Odbor investic a rozvoje V Písku dne: 07.12.2016 MATERIÁL PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA PÍSKU DNE 15.12.2016 MATERIÁL K PROJEDNÁNÍ Personální zajištění organizační složky Smart Písek v rámci projektu Smart City Písek NÁVRH USNESENÍ Rada města: složení realizačního týmu organizační složky Smart Písek pro pozice: - koordinátor Smart Písek, - garant pro oblast mobilita, - garant pro oblast energetika a životní prostředí, - garant pro oblast integrovaná infrastruktura, - PR specialista, a) schvaluje b) schvaluje s připomínkami c) neschvaluje, jmenuje s platností od 01.01.2017 až do odvolání (nejdéle však do 31.12.2017), tyto osoby: - s účinností od 01.01.2017, koordinátor Smart Písek,... - s účinností od 01.02.2017, garant pro oblast mobilita, - garant pro oblast energetika a životní prostředí, (prozatím neobsazuje) - s účinností od 01.02.2017, garant pro oblast integrovaná infrastruktura,. - s účinností od 01.02.2017, PR specialista, a současně (ne) ukládá personálnímu oddělení města Písek zajištění potřebné personální agendy. Návrh předkládá JUDr. Josef Knot, MBA 1. místostarosta Návrh zpracoval Ing. Václav Filip, vedoucí odboru investic a rozvoje Ing. Bc. Jan Venclík, vedoucí oddělení rozvoje
Důvodová zpráva: Zastupitelstvo na svém zasedání dne 01.12.2016 usnesením č. 293/16 schválilo zřízení organizační složky města Písku zajišťující podporu koncepce Smart City Písek s platností od 01.12.2016 a účinnosti od 01.01.2017. Současně delegovalo plnění agendy organizační složky Smart Písek do působnosti 1. místostarosty. U s n e s e n í č. 293/16 Zastupitelstvo města 1. schvaluje zřízení organizační složky města Písku zajišťující podporu koncepce Smart City Písek a úplné znění zřizovací listiny organizace Smart Písek, organizace bez právní subjektivity, s platností od 01.12.2016 a účinnosti od 01.01.2017, v rozsahu přílohy č. 1, 2. deleguje plnění agendy organizační složky Smart Písek do působnosti 1. místostarosty. Zodpovídá: Ing. Filip Uvedený krok je v souladu s usnesením č. 638/16, kdy na mimořádném zasedání Rada města dne 03.11.2016, vzala na vědomí informaci o dotační podpoře projektu Rozvoj Smart City Písek z programu zaměstnanost - Výzva pro územní samosprávné celky (obce, kraje a sdružení a asociace ÚSC), a mj. uložila odboru investic a rozvoje zajistit administrativní kroky vedoucí ke zřízení organizační složky Smart Písek a schválení příslušné dokumentace v Zastupitelstvu města. Realizační tým organizační složky Smart Písek bude složen z osob s odborným zaměřením tak, aby byla naplněna organizační struktura a jednotlivé osoby se mohly zapojit kvalitní přípravou sofistikovaných projektů smart city. Obr. č. 1 Schéma realizačního týmu stránka 2 (celkem 5)
Popis realizačního týmu projektu: Projekt bude realizován pomocí tří úrovní řízení. Strategickou úroveň garantuje Rada města Písku. Rada uvolňuje pro realizaci projektu zdroje (kofinancování, úvazky pracovníků OS, aj.), dozoruje směřování projektu a schvaluje dílčí výstupy v rámci realizace projektu. Uděluje také formální pravomoci Koordinátorovi Smart Písek - dále "KSM" (Projektovému manažerovi) tak, aby mohl dosáhnout stanoveného cíle. KSM řídí především pracovníky v projektové úrovni, je jmenován Radou města Písku. KSM je v rámci projektu nadřízeným pracovníkem týmových garantů, kteří zastupují jednotlivé pracovní skupiny. Tato pravomoc je koordinátorovi delegována Radou Města Písek. Tento člen realizačního týmu je zároveň hlavním expertem (přímé náklady projektu), který aktivně pracuje na tvorbě výstupů projektu a zároveň projektovým manažerem (nepřímé náklady). Pro řízení projektu využívá také podpory Města Písek, jakožto další organizační složky města a dodavatelů z prostředků nepřímých nákladů. Garanti jsou pro oblasti: - mobilita (dále "GM") - energetika a životní prostředí (dále "GE") - integrované infrastruktury (dále "GI") PR specialista je zásadní pro dosažení průřezového principu "Zaměření na občana" v rámci všech 3 pilířů Smart Písek. Expertní úroveň zastupují jednotliví experti (dále "EX") vybraní na základě přinejmenším shody garanta jednotlivé oblasti a projektového manažera. Experti jsou vybírání organicky, tedy dle aktuální potřeby (vstupují a vystupují dle řešeného tématu). Již existující Projektový výbor Smart Písek je vůči tomuto projektu v pozici poradního orgánu Rady města Písku a projektového manažera. Pracovní náplně členů realizačního týmu dle role a odpovědnosti: Koordinátor Smart Písek (Projektový manažer) - odpovídá za vytvoření podkladů pro vznik organizační složky města; - tvoří Koncepci řízení Smart Písek; - připravuje náplň práce Koordinátora Smart Písek a po dobu realizace projektu vykonává práci koordinátora Smart Písek (pracuje přímo s cílovou skupinou a zajišťuje výstupy k přímému využití cílovou skupinou); - tvoří finální verze všech dokumentů vzniklých z projektu; - připravuje pravidla řízení projektů Smart Písek; - připomínkuje soulad Koncepcí s Modrožlutou knihou, Strategickým plánem; - tvoří, ve spolupráci s dalšími experty, pravidla certifikace Smart Písek projektů; - komunikuje se správci městské infrastruktury a zajišťuje podklady pro Koncepce; - komunikuje a hledá shodu s vedením města (Rada, Zastupitelstvo, vedení odborů Města Písek) nad výstupy projektu s cílem zajistit dlouhodobě přijatelná pravidla; - podporuje vyhledávání dalších partnerů rozvoje Smart Písek, kteří chtějí využívat "Smart Písek" pro pilotní demonstraci svých technologií pro budoucí využití v masivních nasazeních; - svolává porady hlavního vedení projektu a vyhotovuje a rozesílá zápis o poradách; - koordinuje finanční podporu realizace projektu (účetní, finanční manažer apod.); - svolává porady garantů aktivit a vyhotovuje a rozesílá zápis o poradách; - garantuje obsahovou část všech monitorovacích zpráv vč. závěrečné; - zodpovídá za kompletaci pracovních výkazů celého realizačního týmu a předání ke kontrole HR manažerovi; - komunikuje v běžných záležitostech s administrátorem dotace; - tvoří technické části zadávací dokumentace k výběrovému řízení; stránka 3 (celkem 5)
- aktivně se podílí v komisi pro výběrová řízení smart projektů (vyhotovuje technickou část zápisu); - zajišťuje harmonogramy projektů a zodpovídá za jejich dodržování; - obstarává archivaci věcných výstupů a podkladů k projektu. Garant pro oblast mobilita, energetika a životní prostředí, integrovaná infrastruktura - vystupuje jako garanti řešených oblastí, zpracovávají Koncepce; - garantuje vytvoření konkrétních investičních záměrů podporujících svou oblast; - je nadřízen Expertům; - připravuje projektové záměry dle požadavků šablon v rámci svých pracovních skupin; - vystupuje na setkání s občany a orgány města při přípravě finálních verzí projektových záměrů; - komunikuje se správci městských infrastruktur při získávání dat ve vlastnictví města k řešeným oblastem; - spolupracuje na tvorbě certifikace Smart Písek definicí typových projektů, jež nesou komponentu smart ; - připomínkuje ostatní koncepce a akce města s cílem navázání na Modrožlutou knihu (dále jen MŽK); - garantuje tvorbu záměrů naplňující požadavky 5 z 8 průřezových kritérií Smart City. PR specialista - zajišťuje veřejné povědomí, identifikuje postoje cílových skupin, zefektivňuje sběr projektových námětů občanů města Písek; - cílí na splnění požadavku horizontálního principu Smart City Zaměření na občana - Jak zapojit občany do procesu jako nedílné účastníky transformačního procesu? ; - vytváří značku Smart Písek a vizuální identitu Smart Písek; - připravuje Komunikační strategii; - zodpovídá za tvorbu nástroje přímé komunikace o občany (komunitní web, sociální sítě, on-line sběr podnětů, diskusní fóra); - připravuje komunikační kampaně spojené se sběrem podnětů k tvorbě Smart Písek (osvětové kampaně, vysvětlující kampaně, apod.); - naplňuje obsah komunikačních kampaní Smart Písek (sociální sítě apod.); - komunikuje s existujícími platformami občanů města; - podporuje vznik iniciativ mezi občany pro zapojení do konceptu Smart City; - podporuje veřejná projednávání Koncepcí. Experti - připravují dílčí části Koncepcí; - připravují podklady pro tvorbu konkrétních investičních záměrů; - oponují materiály zhotovené v projektu externími subjekty (dodavatelé); - oponují a upravují návrhy projektových záměrů získané z třetích stran (občané, podnikatelé apod.); - připomínkují ostatní koncepce a akce města s cílem navázání na MŽK. Personální obsazení pro jednotlivé oblasti organizační struktury Smart Písek (jednotlivá Curirculum vitae jsou do doby projednání materiálu uloženy na OIR, dále budou skartovány nebo předány na personální oddělení MěPi): a) koordinátor Smart Písek, projektový manažer: pan/paní č. 1 viz příloha č. 1 b) garant pro oblast mobilita: pan/paní č. 2 viz příloha č. 2 c) garant pro oblast integrované infrastruktury: pan/paní č. 3 viz příloha č. 3 d) PR specialista: pan/paní č. 4 viz příloha č. 4 stránka 4 (celkem 5)
Doporučení zpracovatelů a předkladatele: Zpracovatel doporučuje schválit usnesení 1 a). Vztah k rozpočtu: Je součástí rozpočtu pro rok 2017, 2018, kapitola odboru IR. Uvedený projekt bude financován ve výši 95 % formou ex ante (předem). Způsob určení ceny: --- Legislativní rámec: Zákon č. 128/2000 Sb., 102 odst. (2), písm. b) zákona o obcích, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Vztah ke strategickému plánu a územnímu plánu: V souladu se strategickým plánem, prioritní oblast A. Neutrální k územnímu plánu. Přílohy: č. 1 personálie projektového manažera, koordinátora Smart Písek NEVEŘEJNÁ, samostatně č. 2 personálie garanta pro oblast mobilita NEVEŘEJNÁ, samostatně č. 3 personálie garanta pro oblast integrované infrastruktury NEVEŘEJNÁ, samostatně č. 4 personálie PR specialisty NEVEŘEJNÁ, samostatně stránka 5 (celkem 5)