Cestovní zpráva Místo: Marburg, Německo Termín: 28.6 1.7. 2009 Účel cesty: Účast na nadstavbovém kursu na téma výběru a hodnocení dokumentů s názvem Fortbildungsveranstaltung AK 11 Überlieferungsbildung und Bewertung im 21. Jahrhundert Trends und neue Wege na Archivschule Marburg. Účastník cesty: Mgr. Mikuláš Čtvrtník, 5. oddělení Zprávu podává: Mikuláš Čtvrtník Datum vyhotovení: 13. července 2009 Podpis ředitelky archivu: Část všeobecná: Cesta byla zahájena v neděli 28.6. 2009 odjezdem v 8.40 ranním vlakem do Marburgu (s několika přestupy). Kurs byl zahájen v pondělí ve 14.00 a skončil ve středu ve 13.30. Konal se na Archivschule Marburg. Ubytování bylo zajištěno v hotelu Tusculum, Gutenbergstraße 25, 35037 Marburg. Návrat se uskutečnil ve středu 1.7. 2009, respektive ve čtvrtek brzo ráno (příjezd do Prahy 0.40 hodin).
Část odborná: Ve dnech 28.6. 1.7. 2009 se uskutečnil v Archivní škole Marburg (Archivschule Marburg) nadstavbový kurs s názvem Überlieferungsbildung und Bewertung im 21. Jahrhundert Trends und neue Wege. Vedl jej dr. Jürgen Treffeisen, vedoucí oddělení (Referat 42) Überlieferungsbildung, Bestandserhaltung v Generallandesarchiv Karlsruhe, který je součástí Landesarchiv Baden-Württemberg jako jeho 4. oddělení. Kursu se účastnilo 17 archivářů z různých německých archivů od německého spolkového archivu (Bundesarchiv), přes zemské archivy až po archivy městské. Z neněmeckých zemí na kursu participovali tři švýcarští archiváři André Buob z Staatsarchiv Basel-Stadt, Sandro Frefel z Stadtarchiv Luzern a Annatina Seifert z Staatsarchiv des Kantons Zürich a jeden archivář z České republiky (Mikuláš Čtvrtník, Národní archiv ČR). Kurs Überlieferungsbildung und Bewertung im 21. Jahrhundert Trends und neue Wege se věnoval aktuálnímu stavu otázky výběru dokumentů, respektive jejich hodnocení (kolegové z Německa používají spíše termín Bewertung, méně již Aussonderung ) a také oblasti spisové služby u původců (německý souhrnný termín Behördenbetreuung ). Diskutována byla většina hlavních témat, které se týkají problému výběru dokumentů a spisové služby u původců právní a organizační aspekty výběru dokumentů, výběr listinných a elektronických dokumentů, dokumentace výběru, nástroje pro konzultace spisové služby u původců, horizontální a vertikální model hodnocení dokumentů, otázka meziarchivů, teorie hodnocení, výběru dokumentů. Obecně lze říci, že se kurs soustředil především na praktické otázky a problémy při výběru dokumentů a ve vztahu k původcům. Důraz byl kladen na diskuzi, sdělování vlastních zkušeností. Dr. Jürgen Treffeisen pak prezentoval zkušenosti z Landesarchiv Baden- Württemberg. Ve sledované oblasti archivní praxe obecně řečeno se němečtí archiváři potýkají s podobnými problémy jako archiváři čeští. Kontakt s původcem je často problematický, původce mnohdy nechce předávat své dokumenty, nepředává je v takovém stavu, jak by si příslušný archiv představoval. Zmiňme tři pozoruhodné postupy, kterými by se mohlo české archivnictví inspirovat. První postup je konkrétním modelem, jak vybírat, hodnotit osobní spisy. Druhý postup představuje dvě obecná kritéria, která lze aplikovat na různorodý materiál. Třetí zde zmiňovaný bod je již konkrétním modelem či snad můžeme řici metodou hodnocení dokumentů, jak ji vyvinuli archiváři v Baden-Württembergu. 1. Metoda vzorkování ( Samplebildung ) u osobních spisů, jak ji praktikují v zemském archivu Baden-Württemberg (dosti podrobné a přehledně uspořádané informace k výběru dokumentů viz webové stránky archivu http://www.landesarchiv-bw.de/). Zde je aplikován současně dvojí výběr: A) mechanický výběr reprezentativního vzorku. a) Uchovávány jsou všechny hlavní osobní spisy osob, jejichž příjmení začíná písmeny D, O, T (asi 8,5 % všech osobních spisů). Tím se zaručuje dostatečný základ pro budoucí společenskovědní zkoumání, biografie osob apod. b) Vedle toho se přejímají kompletní ročníky - tedy osobní spisy všech osob, jejichž rok narození končí číslovkou 5 tedy každý desátý ročník). Tak je dostatečným způsobem zaručena možnost sledovat nejen osudy jednotlivce, nýbrž také osudy celých skupin, vrstev obyvatelstva v rámci daných časových period. B) Věcný výběr důležitých osob, pro což v zemském archivu Baden-Württemberg vypracovali archiváři také dosti
přesná kritéria (vedoucí úřadů stupeň úřadu závisí případ od případu; známé osobnosti jako sportovci, politici, lidé zmiňovaní v nadregionálním tisku apod.). 1 2. Na mnoho dokumentů (nikoliv pouze na personální spisy) pak kolegové v Baden- Württembergu aplikují dvě zásadní věcná kritéria výběru: A) obzvláštní případy ( besondere Fälle ). Opět se stanovují kritéria toho, co to je obzvláštní případ. Tato kritéria se stanovují v závislosti na tom, čeho se dokument týká. Například pro budovy by bylo možné zmínit následující kritéria jejich obzvláštnosti : projektoval ji významný architekt; existovaly právní spory okolo dané budovy; nastal jistý skandál okolo budovy (budova se zřítila) apod. B) dobově typické případy ( zeittypische Fälle ). Podle tohoto hlediska se pak vybírají takové dokumenty, které svědčí o jevech typických pro danou dobu. Uveďme aplikaci těchto dvou kritérií na jednom příkladě: obzvláštním případem by byla první prodejna kebabů v daném městě. Dobově typickým případem by se stalo velké rozšíření těchto prodejen ve sledovaném městě (zemi atd.). Treffeisen během kursu mnohokrát zmiňoval, že na dobově typické případy mají dobrý smysl média. Ovšem pro jejich určování lze kooperovat také se samotnými původci. Pro oblast soudnictví Treffeisen komunikoval přímo se soudci, jichž se ptal na dobově typickou trestnou činnost (došlo se kupříkladu ke zjištění, že dobově typickou trestnou činností konce 20. století v Německu byla vlna násilí mezi dívkami). 3. Vertikální a horizontální hodnocení ( Vertikale und horizontale Bewertung ). Jedná se o metodu, která vychází z organizační struktury původce dokumentů. Soustředí se na zjištění hlavních úkolů, kompetencí, funkcí jednotlivých součástí, oddělení, referátů sledovaného původce. Tyto kompetence, funkce atd. jsou určovány jednak prostřednictvím srovnání s nadřízenými a podřízenými součástmi (a jejich funkcemi, kompetencemi, činnostmi) sledované instituce (vertikální směr), jednak také prostřednictvím srovnání s útvary, odděleními na stejné úrovni (horizontální směr). Odtud také pojmenování metody. Cílem tohoto srovnání je shledat spíše než dokumenty tak útvary, oddělení atd. sledované instituce, v jejichž dokumentech je zachována informace s největší výpovědní hodnotou ( aussagekräftigste Überlieferung ). Jedná se tedy o metodu, která nevychází od dokumentu samotného, nýbrž nejprve analyzuje organizaci, funkce, úlohy, kompetence, činnosti původce a jeho součástí. Až poté přistupuje k samotnému dokumentu. V praxi to vypadá tak, že se sepíše ke každé součásti, každému oddělení, každému referátu daného původce záznam, který sestává ze tří základních částí: 1) Základní charakteristika oddělení (referátu atd.) jaké činnosti vykonává, k čemu je určeno, kdy a jak bylo ustaveno atd. 2) Charakteristika spisů, které sledované oddělení, referát produkuje. Především se vytknou skupiny spisů, které zde vznikají (bere se v potaz věcné hledisko: například u policie, respetive její vybrané součásti se diferencují speciální nasazení, běžné zákroky atd.). 3) Hodnocení ( Bewertung ) K jednotlivým skupinám dokumentů se přiřadí skartační znaky. České A je taktéž německé A (archivwürdig), české V je německé B (bewerten), české S je německé V (vernichten). Zemský archiv Baden-Württemberg metodu vertikálního a horizontálního hodnocení uplatnil již v praxi. Snad nejdůkladněji ji aplikoval na policii v Baden-Württembergu. 2 Této metodě ovšem podrobili také další úřady, ač spíše méně důkladně. 3 1 Nutno dodat, že věcný výběr významných osob se aplikoval také například při výběru osobních spisů na Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy. Praktikoval se u osob narozených do roku 1910, přičemž se také stanovalia jistá kritéria tohoto výběru (vysokoškolští docenti a profesoři; dotyčný obdržel vyznamenání; spisovatelé; herci; umělci apod.).
Během diskuzí na kursu zazněly také obavy archivářů. Vzhledem k masivnímu nástupu uplatňování elektronických dokumentů ve státní správě zazněla otázka, jak bude vypadat hodnocení, respektive výběr dokumentů v době, kdy elektronické dokumenty nabudou převahy nad listinnými dokumenty. Podle mého názoru je tato otázka skutečně aktuální. Dnešní dobu osobně označuji jako dobu informační revoluce především proto, že nejen roste objem dat, nýbrž především že se zároveň mění charakter informace, charakter práce s ní a v neposlední řadě také charakter jejího uchovávání a nakonec také jejího zpřístupňování. Nástup elektronických dokumentů s sebou jistě ponese také proměnu hodnocení, výběru dokumentů. U skupin dokumentů, které dnes spadají do oblasti českého V (německého B ), nebude problém převzít do archivu veškeré elektronické dokumenty. Nebude potřeba probírat a hodnotit každý dokument, každý spis zvlášť. Z časového hlediska to nebude ani únosné. V tomto ohledu se zmenší kvantum práce vynaložené archivářem. Ovšem na druhou stranu bude muset archivář začít vyvíjet nové způsoby zpřístupňování dokumentů-archiválií, například pomocí rozmanitých metadat, ovšem nejen jimi. Bude to doba jiných vyhledávacích pomůcek, než jak je známe dnes (inventáře apod.) Německý jazyk má pro zpřístupňování archiválií krásný termín erschließen, jenž však v sobě zahrnuje také další významy jako rozevřít, otevřít, odkrýt, odhalit. Těžiště archivářovy práce v budoucnu se bude podle mého názoru přesouvat právě směrem do oblasti, jakým způsobem, respektive jakými možnými, rozmanitými způsoby je možné uživateli, badateli otevřít, rozevřít, odhalit v archivu uložená data tak, aby byla použitelná, aby nepozbyla své výpovědní hodnoty. Respektive charakter jejich výpovědní hodnoty se bude určovat charakterem jejich zpřístupnění, rozevření. Toto zjištění samozřejmě není nic nového. Platí také pro dobu inventářů. Ovšem v době elektronických dokumentů bude nabývat pojem erschließen, tedy rozevření, otevření informace nového významu. Bude možné použít mnohoaspektový přístup k informacím. Otevřou se možnosti vyhledávat z různých hledisek. 2 Kompletní výsledek aplikace metody vertikálního a horizontálního hodnocení na policii v Baden- Württembergu je dostupný na www: http://www.landesarchivbw.de/sixcms/media.php/25/bewertung_polizeimodell_glak.pdf. 3 Opět je k tomu dostupná dokumentace na www: http://www.landesarchivbw.de/sixcms/detail.php?template=hp_artikel&id=4958&id2=4956&sprache=de.