ZÁPIS z 2. zasedání Valné hromady Společenství obcí Podkrkonoší 7. 6. 2016, Vítězná Přítomni: P. Hrubý, E. Rezková, M. Klapka, V. Lukeš, M. Linková, R. Cermanová, M. Pecen, P. Červený, B. Volfová Omluveni: M. Halík, L. Grega Hosté: M. Hlušičková (účetní), R. Jansová MAS KJH, o.p.s. (zápis), J. Balcar MAS KJH, o.p.s. viz Prezenční listina (příloha č. 1) Program: 1. Přivítání volba zapisovatele a ověřovatelů zápisu, schválení programu 2. Zpráva o plnění úkolů 3. Zpráva předsedy SOP 4. Zpráva ředitele MAS KJH, o.p.s. 5. Informace o společném setkání SOP a SOJH 6. Závěrečný účet DSO za rok 2015 7. Účetní závěrka DSO za rok 2015 8. Informace o vnitřních předpisech DSO 9. Informace o převodu majetku DSO na jednotlivé členy DSO 10. Smlouva o poskytnutí dotace z dotačního fondu KÚ KHK 11. Společný projekt SMO centrum společných služeb 12. Rozpočtové opatření č. 1/2016 13. Akce SOP turnaj v ping-pongu, O sošku podkrkonošské Sněženky 14. Volba člena dozorčí rady MAS KJH, o.p.s. 15. Zpravodaj SOP 16. Různé 1. Přivítání volba zapisovatele a ověřovatelů zápisu Předseda SOP Petr Hrubý pozdravil přítomné a zahájil schůzi. Dále pogratuloval starostce Horní Olešnice M. Linkové k nově vytvořenému obecnímu znaku a erbu. Úvodem P. Hrubý představil program jednání. Vzápětí valná hromada SOP odsouhlasila navržený program a předseda SOP jmenoval zapisovatelkou Radku Jansovou. Předseda SOP navrhl jako ověřovatele V. Lukeše a M. Klapku. Usnesení č. 1: VH SOP schvaluje jako ověřovatele Vladimíra Lukeše a Miroslava Klapku. Usnesení č. 2: VH SOP schvaluje program jednání v uvedeném znění. 1
2. Zpráva o plnění úkolů P. Hrubý informoval přítomné o stavu plnění úkolů z minulé VH. Úkoly pro MAS byly splněny (ověření účtů žadatelů o grant, příprava smluv ). Byl vytvořen seznam akcí SOP, v průběhu června ještě dojde ke změně formy bude vytvořen stálý odkaz, jehož aktualizace bude probíhat přes Google disk. Stejný systém bude vytvořen i v případě kalendáře pro půjčování lavic a dalšího vybavení SOP. Stále trvá úkol úprava grantových pravidel pro rok 2017 dle doporučení hodnotitelské komise. Usnesení č. 3: VH SOP bere na vědomí plnění úkolů z minulé VH. 3. Zpráva předsedy SOP Předseda SOP poděkoval za účast na společném setkání se Svazkem obcí Jestřebí hory, které bude samostatně rozebráno v dalším bodě. Méně se povedl turnaj v ping-pongu, jehož se zúčastnily pouze tři obce. Bližší informace budou rovněž podány v samostatném bodě. Obecně však P. Hrubý požádal o součinnost při organizaci akcí, aby nevznikaly zbytečné náklady na straně pořadatele. Dále předseda SOP informoval přítomné o své účasti na jednáních Svazu měst a obcí k projektu Centrum společných služeb. P. Hrubý se spolu s V. Lukešem a M. Linkovou zúčastnil jednání správní rady MAS KJH, o.p.s., kde byla schválena výroční zpráva a uzavřen rok 2015. P. Hrubý zmínil i problém s vyplácením grantu pro NNO v případě, že organizace nevlastní bankovní účet. Je nutné rovněž zrevidovat grantová pravidla, aby formulace byly zcela jednoznačné viz trvající úkol: úprava grantových pravidel. Usnesení č. 4: VH SOP bere na vědomí zprávu předsedy SOP. 4. Zpráva ředitele MAS KJH, o.p.s. J. Balcar informoval o průběhu projektu MAP Trutnovsko, do nějž je část obcí SOP zapojena. Zároveň však nabídl zodpovězení dotazů i obcím z ORP Dvůr Králové nad Labem. Upozornil na nutnost vyhotovení projektových záměrů ze strany ředitelů škol, které je však nutné projednat se zřizovatelem. Předeslal, že 1. verze strategického rámce bude schvalována 14. 9. 2016. 2
V běhu je rovněž Strategie komunitně vedeného místního rozvoje (SCLLD). V současnosti je pořádána řada školení, jichž se pracovníci MAS účastní. Probíhá příprava preferenčních kritérií. V průběhu července by měly být známy první informace o Programu rozvoje venkova. Od září začnou intenzivněji pracovat orgány MAS a začne příprava projektů. První výzvy by dle aktuálních předpokladů měly být vyhlášeny na jaře 2017. Na 1. září je naplánována tradiční akce pro seniory z regionu Olympiáda pro starší a pokročilé. Starostové mohou již nyní informovat své občany, bližší informace budou ze strany MAS rozeslány v průběhu července a srpna. Usnesení č. 5: VH SOP bere na vědomí zprávu ředitele MAS KJH, o.p.s. 5. Informace o společném setkání SOP a SOJH P. Hrubý krátce shrnul společné setkání se zástupci Svazku obcí Jestřebí hory, které bylo dle ohlasů úspěšné. K setkání byla vydána krátká tisková zpráva včetně fotodokumentace. Dále poděkoval všem přítomným za účast. Zmínil také požadavek na opakování podobných setkání alespoň jedenkrát, ideálně dvakrát ročně. Z pohledu SOP je nyní iniciativa na straně SOJH. Usnesení č. 6: VH SOP bere na vědomí informace o společném setkání SOP a SOJH. 6. Závěrečný účet DSO za rok 2015 P. Hrubý uvedl souhrnné informace k bodům č. 6 a č. 7 programu. Proběhl audit hospodaření SOP ze strany Královéhradeckého kraje. Kromě toho v průběhu roku proběhla kontrola dvou grantů, konkrétně POV a grantu na podporu svazku. Obě kontroly dopadly dobře. Průběh auditu se výrazně odlišoval od předchozích let, spolupráce tentokrát nebyla ideální. Jednotlivé problémy a s tím související nápravná opatření představí účetní svazku. Dokument s nápravnými opatřeními je přílohou č. 2 tohoto zápisu. M. Hlušičková postupně objasnila všechny problémy, které z auditu vyplynuly spolu s navrženými nápravnými opatřeními: Bod č. 1 Ve zprávě pro KHK bylo uvedeno, že nedostatky budou odstraněny okamžitě, nicméně je nutné určit konkrétní datum. Bod č. 2 Před dvěma lety byl schválen rozpočtový výhled, který však dle kontroly nebyl navázán na smluvní vztahy. M. Hlušičková upozornila, že SOP žádné smluvní vztahy dopředu určeny nemá. M. Linková doplnila, že správně by DSO mělo zpracovávat rovněž vyhodnocení odchylek oproti rozpočtovému výhledu včetně vysvětlujícího komentáře. 3
Na základě této výtky byl starostům předložen nový rozpočtový výhled, který je přílohou č. 3 tohoto zápisu. Bod č. 3 Problém nastal u smlouvy s KHK na podporu svazku, která byla účtována jako přijatá záloha a po odevzdání závěrečné zprávy byla odúčtována a přepsána do nákladů. V předchozích letech s tímto postupem problém nebyl, ovšem dle aktuálních informací není správný. Bod č. 4 M. Hlušičková si není vědoma problému, který by se měl týkat inventarizace účtu 403. V předchozích letech s tímto postupem problém nebyl, ovšem dle aktuálních informací není správný. Proběhne konzultace s účetními v jiných obcích. Bod č. 5 Jedna faktura nebyla řádně zaúčtována. Bod č. 6, 7, 8 Tyto body obsahují stejný problém nebyl schválen rozpočet SOP na rok 2015. V zápise se dlouho řešily členské příspěvky, ovšem chybí usnesení ke schválení rozpočtu. Na neschválení rozpočtu jsou navázány další problémy chybělo rozpočtové provizorium a všechna rozpočtová opatření byla nerelevantní. Bod č. 9 M. Hlušičková nedokáže vysvětlit bod č. 9. V návaznosti na výše uvedená zdůvodnění p. Hrubý zaslal nesouhlasný komentář k průběhu auditu na KÚ KHK. Usnesení č. 7: VH SOP schvaluje závěrečný účet SOP za rok 2015 spolu se zprávou o výsledku přezkoumání hospodaření za rok 2015 s vyjádřením souhlasu s celoročním hospodařením s výhradami a přijímá nápravná opatření k nápravě chyb a nedostatků. Závěrečný účet SOP za rok 2015 je přílohou č. 4 tohoto zápisu. Usnesení č. 8: VH SOP schvaluje nápravná opatření vyplývající z přezkumu hospodaření za rok 2015 dle přílohy č. 2. Nápravná opatření budou zaslána KÚ KHK spolu s usnesením, že byla schválena. Usnesení č. 9: VH SOP ukládá předsedovi SOP doručit nápravná opatření neprodleně na KÚ KHK. Usnesení č. 10: 4
VH SOP schvaluje rozpočtový výhled DSO SOP na období 2017 2019. Byl vznesen dotaz na důsledky auditu, které však dosud nejsou známy. 7. Účetní závěrka DSO za rok 2015 M. Hlušičková uvedla, že účetní závěrka je v podstatě závěrečný účet rozšířený o inventarizační zprávu, která byla schválena již na minulé VH SOP. Účetní závěrka je přílohou č. 5 tohoto zápisu. Usnesení č. 11: VH SOP schvaluje účetní závěrku za rok 2015. Schválením účetní závěrky se rozumí také schválení výsledku hospodaření účetní jednotky včetně závěrečné inventarizační zprávy. 8. Informace o vnitřních předpisech DSO P. Hrubý se dotázal na stav trvajícího úkolu aktualizaci vnitřních předpisů DSO. M. Hlušičková aktualizovala čtyři základní směrnice, které by v rámci DSO měly existovat. Jedná se o směrnici o oběhu účetních dokladů, směrnici o evidenci majetku, směrnici časového rozlišení a směrnici pro schvalování účetní závěrky. Směrnice byly zpracovány na základě zkušeností z jiných DSO. E. Rezková vznesla dotaz, zda je nutné interní směrnice schvalovat. M. Hlušičková uvedla, že to nutné není. Směrnice o oběhu účetních dokladů je přílohou č. 6 zápisu, směrnice o evidenci majetku je přílohou č. 7 zápisu, směrnice časového rozlišení je přílohou č. 8 zápisu a směrnice pro schvalování účetní závěrky je přílohou č. 9 zápisu. Směrnice budou starostům rovněž zaslány mailem. Úkol M. Hlušičková: Připravit zbývající směrnice nezbytné pro chod DSO na příští VH. Usnesení č. 12: VH SOP bere na vědomí aktualizaci vnitřních předpisů DSO směrnice o oběhu účetních dokladů, směrnice o evidenci majetku, směrnice časového rozlišení a směrnice pro schvalování účetní závěrky. 9. Informace o převodu majetku DSO na jednotlivé členy DSO M. Hlušičková zrevidovala smlouvy a dotace, které se vázaly k převáděnému majetku, a na základě toho připravila smlouvy o bezúplatném převodu majetku na jednotlivé obce. Majetek lze v současnosti bez problému převést. Konkrétně se jedná o uvítací cedule, stojany na uvítací cedule a odpočívadla. Tento majetek je ve smlouvách popsán a vyčíslen v penězích. 5
Schválení musí proběhnout ve dvou krocích. Smlouvy musí nejprve schválit VH SOP a následně musí být schváleny i v jednotlivých obecních zastupitelstvech, a to do 30. 9. 2016. Usnesení č. 13: VH SOP schvaluje smlouvy o bezúplatném převodu majetku ze smlouvy POV 2009 z vlastnictví DSO SOP, a to smlouvy s obcemi Čermná, Dolní Olešnice, Hajnice, Horní Olešnice, Chotěvice, Kocbeře, Kohoutov, Vítězná, Vlčkovice, Vlčice, Staré Buky a městem Pilníkov. Vzor smlouvy je přílohou č. 10 tohoto zápisu. 10. Smlouva o poskytnutí dotace z dotačního fondu KÚ KHK P. Hrubý informoval přítomné o přidělení dotace z Královéhradeckého kraje ve výši 49 000 Kč. Smlouva je přílohou č. 11 tohoto zápisu. Usnesení č. 14: VH SOP schvaluje přijetí dotace z dotačního programu KÚ KHK 16RRD02 Podpora svazků obcí ve výši 49 000 Kč na základě smlouvy č. 16RRD02-0014. 11. Rozpočtové opatření č. 1/2016 M. Hlušičková přítomným předala návrh rozpočtového opatření č. 1/2016, jímž se rozpočet navyšuje o částku 49 000 Kč díky dotaci z KHK. V rozpočtovém opatření číslo 1 je rovněž zahrnuta částka na pořízení softwaru pro zpracování mezd ve výši do 6 000,-Kč a částka na předfinancování projektu Svazu měst a obcí ČR /viz smlouva financování projektu ve výši 118 800,-Kč. Rozpočtové opatření č. 1 je přílohou č. 12 tohoto zápisu. Usnesení č. 15: VH SOP schvaluje rozpočtové opatření č. 1/2016. 12. Společný projekt SMO centrum společných služeb P. Hrubý informoval, že se povedlo uspět v projektu na podporu Centra společných služeb, který realizuje Svaz měst a obcí ČR. Na období 2016 2020 se podařilo získat cca 2 138 tis. Kč., které může SOP využít na mzdové náklady pro další rozvoj DSO. V současnosti jsou k dispozici návrhy smluv včetně příloh. Realizace projektu by měla začít od 1. července 2016. Udržitelnost projektu je jeden rok. Přínosy pro SOP spočívají především v administrativní podpoře, a to jak ze strany projektového týmu, tak ze strany SMO. Z projektu pro SOP vyplývá povinnost kofinancování. Projektový tým je složen ze tří lidí, dvou úvazků. V nejbližší době bude vypsáno výběrové řízení na vedoucího pracovníka projektu. Aby mohl být projekt oficiálně realizován v požadovaném termínu, budou pozice provizorně obsazeny pracovníky MAS KJH, o.p.s. Podklady k projektu a návrh smlouvy včetně příloh jsou přílohou č. 13 tohoto zápisu. 6
Proběhla diskuze k náplni činnosti Centra společných služeb a organizačním záležitostem projektu. Usnesení č. 16: VH SOP schvaluje smlouvu mezi SOP a SMO ČR o projektu Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce, reg. č. CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0003017, včetně příloh. Usnesení č. 17: VH SOP ukládá předsedovi SOP organizační zajištění projektu včetně personálního obsazení do 30. 6. 2016. Usnesení č. 18: VH SOP schvaluje pořízení softwaru pro zpracování mezd. 13. Akce SOP M. Klapka zmínil nízkou účast na turnaji SOP v ping-pongu. Je potřeba se zamyslet nad tím, které akce má smysl dělat a které ne. P. Červený navrhl, jestli by konkrétně v případě ping-pongu nebylo vhodné turnaj přemístit na zimní měsíce. Stejná připomínka zazněla již dříve od L. Gregy, starosty Kohoutova. Přítomní starostové souhlasili a shodli se, že v případě, že proběhne shoda na organizace nějaké akce, bylo by vhodné zároveň předjednat i termín. P. Hrubý upozornil na plánovaný turnaj v nohejbalu, který chystá M. Halík (obec Čermná), a zářijový rybářský turnaj, který organizuje on a obec Vítězná. Rybářský turnaj se uskuteční 3. září od 8:30 hodin (registrace od 8:00), program včetně grilování úlovků a jiných dobrot zajištěn, hudba také. Poté poděkoval Pilníkovu, který se ujal i pořádání akce O sošku Podkrkonošské Sněženky a pozval všechny starosty. Usnesení č. 19: VH SOP bere na vědomí informace o akcích SOP. 14. Volba člena dozorčí rady MAS KJH R. Posdiena, starosta obce Velké Svatoňovice, rezignoval na svou funkci, takže je potřeba obsadit místo v dozorčí radě MAS. P. Hrubý navrhl přítomným, aby se mandátu ujal M. Halík, starosta obce Čermná, s nímž byla tato záležitost již předjednána. Návrh na člena DR: Milan Halík, starosta obce Čermná. 7
Usnesení č. 20: VH SOP schvaluje Milana Halíka, starostu obce Čermná, jako člena dozorčí rady Místní akční skupiny Království Jestřebí hory, o.p.s. 15. Zpravodaj SOP Informace k aktuálnímu vydání Zpravodaje SOP byly zaslány R. Jansovou. P. Hrubý doplnil, že Zpravodaj by měl být udržen ve stávajícím rozsahu a formátu. R. Jansová upozornila, že termín pro zasílání příspěvků je 30. 6. 2016. Zpravodaj bude distribuován na přelomu srpna a září. 16. Různé E. Rezková uvedla, že obec Kocbeře uspěla v soutěži Čistá obec, kde obsadila pozici Skokan roku, což znamená, že se v meziročním pořadí posunula o nejvíc příček nahoru. P. Červený uvedl, že obec Hajnice získala příspěvek ze SFŽP na kanalizaci ve výši devíti milionů. Termín a místo příštího setkání VH SOP bude upřesněno. Zapsaly: Radka Jansová, Martina Hlušičková 7. 6. 2016 Přílohy: Příloha č. 1: Prezenční listina Příloha č. 2: Nápravná opatření Příloha č. 3: Rozpočtový výhled SOP na období 2017 2019 Příloha č. 4: Závěrečný účet SOP za rok 2015 Příloha č. 5: Účetní závěrka za rok 2015 Příloha č. 6: Směrnice o oběhu účetních dokladů Příloha č. 7: Směrnice o evidenci majetku Příloha č. 8: Směrnice časového rozlišení Příloha č. 9: Směrnice pro schvalování účetní závěrky Příloha č. 10: Vzor smlouvy o bezúplatném převodu majetku Příloha č. 11: Smlouva o poskytnutí dotace z dotačního fondu KÚ KHK Příloha č. 12: Rozpočtové opatření č. 1/2016 Příloha č. 13: Podklady k projektu Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce, reg. č. CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0003017 a návrh smlouvy včetně příloh. Vladimír Lukeš. Miroslav Klapka Petr Hrubý 8
USNESENÍ z 2. zasedání Valné hromady Společenství obcí Podkrkonoší 7. 6. 2016, Vítězná Přítomni: Omluveni: Hosté: P. Hrubý, E. Rezková, M. Klapka, V. Lukeš, P. Červený, M. Linková, R. Cermanová, M. Pecen L. Grega, M. Halík M. Hlušičková (účetní), R. Jansová MAS KJH, o.p.s. (zápis), J. Balcar MAS KJH, o.p.s. viz Prezenční listina (příloha č. 1) Usnesení č. 1: VH SOP schvaluje jako ověřovatele Vladimíra Lukeše a Miroslava Klapku. Usnesení č. 2: VH SOP schvaluje program jednání v uvedeném znění. Usnesení č. 3: VH SOP bere na vědomí plnění úkolů z minulé VH. Usnesení č. 4: VH SOP bere na vědomí zprávu předsedy SOP. Usnesení č. 5: VH SOP bere na vědomí zprávu ředitele MAS KJH, o.p.s. Usnesení č. 6: VH SOP bere na vědomí informace o společném setkání SOP a SOJH. Usnesení č. 7: VH SOP schvaluje závěrečný účet SOP za rok 2015 spolu se zprávou o výsledku přezkoumání hospodaření za rok 2015 s vyjádřením souhlasu s celoročním hospodařením s výhradami a přijímá nápravná opatření k nápravě chyb a nedostatků. 9
Usnesení č. 8: VH SOP schvaluje nápravná opatření vyplývající z přezkumu hospodaření za rok 2015 dle přílohy č. 1. Usnesení č. 9: VH SOP ukládá předsedovi SOP doručit nápravná opatření neprodleně na KÚ KHK. Usnesení č. 10: VH SOP schvaluje rozpočtový výhled DSO SOP na období 2017 2019. Usnesení č. 11: VH SOP schvaluje účetní závěrku za rok 2015. Schválením účetní závěrky se rozumí také schválení výsledku hospodaření účetní jednotky včetně závěrečné inventarizační zprávy. Usnesení č. 12: VH SOP bere na vědomí aktualizaci vnitřních předpisů DSO směrnice o oběhu účetních dokladů, směrnice o evidenci majetku, směrnice časového rozlišení a směrnice pro schvalování účetní závěrky. Usnesení č. 13: VH SOP schvaluje smlouvy o bezúplatném převodu majetku ze smlouvy POV 2009 z vlastnictví DSO SOP, a to smlouvy s obcemi Čermná, Dolní Olešnice, Hajnice, Horní Olešnice, Chotěvice, Kocbeře, Kohoutov, Vítězná, Vlčkovice, Vlčice, Staré Buky a městem Pilníkov. Usnesení č. 14: VH SOP schvaluje přijetí dotace z dotačního programu KÚ KHK 16RRD02 Podpora svazků obcí ve výši 49 000 Kč na základě smlouvy č. 16RRD02-0014. Usnesení č. 15: VH SOP schvaluje rozpočtové opatření č. 1/2016. Usnesení č. 16: 10
VH SOP schvaluje smlouvu mezi SOP a SMO ČR o projektu Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce, reg. č. CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0003017, včetně příloh. Usnesení č. 17: VH SOP ukládá předsedovi SOP organizační zajištění projektu včetně personálního obsazení do 30. 6. 2016. Usnesení č. 18: VH SOP schvaluje pořízení softwaru pro zpracování mezd. Usnesení č. 19: VH SOP bere na vědomí informace o akcích SOP. Usnesení č. 20: VH SOP schvaluje Milana Halíka, starostu obce Čermná, jako člena dozorčí rady Místní akční skupiny Království Jestřebí hory, o.p.s. Přílohy: Příloha č. 1: Prezenční listina Příloha č. 2: Nápravná opatření Příloha č. 3: Rozpočtový výhled SOP na období 2017 2019 Příloha č. 4: Závěrečný účet SOP za rok 2015 Příloha č. 5: Účetní závěrka za rok 2015 Příloha č. 6: Směrnice o oběhu účetních dokladů Příloha č. 7: Směrnice o evidenci majetku Příloha č. 8: Směrnice časového rozlišení Příloha č. 9: Směrnice pro schvalování účetní závěrky Příloha č. 10: Vzor smlouvy o bezúplatném převodu majetku Příloha č. 11: Smlouva o poskytnutí dotace z dotačního fondu KÚ KHK Příloha č. 12: Rozpočtové opatření č. 1/2016 Příloha č. 13: Podklady k projektu Posilování administrativní kapacity obcí na bázi meziobecní spolupráce, reg. č. CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_019/0003017 a návrh smlouvy včetně příloh. Vladimír Lukeš. Miroslav Klapka 11
Petr Hrubý 12