledu, práce je snadná a rychlá. 7

8 Průvodce hromadnou korespondencí Po spuštění Průvodce se v pravé části pracovní plochy otevře podokno Hromadná korespondence. V Průvodci je možné kdykoliv vrátit zpět a nějaký krok udělat jinak. 8

9 Průvodce hromadnou korespondencí Každé okno v Průvodci se skládá ze tří částí: Výběr činnosti. Upřesnění vybrané činnosti. Navigace. Výběr činnosti Upřesnění činnosti Navigace 9

10 Typ hromadné korespondence Pojem hromadná korespondence zahrnuje nejen dopisy, ale i další dokumenty. Mohou to být různé diplomy, adresy na obálkách nebo na nálepkách. V prvním kroku vybereme typ dokumentu, který tvoříme. 10

11 Typ hromadné korespondence Prvním typem dokumentu jsou Dopisy. Dopisem nemusí být jen dopis, uzpůsobený adresátovi, ale jakýkoliv dokument, který se vejde na jednu nebo více stránek a ve kterém chceme čerpat na určitá (stejná) místa různé údaje. Může to být diplom, pamětní nebo informační list, pozvánka, upozornění, oběžník, atd. 11

12 Typ hromadné korespondence Po výběru typu dokumentu přejdeme na další krok. Chceme-li později udělat nějakou změnu, můžeme se vždy vrátit zpět. 12

13 Výběr dokumentu V dalším kroku vybereme, jaký dokument chceme upravovat. Pokud chceme vytvořit nový dokument, nebo již máme něco rozepsáno a jen chceme pokračovat, zvolíme první možnost. 13

14 Výběr dokumentu Varianta Začít ze šablony se používá v případě, máme uloženou šablonu dopisu (např. pozvánka k přijímací zkoušce). Když jsme nějaký dokument již vytvořili a máme ho uložený, zvolíme třetí možnost Začít z existujícího dokumentu. 14

15 Výběr příjemce Vlastní úpravu dokumentu můžeme ještě odložit. Třetím krokem při vytváření hromadné korespondence je výběr databáze, ze které se do dokumentu vkládají data. Tento krok se nazývá Výběr příjemce. Máme-li vytvořenou databázi, zvolíme variantu Použít existující seznam Nalezneme dříve uložený seznam 15

16 Výběr příjemce Jestliže ještě nemám žádný seznam, nebo nechci použít stávající, zvolím možnost Zadat nový seznam. Nový seznam vytvoříme i v případě, kdy položky seznamu jsou údaje, které nepatří do adresáře, například u tvorby diplomů umístění, dosažený čas atd. Novou databázi uděláme klepnutím na nabídku Vytvořit 16

17 Vytvoření databáze Chci-li změnit označení polí, jejich pořadí, vyberu tlačítko Vlastní nastavení sloupců 17

18 Vytvoření databáze Nesouhlasím-li s názvem některého pole, mohu ho přejmenovat 18

19 Vytvoření databáze Nové pole mohu přidat a zbytečné pole odstranit Mohu změnit pořadí jednotlivých polí 19

20 Vytvoření databáze Upravíme jednotlivá pole podle potřeby Odstranění některého pole je nutné potvrdit. Pokud je databáze vyplněná, údaje z tohoto pole by se ztratily. 20

21 Vytvoření databáze Postupně vyplníme jednotlivé položky databáze. Do dalšího pole přejdeme pomocí myši nebo klávesou Tab. Celo databázi můžeme seřadit podle libovolného pole Nový záznam vytvoříme klepnutím na toto tlačítko Po vyplnění celé databáze ji uložíme stiskem OK 21

22 Uložení databáze Vytvořenou databázi ne nutné nejprve uložit. Automaticky se nabídne složka Zdroje dat v dokumentech aktuálního uživatele. Místo uložení je možné změnit. Doplníme název databáze Potvrdíme 22

23 Nastavení databáze Jednotlivé záznamy v databázi můžeme třídit, filtrovat, upravovat i doplňovat. Tento záznam nebude použit 23

24 Práce s databází Potvrzený seznam můžeme vždy změnit nebo upravit. 24

25 Práce s databází Současně s vytvořením nebo otevřením databáze se zobrazí další možnosti hromadné korespondence. Je možné využít panel nástrojů bez nutnosti používat průvodce. 25

26 Vytvoření dopisu Dalším krokem je vytvoření dopisu, který bude hromadně upraven. Tento dokument je možné vytvořit již dříve, a pouze doplnit databázová pole. Vložení pole z databáze Vložení pole z databáze 26

27 Vytvoření dopisu Vložení pole provedeme tak, že na místo, kde má být vloženo umístíme kurzor. V panelu nástrojů rozbalíme nabídku Vložit slučovací pole. Zde vybereme potřebnou položku. V dokumentu se objeví název pole uzavřený ve francouzských uvozovkách. 27

28 Vytvoření dopisu Slučovací pole můžeme také vkládat z nabídky v podokně úloh. Vybereme nabídku Další položky Objeví se seznam polí, ze kterých můžeme vybírat. 28

29 Vytvoření dopisu Rychlejší je, vložit všechna potřebná pole a pak mezi ně dopsat mezery a konce řádků a odstavců. 29

30 Vytvoření dopisu S poli zacházíme stejně jako s ostatním textem, můžeme měnit jeho formát, i formát celého odstavce, kde se nachází. Postupně vkládáme mezery a ukončujeme odstavce Označení každého pole se chová jako celek 30

31 Vytvoření dopisu Vždy můžeme upravit seznam příjemců 31

32 Náhled dopisů V předposledním kroku si můžeme prohlédnout jednotlivé dopisy. Místo názvů polí se objeví odpovídající hodnoty z databáze. Listování v záznamech Zobrazení polí nebo hodnot Listování v záznamech 32

33 Sloučení Posledním krokem je sloučení dopisu pro hromadnou korespondenci s databází. Znamená to, že se vytvoří tolik kopií dokumentu, kolik záznamů je v databázi a jsou určeny jako příjemci. Sloučení lze provést na tiskárnu, každý dokument se začne tisknout na začátek nové stránky. 33

34 Sloučení Sloučení je také možné provést do nového dokumentu. V tomto případě je každý dopis umístěn v oddíle, který začíná na nové straně. 34

35 Sloučení Zvolíme-li variantu Upravit jednotlivé dopisy, můžeme v každém dopisu provést individuální změny. Výsledkem jsou dva dokumenty, původní dopis hromadné korespondence a dokument obsahující jednotlivé dopisy. 35

36 Sloučení Při přesunutí dokumentu hromadné korespondence musíme zajistit jeho propojení s původní databází. 36