ZULU F&E s.r.o. Ing. Ľuboš Prokopovič. Kniha pošty. (šablona MS Excel pro evidenci příchozí a odchozí pošty) v 1.10 ze dne 8.11.

Transkript

1 Ing. Ľuboš Prokopovič Kniha pošty (šablona MS Excel pro evidenci příchozí a odchozí pošty) v 1.10 ze dne Uživatelský manuál

2 Obsah 1. Úvod Soupis jednotlivých listů Tiskové výstupy z Knihy pošty Tisk obálek Tisk poštovního podacího archu Tisk podacího lístku a dodejky Licenční podmínky Soupis verzí

3 1. Úvod Společnost ZULU F&E s.r.o. si vám v rámci poskytovaných služeb dovoluje nabídnout SW pro evidenci příchozí a odchozí pošty s podpůrnými funkcemi ve formě souboru MS Excel s připravenými makry. SW vznikl jak na základě vnitřní potřeby společnosti, tak na základě zájmu mezi našimi zákazníky. Věříme, že jej také shledáte užitečným. Tento SW má za cíl ulehčit práci při odbavování odchozí pošty zasílané prostřednictvím České pošty. Vedle dvou listů sloužících pro evidenci příchozích a odchozích poštovních zásilek disponuje dalšími listy a makry určenými k tištění obálek, podacích lístků, poštovních podacích archů nebo dodejek. Práce je pak ulehčena tím, že adresa adresáta odchozí pošty se zadává pouze jednou a nadepsání obálky a tisk potřebných průvodních dokladů České pošty je provedeno stisknutím tlačítka na listu odchozí pošty. SW si neklade za cíl vzdorovat uživatelům, kteří se pokoušejí do vstupních buněk jednotlivých listů vkládat nesmyslné údaje. Předpokládá se určitá kázeň uživatele v tomto směru. Tento manuál popisuje ovládací prvky ActiveX umístěné na listu Odchozí pošta. Jakékoliv připomínky, návrhy nebo (snad k tomu nedojde) chyby je možné zasílat autorovi SW na e- mail lubos.prokopovic@zulufe.cz. 2

4 2. Soupis jednotlivých listů Informace o SW je list, který obsahuje informace o autorovi tohoto SW, dále název SW, licenční podmínky, ve které verzi MS Excel byl SW napsán, verzi a den vydání SW a informace o subjektu, který vlastní licenci k dané kopii SW. Dále zde najdete pár slov o tomto SW. Příchozí pošta je list, který je určený k evidenci příchozí pošty. Je zde připraveno celkem 9 sloupců pro vepsání informace o příchozích zásilkách. Vedle pěti sloupců Odesílatel, Ulice, Město, PSČ a Stát sloužících k uchování informací o odesílateli je zde navíc sloupec Obsah pošty zamýšlený k uložení poznámky o obsahu zásilky, dále sloupec Datum přijetí pro časovou identifikaci přijetí zásilky a nakonec sloupce Podací číslo a Podací pošta pro snadné dohledání zásilky v případech urgence odesílatele. List Odchozí pošta je, podobně jako předchozí list, určen k evidenci odchozí pošty. Každá zásilka je popsána pomocí 11 sloupečků. Sloupce Adresát, Ulice, Město, PSČ a Stát jsou určeny k uchování informací o adresátovi. Jejich pořadí umožňuje překopírovat údaje o odesílateli z listu Příchozí pošta jediným použitím funkcí Kopírovat Vložit a tím jednoduše vytvořit záznam pro odpovědní zásilku. Sloupec Obsah pošty je určen pro informaci o obsahu zásilky. Dále jsou zde sloupce Datum odeslání a Datum doručení 1 pro uložení časových údajů o zásilce, sloupce Podací číslo a Podací pošta pro uložení odesílacích informací doporučených zásilek nebo balíků a jiných a sloupec Typ pošty určující druh zásilky (např. obyčejná, doporučená, balík, obchodní balík atd.). Obsah sloupce Typ pošty je plně na uživateli šablony s jediným omezením: doporučené zásilky musí být označeny písmenem R, jinak nebude tisk poštovního podacího archu fungovat správně. Obálka DL je pomocný list používaný makrem k tisku obálky velikosti DL. Obálka C6 je pomocný list používaný makrem k tisku obálky velikosti C6. Obálka C5 je pomocný list používaný makrem k tisku obálky velikosti C5. Poštovní podací arch je pomocný list používaný makrem k tisku poštovních podacích archů. Podací lístek je pomocný list používaný makrem k tisku podacího lístku. Dodejka je pomocný list používaný makrem k tisku dodejky. V další části manuálu bude podrobně popsáno, jak správně používat funkce pro tiskové výstupy z knihy pošty. 1 Sloupec Datum doručení se použije pouze pro zásilky s dodejkou pro zaznamenání data doručení adresátovi. 3

5 3. Tiskové výstupy z Knihy pošty Tiskové výstupy z této Knihy pošty mají za úkol usnadnit nadepisování obálek odchozí pošty včetně zpáteční adresy a tisk průvodních dokumentů pro doporučené zásilky. K tisku je zapotřebí dvou kroků: aktivovat kteroukoliv buňku na řádku zásilky, jejíž údaje mají být tištěny stisknout tlačítko pro tisk požadovaného dokumentu V dalších kapitolách je popsán postup pro jednotlivé druhy výstupů Tisk obálek Tato verze SW umožňuje tisk tří typů obálek: Obálka DL (velikost mm) Obálka C6 (velikost mm) Obálka C5 (velikost mm) Tisk obálek musí být prováděn na tiskárně s podavačem, který podává obálky na střed válce. Pokud tato podmínka není splněna, musí být tisk na obálky posunut pomocí nastavení vzhledu stránky listu odpovídajícího danému typu obálky. Správné pozice tisku docílíme správnou úpravou parametrů levý okraj a horní okraj. Další podmínkou pro tisk obálek je jejich správná orientace. V tomto případě musí být obálka do tiskárny vložena podle následujícího obrázku: Vlastní tisk pak, jak již bylo popsáno, spočívá v aktivaci kterékoliv buňky na řádku zásilky, pro kterou se má obálka vytisknout a stisku příslušného tlačítka v levém horním rohu listu Odchozí pošta. Po odsouhlasení kontrolního dotazu bude obálka nadepsána a to včetně zpáteční adresy. Pozn: Zpáteční adresu je možné modifikovat přímo na listu daného typu obálky, kde je napevno vepsána. 4

6 3.2. Tisk poštovního podacího archu Poštovní podací arch je dokument určený k hromadnému podání doporučených poštovních zásilek. Tisk z knihy pošty je velmi jednoduchý. Opět k tomu stačí popsané dva kroky. Prvním krokem je aktivace jakékoliv buňky na řádku doporučené poštovní zásilky, která se má na podací arch vytisknout. Po stisku tlačítka pro tisk Poštovního podacího archu si makro zjistí, jaké datum je ve sloupečku Datum odeslání na řádku, na kterém se nachází aktivovaná buňka. Poté makro projde všechny záznamy na listu odchozí pošty a všechny položky, které mají shodné datum odeslání a u kterých se ve sloupečku Typ pošty nachází označení R, budou zařazeny na tištěný dokument. Před tiskem dokumentu je uživatel informován o počtu nalezených položek a počtu potřebných listů formátu A4. Pozn: Zpáteční adresu je možné modifikovat přímo na listu Poštovní podací arch, kde je napevno vepsána Tisk podacího lístku a dodejky Podací lístek je vhodný pro podání jednotlivých poštovních zásilek. Dodejka se používá, potřebuje-li odesílatel potvrzení o doručení dané poštovní zásilky. Dodejka je pracovníkem pošty přilepena k zásilce a po potvrzení přijetí adresátem doručena zpět odesílateli. Na rozdíl od tisku poštovního podacího archu, který SW tiskne na prázdný list formátu A4, tisk poštovního podacího lístku a dodejky probíhá již na vytištěné poštovní formuláře. Platí stejné podmínky jako pro tisk obálek, tj. musí jít o tiskárnu, jejíž podavač vkládaný formulář přesně vystředí na válec tiskárny. Pokud není pozice tisku zcela přesná, je nutné doladit pozici tisku pomocí nastavení vzhledu stránky listu odpovídajícího danému typu formuláře. Správné pozice tisku docílíme správnou úpravou parametrů levý okraj a horní okraj. Tisk je snadný, skládá se opět ze dvou kroků aktivace buňky na řádku, kde se nachází údaje o zásilce, pro kterou má být formulář vyplněn, a stisk tlačítka pro tisk požadovaného formuláře. Pozn: Zpáteční adresu je možné modifikovat přímo na listu daného formuláře, kde je napevno vepsána. Pozn: Praxe ukázala, že podací lístky tištěné na recyklovaném papíře s nízkou gramáží nejsou vhodné pro tisk v laserové tiskárně. Ve většině případů dochází k zaseknutí lístku v tiskárně. Proto je součástí dodávky této knihy také dokument ve formátu PDF, který obsahuje 4 prázdné podací lístky z obou stran. Po oboustranném vytištění tohoto dokumentu a následném vystřižení obdržíte čtveřici podacích lístků vhodných pro tisk na laserové tiskárně. 5

7 4. Licenční podmínky Šablona MS Excel Kniha pošty je poskytnuta subjektu uvedenému na listu Informace o SW (dále jen majitel licence ) za následujících podmínek: licence je platná od doby řádného uhrazení faktury za poskytnutí této šablony a je časově neomezená, majitel licence má přístup ke všem vzorcům obsaženým v souboru MS Excel, majitel licence má přístup ke zdrojovému kódu všech maker, majitel licence má právo tuto šablonu jakkoliv upravovat a to včetně vzorců a zdrojových kódů maker v šabloně obsažených, majitel licence bere na vědomí, že společnost ZULU F&E s.r.o. může bezplatně dobrovolně odstranit zjištěné chyby. Nárok na odstranění chyb však není nijak vymahatelný, stejně tak není vymahatelná časová lhůta pro odstranění chyb, pokud se k takovému kroku společnost ZULU F&E s.r.o. rozhodne, majitel licence smí používat šablonu výhradně pro své interní potřeby a nesmí šablonu dále šířit ať už bezplatně nebo za úplatu, pokud jsou některé z listů uzamčené, je tak učiněno pouze z preventivních důvodů (jako zamezení nechtěných změn). Heslo k odemčení listu je v takovém případě 12345, list Informace o SW může být uzamčen, aniž by majiteli licence bylo sděleno heslo. list Poštovní podací arch je vytvořen a uzamčen Českou poštou, s.p. s tím, že společnost ZULU F&E s.r.o. nezná heslo k jeho odemčení a šablona Kniha pošty používá pouze uzamčenou kopii originálu tohoto listu. 6

8 5. Soupis verzí Číslo Datum verze Rozdíl První vydaná verze Opravené nesprávné uzamčení buněk na listu Obálka C Opravené prohození adresáta a odesílatele na listu Dodejka Změna Poštovního podacího archu na nový typ. 7