Microsoft Office. Excel ověření dat

Transkript

1 Microsoft Office Excel ověření dat Karel Dvořák 2011

2 Ověření dat Při zadávání dat přímo z klávesnice je poměrně vysoké procento chybovosti, ať už jde o překlepy nebo zadání dat mimo předpokládaný rozsah. Stejně tak může docházet k zadání jiných dat než je žádoucí v případě, že někdo tabulku připravuje s určitou představou a někdo jiný pak do tabulky data vyplňuje. Abychom omezili procento chybovosti a získali data v požadované formě a rozsahu, můžeme využít možnosti ověření dat. 2

3 Ověření dat Ověření dat můžete mimo jiné použít k následujícím činnostem: Omezit data na předdefinované položky v seznamu. Lze vytvořit seznam a potřebná data vybírat pouze z něj. Omezení čísel mimo určený rozsah. Lze nastavit, jak má vypadat požadované číslo. Omezení kalendářních dat a časových údajů mimo určené časové rozmezí. Stejně jako u čísel můžeme omezit i datum a čas. 3

4 Ověření dat Ověření dat můžete mimo jiné použít k následujícím činnostem: Omezení počtu textových znaků. Lze nastavit délku vkládaného textu. Ověření dat založených na vzorcích nebo hodnotách v jiných buňkách. V omezení můžeme použít i vzorce. 4

5 Ověření dat Při vložení nesprávného údaje můžeme nastavit i způsob upozornění na chybu. Bez zadání (odškrtnutí položky Zobrazit chybové hlášení po zadání neplatných dat) údaj, který nesplňuje ověřovací kritérium se zapíše do buňky a uživatel o tom nebude nijak informován. Informace při vyplnění údaje mimo námi definovaný rozsah se zobrazí dialogové okno. Po stisku Ano se údaj do buňky zapíše, po stisku Storno se nezapíše. 5

6 Ověření dat Při vložení nesprávného údaje můžeme nastavit i způsob upozornění na chybu. Varování stisknutím tlačítka Ano se hodnota zapíše do buňky, při stisku Ne zůstane buňka v editačním režimu. Po stisku Storno zůstane v buňce původní údaj. Stop hodnotu mimo definované ověřovací kritérium do buňky nelze zapsat. 6

7 Ověření dat Nástroj Ověření dat nalezneme na kartě Data ve skupině Datové nástroje. 7

8 Omezení délky textu V našem příkladu budeme chtít vyplnit údaje o provedené praxi. Umístíme kurzor do buňky, kterou chceme ověřit a klepneme na ikonu Ověření dat. 8

9 Omezení délky textu Délku vkládaného jména omezíme na 15 znaků. V políčku Povolit: zvolíme Délku textu. 9

10 Omezení délky textu Z nabízených variant si vybereme délku textu v určeném intervalu. Můžeme doplnit i nápovědu pro vložení. 10

11 Omezení délky textu Nápověda se zobrazí, když začneme vyplňovat zvolenou buňku. Pro chybové hlášení zvolíme styl Informace, je možné, že může existovat příjmení které je delší než 15 písmen. 11

12 Vložení čísla Budeme vkládat pouze rok narození, tzn. celé číslo Předpokládáme, že praktikantovi je aspoň 15 let, tj. že se narodil před rokem

13 Omezení data V omezujících kritériích můžeme použít i vzorce. Praxe musela započít nejpozději před 14 dny 13

14 Omezení data Ve vzorcích mohou být použity i odkazy na jiné buňky. Délka praxe trvá nejméně dva týdny, nejvíce 4 týdny 14

15 Výběr ze seznamu K vložení hodnot můžeme využít i seznam. Ke vložení hodnoty můžeme využít rozevírací seznam nebo hodnotu můžeme zapsat přímo. Pokud hodnotu zapíšeme, musí odpovídat nějaké hodnotě ze seznamu. Zaškrtneme, chceme-li, aby seznam byl součástí buňky 15 Položky seznamu oddělíme středníkem

16 Výběr ze seznamu Položky, které náleží do rozevíracího seznamu, můžeme napsat také do části tabulky (a třeba i skrýt). Potom stačí do řádku Zdroj: napsat odkaz na zvolenou oblast. Oblast se seznamem je možné si pojmenovat a pak použít název oblasti. To je vhodné, když je zdroj na jiném listu. 16

17 Výběr ze seznamu Po označení buňky se vedle ní zobrazí rozevírací šipka, pomocí které se usnadní výběr. Hodnotu lze do políčka i napsat. 17

18 Chybová hlášení Pokud zadáme neplatná data, objeví se okno s upozorněním. Když nenapíšeme vlastní podobu upozornění, zobrazí se standardní hlášení. 18