Karlovarská krajská nemocnice a.s. Bezručova 1190/19, 360 01 Karlovy Vary IČ: 263 65 804 Směrnice SPISOVÁ SLUŽBA, ARCHIVACE A SKARTACE DOKUMENTŮ Označení dokumentu: SM1/2014 Počet stran: 6 Počet příloh: 5 Verze: 1 Účinnost od: 5.1.2015 Platnost od: 1. 1. 2015 Doba platnosti: bez omezení 1. Účel a vymezení pojmů Účelem směrnice pro archivaci a spisovou služba Karlovarské krajské nemocnice a.s. (dále jen KKN) je zajistit evidenci o dokumentech, které byly KKN doručeny nebo v ní vznikly a dále zajistit jednotný postup KKN při výkonu spisové služby. Směrnice se řídí zejména příslušnými ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů. Nedílnou součástí této směrnice je skartační plán, který tvoří její přílohu. Spisovou službou se rozumí veškeré manipulační práce s dokumenty, tj. zajišťování úkonů spojených s příjmem, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Dokumentem se rozumí všechny písemnosti, zvukové, obrazové a jiné záznamy, ať již v analogové nebo digitální podobě. Za dokument se pro účely této směrnice nepovažují písemnosti zvláštní povahy, jako např. prospekty, letáky, nabídkové katalogy, plakáty, sbírky zákonů, věstníky, tisk (noviny, časopisy), blahopřání, pohlednice a novoročenky. Dokumenty týkající se jedné a téže věci tvoří spis. Evidenční kniha kniha vedená v elektronické podobě na intranetu KKN, do které jsou zapisovány přijaté i odeslané dokumenty nebo dokumenty vzniklé z vlastní činnosti dle pravidel této směrnice. Jednací číslo jedinečné číslo, pod nímž je dokument evidován. Skládá se z písemné zkratky pracoviště, lomené pořadovým číslem, lomené letopočtem a lomené písmenem P (přijímané dokumenty) nebo O (odesílané dokumenty). Jednací čísla začínají u každého pracoviště počátkem roku číslem 1. Například: pátý odeslaný dokument z ředitelství roku 2012 má přiděleno jednací číslo Ř/5/2012/O. Dvacátý přijatý dokument z neurologie roku 2012 má přiděleno jednací číslo NEU/20/2012/P. Pověřená osoba je odpovědná osoba pověřená vedoucím každého pracoviště k přebírání a předávání dokumentů z podatelny. 2. Rozsah platnosti Spisový a skartační řád je závazný pro všechny zaměstnance KKN (dále jen zaměstnanec ). Zaměstnanci s ním musí být prokazatelně seznámeni. 3. Příjem a evidence dokumentů v podatelně Veškeré zásilky došlé do KKN jsou přijímány podatelnou KKN. Poštovní zásilky doručí zaměstnanci podatelny poštovní doručovatelka. Doporučené zásilky předává doručovatelka dle úhrnného dodacího listu proti podpisu pracovnice podatelny. Jestliže převzal doporučenou zásilku výjimečně jiný zaměstnanec KKN, je povinen jí odevzdat podatelně k evidenci. Všechny doporučené zásilky, balíky a osobně předávané dokumenty se v den, kdy byly doručeny, opatří razítkem (na jehož otisku je datum a kolonka čísla jednacího, které podatelna nevyplňuje) a zaevidují se v evidenční knize. Pokud není uveden na zásilce odesílatel, vyznačí se v evidenční knize odesílatel neurčen. Razítko se otiskuje na dokument obvykle v pravém horním rohu, popř. na jiném volném místě dokumentu. Takto evidované zásilky přebírá pověřená osoba z pracoviště, kterému jsou určeny, pouze proti podpisu. Směrnice_Spisová služba, archivace a skartace dokumentů Strana 1 (celkem 6)
Ostatní dokumenty podatelna neeviduje, pouze je rozděluje na příslušná pracoviště. Podatelna zásilky s nekonkrétní adresou (bez udání osoby či pracoviště) osoby předává na sekretariát vedení společnosti. Všechny ostatní zásilky otevírá přímo pracoviště, kterému jsou určeny. Dokumenty, na jejichž příjem a manipulaci se vztahují zvláštní právní předpisy, se přijímají odděleně na příslušných pracovištích a vede se o nich samostatná zvláštní evidence. Pro účely této směrnice se za dokumenty se zvláštním režimem považují: zdravotnická dokumentace vedená podle zákona č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování (zákon o zdravotních službách) ve znění pozdějších předpisů a evidovaná v indexu ošetřovaných, dokumenty, na které se vztahuje zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných skutečností, ve znění pozdějších předpisů. Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede pověřená osoba pracoviště krizové připravenosti, faktury evidované podle zákona o účetnictví v knize faktur ekonomickým úsekem KKN. Zásilky označené slovy naléhavé (popř. STATIM apod.), expresní zásilky a telegramy, se předávají příjemci ihned po zaevidování podatelnou. Podatelna vyzve příjemce k jejich převzetí telefonicky. Podatelna je povinna zaznamenat na obal, komu bylo doručení oznámeno, uvést datum, hodinu a minutu, kdy bylo oznámeno a označit osobu, která oznámení provedla. Podatelna smí veškeré došlé zásilky a dokumenty vydávat pouze oprávněným osobám. Oprávněnou osobou je: adresát zásilky, vedoucí organizačního celku, kterému podle adresy nebo obsahu dokument přísluší k vyřízení, pověřená osoba. Dokumenty soukromého charakteru (tj. u nichž je na prvním místě před označením KKN či jednotlivého pracoviště uvedeno jméno a příjmení zaměstnance nemocnice) se předávají těmto zaměstnancům neotevřené. 4. Evidence dokumentů na pracovištích 4.1 Předávání dokumentů Přijaté dokumenty předává podatelna oprávněným osobám jednotlivých pracovišť v pracovní dny v době od 8.30 do 15.00 hod. Doporučené zásilky, balíky a osobně doručené zásilky předává podatelna pouze proti podpisu. 4.2 Evidence dokumentů na jednotlivých pracovištích KKN Jednotlivá pracoviště nemocnice doplní evidenci převzatých dokumentů od podatelny, a to prostřednictvím evidenční knihy, která je vedena na intranetu KKN. Každému evidovanému dokumentu je přiděleno jedinečné číslo jednací. Každému evidovanému dokumentu je rovněž určen zpracovatel. Číslo jednací se nepřiděluje dokumentům, u nichž je na pracovištích vedena zvláštní evidence nebo jejichž charakter nevyžaduje evidenci v evidenční knize. Tyto druhy dokumentů určí vedoucí pracoviště. Dokumenty, o kterých bude vedena další evidence v evidenční knize, jsou po přidělení čísla jednacího v evidenční knize tímto číslem označeny i fyzicky do otisku razítka. Doporučené zásilky, balíky a osobně doručené zásilky musí být evidovány vždy a jsou razítkem označeny již z podatelny. Pracoviště do otisku razítka vždy dopíše přidělené číslo jednací. Ostatní evidované dokumenty jsou fyzicky označeny až na pracovišti a to buď razítkem, nebo jiným způsobem. Z označení musí být zřejmé datum doručení, číslo jednací a může být doplněn údaj o zpracovateli. Dle rozhodnutí vedoucího pracoviště se obdobně evidují důležité faxy, hromadná podání, případně jiné dokumenty. Směrnice_Spisová služba, archivace a skartace dokumentů Strana 2 (celkem 6)
Pokud je na pracoviště z podatelny doručen dokument, který mu nenáleží, je nutné ho vrátit zpět na podatelnu. 5. Oběh a vyřizování dokumentů Po provedení uvedených zápisů v evidenční knize se dokumenty předávají podle pokynu vedoucího pracoviště příslušnému zpracovateli. Veškeré dokumenty, týkající se téže věci, tvoří spis. Odpovědi na došlé dokumenty, které se evidují, musí být rovněž evidovány. Pokud jsou dokumenty vyřizovány telefonicky nebo osobním stykem, učiní se o tom na dokumenty příslušný záznam a tento způsob vyřizování se vyznačí i v evidenční knize. Obálka se zpravidla ponechává jako součást spisu. Vyřazení obálky bez skartačního řízení muže provést zpracovatel jen nemá li datum podání zásilky na poště právní význam, např. pro posouzení dodržení lhůt (určitě pak u zásilek doporučených a u zásilek zasílaných na doručenku). Zaměstnanci pracovišť, kteří vedou evidenční knihy, informují vedoucího pracoviště o nevyřízených dokumentech v uplynulém období a to v termínech stanovených vedoucím pracoviště, nejméně však 1x za měsíc. 6. Odesílání dokumentů Způsob odesílání dokumentů určuje vedoucí pracoviště. Dokumenty mohou být předány osobně, odesílány faxem, emailem, obyčejnou poštou, spěšně, pomocí datových schránek (viz bod 7), doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou podle jejich závažnosti. Dokumenty, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou zasílány na doručenku, která se po vrácení připojí ke spisu. Jednotlivá pracoviště evidují v evidenční knize na intranetu KKN veškeré odeslané doporučené zásilky, zásilky na doručenku a do vlastních rukou. U dokumentů odesílaných jiným způsobem rozhodne o evidenci vedoucí pracoviště. Veškeré odesílané zásilky musí být na obálce označeny názvem pracoviště, ze kterého jsou odesílány (zpravidla otiskem razítka). Předání doporučené zásilky, zásilky na doručenku a do vlastních rukou, popř. balíku odesílaných přes podatelnu si pověření pracovníci pracoviště nechají podatelnou potvrdit proti podpisu. Z evidenční knihy pro příslušný den vyfiltrují tyto zásilky, vytisknou jejich seznam a nechají podpisem stvrdit jejich převzetí podatelnou. Bez předání tohoto seznamu nebudou doporučené zásilky, zásilky na doručenku a do vlastních rukou, popř. balíky, odeslány. Doporučené zásilky, zásilky na doručenku a do vlastních rukou, spěšné a balíkové zásilky jsou potom navíc v evidenční knize doplněny o údaj o podacím čísle pošty. Na výtisk z evidenční knihy pro každý den potom poštovní úřad potvrzuje jejich předání k přepravě. Obyčejné poštovní zásilky a vnitřní pošta se na podatelně neeviduje. Podatelna přijímá od jednotlivých pracovišť dokumenty určené k odeslání průběžně. Dokumenty dodané do podatelny do 11.00 hod. jsou určeny k poštovní přepravě ještě týž den. 7. Datové schránky Veškerá korespondence od orgánů veřejné moci (státní orgány, orgány územních samosprávných celků, Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři) je doručována prostřednictvím datových schránek. KKN může (ale nemusí) vůči orgánům veřejné moci dokumenty přes datové schránky rovněž posílat. Takto posílané dokumenty musí být ve formátu *.pdf. Směrnice_Spisová služba, archivace a skartace dokumentů Strana 3 (celkem 6)
Příjem i odesílání dokumentů v elektronické formě datových schránek provádí sekretariát vedení představenstva. Evidence a archivace je řešena přímo aplikací datových schránek a následným uložením v datovém trezoru. 8. Příruční registratury Vyřízené, ale pro běžnou práci ještě potřebné dokumenty se ukládají v příručních registraturách na daných pracovištích. Za stav příruční registratury odpovídá zaměstnanec určený vedoucím daného pracoviště. 9. Správní archiv Správní archiv Karlovarské krajské nemocnice a.s je zařízení, v němž jsou uloženy dokumenty, jejichž původcem je KKN. Úkolem správního archivu je všeobecná péče o tyto dokumenty převzaté z registratur jednotlivých oddělení, do doby jejich vyřazení ve skartačním řízení. Správou archivu je pověřen archivář - referent provozního oddělení. Na požadavek oddělení, podepsaný vedoucím pracovníkem (vyplněný půjčovní zakládací lístek) vyhledá archivář - referent provozního oddělení chorobopisy nebo jiné dokumenty a předá je požadujícímu oddělení. Předání a převzetí dokumentů ze správního archivu je vždy potvrzeno podpisem na půjčovním - zakládacím lístku. Zapůjčená zdravotní dokumentace musí být co nejdříve vrácena zpět do správního archivu nejdéle však do 1 měsíce prodloužení této lhůty musí žadatel projednat s referentem provozního oddělení. Vyhledání více než 5 ks chorobopisů pro jedno oddělení během jednoho měsíce podléhá schválení lékařského ředitele. Zároveň se tímto stanovují časové lhůty pro vyhledání archiválií takto: 1-10 chorobopisů do týdne 11-30 chorobopisů do dvou týdnů 30-50 chorobopisů do tří týdnů Více než 50 chorobopisů dle dohody 10. Provoz správního archivu Veškeré dokumenty se z příručních registratur do správního archivu přebírají nejdříve po 3 letech od data vzniku. Předávané dokumenty do správního archivu z jednotlivých oddělení musí být řádně označeny a předávány s Půjčovním zakládacím lístkem. Chorobopisy musí být srovnány v tvrdých deskách, desky označeny abecedně, rokem vzniku a rokem narození hospitalizovaného pacienta. Ostatní dokumentace musí být předávaná srovnaná v pevných kartonových krabicích (maximální rozměr 45x30x30 cm) s označením oddělení, kde vznikla, názvu dokumentace a roku vzniku. Označení svazků písemností obsahuje: a) původce a druh písemností, b) rok vzniku, rok narození (u těch, kde skartační lhůta začíná od narození), c) název útvaru (KKN ), d) pořadové číslo (v souladu s předávacím seznamem), e) skartační znak a skartační lhůta, f) rok vyřazení, Předávající organizační celek odpovídá za: a) Úplnost předávaných písemností, b) Vnitřní uspořádání souborů písemností, c) Správné stanovení skartačních znaků a skartačních lhůt, d) Řádné označení svazků, e) Rozdělení chorobopisů na chorobopisy zemřelých pacientů chorobopisy s léčbou duševních poruch a poruch chování, protialkoholní nebo toxickou léčbou, chorobopisy dispenzární péče, nositelů infekčního onemocnění, vyšetření dárce krve a odběr krve transfuzní službou a chorobopisy ostatní. Směrnice_Spisová služba, archivace a skartace dokumentů Strana 4 (celkem 6)
11. Skartační řízení 11.1 Skartační lhůty Skartační lhůtou se rozumí doba udaná počtem let, po kterou je dokument uložen. Počíná běžet 1. lednem následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo po skončení jeho správní a provozní platnosti. Skartační lhůty nesmějí být zkracovány. 11.2 Skartační znaky Skartační znaky vyjadřují hodnotu dokumentu a udávají, jak se s dokumenty naloží po uplynutí skartační lhůty. skartační znak A (archiválie) označuje dokument trvalé hodnoty, po uplynutí skartační lhůty budou dokumenty navrženy k odevzdání do příslušného archivu, skartační znak V (výběr) označuje dokumenty, u nichž nelze v okamžiku vyřízení určit dokumentární hodnotu, dokumenty budou po uplynutí skartační, lhůty posouzeny a podle výsledku navrženy ke zničení nebo zařazení mezi archiválie, skartační znak S označuje dokumenty, které nemají trvalou hodnotu a jsou po uplynutí skartační lhůty navrženy ke zničení. 1. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence. 2. Vyřazování a skartace dokumentů se ve KKN provádí dle potřeby, nejméně jednou ročně, na základě dohody mezi příslušným archivním orgánem a KKN. Dokumenty, které mají trvalou dokumentární hodnotu, se odevzdávají k trvalému uložení do archivu. Do archivní péče tohoto archivu se odevzdávají originály dokumentů. Nejsou-li originály k dispozici, odevzdají se průklepy, kopie, fotokopie, opisy apod. 3. Skartační řízení provádí skartační komise složená z vedoucích zaměstnanců a to, provozního oddělení, vedoucího ekonomického oddělení a náměstka pro nelékařská povolání a náměstka pro lékařská povolání. 4. Skartační řízení zahrnuje: a) odborné posouzení dokumentů označených skartačním znakem V a návrh na jejich zařazení pod skartační znak A nebo S, b) vypracování skartačního návrhu, jeho schválení organizačními složkami KKN, z jejichž činnosti dokumenty vznikly, a členy skartační komise, c) předložení skartačního návrhu ke schválení a vyřazení dokumentů v souladu se schváleným návrhem. 5. Skartační návrh obsahuje návrh na zařazení dokumentů k trvalé úschově a návrh na zničení dokumentů. Provozně technické oddělení ve spolupráci se skartační komisí posoudí dokumenty navrhované k vyřazení dle příslušných kompetencí v oboru a vydá skartační povolení. Pokud jsou do skartačního řízení zahrnuty také dokumenty obsahující utajované skutečnosti, musí být nejprve v souladu s příslušnými předpisy odtajněny. 6. Dokumenty, které jsou archiváliemi (tj. mají skartační znak A ), a dokumenty označené skartačním znakem V se ke skartačnímu řízení předkládají v psané, tištěné nebo jiné formě zajišťující jejich trvalé uchování. Dokumenty označené skartačním znakem S mohou být ke skartačnímu řízení předloženy i v jiné podobě, např.: ve formě datového záznamu na disketě, CD, DVD. 7. Po vydání skartačního povolení jsou dokumenty v souladu s tímto povolením předávány: a) k trvalé úschově do archivu; potvrzení o předání se přiloží ke skartačnímu protokolu, b) k průmyslovému zpracování nebo ke zničení, byl-li u nich dán souhlas ke zničení; potvrzení o předání se přiloží ke skartačnímu protokolu. 8. Archiv přebírá dokumenty se skartačním znakem A (archiválie) k trvalé úschově způsobem, který si s KKN sjedná, a to na náklad KKN. Dokumenty se předávají k trvalé úschově po uplynutí přiměřené doby od ukončení jejich potřebnosti pro KKN, nejdříve však po uplynutí 5 let následujících po roce vyhotovení dokumentu. Dokumenty uložené v archivu jsou KKN nadále přístupné a jsou blokovány před nahlížením jiných osob po dobu stanovenou příslušnými předpisy. Výběr osoby (právnické nebo fyzické), která provádí průmyslové zpracování nebo zničení dokumentů, podléhá schválení provozně technickým náměstkem. Tato osoba se musí prokázat platným potvrzením/osvědčením podnikatele pro stupeň utajení vyhrazené, vydané NBÚ. Směrnice_Spisová služba, archivace a skartace dokumentů Strana 5 (celkem 6)
12. Definice a použité zkratky NBÚ Národní bezpečnostní úřad KKN Karlovarská krajská nemocnice a.s. 13. Související dokumenty a legislativa Zákon č.412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, Vyhláška č.645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č.191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, Zákon č.563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č.235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, Zákon č.183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů, Typový skartační rejstřík Ministerstva vnitra vydaný v roce 2010, Vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování (zákon o zdravotních službách), ve znění pozdějších předpisů. 14. Přílohy Příloha č. 1: Spisový a skartační plán Příloha č. 2: Seznam neevidovaných dokumentů Příloha č. 3: Vzory dopisů Příloha č. 4: Vzor razítka Příloha č. 5: Půjčovní zakládací lístek Příloha č. 6: Seznam přidaných písemností do archivu 15. Závěrečné ustanovení Dokument nabývá účinnosti dne: Zpracoval: Garant: Schválil: Funkce/ úsek Technický ředitel Náměstek pro ošetřovatelskou péči Předseda představenstva generální ředitel Jméno Ing. Lukáš Holý Gabriela Píchová MUDr. Josef März Podpis Směrnice_Spisová služba, archivace a skartace dokumentů Strana 6 (celkem 6)