Správa o činnosti Štátneho archívu v Bytči pobočky v Dolnom Kubíne v roku 2012 A. Personálny stav V Štátnom archíve v Bytči, pobočke Dolný Kubín bolo v roku 2012 systemizovaných 5 zamestnaneckých miest, všetky v štátnej službe, z toho tri miesta v 5. platovej triede (ďalej len PT), jedno miesto v 6. PT a jedno miesto v 8. PT. Miesta boli obsadené zamestnancami s príslušnou odbornou kvalifikáciou: 3 VŠ I. stupňa, 2 VŠ II. stupňa. B. Odborné činnosti archívu Zamestnanci archívu v roku 2012 odpracovali 987 pracovných dní v odborných archívnych činnostiach a 62 dní na úseku správy registratúry. Rozsah dní čerpaných na jednotlivé činnosti 10% 9% 2% 1% 12% 1% 38% 27% Predarchívna starostlivosť Ochrana archívnych dokumentov Prístup k archívnym dokumentom Výskumná, publikačná a kultúrno-osvetová činnosť Evidencia archívneho dedičstva Spracúvanie archívnych dokumentov Príručná archívna knižnica Organizačná, riadiaca a hospodársko-administratívna práca 1. Predarchívna starostlivosť a odborná správa registratúr Činnosť archívu v tejto oblasti bola zameraná na vykonávanie odborného dozoru nad správou registratúr u pôvodcov registratúr, ktorí spadajú do jeho územnej kompetencie v rámci okresov Dolný Kubín, Námestovo a Tvrdošín. V systematickej predarchívnej starostlivosti archívu bolo zaradených 472 pôvodcov registratúr, ktorí majú zriadené registratúrne strediská. Žiaden z nich nemá zriadený vlastný archív. V roku 2012 archív riešil 57 návrhov na vyradenie registratúrnych záznamov (z nich bolo 55 schválených a 2 vrátené na prepracovanie). Archív posúdil 20 registratúrnych poriadkov a plánov, ktoré predložili pôvodcovia registratúr na schválenie. Archivári v rámci metodickej
2 pomoci poskytli 168 individuálnych konzultácií a inštruktáž a podieľali sa na realizácii 104 školení, zameraných na problematiku tvorby registratúrnych poriadkov a plánov a prípravu vyraďovania registratúrnych záznamov. V rámci výkonu štátneho odborného dozoru správy registratúr u ich pôvodcov archív vykonal 12 kontrol, z toho 10 v orgánoch verejnej správy a 2 v podnikateľských subjektoch. 2. Evidencia archívneho dedičstva Predarchívna starostlivosť v roku 2012 Počet posúdených návrhov na vyradenie 57 Počet kontrol 12 Počet predložených registratúrnych poriadkov 20 Počet konzultácií a inštruktáží 168 Počet školení 104 Archív mal k 31. 12. 2012 vo svojej správe 836 archívnych súborov v rozsahu 3698 bm. Na jedného zamestnanca pripadá 739,6 bm archívnych dokumentov. Z uvedeného počtu archívnych súborov sú 4 spravované na základe depozitnej zmluvy uzatvorenej s ich vlastníkom, ktorým sú cirkevné inštitúcie. Žiadne archívne súbory neboli uložené mimo archívu. V priebehu roka 2012 archív prevzal do svojej archívnej starostlivosti od pôvodcov 44 súborov prírastkov archívnych dokumentov v celkovom rozsahu 42,33 bm. Všetky prírastky boli riadne zaevidované, boli vypracované príslušné evidenčné záznamy a spracované evidenčné listy k novým fondom. Množstvo prevzatých archívnych dokumentov za roky 2008-2012 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2008 2009 2010 2011 2012 bm 6,93 12,6 86,7 66,09 42,33
3 Bol vyhotovený nový lokačný prehľad uloženia všetkých archívnych súborov v archívnych depotoch a tiež sumárny prehľad všetkých fondov a zbierok uložených v archíve. 3. Ochrana archívnych dokumentov Areál archívu v Dolnom Kubíne tvoria tri budovy administratívna, účelová (depozitár) a učebňa. Spojovacia chodba (pergola) medzi administratívnou budovou a depozitárom je v havarijnom stave. Počas dažďov preteká voda cez strechu, múriky pod oknami sú popraskané a odkvapové ríne prehrdzavené. Oprava sa neuskutočnila pre nedostatok finančných prostriedkov. Účelová budova vyžaduje výmenu okien, dverí a opravu fasády so zateplením. Teplota a vlhkosť v depozitári sa kontroluje denne a zodpovedá požadovaným kritériám. V učebni nie je doriešené vykurovanie, preto jej prevádzka počas zimných mesiacov v januári až marci nie je možná. 4. Filmotéka Archív nemá zriadenú filmotéku. 5. Spracúvanie a sprístupňovanie archívnych dokumentov Stav spracovania a sprístupnenia archívnych dokumentov k 31. decembru 2012 roztriedené usporiadané inventarizované katalogizované registre ako AP nespracované Celkové množstvo bm % bm % bm % bm % bm % bm % AD v bm 0 0 1789,52 48,39 1908,48 51,61 0 0 0 0 0 0 3698 Zamestnanci venovali najviac pracovného času počas roka 2012 spracúvaniu a sprístupňovaniu archívnych dokumentov podľa ročného plánu práce. Inventarizovali archívne fondy: troch obvodných notárskych úradov: Dolný Kubín 1880-1945 (1950), Párnica 1878-1945 (1947), Trstená (1866) 1871-1945 (1953), dvoch miestnych národných výborov: Lokca 1950-1990 (1992), Ťapešovo (1945) 1950-1990 a dvoch okresných úradov: Dolný Kubín (1894) 1923-1945 (1959), Námestovo 1923-1945 (1953). Roztriedenie písomností Štátneho stavebného úradu v Liptovskom Mikuláši 1923-1945. Na úseku digitalizácie matrík narodených, sobášených a zosnulých z rokov 1895-1906 z matričných obvodov v Oravskom Podzámku bolo naskenovaných 1879 strán. Bádatelia dostanú na štúdium matriky vo forme kópií zviazaných v hrebeňovej väzbe alebo na CD, tak sa ochraňujú originály matrík. 6. Prístup k archívnym dokumentom Zabezpečovanie prístupu verejnosti k archívnym dokumentom bolo v roku 2012 druhou hlavnou zložkou činnosti archívu. V archíve študovalo 155 bádateľov, z toho 7 zahraniční a bádateľských návštev bolo 259.
4 Bádatelia a bádateľské návštevy za roky 2008-2012 400 350 300 250 200 150 100 50 0 rok 2008 rok 2009 rok 2010 rok 2011 rok 2012 Bádatelia 133 158 130 174 155 Bádateľské návštevy 289 309 299 374 259 Archív vydal 1482 výpisov, odpisov, potvrdení a kópií archívnych dokumentov 850 žiadateľom. Žiadateľmi boli fyzické i právnické osoby (mestské a obecné úrady, stavebné úrady, pobočky sociálnej poisťovne, obvodné úrady, katastrálne a pozemkové úrady, Slovenský pozemkový fond, okresné súdy, advokátske kancelárie, notárske úrady, školy, rôzne podnikateľské spoločnosti i polícia). Najčastejšie požadovanými dokumentmi boli doklady o vlastníctve nehnuteľností, dedičské uznesenia, vklady vlastníckych práv, vyvlastňovacie rozhodnutia, prídelové listiny, kúpno-predajné zmluvy, hospodárske zmluvy, stavebné rozhodnutia, kolaudačné rozhodnutia, územné rozhodnutia, projektová dokumentácia, geometrické plány, doklady o ukončení školy, zápočty o odpracovaných rokoch, mzdové listy, matriky, doklady o štátnom občianstve. Prístup k archívnym dokumentom na základe písomnej žiadosti v roku 2012 písomné žiadosti v správnej agende vydané výpisy, odpisy, potvrdenia, kópie AD počet tuzemské zahraničné počet tuzemské zahraničné 850 842 8 1482 1467 15 Archív vybral na poplatkoch v oblasti bádateľskej a správnej agendy 1940,12 EUR, z toho 1348,50 EUR tvorili správne poplatky podľa zákona 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch a suma 591,62 EUR tvorila poplatky za služby archívu. 7. Príručná odborná knižnica Príručná odborná knižnica archívu obsahovala 8517 zväzkov k 31. 12. 2012. Všetky zväzky sú skatalogizované.
5 Pre nedostatok finančných prostriedkov nebola do knižnice archívu zakúpená žiadna kniha. Knižničný fond bol doplnený o 15 zväzkov, ktoré archív získal darom od vydavateľov alebo autorov. Mestá a obce na Orave posielajú povinné výtlačky obecných novín, ktoré zakladáme do zbierky. Od roku 2005 ich neviažeme pre nedostatok finančných prostriedkov. Knihy a časopisy boli dostupné v bádateľni archívu formou prezenčného štúdia. Najväčší záujem bol o publikácie k regionálnych dejinám, regionálne noviny a odborné historické časopisy. Bádatelia požiadali o 269 zväzkov počas roka 2012. Zapožičaných bolo 25 zväzkov kníh. 8. Výskumná, publikačná a kultúrno-osvetová činnosť Na úseku kultúrno-osvetovej činnosti archív spolupracoval s Oravským múzeom P. O. Hviezdoslava v Dolnom Kubíne, Oravským kultúrnym strediskom, Oravskou galériou, Mestským kultúrnym strediskom v Dolnom Kubíne, mestskou televíziou Infoštúdio Dolný Kubín, so základnými a strednými školami, s obecnými a mestskými úradmi. Pri príležitosti Dňa otvorených dverí v archíve a Dní mesta Dolný Kubín si záujemcovia mohli pozrieť nové výstavy. Podieľali sme sa na príprave troch výstav o dejinách mesta Dolný Kubín, obce Párnica a deportácii Židov v Dolnom Kubíne. Archív spolupracoval na tvorbe monografie Habovka 1558-2010 a publikácie Z dejín lekárnictva na Orave 1632-1950. Článok z dejín lekárnictva na Orave vyšiel v almanachu Slováci v Poľsku č. 13/2012. Referát na spomenutú tému sme pripravili aj na medzinárodnú vedeckú konferenciu pod názvom Od špitála po nemocnicu.... Základné a stredné školy mali záujem o exkurzie do archívu. Súčasťou exkurzií boli tvorivé dielne, počas ktorých žiaci čítali staré dokumenty, odkresľovali erby, pečate a napodobňovali gotické písmo. Študenti Obchodnej akadémie v Dolnom Kubíne, Strednej zdravotníckej školy a Združenej strednej školy po absolvovaní prednášky o správe registratúrnych záznamov riešili test na uvedenú tému. Archív pripravil odborný seminár pre obecných a mestských kronikárov Oravy na tému Využívanie archívnych dokumentov pri tvorbe kroniky. 9. Organizačná a riadiaca práca, vzdelávanie a administratívne práce Na úseku organizačnej a riadiacej práce boli priebežne vykonávané štandardné činnosti súvisiace so zabezpečovaním bežného chodu archívu, jeho odbornej činnosti a kontroly plnenia úloh zamestnancami. Súčasťou činnosti na tomto úseku bolo spracovávanie rôznych rozborov, správ, hlásení, posudkov, vyhodnotení, plánovanie a vykazovanie činnosti archívu, účasť na poradách riaditeľov štátnych archívov, interné pracovné porady, rokovania a konzultácie s príslušnými odbormi ministerstva na úsekoch personálnom, ekonomickom a metodicko-odbornej práce. Počas roka 2012 sa zamestnanci archívu zúčastnili odborných školení, poriadaných odborom archívov a odborom registratúr MV SR a absolvovali aj špecializované školenie na úseku požiarnej ochrany, bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci. PhDr. Soňa Maťugová, riaditeľka archívu v Dolnom Kubíne