Podklady pro jednání zastupitelstva města Lanškroun dne: 14.09.2016 Číslo jednání: 4 Název materiálu: Číslo materiálu: Druh zařazení: Typ materiálu: Změny ve finančním výboru 168/ZM/2016/MAT Odbor finanční Předkládá: Zpracoval: Projednáno s: Přizván: JOSEF FUCHS, předseda finančního výboru RNDr. Lada Sitová, referentka Ing. Renáta Krčová, vedoucí odboru a oddělení Mgr. Andrea Šilarová, Dis., právnička Mgr. Jaroslav Brandejs, MBA, LL.M., tajemník městského úřadu Přílohy: 1. Rezignace Brokeš 2. Rezignace Slezák 3. Rezignace Minář 4. Rezignace Mareš 5. Zpětvzetí rezignace Mareš 6. Zpětvzetí rezignace Slezák 7. Rezignace člena finančního výboru - odpověď MV 8. Metodické doporučení MV ČR Výbory 9. Jednací řád FV 2016 Právní norma, popř. vnitřní předpis nebo nařízení: Z podnětu tajemníka městského úřadu. Zdůvodnění a vysvětlení: Zastupitelstvo města (dále ZM) v prosinci 2014 zvolilo 9 členů finančního výboru (dále FV), a to v souladu s platným jednacím řádem tohoto výboru z prosince 2010. Vzhledem k tomu, že někteří členové FV v průběhu roku 2016 rezignovali, požádal bývalý tajemník městského úřadu o odpovědi na celkem pět otázek spojených s touto problematikou odbor veřejné správy, dozoru a kontroly Ministerstva vnitra České republiky (dále MVČR). Odpověď je součástí podkladových materiálů k tomuto bodu, stejně jako rezignace a další podání učiněná členy FV. Z odpovědí MVČR vyplývá, že o odstoupení (rezignaci) není třeba hlasovat, nicméně je běžné vzít ji ve zřizovatelském orgánu (ZM) na vědomí jako východisko pro budoucí doplnění výboru. Z finančního výboru odstoupil dne 19.01.2016 Ing. Aleš Brokeš, který sdělil toto odstoupení předsedovi FV e-mailem. Dále ke dni 30.06.2016 rezignovali JUDr. Milan Slezák, Ing. Milan Minář a 1 Materiál byl vypracován prostřednictvím důvěryhodného elektronického evidenčního systému Ginis USN02 - Usnesení a porady, proces schválení materiálu (bodu) pro jednání proběhl elektronicky.
Jaroslav Mareš. Rezignaci adresovali radě města a na podatelnu úřadu došla 07.06.2016, resp. 13.06.2016 (v případě p. Mareše). JUDr. Milan Slezák a Jaroslav Mareš poté poslali starostovi sdělení, ve kterém svou rezignaci brali zpět. Do kanceláře starosty a tajemníka došly tyto dokumenty 28.07.2016. Podle odpovědí z MV ČR člen výboru přestává být členem výboru okamžikem doručení rezignace obci, přičemž není rozhodující, komu je rezignace adresována. Vzhledem k této skutečnosti ji nelze vzít zpět. ZM ale nic nebrání v tom, aby již jednou odstoupivšího člena výboru zvolilo do výboru znovu. ZM je tedy předkládáno usnesení, ve kterém bere na vědomí všechny čtyři rezignace. Důležité je zároveň stanovisko, že pravidlo o lichém počtu členů výboru je pouze organizační, není však podmínkou nezbytnou pro řádné naplňování činnosti výboru. Ten však stále musí svá usnesení přijímat nadpoloviční většinou. Podle odpovědi MV ČR je třeba, aby ZM daný stav uvedlo do souladu se zákonem, tedy zvolením či odvoláním zajistilo lichý počet členů. V současné době má FV lichý počet členů, ale jejich počet (5) neodpovídá aktuálnímu jednacímu řádu výboru. V tuto chvíli může být vůle dovolit zpět dva bývalé členy FV, kteří byli ochotni vzít svou rezignaci zpět, popř. i nechat výbor pětičlenný, což také odpovídá zákonu. Aby se dalo vyhovět více možným situacím, byl připraven návrh nového jednacího řádu, podle kterého by počet členů FV stanovilo svým usnesením ZM. O jednacím řádu se píše v metodickém doporučení č. 3 Výbory a komise orgánů územních samosprávných celků, které MVČR připojilo ke svým odpovědím, toto: Zákon sice nepožaduje, aby výbor měl svůj vlastni jednací řád, nic však nebráni tomu, aby si výbor svůj vlastni jednací řád schválil. Stejně tak může výboru nebo výborům schválit jednací řád zastupitelstvo obce. Stanovení pravidel průběhu jednání výboru je ve velké míře věcí samotného výboru (jde pak především o místní pravidlo, zvyk). Samozřejmě lze připustit, že zastupitelstvo obce výboru nastaví výchozí kritéria, která je pak výbor nucen respektovat. Zákon nepředpokládá výslovně existenci statutu nebo jednacího řádu výboru, a proto samozřejmě ani nestanoví, zda tyto dokumenty musí schvalovat zastupitelstvo obce či nikoliv. ZM by tedy svým usnesením schválilo nový jednací řád FV, který obsahuje mj. bod 1 kapitoly 3: "FV je minimálně tříčlenný. Počet členů stanoví ZM svým usnesením, a to jako lichý." Následně pak může svým usnesením určit počet členů FV podle své politické vůle. Případně by následovalo dovolení potřebného počtu členů FV. Pro tyto situace jsou připraveny návrhy usnesení. 2 Materiál byl vypracován prostřednictvím důvěryhodného elektronického evidenčního systému Ginis USN02 - Usnesení a porady, proces schválení materiálu (bodu) pro jednání proběhl elektronicky.
Vyjádření: Ing. Renáta Krčová bez připomínek Navrhované usnesení zastupitelstva města: Zastupitelstvo města Lanškroun vzalo na vědomí rezignace Ing. Aleše Brokeše, JUDr. Milana Slezáka, Ing. Milana Mináře a Jaroslava Mareše na členství ve finančním výboru. Ke kontrole: Termín: 30.09.2016 Pověřen: Bc. Jana Kolomá, asistentka starosty Zadání: zveřejnit na stránkách města Zastupitelstvo města Lanškroun schválilo Jednací řád Finančního výboru Zastupitelstva města Lanškroun čj. MULA 29181/2016. Zastupitelstvo města Lanškroun stanovilo počet členů finančního výboru na XX. Ke kontrole: Termín: 30.09.2016 Pověřen: Ing. Petra Brejšová, vedoucí kanceláře Zadání: vydat jednací řád a zveřejnit jej Zastupitelstvo města Lanškroun jmenovalo XX a XX členy Finančního výboru Zastupitelstva města Lanškroun. Ke kontrole: Termín: 30.09.2016 Pověřen: Bc. Jana Kolomá, asistentka starosty Zadání: zveřejnit na stránkách města 3 Materiál byl vypracován prostřednictvím důvěryhodného elektronického evidenčního systému Ginis USN02 - Usnesení a porady, proces schválení materiálu (bodu) pro jednání proběhl elektronicky.
' riui_f=?poo V É HIIVIIHl H1 4 4\ llllllííłłllliillłll lih 4 li illlłlll?łlłllli 1 xd 1 K 53. j.. Šiˇ-'=Dneˇi ăšsiů ~JQ'n'umer*,[i_i: M Rada města Lanškroun V Lanškrouně dne 7.6.2016 Věc: Reziggace Rezignuji tímto na funkci člena finančního výboru a to ke dní 30. 6. 2016.
UIUIIII\Il\\l\l\\II\\I \li\hillllllllllllli\ \l I?? H \ I\\\\! HULHPŮŮ 1 XDÉF Rada města Lanškroun nám. J. M. Marků 12 Lanškroun ŤŽÍ M V Lanškrouně dne 7. 6.2016 MV Rezignuji tímto na funkcí člena finančního Výboru ke dni 30. 6. 2016.
Rada llliłlllllhhi\ \\ I\HI\ I\\I\IHHIIIIJHI!lIH H\ \\l HU\ \ UL P@@1* `7`:zz'j 3Ä í5s` ;iťš cioxužˇnezmš: _ IIIĚSÍEI Ĺ.aI1ŠI(1'0IJI1 V Lanškrouně dne 7.6.2016 Věc: Reziggace Rezignuji tímto na funkci člena finančního výboru a to ke dni 30. 6. 2016.
*MVCRX032BSCL* MVCRX032BSCL prvotní identifikátor odbor veřejné správy, dozoru a kontroly náměstí Hrdinů 1634/3 Praha 4 140 21 Č. j. MV- 99568-2/ODK-2016 Vážený pan Ing. Jan Šebrle tajemník Městského úřadu Lanškroun Praha 26. července 2016 Přílohy: 1/el. prostřednictvím e-mailu: jan.sebrle@lanskroun.eu, jaroslav.brandejs@lanskroun.eu Rezignace člena finančního výboru - odpověď Odbor veřejné správy, dozoru a kontroly Ministerstva vnitra obdržel dne 14. července 2016 Vaše dotazy týkající se rezignace člena finančního výboru. Uvádíte, že předseda finančního výboru obdržel e-mailem rezignaci člena výboru na členství ve výboru z důvodu svého časového zaneprázdnění. K tomuto pokládáte následující otázky: 1) Jak by měl předseda výboru postupovat? 2) Jakou formou a komu má být podána rezignace na členství ve výboru zastupitelstva? 3) Od kdy je tato rezignace účinná? 4) Lze tuto rezignaci vzít zpět, a pokud ano, tak do kdy? 5) Jak nahlížet na činnost výboru zastupitelstva v době, kdy nemá lichý počet členů podle 118 odst. 2 zákona o obcích? K uvedeným otázkám lze za použití zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, sdělit následující: Ad 1) Zákon nestanoví proceduru ukončení členství ve výborech zastupitelstva obce; pouze v 84 odst. 2 písm. l/ zákona o obcích svěřuje volbu předsedy a dalších členů výboru do vyhrazené pravomoci zastupitelstva obce. Z dikce tohoto ustanovení vyplývá kompetence stejného orgánu obce i k odvolání těchto osob z jejich funkce. V případě odstoupení (rezignace) člena výboru není třeba, aby o tomto jeho rozhodnutí ještě někdo hlasoval (nelze předpokládat, že negativní výsledek hlasování by způsobil, že rezignujícího bude možno proti jeho vůli dále považovat za člena). Člen výboru přestává být členem výboru okamžikem, kdy vůči obci projeví svoji vůli odstoupit (rezignuje). Tímto okamžikem je třeba rozumět např. doručení odstoupení (rezignace) v případě jejího písemného podání či oznámení v případě jejího ústního podání. Není přitom rozhodující, zda odstupující člen adresoval svou rezignaci obecnímu úřadu, zastupitelstvu obce či samotnému výboru. 1
Je nicméně běžné ve zřizovatelském orgánu vzít rezignaci daného člena na vědomí jako východisko pro budoucí doplnění výboru (srov. 84 odst. 2 písm. l/ ve spoj. s 118 odst. 2 věta první zákona o obcích). Bylo-li tedy odstoupení z funkce člena výboru oznámeno předsedovi daného výboru, je na místě, aby tento seznámil s nastalou skutečností zřizovatelský orgán, tedy zastupitelstvo obce. Ad 2) Jak již bylo uvedeno, zákon proceduru ukončení členství ve výborech zastupitelstva obce nestanoví. Rezignaci na členství ve výboru zastupitelstva obce tak lze učinit jak ústně, tak písemně, a to vůči obci jako takové (není rozhodující, komu je rezignace adresována [viz Ad 1)]. Ad 3) Člen výboru přestává být členem výboru okamžikem doručení/oznámení rezignace obci [viz Ad 1)]. Ad 4) Vzhledem ke skutečnosti, že odstoupení (rezignace) je účinná okamžikem jejího doručení/oznámení, nelze ji dle našeho názoru vzít zpět. Zastupitelstvu obce nicméně nic nebrání, aby již jednou odstoupivšího člena výboru zvolilo jakožto člena výboru znovu. Ad 5) Přestože podle 118 odst. 2 zákona o obcích je počet členů výboru vždy lichý, máme za to, že požadavek na lichý počet členů je určující pro zastupitelstvo obce při stanovení počtu členů výboru (jedná se obligatorní podmínku při zřizování výboru), nikoliv však pro možnost výboru vykonávat svou činnost i při poklesu jeho členů na sudý počet (příp. současně pod hranici tří členů). Opačný přístup by totiž vedl k absurdnímu stavu, při kterém by mohla být činnost výboru zcela paralyzována odstoupením jednoho jediného člena. Lichý počet členů je tedy pravidlem organizačním, které má zajistit schopnost výboru přijímat usnesení nadpoloviční většinou, nikoli však podmínkou nezbytnou pro řádné naplňování činnosti výboru. Tento stav nicméně není zcela v souladu se zákonem, a proto je třeba, aby zastupitelstvo obce daný stav uvedlo do souladu se zákonem, ať už zvolením nového člena či odvoláním některého ze stávajících členů. Dovolujeme si upozornit, že na internetových stránkách Ministerstva vnitra, www.mvcr.cz/odk, jsou k dispozici mnohá metodická doporučení a stanoviska zdejšího odboru, která by Vám mohla být při řešení otázek souvisejících s činností územního samosprávného celku nápomocná. V souvislosti s problematikou výborů zastupitelstva obce lze upozornit především na metodické doporučení č. 3 Výbory a komise orgánů územních samosprávných celků, které je přílohou tohoto dopisu. Závěrem podotýkáme, že výše uvedená odpověď odboru veřejné správy, dozoru a kontroly není právně závazná. K posouzení a závaznému výkladu právních předpisů jsou v konkrétních případech oprávněny pouze věcně a místně příslušné soudy. Ing. Marie Kostruhová ředitelka odboru Vyřizuje: Mgr. Petra Gajdošová, tel. č.: 974 816 450, e-mail: petra.gajdosova@mvcr.cz 2
nám. J. M. Marků 12, 563 16 Lanškroun, www.lanskroun.eu Kancelář starosty a tajemníka Čj.: MULA 29181/2016 Počet listů dokumentu: 3 Počet listů příloh: 0 Spisový znak: 53.2 Jednací řád Finančního výboru Zastupitelstva města Lanškroun Projednáno v Zastupitelstvu města Lanškroun dne: XX.XX.2016 Účinnost k: XX.XX.2016 Datum vydání: XX.XX.2016 Zpracovala: RNDr. Lada Sitová Formální správnost kontrolovala: Ing. Petra Brejšová Soulad s právními předpisy kontrolovala: Mgr. Andrea Šilarová, DiS. 1 Schválilo: zastupitelstvo města
Obsah: Kapitola 1 Úvodní ustanovení 3 Kapitola 2 - Základní úkoly finančního výboru 3 Kapitola 3 - Personální struktura finančního výboru 3 Kapitola 4 - Jednání finančního výboru 3 Kapitola 5 - Pravidla jednání finančního výboru 4 Kapitola 6 - Usnášení finančního výboru 4 Kapitola 7 - Organizačně technické záležitosti 4 Kapitola 8 - Kontrolní činnost finančního výboru 5 Kapitola 9 - Závěrečná ustanovení 5 Zpracovala: RNDr. Lada Sitová Formální správnost kontrolovala: Ing. Petra Brejšová Soulad s právními předpisy kontrolovala: Mgr. Andrea Šilarová, DiS. 2 Schválilo: zastupitelstvo města
Kapitola 1 Úvodní ustanovení 1) Zastupitelstvo města Lanškroun (dále jen ZM ) zřizuje finanční výbor (dále jen FV ) jako svůj iniciativní a kontrolní orgán. 2) FV je ze své činnosti odpovědný ZM. 3) Jednací řád upravuje základní úkoly, organizačně technické zajištění činnosti a pravidla jednání FV. Kapitola 2 - Základní úkoly finančního výboru 1) FV plní úkoly, jimiž jej pověří ZM, a vykonává další činnost, vyplývající pro něj zejména z ustanovení 119 odst. 2 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, tedy: a) provádí kontrolu hospodaření s majetkem a finančními prostředky města Lanškroun, b) plní další úkoly, jimiž jej pověřilo ZM. Kapitola 3 - Personální struktura finančního výboru 1) FV je minimálně tříčlenný. Počet členů stanoví ZM svým usnesením, a to jako lichý. 2) Členy FV a jeho předsedu volí a odvolává ZM. 3) ZM dále jmenuje a odvolává tajemníka FV, kterého navrhuje tajemník městského úřadu. 4) Předsedou výboru může být pouze člen ZM. Členem nemůže být starosta, místostarosta, tajemník úřadu ani osoby zabezpečující rozpočtové a účetní práce na městském úřadě. 5) Předseda FV: a) řídí a organizuje práci FV, svolává jednání, připravuje program a řídí jeho průběh, b) sestavuje roční plán hlavních úkolů, který po projednání ve FV předloží ke schválení ZM, c) organizuje případnou spolupráci s ostatními výbory a komisemi, d) zastupuje FV navenek a na jednáních ZM informuje o činnosti FV. 6) Tajemník FV: a) zabezpečuje přípravu podkladů pro jednání FV, b) pořizuje zápis z jednání FV, c) zajišťuje zveřejnění zápisů z jednání FV na internetových stránkách města, d) zabezpečuje další administrativní činnost. 7) Členové FV jsou pověřováni úkoly spadajícími do působnosti výboru, a to obvykle společně několik členů. Kapitola 4 - Jednání finančního výboru 1) Jednání FV se konají podle potřeby. 1) Jednání FV svolává jeho předseda, při jeho dlouhodobé nepřítomnosti jiný člen FV, pověřený ZM výkonem pravomocí předsedy FV. Svoláním jednání může předseda pověřit tajemníka FV. 2) Členové FV jsou povinni se zúčastnit každého jeho jednání, svoji případnou neúčast včas omluví předsedovi nebo tajemníkovi FV. Zpracovala: RNDr. Lada Sitová Formální správnost kontrolovala: Ing. Petra Brejšová Soulad s právními předpisy kontrolovala: Mgr. Andrea Šilarová, DiS. 3 Schválilo: zastupitelstvo města
4) Jednání FV jsou zpravidla neveřejná. Člen ZM se může jednání FV zúčastnit a musí mu být udělena možnost vyjádřit se k projednávané problematice. 3) Program jednání FV stanoví jeho předseda na základě plánu práce či usnesení ZM. 4) Odborné materiály pro jednání FV připravují, popřípadě zajišťují: a) tajemník FV ve spolupráci s vedoucími odborů města, b) pověření členové FV buď jednotlivě, nebo skupinově. Kapitola 5 - Pravidla jednání finančního výboru 1) Jednání FV řídí jeho předseda. V případě jeho dlouhodobé nepřítomnosti řídí jednání člen pověřený ZM výkonem práv a povinností předsedy. Při krátkodobé nepřítomnosti zastupuje předsedu člen FV, kterého předseda písemně pověřil. 2) FV může jednat jen tehdy, je-li přítomna nadpoloviční většina jeho členů. 3) Tajemník FV se účastní jednání s hlasem poradním. 4) V úvodu jednání FV se zpravidla projednává informace o výsledcích jednání ZM, návrhy na zajištění úkolů, které z nich pro FV vyplývají, a provádí se kontrola plnění zadaných úkolů. 5) Členové FV mají právo a povinnost účastnit se jednání aktivně, vznášet dotazy, náměty a připomínky k projednávaným zprávám, navrhovat svá stanoviska k řešení problémů. 6) Při projednávání bodů, při nichž by mohlo dojít ke střetu zájmů, jsou předseda a členové FV povinni tuto skutečnost oznámit, zdržet se hlasování a aktivně nezasahovat do projednávání předmětného bodu. 7) K projednávání úkolů, na nichž se podílejí i jiné výbory, se mohou konat společná jednání výborů, pokud se na jejich svolání dohodnou jejich předsedové. 8) Neúčast na části jednání FV omlouvají členové ústně v průběhu jednání. Kapitola 6 - Usnášení finančního výboru 1) FV rozhoduje usnesením, které obsahuje: návrhy a doporučení, úkoly pro členy finančního výboru, osoby odpovědné za splnění úkolů, termíny a způsob kontroly. 2) Usnesení je přijato, jestliže pro jeho přijetí hlasovala nadpoloviční většina všech jeho členů. Hlasování FV je veřejné, provádí se zvednutím ruky. 3) Ti, kteří hlasovali odchylně, mohou žádat o to, aby jejich stanovisko bylo součástí zápisu. Kapitola 7 - Organizačně technické záležitosti 1) O každém jednání FV pořizuje tajemník finančního výboru zápis, který musí být vyhotoven nejpozději do 7 dnů po jednání FV. Poté je zaslán členům FV k připomínkování. 2) Zápis z jednání FV se provádí ve zkrácené formě a musí obsahovat nejméně: a) den a místo konání, čas zahájení, ukončení a případného přerušení jednání, b) kdo jednání předsedal a kdo jej zapisoval, c) seznam přítomných členů FV a osob přizvaných na jednání, d) program jednání, Zpracovala: RNDr. Lada Sitová Formální správnost kontrolovala: Ing. Petra Brejšová Soulad s právními předpisy kontrolovala: Mgr. Andrea Šilarová, DiS. 4 Schválilo: zastupitelstvo města
e) obsah jednotlivých projednávaných bodů s uvedením předkladatele, f) přijatá usnesení a jmenovité výsledky hlasování, g) odchylná stanoviska členů FV. 3) Součástí zápisu jsou přílohy: prezenční listina, projednávané materiály a písemné dotazy podané na jednání FV. 4) Zápis z jednání FV podepisuje předseda spolu s dalším pověřeným ověřovatelem. 5) Ověřený zápis z jednání FV obdrží všichni jeho členové, je předložen nejbližšímu jednání ZM a zveřejněn na webových stránkách města. 6) Tajemník FV vede spis, do kterého zakládá originály zápisů z jednání finančního výboru včetně prezenční listiny a ostatních písemných materiálů. 7) O projednávání tajných materiálů platí zvláštní předpisy. Kapitola 8 - Kontrolní činnost finančního výboru 1) O kontrolách prováděných na základě plánu práce či usnesení ZM pořizuje člen FV zápis, který obsahuje předmět kontroly, zjištěné nedostatky a návrhy opatření směřující k jejich odstranění. 2) FV předloží zápis z kontroly nejbližšímu jednání ZM. Připojí k němu vyjádření orgánu, popř. zaměstnanců, jejichž činnosti se kontrola týkala. Kapitola 9 - Závěrečná ustanovení 1) Jednací řád FV byl schválen ZM dne XX.XX.2016 usnesením č. XXX/ZM/2016 a nabývá účinnosti dnem schválení. 2) Přijetím tohoto dokumentu se ruší platnost Jednacího řádu Finančního výboru města Lanškroun čj. MULA 43329/2010. Radim Vetchý starosta města Bohumil Bernášek místostarosta města Zpracovala: RNDr. Lada Sitová Formální správnost kontrolovala: Ing. Petra Brejšová Soulad s právními předpisy kontrolovala: Mgr. Andrea Šilarová, DiS. 5 Schválilo: zastupitelstvo města