MANUÁL PŘÍPRAVY, TVORBY A REALIZACE SEKTOROVÝCH DOHOD (dále Manuál SD) ŘÍJEN 2012
Zakázka: Zadavatel: Autoři: VZ Národní soustava povolání a sektorové rady jako nástroje zaměstnavatelů k ovlivňování rozvoje lidských zdrojů v ČR (dále VZ NSP II) MPSV sdružení pro realizaci VZ NSP II Verze dokumentu Verze 01 Přehled oficiálních předání materiálu - verzí První verze určená pro pilotáž přípravy a realizace sektorových dohod Datum schváleno VŘT 22.9.2011, platnost od 23.9.2011 Autor Realizátoři VZ NSP II 02 Úpravy vyplývající z praktické realizace VZ NSP II a z rozhodnutí VŘT schváleno VŘT 21.9.2012, platnost od 20.10.2012 Realizátoři VZ NSP II 2
Obsah ÚVOD... 4 1. Sektorová dohoda - základní pojetí... 6 Definice Sektorové dohody... 6 Popis SD... 6 Vlastnosti sektorové dohody... 6 Zaměření sektorových dohod... 6 Aktéři sektorové dohody... 7 Pracovní tým k sektorové dohodě... 8 Tým sektorových dohod vytvořený ve výkonné složce Agentury pro rozvoj SR.. 10 2. Struktura a obsah sektorové dohody... 11 I. Strategická část sektorové dohody... 11 II. Realizační část sektorové dohody... 11 III. Akční plán sektorové dohody... 12 3. Etapy tvorty a realizace sektorové dohody... 14 Ad.A. Iniciace sektorové dohody... 14 Ad.B. Prvotní návrh SD vytvořený sektorovou radou... 15 Ad.C. Návrh sektorové dohody... 19 Ad.D. Podpis sektorové dohody... 19 Ad.E. Realizace sektorové dohody a kontrola jejího plnění... 20 4. Zprávy o přípravě a realizaci SD... 22 Seznam používaných zkratek... 23 Seznam příloh... 23
ÚVOD
Manuál procesu přípravy, tvorby a realizace sektorových dohod (dále jen Manuál SD) je výsledkem zobecněných zkušeností a poznatků získaných v procesu pilotáže sektorových dohod v rámci veřejné zakázky Národní soustava povolání II. Manuál SD vychází ze základního dokumentu - Modelu zapojení sociálních partnerů do popisování světa práce prostřednictvím sektorových rad (dále jen Model SR), který vymezuje úlohu subjektů v síti sektorových rad. Manuál SD je koncipován jako soubor pravidel a doporučení pro aktéry sektorových dohod. Vysvětluje účel SD, sjednocuje jejich strukturu a poskytuje pravidla přípravy, tvorby a realizace SD. 5
1. Sektorová dohoda - základní pojetí Definice Sektorové dohody Sektorová dohoda (SD) je dohoda klíčových subjektů trhu práce o koordinovaných aktivitách vedoucích k efektivnímu ovlivňování rozvoje lidských zdrojů a situace trhu práce v daném sektoru národního hospodářství a regionu (regionech). Popis SD Sektorová dohoda je nástrojem zaměstnavatelů. Iniciátorem přípravy a realizace sektorové dohody je sektorová rada, jako reprezentant zaměstnavatelů v sektoru. Rozhodnutí, zda bude připravovat a realizovat SD, přísluší SR. Sektorová dohoda není právně závazný dokument. Jedná se o písemnou politickospolečenskou úmluvu mezi zúčastněnými subjekty, která je veřejně prezentovaná. Uzavření a realizace SD je v zájmu jednotlivých aktérů a je založeno na osobní odpovědnosti a cti. Za realizaci SD odpovídají aktéři SD. Neplnění závazků jednotlivých aktérů, vyplývajících z této úmluvy, je zveřejněno. Vlastnosti sektorové dohody Řízena potřebami zaměstnavatelů. Vytvořena na pevném základě podrobných a průkazných informací o trhu práce a o stavu a potřebách daného sektoru. Postavena na kvalitě zúčastněných partnerů aktérů SD. Postavena na otevřeném vztahu mezi zaměstnavateli a dalšími subjekty. Zaměřena na akci popisuje, kdo a co vykoná, aby bylo dosaženo dohodnutých cílů. Může být široce zaměřena, ale s přesným vymezením priorit a nástrojů k dosažení požadovaných změn. Zaměření sektorových dohod a) Konkrétní formulace krátkodobých, střednědobých i dlouhodobých potřeb v oblasti rozvoje lidských zdrojů. b) Jasné vymezení krátkodobých a střednědobých závazků a dlouhodobých záměrů rozhodujících subjektů na trhu práce sektoru. 6
c) Koordinace probíhajících i nově připravovaných akcí všech zainteresovaných subjektů na trhu práce. d) Podpora eliminace nedostatků a disproporcí v poptávce a nabídce kvalifikací. e) Pozitivní vliv na požadovanou kvalitu a kvantitu potenciální pracovní síly, rozvoj pracovní síly a podpora vytváření potřebného množství pracovních příležitostí. Aktéři sektorové dohody Aktéři SD jsou významné subjekty trhu práce, jež se účastní prací na přípravě a realizaci SD. Rozhodujícím a nezastupitelným aktérem sektorových dohod je sektorová rada. Ta je hlavním účastníkem a iniciátorem SD. Potenciálními aktéry SD jsou: další zaměstnavatelé instituce zastupující zaměstnavatele v sektoru (profesní organizace, svazy, cechy, komory) orgány státní správy (např. resortní ministerstva či jiné ústřední orgány) orgány samosprávy - územně správní celky (regiony) instituce služeb zaměstnanosti (úřady práce, apod.) další zainteresované vládní, nevládní, neziskové i privátní instituce (např. Krajské rady pro rozvoj lidských zdrojů, pracovní agentury) orgány zastupující vzdělavatele či oblast vzdělávání a kvalifikací i vzdělavatelé samotní (školy, vzdělávací agentury apod.) jiné zainteresované sektorové rady další subjekty (např. zástupci cílové skupiny SD, instituce zastupující zaměstnance v sektoru), které se zapojují do přípravy a realizace Pro efektivní zapojení potenciálních aktérů do SD je důležitý jejich výběr, oslovení a vymezení rolí, kterou budou v SD plnit. Podle podílu na přípravě a realizaci SD se aktéři rozdělují do tří skupin: a) strategičtí partneři SD - vrcholoví představitelé významných subjektů sdružených v SD (podepisují I. strategickou část SD) b) realizační partneři SD aktéři SD odpovědní za jednotlivé části SD (podepisují II. realizační část SD); garanti aktivního zapojení jednotlivých subjektů do spolupráce na realizaci SD c) výkonní partneři SD - nositelé jednotlivých úkolů - akcí (podepisují III. operativní část SD akční plán) Specifikace aktérů SD je uvedena v Mapě aktérů sektorových dohod - Příloha č. 01. Všichni aktéři SD podepisují sektorovou dohodu nebo její vymezenou část. 7
V případě potřeby se mohou někteří z aktérů SD dohodnout na uzavření bilaterálních nebo multilaterálních smluv, které by řešily případné ztráty v případě neplnění určitých závazků vyplývajících ze smluv. Tento postup nebude doporučován ani popisován. Aktéři SD SR pracovní tým k SD státní správa KÚ ÚP vzdělavatelé zaměstnavatelé regiony HK, SP Pracovní tým k sektorové dohodě Pracovní tým k sektorové dohodě (dále jen PTSD) je výkonným nástrojem sektorových rad k přípravě a realizaci sektorových dohod (SD). Je iniciátoram a hlavním aktérem SD. Posláním PTSD je získání reprezentativních a akceschopných partnerů sektorové dohody, formulování a projednávání návrhu sektorové dohody a příslušných opatření k její realizaci a zajišťování realizace opatření SD. Pracovní tým k sektorové dohodě vytváří/ruší sektorová rada jako svou výkonnou složku k přesně stanoveným úkolům. Pracovní tým k sektorové dohodě je přímo podřízen sektorové radě a odpovídá jí za rozsah a kvalitu činnosti, výstupy PS a za přenášení informací. Vytvoření PTSD iniciuje předseda SR, který odpovídá Koordinační radě za jeho činnost. Koordinační rada schvaluje vznik, rušení a financování činnosti PTSD. Založením, vedením a koordinací činností PTSD je pověřen předseda nebo vybraný člen SR, který se tímto aktem stává vedoucím pracovního týmu k sektorové dohodě. Při koordinaci činností pracovního týmu k SD napomáhá koordinátor. 8
Složení pracovního týmu k sektorové dohodě Vedoucí PTSD - předseda SR nebo člen SR pověřený SR. Odpovídá SR za přípravu a realizaci SD. Je v rozsahu přípravy a realizace SD nadřízeným členům PTSD. Metodicky je podřízen Koordinační radě, která uplatňuje svůj vliv prostřednictvím manažera týmu vytvářeného pro účely realizace SD ve výkonné složce Agentury. Manažer pak uplatňuje svůj vliv zpravidla prostřednictvím koordinátora. Členové PTSD - vybraní členové SR, přizvaní reprezentanti zaměstnavatelů, zástupci aktérů SD, osoby doporučené členy SR a další odborníci, případně pracovník k vedení administrativních činností. V rozsahu přípravy a realizace SD jsou podřízeni vedoucímu PTSD. O složení pracovního týmu k SD rozhoduje sektorová rada. Koordinační rada má právo veta nebo právo na doplnění složení pracovního týmu k SD. Činnosti pracovního týmu k sektorové dohodě Konkretizuje cíle SD a stanovuje priority řešení. Vyhodnocuje analytické a prognostické informační zdroje. Stanovuje akce vedoucí k dosažení cílů SD. Zpracovává návrh finančního plánu a kontroly jeho dodržování. Vybírá potenciální aktéry SD a stanovuje způsob jejich oslovení. Zpracovává plán přípravy na jednání s potenciálními aktéry v regionu/regionech. Zajišťuje přípravu osob na jednání s potenciálními aktéry SD. Zpracovává harmonogram jednání potenciálními aktéry v regionu/regionech. Komunikuje směrem k SR i k aktérům SD. Sleduje a dokumentuje přípravu a realizaci plnění SD. Zajišťuje další činnosti související s přípravou a realizací SD (příprava souvisejících materiálů, účast na propagačních akcích, předkládání podkladů do SR, apod.). Činnosti vedoucího pracovního týmu k sektorové dohodě Řídí aktivity členů pracovního týmu k SD i přizvaných expertů, iniciuje úkoly s ohledem na stanovené cíle a výstupy, kontroluje a hodnotí jejich činnost. Jedná s hlavními partnery, případně pověřuje k jednání další členy. Zpracovává a v součinnosti s tajemníkem SR předkládá SR průběžné zprávy o stavu přípravy SD i závěrečnou zprávu o realizaci SD. K provádění administrativních činností uvnitř PTSD zajišťuje, v případě potřeby, pomocného pracovníka nebo pověřuje některého člena PTSD. Navrhuje a kontroluje užití přidělených finančních prostředků podle pravidel financování SD a předkládá přehled financování SD předsedovi SR. 9
Spolupracuje s koordinátorem a řídí se jeho metodickými pokyny. Činnosti člena pracovního týmu k sektorové dohodě Aktivně se podílí na přípravě a realizaci SD. Připravuje podklady k jednání pracovního týmu. Posuzuje analytické materiály, případně předkládá další materiály a navrhuje způsob jejich využití. Zajišťuje aktivity SD, zejména při stanovení základních cílů a realizaci opatření Komunikuje s ostatními členy pracovního týmu k SD. Plní úkoly zadané vedoucím pracovního týmu k SD v souladu s harmonogramem prací na SD. Informuje vedoucího pracovního týmu k SD o stavu plnění zadaných úkolů. Činnosti pomocného administrativního pracovníka Plní evidenční a administrativní úkoly zadané vedoucím pracovního týmu k SD. Nemá hlasovací právo. S pracovním týmem SD spolupracují při přípravě a realizaci SD tajemník SR a zástupce výkonné složky Agentury koordinátor. Tajemník SR na základě požadavků předsedy SR, vedoucího PTSD a koordinátora zajišťuje předávání a projednávání podkladů mezi vedoucím PTSD a SR a administrativní úkoly mezi PTSD a SR Jeho role je vymezená v Modelu SR. Tým sektorových dohod vytvořený ve výkonné složce Agentury pro rozvoj SR Tým sektorových dohod vytvořený v rámci výkonné složky Agentura pro účely tvorby a realizace sektorových dohod (dále TSD) pracuje na koordinaci při tvorbě a realizaci sektorových dohod. Vedení TSD zajišťuje manažer týmu SD. TSD zodpovídá za tvorbu a realizaci SD v síti SR Koordinační radě, potažmo jejímu předsedovi. Manažer TSD je odpovědný Koordinační radě za průběh a výstupy prací na SD a dále za poskytování příslušného servisu sektorovým radám, jež pracují na přípravě a realizaci SD. Rozhoduje o řešení případných odchylek realizace od akčního plánu. Neplnění indikátorů a ohrožení termínů realizace SD řeší s KR. Metodicky řídí vedoucí pracovních týmů k SD. Členy TSD jsou koordinátoři. Odpovídají manažerovi TSD za přenos informací a materiálů mezi týmem SD a pracovním týmem k SD. Koordinátoři metodicky zajišťují přípravu a realizaci SD. Jejich role je vymezená v Modelu SR. 10
2. Struktura a obsah sektorové dohody Struktura a obsah sektorové dohody závisí na konkrétní situaci v daném sektoru a regionu. Pro všechny SR je závazné členění SD na 3 části, které společně tvoří sektorovou dohodu strategická, realizační a akční plán. Každá část SD může mít přílohy. Uzařevní SD je podmíněno podpisem všech tří částí SD. To neznamená, že v průběhu realizace SD nemohou byt uzavírány další dohody v rámci jednotlivých aktérů SD. Zaznamenávají se do akčního plánu nebo se k němu přidávají do přílohové části jako bilaterální dohody. Ve své třetí části (akčním plánu) je SD otevřeným dokumentem. Realizace SD je podmíněna správným výběrem subjektů, jež jsou ochotné přijmout závazky a kompetentní ji podepsat. I. Strategická část sektorové dohody 1. Vize SD (co chtějí aktéři řešit, čeho dosáhnout - očekávání zaměstnavatelů). 2. Cíle - formulace cílů v dlouhodobém horizontu - čeho má být po skončení SD v sektoru v regionech dosaženo vymezení cílového stavu. 3. Deklarační článek Podpora cílům i opatřením SD způsob podpory případně kontroly ze strany strategických partnerů SD. Doporučení realizačních partnerů a jejich rolí v SD (např. vedoucích odborů na ministerstvech, v krajích, klíčových zaměstnavatelů v regionech, apod.). 4. Podpisy a datum Strategickou část SD podepisují strategičtí partneři SD - představitelé vrcholových orgánů - hejtman, náměstek ministra, prezident HK ČR, SP ČR, ředitel ústředí ÚP apod., prezidenti profesních svazů, komor, cechů. II. Realizační část sektorové dohody 1. Cíle realizační části SD Konkretizace cílového stavu a rozpracování cílů z I. části SD do opatření - čeho má být dosaženo po skončení SD v předmětných oblastech působnosti realizačních partnerů. 2. Přehled opatření (jak chtějí realizační partneři SD dosáhnout stanovených cílů). Zahrnuje: 11
číslo a vymezení cíle opatření SD, které vede k realizaci cílů SD (název a číslo) akce podporující příslušné opatření realizační partneři SD odpovědní za jednotlivá opatření - stanovení závazků dle oblastí jejich působnosti rámcové termíny realizace opatření rámcový popis výstupů opatření (typ, charakter výstupu) další (způsob komunikace, předávání informací, spolupráce) doporučení výkonných partnerů SD (např. zástupci zaměstnavatelů, ředitelé škol, zástupci odborných úseků na regionálních úřadech apod.) a jejich rolí 3. Podpisy a datum Realizační část SD podepisují realizační partneři SD (jejich výběr vychází z doporučení strategických partnerů SD v I. části SD čl 4). III. Akční plán sektorové dohody 1. Poslání akčního plánu Akční plán je operativní nástroj zajišťující pružnou realizaci SD výkonnými partnery a umožňující průběžné zapojování dalších subjektů do realizace SD. Stanovuje konkrétní akce k realizaci opatření vymezených v II. části SD. 2. Struktura akčního plánu Číslo opatření z části II. Akce k realizaci jednotlivých opatření (název a číslo). Vymezení časového rámce akcí a konečného termínu plnění harmonogram plnění k jednotlivým akcím. Určení výkonných partnerů SD k jednotlivým akcím a jejich závazků - odpovědnosti za přípravu a realizaci dané akce. Stanovení indikátorů úspěšnosti jednotlivých akcí - indikátory pro vyhodnocování účinnosti akcí (způsob, interval, subjekty a pravidla hodnocení). Podpisy výkonných partnerů SD u jednotlivých akcí (případně odkaz na bilaterální či multilaterální dohody dílčích aktérů). Na akční plán navazují jednotlivé bilaterální dohody, které specifikují závazky výkonných partnerů SD i jednotlivé akce termíny, rozsah, způsob zabezpečení akce a pravidla komunikace mezi výkonnými partnery SD. 12
3. Podpisy a datum Akční plán SD podepisují výkonní partneři SD (jsou obvykle doporučováni členy pracovního týmu k SD nebo realizačními partnery). Akční plán SD není podepisován jako celek; výkonní partneři se podepisují u akcí za něž mají odpovědnost. V případě uzavření bilaterálních dohod (a to i v průběhu realizace SD) zapisují se do akčního plánu pouze jejich názvy. Bilaterální dohody se evidují a stávají přílohami akčního plánu 13
3. Etapy tvorty a realizace sektorové dohody Tvorba a realizace sektorových dohod je proces zahrnující etapy: A. Iniciace SD B. Prvotní návrh SD vytvořený sektorovou radou; C. Jednání s potenciálními aktéry SD; D. Návrh SD vytvořený PTSD; E. Podepsání sektorové dohody; F. Realizace sektorové dohody a kontrola jejího plnění. Podíl na tvorbě a realizaci SD udává Matice činností a odpovědnosti Příloha č. 02. Ad.A. Iniciace sektorové dohody Sektorová rada rozhodne, jakým způsobem posoudí situaci na trhu práce a úroveň rozvoje lidských zdrojů (RLZ) ve svém sektoru. Hodnocení se opírá o kvantitativní a kvalitativní analýzu poměru poptávky a nabídky, jeho příčin a trendů vzhledem k potřebám personálu zaměstnavatelů. Pro tyto účely jsou k možnému využití zpracovány Rámcová pravidla použití informačních zdrojů sektorových analýz a prognóz k tvorbě sektorových dohod v Příloze č. 03. Doporučené zaměření analýzy trhu práce Zjištění podílu sektoru na zaměstnanosti v daném regionu. Identifikace klíčových povolání a posouzení jejich významu pro sektor. Velikost a struktura sektoru, regulace, technologické změny, silné a slabé stránky, možná ohrožení, zákazníci apod. Zaměstnavatelé jejich struktura, potřeby, stav a možnosti naplnění potřeb a potenciál růstu v daném regionu. Stávající a budoucí potřeby sektoru z pohledu LZ, rozhodující faktory změn v sektoru. Zhodnocení vzdělávacích kapacit počátečního a dalšího vzdělávání vzhledem k úrovni plnění potřeb zaměstnavatelů. Vzdělavatelé jejich struktura, stav a možnosti naplnění potřeb zaměstnavatelů. 14
Rozložení nákladů na vzdělávání kdo a v jaké výši přispívá. Vymezení hlavních rizik a příležitosti z hlediska získávání lidských zdrojů pro klíčová povolání daného sektoru. Analýza trhu práce vyúsťuje v Podklady pro rozhodování sektorové rady o využití nástroje sektorové dohody Příloha č. 04. Pokud se SR rozhodne pro tvorbu a realizaci SD, předkládá své rozhodnutí Koordinační radě, která schvaluje z hlediska kapacitních možností práci SR na sektorové dohodě v rámci harmonogramu SR. Doporučené výstupy etapy A: harmonogram analýzy trhu práce kritéria pro výběr regionů k SD podklady pro rozhodování sektorové rady o využití nástroje sektorové dohody rozhodnutí SR zda použije či nepoužije nástroje SD rozhodnutí KR ne/schválení dalších prací na sektorové dohodě Ad.B. Prvotní návrh SD vytvořený sektorovou radou Rozhodne-li SR o vyžití nástroje SD ve své činnosti, zpracuje prvotní návrh SD. Prvotní návrh SD je hrubý záměr SD. Specifikuje představu sektorové rady o možném obsahu a zaměření sektorové dohody. Vymezuje předmět, základní cíle, zdroje, předpokládané aktéry SD v daném regionu a způsob spolupráce. Prvotní návrh SD slouží členům SR a pracovního týmu k SD jednak k vytypování potenciálních aktérů SD v příslušném regionu, jednak k ujasnění přípravy na jednání v regionech a nasměrování obsahu a postupu jednání o spolupráci při tvorbě SD s potenciálními aktéry SD. Potenciální aktéři se dělí na dvě velké cílové skupiny: 1. zaměstnavatelé v regionu - jejichž aktuální potřeby personálu je třeba zjistit 2. skupiny a jednotlivci, kteří nějakým způsobem ovlivňují realizaci potřeb zaměstnavatelů vzdělavatelé, pobočky Úřadu práce, školské odbory apod. Struktura prvotního návrhu SD odráží představu členů SR o problémech daného regionu a možnostech jejich řešení SD. Důsledkem je skutečnost, že její obsah není zpravidla úplný. Ke zjištění aktuální situace v regionu jsou v prvotním návrhu SD stanoveny postupy především osobní jednání v regionu. Osobní jednání s potencionálními aktéry probíhají na různých úrovních, podle členění SD: 15
strategickou část SD (část I SD) projednávají v souladu s harmonogramem jednání v regionu zpravidla vrcholový představitel Agentury pro rozvoj SR, předseda příslušné SR a manažer pracovního týmu k SD. Výstupem strategické části je definice cílů, jichž má být dosaženo realizační část SD (část II SD) projednávají vedoucí a pověření členové pracovního týmu k SD, předseda nebo pověřený člen SR s potenciálními realizačními partnery SD. Výstupem realizační části SD je přehled opatření SD, směřujících k naplnění cílů SD akční plán SD (část III SD) je prováděcí materiál, který připravují a realizují vedoucí týmu SD, členové pracovního týmu k SD s potenciálními výkonnými partnery SD a to na základě přehledu opatření z II. realizační části SD Jednání k části I. a II. se vždy účastní koordinátor jako pověřený zástupce výkonné složky Agentury, který zároveň zajišťuje odbornou, metodickou a marketingovou podporu pro všechny 3 úrovně jednání. Jednání s potenciálními aktéry sektorové dohody Proces jednání s potenciálními aktéry SD integruje dva relativně samostatné, avšak vzájemně provázané procesy přípravu na jednání a vlastní jednání v regionech, která probíhají v rámci etapy B i C. Příprava na jednání Cíle přípravy jednání v regionech jsou: vytypování potenciálních aktérů SD, vytvoření harmonogramu jednání, ujasnění cílů jednání a prostředků k jejich dosažení a příprava lidí určených k jednání v regionech. Vytypování potencionálních aktérů SD provádí členové sektorové rady a pracovního týmu k SD. Výsledek zaznamenávají do mapy aktérů SD, kterou vede a podle aktuální situace upravuje vedoucí pracovního týmu SD. Harmonogram jednání s potenciálními aktéry v regionech zahrnuje akce přípravy na jednání a vlastního jednání. Obsahuje: pořadové číslo akce obsah akce (úkolu) s odhadem finančních částek a jejich zdrojů termín plnění účastníci podílející se na akci způsob vyhodnocení akce odpovědnost za akci Ujasnění cílů jednání v daném regionu diferencované podle působnosti jednotlivých potenciálních aktérů SD. Základní cíle jednání v regionech: 16
kvantifikace potřeb profesí ze strany zaměstnavatelů (jednání s 1. skupinou potenciálních aktérů) zjištění možností, jak potřeby zaměstnavatelů realizovat (jednání s 2. skupinou potenciálních aktérů) specifikace nabídky tzn. kdo a jakou pomoc k řešení SD poskytne. 1. zaměstnavatelé školám, žákům, rodičům apod. 2. skupiny a jednotlivci, kteří nějakým způsobem ovlivňují realizaci potřeb zaměstnavatelů vzdělavatelé, pobočky Úřadu práce, školské odbory apod. Učení podpůrných prostředků k dosažení stanovených cílů jednání představuje specifický marketingový mix. Je výsledkem tvůrčích aktivit členů pracovního týmu SD. Základními prostředky jsou: cílená příprava všech osob, které budou jednat v regionech společná a individuální prezentace významu a výhod SD diferencovaná vzhledem ke specifikům cílových skupin daného regionu propagační materiály a způsob jejich využití definování výhod SD z pohledu jednotlivých cílových skupin PR podpora doprovodné akce - (sektorové konzultace, workshopy pro zaměstnavatele i klíčové partnery v regionech apod.) navázání kontaktu a domluvení schůzky Příprava osob na jednání v regionech je základním nástrojem řízení k dosažení cílené koordinace všech aktivit. Uskutečňuje se ve dvou fázích společná a individuální. a) Společná příprava se týká všech osob, jež budou jednat nebo se účastnit jednání v regionech. Organizuje ji vedoucí pracovního týmu k SD. Základním cílem společné přípravy je sjednocení představ účastníků o: cílech, úkolech a harmonogramu jednání významu a využití marketingového mixu sociálně psychologických zásadách jednání úkolech a roli jednotlivých účastníků způsobech vzájemné součinnosti formách a způsobech hodnocení jednotlivých akcí b) Individuální příprava spočívá v samostatné přípravě každého účastníka. Následuje po společné přípravě. Výsledkem je scénář vlastního postupu. Ten zpravidla obsahuje: vymezení partnera jednání konkretizované cíle jednání s daným partnerem 17
cíle a činnost v jednotlivých fázích jednání (úvod, hlavní část, závěr) jak zaujmout, motivovat a přeměnit potenciálního aktéra v reálného využití podpůrných prostředků argumentace nástin oblastí možného zapojení Vlastní jednání v regionech Počáteční jednání k zjištění aktuální situace v regionu probíhá dle zpracovaného harmonogramu a zpravidla je zaměřeno na úroveň II SD. Na základě dohody s realizačními partnery probíhají i jednání na úrovni III. O výsledcích jednání podávají účastníci zprávu vedoucímu pracovního týmu k SD. Cíle jednání s oběma cílovými skupinami: zjištění aktuálních potřeb zaměstnavatelů v regionu a možností řešení. V této fázi se jedná zejména o upřesnění prvotního návrhu budoucí SD v daném regionu přeměna většiny potenciálních aktérů v reálné partnery SD zmapování potřeb a možností oslovení a zapojení strategických a výkonných partnerů SD Na základě vyhodnocených poznatků z jednání v regionu organizují vedoucí pracovního týmu k SD s předsedou SR přípravu jednání na úrovni I. Příprava jednání na úrovni I zahrnuje: určení termínů jednání přípravu zmocněných osob na jednání uvedení do situace, připravení materiálů a seznámení s nimi, vysvětlení jejich úlohy k dosažení cílů jednání apod Jednání na úrovni I mohou otevřít nové možnosti pro dohody v oblastech II III. Ty je třeba projednat s realizačními a výkonnými aktéry a výsledek zapracovat do SD. Poznámka: dovolují-li to místní podmínky, mohou probíhat jednání s potenciálními partnery ve všech úrovních I III souběžně. Teprve po uskutečněných jednáních v úrovních I III je možné přistoupit ke zpracování návrhu SD, který bude předložen k posouzení aktérům. Doporučené výstupy etapy B: prvotní návrh SD mapa potenciálních aktérů plán přípravy na jednání v regionu/regionech harmonogram jednání v regionu přehled uskutečněných jednání, závěry a přijatá opatření 18
Ad.C. Návrh sektorové dohody V této etapě intenzivně probíhají jednání s potenciálními aktéry. Návrh SD je výsledkem konsensu dosaženého jednáním s nimi. Návrh SD konkretizuje podobu spolupráce zaměstnavatelů a dalších aktérů SD formou přijatých úkolů a odpovědnosti za jejich plnění. Potenciální aktéři SD, kteří se zavázali k účasti na SD, se stávají partnery SD. Zpracování návrhu SD a jeho zaslání partnerům SD zajišťuje vedoucí pracovního týmu k SD. Doporučené postupy tvorby návrhu SD: zpracování návrhu SD vychází z prvotního návrhu SD. Ten je modifikován výsledky všech jednání v regionu/regionech projednání návrhu SD v SR upravení návrhu SD o připomínky SR zaslání návrhu SD s připomínkami SR partnerům SD a pokračování v organizování doprovodných akcí v regionu vypořádání a zapracování připomínek SR i partnerů SD projednání a schválení návrhu SD v SR. Tímto aktem se z návrhu SD stává sektorová dohoda zaslání sektorové dohody jejím partnerům k odsouhlasení a dojednání termínů a procedury podpisů Doporučené výstupy etapy C: mapa reálných aktérů partnerů SD návrh SD sektorová dohoda připravená k podpisu Návrh SD a další podklady jsou zaslány k posouzení a schválení do Koordinační rady jako orgánu, který schvaluje harmonogram prací SR a tím i potřebné finanční prostředky. Ad.D. Podpis sektorové dohody Proces podepisování SD všemi partnery je potřebné pojímat jako společenskou událost. Z toho důvodu je nezbytná pozornost všech aktérů SD přípravě aktu podpisu. Strukturu a podmínky uzávírání SD vymezuje část 2. Manuálu SD. Podle místních podminek může být SD podepsána jako celek všemi aktéry najednou případně po částech. Za podepsanou SD se považuje ta, ve které jsou podpisy všech 19
aktérů části I a II. a klíčových aktérů části III., kteří přímo ovlivňují naplnění opatření k cílům SD. Po podpisu SD se v regionu spouští mediální kampaň objasnění významu SD a jejich očekávaných přínosů pro region, možnosti zpojení dalších zájemců o spolupráci, kontaktní místa apod. Doporučené výstupy etapy D: podepsaná sektorová dohoda určená ke zveřejnění a sloužící jako podklad pro realizaci jednotlivých opatření medializace SD v regionu Ad.E. Realizace sektorové dohody a kontrola jejího plnění Realizace SD Výkonní partneři SD realizují jednotlivé akce dle akčního plánu sektorové dohody. Vyhodnocují a prezentují dosažené výsledky dle dohodnutých zásad a termínů. Sektorová rada zajišťuje prostřednictvím PTSD: zadávání úkolů dílčím výkonným partnerům SD koordinaci akcí rozhodování o postupu akcí (pokud aktéři potřebují součinnost) komunikaci mezi výkonnými partnery SD sběr výstupů a informací o průběhu jednotlivých akcí Ve stanovených intervalech (minimálně 1x za 3 měsíce) probíhá průběžná evaluace formou setkání členů pracovního týmu k SD a vybraných realizačních partnerů SD nebo výkonných partnerů SD, kteří reportují o průběhu realizace opatření, vzniklých problémech a způsobu jejich řešení. Informace o realizaci SD předává pracovní tým k SD prostřednictvím koordinátora předsedovi SR, manažerovi týmu SD a předsedovi KR. Při odchylkách realizace od akčního plánu SD nebo vzniku nepředvídaných skutečností přijímají partneři SD po dohodě s manažerem týmu SD adekvátní opatření. Vedoucí PTSD vede záznamy o změnách akčního plánu a přijatých opatření a informuje o nich předsedu SR. Porady PTSD organizuje jeho vedoucí zpravidla jednou měsíčně. O termínu a programu schůzek informuje koordinátora. Z porad PTSD je pořizován zápis, monitorující postup realizace SD a stav čerpání finančních prostředků. 20
Kontrola plnění SD Kontrola plnění SD je zaměřena na posouzení míry plnění dohodnutých indikátorů. Splnění indikátorů musí být doloženo (např. usnesení krajského zastupitelstva, příkaz ministra, rozhodnutí top managementu či správní rady firmy o benefitu apod.). Průběžnou kontrolu plnění akčního plánu zajišťuje vedoucí PTSD. Provádí se při poradách PTSD. O výsledcích kontroly a návrzích na opatření informuje vedoucí PTSD předsedu SR a koordinátora. Pravidelnou kontrolu plnění SD provádí předseda SR osobně nebo prostřednictvím členů SR minimálně jednou za čtvtletí. O termínu konání a výsledku kontroly informuje koordinátora. Výsledky kontroly projednává SR. Koordinátor o výsledcích kontroly neprodleně informuje manažera týmu SD, který průběh prací na SD vyhodnocuje a informace předává KR. Doporučené výstupy etapy E: zápisy z porad PTSD průběžné hodnotící zprávy (za čtvrtletí) závěrečné zprávy (po ukončení realizace SD) Zápisy a zprávy jsou písemným vyhodnocením stavu plnění SD. Jejich obsah a struktura vychází z konkrétních ujednání dané SD a Manuálu SD. Průběžné hodnotící zprávy i závěrečná zpráva obsahují hodnocení dle indikátorů SD. Vedoucí pracovního týmu k SD je předkládá předsedovi SR a prostřednictvím koordinátora manažerovi týmu SD a následně KR. 21
4. Zprávy o přípravě a realizaci SD Obsah a struktura zpráv o přípravě a realizaci SD vychází z výstupů vymezených u jednotlivých etap tvorby a realizace SD. Pro dosažení jednotnosti a lepší orientace ve výstupech SD je doporučeno používat tuto strukturu zpráv: Struktura průběžných hodnotících zpráv: manažerské shrnutí popis průběhu zajištění opatření k jednotlivým cílům (prioritám) vyhodnocení indikátorů stanoviska doporučení vybraných aktérů SD Struktura závěrečné zprávy: manažerské shrnutí popis průběhu zajištění opatření k jednotlivým cílům (prioritám) vyhodnocení jednotlivých opatření k jednotlivým cílům (prioritám), jejich vliv na dosažení cílů vyhodnocení indikátorů úspěšnosti stanoviska zaměstnavatelů a subjektů, které v pozitivním či negativním smyslu ovlivnila realizace SD 22
Seznam používaných zkratek HK ČR KÚ LZ PR RLZ SD SP ČR SR ÚP VZ NSP II. TSD PTSD Hospodářská komora České republiky Krajský úřad Lidské zdroje Public relations Rozvoj lidských zdrojů Sektorová dohoda Svaz průmyslu a dopravy České republiky Sektorová rada Úřad práce Veřejná zakázka Národní soustava povolání II. Tým vytvořený ve výkonné složce Agentury pro rozvoj SR ke koordinaci prací na SD (složený z koordinátorů a manažera týmu), podléhá Koordinační radě Pracovní tým k SD vytvořený v sektorové radě pro tvorbu a realizaci dané SD Seznam příloh Příloha 01 Příloha 02 Příloha 03 Příloha 04 Mapa aktérů sektorových dohod Matice činností a odpovědnosti Rámcová pravidla práce s informačními zdroji Podklady pro rozhodování SR o využití nástoje SD 23