PŘ kapitola č. 04_2 Zpracování účetnictví Název účetní jednotky: Ústav pro jazyk český AV ČR, v. v. i. (dále ÚJČ) Zákon o účetnictví ukládá účetním jednotkám vést účetnictví úplně, průkazným způsobem a správně tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. Dále stanoví, že účetnictví je úplné, jestliže účetní jednotka zaúčtovala všechny účetní případy týkající se účetního období, přičemž při účtování o výsledku hospodaření jsou brány za základ veškeré náklady a výnosy, které se vztahují k účetnímu období bez ohledu na datum jejich placení. čl. I Účetní knihy, rozvaha, doklady a pravidla účtování ÚJČ používá při zpracování účetnictví následující účetní knihy, rozvrhy a sestavy: 1. Účetní deník obsahuje chronologické uspořádání účetních zápisů ve formě specializovaných deníků (knih), což jsou: I. kniha faktur přijatých (došlých), II. kniha faktur vydaných (odeslaných), III. pokladní deník, IV. kniha účetních dokladů, V. knihy bankovních výpisů. 2. Hlavní kniha obsahuje systematické uspořádání účetních zápisů podle syntetické i analytické evidence. Zápisy na syntetických i analytických účtech se provádějí současně (jedním vstupem). Analytická evidence je vedena v peněžních jednotkách české měny. Souhrnnou vazbu evidence v peněžních jednotkách na zůstatky zajišťuje používaný účetní program, kontroluje měsíčně finanční účetní. Kniha obsahuje: I. zůstatky účtů ke dni otevření hlavní knihy, II. souhrnné obraty stran Má dáti a Dal účtů nejvýše za kalendářní měsíc, III. zůstatky účtů ke dni sestavení účetní závěrky. 3. Účtový rozvrh (účtová osnova) se sestavuje na základě předepsané účtové osnovy a v souladu s postupy účtování a s metodickými pokyny zřizovatele. Analytická evidence se sestavuje a upravuje nebo doplňuje průběžně dle potřeb účtování. 4. Dokladové řady jsou předpokladem zajištění průkaznosti účetnictví. Pro každý druh dokladu je ustavena samostatná číselná průběžná řada bez mezer a duplicit: Struktura číselného značení: Značka rok poř. 2 4 písmena xxyyy Přijaté (došlé) faktury FD xx001 Vydané (odeslané) faktury FO xx001 Příjmové pokladní doklady PP xx001 Výdajové pokladní doklady PV xx001 Ostatní účetní doklady ÚD xx001 Bankovní výpisy: Zkratka banky xx001 5. Náklady a výnosy se zachycují v účetnictví podle těchto zásad: I. účtují se zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí,
II. opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se účtují na účtech nákladů a výnosů, kterých se týkají; jen v případě, že jde o významnou částku těchto oprav, považují se za mimořádné náklady nebo výnosy, III. náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se účtují do výnosů běžného roku, IV. náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě: nákladů příštích období (účty 381 a 382), výdajů příštích období (účet 383), V. výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit ve formě: výnosů příštích období (účet 384), příjmů příštích období (účet 385), VI. náklady i výnosy se rozlišují v každém případě, tedy bez ohledu na výši časově rozlišovaných položek z hlediska jejich významnosti i opakovatelnosti, VII. náklady, výnosy a hospodářský výsledek jiné činnosti: jinou činností je dle zřizovací listiny v ÚJČ výuka českého i cizích jazyků, ověřování jazykových znalostí a organizace jazykových zkoušek pro subjekty mimo AV ČR, podklady pro jinou činnost jsou předávány kabinetem studia jazyků v rámci plateb za kurzy, zkoušek a dalších příjmů souvisejících s výukou subjektů mimo AV ČR; za správnost předaných podkladů odpovídá vedoucí KSJ, poměrem výnosů za hlavní a jinou činnost je dán i poměr nákladů účtovaných na středisko KSJ; na jeho základě bude stanoven hospodářský výsledek za jinou činnost; za správnost stanovení hospodářského výsledku odpovídá finanční účetní. 6. Vymezení položek nákladů I. Osobní náklady mzdy dle pracovní smlouvy, pohyblivé části mzdy, příplatky, odměny, příděl do sociálního fondu (pokud se nejedná o příděl ze zisku), příslušné zákonné odvody. II. Náklady na pořízení dlouhodobého hmotného majetku pořizovací cena je vyšší než 40 000 Kč a doba používání delší než 1 rok. Součástí pořizovací ceny jsou všechny další náklady související s pořízením (doprava, montáž, poplatky apod.). III. Náklady na pořízení dlouhodobého nehmotného majetku pořizovací cena je vyšší než 60 000 Kč a doba používání delší než 1 rok. Náklady pod b. II a III jsou evidovány v pořizovací ceně. Do výsledku hospodaření jsou zahrnovány formou individuálně stanovených účetních odpisů a daňově odepisovány dle 26 32a zákona 586/1992 Sb., o dani z příjmů, v. z. p. p. IV. Ostatní věcné a provozní náklady drobný hmotný majetek (v pořizovací ceně nižší než 40 000 Kč a s dobou užívání delší než 1 rok), materiál, náklady na služby (související přímo s řešením projektů) a dále např. poštovné, daně a poplatky, opravy a údržba, reklama, inzerce, internet apod., náklady na zveřejňování výsledků, cestovní náhrady, školení aj. V. Režijní náklady náklady na energie, služby neuvedené v b. IV, náklady na stravování zaměstnanců, bankovní poplatky, provoz služebního vozu, administrativu, údržbu nemovitostí, závodního lékaře, pojištění, ostrahu objektů, úklid aj. 7. Časové rozlišení
I. Hlediskem pro účtování účetních případů časového rozlišení je skutečnost, že jsou známy: věcný titul, k němuž se vztahují, částka vynaložená nebo získaná, účetní období, kterého se týkají. II. Účty časového rozlišení se při sestavování účetní závěrky neužijí: jestliže se jedná o nevýznamné částky (předplatné, nákup kalendářů apod.), jde-li o pravidelně se opakující výdaje, popřípadě příjmy (například placení pojistného). III. Při roční inventarizaci účtů časového rozlišení se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. V souladu se zásadami pro vedení účetnictví nelze výše uvedený postup uplatnit v případech, které se řeší pomocí dohadných položek (například platby za spotřebu elektrické energie, plynu, vody, tepla) nebo časovým rozlišením (například přijaté a placené nájemné včetně finančního pronájmu s následnou koupí najaté věci atd.). 8. Opravné a dohadné položky Dohadné položky jsou náklady a výnosy (návazně závazky a pohledávky), jejichž vznik věcně a časově souvisí s běžným účetním obdobím, pro jejichž zaúčtování však účetní jednotka neobdržela podklady (doklady). Druhy dohadných položek: dohadné položky aktivní (např. nepotvrzený nárok na náhradu škody), dohadné položky pasivní (např. dodané nevyfakturované služby). Účtování dohadných položek je součástí uzávěrkových účetních operací. Dohadné položky se zruší (vynulují) v následujícím roce: I. v okamžiku, kdy přijde doklad potvrzující dohadnou pohledávku nebo závazek, dohadná položka se přeúčtuje, II. počátkem roku se dohadná položka stornuje, potvrzená pohledávka nebo závazek se účtuje běžným způsobem. ÚJČ jako organizace financovaná ze státního rozpočtu dbá na vyrovnání pohledávek a závazků k 31. 12. běžného roku. Neuhrazené pohledávky a závazky převádí ve formě dohadných účtů (příjem, resp. výdaj příštích období). Opravné položky ÚJČ nevytváří. 9. Evidence valutových a devizových operací Účetnictví se vede v peněžních jednotkách české měny. U účetních případů se postupuje podle opatření MF čj. 282/63 114/1995, které ukládá pro přepočet majetku a závazků vyjádřených v cizí měně používat směnný kurz devizového trhu vyhlašovaný ČNB, případně kurzem banky, kde je účetní operace kontována (např. platba na účet Komerční banky za konferenční poplatek placená účastníkem ze zahraničí). Majetek a závazky v cizí měně se přepočítávají na českou měnu: I. v průběhu roku ke dni uskutečnění účetního případu u vydaných i přijatých faktur v den vystavení daňových dokladů, u pokladních operací (při nákupu valut a další manipulaci s nimi) je používán kurz banky nebo směnárny, u které byl nákup uskutečněn (datum i kurz dle dokladu). Valutové operace v hotovosti sledují současně pokladní na formuláři valutova pokladna.xls, u bankovních operací v den uvedený na výpisu; II. ke dni uzavírání účetních knih se provede přepočet kurzových rozdílů dle kurzu ČNB platného k 31. 12. do finančních nákladů na účet 545 Kurzové ztráty nebo do finančních výnosů 645 Kurzové zisky. Tyto rozdíly ovlivňují přímo
hospodářský výsledek a jsou daňově uznatelné. Takto se postupuje i u devizového účtu; III. na účtech pohledávek a závazků, úvěrů a finančních výpomocí a na účtech finančních investic se souvztažným zápisem na přechodných účtech aktiv 386 Kurzové rozdíly aktivní (v případě ztráty) nebo 387 Kurzové rozdíly pasivní (v případě zisku) se změna kurzu promítá jen na rozvahových účtech bez dopadu do hospodářského výsledku. Čl. II Postup pro provedení účetní závěrky 1. Kontrola převodu zůstatků z minulého roku jde o zajištění bilanční kontinuity majetku a závazků podle jednotlivých syntetických i analytických účtů. Dále se jedná o kontrolu zúčtování rozdělení hospodářského výsledku v souladu s rozhodnutím společníků. 2. Provedení a vyhodnocení inventarizací a zúčtování inventarizačních rozdílů provedení řádné inventarizace majetku, závazků a pohledávek je jednou z hlavních podmínek zabezpečujících průkaznost účetnictví. Způsob provádění inventarizace je popsán v kap. 08_2 PŘ, kde je stanoven její průběh a vyhodnocení podle jednotlivých složek majetku a závazků. 3. Zjištění skutečného stavu fyzickou a dokladovou inventurou zahájení a způsob provedení fyzické i dokladové inventury majetku, pohledávek a závazků s uvedením příslušných termínů a osob odpovědných za jejich provedení a složení komisí jsou stanoveny každoročně příkazem ředitele. Přirozené úbytky zásob nejsou v ÚJČ předpokládány. 4. Vyčíslení inventarizačních rozdílů a jejich vypořádání inventarizační rozdíly musí být vypořádány a zúčtovány v účetním období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků (a to včetně případných inventarizačních rozdílů k 31. 12. zjištěných až v průběhu měsíce ledna). Je nutné proúčtovat je v souladu s účetními postupy (není možné provádět kompenzaci manka a přebytků na majetku a závazcích). Při přípravě a vyhodnocení inventarizací a namátkově i při provádění vlastních fyzických inventur musí být umožněna účast auditora. 5. Vyčíslení inventarizačních rozdílů a jejich vypořádání inventarizace je zpracována v kap. 08_2. 6. Účetní analýza navazuje na inventarizaci účtů a zahrnuje tyto požadavky: I. Realizační princip souvislost s okamžikem realizace, tj. okamžikem zaúčtování realizovaných výkonů do výnosů. Z hlediska účetní závěrky je nutné lednové faktury, které byly vystaveny za výkony dodané v prosinci, zaúčtovat ještě do starého účetního období. II. Vyúčtování kurzových rozdílů je důsledkem požadavku stanoveného v zákoně o účetnictví. Kurzové rozdíly se zúčtovávají s příslušným účetním dokladem nebo souhrnně nejméně jednou za kalendářní měsíc. Korunovou hodnotu deviz a valut je třeba aktualizovat kurzem platným k 31. 12. Začátkem následujícího účetního období se kurzové rozdíly z neuzavřených obchodních případů stornují. III. Kontrola časového rozlišení nákladů a výnosů je třeba ověřit, zda účetní případy zúčtované na účtech 381 až 385 splňují podmínku, že jsou známy: titul (účel), přesná částka, období, jehož se týkají. Tyto podmínky musí být splněny současně; pokud nejsou, jedná se o rezervy nebo dohadné položky. Časové rozlišení není nutno používat,
jestliže se jedná o nevýznamné položky nebo jde-li o pravidelně se opakující výdaje, popř. příjmy. IV. Vyúčtování dohadných položek dohadné položky splňují podmínku, že je znám titul (účel) a období, jehož se týkají, ale není známa přesná částka. Aktivních dohadných položek je třeba používat tam, kde výnosy přísluší do běžného roku, ale nelze je účtovat jako pohledávky (není známa přesná částka). Jde především o náhrady za škody od pojišťovny (tato položka hraje roli u propočtu daně). U dohadných účtů pasivních není přesně známa výše závazku. Jde zejména o nevyfakturované dodávky nebo náhrady škod placené organizací. V. Vykázání správné struktury hospodářského výsledku je nutno upravit náklady a výnosy provozní, finanční a mimořádné pomocí převodových účtů nákladů a výnosů (účty 597, 598, 697, 698) tak, aby se správně vyjádřila struktura hospodářského výsledku pro výkaz zisků a ztrát. 7. Daňová analýza zahrnuje hospodářský výsledek v účetnictví (veškeré položky nákladů a výnosů, které se týkají hospodaření firmy ve sledovaném období, bez ohledu na to, zda to daňové předpisy umožňují či nikoliv). Rozdíl mezi veškerými výnosy, kterých ÚJČ ve sledovaném účetním období dosáhl, a veškerými náklady, které v tomto období vynaložil, představuje hrubý účetní zisk. Pro zjištění daňového základu je třeba hrubý účetní zisk upravit o položky nákladů a výnosů, které jsou zahrnuty nad rámec daňových předpisů. Tato úprava probíhá mimo účetní systém a je součástí daňového přiznání. Podle struktury daňového přiznání a v souladu se zákonem o daních z příjmů je třeba připravit údaje pro úpravu účetního hospodářského výsledku. Čl. III Účetní závěrka 1. Vlastní uzavírání účetních knih se stanoví v následujících krocích: I. sestavení obratové předvahy, II. vyčíslení zůstatků účtů nákladů a výnosů před zdaněním, III. vyčíslení zůstatků aktivních a pasivních účtů před zdaněním, IV. zjištění hospodářského výsledku před zdaněním, V. propočet daně z příjmů a její zúčtování, VI. zúčtování všech zůstatků účtů třídy 5 a 6 na účet 710 Účet zisků a ztrát, VII. zúčtování všech zůstatků aktivních a pasivních účtů a zůstatku na účtu zisků a ztrát na vrub a ve prospěch účtu 702 Konečný účet rozvážný. Tento účet je po výše uvedených převodech vyrovnán a představuje schéma bilance k 31. 12. (Při otevírání účetních knih k 1. 1. následujícího účetního období se transformuje rozdíl mezi součtem počátečních zůstatků účtů aktiv a počátečních zůstatků pasiv prostřednictvím účtu Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení.) 2. Účetní závěrka, uzavření a zhodnocení výsledků za příslušný rok účetní závěrku tvoří v souladu s ustanovením 18 odst. 1 zákona o účetnictví 3 složky: rozvaha, výkaz zisků a ztrát (včetně obsahového vymezení položek jsou vyhlášeny opatřením MF), příloha, která je samostatnou složkou účetní závěrky. Obsah přílohy je vyhlášen MF. Příloha musí obsahovat skutečnosti, které zajistí, aby účetní závěrka poskytla komplexní údaje o majetkové, finanční a důchodové situaci ÚJČ. Údaje, které neposkytne rozvaha a výkaz zisků a ztrát, musí doplnit příloha. Součástí přílohy je komentář.
3. Ověření roční účetní závěrky auditorem ukládá veřejné výzkumné instituci ustanovení 29 odst. 4 zákona č. 341/2005 Sb., o veřejných výzkumných institucích. 4. Výroční zpráva způsob, obsah a termíny zpracování ukládají ustanovení 30 zák. 341/2005 Sb., o veřejných výzkumných institucích. Součástí výroční zprávy jsou i údaje z účetní závěrky, zejména: předepsané údaje z rozvahy a výkazu zisků a ztrát, jméno auditora, který ověřil účetní závěrku, a jeho výrok, místo uložení výroční zprávy a přílohy k účetní závěrce, výčet pohledávek a závazků po lhůtě splatnosti, údaje o hmotném investičním majetku zatíženém zástavním právem, popř. věcnými břemeny.