Informační systém pro správu sbírek idemus Popis projektu vývoje nové generace informačního systému pro správu sbírek idemus
Projekt vývoje nové generace informačního systému pro správu sbírek idemus si klade za cíl radikálně modernizovat stávající systém DEMUS tak, aby odpovídal jak současným technologiím a trendům v oblasti informačních technologií, tak v oblasti evidence a správy sbírek v muzeích a galeriích. Muzejní sbírky představují významnou část národního kulturního dědictví. Jejich správa by měla odpovídat nejen jejich významu, ale i současným technickým možnostem a potřebám odborné i laické veřejnosti. Rozsah sbírek v ČR je cca 65 milionů movitých věcí, dosud je digitálně dokumentováno cca 6 milionů. Digitální dokumentace se stala ve většině muzeí již nedílnou součástí správy sbírek a významně se podílí na naplňování zákona č. 122/2000 Sb. o ochraně, správě a prezentaci sbírek muzejní povahy v České republice. Muzea mají k dispozici různé systémy pro digitální dokumentaci a evidenci od jednoduchých z textových či tabulkových editorů vytvořených přímo kurátory sbírek, po velmi sofistikované databázové produkty zakoupené od komerčních firem. V rámci dlouhodobého záměru podpory péče o movité kulturní dědictví ze strany státu, byl již v roce 1995 vytvořen i systém DEMUS Dokumentace a Evidence MUzejních Sbírek. DEMUS patří mezi nejrozšířenější informační systémy pro správu sbírek v České republice. Protože však byl navržen v roce 1995, v současnosti již neodpovídá běžným standardům v oblasti informačních systémů, ani změněným požadavkům v oblasti evidence a správy sbírek. Proto se Ministerstvo kultury ČR a Moravské zemské muzeum rozhodli realizovat projekt vývoje nové generace informačního systému pro správu sbírek idemus. Toto nové řešení by pak postupně mělo nahradit v současnosti používaný systém DEMUS. idemus Strana 2 z 7
Cílem projektu je vytvořit nový systém pro správu sbírek, který bude odpovídat současným požadavkům s trendům jak v oblasti informačních technologií, tak v oblasti evidence a správy sbírek v muzeích a galeriích. Cílem projektu je rovněž zajištění interoperability s Centrální evidencí sbírek muzejní povahy Ministerstva kultury (CES) tak, aby uživatelé nemuseli ze zákona povinnou evidenci CES zpracovávat duplicitně. Modernizovaný idemus tak bude propojen s CES na datové úrovni. Dalším cílem pak bude usnadnění možností výměny dat s produkty dalších stran a to jak v rámci ČR (národní prezentační portál esbírky), tak v rámci mezinárodních projektů, jako např. Europeana. Nový systém by měl postupně v muzeích a galeriích nahradit v současnosti používaný systém DEMUS bez nutnosti složitých konverzí dat či dokonce rizika ztráty části existujících dat. Udržení stávající linie podpory státu do značné části podpoří i ochranu nakládání s daty o sbírkách před zneužitím třetích stran. V neposlední řadě DEMUS představuje cenově dostupnou variantu informačního systému pro správu sbírek a je na straně Ministerstva kultury ČR chápán jako určitá kompenzace majitelům sbírek za jisté omezení jejich vlastnických práv dané zákony ČR. Proto je cílem projektu také udržet tuto cenovou dostupnost i do budoucna vytvořením nového systému idemus. Stručně by se cíle projektu daly shrnout do několika bodů: Nový systém pro správu sbírek odpovídající současným trendům Webový IS bez nutnosti instalace, přístup z různých zařízení Interoperabilita s CES Možnost výměny dat s dalšími systémy pomocí webových služeb Vysoká bezpečnost dat Podpora publikování dat ve formě opendat a openservices Dlouhodobá udržitelnost idemus Strana 3 z 7
V České republice patří DEMUS mezi nejrozšířenější systém počítačové evidence muzejních sbírek. Byl navržen v roce 1995 ve shodě s tehdejším stavem IT v muzeích. Systém v současnosti využívá přibližně polovina muzeí a galerií. Stávající stav DEMUSu je dán dobou jeho vzniku a v současné době se sestává z několika modulů, přičemž mezi ty nejrozšířenější patří Katalog (asi 150 muzeí) a Výtvarné umění (kolem 80 muzeí). Celkem program DEMUS v současnosti používá 230 muzeí v ČR. Počet jednotlivých uživatelů není sledován, lze pouze zhruba odhadnout tento počet na cca 1000 pracovníků muzeí a galerií. KPR = modul pro konzervátory, restaurátory a preparátory Obrázek 1 - Moduly systému DEMUS Důležitým faktorem každého informačního systému je rovněž objem dat daného IS. DEMUS ve stávající podobě obsahuje pouze prostá data, fotografie a další objemná data nejsou uložena v databázi DEMUSu, DEMUS pouze umožňuje jejich propojení. Proto objem dat v současnosti není kritickým faktorem. Velikost databáze pro jednotlivou podsbírku lze odhadovat v řádu několika desítek MB, největší podsbírky dosahují velikostí 100 200 MB. Lze tedy předpokládat, že při odhadu 1000 evidovaných podsbírek bude celkový objem dat DEMUSu v ČR přibližně 50-100 GB. Toto se ale násobně změní v případě nové generace DEMUSu, kdy jedním z požadavků bude vytvoření úložiště jako součástí DEMUSu, ve kterém budou uložena všechna data včetně fotografií, skenů atd. Ačkoliv je DEMUS v současnosti plně funkční a uživatelé jsou s jeho využíváním spokojeni, naráží již na limity svých možností, které jsou dány jednak použitými technologiemi, a také dobou svého vzniku. V současnosti již není DEMUS schopen následovat současné trendy rozvoje IT technologií a informačních systémů, a v horizontu několika let lze předpokládat jeho nepoužitelnost na nových počítačích, nemluvě o zařízeních jako jsou tablety či tzv. chytré mobilní telefony. idemus Strana 4 z 7
Nová generace informačního systému DEMUS bude navržena jako webovský informační systém, čímž bude zajištěna dostupnost bez nutnosti instalace programových komponent na počítačích jednotlivých uživatelů. Díky tomu bude systém multiplatformní a bude tak možné jej používat na různých počítačích bez ohledu na použitý operační systém, ale také na mobilních zařízeních jako jsou tablety, případně tzv. chytré mobilní telefony. Celý informační systém bude koncipován jako multijazyčný, a to nejen s ohledem na možné použití mimo ČR, ale také s ohledem na možnost různého názvosloví v jednotlivých muzeích. Správce systému pak bude mít možnost modifikovat použité slovníky. Informační systém musí být navržen jako multiuživatelský s možností detailní specifikace přístupových práv jednotlivých uživatelů a nastavení pevných datových filtrů pro každého uživatele, aby tak byl zajištěn přístup pouze k datům daného uživatele a nikoliv k datům dalších uživatelů. Cílem je, aby uživatel pracoval pouze s vlastními daty a nemusel se ohlížet na data jiných uživatelů. Součástí systému bude také úložiště souborů, které umožní přímo v systému ukládat datové soubory související se sbírkami, podsbírkami a sbírkovými předměty, a tyto soubory provázat s konkrétními záznamy v systému. Bude se jednat především o soubory digitalizovaných dat (fotografie, skeny atd.), ale také o jiné soubory, které souvisejí se správou sbírek, jako jsou různé protokoly, záznamy o manipulaci apod. Informační systém bude umožňovat poskytnout evidovaná data formou webových služeb ve formátu XML, a současně bude schopen naopak čerpat data z jiných systémů pomocí stejné technologie. Tím bude usnadněno propojení systému s jinými zdroji, např. s evidencí národních autorit či s CES, ale také to umožní například snadnější prezentaci sbírek na internetu. V neposlední řadě tyto funkce umožní snadnější propojení s informačními systémy Policie ČR a MV ČR a tím usnadní administrativu při pátrání po odcizených předmětech apod. Velký důraz bude kladen také na vysokou bezpečnost. Systém bude navržen tak, aby respektoval aktuální požadavky na zabezpečení dat jednak proti ztrátě (zálohování a archivace), ale také proti zneužití (přístupová práva). Důležitým požadavkem bude také akceptování stávajícího datového modelu. Datové struktury nového systému budou odpovídat stávajícím datovým strukturám, což usnadní konverzi dat a urychlí nasazení nové generace DEMUSu. Součástí řešení budou také nástroje pro převod dat ze stávajícího řešení DEMUS, které zajistí bezproblémový přechod na nové řešení. idemus Strana 5 z 7
Velmi důležité jsou rovněž požadavky na uživatelské rozhraní nového idemusu. To by mělo být intuitivní s minimálními nároky na nutnost zaškolení pracovníků, kteří budou se systémem pracovat. Toho bude možné dosáhnout díky dodržení pravidla minimálních změn struktury uživatelského rozhraní oproti stávajícímu DEMUSu. Doplněním možnosti uživatelského nastavení UI bude docíleno maximálního komfortu uživatele při používání nového idemusu. Důraz bude kladen na minimalizaci nutných licenčních poplatků, v ideálním případě by systém mohl být vyvinut výhradně za použití open-source technologií. Nová generace systému DEMUS již nebude tvořen několika oborovými moduly, datové struktury budou zahrnovat veškeré potřebné údaje. Oborové rozdíly budou řešeny pouze na úrovni uživatelského rozhraní skrýváním a zviditelněním polí formulářů, případně na programové úrovni potřebnými kontrolami polí. Pro každého uživatele či podsbírku bude nastaveno, jaký obor má být použit pro uživatelské rozhraní. Důležitou součástí řešení bude databázové prostředí. Řada muzeí a galerií již v současnosti provozuje nějakou databázi a má zajištěn servis a údržbu této databáze. Proto jedním z požadavků je možnost provozovat systém nejen na základním databázovém prostředí, ale také v prostředí běžně používaných databází, zejména v prostředí databází Oracle a MS SQL server. S ohledem na povinnost muzeí evidovat sbírky v systému Centrální evidence sbírek (CES) je nutné také zajistit kvalitní propojení systému idemus na CES tak, aby byla minimalizována, či v ideálním případě zcela eliminována duplicitní práce správců sbírek. Sbírky a sbírkové předměty evidované v systému DEMUS díky tomu budou automaticky, či jedním kliknutím zaevidovány do CES. Záznamy v DEMUSu budou rovněž obsahovat informace o zaevidování sbírky či předmětu v CES, které budou automaticky aktualizovány. S ohledem na současné trendy informačních systémů ve státní správě bude nový systém idemus obsahovat také podporu publikování dat ve formě opendat a openservices. Tato podpora pak umožní snadnější prezentaci dat na veřejných portálech ať už českých, nebo mezinárodních. Cílem je vyvinout vlastní systém, který bude plně vlastněn státem (podobně jako stávající DEMUS), aby nemohlo v budoucnu dojít k nutnosti doplácet licence, roční poplatky, apod. V CITeM bude vytvořen realizační tým, který se bude podílet na vývoji, zajistí kompletaci systému, jeho testování a posléze i implementaci. Samotný vývoj systému bude zajištěn firmou, jež vzejde z veřejné zakázky. CITeM bude v průběhu realizace její činnost kontrolovat, upřesňovat parametry a dohlížet na plnění dle zadání. Vyvinutý systém bude dodán včetně zdrojových kódů a s oprávněním upravovat a dále vyvíjet dodané řešení pro idemus Strana 6 z 7
pracovníky CITeM či jimi delegované pracovníky. Tím bude zajištěna dlouhodobá udržitelnost projektu a rozvoj celého systému. Základním požadavkem při vývoj nové generace informačního systému pro správu sbírek idemus je funkčnost minimálně ve stejném rozsahu jako současný DEMUS. Tomu pak budou odpovídat navržené funkce nového idemus. Nový systém idemus bude mít propracovanou správu uživatelů a nastavení systému. Protože idemus bude navržen jako webovský multiuživatelský informační systém, budou funkce umožňující spravovat nastavení uživatelů a parametrů systému důležitější, než tomu bylo v systému DEMUS. Součástí idemus, na rozdíl od předchozí generace DEMUS, bude úložiště souborů. Úložiště souborů umožní vložit do systému soubor (digitální fotografie, skeny, ale i digital born dokumenty), a ten pak provázat se záznamy v idemusu, např. se sbírkovými předměty. Vkládat bude možné nejen přímo soubory, ale rovněž i odkazy na jiná úložiště, na internetové stránky apod. Každý objekt bude opatřen potřebnými popisnými údaji (metadaty). Objekt pak bude možné provázat s jedním či více záznamy v systému, přičemž alespoň jeden bude povinný. Důležitou součástí idemus bude také správa autorit. Využívání systému autorit umožní výrazně racionalizovat zpracování sbírek. idemus umožní jednak vytvářet a spravovat vlastní bázi autorit, ale také umožní napojení na veřejně dostupné báze autorit, zejména na systém Národních autorit Národní knihovny, a systém Muzejních autorit spravovaný metodickým centrem CITeM a Radou galerií ČR. Součástí práce správců sbírek je nejen evidence sbírkových předmětů, ale také plánovité rozšiřování sbírek (akvizice, sběr), ošetřování předmětů a jako vrchol příprava prezentací a výstav. Všechny tyto procesy bude možné evidovat a spravovat v idemus. Součástí řešení idemus bude i zajištění základních možností propojení s jinými evidenčními a informačními systémy, a zejména s CES. Tato interoperabilita bude zajištěna pomocí webových služeb, které umožní jednak čerpat informace z databáze idemus, ale také plnit databázi idemus informacemi. Rovněž bude k dispozici také možnost importovat data z CSV a XML souborů a exportovat data do CSV či XML souboru. Tento veřejný dokument obsahuje pouze základní údaje o připravovaném řešení idemus. Podrobnější informace bohužel není možné v současné době zveřejnit s ohledem na probíhající přípravu jednotlivých výběrových řízení podléhajících režimu veřejných zakázek, která budou v rámci projektu realizována, a to z důvodu zachování shodného přístupu k informacím, rovného zacházení a dodržení zásady transparentnosti a zákazu diskriminace. idemus Strana 7 z 7