Správa dokumentů rady a zastupitelstva. Ladislav Kraus ladislav.kraus@karvina.cz

Transkript

1 Správa dokumentů rady a zastupitelstva prostřednictvím t inteligentních t XML formulářů Ladislav Kraus ladislav.kraus@karvina.cz

2 Obsah prezentace Dokumenty RM/ZM Řízení přístupových práv Cestovní příkaz Připravujeme 2

3 Dokumenty RM/ZM Cca 1600 dokumentů ů za rok se zpracovává á pro radu nebo zastupitelstvo Proces přípravy p a schvalování dokumentů má mnoho účastníků: Autoři dokumentu Schvalovatelé Manipulanti Příjemci (radní, zastupitelé) 3

4 Manuální zpracování dokumentů Rizika Vysoké nároky na manipulaci s dokumenty při schvalování možnost chyby Opožděné dodání dokumentu Nezahrnutí dokumentu do programu jednání Ztráta dokumentu Vysoké nároky na zpracování usnesení (nutnost manuálně přepisovat texty) možnost chyby 4

5 Elektronizace procesu Při hledání vhodného řešení byly zvažovány tyto možnosti: Vývoj vlastního systému + Systém může kopírovat skutečnost, nemusíme měnit zaběhané procesy - Pracné a časově náročné Využití existujících hotových řešení + Rychlá implementace - Nepokrývá specifické potřeby úřadu - Nutnost instalace nových technologií Kombinace obou způsobů ů 5

6 Technologie Využití XML formulářů a formulářového serveru 602XML FormServer Standard d XML Pracuje s dokumenty Umí definovat a řídit schvalovací procesy Umožňuje výměnu dat mezi dokumenty/formuláři navzájem a předávat je externím databázím Pro uživatele známé prostředí 6

7 Tok dat mezi dokumenty 7

8 Stavební kameny dokumentu - Materiál 8

9 Stavební kameny dokumentu - Program 9

10 Stavební kameny dokumentu - Usnesení 10

11 Shrnutí Rizika implementace nového systému Nedostatečná analýza všech procesů (výjimky, mimořádná jednání apod.) Výhody řešení pomocí XML formulářů a Formulářového serveru Uživatelé pracují s dokumenty Možnost snadné změny schvalovacích procesů Možnost doplnění a úpravy datových položek Možnost komunikace s jinými systémy na základě obecných rozhraní 11

12 Řízení přístupových p práv Řízení přístupových p práv je nezbytou činností při každodenní správě datové sítě 137 požadavků za 10/2009, tj. téměř 7 denně Řízení přístupových p práv je často slabým místem v celkovém zabezpečení ICT v mnoha organizacích. Tři roviny: zcela chybí proces schvalování přístupových p práv evidence proces nastavování přístupových práv (realizace) evidence přístupových práv uživatele nadměrná byrokracie realizace vzájemná závislost správců aplikací velký počet IS schvalování zcela chybí nejednoznačné požadavky chybné požadavky 12

13 Realizace Realizace byla rozdělena do dvou fází: 1. Tvorba elektronického formuláře s vazbou do Personální databáze Personální databáze Data o zaměstnancích a jejich přístupových právech Číselníky Archivace formuláře Zápis dat do Personální databáze Odeslání mailu správcům aplikací Vyplnění formuláře Načtení dat z Personální databáze Schvalovací proces Schválení tajemníkem (volitelně) Shál Schválení vedoucím IT 13

14 Realizace 2. Vytvoření vazby mezi Personální databází a systémem Identity Management Primární zdroj dat Personální databáze Řídící systémy Formulář Identity Management Řízené procesy Schvalovací proces Active Directory Oracle 14

15 Ukázky z databáze přístupových p práv 15

16 Ukázky z databáze přístupových p práv 16

17 Výsledky Hmatatelným výsledkem je elektronická evidence přístupových práv a procesu jejich schvalování, který je součástí Personální databáze. Každý nadřízený má aktuální přehled o přidělených přístupových právech u svých podřízených. Nehmatatelnými výsledky jsou sjednocení a elektronizace procesu schvalování přístupových p práv a ve značené míře také automatizace jejich nastavení, (tj.vytvoření/zrušení uživatelského účtu nebo přidělení/odebrání přístupového práva). 17

18 Další formuláře Cestovní příkaz Datově svázán s personální databází Poměrně složité schvalovací work-flow (možnost výplaty cestovného ve bezhotovostně do výplaty nebo hotovostně na pokladně) Vazba na evidenci soukromých vozidel Související í formuláře pro měsíční ě í vyúčtování Plánujeme vazbu na docházkový systém (plánování absence) 18

19 Plánované formuláře Přihlašování na vzdělávací akce s vazbou na Personální databázi Schvalování absencí s vazbou na elektronickou docházku 19

20 Kontakty DĚKUJI ZA POZORNOST Bc. Ladislav Kraus 20