Účetní uzávěrka str. 1 Obec ÚČETNÍ ZÁVĚRKA Účetní závěrku upravuje zákon o účetnictví v 18 a definuje ji jako nedílný celek, který je tvořen 5 účetními výkazy rozvahou, výkazem zisku a ztráty (tj. výsledovkou), přílohou, která vysvětluje a doplňuje informace z rozvahy a výsledovky, a nově od roku 2010 přehledem o peněžních tocích a přehledem o změnách vlastního kapitálu. Všechny výše uvedené účetní výkazy územní samosprávné celky sestavují k 31. 12. běžného roku, při mezitímních čtvrtletních účetních závěrkách sestavují pouze prvé tři z vyjmenovaných výkazů. Úvod Sestavení výkazů však předchází řada činností, neboť obec musí zabezpečit, aby její účetní závěrka obsahovala spolehlivé, srovnatelné a srozumitelné informace. K tomu využívá účetní metody, které jsou stanoveny vyhláškou MF ČR k provedení zákona o účetnictví č. 410/2009 Sb. Pokud se obec od použitých metod odchýlí, musí všechny odchylky při účetní závěrce řádně zdůvodnit a uvést jejich vliv na hospodaření obce. Všechny informace je však třeba posuzovat z hlediska jejich významnosti, přičemž pravidlo významnosti vedle ustanovení 19 zákona o účetnictví upravuje Český účetní standard č. 701. Od roku 2010 byla pro potřebu vykázání důležitých informací sjednocena pro vybrané účetní jednotky účtová osnova pro podrozvahové účty. Na Významnost informací, podrozvahové účty
Obec str. 2 Účetní uzávěrka podrozvahových účtech jsou územní samosprávné celky povinny vykázat předepsaným způsobem vždy informace o podmíněných pohledávkách či závazcích vyplývajících z transferů ze zahraničí, a to pomocí účtů: 939 Krátkodobé podmíněné pohledávky ve vztahu k prostředkům EU 941 Dlouhodobé podmíněné pohledávky ze vztahu k prostředkům EU 975 Krátkodobé podmíněné závazky ze vztahu k prostředkům EU 976 Dlouhodobé podmíněné závazky ze vztahu k prostředkům EU. Pravomoce ÚSC Sledování dalších údajů na podrozvahových účtech je pak již v pravomoci územního samosprávného celku, pokud nejsou vyžadovány jinými uživateli účetních výkazů nebo by jejich vykazování stanovil jiný právní předpis. Pravomoc územního samosprávného celku spočívá v tom, že významnost informace posuzuje z pohledu, zda se jedná o informaci, která je důležitá pro rozhodování řídících pracovníků a orgánů obce, kraje či DSO. Zároveň územní samosprávný celek může stanovit, že lze tyto informace na podrozvahové účty zaúčtovat až k 31. 12. Při posuzování významnosti informace je obec zároveň povinna sledovat náklady na její získání, tak aby náklady nepřevýšily přínosy, které jsou od této informace očekávány. Pravidla významnosti tedy s ohledem na výše uvedené jsou významnou pravomocí každého územního samosprávného celku a řeší se zpravidla vnitřní směrnicí.
Účetní uzávěrka str. 3 Obec Důležité účetní případy v souvislosti s účetní závěrkou k 31. 12.: 1. Zaúčtování všech účetních případů podle výpisů z bankovních účtů Uvedená povinnost se týká nejen bankovních účtů vymezených v účtové osnově ve skupině 23 Bankovní účty územních samosprávných celků, tj. základního běžného účtu (SU 231) a běžných účtů fondů ÚSC (SU 236), ale i zvláštního výdajového účtu organizačních složek státu (SU 223), prostřednictvím kterého obce účtují o přijatých transferech ze státního rozpočtu. Obdobně je třeba zajistit proúčtování všech bankovních operací na běžném účtu hospodářské činnosti (SU 241), na jiných běžných účtech (SU 245), na kterých se sledují cizí prostředky (tzv. depozitní účet), sdružené prostředky apod. Proúčtování všech bankovních operací na účtech termínovaných vkladů se musí promítnout na účtech termínovaných vkladů SU 244 Termínované vklady krátkodobé (do 1 roku včetně) nebo 068 Termínované vklady dlouhodobé (nad 1 rok). 2. Vynulování pokladní hotovosti v hlavní činnosti, tj. v rozpočtovém hospodaření obce Podle rozpočtových pravidel má obec za povinnost proúčtovat veškeré příjmy a výdaje do běžného roku, což znamená, že veškeré příjmy inkasované v hotovosti a zúčtované do pokladny musí být nejpozději k 31. 12. odvedeny na základní běžný účet obce. Nevyúčtovaná pokladní záloha musí být rovněž vrácena nejpozději do 31. 12. na základní běžný účet, což pro účetnictví znamená, že účet 261 Pokladna s analytickým účtem pro hlavní činnost obce musí vykazovat nulový zůstatek a rovněž položka rozpočtové skladby 5182 Poskytnu- Nejdůležitější povinnosti a účtování
Obec str. 4 Účetní uzávěrka T té zálohy vlastní pokladně nemůže vykazovat při splnění výše uvedených povinností žádný stav. Převod inkasovaných příjmů a zúčtování hotovostní zálohy nejpozději k datu účetní závěrky se týká i vnitřních organizačních jednotek obce a dále zřizovaných organizačních složek. Tab. 1 Vynulování pokladny v hlavní činnosti TEXT SU AU ODPA POL MD D převod zůstatku z pokladny na běžný účet dle výdajového pokladního dokladu 261 10 X 262 00 X připsáno na běžný účet obce dle výpisu z účtu 231 10 6171 5182 -X 262 00 X V souvislosti s vyúčtováním nečerpané pokladní zálohy je třeba provést i vyúčtování případných záloh, které obdrželi zaměstnanci jako zálohu na cestovní výdaje nebo zálohu na drobná vydání. T Tab. 2 Vyúčtování záloh TEXT SU ODPA POL MD D Záloha poskytnutá zaměstnanci z pokladny na drobná vydání Vyúčtování poskytnuté zálohy: - nákup drobného materiálu - vrácení nečerpané zálohy zpět do pokladny 335 5 261 5 501 4 335 4 231 XXXX 5139 4 231 6171 5182-4 261 1 335 1
Účetní uzávěrka str. 5 Obec Naproti tomu hotovost může zůstat v pokladně vedené pro hospodářskou činnost obce, a to z důvodu, že příjmy a výdaje hospodářské činnosti obec sleduje mimo rozpočet obce, tj. příjmy a výdaje nejsou tříděny dle položek rozpočtové skladby. 3. Zaúčtování předpisu mezd a dalších souvisejících výdajů Předpis mzdových výdajů a výdajů na sociální a zdravotní pojištění představují náklady a závazky obce běžného roku, a z toho důvodu je třeba je zaúčtovat do účetnictví toho roku, kterého se věcně týkají. Vzniklé závazky jsou zároveň předmětem dokladové inventury, která musí být ke dni účetní závěrky provedena. Kromě předpisu mezd je třeba částky na výplaty a související odvody převést na bankovní účet cizích prostředků (tzv. depozitní účet SU 245 Jiné běžné účty), a to ve výši kvalifikovaného odhadu, maximálně však do výše rozpočtovaných prostředků. Uvedeným převodem dojde k odčerpání rozpočtových prostředků, avšak vlastní výplata a odvody proběhnou v lednu následujícího roku již z účtu cizích prostředků. Protože u účtu cizích prostředků se nepoužívá rozpočtová skladba, výplata za prosinec předchozího roku, která bude provedena v lednu, nezatíží rozpočet nového roku. Nevyčerpanou část prostředků, které byly převedeny na výplatu prosincových mezd na depozitní účet, se v lednu převedou zpět na základní běžný účet obce a do rozpočtu se zobrazí jako příjmy z převodů z vlastních fondů na položce 4132 Převody z ostatních vlastních fondů. Výše uvedený postup není v hospodaření obcí žádnou novinkou, od roku 2010 je podchycen i ve vyhlášce k provedení zákona o účetnictví č. 410/2009 Sb., a to v 25, kde je stanovena obsahová náplň SU 245 Jiné běžné účty. Zejména malé obce se v minulosti bránily zřízení dalšího
Obec str. 6 Účetní uzávěrka bankovního účtu. Z uvedeného důvodu Ministerstvo financí akceptovalo postup, že obce ponechávaly prostředky na platy na základním běžném účtu a provedly pouze proúčtování ve výdajích na příslušné položky rozpočtové skladby 50XX a zároveň celou výši částky zaúčtovaly jako příjmy na položku 8901 Operace z peněžních účtů organizace nemající charakter příjmů a výdajů vládního sektoru, a to z důvodu, aby nebyl zkreslen stav bankovního účtu ke dni účetní závěrky. Výplatu mezd a veškerých souvisejících nákladů za prosinec pak v následujícím roce účtovaly výhradně s položkou 8901. Je však třeba si uvědomit, že tento postup vyplýval jen z výkladového stanoviska a nemá výslovnou oporu v právních předpisech. Jak je již výše zmíněno, převod prostředků na platy za prosinec a souvisejících výdajů musí být proveden nejpozději do 31. 12. a provádí se ve výši kvalifikovaného odhadu. Maximální částka je však omezena výší rozpočtu, který představuje podle nařízení vlády o usměrňování prostředků na platy (nařízení vlády č. 447/2000 Sb.) limit, který lze překročit jen za stanovených podmínek. V opačném případě se jedná o porušení rozpočtové kázně dle 22 zákona č. 250/2000 Sb., ale zároveň dojde i k porušení zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správně, neboť by došlo k čerpání rozpočtově nezajištěných výdajů.