Základní umělecké škola J. B. Foerstera, Valdštejnovo náměstí 1, 506 01 Jičín VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM 1. Obecná ustanovení Tato směrnice stanovuje a upravuje povinnosti naší organizace při zavedení finanční kontroly a zajištění fungování vnitřního kontrolního systému dle zákona o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. a dále dle vyhlášky č. 416/2004 Sb. Cílem finanční kontroly v naší organizaci je: > prověřovat dodržování právních předpisů a opatření při hospodaření s veřejnými prostředky, při jejich hospodárném, účelném a efektivním vynakládání > zajistit ochranu veřejných prostředků proti rizikům a nesrovnalostem způsobenými porušením právních předpisů, či neúčelným nakládáním s těmito prostředky, případně dokonce trestnou činností, > řádně informovat o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o průkazném účetním zpracování těchto operací v účetním systému dle platných předpisů Základní kritéria finanční kontroly Hospodárnost - představuje minimalizaci nákladů s ohledem na zachování potřebné kvality. V principu znamená tento pojem dělat věci levně. K posuzování konkrétních případů je nutno přistupovat objektivně a zvážit vyváženost obou požadavků tj. zachování potřebné kvality i minimalizaci nákladů. K tomuto účelu je možno použít jak exaktní (statistické), tak i empirické metody posuzování ( reference, negativní zkušenosti jiných subjektů, nebo naopak jejich doporučení). Efektivnost - představuje vztah mezi výstupy v podobě zboží, služeb, popř. dalších výsledků a zdroji použitými k jejich dosažení. V principu znamená tento pojem dělat věci správně, 1
respektive nejvhodnější cestou a co nejlepším způsobem. Jde o kritérium, které hodnotí vztah mezi vstupem a výstupem. Příkladem je např. vyslání zaměstnance na služební cestu prostředkem hromadné dopravy a z toho vyplývající úspora nákladů na vstupu nemusí znamenat úsporu na výstupu (je zapotřebí zohlednit pracovní dobu zaměstnance, ztrátu času stráveného zaměstnancem na cestě a času, který může při zvolení vhodného dopravního prostředku věnovat konkrétnímu pracovnímu úkonu). Účelnost - charakterizuje rozsah, ve kterém bylo dosaženo stanovených cílů, tj. vztah mezi zamýšleným a skutečným dopadem sledované činnosti. Jde o kritérium hodnocené na výstupu. V principu znamená tento pojem dělat správné věci, resp. dělat jen takové věci, které skutečně měly být provedeny. Účelná činnost je taková, která svým výsledkem co nejpřesněji odpovídá předpokládaným cílům. Příkladem neúčelného nakládání s finančními prostředky je např. nákup nepotřebného softwaru jako součásti levnějšího souboru, různé akční nabídky apod. 2. Odpovědnost při provádění řídící kontroly 2.1. Na provádění řídící kontroly se podílejí: a) Příkazce operace - příkazcem každé operace v naší organizaci je ředitelka školy. Rozhoduje o uskutečnění operace a uplatňuje schvalovací postupy. Správnost stvrzuje vždy svým podpisem na záznam o provedení předběžné kontroly příjmů, výdajů (žádanka) nebo na objednávce. V době nepřítomnosti ředitelky přechází funkce příkazce operace na statutárního zástupce ředitelky školy. Příkazce zodpovídá za to, že schvalované operace jsou nezbytné k zajištění chodu naší organizace a jsou prováděny při dodržení požadavků kladených zákonem na efektivnost, účelnost a hospodárnost a soulad schválených operací s příslušnými právními předpisy. b) Správce rozpočtu je zodpovědný za správu rozpočtu, svým podpisem stvrzuje, že operace je rozpočtována ( tj. částka je kryta, je součástí rozpočtu) a je zároveň i kryta finančními prostředky. Dále kontroluje dodržování rozpočtové skladby a soulad operace s předpisy. c) Hlavní účetní odpovídá za vedení účetnictví, svůj schvalovací postup zaměřuje zejména na prověření úplnosti a správnosti podkladů, vč. náležitosti dokladů. S ohledem na velikost naší organizace je sloučena funkce správce rozpočtu s hlavní účetní. Správcem rozpočtu mzdových prostředků je statutární zástupce ředitelky školy. Formulář - podpisové vzory tvoří přílohu č. 1 této směrnice. 2
3. Řídící kontrola Komplex řídící kontroly zahrnuje tyto dílčí operace: předběžná kontrola, průběžná kontrola, následná kontrola. 3.1. Předběžná kontrola 3.1.1 Schvalovací postupy Při předběžné řídící kontrole se používají schvalovací postupy, které jsou v kompetenci příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní. Příkazce operace se při předběžné kontrole zaměřuje na prověření, zda: - je majetková nebo finanční operace nezbytná, - jsou podklady připravované operace správné a úplné, - je u operace dodržena zásada hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti, - jsou dodrženy právní předpisy, - jsou eliminována rizika, která se mohou v souvislosti s prováděním operace vyskytnout. Správce rozpočtu se při předběžné kontrole zaměřuje na prověření, zda: - jsou dodrženy příslušné právní předpisy o rozpočtových pravidlech, - souhlasí operace s údaji ve finančním plánu a rozpočtu. Zároveň posuzuje dopad na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období, případně nutnosti přijmout nezbytná rozpočtová opatření. Hlavní účetní se při předběžné kontrole zaměřuje na prověření, zda: - dodané podklady jsou úplné, - mají náležitosti, které musí mít, - jsou dodrženy právní předpisy, - oprávněné osoby jsou řádně podepsány. 3.1.2 Zajištění finančního krytí Pro účely finančního řízení rozeznáváme: individuální příslib, 3
limitovaný příslib. a) Individuální příslib se používá pro zajištění finančního krytí připravovaného závazku - v navržené (konkrétní) výši, - v předpokládaném (konkrétním) termínu, - konkrétnímu věřiteli. Pokrývá tedy běžné a standardní operace, kde jsou předem známy všechny podstatné náležitosti připravované operace. b) Limitovaný příslib se může použít pro zajištění finančního krytí připravovaného závazku: - v předem nedefinované ( nekonkrétní ) výši, - předem nedefinovanému ( nekonkrétnímu ) věřiteli, - v předpokládaném ( předem stanoveném) termínu a do výše stanovené limitem. Je-li to účelné, je limitovaný příslib používán k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžných nebo opakovaných činností, které je nutné zabezpečovat operativně (drobné nákupy, cestovní doklady, opakované platby apod.). V takových případech správce rozpočtu stanoví limit v předpokládané výši a pro předem stanovené období (např. měsíc, čtvrtletí, pololetí). LIMITOVANÝ PŘÍSLIB V NAŠÍ ORGANIZACI NEVEDEME. Výdaje, které jsou uskutečňovány na základě smluv (např. vodné, stočné, elektrická energie, tepelná energie, nájem, zpracování mzdových podkladů apod.) se již nemusí dokládat záznamem o předběžné kontrole, neboť ta byla již provedena při uzavírání smluv. Obdobně při účtování odpisů se tato operace dokládá pouze schváleným odpisovým plánem a podpisy oprávněných osob. 3.1.3 Provádění předběžné řídící kontroly a) První fáze předběžné kontroly První fáze probíhá před rozhodnutím nebo uzavřením závazku nebo pohledávky (tj. uzavřením smlouvy, objednávky, nákupu). Tento kontrolní proces zajišťují příkazce operace a správce 4
rozpočtu. Provedení kontroly potvrdí svými podpisy na daných formulářích nebo potvrdí objednávku. Na formuláři rovněž vyznačí zajištění finančního krytí operace. b ) Druhá fáze předběžné řídící kontroly Druhá fáze probíhá při realizaci výdaje nebo závazku schváleného v první fázi jako administrativní a účetní operace. Tento proces zajišťují příkazce operace a hlavní účetní. Příkazce operace zaměří schvalovací postup na prověření správnosti určení dodavatele, jakož i výše a termínu splatnosti vzniklého závazku. Pro provedení kontroly podepíše kontrolovaný doklad a postoupí ho účetní školy k provedení kontroly, zaúčtování a k zajištění platby. 3.2. Průběžná kontrola Průběžná kontrola je prováděna od vzniku závazku (pohledávky) až do okamžiku jeho splnění ze strany dodavatele (odběratele). Příkazce operace prověřuje zaměstnance, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací. Kontroluje faktury přijaté, vydané, zálohy poskytnuté i přijaté a jejich soulad s dříve uzavřenými smlouvami, je kontrolována oblast závazků, příjmy a výdaje v hotovosti, zda jsou mzdy vypláceny v souladu s předpisy. Správce rozpočtu kontroluje čerpání rozpočtových prostředků z hlediska výše a času. Účetní dbá na dodržování splátkových kalendářů, provádí kontrolu náležitosti dokladů vč. podpisových oprávnění. Účetní doklady se v zásadě přezkušují vždy před jejich zaúčtováním do účetnictví formou podpisového záznamu z hlediska: věcného (věcná správnost) přezkoušení správnosti údajů, obsahu dokladu se skutečností včetně správnosti výpočtů obsažených v účetních dokladech. - formálního (formální správnost) zahrnuje přezkoušení oprávněnosti zaměstnanců, kteří nařídili, nebo schválili operace ověřované účetními doklady (osoba odpovědná za účetní případ). Formální přezkoušení správnosti zahrnuje i kontrolu náležitosti účetního dokladu (kontrola označení účetního dokladu, obsahu účetního případu a jeho účastníků, okamžiku vyhotovení a uskutečnění účetního případu, úplnost příloh, opatření účtovacím předpisem a zapsáním do deníku). Kontrolou účetních dokladů v rámci jejich oběhu se zároveň odstraňují případné chyby a nedostatky dokladů, či operací odpovídající těmto dokladům. 5
Zajišťování bezhotovostního styku. Příkazy k úhradě zajišťuje přes systém přímého bankovnictví u České spořitelny účetní školy. Tyto platby schvaluje a kontroluje ředitelka školy. Průběžná kontrola bankovních výpisů spočívá v ověření příslušných bankovních operací ihned po jejich doručení. Nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami. Za nakládání s peněžními prostředky je odpovědná hospodářka školy, která je zároveň pověřena funkcí pokladníka. Za stav cenin (v našem případě poštovních známek) a jejich výdej je zodpovědná hospodářka školy, ta jako uvedená zodpovědná osoba má sepsanou řádnou dohodu o hmotné odpovědnosti. Čtyřikrát ročně je prováděna fyzická inventarizace pokladní hotovosti a cenin. Prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb Kontrola se zaměří na fyzickou kontrolu zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou dokumentací a na to, zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti provádí ekonomka bezprostředně po obdržení příslušných dokladů, zboží a služeb. Plnění závazků Kontrola se zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných závazků provádí ekonomka školy. Správa pohledávek a jejich vymáhání. Předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných pohledávek, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek. Prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku, včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamu o něm, inventarizace, řešení a vypořádání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku, způsob ocenění majetku v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a udržování majetku, provedení technického zhodnocení majetku atp. - kontroluje a zabezpečuje ředitelka a ekonomka školy. 6
Zpracování platů včetně daňové agendy, agendy sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění a jejich evidence. Kontrola se zaměří na zabezpečení ochrany osobních údajů, vedení příslušné pracovněprávní, daňové evidence, plnění termínů pro podávání přehledů, hlášení a vyúčtování, správnosti daní a odvodů, včetně vedení kompletní dokumentace. Ředitelka školy jednou měsíčně v libovolně zvolený den zkontroluje bankovní výpis došlý v tento den. Prověří, zda bankovní operace na výpise byly proplaceny v souladu s jeho schválením. Zjistí-li zaměstnanci provádějící průběžnou kontrolu, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, jsou povinni okamžitě sjednat nápravu zjištěných nedostatků. 3.3. Následná kontrola Následná kontrola probíhá po jejím účetním provedení majetkové a finanční operace, kdykoli v průběhu účetního období po jejím vypořádání, avšak nejpozději do konce účetního období. Při provádění následné kontroly se používají stejné kombinace postupů, tak jako při výkonu průběžné kontroly. Těžiště kontroly spočívá v kontrole účetních a souvisejících dokladů, osob odpovědných za účetní případ. Cílem je zajistit a ověřit hospodárnost, účelnost a efektivnost při nakládání s veřejnými prostředky. Případná zjištění jsou předávána ředitelce školy k přijetí nápravných opatření. Následnou kontrolu představuje rovněž zpracování účetních výkazů včetně požadovaných rozborů hospodaření. Následná kontrola je konána na vzorku dokladů. Závěr Výše uvedený kontrolní systém je nedílnou součástí organizačního řádu školy. Tvoří tedy provázaný celek se směrnicemi Základní umělecké školy, nařízeními ředitelky, externími opatřeními a zejména se opírá o zpravodajskou informační soustavu, kterou tvoří účetnictví dle platných zákonů, statistika, prvotní a operativní evidence a další zdroje dat. Cílem aplikace tohoto systému v praxi je dosáhnout maximálních efektů při nakládání s veřejnými prostředky. V Jičíně dne 1. 2. 2010 Platnost: 1. 2. 2010 Bc. Jaroslava Komárková ředitelka školy 7