Ing. Ľuboš Prokopovič Cestovní náhrady (šablona MS Excel pro vyúčtování pracovních cest) ver. 2.01 ze dne 8.1.2013 Uživatelský manuál
Obsah 1. Úvod... 2 2. Soupis jednotlivých listů... 3 3. List Zaměstnanec... 4 3.1. Údaje o zaměstnanci a pracovní cestě... 4 3.2. Údaje o obdržené finanční záloze... 4 3.3. Údaje pro vyplnění průběhu pracovní cesty... 4 3.4. Užití soukromého motorového vozidla zaměstnance... 7 4. List zaměstnavatel... 8 4.1. Krácení domácího stravného... 8 4.2. Krácení zahraničního stravného a kapesné... 8 4.3. Náhrady jízdních výdajů při použití soukromého motorového vozidla... 9 4.4. Kurzy ČNB (vybrané měny)... 9 5. Průběh pracovní cesty a post-procesor... 10 6. Výkaz pracovní cesty... 11 6.1. Jednotlivé výdaje doložené účtenkami... 11 7. Licenční podmínky... 12 8. Soupis verzí... 13 1
1. Úvod Společnost ZULU F&E s.r.o. si vám v rámci poskytovaných služeb dovoluje nabídnout SW pro tvorbu výkazů pracovních cest ve formě souboru MS Excel s připravenými vzorci a makry. SW vznikl jak na základě vnitřní potřeby společnosti, tak na základě zájmu mezi našimi zákazníky. Věříme, že jej také shledáte užitečným. Tento SW má za cíl ulehčit práci při výpočtu cestovních náhrad při pracovních cestách jak v České republice, tak i v zahraničí. SW postihuje většinu legislativy vztahující se k problematice stravného, náhrady za použití motorových vozidel zaměstnance a v případě zahraničních cest také kurzových přepočtů náhrady na CZK. Obsahuje rovněž všechny legislativou stanovené sazby náhrad pro dané období a státy. Přestože tento SW postihuje většinu legislativy související s cestovními náhradami, je pro jeho správnou funkci a správné nastavení vyžadována alespoň základní znalost této problematiky. Správné nastavení ovládacích prvků uživateli usnadňují nápovědy k jednotlivým buňkám. Dodržení určitých zásad při zadávání vstupních dat zase usnadňují varovná hlášení v případě, že jsou zpracovávaná data něčím podezřelá. SW si také neklade za cíl vzdorovat uživatelům, kteří se pokoušejí do vstupních buněk jednotlivých listů vkládat nesmyslné údaje. Předpokládá se určitá kázeň uživatele v tomto směru. Tento manuál popisuje jak jednotlivé buňky pro vstupní data na jednotlivých listech, tak i ovládací prvky ActiveX umístěné na listech Zaměstnanec a Průběh pracovní cesty. Jakékoliv připomínky, návrhy nebo (snad k tomu nedojde) chyby je možné zasílat autorovi SW na e-mail lubos.prokopovic@zulufe.cz. 2
2. Soupis jednotlivých listů Informace o SW je list, který obsahuje informace o autorovi tohoto SW, dále název SW, ve které verzi MS Excel byl SW napsán, verzi a den vydání SW, subjekt, který vlastní licenci k dané kopii SW a nakonec informace o platnosti licence. Dále zde najdete pár slov o tomto SW a nakonec to nejdůležitější jednoduché licenční podmínky. Zaměstnanec je list, který je určený k vyplnění zaměstnancem. Kromě základních údajů jako jméno a příjmení, ID zaměstnance, údajů o pracovní cestě má možnost zaměstnanec vyplnit datum a výši obdržené zálohy, pomocí maker si může sestavit průběh pracovní cesty a přehled stravného a nakonec v případě použití soukromého motorového vozidla má zaměstnanec možnost nechat vypočítat náhradu za použití tohoto vozidla. Zaměstnavatel je list umožňující nastavit výše srážek ze stravného, výši kapesného pro zahraniční cesty dle podnikových směrnic a zakázat nebo povolit absolutní krácení stravného podle 179 odst. 4 Zákoníku práce. Umožňuje nastavit také parametry pro užití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru ve vlastnictví zaměstnance a pro použití přívěsu k motorovému vozidlu. Dále se zde nacházejí buňky pro kurzovní přepočet cizích měn na CZK. Na přání zákazníka lze výši srážek a kapesného na tomto listu předem nastavit na hodnoty podle jeho podnikových směrnic a tyto hodnoty uzamknout. Průběh pracovní cesty je generován plně automaticky pomocí tlačítek Vyplň Průběh cesty a Přidej k Průběhu cesty na listu Zaměstnanec. Data na tomto listu reprezentují jakousi časovou osu pracovní cesty, na které je zachycen pohyb zaměstnance během pracovní cesty. V pravé části tabulky jsou zachyceny také údaje o bezplatně poskytnuté stravě v jednotlivých dnech. Data na tomto listu slouží jako vstupní informace pro tzv. post-procesor, který následně na základě těchto dat vyplní Přehled stravného. Data na tomto listu je možné ve výjimečných případech ručně upravit a stiskem tlačítka Spustit zpracování dat pronést provedené úpravy i do Přehledu stravného. Přehled stravného je generován plně automaticky a není vhodné do tohoto listu nijak zasahovat. Jeho vyplnění provádí tzv. post-procesor, který se spouští vždy po stisku tlačítek Vyplň Průběh cesty a Přidej k Průběhu cesty na listu Zaměstnanec nebo po stisku tlačítka Spustit zpracování dat na listu Průběh pracovní cesty. List je možné vytisknout jako přílohu k Výkazu pracovní cesty. Počet řádků Přehledu stravného, které se přenáší do Výkazu pracovní cesty, je při zpracovávání omezen na 200. Výkaz pracovní cesty je z větší části generován plně automaticky z údajů na ostatních listech. Jedinou výjimkou je v tomto případě sekce Jednotlivé výdaje doložené účtenkami, kam je možné vepsat hodnoty účtenek za výdaje na pracovní cestě (hotel, taxi atd.). Zákonné nároky je list, na kterém se ukládají pomocná data. Najdete zde přehled stravného pro zahraniční pracovní cesty, dále zákonnou sazbu za PHM, amortizaci motorových vozidel a soupis zpracovávaných měn. V další části manuálu budou podrobně popsány listy určené ke vkládání dat. Jsou to listy Zaměstnanec, Zaměstnavatel a Výkaz pracovní cesty. 3
3. List Zaměstnanec 3.1. Údaje o zaměstnanci a pracovní cestě Tuto sekci není třeba zvlášť komentovat. V levé části je prostor pro vyplnění jména a ID zaměstnance. Všechna políčka jsou typu text. V pravé části je pak možnost vyplnit údaje o účelu, projektu a místu pracovní cesty. Všechna políčka jsou opět typu text. Údaje z této sekce se pouze kopírují do Výkazu pracovní cesty a nejsou nijak dále zpracovávána. 3.2. Údaje o obdržené finanční záloze Tato sekce je určená k vyplnění údajů o obdržené finanční záloze. Jednak je zde potřeba vyplnit datum. K tomuto datu se následně provádí kurzový přepočet cizích měn na CZK. Nebyla-li obdržena žádná záloha, je nutné ponechat políčko datum prázdné. Není-li tato podmínka dodržena, dojde k chybnému stanovení data kurzového přepočtu. Dále je zde možnost vyplnit výši zálohy pro jednotlivé podporované měny. Neobdržel-li zaměstnanec zálohu v dané měně, je nutné políčko ponechat prázdné nebo vepsat nulu. 3.3. Údaje pro vyplnění průběhu pracovní cesty Tato sekce obsahuje jednak buňky pro vyplnění některých údajů a také ovládací prvky ActiveX (tlačítka a zaškrtávací políčka), které spouštějí skripty, které následně vyplní listy Průběh pracovní cesty a Přehled stravného. Popíšeme si zde nejprve funkci tlačítek, aby byl hned ze začátku zřejmý postup při postupném vyplňování průběhu pracovní cesty. Tlačítko Vyplň Průběh cesty nejprve vymaže všechna data z listu Průběh pracovní cesty. Poté vyplní data o průběhu pracovní cesty podle zahájení pracovní cesty, ukončení pracovní cesty, cílové země a krácení nároku. Zde už logicky vyplývá, že liší-li se krácení nároku nebo cílová země pro jednotlivé časové úseky pracovní cesty, je nutné data pracovní cesty vyplnit postupně v několika krocích. Příklady na konci této kapitoly naznačí, jak postupovat v různých případech. Tlačítko Přidej k Průběhu cesty, na rozdíl od předchozího tlačítka, nevymaže údaje dosud vyplněné v průběhu pracovní cesty. Při stisknutí tohoto tlačítka se pokračuje ve vyplňování přehledu pod již vepsaná data s tím, že buňky čas a datum zahájení pracovní cesty se ignorují. Místo nich se vezme v úvahu datum a čas ukončení pracovní cesty z posledního řádku průběhu pracovní cesty a tím se bez přerušení naváže na již vyplněná data. První čtveřice polí je určena pro stanovení časových údajů pracovní cesty. Údaje o pracovní cestě se do listu Průběh pracovní cesty vyplňují postupně po jednotlivých částech podle toho, ve které zemi jste se daný den nacházeli nebo liší-li se krácení stravného pro jednotlivé dny. Buňky data a času začátku pracovní cesty se berou v potaz jen při stisku tlačítka Vyplň Průběh cesty. Při stisku Přidej 4
k Průběhu cesty jsou tato dvě pole ignorována. Hodnoty vepsané do těchto polí jsou kontrolovány a omezeny. Čas je očekáván ve tvaru HH:MM a může být v rozmezí 0:00 až 23:59. Hodnoty data jsou očekávány ve tvaru DD.MM.RR 1. Cílovou zemi je nutné vybrat ze seznamu. V seznamu se nacházejí všechny země, pro které je legislativou stanovená výše stravného. Z důvodu častého využívání hodnoty Česká Republika je tato vyjmuta z abecedního pořadí a přesunuta na první místo seznamu států. Poslední informací, kterou je nutné vyplnit, je údaj o krácení nároku. Zaměstnavatel má možnost krátit nárok na stravné, pokud byla zaměstnanci poskytnuta strava na náklady zaměstnavatele. V praxi takové krácení může nastat v případě, že zaměstnanec je ubytován v hotelu, kde je v ceně ubytování zahrnuta i snídaně. Dalším příkladem může být konference zahrnující oběd. U každého jídla, které bylo zaměstnanci takto poskytnuto, je nutné zatrhnout příslušné políčko. Toto jídlo bude následně sraženo z celkového nároku na stravné. Nyní následuje několik praktických příkladů užívání této šablony. Jako první praktický příklad uvedeme jednoduchou pracovní cestu zaměstnance po ČR, která začala 30.3.2009 v 6:00 a skončila 3.4.2009 ve 13:00. Jednalo se o školení, které v ceně zahrnovalo oběd. V tomto případě vyplníme datum zahájení pracovní cesty 30.3.2009, čas zahájení pracovní cesty 6:00, datum ukončení pracovní cesty 3.4.2009 a čas ukončení pracovní cesty 13:00. Nezapomeneme nastavit cílovou zemi na Česká Republika a zkontrolujeme, že v krácení stravného je zaškrtnuté políčko oběd, ostatní dvě políčka zaškrtnutá nejsou. Stiskneme tlačítko Vyplň Průběh cesty a na listu Průběh pracovní cesty již můžeme vidět časové údaje o průběhu cesty a krácení stravného. Na listu Přehled stravného pak nalezneme údaje o výpočtu stravného pro jednotlivé dny. Druhý praktický příklad bude poněkud složitější. Zaměstnanec je vyslán 30.3.2009 v 6:00 z Mělníka na pracovní cestu do Bruselu. Letadlo z Prahy Ruzyně mu letí týž den v 9:00. V Bruselu je ubytován v hotelu se snídaní. Vrací se také letadlem v pátek 4.3.2009 odpoledne. Letadlo přistane na letišti v Praze 17:30 a zpět do Mělníka zaměstnanec dorazí 22:00. V prvním kroku zvolíme datum a čas zahájení pracovní cesty 30.3.2009 6:00 a datum a čas konce pracovní cesty 30.3.2009 9:00. Jako cílovou zemi zvolíme Českou Republiku a zkontrolujeme, že v části krácení nároku není zatrhnuté žádné políčko. Stiskneme tlačítko Vyplň průběh cesty. Zbytek dne (po odletu z ČR) trávil zaměstnanec v Belgii s tím, že dne 30.3.2009 neměl poskytnutou snídani od zaměstnavatele a občerstvení na palubě letadla nemůže být předmětem krácení nároku na stravné. Proto pobyt v Belgii rozdělíme na dvě části. Vyplníme datum a čas konce části pracovní cesty 31.3.2009 0:00, cílová země je tentokrát Belgie a v krácení nároku by nemělo být nic zaškrtnuté. Stiskneme tlačítko Přidej k Průběhu cesty. V dalším kroku vyplníme datum a čas konce části pracovní cesty 3.4.2009 17:30, cílovou zemi Belgie ponecháme a zaškrtneme krácení snídaně, protože tyto dny zaměstnanec snídal v hotelu a měl snídani placenou zaměstnavatelem. Stiskneme tlačítko Přidej k Průběhu cesty. Posledním krokem je vyplnit návrat do Mělníka. V dalším kroku vyplníme datum a čas konce části pracovní cesty 3.4.2009 22:00, cílovou zemi Česká Republika a políčka pro krácení nároku zůstanou všechna nezaškrtnutá. Naposledy stiskneme tlačítko Přidej k Průběhu cesty a na listu Průběh pracovní cesty již můžeme vidět časové údaje o průběhu cesty a krácení stravného. Na listu Přehled stravného již můžeme vidět rozepsaný nárok na stravné po jednotlivých dnech a zemích. 1 Tento formát data platí pouze pro české prostředí. Pokud máte nastavené v MS Windows jiné prostředí, může se formát data lišit. 5
Třetí praktický příklad demonstruje, jak zadat pracovní cestu, kdy se liší krácení stravného pro jednotlivé dny. Zaměstnanec je vyslán na jednodenní školení do Ostravy. Na místo školení se vydá firemním vozem 30.3.2009 v 17:00. Tento den dojede do hotelu v Ostravě, kde přespí. Druhý den absolvuje školení, v jehož ceně je zahrnutý i oběd. 1.4.2009 se vrací hned ráno autem zpět domů, kam dorazí v 10:00. V ceně ubytování byla zahrnuta snídaně. Tato pracovní cesta trvá celkem 3 dny, kdy první den zaměstnanci náleží plné stravné bez krácení (cesta tam), druhý den bude krácen oběd na školení a snídaně v hotelu (den školení) a třetí den bude krácena už jen snídaně v hotelu (cesta zpět). První den cesty tedy zadáme tak, že zvolíme datum a čas zahájení pracovní cesty 30.3.2009 17:00 a datum a čas konce pracovní cesty 31.3.2009 0:00. Všechna políčka krácení stravného zůstanou nezaškrtnutá. Jako cílovou zemi zvolíme Českou Republiku a stiskneme tlačítko Vyplň Průběh cesty. Druhý den zadáme tak, že vložíme datum a čas konce části pracovní cesty 1.4.2009 0:00 a zatrhneme krácení snídaně a oběda. Stiskneme tlačítko Přidej k Průběhu cesty. A nakonec den návratu přidáme obdobně, tedy vložíme datum a čas konce části pracovní cesty 1.4.2009 10:00 a ponecháme zatržené jen krácení snídaně. Naposledy stiskneme tlačítko Přidej k Průběhu cesty a na listu Průběh pracovní cesty již můžeme vidět časové údaje o průběhu cesty a krácení stravného. Na listu Přehled stravného již můžeme vidět rozepsaný nárok na stravné po jednotlivých dnech. 6
3.4. Užití soukromého motorového vozidla zaměstnance V některých společnostech využívají zaměstnanci soukromých osobních automobilů (případně i jiných motorových vozidel) pro jízdu na pracovní cestu. Pro ulehčení stanovení náhrad za amortizaci a PHM slouží část listu Zaměstnanec. Používání je velmi jednoduché, zakládá se na vyplnění několika buněk. V úvodu této sekce je třeba ze seznamu zvolit druh motorového vozidla. Na výběr jsou: Jednostopé vozidlo nebo tříkolka Osobní automobil Nákladní automobil Autobus Traktor Dále je potřeba zvolit, zda byl použit přívěs za motorové vozidlo. Nastavení těchto dvou položek ovlivňuje výši amortizace vozidla za ujetý km. Další tři buňky slouží jen pro informaci o použitém vozidle a kromě kopírování jejich obsahu do vyúčtování pracovní cesty nedochází k žádnému dalšímu zpracování jejich obsahu. Buňka Kombinovaná spotřeba dle TP [l/100km] je určená k zadání tohoto údaje z velkého technického průkazu. Není-li v technickém průkazu kombinovaná spotřeba výslovně uvedena, vyplní se aritmetický průměr uvedených spotřeb. V buňce použité palivo je nutné vybrat ze seznamu paliv to, které je uvedené v technickém průkazu vozidla a to samé palivo by se mělo také tankovat do vozidla. Dále je potřeba vyplnit počet ujetých kilometrů na území ČR a v případě jízdy do zahraničí také počet kilometrů ujetých v zahraničí. Dle takto stanovených ujetých kilometrů, spotřeby a typu paliva se vypočte náhrada za amortizaci vozu a PHM. Skutečná cena PHM se vyplní podle dokladu z čerpací stanice. Doklad musí mít pochopitelně datum z období pracovní cesty. Doklady obdržené v ČR a v zahraničí se vyplňují každý do samostatných okének. Máte-li více dokladů s různými cenami, použije se jejich průměr a to zvlášť pro zahraniční a zvlášť pro tuzemské doklady. V případě vyplnění zahraniční ceny PHM nezapomeňte stanovit i měnu, ve které jste PHM nakoupili. SW podporuje pouze EUR, USD, GBP a CHF. Nemáte-li tyto doklady, ponechte políčka prázdná. V takovém případě se pro výpočet použije zákonná výše náhrady za PHM. Na závěr této kapitoly je vhodné zdůraznit, že tento oddíl listu Zaměstnanec se týká pouze použití soukromého osobního automobilu zaměstnance a v žádném případě se netýká vyúčtování PHM tankovaného do firemních automobilů. K tomuto účelu slouží kolonky na listu Vyúčtování pracovní cesty, kam můžete vepsat částku zaplacenou za PHM u čerpací stanice. Částku je pochopitelně nutné doložit dokladem. 7
4. List zaměstnavatel 4.1. Krácení domácího stravného V případě, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci na pracovní cestě jídlo, má nárok zaměstnanci krátit výši stravného v závislosti na délce trvání pracovní cesty a počtu poskytnutých jídel. Poskytnutým jídlem se rozumí například snídaně, která je placená jako součást ubytování atp. Pro zachování obecnosti tohoto manuálu zde nebudeme citovat jednotlivé části z příslušných zákonů ČR. Tabulka tvořící tento oddíl je velmi přehledná a nastavení buněk nepřipustí vložení hodnot odporujících legislativě ČR platné v roce zakoupení licence na tuto šablonu. Do buněk je nutné vepsat výši krácení stravného za každé poskytnuté jídlo v procentech. Krácení se vyplňuje zvlášť pro jednotlivé délky trvání pracovní cesty a druh krácené stravy (snídaně, oběd nebo večeře). Na přání zákazníka mohou být tyto hodnoty vyplněny dle jeho přání a buňky uzamčeny. 4.2. Krácení zahraničního stravného a kapesné V případě, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci na pracovní cestě jídlo, má nárok zaměstnanci krátit výši stravného v závislosti na délce trvání pracovní cesty a počtu poskytnutých jídel. Poskytnutým jídlem se rozumí například snídaně, která je placená jako součást ubytování atp. Pro zachování obecnosti tohoto manuálu zde nebudeme citovat jednotlivé části z příslušných zákonů ČR. Tabulka tvořící tento oddíl je velmi přehledná a nastavení buněk nepřipustí vložení hodnot odporujících legislativě ČR platné v roce zakoupení licence na tuto šablonu. Do buněk je nutné vepsat výši krácení stravného za každé poskytnuté jídlo v procentech. Krácení se vyplňuje zvlášť pro jednotlivé délky trvání pracovní cesty a druh krácené stravy (snídaně, oběd nebo večeře). Dále je možné na zahraniční pracovní cestě poskytnout tzv. kapesné. Maximální výše kapesného je limitována určitým procentem ze základní hodnoty stravného (tedy stravného poskytnutého např. dle 170 odst. 3 Zákoníku práce). Tento SW umožňuje počítat výši stravného jako dané procento ze základního stravného. Toto procento se vyplňuje do pole Výše kapesného. Obecně kapesné může být stanovené též jako fixní částka. V tomto případě tato částka nesmí překročit maximální hodnotu danou zákonem. Tento způsob přidělování kapesného SW nepodporuje. Na přání zákazníka mohou být hodnoty této sekce vyplněny dle jeho přání a buňky uzamčeny. Kromě výše uvedených parametrů je zde ještě parametr Absolutní krácení podle ZP 179 odst. 4, který může nabývat hodnot Ano nebo Ne. Citovaná část zákona stanoví, že zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá od 5 do 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla nebo pokud mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá od 12 do 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla. Řídí-li se Vaše společnost tímto odstavcem Zákoníku práce, nastavte parametr na hodnotu Ano, v opačném případě nastavte hodnotu Ne. 8
4.3. Náhrady jízdních výdajů při použití soukromého motorového vozidla V případě, že zaměstnanec použije pro dopravu na pracovní cestě soukromé motorové vozidlo, má nárok na náhradu amortizace vozidla a náhradu PHM. Pro Jednostopé vozidlo, tříkolku a osobní automobil je stanovena výše amortizace na 1 km jízdy legislativou přímo. V případě použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru zákon stanoví, že výše amortizace u těchto vozidel je minimálně dvojnásobek částky stanovené pro osobní automobil. Do políčka Použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru tedy zadejte výši amortizace takového vozidla v procentech částky stanovené pro osobní automobil. Minimální zákonem stanovená hodnota je 200%. Obdobně je stanovená i částka za amortizaci v případě použití přívěsu na motorové vozidlo. Výši amortizace přívěsu vyplňte rovněž jako násobek amortizace použitého motorového vozidla v procentech do pole Použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu. Minimální zákonem stanovená hodnota pro tento parametr je 15%. 4.4. Kurzy ČNB (vybrané měny) Aby došlo ke správnému přepočítání zahraničních měn na CZK, je nutné vyplnit kurzy ČNB k datu uvedené v levé části tohoto oddílu. Toto datum je stanovené jako datum poskytnutí zálohy zaměstnanci. Pokud žádná záloha poskytnuta nebyla, je rozhodným dnem první den pracovní cesty. 9
5. Průběh pracovní cesty a post-procesor Aby bylo možné dosáhnout zpracování dat, které co nejlépe pokryje všechny legislativní požadavky, bylo nutné zpracování podkladů pro výpočet výše stravného a kapesného rozdělit do dvou fází: sběr dat o časovém průběhu cesty současně se sběrem dat o poskytnuté bezplatné stravě zpracování výše uvedených dat a výpočet stravného a kapesného První fázi v šabloně představuje vyplnění listu Průběh pracovní cesty pomocí tlačítek a polí na listu Zaměstnanec. Druhou fázi pak provede tzv. post-procesor, což je makro, jehož vstupními daty jsou právě údaje na listu Průběh pracovní cesty. Výstupem post-procesoru je pak vyplněný Přehled stravného pro jednotlivé dny pracovní cesty, kdy každý den může mít v přehledu až 2 řádky (domácí a zahraniční stravné). Post-procesor je spouštěn po každém stisku libovolného tlačítka v této šabloně a data na listu Přehled stravného jsou tak neustále udržována v souladu s daty na listu Průběh pracovní cesty. Při každém spuštění post-procesoru je list Přehled stravného nejprve vymazán a zcela od začátku vyplněn novými daty. Zmýlí-li se zaměstnanec při vyplňování dat pomocí automatických funkcí na listu Zaměstnanec v některém detailu jeho cesty, může být jednodušší provést opravu dat na listu Průběh pracovní cesty ručně namísto zdlouhavého znovu-vyplňování automatickými funkcemi šablony. Aby následně post-procesor pracoval správně, je zapotřebí dodržet následující pravidla: sloupec Datum obsahuje datum pracovní cesty, je vyplněn vzestupně, od nejstaršího data po nejmladší sloupce Počátek a Konec obsahují čas počátku a konce úseku daného dne; jedná-li se o půlnoc, ponechává se pole prázdné; Konec na daném řádku je vždy shodný s Počátkem na řádku následujícím (vyjma posledního záznamu); jednotlivé řádky musí vytvořit ucelenou časovou sekvenci sloupec Stát musí obsahovat pouze názvy států uvedené v seznamu na listu Zákonné nároky a shodná musí být i velikost písmen atd. Sloupce Snídaně, Oběd, a Večeře obsahují ANO, bylo-li zaměstnanci poskytnuto dané jídlo v daném dni bezplatně; každé jídlo se pro daný den uvádí jen jednou; neposkytnutá jídla se pak označí hodnotou NE ; musí být dodržena uvedená velikost písmen, tj. všechna velká Ruční změny dat na listu Průběh pracovní cesty je možné pronést do Přehledu stravného stiskem tlačítka Spustit zpracování dat, které spustí post-procesor. Po zpracování dat je zcela automaticky vybrán list Přehled stravného. 10
6. Výkaz pracovní cesty List Výkaz pracovní cesty je jakýmsi souhrnem všech dat vyplněných na různých místech šablony. Provádí započtení poskytnutých záloh, stravného, kapesného, náhrady za použití soukromého silničního motorového vozidla zaměstnance a ostatních vynaložených prostředků doložených účtenkami. Výstupem je částka, která má být zaměstnanci doplacena, popř. kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli. Všechny přeplatky nebo nedoplatky v jednotlivých měnách jsou pak na základě zadaných měnových kurzů přepočteny na CZK a sloučeny do jedné finální částky. Primárně je list určený k tisku (z toho důvodu je také černobílý). Jako přílohu k tomuto listu je možné na druhou stranu Výkazu pracovní cesty dotisknout například Přehled stravného. 6.1. Jednotlivé výdaje doložené účtenkami Aby mohl být stanoven konečný doplatek nebo přeplatek zaměstnanci, umožňuje tento oddíl zaznamenat výdaje zaměstnance na pracovní cestě. Jinými slovy, do této sekce zaměstnanec vyplní své další výdaje (kromě výdajů za stravu a použití soukromého vozidla) jako jsou např. cena ubytování, použití taxi nebo jiného způsobu přepravy, cena PHM do firemního vozu atp. Všechny takové výdaje musí být doloženy účtenkami. Z cizích měn SW podporuje EUR, USD, GBP a CHF. 11
7. Licenční podmínky Šablona MS Excel Cestovní náhrady je poskytnuta subjektu uvedenému na listu Informace o SW (dále jen majitel licence ) za následujících podmínek: licence je platná od doby řádného uhrazení faktury za poskytnutí této šablony a je časově neomezená, majitel licence má přístup ke všem vzorcům obsaženým v souboru MS Excel, majitel licence má přístup ke zdrojovému kódu všech maker, majitel licence má právo tuto šablonu jakkoliv upravovat a to včetně vzorců a zdrojových kódů maker v šabloně obsažených, majitel licence bere na vědomí, že společnost ZULU F&E s.r.o. může bezplatně dobrovolně odstranit zjištěné chyby. Nárok na odstranění chyb však není nijak vymahatelný, stejně tak není vymahatelná časová lhůta pro odstranění chyb, pokud se k takovému kroku společnost ZULU F&E s.r.o. rozhodne, majitel licence smí používat šablonu výhradně pro své interní potřeby a nesmí šablonu dále šířit ať už bezplatně nebo za úplatu, pokud jsou některé z listů uzamčené, je tak učiněno pouze z preventivních důvodů (jako zamezení nechtěných změn). Heslo k odemčení listu je v takovém případě 12345, list Informace o SW může být uzamčen, aniž by majiteli licence bylo sděleno heslo. 12
8. Soupis verzí Číslo Datum Rozdíl verze 1.0 9.3.2009 První vydaná verze. Přidaná možnost zadávání procenta redukce stravného zvlášť za snídani, zvlášť 1.1 21.3.2009 za oběd a zvlášť za večeři. U v 1.0 bylo procento pro všechna jídla společné. Opravená chyba pro výpočet zahraničního stravného pro doby pobytu v zahraničí 1-6 hodin a 6-12 hodin. Funkce SUMIFS nahrazena funkcí SUMIF, aby byla zajištěna kompatibilita s nižšími verzemi MS Excel. 1.2 14.4.2009 Font Calibri 11 nahrazen fontem Arial 10 pro zajištění lepší kompatibility s nižšími verzemi MS Office. Zavedena mutace en kvůli možnosti použití tohoto SW na nečeských instalacích MS Windows. Mutace spočívá v odstranění diakritických znamének. Změněny licenční podmínky. Nadále je šablona poskytována pouze s přístupnými vzorci a zdrojovým kódem. Šablona je poskytována bez jakéhokoliv nároku na úpravu nebo opravu chyb. Upravené přepisování některých buněk na listu Výkaz pracovní cesty tak, 1.3 17.9.2009 aby se v případě prázdných zdrojových buněk nevypisovaly znaky 0 například u jména, ID zaměstnance, značky vozu atd. Zrušení omezení horní hranice data při zadávání časových údajů pracovní cesty. Změněny licenční podmínky. Mutace en není od roku 2010 poskytována. 1.4 9.1.2010 Hodnoty pro domácí a zahraniční stravné a ceny PHM upraveny no hodnoty platné pro rok 2010. Opraven kontakt na listu Informace o SW, opraveno omezení data u údajů o 1.41 1.3.2010 obdržené záloze a u data zahájení a skončení pracovní cesty, cílová země rozšířena o možnost ostatní neuvedené země. Hodnoty pro domácí a zahraniční stravné a ceny PHM upraveny na hodnoty 1.42 2.1.2011 platné pro rok 2011. Hodnoty pro domácí a zahraniční stravné a ceny PHM upraveny na hodnoty platné pro rok 2012. Přidána možnost použití soukromého nákladního vozidla, autobusu, traktoru a přívěsu za silniční motorové vozidlo. Zpracování stravného přepracováno na dvoufázové. Vyhodnocení několikanásobného překračování státní hranice v jednom dni. 2.00 7.11.2012 Vyhodnocení zahraniční země, kde je tráveno v daném dni nejvíce času. Čas trávený v zahraničí příliš krátký pro přiznání zahraničního stravného je připočítáván k domácímu stravnému. Možnost absolutního krácení stravného podle 179 odst. 4 ZP. Autom. slučování dvoudenní domácí pracovní cesty podle 164 odst. 4 ZP. Snadnější provádění ručních oprav v průběhu pracovní cesty. Hodnoty pro domácí a zahraniční stravné a ceny PHM upraveny na hodnoty 2.01 8.1.2013 platné pro rok 2013. 13